“Komitmen kami terkait digitalisasi arsip tetap…” Sambut Sesditjen Migas saat memberikan arahan daring, pemberkasan dan pelaporan arsip Terjaga Migas pada 9 September 2021. Kehadiran pimpinan Tinggi Pratama pada rapat ketatausahaan Ditjen adalah kali kedua. Arahan yang bakal menggelayuti pikiranku, seolah mengingatkanku atas nilai ASN.. “Akuntabel“.
Apa arti akuntabel, ialah Bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan. Nilai yang menghadirkan tantangan kerja untuk merasa bertanggung jawab dalam jabatan arsiparis dengan menterjemahkan komitmen pimpinan melayani organisasi dengan merubah wajah kearsipan Migas.
Akuntabel di jabatan fungsional arsiparis mendudukkan kearsipan dalam konteks dukungan manajemen dan organisasi. Kemudian sifat kearsipan yang masih konvensional (kertas), melekat pemanfaatan area perkantoran yakni kapasitas ruangan Gedung Ibnu Sutowo. Tantangan pemeliharaan arsip dan kecepatan akses informasi menjadi hal yang perlu dipikirkan oleh kearsipan.
Berkali kali disebutkan oleh pimpinan perlunya digitalisasi sebagai solusi kearsipan. Pun arahan dalam jaringan /daring, pada acara pengawasan kearsipan internal bulan lalu, 12 Agustus 2021. Memori itu aku tulis di tautan berikut👇
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2021/08/pemaknaan-jati-diri-institusi-kesdm.html
Sampai disini, internalisasi nilai akuntabel pun terangkai dengan pendapatku bahwa digitalisasi kearsipan bukan semata merubah media arsip ke dalam format elektronik melainkan pendekatan ekosistem. Menyeruak kebutuhan sarana aplikasi dan instrumen berupa kebijakan kearsipan, mengaburkan pentingnya petunjuk teknis yang dapat menjaga arsip yang autentik, handal dan terpercaya.
Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit Organisasi di bawah Kementerian ESDM tentu mengacu kebijakan kearsipan yang telah diusung Sekretariat Jenderal Cq. Biro Umum melalui Peraturan Menteri ESDM 2/2020.
Berbarengan dengan hal itu, realitas hari ini kondisi pandemi Covid dan Perpres 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik telah mengusung Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang dituangkan ke dalam Kepmen PAN dan RB tahun 2020 tentang aplikasi Srikandi.
Kebijakan Men PAN dan RB tersebut termasuk Aplikasi Persuratan elektronik yang diimplementasikan ke seluruh Instansi dimana PIC nasional untuk proses bisnis berada di ANRI, untuk aplikasi berada di Kementerian Kominfo, dan keamanan dan Tanta tangan Elektronik berada di ororitas Badan Sandi dan Siber Nasional.
Akhirnya, satu nilai ASN yakni akuntabel membawaku pada kebutuhan bertukar pendapat dan diskusi memperdalam petunjuk teknis dalam rangka menuju ekosistem digital (digitalisasi kearsipan). Saya kira juga, Sekretariat Direktorat Jenderal Migas memerlukan harmonisasi pemahaman proses bisnis persuratan elektronik dan digitasi(alimedia), serta pemberkasan digital sejak kebijakan Hulu (ANRI dan Sekretariat Jenderal KESDM)
Nurul Muhamad 