Pemberkasan arsip, merekam riwayat disposisi dan riwayat surat. Riwayat merupakan semacam history. Terdapat dua macam riwayat yakni disposisi dan surat. Tampilan riwayat disposisi, menampilkan history (tanggal dan jam) sesuai jenjang pengguna.
Disposisi Menteri terekam sejak dimulai aktivitas persuratan tim TU Menteri. Formulir penyelesaian surat yang telah diberikan tulisan tangan oleh Menteri, diunggah kembali oleh Tim TU Menteri Berawal dari tujuan kecepatan penyampaian disposisi Menteri, kini menjadi hal yang lumrah dalam menyambut transformasi digital.
“Bapak/Ibu mohon kehadirannya pada rapat zoom meeting tanggal 23 Oktober 2021 jam 11 untuk mempercepat tindak lanjut surat dispo menteri” Tulis Pengawas tata usaha kepada pada sekretaris pimpinan. Selama dua jam, pengisian format tabel monitoring disposisi Menteri mendasarkan history pada aplikasi persuratan.
Tabel yang terdiri kolom unsur instriksi pokok surat masuk yang ditujukan ke Menteri, menjadi primary key. Setidaknya untuk kata kunci penelusuran arsip surat disposisi Menteri. Ini bukan penelusuran fisik arsip, namun mencari data history surat.
Argo yang ditetapkan sejak dimulainya disposisi pimpinan kementerian, yang di digitalisasi oleh tim TU Menteri. Setelah itu rekap pada waktu pimpinan tinggi madya mendisposisi kepada pimpinan tinggi pratama. Dan seterusnya sampai pada level staf.
Akhirnya, pemberkasan arsip bukan semata menyatukan fisik dalam satuan terkecil. Namun lebih diawali dari data history perjalanan surat. Setelah stag menerima arahan dan disposisi surat, maka akan menindaklanjuti dengan konsep surat. Lagi lagi rekaman upload net konsep surat tertera pada aplikasi persuratan. Kembali naik sampai dengan level pimpinan tinggi madya.
Dari sinilah gambaran record in context. Transaksi antar anggota agency menghasilkan data history. Agency yang di wakilkan satuan unit kerja level eselon dua yang dipimpin oleh JPT Pratama. Pun dalam konteks unit organisasi yang menaungi unit eselon dua.
Nurul Muhamad 