“Eh mmg bisa diganti 😅, Owalah hahaha, Iya bisa ternyata aq yg ga mudeng 🤭” [5/7 09.35] dari Analis Kebijakan Muda yang mendapatkan peran tambahan sebagai Sub Koordinator Perencanaan Subsidi. Aplikasi persuratan versus pemahaman para pengguna. Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik untuk Layanan Kearsipan Dinamis.
Nyatanya, single ID untuk jabatan utama dan peran tambahan memerlukan internalisasi. Belum pahamnya pengguna aplikasi persuratan memantik layanan internal urusan ketatausahaan.
Saat ini, bersamaan dengan kebijakan nasional tranformasi birokrasi masih menyisakan peran tambahan yakni koordinator dan sub koordinator yang mirip dengan jabatan administrasi dan pengawas yang diterjemahkan dengan kode unit kerja.
Alur persuratan yang seharusnya langsung ke ID JFT harus melalui peran tambahan. Hal ini pernah dibahas kala identifikasi disposisi menteri yang terlalu lama berjalan ke tataran user pelaksana. Justifikasi pengaturan organisasi dan tatalaksana belum mampu merubah alur persuratan. Alhasil alur persuratan masih melalui leveling yang diterjemahkan kode unit kerja sejak JPT Madya ke Pratama sampai pada peran tambahan yakni koordinator dan sub koordinator sampai ke level pelaksana.
Namun demikian, pendekatan single ID untuk beberapa peran dalam aplikasi persuratan mampu menerobos hal tersebut. ID pengguna persuratan dapat diatur untuk beberapa peran sekaligus yakni Peran sebagai JFT, peran tambahan (koordi dan subkoordi), bahkan beberapa peran tambahan lain seperti pengelola anggaran, pengadaan dan penguna barang.
Selanjutnya, edukasi dan sosialisasi kepada pengguna menjadi kata kunci untuk implementasi setelah disuahkan dokumen proses bisnis. Penetapan dokumen SOP menjadi penting sebagai kesepakatan tetap penggunaan aplikasi persuratan.
Nurul Muhamad 