Dalam pemenuhan peraturan pasal 48 Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang JRA(jadwal retensi arsip), Ditjen Migas mengacu Keputusan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral nomor 187 tahun 2020.
Hal ini bertujuan untuk mendukung kelancaran pengelolaan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja instansi dan bisa juga
dijadikan sebagai pertanggungjawaban nasional.
Keputusan tersebut menetapkan dua kategori JRA (jadwal retensi arsip), yang pertama jadwal retensi arsip substansi. Retensi arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral
Berbeda dengan substansi yang hanya dimiliki kementerian, arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerjasama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/SIM/TIK, pengawasan dan perlengkapan.
Jadwal Retensi Arsip memuat jenis arsip, jangka waktu penyimpanan atau retensi dan keterangan. Retensi dibedakan menjadi dua golongan yaitu retensi aktif dan retensi inaktif. Retensi aktif adalah penetapan dengan pertimbangan di unit pengolahan dengan perhitungan waktunya sejak arsip
diciptakan dan diregistrasi.
Sedangkan retensi inaktif adalah retensi yang ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan kerja terkait dan kepentingan lembaga yang dihitung sejak arsip
selesai masa simpan aktifnya.
Kemudian terkait dengan “keterangan” dibedakan menjadi tiga yakni “musnah”, ” permanen”, dan “dinilai kembali”. Pada kterangan ” Musnah” apabila pada masa akhir retensi arsip tidak memiliki nilai guna.
Pada keterangan “permanen”, ditentukan apabila memiliki nilai guna kesejahteraan. Sedangkan untuk keterangan “dinilai kembali” ditentukan pada arsip yang berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.
Nurul Muhamad 