Arsip Bisnis

1. Seperti ki gambaran perbedaan arsip bisnis dengan rekod bisnis!

Jawaban:

Cakupan informasi bisnis yang lebih luas terekam pada arsip bisnis, sedangkan pada rekod bisnis lebih sempit yakni hanya sampai pada catatan transaksi bisnis. Perbedaan cakupan informasi tersebut merupakan pembeda antara arsip bisnis dan rekod bisnis. Contoh arsip bisnis diantaranya laporan keuangan, strategi bisnis, dan informasi operasional bisnis. Sedangkan rekod bisnis lebih kepada catatan transaksi di dalam bisnis.

Perbedaan lain ialah terkait kegunaan dimana kebutuhan referensi pengambilan keputusan berada pada arsip bisnis, sedangkan kebutuhan audit kepatuhan berada pada rekod bisnis. kebutuhan atas informasi yang bersifat jangka panjang dipenuhi dengan arsip bisnis, sedangkan kebutuhan informasi jangka pendek seperti pembuktian dapat dipenuhi dengan rekod bisnis.

Tabel perbedaan arsip bisnis dan rekod bisnis 

Kategori

Arsip Bisnis

Rekod Bisnis

Cakupan informasi

Luas

Sempit

Waktu kebutuhan informasi

Jangka Panjang

Jangka Pendek

isi informasi

laporan keuangan, strategi bisnis, informasi operasional bisnis

catatan transaksi

kegunaan

Referensi bisnis

kebutuhan audit kepatuhan bisnis

konteks

bukti bisnis

bukti transaksi

nilai informasi

Sekunder (Referensi, dokumentasi, sejarah, dan penelitian/edukasi)

Primer (Administrasi, hukum, dan keuangan

2. Program manajemen rekod merupakan manajamen administrasi umum yang memperhatikan kegiatan untuk pencapian efisiensi dan ekonomi penciptaan, pemeliharaan penggunaan dan pemusnahan rekod selama daur hidupnya. Dalam penerapan pengelolaan arsip sesuai standar internasional di bidang kearsipan yakni ISO 15489-1:2016 Tentang Documentation: Concepts and Principles – Records Management, di Indonesia sendiri hingga saat ini hanya ada satu lembaga yang menerapkan standar internasional di bidang kearsipan yakni Bank Indonesia. Silahkan analisis serta konsepkan Standart ISO 15489 – 1:2016 dalam pengelolaan arsip.

Jawaban:

This part of ISO 15489 describes concepts and principles relating to the following: a) records, metadata for records and records systems; b) policies, assigned responsibilities, monitoring and training supporting the effective management of records; c) recurrent analysis of business context and the identification of records requirements; d) records controls; e) processes for creating, capturing and managing records

Berdasarkan pernyataan ISO 15489 diatas dan berdasarkan melalui pemahaman dan pengalaman empiris selama 16 tahun dalam mengelola arsip serta mereferensikan kearsipan di dalam peraturan perundang undangan, konsep pengelolaan arsip diurai menjadi lima bagian pernyataan yang saling berkaitan satu sama lain. apa itu? yuk kita bahas satu per satu.

1. “records, metadata for records and records systems” pernyataan pertama ini dapat dibagi mennjnadi.

1. records, Pendefinisikan records sebagai rekaman kegiatan yang masih dipergunakan dalam penyelesian pekerjaan kemudian disini akan kita sebut sebagai “rekaman aktif”, perlu pemisahan dari konsepsi rekaman inaktif
2. metadata for records , penentuan data diatas data atau unit-unit informasi yang menyusun suatu rekaman aktif. Misalnya standarisasi penamaan atau indek rekaman aktif untuk seluruh unit kerja. Dapat juga berupa kategori penamaan file yang tetap memberikan insial kode unit kerja, tahun terbit, dan seterusnya.
3. records systems, merupakan sistem pengelolaan rekaman aktif yang memenuhi persyaratan data dan persyaratan proses bisnis. Dalam hal ini dapat mengacu peraturan yang berlaku diantaranya tata penyusunan rekaman akftif yang terdiri metode, pelaku, sarana dan prasarana penyimpanan, . Tata penyusunan rekaman aktif terdiri dari: 

• standarisasi bentuk format dan jenis rekaman,
• standar operasional pembuatan rekaman,
• standar operasional pencatatan atau penomoran atau pengagendaan rekaman,
• standar operasional penandatangan atau pengesahan rekaman aktif
• Distribusi dan disposisi, serta pengandaan rekaman aktif
• Udating dan monitoring pencatatan penggunaan serta penyimpanan rekaman aktif, 

2. policies, assigned responsibilities, monitoring and training supporting the effective management of records; merupakan pernyataan kedua dari ISO yang darat digambarkan menjadi tiga hal yakni 

1. policies  yakni kebijakan pengorganisasian terkait kedudukan pelaksanaan pengelolaan rekaman aktif. Contohnya penentuan unit kerja sebagai Central File dan Unit kerja sebagai Records Center.
2. assigned responsibilities , bahwa pengelolaan rekaman aktif merupakan tugas seluruh stakeholder bisnis baik bersifat pribadi untuk satu pegawai, maupun bersifat komunal dalam tim kerja sampai dengan kewenangan official suatu unit kerja. Dengan demikian perlu penetapan tugas dan kewenangan terkait rekaman aktif sampai nanti dikembalikan pada unit kerja yang mempunyai kewenangan official dalam pengelolaan rekaman aktif, Rekaman bukan bagi dikuasai setiap pegawai maupun salah satu tim saja melainkan produk official.
3. monitoring and training supporting the effective management of records, yakni pemenuhan dan pelatihan pegawai yang memiliki tugas dan tanggungjawab dalam pengelolaan rekaman aktif berdasarkan kompetensi. Implementasinya adalaah penyusunan TIM Pengelola Rekaman aktif pada Central file dan Tim pengelola rekaman inaktif pada Records center yang dilengkapi dengan rincian tugas tugas serta persyaratan kompetensi bagi para petugas arsip, serta pembekalan atau pelatihan sebelum melaksanakan tugas..
4. recurrent analysis of business context and the identification of records requirements, pernyataan ketiga yakni terlaksananya analisis data rekaman aktif yang dilakukan secara berulang. Rekaman kegiatan aktif disusun secara historis sehingga mendapatkan tren data rekaman kegiatan aktif. Implementasinya adalah:

1. adanya pola klasifikasi sebagai dasar pengelompokkan dan pengumpulan rekaman aktif
2. panduan retensi atau umur simpan suatu rekaman aktif. tatkala berada pada unit kerja suatu divisi atau direktorat. Jika rekaman aktif telah terkumpul dalam suatu kelompok infrmasi / berkas dan telah selesai proses maka dapa dipindahkan ke Records Center.
3. records controls, merupakan pernyataan keempat dari ISO tersebut yang mendefinisikan kurang lebih sebagai mekanisme kontrol terhadap rekaman aktif berupa: 

1. pelaksanaan pengumpulan dan pengelompokkkan, pengklasifikasian oleh rekaman aktif oleh petugas central file berdasarkan panduan klasifikasi rekaman aktif
2. penyerahan rekaman aktif dari pegawai teknis ke pegawai administrasi, sesuai SK Tim pengelola Rekaman Aktif di Central file 
3. pembaharuan histori rekaman aktif
4. pelaporan daftar rekaman aktif dari central file ke record center
5. penyimpanan rekaman aktif sesuai dengan panduan klasifikasi 
6. processes for creating, capturing and managing records, merupakan pernyataan kelima yakni penyusunan rekaman aktif bagi organisasi agar memastikan tetap autentik, andal, utuh, dan dapat digunakan terdiri atas:

1. processes for creating dapat diartikan sebagai register rekaman aktif di central file dan dan proses deskrepsi rekaman inaktif di records center. Implementasinya adalah proses penomoran rekaman aktif perlu otorisasi dari records center agar terlaksana standarisasi register rekaman aktif guna menjamin autentikasi
2. capturing and managing records dapat diartikan sebagai penerimaan pemindahan rekaman aktif yang telah melewati batas waktu simpan dari central file/unit ke Records Center/unit penyimpan rekaman untuk dilakukan penataan

Berikut adalah analisis terkait standar ISO 15489 – 1:2016: dengan dimensi tantangan dan implementasi antara lain memerlukan investasi dalam teknologi dan ketererdiaan pegawai arsip serta pelatihanya. Bagi organisasi dengan sumber daya terbatas, maka perlu dimulai dari implementasi setiap pernyataan ISO 15489 – 1:2016 sebagaimana tabel berikut:

Tahap konsepsi

Implementasi

Pernyataan 1

• pendefinisian yang jelas tentang records sebagai rekaman aktif, bukan rekaman inaktif
• pemisahan tim kerja yang mengangani rekaman aktif dan rekaman inaktif
• diterbitkan panduan persyaratan metadata record
• disediakan dokumen pedoman penyusunan rekaman aktif

Pernyataan 2

• penentuan unit kerja sebagai Central File dan Unit kerja sebagai Records Center
• TIM Pengelola Rekaman aktif pada Central file dan Tim pengelola rekaman inaktif pada Records center 
• pelaksanaan pembekalan teknis untuk masing masing tim baik di central file maupun di records center

pernyataan ketiga

• adanya panduan atau pedoman klasifikasi rekaman sebagai acuan para pegawai dalam pengelompokkan dan pengumpulan rekaman aktif
• diterbitkan panduan retensi atau umur simpan suatu rekaman aktif sehingga akan berguna bagi pelaksanaan records control

Pernyataan keempat

• pengkodean rekaman aktif
• pelaporan daftar rekaman aktif 
• pencatatan penggunaan dan pengembalian yakni peminjaman oleh pegawai, 
• pemindahan rekaman aktif yang sudah melewa ti batas usia simpan atau retensi

Pernyataan kelima

• penataan rekaman inaktif
• updating standarisasi register rekaman dan kodefikasi klasifikasi

Meskipun penyataan sebagaimana tabel diatas disusun berurut, namun bagi organisasi dengan sumber daya terbatas dapat menyediakan bukti berupa dokumen implementasi secara bertahap. Banyak organisasi memiliki kebiasaan dalam pengelolaan arsip yang tidak sesuai standar, sehingga perlu adanya perubahan budaya kerja yang mungkin menemui resistensi. 

Kompleksitas pengelolaan arsip di era Digital maka konsepsi ISO 15489 :2016 tentang pengelolaan arsip maka pernyataan pertama terkait record sebagai rekaman kegiatan aktif dan metadata sebagai panduan dalam menyusun persratanan data dan persyratanan proses bisnis. 

3. Rekod bisnis dikelompokan menjadi 4 bagian besar seperti rekod proyek, rekod administrasi, case files, dan rekod akutansi. Kemukakan alasan yang mendasari pengelompokkan rekod bisnis menjadi 4 bagian serta berikan contoh di tiap kelompok tersebut!

jawaban: 

Dalam konsepsi kearsipan, nilai informasi primer terkandung pada rekod diantaranya administrasi, hukum, keuangan. Sedangkan nilai informasi sekunder yakni sebagai referensi, dokumentasi, dan histori/sejarah termuat di dalam arsip. sebelum membahas tentang pengelompokkan rekod bisnis, bahwa kontek kegiatan usaha atau bisnis dilakukan oleh perusahaan. Oleh karena itu merujuk peraturan tentang dokumen perusahaan.

Menurut Undang Undang Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan, mendifeinisikan perusahaan sebagai Perusahaan adalah setiap bentuk usaha yang melakukan kegiatan secara tetap dan terus menerus dengan tujuan memperoleh keuntungan atau laba, baik yang diselenggarakan oleh orang perorangan maupun badan usaha yang berbentuk badan hukum atau bukan badan hukum, yang didirikan dan berkedudukan dalam wilayah Negara Republik Indonesia. Dari definisi perusahaan tersebut maka konteks kegiatan bisnis merupakan lokus dari arsip bisnis dan rekod bisnis.

Kemudian istilah arsip dan rekod yang lebih umum disebut pula dengan dokumen. Maka mengambil definsi dokumen pada Undang Undang tentang dokumen perusahaan 8/1997 maka data, catatan dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.

Data, catatan dan keterangan ini dikelompokan menjadi dua yakni dokumen keuangan dan dokumen lainnya dimana untuk klasifikasi keuangan terdiri dari Catatan terdiri dari neraca tahunan, perhitungan laba rugi tahunan, rekening, jurnal transaksi harian, atau setiap tulisan yang berisi keterangan mengenai hak dan kewajiban serta hal-hal lain yang berkaitan dengan kegiatan usaha suatu perusahaan. Selain itu dapat terdiri berupa bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan, yang merupakan bukti adanya hak dan kewajiban serta kegiatan usaha suatu perusahaan.

Untuk lebih memberikan gambaran pengelompokkan terjada kklasifikasi rekod bisnis dapat terlihat tabel sebagaimana berikut:

NO

Jenis 

Kelompok/klasifikasi menurut jenisnya

nilai guna

1

Rekod bisnis

• proyek,
• administrasi,
• case files,
• rekod akutansi

Primer

2

Dokumen Perusahaan

(UU No.8/1997)

• Keuangan 
• lainnya (data pendukung 

Primer dan pendukung

3

Arsip dinamis 

(UU No.43/2009)

• dinamis aktif
• dinamis inaktif

primer dan skunder

Dari tabel tersebut, menunjukkan bahwa rekod bisnis dikelompokkan pada nilai guna primer yakni pada konteks bisnis utama. Kelompok rekod bisnis tersebut tidak mencakup nilai sekunder dan data pendukung. fungsi rekod bisnis ini yang menjadi dasar pengelompokkan disesuaikan dengan konteks usia rekod yang tida terlalu lama

4. Sistem pemberkasan perlu memperhatikan 2 hal pengelolaan berkas dalam kategori klasifikasi. Silahkan klasifikasikan mengelola berkas!

Jawaban:

Sistem Pemberkasan terdiri dari dua kata yakni Sistem dan Pemberkasan. Apakah sistem pemberkasan itu? yuk kita awali dengan beberapa kalimat berikut ini

1. Klasifikasi arsip merupakan tool atau alat yang dipergunakan dalam sistem pemberkasan. jadi apakah itu sistem pemberkasan, dan apakah itu klasifikasi? Kalimat pemberkasan arsip aktif dipergunakan dalam dunia pekerjaan kearsipan instansi pemerintahan (UU 43/2009). Klasifikasi di kersipan terbagi menjadi dua yakni

1. klasifikasi bobot informasi diantaranya rahasia, sangat rahasia, terbatas dan terbuka. 
2. klasifikasi masalah yang biasanya berbasis kegiatan yang tercermin pada fungsi organisasi dan juga berbasis konten atau isi informasi yang terekam dalam arsip

2. Berkas adalah sekumpulan file file atau catatan, tulisan, rekaman atau rekod dengan kesamaan masalah, kegiatan, dan bentuknya. jadi apakah itu berkas? contoh yang paling mudah adalah berkas pendaftaran anak sekolah yang dapat berisi akta kelahiran, formulir pendaftaran, ijazah TK, fotokopi kartu keluarga, pas foto dan seterusnya.
3. Seleksi pegawai pada instansi memasuki tahap pemberkasan. Jadi apa itu arti pemberkasan? pemberkasan biasa dilakukan setelah calon pegawai lolos seleksi dengan memenuhi persyaratan dokumen yang lebih lengkap.. 
4. Pemberkasan merupakan kata yang di awali dari awalan “pe” dan mendapat akhiran “an”, jadi apakah itu pemberkasan? dari segi bahasa maka awalan dan akhiran (Konfiks) akan membentuk kata keterangan. 

Berdasarkan poin poin diatas, maka saya mencoba merangkup bahwa pentingnya mendudukkan pemahaman pemberkasan sebagai suatu kata keterangan. Suatu keterangan seyogyanya bersifat lengkap sesuai dengan kelompok atau klasifikasinya dan sesuai dengan konteks kegiatannya. 

Pengelolaan berkas dapat dilakukan dengan aktivitas pemberkasan untuk setiap transaksi bisnis. Kegiatan pemberkasan yang dimaknai melengkapi catatan, file dan data data bisnis tertentu memerlukan ketepatan waktu dan sesuai dengan fungsionalitas suatu rekod. berkas akan dianggap salah jika tidak mempunyai subungan satu sama lain berdasarkan kebutuhan transaksi bisnis.

Contoh” berkas tagihan pembayaran proyek pembangunan instalasi listrik hanya akan berisi faktur pajak dan invoice pemasangan instalasi listrik. Kebutuhan rekod bisnis untuk suatu transasaksi tertentu lebih mudah jika mempergunakan cheklist agar dapat memonitor kelengkapan suatu berkas. Cheklist sesuai dengan standar kelengkapan berkas akan menuntut pegawai dalam melakukan pengelolaan berkas.