Delapan lembar kertas (formulir Penyelesaian Surat Masuk) berikut menunjuk pada 8 pos pemberhentian surat masuk. Tertera 5 juli 1994 sampai ke level pelaksana tanggal 13 Juli 1994. Setidaknya dibutuhkan 8 hari untuk menurunkan suatu arahan pimpinan atas Surat dari Badan Usaha (asumsi sehari di Pos pemberhentian). Berikut delapan pos pemberhentian sebagai bagian dari penjagaan autentitasLanjutkan membaca “Transformasi, Disposisi Surat 1994”
Arsip Kategori: Kearsipan
Dokumentasi, Montara.
“Apakah punya file kasus tumpahan minyak Montara yg daerah Nusa Tenggara, tahun 2009?” pena Pak Diyan Wahyudi selaku Koordinator di unit kerjaku pada 17 April 2021. Pena tersebut kembali menghidupkan peran unit kearsipan Ditjen Migas dalam mendukung ketersediaan arsip sebagai penguat memori instansi kepemerintahan. Secara provenance, kasus tumpahan minyak Montara berawal dalam penanganan Kementerian Perhubungan Cq.Lanjutkan membaca “Dokumentasi, Montara.”
Arsip Kerjasama, warisan bangsa
Agreed Minutes, Record of Meeting, Joint Ministerial Statement, Plan Of Action (PoA), Briefing Sheet, Tentative Program, Usulan Delegasi, laporan persiapan, Closing dan Opening Remark ketua delegasi, Anotasi dan urut urutan acara, izin ke luar negeri dan file presentasi menghiasi berkas kerjasama. Kertas Posisi, Talking Point, Summary Eecord, Pointer, Declaration, Welcoming Speech, Letter of Intent, MemorandumLanjutkan membaca “Arsip Kerjasama, warisan bangsa”
Pra Audit Kearsipan Ditjen Migas
Rekomendasi untuk melakukan pemberkasan arsip aktif dan dilaporkan secara berkala, menjadi poin penting untuk ditindaklanjuti oleh Direktorat Jenderal Migas. Hal tersebut menyeruak pada forum ajang kopi darat arsiparis, pengadministrasi umum dan pengentri data pada Hari Selasa, 6 April 2021 di Wisma Lemigas. Lebih dari 50 orang yang berasal dari enam unit kerja di Ditjen Migas,Lanjutkan membaca “Pra Audit Kearsipan Ditjen Migas “
Manuver Berkas Inaktif Kerjasama Migas
Lebih dari 400 berkas kerjasama Migas berkurun waktu 2002 – 2018 menenggelamkanku di ruang arsip. Lima puluh nomor setiap harinya, cukup menumpas jam kerja. Penyiangan duplikasi berlebih setelah penomoran definitif, kutulis pula di tanggal 29 Maret 2021 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/03/29/manuver-berkas/?preview=true Seperti di hari Senin, 5 April 2021. Aku pun harus melanjutkan penyiangan dan memastikan berkas inaktifLanjutkan membaca “Manuver Berkas Inaktif Kerjasama Migas”
Insan Kearsipan pada Memori Kolektif
“Saya menuntut peran Insan Kearsipan dalam penjagaan memori kolektif” tutur Pakar Kearsipan sekaligus Dosen UGM, Bapak Machmoed Effendhie. Disampaikan pada Webinar FORSIPAGAMA (forumnya arsiparis di lingkungan UGM Yogyakarta) pada Rabu, 31 Maret 2021. Tak heran, pasalnya peserta diskusi dalam jaringan (Daring) Google Meet yang disuport oleh Pusat Arsip UGM Yogyakarta tersebut, diikuti puluhan mantan mahasiswaLanjutkan membaca “Insan Kearsipan pada Memori Kolektif”
Manuver Berkas
Foto yang dominan di atas memperlihatkan berkas inaktif yang diurutkan sesuai nomor definifif. Terlihat arsip belum dibungkus dengan folder. Proses penataan arsip inaktif sebagaimana gambar diatas, ialah pasca tahap manuver berkas. Sebelum nantinya penempatan berkas ke dalam boks, perlu dikroscek kembali atas duplikasi yang berlebih, kesamaan masalah dan kesesuaian uraian informasi. Per hari ini, tugasLanjutkan membaca “Manuver Berkas”
Surat vs Nota
Bisakah membedakan jenis format komunikasi kedinasan diatas? Manakah yang berformat surat? Dan kenapa tertulis kata “nota dinas”? Apakah dasar penentuan format? Surat biasa dipergunakan sebagai komunikasi eksternal. Nota menjadi format komunikasi internal.
Sosialisasi Pengawasan Kearsipan di Ditjen Migas
“Njeglek” tutur Achmad Sudaryanto, Koordinator Tata Usaha dan Kearsipan Biro Umum KESDM. Dalam istilah jawa “Njeglek” dapat dimaknai dengan “Timpang“. Ya.. Hasil pengawasan kearsipan yang berhasil ditabulasi oleh Tim pengawas internal Kementerian ESDM pada tahun 2020, unit organisasi Ditjen Migas masih poin B, atau rerata 71 poin. Begitu juga beberapa rekomendasi atawa catatan perbaikan dariLanjutkan membaca “Sosialisasi Pengawasan Kearsipan di Ditjen Migas”
Kelengkapan Berkas
“Siang mas, Mohon izin, minta lampiran pendukung dokumen ini mas, antara lain temuan pemeriksaan Itjen KESDM, Akte pendirian perusahaan, identitas pengurus, kontrak/adendum dan surat penagihan” pena Uswatun Khasanah, 18 Maret 2021 melalui gawai. Lampiran pendukung yang disebut pada nota dinas itu kembali dibutuhkan. Layanan penelusuran yang telah terlaksana via daring pada 10 Maret 2021, hanyaLanjutkan membaca “Kelengkapan Berkas”
Nurul Muhamad 