Sepedaan tanpa Pit Stop

30,4 Kilometer tanpa Pit Stop berdurasi nyaris 2 jam. Rata2 kecepatan sepeda 15.9 saja. Seragam hijau mengantarku dan Deri. Sepedaan tanpa henti di hari Minggu 3 Oktober 2021.

Mengawali injakan pedal di Jalan Palakali tembus ke Kahfi2. Warungsila menjadi daerah lokasi rumah sakit Sahira. Lenteng Agung ke Tanjung Barat, melewati Fly Over tapal kuda. Sepedaan pun berpacu dengan kereta. 

Rencana mengarah ke Taman Mini Indonesia Indah, harus berbalik sering rencana mengurus kompos. Sejak Mall Aeon yang belom dibuka menuju margonda, melewati Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Fikri. Pintu masuk Tol Cinere Jagorawi bertemu dengan Fly Over Arif Rahman Hakim. 

Segment terakhir adalah Pasar Kemiri, Jalan Raya Sawangan dan kembali ke Tanah Baru. Poncol via R. Sanim tiada berhenti semenit pun. Sesampai di Pantry Mushola Al Ukhuwah, segera mencacah daun hijau hingga siang. 

Tim Arsip Migas 2021

Pembagian tugas dalam tim kerja arsip ditjen Migas 2021 yakni:

  1. Ir. ike Widayati MM, sub koordinator ketatausahaan ditjen bertugas mentoring dan Choacing serta komunikasi kepada manajemen (Pimpinan Unit Kearsipan II) 
  2. Mulyanto, SE, arsiparis ahli Pertama menangani dukungan sub koor dan komunikasi kepada kepala bagian (manajemen) ,RKAKL,TOR dan RAB, Saskia, simerak, SPPD, pengetikan dan koreksi surat via nadin, menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan dan menyusun daftar arsip musnah, mempersiapkan rancangan NSPK seperti SOP dan Petunjuk Teknis, mengolah data arsip inaktif, pengurusan kerjasama penyimpanan arsip di ANRI, pengetikan surat&nota dinas dan pelaksanaan petty cash.
  3. Nurul Muhamad, A. Md. (Arsiparis penyelia): pentaaan dan penyimpanan arsip inaktif, pengaturan  dan penyusunan boks arsip, melakukan pemilahan arsip dg uji struktur arsip berdasarkan tata naskah dinas, uji kontek dan konten arsip, memandu olah data untuk manuver, identifikasi arsip yg di scan, memandu proses penataan dan penyimpanan arsip, memberikan bimtek atau sosialisasi kepada staf admin di migas, monev rancang bangun aplikasi surat dan aplikasi arsip, analisa penelusuran/pencarian arsip, dan memandu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim.
  4. Dinnisa Adirisnur, (arsiparis penyelia) Input surat masuk nadin, pengetikan surat surat, koordinasi penyedia paket meeting, penyusunan paparan (PPT) untuk bimtek dan brifing sheet, pengurusan dokumen perjalanan pimpinan
  5. Kasmari (pengadministrasi umum) menerima arsip yg telah terpilah dan teruji ditempatkan dalam map (mengikat) memasukkan dalam boks, menyusun boks dalam lemari/rol opek serta pengaturan ruang simpan arsip, pemindahan arsip, menyusun rekapan daftar boks simpan/pindah, memberikan label dan penomoran boks&lemari dan mengurusi catatan/formulir peminjaman arsip, input data / deskrepsi arsip ke excel atau aplikasi arsip,
  6. Catur Wahyu, ST(Pramu bakti):  kompilasi daftar arsip DMT, DMO, dan DMI, backup pdf hasil alihmedia, olah data, pemberkasan, pencarian dan manuver arsip pada jenis arsip masing masing sesuai pembagian tugas oleh pemandu.
  7. Gondo Awang, SE (pramu bhakti): kompilasi daftar arsip yang berasal dari DMB, DME, SDM ,scanning ,penelusuran, pencarian, pengaturan ruang arsip, pemindahan dan peminjaman arsip, dan sesuai pembagian tugas oleh pemandu.
  8. Fakhreza: input surat aplikasi nadin, asrot sosialisasi, entri data arsip, pengetikan laporan, pembuatan video dokumentasi serta setting peralatan komputer, admin zoom meet, back up file pada Google Drive
  9. Teguh (pramu bhakti) : penerima surat, scanning arsip dan surat, pencarian arsip, pembuatan daftar arsip surat, penyusunan arsip surat, membantu pemindahan, penyusununan boks ke lemari dan tugas lain sesuai sesuai pembagian tugas oleh pemandu.
  10. Avis (tenaga temporary): scan arsip, input data arsip, penyusunan boks, rekap boks, tenaga pemindahan arsip, tenaga pelaksanaan tugas sesuai arahan pemandu
  11. Ella (tenaga temporary): scanning arsip., input data arsip, pengetikan sesuai penugasan dan tugas lain sesuai pembagian tugas oleh pemandu.

Bapaku dan ujian

Lahir di akhir bulan dua belas, bertahunkan 1958. Menjelang 62 tahun yang nanti beriiring suara terompet pergantian tahun. Gigi yang sudah tidak lengkap, mengurangi gelak dan tawa lepasnya. Sorot mata yang berbeda di beberapa taun ini, memuncak di 26 September 2021. Bapaku diberikan ujian dengan sakit. 

Infeksi Saluran Kemih (ISK), memaksa ketegaran diri menerima selang itu. Terapi karteter untuk air warna kuning. Tampungan harus ikut kemana pun bergerak seminggu kedepan. Malu” bisik lirihnya, sesaat keluar dari ruang periksa yang ditungguinnya berjam jam itu.

 “Sakit”, bisik perut bagian atas di malam selasa. Senin 25 September 2021 sekitar jam 9 malem, tawaranku ke RSA UGM menjadi penghiburnya. Suntikan peredam sakit perut bagian atas dan cek detak jantung dg alat mengantar tidurnya menjelang senin. 

Kegagalan senin untuk melihat Prostate seukuran 18cm, menambah pengayaan buatku. “Selasa datang lagi, sebelum kontrol ke dokter krologi” Kata dokter maya spesialis radiologi. Pasalnya, kantong kemih bener2 kosong hingga ultrasonik pendeteksi organ dalam bagian bawah tak mendeteksi apapun.

Selasa, 25 September 2021 sejam lepas bedug siang kembali meluncur ke griya sehat Hermina Di Maguwoharjo Sleman. Ya…Rumah Sakit rujukan Faskes tingkat pertama, Puskesmas Sleman nampak padet di parkiran. Dan betul, berjubel antrian sejak pendaftaran demi teratur nya layanan poliklinik dengan spesialis di beberapa ruang itu. 

“Dok, apakah melepas carteter hari ini akan kemungkinan timbul rasa sakit di bapak saya” Tanyaku kepada dokter yang masih terlihat muda itu. Tanyaku demi memberi kelegaan orang tua atas rasa sakit dan risi dari terapi carteter itu. 

Berikut konsultasi yang terekam di otaku dari pakar kesehatan spesialis urologi, dokter dwi prayogo:

  1. Hasil USG bagian atas, normal bagus
  2. Hasil USG bagian bawah (kantong kemih, ada benjolan kecil dan jinak
  3. Akan dilanjutkan terapi karteter selang sampai kontrol berikutnya
  4. Akan diterapi obat, sambil menunggu perkembangan
  5. Keringat di malam hari akan dievaluasi oleh dokter
  6. sakit perut bagian atas dan keringat dingin bukan efek dari prostat

Digitalisasi Kearsipan

Digitalisasi Kearsipan seolah menjadi jawaban dengan kondisi penyesuaian sistem kerja ASN dari dampak Pandemi Covid 19. Puluhan tahun lalu, kertas sebagai media Arsip Kedinasan telah membentuk ekosistem dengan komplektisitas terlalu tinggi.

Lautan kertas Arsip Kedinasan tak mampu direnangi bahkan dengan puluhan tahun masa kerja dan ribuan arsiparis. Pendekatan otomasi atau biasa dikenal dengan digitalisasi, digadang gadang menanggulangi banjir kertas. Sampai disini, perbedaan pendapat pun mengemukakan.

“Rapikan kertasnya, lanjut dengan digitalisasi” merupakan pendapat yang sering terdengar di kupingku. Sistem informasi bisnis kearsipan telah menciptakan tawaran aplikasi berbayar sampai yang gratisan. Bahkan demi menggaet pengguna tekah mampu menerabas pendapat untuk merapikan fisik kertasnya terlebih dahulu.

Otomasi begitu mempesona banyak kalangan hingga belanja TIK pun membengkak tidak karuan. Tenaga konsultan IT pun telah lama masuki bisnis kearsipan. Bisa jadi ribuan aplikasi kearsipan telah tercipta demi suatu tujuan “pemeliharaan dan pengendalian Arsip”

Hal tersebut mengawali ceritaku, Klinik Virtual Arsip Migas yang ke 13. Kurang lebih 35 orang dari berbagai unit organisasi di KESDM tergabung via zoom meeting. Poin dari pertemuan hari ini adalah perlunya kembali memperkuat definisi Arsip. Arsip sebagai rekaman kegiatan. 

Sejak diri sendiri, dalam peran apapun di institusi memerlukan pengelolaan rekaman kegiatan. “Kita masih menunggu arsip dari staf lain, karena masih berada di mereka” Kata seorang pengadministrasi umum di forum itu.

Respon ku yang secara rutin memandu choacing pengarsipan di Ditjen Migas, berontak dari presisi yang bisa jadi berniat membangkitkan semangat kerja kearsipan. Tentu tidak harus menunggu instruksi pimpinan atau permintaan staf lain untuk mengefile.

Dalam kearsipan, Informasi yang terekam bukan saja kegiatan orang lain. Pun pada kegiatan perseorangan pegawai dalam peran pengadministrasi umum yang mendapatkan penugasan pimpinan untuk mengahadiri rapat kearsipan, perlu segera dibuatkan daftar berkas dan daftar isi berkas. 

“Apakah akan tersedia aplikasi pengarsipan secara digital, sehubungan isi diklat yang saya jalani kemaren mempergunakan contoh aplikasi berbayar” Ungkap pengadministrasi lainnya. Pertanyaan itu pun menggugah kembali akan definisi Arsip dan kearsipan sesuai peraturan perundang-undangan yang terbaru. 

Arsip Elektronik yang satu diantaranya adalah terkait Sistem Informasi Bisnis, menjadi jawaban pertanyaan di atas. Aplikasi akan menciptakan arsip dengan tetap menomorsatukan proses kedinasan. Artinya, berbagai aplikasi yang telah ditetapkan oleh instasi merupakan sarana perkantoran yang menjadi bagian tidak terpisahkan dari proses menciptakan arsip

Sepedaan Mbogor The Sahira

17 September 2021,Tanah Sereal West Java. Tabuh 5.45 WIB mulai menyalakan Aplikasi Strava. Sepedaan sembari rapat di luar kantor. Berjarak 13,8 KM kutempuh dengan 54 menit. Melalui Jalan Achmad Yani kusaksikan museum TNI di Bogor. Tak jauh dari komplek Tentara tersebut, aku pun memasuki pasar Dewi Sartika. 

Hari Jumat pagi 🌄🙋itu, sepanjang jalan kusaksikan pohon besar dan mungkin sudah tua di sepanjang jalan. Komplek Perkantoran Pemerintah Daerah Kota Bogor cukup memanjakan paru paru manusia. “Betapa segar dan sehat nya udara di sini” Pikirku tepat melintas di kantor Dinas Kesehatan dan Dinas Pemuda dan Olahraga Kota Bogor. 

Akhirnya, sepedaan Mbogor The Sahira menjadi kali kedua. Menjalani pertemuan Dinas sembari sepedaan, cukup memantik energi diri. Nalarku pun berasa menjalani Pendekatan GKF. Gerak genjotan pedal, Kata untuk tulisan blog, dan Fokus pada acara yang akan dijalani. 

Berorientasi Pelayanan

“ASN memahami dan memenuhi kebutuhan masyarakat” Kalimat magis dalam peran penghambaan kepada Tuhan. Kalimat tersebut menjadi panduan perilaku dari satu akronim “Ber–AKHLAK” Apa yang dilakukan atau dipersiapkan untuk dapat mewujudkan kalimat magis di atas?

ASN memerlukan sikap ramah, cekatan, solutif dan dapat diandalkan. Senyum, bisa jadi pengiring sifat ramah. Keramahan diri bukan semata karena orang lain, bahkan perlu ramah dengan apa yang diperspektifkan dengan roda organisasi birokrasi. 

Untuk itu, panduan perilaku ketiga yakni terus melakukan perbaikan tiada henti. Tak muluk sih, beriring dengan dogma “hari ini berusaha lebih baik dari hari kemaren”. Melalui pendekatan, terus bergerak, terus berkata, dan terus berfokus yang disingkat dengan GKF, ACT mendampingi pembelajaran pembekalan Agen Perubahan (AP) 

Pembekalan AP kepada 80 pegawai yang diselenggarakan oleh PPSDM Aparatur KESDM, dibuka oleh Endang Sutisna, Kepala Biro Organisasi dan Tata Laksana pada Sekretariat Jenderal. Selasa, 14 September 2021, secara daring disampaikan bahwa untuk kedua kalinya, BPSDM menggandeng Ari Gynandjar bersama Tim ACT untuk menjadi fasilitator dalam pelaksanaan internalisasi nilai ASN yang telah diluncurkan Presiden RI.

Peduli vs Belenggu Berokrasi

“Om Nurul, karena ini mendadak klo di ulang lg lama lagi .Saya Pilih jenis naskah, harusnya pilihan jenis “Undangan”, jadi “Surat Dinas”, mas Maaf ya “pena seorang analis kepegawaian via telepon pintar. Pena yang menambatkan ketermenungku, internalisasi nilai ” Harmonis” (Nilai ASN) menjelang sore pada 13 September 2021.

Bernada sedikit kecewa, aku pun harus peduli dan, menghargai. Kepedulianku bernada permisif. Membolehkan pelanggaran kecil atas kaidah kearsipan yang mungkin terakumulasi dan mengancam keterpercayaan dan kehandalan arsip. 

Kepedulian ku pun bertalian dengan 🤔💭prasangka tanya. Kenapa harus bilang “lama“? Bukankah teknologi komunikasi telah menghadirkan sarana menuju budaya kerja cepat??? “Tulis pesan atau bunyikan telp nya, buka aplikasi, satu klik, beres” Pikirku.

Dari manakah aku dapat membenarkan kepedulian dan penghargaan kinerja sesama ASN yang berhadapan langsung dengan pelanggaran kaidah urusan pekerjaanku?

Mungkin aku akan mulai dari prasangka ku. Apakah manusia tak seharusnya bersahabat dengan teknologi??? Bertanya kah, bagaimana presisi para ASN atas keberadaan teknologi naskah kedinasan? Berterima kasihkah manusia dengan teknologi informasi dan komunikasi? 

Faktanya, teknologi telah menerobos pembatasan dari dampak kedaruratan kesehatan masyarakat COVID-19. Teknologi persuratan merupakan sarana mempertahankan kinerja layanan publik. Mudahnya telekomunikasi dan jaringan internet bahkan sampai dengan berbagai aplikasi berbasis android telah mampu mempermudah kehidupan.

Namun, belenggu pikiran manusia belum lepas dari bayangan birokrasi. Birokrasi yang kutafsiri golongan priyayi. Namun bisa jadi tafsirku salah, birokrasi bukan priyayi, tapi lebih mendasari kaidah proses bisnis yang ketat demi penjagaan norma. Pentingnya syariat sebelum ma’rifat , mungkin.. 

Akhirnya, nalarku pun tertambat pada pemaknaan kata harmonis. Semangat kepedulian menguak keengganan manusia untuk berusaha, mencoba, bertindak, bahkan bersemangat menerobos pemaknaan birokrasi. Bukan saja dari kata “lama“… Tapi belenggu komunikasi dari perihnya pengalaman. Hingga akhirnya mengubur ungkapan syukur dan terimakasih atas jariyah manuisa dengan adanya Teknologi Informasi dan Komunikasi

Akuntabel, digitalisasi

“Komitmen kami terkait digitalisasi arsip tetap…” Sambut Sesditjen Migas saat memberikan arahan daring, pemberkasan dan pelaporan arsip Terjaga Migas pada 9 September 2021. Kehadiran pimpinan Tinggi Pratama pada rapat ketatausahaan Ditjen adalah kali kedua. Arahan yang bakal menggelayuti pikiranku, seolah mengingatkanku atas nilai ASN.. “Akuntabel“.

Apa arti akuntabel, ialah Bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan. Nilai yang menghadirkan tantangan kerja untuk merasa bertanggung jawab dalam jabatan arsiparis dengan menterjemahkan komitmen pimpinan melayani organisasi dengan merubah wajah kearsipan Migas.

Akuntabel di jabatan fungsional arsiparis mendudukkan kearsipan dalam konteks dukungan manajemen dan organisasi. Kemudian sifat kearsipan yang masih konvensional (kertas), melekat pemanfaatan area perkantoran yakni kapasitas ruangan Gedung Ibnu Sutowo.  Tantangan pemeliharaan arsip dan kecepatan akses informasi menjadi hal yang perlu dipikirkan oleh kearsipan. 

Berkali kali disebutkan oleh pimpinan perlunya digitalisasi sebagai solusi kearsipan. Pun arahan dalam jaringan /daring, pada acara pengawasan kearsipan internal bulan lalu, 12 Agustus 2021. Memori itu aku tulis di tautan berikut👇

https://nurulmuhamad.blogspot.com/2021/08/pemaknaan-jati-diri-institusi-kesdm.html

Sampai disini, internalisasi nilai akuntabel pun terangkai dengan pendapatku bahwa digitalisasi kearsipan bukan semata merubah media arsip ke dalam format elektronik melainkan pendekatan ekosistem. Menyeruak kebutuhan sarana aplikasi dan instrumen berupa kebijakan kearsipan, mengaburkan pentingnya petunjuk teknis yang dapat menjaga arsip yang autentik, handal dan terpercaya. 

Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit Organisasi di bawah Kementerian ESDM tentu mengacu kebijakan kearsipan yang telah diusung Sekretariat Jenderal Cq. Biro Umum melalui Peraturan Menteri ESDM 2/2020.

Berbarengan dengan hal itu, realitas hari ini kondisi pandemi Covid dan Perpres 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik telah mengusung Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis yang dituangkan ke dalam Kepmen PAN dan RB tahun 2020 tentang aplikasi Srikandi. 

Kebijakan Men PAN dan RB tersebut termasuk Aplikasi Persuratan elektronik yang diimplementasikan ke seluruh Instansi dimana PIC nasional untuk proses bisnis berada di ANRI, untuk aplikasi berada di Kementerian Kominfo, dan keamanan dan Tanta tangan Elektronik berada di ororitas Badan Sandi dan Siber Nasional. 

Akhirnya, satu nilai ASN yakni akuntabel membawaku pada kebutuhan bertukar pendapat dan diskusi memperdalam petunjuk teknis dalam rangka menuju ekosistem digital (digitalisasi kearsipan). Saya kira juga, Sekretariat Direktorat Jenderal Migas memerlukan harmonisasi pemahaman proses bisnis persuratan elektronik dan digitasi(alimedia), serta pemberkasan digital sejak kebijakan Hulu (ANRI dan Sekretariat Jenderal KESDM)

Sepedaan Mbogor

Menyusuri Jalan Raya Padjajaran, Bogor Park 3/4 loop, Tanjakan pasar bogor BTM, Half Bogor one, istana tugu gate kijang, taman koleksi- pakuan dengan total 10 Kilometer menjadi sepedaanku Mbogor. Kamis pagi 9 September 2021, sebelum acara rapat di luar kantor. 

“Bangun, subuh, jadi sepedaan gk? ” Ujar Haji Tatang yang kebetulan sekamar dalam persiapan pembahasan kerjaan kantor. Lepas sujud dua rakaat, persiapan sepeda lipat yang kutaroh di mobil bagian belakang segera kukeluarkan. 

Jalur sepedan di Jalan Raya itu cukup menanjak. Merasa pengen melingkat di kebun Raya Bogor, segera kebalik arah sepeda. Ini kali kedua, sembari kerja di luar Kantor meluangkan waktu bersepeda di tanggal 28 Mei 2021.

Bangga Melayani Arsip

Bangga Melayani, identitas ASN yang digaungkan di tahun urut(2021). Inilah insight penjaga rekaman kegiatan intansi. Menerima ucapan terimakasih, menjadi rasa yang melegakan untuk kami. Jauhkan diri dari istilah “kurang imun“, demi martabat diri. 

“Makasih ya pak” WA  Maiya Susi Yulianti  10/9 11.10 WIB .  “terimakasih mas” Kata dalam gawai pada 10/9 16.07 WIB dari Aziz. Maiya maupun azis adalah staf di Bagian Keuangan Setditjen Migas yang di hari ini menerima layanan arsip di hari ini. Rekaman pembayaran tahun 2015 dan 2016 yang telah berada di server aplikasi arsip, kembali dipergunakan mereka. 

Akhirnya, tulisan ini akan terus ku ingat demi menjaga identitaa ASN, untuk bangga melayani publik. Ya… Satu diantara publik kearsipan adalah para staf yang memerlukan data dukung pekerjaan berupa rekaman kegiatan. Apa itu…. Arsip keuangan.