Nurul Muhamad

Kamis, 25 April 2019, atas permintaan dari Bapak Direktur Jenderal Migas, tim sekretariat pimpinan yang digawangi Dani, Ade dan Maulana menyambangi ruang arsip Ditjen Migas untuk mencari ketetapan persetujuan harga gas pada salah satu perjanjian jual beli gas milik Pertagas tertanggal 4 November 2011.

Melalui pesan WA, kami sampaikan kebutuhan tersebut kepada arsiparis di Pusat Arsip KESDM pondok Ranji. Kita tahu bahwa arsip bertandatangan Menteri yang telah lampau akan dipindahkan dari gedung KESDM dimana Menteri ESDM bertugas yang beralamat di Medan Merdeka Jakarta ke Gedung Pusat Arsip KESDM Pondok Ranji Tangerang Selatan.

Dan sebagaimana konsep pemahaman penulis terkait simpul jaringan kearsipan, arsip akan tersimpan pada unit pencipta arsip. Dalam hal ini, TU menteri yang menyimpan seluruh surat bertanda tangan menteri.

Testimoni kami di simpul terkecil jaringan kearsipan KESDM adalah berterima kasih atas bentuk layanan penelusuran arsip yang tersedia di Pusat Arsip KESDM. Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/30/simpul-jaringan-informasi-kearsipan/

Setelah beberapa saat dan tidak menunggu lama, kabar baik disampaikan kepada kami di Ditjen Migas bahwa surat yang dibutuhkan Bapak Direktur Jenderal telah diketemukan.

Akhirnya tim sekretariat direktur jenderal dapat kembali ke ruangan dengan membawa bentuk foto arsip yang kemudian disampaikan ke Bapak Dirjen Migas. Respon Beliau menyatakan OK. Mission is Complete 😄😄

Kami juga berterimakasih kepada Tim Sekretariat Pimpinan Direktur Jenderal Migas yang jeli mengikuti sistem persuratan yang telah dipergunakan sejak tahun 2005 di Ditjen Migas. Melalui aplikasi surat, arsip yang dibutuhkan dapat diidentifikasi nomor surat dan perihal surat serta tanggal surat.

Dengan hasil identifikasi kebutuhan arsip yang dibutuhkan Bapak Dirjen Migas memudahkan dalam penelusuran arsip sehingga mudah diketemukan.

Dengan kejadian ini, penulis berpendapat bahwa konsep simpul informasi kearsipan dapat terus dikembangkan untuk menjamin tingkat kepercayaan layanan kearsipan.
Tingkatan simpul dimulai dari unit pengolah ( sekretariat pimpinan Direktur Jenderal), unit tata usaha menteri, unit tata usaha direktorat jenderal, unit kearsipan Ditjen Migas, Unit Kearsipan KESDM sampai simpul jaringan lainnya dapat terkoneksi dengan baik.

Fakta ini juga menjadi pembuktian pendapat pakar arsip UGM Machmoed Effendi bahwa paradigma kearsipan Indonesia sampai ke arah Paradigma Komunitas.

Komunitas pekerja arsip harus terkoneksi beserta entitas unit kerja sebagai habitat bekerja. Kemudian dalam suatu komunitas yang berisi pekerja arsip satu lembaga dapat terkoneksi dengan komunitas pekerja arsip pada lembaga lain.

Semoga bermanfaat

Gedung Ibnu Sutowo 2019 s.d. seterusnya, Gedung Migas 2015 s.d. 2019, Gedung Plaza Centris 2001 s.d. 2015 Gedung Dharma Niaga (BUMN) s.d. 2000

Adanya Gedung yang khusus diperuntukkan sebagai penyimpanan arsip, merupakan jaminan ketersediaan arsip. Dalam suatu gedung yang mengkhususkan adanya ruang arsip, juga merupakan jaminan ketersediaan arsip. Pada tiap lantai di suatu gedung yang merupakan ruang kerja terdapat ruang file, merupakan jaminan ketersediaan asip.

Namun bagaimana jika gedung sebagai kantor berpindah pindah alamat???, bagaimana jika terjadi perpindahan ruang kerja karena renovasi? Bagaimana jika gedung berubah nama? Pastinya akan berdampak pada kearsipan.

Perubahan nama gedung dan perpindahan alamat akan berpengaruh pada kertas kop surat (Identitas arsip). Perpindahan ruang kerja saat renovasi gedung berdampak pada penyimpanan arsip. Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Tulisan kali ini akan mengulik keberadaan gedung Ditjen Migas. Meski tidak secara menyeluruh menggambarkan perpindahan kantor Ditjen Migas sebanyak tiga kali, namun ulasan ini memberikan persepsi bahwa kearsipan sangat erat terkait dengan keberadaan gedung.

Gedung menjadi bagian yg tidak bisa dilepaskan dari kearsipan. Terlebih untuk arsip konvensional berbentuk kertas. Bahkan ketika kita dengar konsep pengertian arsip adalah gedung, nalar pekerja arsip dapat menerima bahwa rekaman kegiatan dalam media kertas butuh media lain yakni gedung perkantoran.

Gedung sebagai lokasi pelaksanaan perkantoran merupakan letak keberadaan siklus daur hidup arsip. Arsip tercipta di gedung tersebut, arsip dipergunakan dan dipelihara di gedung tersebut. Arsip menyusut berpindah dari ruang file ke ruang arsip, dan dari ruang arsip ke gedung khusus yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip.

Berada di pusat ibu kota Indonesia, Ditjen Migas beralamat di Jl. HR Rasuna Said, Setiabudi Kuningan Jakarta Selatan sampai saat ini selama sembilan belas tahun. Sejak tahun 2001, Gedung Plaza Centris menjadi tempat berjalannya roda perkantoran Ditjen Migas. Sesuai dengan prasasti diresmikan oleh Menteri Purnomo Yusgiantoro.

Gedung Plaza Centris tinggal nama saja. Gedung yang mulai beroperasi pada tahun 1996 dimiliki oleh KSO POJ-PP (BUMN) memiliki luas tanah 3712 meter persegi. Luas area perkantoran (netto) termasuk area parkir kurang lebih 10.000 meter persegi yang terbagi menjadi tujuh belas lantai termasuk lantai basement. Namun demikian luasan kotor (gross) mencapai lebih dari 20.000 meter persegi.

Dari penetapan status Barang Milik Negara di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral diketahui bahwa tanah yang menjadi lokasi Gedung Plaza Centris di peroleh dari APBN pada tahun 2004.

Luas tanah 3.673 meter persegi dengan bukti kepemilikan sertifikat hak pakai nomor 67/Setiabudi sebagaimana tersurat dalam Keputusan menteri keuangan nomor 167/KM.06/2011 tanggal 26 November 2011.Tanah hak pakai diperutukkan untuk Ditjen Migas.

Kemudian pada tahun 2014 sebagaimana penetapan status penggunaan barang milik negara pada KESDM (Keputusan Menteri Keuangan No. 59) , Bangunan Gedung Permanen dengan bukti kepemilikan nomor 27885/IMB tanggal 1 November 1994.

Pada perkembangan selanjutnya, sesuai pengalihan status penggunaan Barang Milik Negara berupa Tanah dan Bangunan Gedung Permanen pada tanggal 15 Januari 2015 dari Kuasa Pengguna Barang (KPB) Sekretariat Jenderal KESDM kepada Ditjen Migas, maka pada pertengahan tahun 2015, Gedung Plaza Centris berubah nama menjadi Gedung Migas.

Kemudian saat ini di tahun 2019 dengan ketetapan menteri ESDM nomor 46 , diberikan nama menjadi Gedung Ibnu Sutowo.

Menilik keberadaan Gedung Ditjen Migas yang berubah nama sampai dengan tiga kali, telah mengalami pula perubahan ruang kerja pada setiap lantainya. Renovasi ruang kerja sempat dilakukan pada tahun 2008 pada lantai yang dipergunakan oleh Ditjen Migas.

Kemudian pada tahun 2017 dan 2018 dilaksanakan penataan kembali ruang kerja untuk meningkatkan kinerja organisasi Ditjen Migas. Penataan ruang kerja dengan renovasi secara bertahap dilaksanakan untuk seluruh lantai yang difungsikan sebagai ruang perkantoran.

Gambaran keberadaan gedung perkantoran Ditjen Migas pada hasil penataan tahun 2008 memperlihatkan keberadaan ruang file pada tiap subdit beralih ke ruang file untuk tiap lantai.

Tuntutan kebutuhan ruang kerja seiring dengan bertambahnya pegawai dan unit kerja serta ruang fungsional sebagai bentuk perkantoran modern mendesak keberadaan ruang file yang semula lima ruang menjadi satu ruang saja.

Meski harus dijadikan catatan bahwa keberadaan ruang file merupakan jaminan ketersediaan arsip, namun secara umum tuntutan layanan perkantoran berupa ketersediaan ruang kerja untuk pegawai yang terus bertambah dan ruang fungsional pendukung menjadi alternatif kebijakan pimpinan.

Daur hidup arsip pada gedung perkantoran Ditjen Migas yang terus bergerak seiring laju kegiatan administrasi terus menghasilkan arsip kertas, dituntut dalam pemanfaatan teknologi informasi komputer atau penerapan e-Gov

Alternatif lain adalah penyediaan ruang arsip yang memadai sehingga dapat menampung cepatnya laju pertumbuhan arsip kertas karena perkembangan e-Gov yang melambat.

Akhirnya, penulis berpendapat bahwa kearsipan merupakan cermin dari keberadaan gedung perkantoran. Jaminan ketersediaan arsip kertas dapat terpenuhi dengan adanya ruang file, ruang arsip sampai dengan gedung khusus yang memadai untuk penyimpanan arsip.

15 – 16 April 2019, tim audit internal kearsipan dari Biro Umum KESDM mendatangi unit kearsipan Ditjen Migas sebagai kerangka pegawasan kearsipan.

Tim yang dilaksanakan oleh Tukiran (Arsiparis Madya) dan Tulus diawali dengan sounding ke kasubag tata usaha yang mewakili pejabat Administrasi di Ditjen Migas.

Isian formulir pada audit kearsipan terdiri dari enam bagian yakni

BAGIAN PERTAMA : Penciptaan arsip yang menggambarkan kondisi yakni
📂 pembuatan naskah dikendalikan dengan pencatatan atau registrasi atau pemberian nomor surat oleh unit kearsipan ditjen migas dengan sistem agenda elektronik
📂 penerimaan surat dilaksanakan oleh unit tata usaha yang terlebih dahulu di catat pada sistem surat.migas.esdm.go.id sebagai agenda elektronik. Pencatatan tersebut dilaksanakan oleh petugas yang diawasi oleh kasubag tata usaha sebelum surat didistrbusikan kepada tujuan surat.
📂 Tindakan pengawasan pencatatan surat masuk sekaligus untuk mengarahkan surat berdasar tujuan surat.
📂 Penyampaian surat masuk dilaksanakan secara online dengan melewati sekretaris pimpinan. Surat terbaca melalui perangkat komputer berbentuk digital berupa file digital.
📂 jika dibutuhkan fisik surat, maka sekretaris atau petugas surat pada unit pengolah dapat menghubungi unit tata usaha.
📂 Tindakan pengendalian surat diterjemahkan dengan fitur jurnal disposisi pada aplikasi surat.migas.esdm.go.id dengan fungsi dapat menampilkan histori surat dan cetak lembar penyelesaian surat masuk.

BAGIAN KEDUA: Pengolahan arsip inaktif.
📦 Penerapan asas provenance (asal usul) dalam pengelolaan arsip inaktif di unit kearsipan Ditjen Migas diterjemahkan dengan penataan arsip berdasarkan unit kerja eselon tiga sebagai unit pengolah.

Sedangkan untuk asas original order diterapkan untuk arsip yang berasal dari sekretariat pimpinan baik eselon 1 dan dua serta unit tata usaha (menerima surat masuk, mencatat, mengalihmedia, dan menyampaikan bentuk pdf). Penggunaan sarana surat.migas.esdm.go.id menghasilkan surat masuk asli yang menumpuk di unit tata usaha.

📦Kegiatan penataan arsip inaktif dengan melakukan pengaturan fisik arsip dalam rangka memudahkan dalam penemuan kembali. Pengaturan fisik sesuai dengan identitas kode unit kerja untuk arsip substantif, sedangkan untuk arsip fasilitatif dikembalikan kepada unit pemilik proses bisnis dukungan administratif.

Contoh ; berkas kegiatan pelaksanaan anggaran yang berasal dari subdit, pengaturan fisik berkas tersebut di kelompok SDMK yg merupakan kode unit bagian Keuangan (pemilik proses bisnis pelaksanaan anggaran)

Contoh: berkas kelompok kerja (Pokja pengadaan) yg dulu disebut dengan panitia lelang, pengaturan fisik berkas nya pada kelompok ULP bersama dengan berkas yang berasal dari Pejabat Pembuat Komitmen di lingkungan Ditjen Migas.

📦 pengolahan informasi arsip dilaksanakan dengan sarana aplikasi “arsip digital” yang menjadi sarana untuk penyimpanan daftar arsip. Daftar dalam bentuk file Excel, sering keselip atau hilang seiring pergantian pelaksana penataan. Oleh karena itu, kebutuhan daftar arsip dapat dipersiapkan dari pengambilan data yang telah tersimpan pada aplikasi “arsip digital”.

📦Daftar arsip tersusun atas unit informasi antara lain pencipta arsip, unit pengolah, bentuk arsip, uraian informasi arsip, lokasi simpan (ruangan, lemari, boks, folder), kurun waktu.

BAGIAN KETIGA: Pemeliharaan arsip
🍃 Unit Kearsipan Ditjen Migas menyimpan arsip kurang lebih 8.700 boks. Lokasi simpan terbagi dua yakni penyimpanan di luar Gedung Migas (saat ini bernama Gd. IBNU SUTOWO) dengan bekerjasama dengan penyedia layanan jasa penyimpanan sebanyak 5.300 boks. Sedangkan di dalam gedung menyimpan kurang lebih 3.400 boks
🍃 Pemanfaatan map bekas untuk menggantikan folder menjadi terobosan untuk mendekati pelaksanaan kearsipan yang murah. Meskipun map bekas, namun kondisi masih bersih dan bagus.
🍃 Map yang telah diisi arsip dilakukan pengikatan dengan tapi rafia untuk berkas yang dikhawatirkan lepas dari map sebelum dimasukkan ke dalam boks arsip.
🍃 Boks arsip ditempatkan di rol opek secara urut
🍃 Ruangan pada penyimpangan sistem sewa dikhususkan untuk penyimpanan arsip inaktif dan di ruang arsip dalam gedung pun telah dikhususkan untuk penyimpanan arsip
🍃 Daftar rekapitulasi boks arsip diperbaharui pada setiap waktu terjadi penambahan dan proses manuver berkas (terjadi pengurangan jumlah boks)
🍃 Arsip inaktif yang berada di ruang penyimpanan dilakukan pengolahan kembali dengan mendasarkan pada Jadwal Retensi Arsip yang berlaku di KESDM
🍃 Alih Media arsip dilakukan untuk arsip yang bernilai permanen. Salah satunya adalah surat surat bertandatangan direktur jenderal.
🍃 Saat ini belum dilakukan penandatangan berita acara alih media, menjadi PR unit kearsipan Ditjen Migas untuk melakukan penandatangan Berita Acara Alih media Surat2 bertanda tangan Direktur Jenderal

BAGIAN KEEMPAT: Layanan Arsip
✨ Ketentuan Prosedur layanan arsip termuat pada petunjuk teknis tata persuratan dinas dan kearsipan serta SOP yang bertandatangan Ses ditjen Migas
✨ Sarana peminjaman berupa Form peminjaman yang berbentuk kertas. Selain itu ada proses rekap peminjaman kedalam aplikasi arsip digital.
✨ Unit Kearsipan Ditjen Migas melayani pengguna internal yakni pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas. Sedangkan untuk pelayanan arsip eksternal dilaksanakan oleh unit kerja pemilik bisnis proses (unit kerja di lingkungan Ditjen Migas)
✨ Layanan arsip pembayaran untuk BPK disupport oleh unit kearsipan, kemudian Unit Keuangan Migas yang menyampaikan arsip nya
✨Layanan arsip untuk penegak hukum disampaikan oleh pejabat yang bersangkutan sesuai dengan permintaan arsip
✨Layanan untuk konsultan hukum disampaikan oleh bagian Hukum
✨Layanan arsip pada pengadilan pajak cost recovery Migas disampaikan oleh Direktorat yang bersangkutan

BAGIAN KELIMA: Penyusutan arsip
🔲 Unit Kearsipan Ditjen Migas telah menerima pemindahan arsip dari seluruh unit pengolah yang berjumlah 32 unit
🔲 sudah 100 % unit pengolah yang memindahkan arsip
🔲 pemindahan arsip dilaksanakan untuk arsip yang berbentuk kertas,
🔲 pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah dilaksanakan berdasarkan keterbatasan ruang kerja yang tidak dapat menampung arsip. Meski demikian, sebagian besar telah sesuai dengan umur simpan inaktif.
🔲 Pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan Ditjen Migas ke Unit Kearsipan Kementerian ESDM telah di laksanakan dengan penyusunan berita acara dan pembuatan daftar arsip pindah.
🔲 sehubungan dengan keterbatasan staf pada unit kerja, pemindahan arsip belum menyertakan daftar arsip dan berita acara.
🔲 pada Tahun 2017, telah ditetapkan keputusan menteri bertandatangan sekretaris jenderal KESDM tentang pemusnahan arsip
🔲 Panitia penilai melakukan rapat penilaian bersama kasubdit akuisisi ANRI sebanyak tiga kali sebelum surat persetujuan pemusnahan kepala ANRI diterbitkan

BAGIAN KE-ENAM: ASPEK ARSIPARIS
Saat ini jumlah arsiparis di unit kearsipan Ditjen Migas tidak sebanding dengan jumlah arsip yang dikelola. Meski terdapat dua puluh formasi arsiparis, namun hanya terdapat dua orang arsiparis dimana satu orang secara langsung menangani arsip dan satu orang diperbantukan pada urusan pengurusan paspor.

Untuk mencukupi kebutuhan tersebut, maka pada tahun 2018 direncanakan impasing yang telah menghasilkan satu orang arsiparis pertama dan calon arsiparis yang menunggu jadwal diklat penciptaan arsiparis terampil.

Selain itu terdapat petugas pramu bhakti yang mensuport pekerjaan kearsipan dengan sistem honorarium sejumlah tujuh orang.

Kualifikasi pendidikan Diploma tiga kearsipan dapat dipenuhi seorang arsiparis penyelia, dan untuk satu orang arsiparis yang diperbantukan memiliki kualifikasi pendidikan Diploma tiga manajemen informasi dan dokumentasi.

Arsiparis hasil impasing mempunyai sertifikatnya diklat penciptaan arsiparis ahli dengan kualifikasi sarjana ekonomi.

17 April 2019, Sejak tabuh 6.30 sampai dengan jam satu dini hari, penulis berkesempatan menjadi anggota KPPS. Ini adalah kali kedua setelah tahun kemaren pada Pilkada Gubernur Jawa Barat.

Sebanyak 90 TPS di Kelurahan Tanah Baru, menjadi tempat dari lebih dari 22.000 orang melaksanakan pesta demokrasi di Republik ini. Sedangkan delapan TPS di RW 11 menjadi tempat nyoblos lebih dari 2.000 orang. Perumahan Orchid Green Village ditetapkan sebagai TPS 71 untuk 207 orang terdaftar termasuk 68 warga RT 10 Villa Tanah Baru yang bergabung dengan warga RT 8 untuk menggenapkan DPT, DPTB, dan DPK sejumlah 203 suara.

Meski dari dua ratus tiga suara tersebut tidak semua berasal dari warga yang menetap di kelurahan tanah baru, namun kehadiran mereka ditambah 29 orang pemilih pindahan serta delapan orang pemilih khusus, menyisakan delapan surat suara saja. Itu artinya 96 persen logistik surat suara dapat dipergunakan.

DPT adalah singkatan Daftar Pemilih Tetap yang ditetapkan oleh KPUD Kota Depok. Meski telah diperbaharui setelah Pilkada Gubernur Jawa Barat pada tahun sebelumnya masih saja terdapat 15 nama yang tidak sesuai kenyataan. Tiga orang meninggal dunia 11 orang yang tidak dapat dihubungi via telpon atau diketemukan domisilinya serta satu orang yang tidak memiliki hak pilih (Tentara Nasional Indonesia).

DPT yang tidak tersusun secara urut berdasarkan alamat pada KTP menyulitkan penulisan sampai pengiriman formulir C6 sebagai undangan pencoblosan. Boro boro dapat tersusun urut sesuai nomor rumah, sesama warga villa tanah baru aja tidak tersusun berurutan. Nomor DPT warga RT 10 VTB lompat tidak urut.

Bahkan kesamaan alamat penduduk pun tidak menjamin data DPT per TPS yang sama. Menjadi pertanyaan bahwa data kependudukan masih belum rapi meski telah diatur dalam database Nasional yang dikenal e-KTP.

Enam orang 👫👬 👬👭 pada rumah beredekatan RT atau masuk di daerah RT 10 VTB, mental keluar dan sebanyak tiga belas warga di luar RT 8 dan RT 10 masuk ke TPS 71. Meski bertanya, namun data rilis KPU Kota Depok memang begitu adanya. Jadi tidak perlu bertanya bagaimana bisa terjadi sesama warga RT 10 dapat berbeda TPS sedangkan jumlah DPT pada TPS 71 belum mencapai 👉👍 300 orang.

Melihat data DPT berdasarkan sebaran TPS, maksimal hanya terisi dengan 300 orang saja. Hal ini bisa jadi pemilu tahun 2019 memiliki lima surat suara untuk satu pemilih. Lima suara untuk tersebut untuk Calon Presiden, Caleg DPR RI, Calon Anggota DPD, Caleg DPRD tingkat Provinsi dan Caleg DPRD tingkat kabupaten/kota.

Dengan lima surat suara tersebut, pemilih masih di hadapkan dengan beberapa pilihan caleg pada partai politik yang sama. Banyak partai dan banyak caleg alhasil menyebabkan ukuran kertas suara yang begitu lebar. Maksimal satu partai memiliki 11 calon legislatif. Pemilih 🚶👭 memerlukan beberapa saat untuk ➡menentukan pilihan sejak membuka, mencari pilihan,mencoblos dan melipat kembali kertas suara.

Coblosan dengan paku menjadi metode zaman purba dimana saat ini untuk beli pecel lele saja sudah melalui 👉🙌👈 aplikasi GO-JEK. Kotak 📦 suara yang berbahan kardus ramai dibicarakan seiring dengan rasa 🔏🔐 khawatir dari ancaman keamanan kertas surat suara.

DPTB adalah Daftar Pemilih tambahan yang dihasilkan dari formulir A5 mencapai 29 orang. Berbeda dengan pilkada taun lalu, daftar pemilih pada kelompok tambahan diperuntukkan untuk non DPT namun dapat menunjukkan form A5 yang diterbitkan KPU.

Warga yang dapat menunjukkan KTP beralamat RW 11 ,Kelurahan tanah baru di TPS merupakan kelompok Pemilih Khusus yang kemudian disingkat dengan DPK. Meski demikian, ada beberapa warga yang memiliki alamat KTP tidak di RW 11 kelurahan tanah baru mendatangi TPS 71. Kehadiran mereka tidak dapat diterima sebagaimana peraturan KPU.

Perhitungan suara yang dimulai jam 13.30 WIB sampai dengan melakukan rekap yang form C1 yang dikirim ke PPS dan diserahkan ke para saksi menjadi bagian kelam petugas KPPS di TPS 71 dan mungkin TPS lainnya. Kelam karena harus selesai pada jam 1 dini hari. Dan infonya ada yang lebih dari jam tiga loh….

Dimulai dari pengisian Form C1 Plano yang ditempel di papan sampai dengan sampul dan form C1 yang dikirim ke PPS, dikirm ke KPUD Kota Depok melalui PPS dan para saksi yang hadir, harus ditandatangani oleh anggota KPPS.

Terdapat sepuluh form model c & C1 dengan minimal enam kali tanda tangan setiap form. Artinya minimal 60 tanda tangan di kali 8 rangkap (PPS, KPUD, arsip ketua KPPS dan para saksi yang hadir berjumlah 5 orang )

Kurang lebih 480 kali tanda tangan ✋, lumayan pegel tuh jari, dan mungkin yang paling banyak menyita waktu y. Honor yang diterima sejumlah 500 ribu sebelum kena pajak tidak sebanding dengan jumlah tanda tangan hehehe….

Akhir tulisan ini semoga menjadi catatan bagian dari perjalanan hidup bukan hanya diri sendiri, namun bagian dari berbangsa dan bernegara, 😉 😄

Minimal kalo ada pemilu mendatang dapat ngikutin cerita orang. Bahwa pemilu 2019 dilakukan secara serentak dengan lima kertas surat suara, dua pasangan capres, 15 partai politik, maksimal 11 orang caleg tiap partai dan tingkatan legislatif dan pilihan pilihan anggota DPD.

#kearsipan #kuliaharsip

Meski penulis telah mengenal kearsipan selama tujuh belas tahun, belum tentu membentuk cara pandang kearsipan yang lengkap, tepat, komprehensif, menyeluruh. Mungkin karena cara pandang banyak dipengaruhi faktor y? Faktor apa saja itu?

Faktor pertama adalah pemahaman. Saya kurang tau kalo pemahaman yang bagus diukur dari predikat cumlaude saat kuliah. Atau karena nilai A. Yang penulis alami jarang bisa dapat nilai A xixixi. 😊

Kalo kata sabrang damar mowo panuluh, pemahaman baru terbukti ketika bereksperimen atau menjalani pengalaman.

Tahun 2002 adalah awal mengenal kearsipan melalui ceramah dosen, membaca buku, artikel ilmiah dan peraturan perundangan terkait kearsipan. Sejak saat itu mulai mendapatkan potensi yang akan membentuk cara pandang kearsipan.

Cara pandang kearsipan selama tiga tahun (2002-2005) dibentuk karena pengkondisian pemahaman dengan aktivitas mendengar, mencatat, menuliskan, menjawab pertanyaan dalam mengikuti ujian, praktek kerja singkat, serta penulisan karya ilmiah populer.

Yang masih teringat kala itu bahwa dalam memahami kearsipan dikenal dengan pendekatan Life Cyle Of Records (daur hidup arsip) dan Records Continum Model. Selain itu dapat juga dengan pendekatan Records Management (dinamis) atau Archive Administrative (statis). Begitu juga prinsip pengelolaan arsip yakni original order (aturan asli) dan provenance (asal usul).

Ketertarikan pada arsip dinamis membawa diri untuk menempuh pengalaman dalam beberapa proyek pembenahan dan penataan arsip antara lain Kementerian Luar Negeri, penataan arsip Angkasa Pura I, pembenahan arsip Bank DKI, perencanaan pembenahan arsip Badan Rekonstruksi dan Rehabilitasi pasca tsunami Aceh, survey prospek proyek pembenahan di Kementerian Pertanian (2007-2008).

Adalah rekan kelas semasa kuliah, tyas cahyani yang mengantarkan untuk mendapatkan pengalaman tersebut pada pekerjaan kearsipan di Arsip Nasional RI Cq. Pusat Jasa Kearsipan tahun 2007 s.d 2008. Nasibnya lebih dulu di terima sebagai PNS di instansi tersebut.

Dua tahun menjalani pekerjaan kearsipan dalam jangka tertentu, menarasikan cara pandang arsip sangat terkait dengan produk administrasi sesuai jenjang organisasi dan kontek kewenangan dari organisasi negara.

Hal menarik ketika penataan arsip kemlu (2007), saling tebak dengan bang robi (arsiparis anri) tentang draft klasifikasi kemlu yang sedang di susun oleh tim manual pusat jasa anri. Tebakan itu aku menangkan ketika klasifikasi kemlu kala itu memiliki genre klasifikasi kegiatan.

Sosok almarhum Sauki Hadi Wardoyo (ketua tim) penulis kenal sejak kuliah, mempunyai cara pandang arsip sebagai rekaman transaksi tiap level organisasi meyakinkan tebakanku kala itu. Prinsip provenance diterjemahkan kedalam tiap klasifikasi arsip.

balik maning di topik, yakni cara pandang kearsipan

Setelah pemahaman, pengalaman kerja, ada hal ketiga yang juga dapat merubah atau menggeser cara pandang kearsipan. Apa coba?, yakni habitat pekerjaan sehari hari

Penulis teringat cerita dari Galuh (Lembaga Administrasi Negara) Dia bertanya kepada penulis, apakah menjadi salah jika terdapat perbedaan cara atau sistem penataan di pusat arsip(records center) LAN dengan arsip yang akan dipindahkan(kala itu galuh ditugaskan untuk memindahkan arsip di salah satu unit pengolah)

Pertanyaan diatas merupakan pemandangan bahwa Arsiparis yang ditempatkan di central file ( unit pengolah) bisa jadi memiliki cara pandang yang berbeda dengan arsiparis yang yang ditempatkan di records center (unit kearsipan)

#mushola #ramadhan

Kurang lebih 24 hari menuju Bulan Suci Ramadhan, berbagai persiapan dilaksanakan. Termasuk di Perumahan Villa Tanah Baru, pembangunan Mushola sejak hari pertama di tahun 2019 sampai hari kamis tanggal 10 April 2019 dipersiapkan agar Ramadhan sebagai madrasah dapat hadir di perumahan VTB.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/08/mushola-di-villa-tanah-baru/

Aktivitas warga dalam semarak 🎉 Ramadhan taun lalu, yang berlangsung secara utuh sehari semalam dapat meningkat di tahun ini selama satu bulan. Hal tersebut karena ridhlo sang Khaliq atas ketersediaan bangunan Mushola.

Pengerjaan pembangunan Mushola yang digawangi panitia berproses sampai bangunan siap guna/pake.
Berikut gambaran umum dari pengumpulan infaq dan pembelanjaan sampai dengan hari Senin, 8 April 2019 jam 11.20 WIB
Jumlah infaq: Rp.102.810.000,-
Jml pembelanjaan: Rp.91.725.000,-
Saldo uang Rp.6.665.000,-
Saldo barang : 35 sak semen, keramik 55 kardus

DAFTAR INFAQ
Pratama Persada: 10 jt, PT. MN. Investama (Relasi Bp. Suwandi): 10 juta, Abdul Haris Semendawai : 8 Jt, 4. Bp. Nurul Muhamad: 8 jt, G. Eko Saputro: 9,650.000, Suwandi: 4 jt, Adik Suwandi : 4 jt, Endang G2: 2,5 jt, Hj Suryadi (D9) : 2,420,000 (hebel dan semen), Kader PKS se Tanah Baru: 3 Jt. Hamba Allah E7 : 2 jt, Baderi : 2 Jt, Hadi Suprayitno G1 : 2 Jt, Bayu Suryono Hadi : 2 Jt, Gagah Pramada : 1,6 juta, PT Multi Consulting Utama (Relasi Bp. ade): 1,5 juta, Jawahirul Ade Ahyar : 1 jt, Ari Cahyo : 1 jt, Afrian Jowan P : 1 jt, Roesdan : 1 jt, agus : 1 Jt, Krestiana Evelyn :1 Jt, Wahyuni(ibunya Bp.Agus): 1 Jt, Zidane : 1 Jt, Hj. Apriyanto Nugroho : 1 Jt, Habib Salim : 1 jt, Rayhan : 1 Jt, Maradona: 1 Jt, Irvan Ardiansyah : 1 Jt, Nasywa : 1 jt, Pradipta : 1 jt, Arisan ibu2 blok FGH : 1,1 jt, Roenaeti : 1 Jt, Hj. Anwari: 1Jt, Aan Mardian : 1.120.000 (semen 20 sak) Hamba Allah F4: 700 rb, Fatimatuzahra: 800 ribu, Nurdin: 500 ribu, Romli : 500 ribu, Hamba Allah F7 : 500 ribu, Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500 ribu, Juhani : 500 ribu, Hj. Syamsudin : 320 ribu, Hamba Allah F1:300 rb, hamba Allah: 300 ribu, Hamba Allah : 200 ribu, Bu Yanti C9 : 150 ribu, Hamba Allah : 350 ribu, Hari Susilo BNI (temen pak irwan) : 300 ribu, Hamba Allah (saudara pak wandi) : 500 ribu, Jamaah mushola al ikhlas gd. Migas: 500 ribu, normawati : 1 juta (ibunda Bp. Irwan), ibu ifa rufaida :1 juta (kakak Bp. Irwan)

Total pembiayaan per hari Sabtu, 31 Maret 2019 sebesar 91.725.000 dg rincian
1. Infaq bentuk barang : 2.420.000 ( hebel & semen)
2. Gaji tukang 16 – 31 Maret (Bp. Eko) : 11.250.000, –
3. Operasional belanja material (Bp. Irwan): 4,8 juta
4. Pembiayaan 1 Jan – 22 Maret melalui Bp. Nurul: 73.255.000

Atas nama Panitia Pembangunan Mushola di VTB, kami mengucapkan terima kasih kepercayaan infaq bapak ibu, semoga menjadi jariyah dihadapan Allah yang tidak berhenti sampai kapanpun. Amiin.

Saat ini sedang dikebut pengerjaan lantai bawah untuk persiapan aktivitas berjamaah di mushola seperti Sholat berjamaah, tarawih berjamaah, buka bersama, tadarus Al Qur’an, dlsb.

Semoga menjadi kebaikan di sisi Allah, kebaikan untuk lingkungan di RT 10 Villa Tanah Baru

Dalam waktu yang hampir bersamaan, penulis mendapatkan tiga pertanyaan terkait teknis penyusunan naskah dinas.

Pertanyaan pertama datang melalui pesan singkat pada 7 April 2019, Mariani seorang kepala seksi pada subdit perencanaan infrastruktur Migas mengkonfirmasi terkait bentuk nota dinas yang tidak bisa ditembuskan ke unit kerja luar Ditjen Migas.

Pertanyaan yang kedua melalui sambungan telepon pada 8 April 2019, Agus Mendrova kepala sub bagian pada Bagian Rencana dan Laporan mengkonfirmasi pencantuman tembusan pada naskah Korespondensi bentuk surat Sesditjen Migas kepada Kepala PUSDATIN.

Pertanyaan yang ketiga pada 8 April 2019 dari Indana petugas persuratan pada Subdit Eksploitasi tentang pemilihan naskah bentuk nota dinas atau bentuk surat dinas untuk menuangkan komunikasi kedinasan dari Direktur Pembinaan Usaha Hulu pada Ditjen Migas kepada Direktur Panas Bumi pada Ditjen EBTKE.

Dari ketiga pertanyaan tersebut, penulis merujuk peraturan menteri ESDM nomor 42 tahun 2015 dan peraturan kepala ANRI nomor 2 tahun 2014 yang mengatur tentang tata naskah dinas.

Mengapa penulis merujuk Peraturan Kepala ANRI? Yang kemudian pada tulisan ini disebut Perka. Bukan hanya mendasarkan pada Peraturan Menteri ESDM saja? Yang kemudian pada tulisan ini disebut dengan Permen

Alasannya adalah tata naskah dinas tersurat pada Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Sebagaimana ketentuan pasal 32 pada Peraturan termaksud disusunlah pedoman tata naskah dinas di instansi pemerintahan.

PEMBAHASAN
Dari tiga pertanyaan tersebut, permasalahan penerapan tata naskah dinas sering muncul adalah perlunya konfirmasi kembali terkait:
– pengertian
– bentuk naskah dinas korespondensi yakni bentuk “surat dinas” dan bentuk “nota dinas”
– wewenang pembuatan dan penandatanganan
– susunan
– Hal yg diperhatikan

Sajian pada tulisan ini membandingkan antara Permen dan Perka
🌟 Pengertian
Versi Permen:
– Nota Dinas dipergunakan untuk komunikasi pejabat antar unit dalam organisasi baik vertikal maupun horizontal berisi laporan, saran atau usulan suatu tugas kedinasan.
Versi Perka:
Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan lembaga.

🌟 Wewenang pembuatan dan penandatanganan
Versi Permen:

– Nota Dinas merupakan naskah dinas intern dibuat pejabat melaksanakan tugas menyampaikan laporan, pemberitahuan.

– Surat dinas intern digunakan dalam suatu unit organisasi di
lingkungan KESDM garis jalur ke atas/ke bawah dan horizontal.

– Untuk Nota Dinas ditandatangani pejabat pimpinan Unit

Organisasi ke bawah tidak ditembuskan ke unit pimpinan Unit Organisasi lainnya

Versi Perka:
Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat suatu lembaga sesuai dengan

tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya

🌟 Hal yang Perlu Diperhatikan
Versi Permen:
Tembusan Nota Dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

Versi Perka:

– Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

– tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern lembaga.

– Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan yang nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.

SIMPULAN KESATU
Dari hal tersebut diatas maka dapat disimpulkan bahwa pertanyaan pertama terkait dengan tembusan yang ditujukan pihak luar KESDM untuk bentuk naskah korespondensi internal merupakan penyimpangan kaidah tata naskah dinas baik versi permen maupun perka.

Untuk pertanyaan ketiga, dapat disimpulkan bahwa kaidah tata naskah dinas memungkinkan pengguna bentuk Nota Dinas. Hal tsb dengan alasan bahwa direktur pembinaan Usaha Hulu Migas dan direktur panas bumi masih satu lembaga (versi perka).

Pertanyaan ketiga tersebut dapat dijawab dengan penggunaan bentuk Surat Dinas jika mendasarkan versi permen, berikut beberapa alasan bahwa kedua direktur tersebut berada di dua satuan kerja yang berbeda yakni pada Direktorat Jenderal Migas dan Direktorat jenderal EBTKE maka tidak masuk kategori jalur komunikasi vertikal dan horizontal melainkan diagonal. Meski dalam satu lembaga.

Keterangan di atas didukung dengan fakta bahwa komunikasi kedinasan dari sekjen ke dirjen, atau dari kepala biro pada sekjen KESDM kepada sesditjen pada Ditjen biasa menggunakan naskah korespondensi bentuk “surat dinas”

Untuk itu kita sajikan pengertian, wewenang dan pembuatan dan penandatanganan naskah korespondensi bentuk “surat dinas”

🌟 Pengertian
Versi Permen:
– Komunikasi ekstern adalah tata hubungan penyampaian informasi kedinasan yang dilakukan oleh pejabat di lingkungan KESDM dengan pihak lain.
– Surat dinas ditujukan kepada pihak/instansi lain, baik badan
pemerintah, swasta, maupun perseorangan berisi informasi
kedinasan dalam rangka pelaksanaan tugas di lingkungan KESDM.
Versi perka:
Naskah Dinas Korespondensi Ekstern yang selanjutnya disebut surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar lembaga yang bersangkutan.

🌟 wewenang penandatanganan
Versi permen:
Surat dinas ditandatangani pejabat
sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Versi perka:
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya

🌟 Susunan
Versi permen:
Tembusan perlu diperhatikan penulisan:

– kata tembusan di sebelah kiri bawah diikuti tanda baca

titik dua (:).

– kata tembusan tidak perlu ditambah kata Yth.

– kata arsip atau file tidak perlu karena sudah berlaku

dengan sendirinya.

– dibelakang objek tembusan tidak ditambah keterang

an yang tidak perlu (contoh sebagai laporan) dan

tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.
Versi perka:
– tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada)

🌟 Hal yang Perlu Diperhatikan
Versi perka:

-Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas.

– Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran

dicantumkan jumlahnya.

– Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.
Versi permen:
Diperjelas pada tiap bagian dari susunan surat dinas

KESIMPULAN KEDUA
Pertanyaan kedua dapat dijawab bahwa bentuk surat dinas dapat mencantumkan tembusan jika ada (versi perka). Penekanan pada versi permen terkait tembusan adalah penulisan dan praktik pencantuman kata “file” atau kata “sebagai laporan”

Pencantuman Tembusan pada bentuk nota dinas dapat dilakukan namun dengan catatan “ditujukan intern lembaga”.

Terkait dengan pertanyaan kedua yakni pemilihan naskah Korespondensi bentuk surat dinas menarik untuk dilakukan pendalaman:
– apakah sifat komunikasi diagonal sebagaimana pengertian nota dinas versi permen termasuk komunikasi eketern??
– apakah tujuan surat (direktur panas bumi) merupakan pihak lain atau pihak yang sama dengan direktur usaha Hulu?

KESIMPULAN AKHIR
keterbatasan pembahasan tidak mengerucut ada kesimpulan namun memunculkan pertanyaan dan kegelisahan yang baru.
– kenapa komunikasi kedinasan sekjen ke dirjen mempergunakan bentuk surat?, kenapa selama ini surat dari kepala biro pada sekjen ke pejabat di lingkungan KESDM berbentuk surat?
– kenapa komunikasi diagonal seolah terlarang sehingga harus mempergunakan bentuk surat?
– Bagaimana kondisi terdahulu sehingga memunculkan kebiasaan tsb?
– apa yang melatarbelakangi penentuan naskah bentuk surat selain versi perka dan permen itu?
-Apakah gedung kantor di lingkungan KESDM yang terpisah alamat menjadi definisi yang mempertebal pengertian bahwa bukan satu pihak (pihak yang berbeda), trus menentukan bentuk naskah Korespondensi bentuk surat????
– apakah karena Kuasa Pengguna Anggaran yang berbeda mendefinisikan penentuan bentuk Korespondensi???

Selain berasa tafsir dan pemahaman penulis yang keliru dan adanya peribahasa “Lain lubuk lain belalang lain pula iklannya”, “Deso mowo coro, kuto mowo toto”
mengintervensi kegelisahan menjadi penerimaan meski tetap harus disesuaikan pada kesepakatan dalam bentuk amanah perundangan.

Kali kedua pulang kampung di tahun 2019. Sebelumnya pulang kampung kutulis pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/03/pulang-ke-sleman-jogja/

Sejak jam 14.00 WIB, Jumat, 5 April, keluar tol weleri atau Km 385 lebih dari tabuh 11 malam. Saldo dalam kartu tol hanya tersisa 137 ribu saja, dengan tenang setelah menempel kartu, seorang petugas menyarankan untuk membayar tunai sebesar 177 ribu.

Ada hal yang rutin dilakukan saat pulang kampung adalah mengunjungi tempat hiburan yang murah meriah kepada anak. Selain itu, makan bersama (jajan) untuk mengenang masakan yg dulu pernah menjadi kenangan. Atau keliling2 jalan menyusuri memori dahulu dimana pernah tinggal .

Kepulangan ke Sleman kali ini selain membesuk orang tua dan mendekatkan cucu kepada kakek dan nenek mereka, ada semangat menghadapi ramadhan. Meski urung bermaaf maafkan atau mengunjungi sanak 👪 keluarga, namun adanya pertemuan, menghilangkan prasangka buruk.

Sabtu, 6 April dini hari mendekati jam 🕒 tiga, sampailah di depan rumah makan mbah ndumok. Warung yg dibilang legend, krn lebih dari 30 an tahun menjajakab bakmi dan nasi goreng ala Sleman Yogyakarta. Makanan ini yang mengingatkan memori ramadhan bersama adik sewaktu lepas ditinggal ibu nun jauh di alam yang berbeda.

Selepas istirahat di pondok 🏡 indah mertua, menyambangi bapak yang sedang dilanda meriang. Berbekal jajanan dan minuman ringan dari Markaz Swalayan, menghadirkan keceriaan cucu kepada kakeknya. Kali ini kakek kecapean, karena kerja sosial di rumah paman (lek Slamet), membereskan bangunan rumah dengan melakukan aktivitas tukang batu.

Keceriaan cucu yakni nasywa dan dipta menambah kebanggaan kakek wahono selain adanya cucu nayla (anak adik ari). Akhirnya mendarat di taman denggung dimana kesenangan hiburan taman bermain mobil 🚙 batre berjalan, kincir mini dan istana boneka menjadi sarana interaksi kakek dengan cucunya.

Tak sampai petang, krn badan kakek sudah mulai kedinginan dan besok minggu ada jadwal berkesenian sebagai musisi dangdut, berpisah untuk menuju ke Jabung.

Minggu, 7 April adalah saat untuk melegakan keinginan dipta yang masih terngiang dengan ombak dan pasir pantai Parangtritis. Bersama kakung Margino, Uti dan Om Isus mandi bersama ombak 🌊 terguling sampai menangis takut dari kehebatan alam.

Tengah hari sebelum pulang ke rumah Jabung makan bersama dari bekel makanan yang dimasak Uti malam harinya. Seperti biasanya, Dipta makan dengan lahap.

Setelah sampai di rumah, sembari mengantar Nayla balek ke Sucen, kuajak mereka ke Makam Sucen, tempat persinggahan terakhir mamaku,Romilah. Semoga mereka tau dan mengenal bahwa ada neneknya yg selama ini menjadi orang paling berjasa dikehidupan bapaknya meski telah berada di alam yang berbeda.

Senin, 8 April 🕒 14.00 WIB pun meluncur balik ke Depok dimana pagi hari sempat sarapan 🥣 soto ketingan bersama bapak Wahono, sekaligus berpamitan. Lima jam menuju jalan tol, Dipta dg julukan Thole ngewer di celana.

Hujan yang deras diikuti kilatab petir ⚡ membuat kembali istirahat setelah rest Area 294B. Tak berapa lama, dengan wirid maha suci Allah dari lisan untuk menambah keberanian mengendarai mobil 🚙, berhenti kembali di Rest Area 208. Jam 🕒 00.00 WIB dini hari Selasa 9 April memejamkan mata hampir satu jam di rest Area 102 dan menghabiskan segelas kopi hitam seharga 6.000.

Kamis, 4 – 5 April 2019 bertempat di Pusat Vulkanologi dan Mitigasi Bencana Geologi (PVMBG) Bandung, forum persuratan dihadiri pengelola ketatausahaan di lingkungan KESDM. Forum tersebut merupakan pertemuan kedua, sebelumnya 13 Maret 2019 pada kick off metting nadine 2.0 di Wisma PGN Bandung .

Forum yang diinisiasi PUSDATIN (unsur pelaksana dukungan urusan teknologi informasi) dan berkolaborasi dengan Biro Umum ( unsur pelaksana dukungan persuratan), dalam kerangka pemanfaatan TIK untuk persuratan.

Dalam kurun 2015 s.d. 2018, kebutuhan pengelola tata usaha untuk urusan persuratan dilaksanakan dengan beberapa versi aplikasi pada tiap satuan kerja di lingkungan KESDM.

– Versi Biro Umum : dipergunakan untuk pencatatan surat masuk dan keluar di Sekretariat Jenderal.
– Versi Pusdatin KESDM : Terkenal dengan nama TNDE
– Versi Ditjen Migas: dipergunakan sejak tahun 2003, dikembangkan pada tahun 2011, migrasi dengan sistem operasi yang berbeda pada tahun 2013, dan atas arahan langsung Dirjen pada tahun 2016, diadobe dan dikembangkan kembali oleh Sekretariat Jenderal KESDM, diadobe dan dia berikan nama NADINE dan di BPSDM
– Versi Gatrik: sempat terkenal di antara para direktur jenderal diterapkan di Ditjen Ketenagalistrikan kemudian aplikasi ini diadobe untuk beberapa satker di antaranya Ditjen Minerba, inspektorat jenderal, dan Balitbang
– Versi EBTKE: meski satker baru diantara satker lain di lingkungan KESDM, melaunching aplikasi persuratan di tahun 2017 (dikembangkan sejak 2015).

Beberapa versi tersebut selama satu tahun (2018) diintegrasikan dengan menggandeng vendor SOA (telkom). Meski demikian sering terdapat beberapa kendala, untuk itu PUSDATIN mengembangkan aplikasi yang dapat mengakomodir praktik persuratan di seluruh satker dalam satu versi.

Selain itu terkait pula dengan kebijakan Wakil Menteri ESDM (Bp. Archandra), bahwa dimulai 2019 merupakan tahun dimulai moratorium penganggaran aplikasi pada tiap satker di lingkungan KESDM. Anggaran dipusatkan di PUSDATIN.

Kebijakan pemusatan anggaran di PUSDATIN memiliki konsekuensi untuk pemeliharaan aplikasi persuratan yang sudah diterapkan pada masing masing satuan kerja di lingkungan KESDM.

Yang menarik buat penulis adalah penentuan usaha pemeliharaan aplikasi persuratan bukan lagi melakukan integrasi dari lima versi aplikasi persuratan yang tersebut diatas (versi biro umum, versi PUSDATIN, versi Ditjen Migas, versi EBTKE, versi Gatrik), namun dikembangkannya nadine versi 2.0 yang diharapkan dapat dipergunakan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan KESDM.

Pengambangan versi PUSDATIN saat ini mengusung konsep partisipatif dari pemilik bisnis proses persuratan yakni yang tergambar pada beberapa versi aplikasi persuratan.

Penulis belum mendapatkan update hasil pertemuan pertama, meski demikian berdasarkan file yang dishare oleh Kasubag TU menteri (Irwan) pada WAG nadine 2.0 dapat digambarkan bahwa melalui Biro Umum Cq. Bagian Tata Usaha melaksanakan identifikasi proses bisnis dengan mengunjungi satker yakni 20 – 30 Maret 2019 di Ditjen Gatrik, di Ditjen EBTKE, dan di Ditjen Minerba.

Hasil kunjungan terdokumentasi namun masih bersifat umum yang menggambarkan proses bisnis persuratan misalnya adanya asas sentralisasi yang dilaksanakan oleh Ditjen Gatrik dalam penerimaan dan pencatatan surat (Masuk dan Keluar). Berbeda dengan ditjen Minerba yang masih terdapat praktik penerimaan surat pada tiap direktorat tanpa registrasi di unit tata usaha.

Menurut penulis, agar mendapat identifikasi yang konsisten perlu dipersiapkan suatu formulir yang terdiri dari pengurusan surat (mail handling) dan formulir penyusunan naskah dinas.

Lingkup pengurusan surat (mail handling) dengan ilustrasi antara lain:
– Pencatatan(registrasi) /input data surat masuk dengan bukti kerja agenda surat masuk. Kegiatan yang dilaksanakan oleh petugas surat atau arsiparis pelaksana pada unit tatausaha. Hal2 yang akan terintegrasi dalam pencatatan surat masuk misalnya surat tembusan menjadi akibat dari pencatatan satu unit tata usaha. Contohnya : surat dari SKK Migas kepada Menteri ESDM yang ditembuskan ke dirjen Migas diinput oleh petugas Tu kementerian, sedangkan tu dirjen Migas akan menerima data surat yang telah diinput pada akun pejabat pengawas (kasubag tata usaha Ditjen Migas)

– Penerusan surat masuk sampai dengan tujuan surat. Meskipun penerusan tidak lagi membawa fisik surat karena telah di pindai atau diterima dalam bentuk pdf, namun tidak menghilangkan beban kerja petugas penerusan surat masuk. Jenis pekerjaan meneruskan surat beralih kepada pekerjaan menyimpan surat sampai batas waktu tertentu. Misalnya menyimpan surat masuk sampai dengan dua bulan kemudian memindahkan ke ruang arsip. Kemudian keterbatasan dalam scan surat masuk memungkinkan penerima surat menelusuri dokumen lampiran yang bertandatangan basah atau lampiran bentuk buku.

– Pejabat pengawas (kasubag tu, atau kasubag umum) melakukan pengawasan kebenaran pencatatan surat. Vlidasi kesesuaian pencatatan surat sebelum dikirim ke sekretaris pimpinan merupakan bukti kinerja pejabat yang bersangkutan, selain itu sebagai sumber data pembuatan laporan jumlah surat pada tiap triwulan atau laporan tahunan.

– Sekretaris pimpinan menerima surat untuk disampaikan di meja pimpinan (surat bentuk kertas). Meski beralih dari kertas ke pdf yg dibungkus aplikasi, tugas sekretaris pimpinan dalam menyajikan surat masuk kepada pimpinan tetap melalui beberapa pengkategorian misalnya
⬜ pemilihan bentuk undangan,
⬜ surat masuk yang berasal dari menteri atau wakil merupakan prioritas bagi pejabat eselon 1(dirjen dan kepala badan)
⬜ Surat bersifat tembusan menjadi potensi akan mengganggu pimpinan (mengingat kesibukan pimpinan)
⬜ Surat yang dobel atau ganda karena kesalahan validasi pejabat pengawas

– user pimpinan melakukan disposisi surat. Diibaratkan meja kerja yang berisi surat masuk, dasbord pada user pimpinan diusahakan seminimal mungkin, sama halnya meja pimpinan yang tidak terlalu banyak map surat. Kemudahan dalam melihat isi surat (dalam hal aplikasi tidak terlalu aktivitas klik) menjadi pertimbangan programer.

– dan seterusnya sampai pada petugas persuratan yang lain.

Formulir tersebut bukan hanya diisi dengan wawancara pada praktik persuratan secara aktual, namun formulir tersebut dapat diisi dari alur proses bisnis persuratan yang telah diimplementasikan pada aplikasi persuratan berbagai versi termaksud

Pengisian formulir dapat mempercepat identifikasi dan memetakan perbedaan proses bisnis pada masing aplikasi yang berbeda versi termaksud.

Dengan demikian dapat tersusun dokumen perencanaan sebagai dasar pengembangan aplikasi persuratan yang akan diberlakukan untuk seluruh satuan kerja di lingkungan KESDM

#arsiparis #kearsipan

Masuk triwulan kedua (April) tahun 2019, khazanah dan koleksi arsip, daftar arsip, data arsip, boks arsip, berkas dan jenis arsip semakin bertambah sebagai hasil beberapa aktivitas yang mengisi hari hari di unit kearsipan Ditjen Migas.

Senin, 1 april 2019
1. melakukan stock opname yakni mengisi ruang simpan offstorage dengan menggantikan arsip yg pernah diolah pada 5 tahun yang lalu (2014)
2. Melanjutkan proses manuver berkas untuk jenis arsip niaga Migas.
3. Mengolah berkas Pegawai aktif
4. Penerimaan pemindahan arsip jargas
5. Deskrepsi arsip hasil kajian tenaga ahli (laporan pekerjaan pihak ketiga)
6. Pemilihan dan mensortir berkas ke kelompok eselon 3

STOCK OPNAME
Meski mempergunakan istilah yang biasa dipergunakan dan kita bisa dengar di dalam manajemen gudang, stock opname pada tulisan ini dimaksudkan untuk menggambarkan aktivitas menyimpan arsip di ruang offstorage dengan menukar dg arsip yang direncanakan untuk dilakukan pengolahan kembali.

Gondo dan Avis memindahkan arsip dari Gedung 🏢 Migas ke ruang simpan sistem sewa yang berjarak kurang lebih 10KM dengan mempergunakan mobil operasional yang dibawakan sopir bernama Angga.

Stock Opname hari ini dilaksanakan untuk mengirim 100 boks dan menarik arsip sebanyak 50 boks (arsip pada jenis/seri yang berbeda untuk dilakukan Manuver berkas)

MANUVER BERKAS
Berkas aktif untuk jenis arsip niaga Migas, memuat judul nama perusahaan. Berkas aktif yang berada di central file (penguasaan unit pengolah), telah berubah menjadi inaktif dan diterima di ruang arsip (unit kearsipan).

Agar memudahkan dalam penyimpanan di ruang arsip (penguasaan unit kearsipan) maka berkas tersebut diolah kembali. Skema penataan yang dipergunakan untuk menyimpan berkas niaga Migas bukan berdasarkan nama perusahaan, namun berdasarkan jenis izin usaha niaga Migas secara urut per tahun.

Perubahan skema penataan pada central file ke records center didasarkan pada status arsip yang sudah jarang untuk dirujuk atau menurun tingkat penggunanya. Perubahan skema penataan terwujud dari penamaan berkas.
Contohnya:
Berkas niaga umum BBM tahun 2014 adalah berkas permohonan izin yang terdiri dari kumpulan berkas tiap nama perusahaan yang mengajukan dan telah menerima sertifikat izin usaha.

Manuver berkas Niaga Migas dilaksanakan oleh dinda dibantu oleh empat orang siswi magang yakni Tania & Zaenab dari SMKN 51 Jakarta, dan Farah & Nadia dari SMKN 47 Jakarta.

BERKAS Niaga Migas sejumlah 311 boks telah dimanuver menjadi kurang lebih 180 boks.

BERKAS PEGAWAI AKTIF
Dampak renovasi yang dilaksanakan di Gd. Migas pada tahun 2018, menyisakan berkas kepegawaian yang tidak dapat dibawa serta pada ruang kerja saat ini. Konsekuensi dari dampak tersebut adalah berkas Pegawai aktif dipasrahkan oleh unit kepegawaian Ditjen Migas kepada unit kearsipan.

Sejak di unit kepegawaian, penyimpanan berkas Pegawai mempergunakan map gantung dan ditempatkan pada rol opek yang digantung. Rol opek yg dibongkar saat renovasi ruang kerja tidak dipasang kembali di ruang kerja unit kepegawaian.

Pengolahan berkas Pegawai aktif yang dilakukan oleh unit kearsipan saat ini adalah menggunakan plastik pocket yang diletakkan pada odner. Aktivitas tersebut dilaksanakan kasmari dan junaidi alfin. Pemindahan file kepegawaian dari map gantung ke plastik pocket sesuai dengan berkas perorangan pegawai aktif. Sampai hari ini telah selesai 40 berkas perorangan yang dikerjakan.

PENERIMAAN PEMINDAHAN ARSIP
Sejak pagi hari senin 1 april 2019 , seorang staf subdit pembangunan infrastruktur Migas pada Direktorat Infrastruktur Migas bernama Imam, menghubungi arsiparis di ruang arsip. Atas arahan dari pimpinan staf tersebut berkoordinasi dalam rangka pemindahan arsip. Arsip yang semula masih berada di kontraktor (PT Adhi Karya).

Sebanyak 40 kardus berisikan dokumentasi administrasi pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga Tahun Anggaran 2016 telah diterima di ruang arsip pada Gedung Migas.
Baca juga layanan penyimpanan pada tautan
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/
Baca juga layanan penelusuran
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/01/arsip-infrastruktur-migas/

DESKRIPSI ARSIP
Istilah umum deskripsi arsip adalah input data. Sejak minggu yang lalu, Mulyanto melaksanakan input data ke aplikasi arsip digital. Seri arsip yang dikerjakan adalah laporan hasil pekerjaan konsultan atau hasil kajian tenaga ahli.

Sebanyak 70 an boks yang telah selesai dilakukan input data, diberikan nomor folder dan nomor boks (boks 717 – boks 790). Jenis arsip ini yakni boks 1 – boks 716 telah dipindahkan ke Gd. Pusat Arsip KESDM (bernilai penelitian dan dokumentasi sebagaimana tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/21/penyelamatan-memori-organisasi/

PEMILAHAN DAN PENYORTIRAN
Kegiatan pemilahan dan penyortiran dilaksanakan oleh penulis sebagai arsiparis penyelia. Kegiatan tersebut dilaksanakan berdasarkan uji arsip untuk mendapatkan kualitas arsip (autentitas dan reabilitas).

Arsip akan ditinjau dari segi kontek yakni kegiatan yang sesuai dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip. Jika didapatkan arsip yang lepas kontek maka akan disingkirkan meski konten atau isi arsip sangat terkait. Dari tinjauan konteks, masih banyak bahan2 penyerta yang bukan menjadi produk administrasi dari unit pengolah. Hal tersebut masih bernilai administrasi jika berada di central file(unit kerja), namun akan menjadi beban penyimpanan pada records center (unit kearsipan) jika masih dipertahankan.

Kewenangan unit kerja yang berubah sesuai peraturan tata kerja yang berlaku pada masanya menjadi dasar skema penataan. Contohnya kewenangan dalam harga gas yang semula ditangani direktorat pembinaan usaha Hulu Migas Cq. Subdit Pemanfaatan Gas menjadi dasar skema penataan sampai dengan kurun waktu beralih kewenangan ke direktorat pembinaan program Cq. Subdit penyiapan program.

Dan ketika saat ini kewenangan harga gas kembali ke direktorat penbinaan usaha Hulu Cq. Subdit pengembangan dan penilaian usaha Hulu tidak akan merubah penataan arsip harga gas sesuai kurun waktu saat kewenangan berada di Direktorat penbinaan program Migas.

Selain itu arsip ditinjau dari struktur (bentuk dan kelengkapan serta bentuk fisik lain yang menunjukkan autentik). Bentuk surat masuk dikategorikan arsip jika telah terdapat tanda registrasi dari unit penerima surat dan terdapat disposisi (arahan pimpinan). Disposisi dituangkan pada formulir penyelesaian surat masuk (di KESDM disebut dengan selendang surat)

Bentuk tulisan disposisi yang terlihat copy menunjukkan duplikasi yang dapat disingkirkan. Disposisi kepada beberapa unit kerja menunjukkan duplikasi arsip (simpan asli dan singkirkan bentuk kopi)

Tulisan pada https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/12/05/uji-arsip-migas/ menunjukkan beberapa teknis pemilahan dan penyortiran.

Arsip yang berasal dari unit pengolah bersifat teratur yang ditempatkan pada odner dengan diberikan judul (mengacu konten/isi arsip). Dengan menghubungkan dengan kewenangan yang dimiliki unit asal arsip serta pengujian struktur maka bisa jadi judul pada odner akan dipertahankan. Namun jika lepas konteks dan tidak lolos uji struktur maka akan diberikan nama dan ditempatkan sesuai dengan kelompoknya (sesuai skema penataan dan penyimpanan)

Skema penataan dan penyimpanan mendasarkan pada fungsi unit substansi dan fungsi fasilitatif(misalnya persuratan, keuangan, kepegawaian, perencanaan, pelaporan, pengadaan, perlengkapan).

Semula dengan odner dipindahkan ke map (Pada map diberikan kode unit kerja asal arsip dan judul berkas) kemudian diikat yang dibantu staf lain yakni Tatang Nurkiyawan dan Mikun untuk mengikat dan merapikan bahan non arsip & duplikasi.