Nurul Muhamad

Dalam tiga tahun belakangan ini, kehidupan keseharian tidak bisa dilepaskan dari sarana berbasis teknologi informasi komputer. Misalnya ada rasa enggan untuk naik angkot atau merasa mahal jika naik taksi, kebutuhan transportasi keseharian menuju dan meninggalkan kantor, tersedia layanan jasa gojek dan grab (berbasis teknologi IT)

Bahkan kebutuhan pembayaran pun tersedia layanan yang sama. Penulis hanya ingin menyampaikan bahwa ketersediaan layanan berbasis teknologi tersebut berpengaruh kepada kualitas kehidupan kita sehari hari jika kita memang membutuhkan.

Bagaimana dengan kearsipan???? Apakah kearsipan membutuhkan teknologi IT???, pelaksanaan kearsipan
dapat memanfaatkan teknologi IT, namun apakah pelaku kearsipan membutuhkan layanan berbasis teknogi termaksud.

Penulis pernah mengulas enam tahun silam, tepatnya 31 Januari 2013 pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/01/aplikasi-sistem-kearsipan-dinamis-sikd.html?m=1
Kearsipan diimplementasikan pada pendekatan teknologi informasi komputer yang dikembangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Meski kita dengar sampai dengan tahun 2018 dari pemberitaan online, aplikasi tersebut terus disosialisasikan dan diberikan kepada seluruh instansi pemerintahan, namun belum dipergunakan oleh instansi penerima (contohnya di instansi tempat kerja penulis 🤭).

Penggunaan aplikasi yang disingkat dengan SIKD pada instansi memerlukan contoh dan bukti bahwa aplikasi user friendly. Atau menjadi catatan penting adalah “apakah ANRI sebagai pengembang aplikasi sudah menerapkan secara utuh aplikasi tersebut?”

Beberapa info teman yang bekerja di ANRI, meski dipergunakan secara konsisten oleh unit penerima surat, namun perekaman surat masuk belum sepenuhnya disambut dengan penuangan disposisi oleh pimpinan atas surat dan nota dinas kepada bawahan. Pimpinan masih menuangkan disposisi berbasis kertas.

Idealnya, setelah surat masuk direkam, pimpinan langsung menuangkan arahan atas surat (disposisi) pada aplikasi termaksud. Pencetakan surat dari aplikasi untuk disodorkan ke meja pimpinan merupakan praktik penggunaan aplikasi yang bukan hanya sangat tidak efektif.

Hal tersebut bisa disebabkan pimpinan tidak membutuhkan aplikasi. Disposisi surat lebih mudah dan nyaman jika mempergunakan media kertas. Surat masih bisa di cetak dan dibaca berupa fisik kertas. Toh tinggal memerintahkan sekretaris. Tidak susah, lebih simpel, malah sebagian pimpinan menganggap Disposisi berbasis kertas lebih cepat ketimbang berbasis teknologi

Maklum kalo pimpinan masih gaptek. Atau bisa jadi aplikasi surat terlalu ribet, tidak simpel seperti aplikasi berbasis andorid saat ini. Aplikasi gojek, tokopedia, bukalapak, lazada.

Penulis berpendapat bahwa teknologi dipergunakan sebagai sarana untuk memenuhi kebutuhan. Pertanyaannya adalah apakah persuratan membutuhkan teknologi?, jika iya, logisnya aplikasi berhasil guna.

Kemudian yang perlu diperdalam adalah apakah seluruh orang yang terkait dengan persuratan membutuhkan teknologi? Siapa saja orang/aktor/pelaku di dalam persuratan? Coba kita sebut dan urai kebutuhan para pelaku persuratan di instansi pemerintahan.
– petugas penerima surat, bisa jadi membutuhkan terkait bukti kerja yg mudah dicetak, bukti kerja yang terdokumentasikan, pencatatan dengan komputer lebih menyenangkan dibanding pencatatan dengan buku,

– sekretaris pimpinan juga membutuhkan untuk dokumentasi persuratan yg handal, tangg dan jam surat masuk yang tepat tidak bisa rubah lagi terkait dengan komputerisasi. Selain itu, dengan pencarian pun menjadi mudah. Namun demikian, masih tergantung pada pimpinan.

– pimpinan yang belum merasa butuh teknologi, ada kemungkinan untuk tidak mempergunakan. Makanya sering kita dapati aplikasi persuratan tidak berkembang.

– pengadministrasi menyesuaikan pimpinan
– arsiparis menerima arsip dalam media apapun

Dari kelima pelaku persuratan, user pimpinan lah yg sering ditemui penulis jadi bukti aplikasi surat tidak berjalan dengan utuh. Surat mandeg di akun pimpinan.

Kalo pimpinan yang mendiamkan surat masuk pada akun nya, sekretaris mau bagaimana?, dan mau mengingatkan terus menerus?, atau mungkin menawarkan agar surat di cetak dan disodorkan di meja pimpinan untuk dilakukan diaposisi?

Terkait hal tersebut, enam tahun yang lalu yakni tahun 2013, penulis membuat ulasan pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2013/01/kritik-terhadap-penggunaan.html?m=1

Tulisan tersebut menganalisa bahwa pemanfaatan teknologi sebagai bagian dari terobosan untuk memecahkan permasalahan birokrasi yang terlalu berliku liku. Namun demikian, pengembangan aplikasi surat harus mendasarkan pada kebutuhan pengguna, dan termasuk yang utama adalah kebutuhan pimpinan.

Penyediaan sarana persuratan elektronik bukan pada agenda setting, namun pada pemenuhan kebutuhan para pengguna.

Berdasarkan hal hal tersebut diatas lah, ketika penulis ditugaskan untuk mengawal penyediaan aplikasi persuratan elektronik sebagaimana ulasan penulis pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/10/persuratan-elektronik.html?m=1
dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Secara langsung pucuk pimpinan mendikte penyediaan sarana pengelolaan surat berbasis teknologi informasi komputer. Hasilnya cukup berhasil guna.

Tantangan kedepan adalah mempertahankan capaian dimana pergantian pimpinan merupakan hal logis dari pengelola organisasi. Apakah aplikasi persuratan tetap dapat exis ditangan pimpinan yang berganti???

Kamis, 28 Maret 2019 di Gd. Puslitbang Ketenagalistrikan dan EBTKE terlaksana forum kearsipan Ditjen Migas dengan tema penyusutan Arsip dengan kehadiran kurang lebih 50 pegawai di lingkungan Ditjen Migas.

Di Gedung kantor yg berlokasi di Gunung Sindur masuk daerah administrasi Bogor tersebut, diskusi antar staf pelaksana, arsiparis, pengadministrasi, pustakawan dalam kerangka penyediaan ketersediaan arsip untuk dukungan manajemen teknis Direktorat Jenderal.

Pada kesempatan tersebut sekaligus dilakukan penyerahan daftar arsip yang pindahkan ke Gd. PUSAT ARSIP KESDM yg berisikan ribuan rekaman kegiatan hasil kajian tenaga ahli terkait kemigasan tahun 1992 s.d 2017. Rekaman kegiatan atau arsip yang bernilai memori organisasi (penelitian dan dokumentasi).

Penyerahan daftar arsip sebagai simbolis kegiatan penyusutan arsip (pemindahan ke unit kearsipan). Penyerahan daftar dari Ditjen Migas (Mulyanto/arsiparis pertama) diterima oleh arsiparis madya biro umum (Eka Runi). Penyerahan tersebut untuk merangkai kegiatan pemindahan fisik yang telah terlaksana sebanyak 471 boks pada tahun 2019.

Forum kearsipan dilanjutkan dengan paparan penyusutan arsip di lingkungan Ditjen Migas oleh arsiparis penyelia. Isi paparan terbagi menjadi tiga bagian yakni
BAGIAN PERTAMA
– penyamaan persepsi terkait definisi, kedudukan, dan dan teknis penyusutan arsip agar mendapatkan kesamaan tindakan oleh para pengadministrasi pada unit kerja (unit pengolah)
– wujud tindakan penyusutan ialah memindahkan berkas kerja dari meja dan almari para staf ke ruang file, memindahkan file dari ruangan file ke ruang arsip.
– dilakukan secara rutin yang dibarengi dengan pendataan arsip (penyusunan daftar arsip)

BAGIAN KEDUA
Pelaksanaan penyusutan dimaknai sebagai usaha untuk menjamin ketersediaan arsip. Tercatat beberapa kali pencarian arsip yang berhasil, namun juga beberapa kali masih belum ketemu menjadi ukuran jaminan ketersediaan arsip.

BAGIAN KETIGA
Tanggapan dinamika forum terkait sistem central file, sarana kearsipan(lemari arsip, filling kabinet), keberadaan ruang file di tiap lantai pada Gedung Migas, mengkategorikan arsip, antara arsip atau bahan pustaka.
– Diah Nawangwulan (pengadministrasi pada subdit keselamatan Hulu Migas) menyampaikan peruntukan ruang file yang berada di lantai 14.
– Dani Fajar P (Sekretaris Dirjen): ketiadaan filling kabinet pada ruang kerja sekretariat Dirjen di Lantai 16 yang baru selesai renovasi
– Suminta (Pengadministrasi pada Subdit Wilayah Kerja Konvensional): rencana pemindahan dokumentasi proses penawaran wilayah kerja konvensional (dijilid) apakah ke pusdatin?, apakah ke unit kearsipan?, apakah ke perpustakaan?
– Sinta Raesanti(Pustakawan) : koleksi hasil kajian yang tersimpan di perpustakaan
– Dwi Retno Irawati (pengadministrasi pada Subdit Pengangkutan Migas) : tahap penyusutan arsip

Pada akhirnya, kondisi yang ditargetkan dari kegiatan forum kearsipan termaksud adalah tercapainya pergerakan yang solid dan kondusif diantara para pegawai yang menangani kearsipan (pengadministrasi dan sekretaris pimpinan)

Meski kearsipan di unit kerja belum menjadi aktivitas perkantoran yang diprioritaskan, namun dengan forum kearsipan yang diselenggarakan secara rutin dapat menginisiasi gerakan sadar arsip.

#pemberkasan #penggunaandanpemeliharaan

Hari itu, pada tanggal 19 Maret 2019, dua orang pengadministrasi pada Subdit Pengangkutan Migas (DMOA) yakni Kusmayadi dan Retno Irawati menemui penulis sebagai arsiparis penjaga ruang arsip Ditjen Migas. Mereka menerima tugas dari pimpinan unit kerja dalam menelusuri nota dinas nomor 277/DMOA/2015 tanggal 27 Maret tahun 2015.

Nota dinas tersebut dirujuk oleh Bagian Hukum (SDMH) sebagai jawaban permohonan pertimbangan hukum atas pelanggaran regulasi oleh salah satu badan usaha pemegang lisensi atau izin usaha pengangkutan minyak bumi.

Arsip yang ditelusuri adalah nota dinas bertanda tangan Kasubdit Pengangkutan Migas yang ditujukan ke Kepala Bagian Hukum tentang tanggapan laporan kegiatan pengangkutan minyak bumi melalui pipa yang dilaksanakan oleh BUMN Migas dengan Badan Usaha.

Sebelumnya, Kusmayadi menyampaikan kejanggalan nomor nota dinas dimana pada nota dinas yang lain dengan tanggal dan bulan yang sama menunjukkan lompatan urutan lebih dari 30 nomor. Lompatan urutan nomor nota dinas yang tidak wajar meski beliau tidak dapat menunjukkan buku penomoran nota dinas DMOA.

Kejanggalan penomoran termaksud akhirnya terbukti setelah nota dinas diketemukan dengan perihal yang sama namun nomor berbeda. Nota dinas kasubdit pengangkutan Migas yang dimaksud adalah bernomor 227 bukan bernomor 277.

Ketidaksesuaian pengetikan rujukan nomor nota dinas SDMH yang menjawab nota dinas kasubdit pengangkutan Migas terdapat pada alinea pembuka yang seharusnya 227 diketik 277.

Berdasarkan kejadian nyata terkait penelusuran arsip nota dinas di atas, maka penulis akan membuat beberapa analis dan pandangan umum yang dikaitkan penggunaan dan pemeliharaan arsip.

Meski menjadi instrumen pokok dari pelaksanaan kearsipan, penulis tidak mendasarkan petunjuk teknis tata naskah dinas yang berlaku di Ditjen Migas yang sebetulnya sudah ditetapkan bahwa penggunaan nota dinas bertanda tangan eselon tiga (Kasubdit/Kabag) harus dilewatkan pada pejabat diatasnya (Direktur/Sesditjen)

Menurut penulis hal tersebut hanya kesepakatan teknis yang berbenturan dengan kebiasaan atau praktik yg sudah berlangsung sebelum ditetapkan petunjuk teknis tata naskah dinas pada tahun 2009.

Atau kemudian dengan dalih pengkhususan bahwa terkait dengan pertimbangan hukum yang segera maka pembatasan komunikasi diagonal sebagaimana contoh kasubdit ke Kabag akan menghambat pelayanan publik.

Analisis juga tidak dikaitkan dengan teknis penyusunan surat yang menjadi lingkup tata naskah dinas. Dari segi penyusunan naskah dinas, kesalahan pengetikan nota dinas SDMH tersebut tidak terjadi jika peran atau tugas pengadministrasi dilaksanakan dengan baik.

Naskah dinas yang diparaf oleh pejabat administrasi dilakukan pengecekan oleh pengadministrasi selaku petugas persuratan dalam hal pengetikan serta kelengkapan dasar penandatangan oleh pejabat yang besangkutan.

Analisis dan pandangan penulis pada tulisan ini dikaitkan dengan penempatan naskah ke dalam himpunan yang logis dan sistematis sesuai kontek kegiatan sehingga menjadi satu berkas karena memiliki kesamaan informasi, kesamaan bentuk atau kesamaan masalah pada unit kerja.

Tulisan ini menjadi sarana penulis untuk mendalami terkait pelaksanaan pasal 46 Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009 terkait arah dan landasan alihmedia sebagai suatu metode pemeliharaan arsip.

Selain itu ketertarikan penulis tentang fase penggunaan dan pemeliharaan pada daur hidup arsip. Kenapa pemeliharaan harus dikaitkan dengan penggunaan? Kenapa tidak pisah saja menjadi fase penggunaan dan fase pemeliharaan?

Pemeliharaan arsip dilaksanakan untuk kepentingan penggunaan sehingga dapat memberikan jalan masuk terkait penelusuran arsip. Salah satu metode tersebut adalah sistem pemberkasan.

Tulisan ini juga mengaitkan isi pedoman pemeliharaan arsip yg telah diterbitkan ANRI pada tahun 2018 yg dibungkus dalam suatu peraturan bernomor 9.

Penulis tertarik pada pasal 4 ayat 2 huruf c pada peraturan termaksud bahwa untuk menjaga keutuhan dan keautentikan, keamanan dan keselamatan dilakukan dengan memastikan arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip

PEMBAHASAN

Tujuan kearsipan untuk menjamin ketersediaan arsip diuji dengan penelusuran arsip sebagaimana cerita di atas. Nota dinas sebagai salah satu bentuk naskah dinas yang dipergunakan sebagai sarana komunikasi antar unit kerja di dalam suatu satuan kerja masih akan ditelusuri meski telah bertahun tahun yang lalu.

Untuk itu diperlukan penempatan nota dinas ke dalam satu berkas yang disebut dengan pemberkasan. Pemberkasan dengan mendasarkan kesamaan isi informasi dikaitkan dengan kontek kegiatan dianggap yang paling baik daripada mendasarkan kesamaan bentuk atau kesamaan masalah.

Namun demikian, suatu kegiatan yang dinamis dan syarat dengan kompleksitas dengan keterkaitan hubungan banyak pihak menyuratkan segudang informasi. Isi informasi pada suatu naskah meski diikat dengan kontek kegiatan masih sangat multi persepsi dan tafsir.

Hal tersebut akan berpengaruh kepada penamaan berkas. Contohnya pada kasus persuratan yang penulis sampaikan pada awal tulisan ini. Kontek kegiatan pembinaan usaha pengangkutan Migas yakni pengawasan bisnis/usaha dalam bentuk perizinan.

Tanggapan SDMH yang dimintakan DMOA terkait laporan usaha pengangkutan minyak bumi melalui pipa oleh suatu badan usaha dan pengalihan perjanjian kepada pihak ketiga merupakan bentuk pelanggaran ketentuan perundang undangan. Maka dipertimbangkan untuk pencabutan izin usaha.

Pembangunan pipa fasilitas pengangkutan minyak bumi dari Bayu Urip ke Mudi sepanjang 40 KM yang dilaksanakan oleh BUMN Migas melalui kerjasama kemitraan badan usaha yang telah mendapatkan lisensi atau sertifikat izin usaha dari KESDM pada tahun 2009 dan diperbaharui tahun 21013. Pada perkembangan selanjutnya terhitung 2014, kemitraan tersebut dialihkan kepada pihak ketiga yang belum memiliki sertifikat izin usaha

Dari ilustrasi kegiatan diatas, maka terdapat beberapa kemungkinan perbedaan penentuan nama berkas sesuai isi informasi yang dilaksanakan oleh petugas arsip a.l.
– berkas teguran badan usaha pengangkutan migas
– berkas nama badan usaha (PT…….)
– berkas perizinan pengangkutan minyak bumi melalui pipa banyi urip ke mudi
– berkas pencabutan izin usaha pengangkutan migas

Oleh karena isi informasi masih menyebabkan kemungkinan perbedaan penamaan berkas, dan maka sebagai alternatif dapat diberikan nama berkas berupa kode klasifikasi. Hal tersebut sebagaimana pasal 4 ayat 2 huruf c pada peraturan kepala ANRI nomor 9 tahun 2018 bahwa untuk menjaga keutuhan dan keautentikan, keamanan dan keselamatan dilakukan dengan memastikan arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip

Kemudian penulis mulai terusik, tentang kode klasifikasi arsip KESDM yang diterbitkan pada tahun 2006 (lebih tua dari UU kearsipan 2009). Apakah penyimpanan nota dinas tersebut sesuai dengan klasifikasi arsip KESDM dapat mencerminkan kontek kegiatan pengangkutan migas??
Isi informasi dalam nota dinas tersebut masuk ke kode klasifikasi yang mana y? Apakah pemilihan klasifikasi sesuai isi informasi terkandung tafsir dan multi persepsi? Apakah isi informasi pada nota dinas tersebut masuk dalam klasifikasi pembinaan pengusahaan Migas? Ataukah masuk klasifikasi pemasaran dan niaga Migas?

Penulis tidak memberikan simpulan pada tulisan ini. Tulisan ini hanya dipergunakan untuk mengurai pemahaman kearsipan untuk menemukan cara pemberkasan yang tepat. Pemberkasan yang dapat menjadi pintu masuk penelusuran arsip. Sehingga menjamin ketersediaan arsip.

Apakah perlu tiga kesamaan yakni kesamaan bentuk, kesamaan isi informasi dan kesamaan masalah diperhatikan menjadi satu entitas yang utuh?

Memandang arsip tidak hanya dari strukturnya saja (terkait bentuk). Arsip juga tidak hanya dilihat dari konten saja (terkait isi informasi). Sebutlah arsip jika saling terkait antara struktur, dan konten dan konteks (kegiatan sesuai kewenangan).

#personalFile #berkaspegawai

Tulisan yang diunggah pada 13 Maret 2019 berjudul https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/13/layanan-kearsipan-kertas-ke-pdf/ pada WAG Arsiparis KESDM disambut oleh fajar (arsiparis di biro Sumber Daya Manusia pada sekretariat jenderal KESDM) dengan mengumumkan hasil penilaian (PAK) yang sudah dapat diunduh di aplikasi https://sipeg.esdm.go.id

Tidak tahu kebetulan atau sudah menjadi realitas layanan kearsipan bahwa dari kertas ke pdf dengan dibungkus suatu aplikasi database, memberikan kesan kehadiran kearsipan lebih nyata.

Meski lokasi gedung kantor terpisah jauh dari gedung sekretariat jenderal, namun arsiparis yang tergabung dalam WAG tersebut dengan cepat dapat melihat hasil penilaian kinerja arsiparis.

Layanan kearsipan yang bagus dan maju tersebut tidak dapat dilepaskan dengan pengelola berkas pegawai atau personal file dalam suatu database. Penulis tahu persis bahwa aplikasi yg sekarang menjadi sipeg diinisiasi dari program arsip kepegawaian yang pada tahun 2013 diberikan nama sistem dokumentasi naskah kepegawaian (Sisdoktah).

Meski sekarang bernama https://sipeg.esdm.go.id, yang menjadi sistem perekaman kehadiran, dan serta perekaman besaran tunjangan kinerja pejabat dan pegawai di lingkungan KESDM namun secara konseptual adalah pengelolaan arsip pribadi pegawai atau personal file.

Adalah Yudi Harsono, Arsiparis Penyelia di biro Sumber Daya manusia pada sekretariat jenderal KESDM yang sekarang telah promosi pada jabatan Kasubag TU Menteri, pernah mengajak diskusi terkait program pengelolaan arsip kepegawaian dengan penulis pada tahun 2013. Arsiparis tersebut yang mendapat penugasan pimpinan untuk mengelola arsip pegawai.

Penulis pun sempat mengikuti salah satu pertemuan bersama pengelola kepegawaian di lingkungan KESDM untuk membahas terkait pengelolaan arsip kepegawaian berbasis database Web yang diberi nama SISDOKTAH.

Pada perkembangan pengelolaan kepegawaian terdesak kebutuhan perekaman kehadiran untuk menyambut kebijakan renumerasi (pemberian tunjangan kinerja). Dibutuhkan suatu sistem pengelolaan pegawai dengan jumlah kurang lebih enam ribu (6000) orang dan tersebar di Jakarta, Yogyakarta, Bandung, Cepu.

Saat ini, setiap PNS di lingkungan KESDM telah akrab dengan aplikasi sipeg.esdm yang sebetulnya konsep awal adalah pengelolaan personal file. Setiap pegawai dapat mengakses arsip pribadi pegawai (personal file) melalui aplikasi termaksud.

Kiprah arsiparis dalam memberikan kontribusi untuk kemajuan instansi perlu diceritakan agar memberi inspirasi.

Teringat cerita seorang Yudi Harsono kepada penulis di tahun 2013, yaitu ketika Bapak sekretaris jenderal KESDM berada di luar negeri membutuhkan salah satu dokumen pribadi, dan melalui aplikasi yg diendorse oleh arsiparis termaksud, pejabat tersebut mendapatkan kebutuhan saat itu juga.

Terasa gampang jika melihat hasilnya, namun penulis berpendapat perlu perjalanan panjang dan membutuhkan ketelatenan, dan keuletan dalam menjalani hari harinya. Penugasan pimpinan kepada arsiparis di biro Sumber Daya manusia dalam mengawal penemuan teknologi tepat guna dilaksanakan dengan baik.

Sejak dari pengusulan rencana anggaran, dan bahkan menjadi pejabat pembuat komitmen, sampai menjadi tim counterpart pernah dilakukannya meski tetap sebagai arsiparis yg melaksanakan layanan kearsipan.

Bungkusan sistem informasi kepegawaian tidak menghalangi idealisme kearsipan yang dimilikinya. Justru dengan dibungkus dengan kepentingan unit kerja, memberikan pengajaran bahwa kearsipan adalah kawah candradimuka atawa dapur, atau ruang produksi.

Arsiparis yang berkecimpung di dapur atau ruang produksi hanya bisa mengendorse dengan bukti kerja yang nyata meski yang akan menikmati hasil produksi atau hasil kerja bukan arsiparis atau bukan bidang kearsipan.

Pemanfaatan teknologi informasi komputer yang masih sulit diimplementasikan di kearsipan menjadi tantangan bagi pola pikir/mindset arsiparis. Perbedaan sudut pandang dan cara mendudukan otomasi kearsipan dihadapkan dengan pendapat umum bahwa ketergantungan ketersediaan jaringan inet, mudah dimanipulasi, ancaman peretas, sampai dengan pembiasaan pengguna dengan rentang pemahaman komputer yang berbeda beda.

Meski tidak menjadi prestasi kinerja arsiparis secara langsung, tidak menghalangi dan menyurutkan semangat untuk berkiprah dengan mengimplementasikan idealisme kearsipan.

Hal tersebut membawa hasil untuk mengarsipkan berkas pegawai mempergunakan sarana aplikasi database. Item berkas di pindai atawa discan kemudian di unggah pada sipeg.esdm. Dengan metode pengarsipan tersebut memberikan kemudahan bagi arsiparis penerus dalam menunjukan layanan kearsipan.

#ReformasiBirokrasi #RB
18 Maret 2018, Bp. Akhmad Fauzi menyampaikan pertanyaan kepada unit kearsipan Ditjen Migas via wa ke penulis terkait usaha yang telah dilakukan untuk peningkatan pengamanan dan pengarsipan dokumen arsip. Menurut beliau pertanyaan tersebut untuk mendapatkan data dalam rangka penilaian mandiri Reformasi Birokrasi.

Jawaban penulis melalui pesan singkat bahwa peningkatan pengarsipan dengan melaksanakan kerjasama penyimpanan arsip dg pusat kearsipan ANRI dg nilai anggaran 170 juta per tahun untuk 5300 boks. Selain itu, pada tahun 2019 telah memindahkan arsip bernilai guna tinggi ke Gd. pusat Arsip KESDM sebanyak 471 boks.

Upaya peningkatan pengarsipan (baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/29/jasa-penyimpanan-arsip/ dilaksanakan melalui peningkatan kapasitas ruang simpan.

Kebutuhan ruang simpan tergambar pada hari Selasa, 19 Maret, Bp. Agung Kus selaku Pejabat Pembuat Komitmen Jargas menyambangi ruang arsip. Dokumen pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga yang dilakukan oleh kontraktor perlu disimpan sebagai bukti administrasi.

Lokasi gedung kantor Ditjen Migas yang berada di pusat perekonomian tepatnya di Jalan HR. Rasuna Said Kavling B-5 Kuningan Jakarta Selatan tidak memungkinkan dalam penyediaan ruang penyimpanan arsip yang mencukupi.

Menurut penulis, kearsipan diselenggarakan dengan efektif dan efisien dalam penggunaan sumber daya yang terdapat di kantor termasuk penyediaan ruangan. Kearsipan terselenggara dengan tidak membebani kebutuhan ruang yang tersedia di gedung migas. Terlebih lokasi gedung di pusat bisnis seperti Jakarta Selatan.

Ruang kerja untuk pegawai yang kurang lebih berjumlah 500 orang menjadi prioritas pertama sebagai prasyarat berjalannya suatu perkantoran. Produktivitas para pegawai ditunjang dengan kebutuhan ruang rapat, ruang tamu, loby, pantry, ruang atk, ruang menyusui, ruang fax&copy. Bahkan kedudukan ruang file menjadi ruang penunjang.

Sejak diserahterimakan pengelolaan gedung yang semula bernama Gedung Plaza Centris dari sekretariat jenderal KESDM kepada Sekretariat Ditjen Migas sejak tahun 2016, Gedung Migas mulai berbenah. Penataan ulang dan peremajaan ruang kerja serta ruang pendukung lainya dilaksanakan pada tahun 2017 dan 2018.

Penataan kembali ruang kerja pada Gedung Migas yang terdiri dari 16 lantai dengan rincian:
– Lantai 16 : Direktur Jenderal (DJM) dan Kepala bagian rencana dan laporan (SDML)
– lantai 15 : Sekretaris Ditjen Migas (SDM), Kepala Bagian hukum (SDMH), Kepala Bagian umum kepegawaian & Organisasi (SDMU)
– lantai 14 : Direktur teknik dan lingkungan (DMT) dan tiga kasubdit pada DMT
– lantai 13: dua Kasubdit DMT dan dua Kasubdit DMO
– lantai 12: Direktur pembinaan pembinaan usaha hilir (DMO) dan tiga kasubdit
– lantai 11: Kepala Bagian Keuangan (SDMK), war room dan call center
– lantai 10: Direktorat Pembinaan Program Migas (DMB)
– lantai 9 : Direktur infrastruktur migas (DMI), Kasubdit DMIR. & Kasubdit DMIB
– lantai 8 : Direktorat pembinaan usaha hulu migas (DME)
– lantai 7: dua Kasubdit DME, PERPUSTAKAAN, Poliklinik, Dharma wanita, koperasi
– lantai 6: direncanakan auditorium
– lantai 5: yayasan pertambangan, dan ruang teknisi
– lantai 4 : Pelayanan Investasi, penerimaan surat, ruang arsip, dan masjid
– lantai 3 – 1 : ruang parkir mobil

Penataan ruangan tersebut, ruang arsip telah menempati lantai pada struktur konstruksi yang kokoh yakni lantai 1 s.d. Lantai 5.

Kapasitas ruang arsip dapat menampung tiga ribu boks (3000), dan meski demikian masih diperlukan kebutuhan space untuk aktivitas pemilahan /pensortiran, input data dan transit penyimpanan.

Jika dilihat dari pertambahan arsip tiap tahun, kapasitas ruang arsip pada Gedung Migas tidak dapat menampung seluruh arsip. Untuk itu diperlukan kegiatan kerjasama jasa penyimpanan dan pemindahan ke gedung Pusat Arsip KESDM.

Kesimpulan tulisan ini adalah peningkatan pengarsipan sangat dipengaruhi keadaan lokasi gedung perkantoran yg terletak di pusat bisnis. Harga ruang kerja yg sangat mahal, menjadi dasar penentuan ruang simpan yg terpisah dari gedung kantor (offstorage).

Dengan demikian kearsipan dapat terselenggara secara efektif dan efisien sesuai sumber daya pada direktorat jenderal Migas meski tetap memperhatikan tingkat pengamanan. Penyedia jasa penyimpanan sudah pasti memperhatikan tingkat keamanan baik dari ancaman faktor lingkungan, faktor jamur, serangga dan lain sebagainya.

Anita, arsiparis pada unit Badan Geologi, menanyakan kepada penulis tentang pelaporan arsip aktif ke biro umum KESDM. Begitu juga Inna Putri, pelaksana kearsipan di Sekjen Dewan Energi Nasional (DEN), mengirim pesan singkat untuk mengkonfirmasi cara pembuatan daftar arsip aktif yg akan disetorkan ke sekretariat jenderal KESDM.

Anita dan Inna Putri menerima penugasan pimpinan dalam kerangka tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan oleh ANRI kepada unit kearsipan KESDM. Dalam monitoring capaian predikat BAIK, pengawasan kearsipan, Biro Umum KESDM selaku unit kearsipan 1 telah mengirimkan surat kepada tiap sekretariat utama di lingkungan KESDM atau Unit Kearsipan 2.

Dalam surat nya, UK 1 mendasarkan amanat Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang implementasi UU RI no.43 tentang Kearsipan serta aturan teknis pengelolaan arsip dinamis sebagaimana peraturan ANRI no.19 tahun 2018.

Aktivitas kearsipan yg dilaksanakan Arsiparis dan unit kearsipan termaksud melatarbelakangi tulisan ini. Penulis menentukan tema pelaporan arsip aktif dalam kerangka pengawasan kearsipan yang dilaksanakan ANRI dalam kerangka pembinaan kearsipan secara nasional.

Beberapa waktu yang lalu, sempat beredar pemberitaan kearsipan di media sosial maupun berita online bahwa ANRI telah menyampaikan hasil anugerah pengawasan kearsipan untuk seluruh penyelenggaraan kearsioan baik level kementerian, level pemerintah daerah, dan lainnya.

Sudah mengarah ke tradisi bahwa penghargaan atau predikat tertentu menjadi pemantik perbaikan pada tiap urusan kehidupan berbangsa dan bernegara. Pun dalam birokrasi pemerintahan, predikat dalam pengawasan kearsipan menjadi penanda perbaikan. Selain itu pengawasan kearsipan menjadi salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi.

Predikat BAIK yang dicapai oleh KESDM dalam pengawasan kearsipan pada tahun 2018, perlu dilakukan maintenance dengan monitoring dan tindak lanjut dengan mendasarkan pada perka ANRI nomor 19 tahun 2018 yakni terkait pemeliharaan arsip.

Jika kita baca dengan sesama pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana peraturan termaksud, tiga hal yang menjadi ruang lingkup yakni
1. pemberkasan dan
penyimpanan arsip aktif,
2. penataan dan penyimpanan arsip inaktif,
3. alih media

Sebagaimana ruang lingkup pemeliharaan arsip poin satu diatas, UK 1 KESDM, telah melayangkan surat ke seluruh UK 2 di lingkungan KESDM untuk dapat melaporkan arsip aktif dalam bentuk laporan dengan format daftar berkas dan daftar isi berkas.

Meski demikian, masih menyisakan beberapa permasalahan terkait implementasi aktivitas tersebut. Permasalah mandegnya pelaporan arsip aktif ditandai dari beberapa Arsiparis yang menanyakan kepada penulis.

Menurut penulis, beberapa keadaan ditengarai menyebabkan pelaporan arsip aktif belum dapat terimplementasi secara rutin antara lain:
1. Belum terdapat kesepakatan atau penetapan organisasi kearsipan. Ketetapan Menteri tentang pelaksanaan kearsipan pada tahun 2006 terkait organisasi kearsipan perlu penyesuaian tugas yang jelas antara unit pengolah dan unit kearsipan. Salah satu penyesuaian yakni tugas dari unit pengolah untuk melaporkan arsip aktif kepada unit kearsipan secara periodik.

2. Rentang Organisasi KESDM yang luas perlu penetapan jenjang unit kearsipan. Meski secara faktual UK 1 menjadi fungsi yang melekat di sekretariat jenderal cq. Biro umum, dan UK 2 pada sekretariat Ditjen dan sekretariat badan, namun belum menjadi ketetapan Menteri. Selain itu fungsi yang melekat tersebut belum menjadi Indikator penilaian kinerja pejabat yang bersangkutan.

3. Belum adanya ketetapan terkait sistem central file untuk unit pengolah. Sistem central file yang dituangkan dengan ketetapan Menteri akan menjadi pedoman pelaksanaan pemberkasan arsip aktif. Sistem central file menetapkan rincian tugas kearsipan di unit kerja sebagai unit pengolah. Yang tidak kalah penting adalah menetapkan penugasan staf atau Arsiparis di unit pengolah.

4. Secara faktual, tidak adanya penempatan Arsiparis di unit pengolah menjadi tantangan. Penulis berpendapat bahwa masih ada alternatif solusi terkait keadaan tersebut yakni dilaksanakan workshop kepada staf pengadministrasi di unit kerja (unit pengolah). Meski demikian, tergantung pada ketersediaan pada sumber daya pada unit kearsipan.

Pada bagian penutup tulisan ini, penulis berpendapat bahwa seyogyanya diperlukan tafsir yang luas terkait pemeliharaan arsip. Pemeliharaan merupakan bagian daur hidup arsip yakni penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan dan penyusutan.

Tafsir yang luas akan membuka kemungkinan lain dalam usaha mencapai tujuan pemeliharaan arsip. Hal ini perlu disepakati antara petugas pengawasan kearsipan (asesor) dan petugas Unit kearsipan pada tiap level.

Pun dalam cara menafsirkan pedoman pemeliharaan arsip sebagaimana termuat di perka ANRI no 19 tahun 2018. Diperlukan tafsir dari tinjauan yang luas. Misalnya pada penjelasan pasal pasal untuk menegaskan tujuan pemeliharaan arsip.

Tujuan pemeliharaan arsip dalam penjaminan ketersediaan informasi arsip aktif dilaksanakan dan dipastikan dengan aktivitas pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah. Sedangkan pelaporan arsip aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan adalah salah satu cara mengecek dan memastikan bahwa telah dilaksanakan pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif di unit pengolah.

Meski telah di sebut bahwa klasifikasi sebagai dasar pemberkasan untuk tujuan
Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Namun perlu cara pandang yang luas terkait adanya tiga model pemberkasan yakni kesamaan masalah, kesamaan bentuk dan kesamaan kegiatan.

Akhirnya, apa guna pelaporan arsip inaktif ketika lingkup pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif tidak menjadi perhatian unit pengolah. Begitu juga, pemberkasan yang memudahkan dalam proses penataan dan penyimpanan arsip inaktif.

Kenapa tidak menentukan pilihan bahwa secara faktual alihmedia dapat mendukung ketersediaan informasi arsip. Akses yang cepat dengan pemanfaatan teknologi komputer menjadi tantangan bidang kearsipan. Sehingga kesan cepat diketemukan akan mendukung pencapaian tujuan menjamin ketersediaan arsip.

#penataan # penyimpanan arsip

Peran kearsipan sangat terasa ketika memberikan layanan penelusuran atau penyediaan arsip. Untuk itu diperlukan aktivitas untuk mempersiapkan layanan tersebut. Meski sifat nya hanya menjamin ketersediaan arsip, dalam arti layanan hanya jika dibutuhkan, namun diperlukan pengelolaan yg baik.

Dalam menunjang penyediaan arsip maka dilaksanakan aktivitas penataan dan penyimpanan yang sekaligus menjadi kegiatan pokok penulis sebagai arsiparis penyelia di Ditjen Migas.

Tulisan ini berisikan capaian kinerja unit kearsipan Ditjen Migas yg mungkin tidak terungkap dalam laporan periodik Ditjen migas, karena merupakan suatu bagian terkecil dalam pelaksanaan urusan ketatausahaan direktorat jenderal.

Capaian kinerja unit kearsipan Ditjen migas selama 50 hari kerja (1 Januari s.d. 15 Maret 2019) antara lain:
1. Penataan lanjutan atau manuver berkas sebanyak 1.300 boks atau setara 270 meter linear.
2. Penyimpanan arsip sebanyak 1.382 boks
3. Mensortir bahan non arsip sebanyak 7,5 ton
4. Pemindahan arsip ke unit kearsipan 1 atau pusat arsip KESDM sebanyak 471 boks.

Capaian tersebut dilaksanakan oleh 20 orang yakni dua Arsiparis dan tujuh petugas arsip non PNS, empat staf PNS, empat mahasiswi magang dan empat Siswi praktek SMK serta satu petugas OB

Dengan kerangka dukungan manajemen teknis berupa layanan perkantoran terkait urusan ketatausahaan direktorat jenderal, selama 50 (lima puluh) hari kerja di tahun 2019, secara kuantitatif capaian penataan arsip adalah 270 meter linear (ML) atawa 1.300 boks dengan rincian dalam satuan boks berdimensi 40x19x20 cm sebagai berikut:
– Niaga Migas : 111 boks /22 ML
– Pengolahan Migas : 92 boks /18 ML
– Pengangkutan migas : 215 boks /43 ML
– Rekom Impor barang penunjang migas:200 boks /40 ML
– Persuratan : 600 boks /120 ML
– Penyiapan program : 36 boks /6 ML
– Pelelangan umum : 115 boks /23 ML
– Pemantauan eksplorasi : 30 boks /6 ML
– Perencanaan : 64 boks /12 ML

Satuan hasil kerja dalam Meter Linear atau biasa disingkat ML untuk menunjukkan kuantitas arsip. Selain itu telah dipisahkan duplikasi dan bahan2 penyerta berkas atau non arsip dengan berat kurang lebih 7,5 ton.

Untuk penyimpanan arsip, aktivitas yang dilaksanakan adalah melakukan stok opname atau pergantian simpan terhadap arsip yg akan dilakukan penataan kembali dengan di tukar dengan arsip hasil penataan lanjutan (manuver berkas).

Aktivitas penyimpanan di ruang simpan luar kantor memerlukan angkutan yg mempergunakan mobil kantor maupun penyedia layanan jasa angkut barang.

Selain di ruang arsip lantai empat Gedung Migas, penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang sewa yang berjarak 10 KM. Berikut capaian kinerja aktivitas penyimpanan arsip yang terdiri daripada penarikan dan pengiriman simpan.

– Penarikan arsip dari ruang sewa (offstorage) sebanyak 556 boks
*Tgl 05/02/2019*
DMON 1-4, 77-122 = 50 boks
*Tgl 14/02/2019*
DMOS 1-4, 1-20 = 24 boks
DMBD 402 – 490 = 89 boks
DMO Surat/Nodin 34-57 = 24 boks
*Tgl 20/02/2019*
DMBD : 163, 164, 166, 405-408, 413, 439, 440 = 10 Boks
DMB LABEL 253-255, 257-258, 267, 324-325, 353, 359, 365, 374-377 = 15 Boks
*Tgl 26/02/2019*
DMOO 1-92 = 92 Boks
DMBS 12-37, 38-42 = 31 boks
*Tgl 12/03/2019*
DMON 123-172 = 50 boks
*Tgl 14/03/2019*
DMON 173-183 = 11 boks
SPPD non lelang usmun 2011 88-172 = 85 boks
*Tgl 15/03/2019*
DMTS 1-48 = 47 boks
DMBI: 1-18 = 18 boks

– Pengiriman simpan arsip di ruang offstorage sebanyak 672 boks dengan rincian:
*Tgl 20/02/2019*
SDMUT 1-73 = 74 boks
Laporan Lelang LPG 2013 444-470 = 26 boks
*Tgl 26/02/2019*
DMBD 402-448 = 47 BOKS
SDMUT: 74-149 = 76 boks
*05/03/2019*
SDMUT: 150-277 = 128 boks
*Tgl 12/03/2019*
DMBD 449 – 466 = 18 Boks
SDMUT: 278-340 = 63 boks
*Tgl 14/03/2019*
Personal File pensiun 1-120 = 120 boks
*Tgl 15/03/2019
ULP, SDMUT & personal file pensiun: 120 boks

#Pentas anak #anak senang

Nasywa pentas baru di Pasar Seni Ancol pada hari Selasa, 12 Maret 2019. Panas di badan semalaman tak juga menghalangi semangat untuk bisa bersenang senang. Bangun tidur lebih awal dari hari biasanya, menjadi bukti memang anak ini menemukan kesenangan dengan bisa tampil menarik bersama dengan teman sekolahnya 🏫.

Pas diwaktu tampil, ibunya berhasil mengabadikan performance di atas panggung, antusias dalam gerak tak tercecer satu gerakan dalam ingatan Nasywa. Terharu menjadi saksi secara langsung meski harus meninggalkan kantor dengan modus perjalanan dalam kota dalam rangka dinas (modus).

Kegiatan sekolah Raudhatul Athfal (RA) yang diselenggarakan di Taman Impian Jaya Ancol, menjadi pemandangan ramai meski dihari kerja. Puluhan dan mungkin ratusan bus terparkir yang mengangkut penumpang anak anak seusia TK.

Penulis pun membaca tulisan menempel di kaca depan bus bus itu, nama RA dari Depok, Bogor, Tangerang, Bekasi Jakarta. IGRA adalah singkatan dari Ikatan Guru RA (pikirku). Mereka berbaju warna oranye dengan motif batik yang seragam sebagai penanda bahwa telah terorganisir.

Berbagai macam lomba dengan kategori seperti menari, lomba mars, lomba sholat, mewarnai, dlsb. Dari 36 tampilan mewakili sekolahnya, artinya 36 sekolah, tim Nasywa dengan nomor punggung 20 mendapatkan peringkat keenam.

RA Bening di Kecamatan Beji, menampilkan 3 tim yakni dua tim menari pada 2 panggung yang berbeda, dan satu tim untuk lomba sholat. Meski tidak mengikuti seluruh jenis lomba, namun cukup membuat kesibukan keempat guru yang mendampingi anak2 di satu bus berkapasitas 50an kursi.

PO. Bus blue star, yang mengawali perjalanan ke Ancol terparkir di perempatan kukusan pada jam 06.00 WIB (waktu ketika Nasywa masuk ke dalam bus), sampai kembali pukul 15.37 WIB (info grup wa wali murid).

Setelah rampung mengikuti acara, Nasywa pun berpisah dari rombongan bus dengan canda cerita ceria kepada bapak ibunya. Cerita tour tahun lalu (2018, sewaktu dia bangku kelas TK A) bersama teman teman di RA bening mengunjungi SeaWorld.

Kupastikan keliling di area SeaWorld sampai terbaca tiket masuk 160 ribu rupiah yang menggagalkan keinginan untuk menunjukkan akuarium raksasa kepada adik Nasywa (tole).

Untuk mengobati keinginan berekreasi, terdampar di pasar festival atau area parkir A untuk sekedar melihat suasana. Sambutan dan rayuan bapak penyedia jasa perahu wisata, iming2 harga 60 ribu, tak dapat ditolak demi memberikan kesempatan rekreasi.

Nasywa bersama tole dengan bapak ibunya pun mendapatkan pengalaman berkendara diatas perahu wisata berkeliling laut utara jakarta yang terlihat dalam proses reklamasi.

Setelah berapa saat, celoteh tole “perut lapar”, memaksa untuk singgah makan. Meski tak jadi makan, sepiring nasi goreng dan soto ayam plus satu botol air mineral ditebus dengan harga 55 ribu rupiah. Kurang lebih jam 2 siang, bergegas pulang ke 🏠 rumah.

47 Km jarak terbaca di google map dengan waktu tempuh 1.20 menit menuju villa tanah baru, terpaksa ditambah satu jam karena jalan macet. Seperti biasanya, tole tertidur di dalam mobil sebelum sampai tempat cucian mobil. Jam 5 sore , tiba di rumah Nasywa pun dah tidak sabar untuk bermain lagi bersama temen temen komplek.

#arsip #kearsipan #aplikasisurat

Meski sering diberikan komentar sebagai unit kerja terkecil dengan aktivitas perkantoran yang senyap, namun tim kerja arsip berusaha istikomah dalam pelaksanaan tugas pemberian dukungan manajemen teknis Ditjen migas.

Hari demi hari di ruang sepi (ruang arsip lantai 4 di Gd. Migas) terlihat gerak fisik mensortir kertas2, mengatur tentang penyimpanan, stok opname boks berisikan arsip kertas demi ketersediaan bukti kerja administrasi sampai menjaga informasi pada Ditjen Migas.

Kearsipan yg identik dengan kertas usang tak menyurutkan kekhusyukan jalan pengabdian kepada negara. Demi memberikan sumbangan yg nyata pada dukungan manajemen teknis Ditjen migas, tim arsip menangani urusan komunikasi kedinasan pada birokrasi yg identik dengan kertas.

Kondisi persuratan yg ditanamkan oleh prof. Wiratmaja selaku Dirjen Migas kala tahun 2016 telah merubah wajah kertas menjadi file digital bentuk pdf yg terbungkus dengan aplikasi database.

Atas arahan pimpinan waktu itu, tim arsip dapat diberikan kesempatan untuk mengawal operasional persuratan dengan pemanfaatan Teknologi Informasi Komputer (TIK).

Beberapa aktivitas harus melakukan editing nama user atau pengguna sampai dengan mengecek data surat. Editing pengguna dikarenakan ada setiap bulannya terdapat rotasi atau mutasi serta promosi jabatan.

Meski merasa senyap, namun kegiatan mengawal aplikasi surat menjadikan tim arsip merasa populer dikalangan pegawai dan pejabat di lingkungan Ditjen Migas.

Selasa, 12 Maret 2019, Bp. Alpha Febrianto menghubungi tim arsip untuk menanyakan sarana persuratan di Ditjen Migas. Ada hari itu juga, anggota tim arsip yang mempunyai kemampuan komputer, Reza telah sowan Bapak Kasubdit DMBS yang dilantik ada awal Maret 2019.

Testimoni Bp. Alpha pun disampaikan melalui pesan singkat kepada penulis. Bersamaan hari itu juga telah diedit empat pengguna aplikasi surat untuk kasubdit DMBI, Kasubdit DMTP, Kasie SDMKA.

Selain itu, tim arsip migas juga memberikan pelayanan pencarian surat yang ditandatangani dan dirjen migas. Melalui pesan singkat, Retno Irawati , staf subdit pengangkutan migas menyampaikan pemintaan:
1. Surat Dirjen moratorium pipa gas Cirebon – Semarang dan Nota Dinasnya
2. Surat Dirjen moratorium pipa gas Kalimantan – Jawa dan Nota Dinasnya
3. Surat Dirjen moratorium pipa gas Gresik – Semarang dan Nota Dinasnya
[3/11, 8:48 AM] onne aswin alamsyah: tahun 2011🙂

Setelah menerima pelayanan, kepala seksi pengangkutan gas bumi, Onne Aswin pun menyampaikan testimoni kepada penulis melalui pesan singkat.

Gambaran cerita di atas merupakan catatan kepuasan kami selaku tim arsip migas yang merasa menjalankan tugas untuk memberikan layanan terbaik bagi Ditjen Migas.

Ke GE ER an ku ketika capaian Infaq Mushola mendekati 60 juta berbarengan capaian tadarus Al Quran yg mencapai menapaki juz 6. GE ER (Gedhe Rumongso) procab atau kata lisan di Jawa yang menunjukkan perasaan diri disapa oleh yang dicintai. Alam pikir bertanya, “apakah ini sapaan Allah dari permintaan hamba sahaya yang punya cita dapat membangun MUSHOLA”

Meniatkan diri membaca/ tadarus Al Qur’an untuk pembangunan Mushola di VTB. Jiwa ini butuh sumber kekuatan yang memampukan dan menjadikan layak sebagai insan yg punya cita mengawal pembangunan Mushola.

Tiap kali membuka Al Qur’an dan mulai membaca, hati ini semakin yakin, bawah Gusti Allah Mboten Sare, ku sedekahkan bacaan Al Qur’an sembari mengharap dapat dipercaya oleh muslim yang memiliki rumah, anak, saudara di VTB untuk menyalurkan Infaq sebagai pembiayaan Pembangunan Mushola di VTB.

Dengan keterbatasan pemahaman agama Islam, seiring pula dengan keterbatasan pengamalannya, hanya berbekal kepercayaan menjalankan aspirasi warga, buberanikan diri untuk mengawal pembangunan Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru.

Sejak tanggal 1 Januari s.d. 7 Maret 2019, kemajuan pembangunan telah selesai dak lantai (nantinya sebagai area tempat sholat). Tanah Fasos perumahan yang dipergunakan untuk pembangunan Mushola memiliki Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter.

Rencananya, Mushola pada lantai bawah sebagai area pembinaan anak (generasi penerus bangsa) seperti belajar ngaji, aktivitas peringatan hari besar seperti Idhul Qurban, Pengajian ibu2, dan seterusnya. Mushola pada Lantai atas sebagai ruang pelaksanaan sholat.

Kesungguhan yang baik dan harapan menggapai Keridloan Sang Pencipta Alam Semesta, Pembangunan Mushola pun dimulai. Berawal pada 30 Desember 2018 dg mengundang warga sekitar tanah fasos (taman), sebagaimana tulisan pada Whatsup grup berikut :

Info RT 10 VTB
Sehubungan dengan rencana pembangunan Mushola VTB, melalui text wa ini kami informasikan bahwa:
1. Pada Hari Minggu, 30 Desember 2018 telah dilakukan pengukuran dan pemberian tanda patok yg disaksikan, Bp. Nurul, Bp. Afrian, Bp, Gagah, Bp. Irwan, Bp. Ibnu, Bp. Anwari, Bp. Ari Cahyo, Bp. Yulius, dan Bp Syamsudin
2. Lokasi MUSHOLA yang berada di fasos (taman) blok F, dengan luasan kurang lebih 40 persen dari total luas taman
3. Rencana Mushola berada di lantai 2 (dimana lantai dasar merupakan fasos taman) dengan ukuran Panjang 10,4 Meter dan Lebar 5,5 Meter dan Tinggi 2,5 Meter(dari dataran taman yang paling tinggi)
4. Tahap pengerjaan Tahap pertama yakni penggalian 12 lubang (ground breaking) tiang Cakar Ayam dan pengumpulan kebutuhan atau penggalangan dana serta pengecoran cakar ayam beserta sluf/ ring bawah)
5. Penggalian yg dilaksanakan oleh tukang pada hari senin dg harapan, senin malam dapat diselenggarakan doa bersama dibarengi makan lele bersama.
6. Perhitungan kebutuhan bahan Tahap pertama (GROUND BREAKING) dg rincian:
– Ongkos tukang gali harian (paket @250 ribu)
– besi tiang & cakar ayam tanpa cor: @Rp. 330.000
– Besi sluf : 18 batang ukuran 8 @ 40.000
– behel sluf : 250 buah ukuran 6 banci @Rp. 1.400
– semen untuk 12 tiang: @ 3 sak @Rp. 55.000
– pasir 6 mobil bak tanggung @ Rp. 340. 000
– batu split 3 mobil bak kecil @ Rp. 220.000
– Papan Cor 2X20 32 buah @ Rp. 13.000
– Ongkos Tukang Pengecoran harian (paket@500 rb)
– Ongkos tukang rakit &pasang besi (pakt@250.000)
7. Perkiraan kebutuhan dana pembangunan Mushola tahap pertama sebesar Rp. 12.656.000,-
– Ongkong tukang galian : 750.000 (3 hari)
– Besi Tiang & ckr ayam : 3.990.000
– Besi sluf : 720.000
– Behel Sluf : 350.000
– Semen : 1.980.000
– Pasir : 2.040.000
– Batu split : 660.000
– Papan Cor : 416.000
– Ongkos Pengecoran : 1.000.000 (2 hari)
– ongkos merakit besi : 750.000 (3 hari)

Catatan info RT 10 sebagaimana di atas dapat diwujudkan pada tanggal 16 Januari 2018. aku laporan pada grup warga sebagai berikut:

…… “info RT 10.
Alhamdulillah, Pembangunan Mushola Tahap Pertama yakni Groundbreaking (tiang pancang cakar ayam dan sluf) telah selesai.
Berikut pertanggungjawaban infaq Pembangunan Mushola di RT 10 VTB dengan rincian sebagai berikut:
🌟 🌟 . Jumlah Infaq sejak 1- 16 Januari 2018 sejumlah Rp. 16.320.000,-
🌟 🌟 Pengeluran Sejumlah 15, 441,000 dg rincian
1. Pembayaran Tukang : Rp. 3.470.000
2. Pembelian Material: Rp. 11,971,000
– Besi cakar ayam berikut tiang ukuran 5 meter (Besi Ulir ukuran 10 inci) sebanyak 12 unit : Rp. 5.400.000
– Besi rangkaian kolom sluf ( 6,6 M X 10,3 M) besi 10 Inc diameter 20 cm X 10 cm : Rp. 3,588,000, –
– Semen 17 sak : Rp.848.000
– Pasir Cor sebanyak 5 Kol kecil : Rp. 1.200.000
– Batu Split 3 kol kecil : Rp. 660.000
– Pasir Putih 1 kol : Rp. 220.000
– Triplek Cor 2 lbr : Rp. 275.000
Saldo Infaq Pembangunan Mushola : Rp. 879.000,-
Untuk Tahap kedua yakni “pengocaran tiang, tangga dan dak lantai” (Lebar 6M, Panjang 10 M= 60 M)
Dg Estimasi Kebutuhan Dana Kurang Lebih Rp. 30 – 40 Juta.

Selama 16 hari ( 1 s. d. 16 Januari 2019) pembangunan Tahap pertama telah terlaksana dari perencanaan Rp. 12.656.000 terealisasi 15.449.000.

Pada pelaksanaan pembangunan Mushola Tahap kedua (pekerjaan Pengecoran tiang dan pemasangan dak lantai) dengan perencanaan kebutuhan anggaran 30-40 Juta menjadi perjalanan yg cukup menguji aqidah.

Aqidah sebagai muslim, menggantungkan segala kesulitan dan kesenangan karena Allah. Begitu kiranya yang kupahami. Permohonan pertolongan kepada sesama manusia, dianjurkan dalam manifestasi permohonan perlindungan kepada Allah semata.

Dalam perjalanan dengan Saldo Infaq Rp. 879.000, sejak 17 Januari sampai hari ini, 7 Maret 2019 telah terkumpul kurang lebih 40 juta. (total Infaq Rp. 55.500.000).

Tanda kasih sayang Allah sangat terasa. Allah menunjukkan sifat kasih dan sayang Allah kepada hamba sahaya ini. Infaq sebesar 55,5 Juta pun dipercayakan melalui Rekening BRI atas nama Bapak Suwandi Afandi (sebagai ketua panitia) dan sebagian kepada penulis menjadi bukti Kasih dan Sayang Allah. Allah maha Rahman dan Rahim.

Begitu pula Kasih sayang Allah yang ditunjukkan dengan dukungan warga RT 10, Perumahan Villa Tanah Baru (VTB). Setelah kesediaan Bapak Suwandi sebagai koordinator menyusul terpenuhi ya susunan Kepanitian yakni:
Penasehat
– DR. Abdul Haris Semendawai
– DR. Pratama Persada
Penanggungjawab
Ketua RT 10 VTB RW 11
Ketua :
Suwandi Afandi
Sekretaris :
Afrian Jowan Pangestu
Seksi Pengadaan&Logistik
– Irwan Rizqi
– Haji Syamsudin
Seksi Pembangunan :
– G. Eko Saputro
– Baderi
Seksi Humas & Usaha Dana
– Haji Ade Akhyar
– Haji Apriyanto
Seksi Dukungan Umum:
– Juhani
– Bayu Suryono Hadi

Allah menyayangi dan mengasihi penulis sebagai hamba sahaya, dengan mengutus Bapak2 di VTB untuk menemani, mendukung, membantu dan saling bekerjasama dalam kebaikan sampai nanti Mushola dapat dipergunakan.

Melalui tulisan ini, penulis sampaikan sebagai catatan KE GE ER AN kepada Allah. Perasaan penulis yg masih belum layak untuk menerima kasih sayang Nya di saat hampir dua tahun lebih jarang menuju ke Mushola atawa Masjid.

Melalui tulisan ini pula, kami mengucapkan terimakasih atas dukungan dan kepercayaan penyaluran Infaq atas perintah Allah kepada seluruh donatur (Warga Perumahan Villa Tanah Baru/VTB)

Selanjutnya menyongsong pembangunan Mushola Tahap ketiga (pemasangan tiang dan talang air beserta pekerjaan atap), telah terbentuk kepanitian, semoga dapat terus bekerjasama dalam menggapai Keridloan Sang Pencipta.

Setelah selesai dalam pembuatan proposal, dengan tetap berharap pertolongan Allah, semoga dapat dipercaya untuk menyalurkan Infaq atas perintah Allah yang berasal dari luar perumahan VTB.