Nurul Muhamad

Perpindahan seluruh pejabat dan pegawai Direktorat Pembinaan Program Migas (DMB) yang berjumlah kurang lebih 60 orang dari Lantai 6 ke Lantai 10 sejak Januari 2019 masih meninggalkan arsip.

Hal tersebut diungkap Basuki Koordinator tim kebersihan di Ditjen Migas pada WAG “Umum & Kepegawaian” melalui foto foto. Dari keterangan foto tertulis arsip aktif dan penampakan arsip berada di Almari, sebagian sudah di kardus.

Selama proses perpindahan ruang kerja termaksud, tim arsip telah melaksanakan arahan pimpinan (disposisi) atas nota dinas permintaan dan koordinasi penyelamatan arsip antara lain:
– subdit investasi migas (DMBI) yang sebagian besar terkait dengan berkas kemampuan Usaha Penunjang Migas.
– Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri (DMBD) dengan arsip terbanyak pada berkas Impor Barang untuk penunjang industri migas.
– Subdit Kerjasama (DMBK) yang terdiri berkas monitoring hubungan Bilateral, Multilateral dan Organisasi Regional & Internasional.
– Subdit Penyiapan Program (DMBS) yang terdapat berkas Renstra, Alokasi gas, Infrastruktur Gas, Harga Gas, FSRU.

Menurut catatan kami, masih terdapat pending pada Subdit Penerimaan Negara (DMBP) dimana berkas masih berada di Lantai 6. Tim arsip berharap agar ruang tersebut dikunci sebelum nanti terkena jadwal renovasi tahap keempat.

Tim arsip dan kondisi ruang arsip masih berada dalam proses normalisasi setelah menerima arsip dari dua puluh enam (26) unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Proses normalisasi kondisi ruang arsip dilaksanakan dengan pemindahan 471 boks ke Gd. Pusat Arsip KESDM (Tangerang Selatan) dan stock opname arsip yang disimpan pada ruang sewa) Gd. O ANRI di Jl. Ampera Raya Jaksel.

Dengan normalisasi diharapkan terjadi pergeseran tumpukan boks di ruang arsip lantai 4 Gd. Migas sehingga dapat menjaga ketersediaan area pengolahan dan penyimpanan arsip.

Selain kondisi normalisasi, tim arsip terus melakukan pengolahan arsip dengan melakukan uji kontek konten serta struktur. Uji arsip tersebut menjadi landasan dalam penyiangan dan penyortiran arsip yang diharapkan dapat menjamin kualitas sumber informasi arsip.

Selama dua bulan ini (Januari – Februari 2019)Tim arsip telah melaksanakan penyiangan dan penyortiran arsip pada 754 boks. Hasil nya cukup mendukung normalisasi kondisi ruangan arsip yakni menyisakan kurang lebih 440 boks arsip. Artinya terjadi pengurangan volume sebanyak 314 boks (kategori duplikasi dan bahan non arsip)

Rincian penyiangan dan penyortiran arsip adalah sebagai berikut:
– 450 boks arsip persuratan menjadi 311 bok arsip(susut karena proses penyiangan duplikasi)
– 120 boks arsip RKBI/RIB menjadi 47 boks (penyortiran menyisakan arsip produk administrasi penandasahan)
– 214 boks arsip pengangkutan migas menjadi 68 boks (penyortiran menyisakan arsip bertandatangan pejabat dan petugas evaluator perizinan)
– 70 arsip penyimpanan migas menjadi 14 boks

Senin 4 Maret 2019, di saat tenggelam dalam aktivitas kearsipan dalam rangka menjaga kualitas dan kuantitas sumber informasi yang terekam pada media arsip kertas, sebelum siang datang, tiba tiba seseorang bertanya.

Seseorang: “Hallo Mas Nurul, saya pensiunan arsiparis lemigas, Saya lihat di SIRUP atau Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan terdapat paket penataan arsip. Bisa ngobrol ngobrol mas?”

Aku: “Iya bu…….” tak ada kalimat menanggapi pertanyaan. Kemudian Ibu tersebut mengirimkan pesan via wa, untuk dapat dijadwalkan datang ke kantor, pada hari jumat.

Sebelum menutup telepon nya, Ibu itu pun masih menanyakan ” Mas Nurul kenal dengan sigit di RSCM, Pak Asep masih sering ke kantor?, kenal dengan pak Soleh?”

Percakapan di atas membuka cakrawala ingatan penulis. Kala itu, sekitar pertengahan 2008 lepas sebagai tenaga kontrak di Pusat Jasa Kearsipan ANRI. Merasa diri sebagai sebagai tukang atau tenaga kerja yang mau dan mampu dipekerjakan untuk menata arsip, berangan angan dan berkeinginan dapat project penataan.

Masuk dan keluar di suatu Kementerian dengan bekal hanya perkenalan atau mengenal Si A dan Si B demi dipercaya untuk mendapatkan pekerjaan penataan arsip. Dari yang dibayar per kedatangan sampai menjadi anggota tim dg honor per bulan.

Meski akhirnya harus terhenti tak mendapatkan project penataan saat langkah usaha diterima pada Jalur PNS pada Desember 2009.

Pada saat permulaan meniti pekerjaan sebagai staf status PNS, Tahun 2009, Penulis sebagai staf baru di Ditjen Migas mengiyakan arahan pimpinan atas pihak ketiga dalam pelaksanaan paket penataan arsip.

Hal tersebut mendasarkan pada Peraturan Perundangan Kearsipan, sejak tahun 2009, Pihak ketiga atau badan usaha dalam bidang kearsipan diberikan akses untuk dapat melakukan pekerjaan pembenahan arsip, namun demikian terdapat beberapa catatan.

Penulis berpendapat bahwa:
1. Jasa pembenahan arsip yang dibutuhkan oleh suatu instansi sangat terkait erat dengan keberadaan sumber daya kearsipan (pendanaan, petugas penata arsip, sarana seperti boks arsip, Database atau aplikasi penyimpanan data arsip)

2. Arsiparis dapat diberikan porsi yang lebih banyak dalam hal penentuan skema penataan arsip, mekanisme penyortiran arsip, tata cara deskrepsi arsip, Desain proses bisnis kearsipan yang diterjemahkan dalam database aplikasi arsip.

3. Harga Satuan per Meter Linear yang dapat dipertanggungjawabkan, mengacu pada Satuan harga pada Perpres PNBP ANRI poin Jasa Pembenahan.

Tantangan suatu instansi dalam mempergunakan jasa badan usaha bidang kearsipan atau penataan arsip sebagaimana pengalaman penulis adalah
1. Keberadaan petugas penata arsip tidak sebanding dengan jumlah atau volume arsip yang disepakati.
2. Kesepakatan kerja berupa borongan meter Linear tidak dituangkan dalam satuan orang per jam atau orang per bulan
3. Kecakapan pemahaman dan kesamaan petugas dalam penanganan arsip.
4. Pengalaman petugas pada kegiatan pembenahan sebelumnya akan menjadi metode atau tatacara penataan
4. tidak adanya forum untuk penyampaian presentasi dan atau pelatihan atau pembekalan kepada petugas sebelum penataan arsip.
5. Sifat pekerjaan yang lepas sesuai kontrak.
6. Kesesuaian Daftar arsip dan fisik arsip.

Simpulan penulis bahwa jasa pembenahan arsip akan membantu layanan unit kearsipan dengan beberapa persyaratan:
1. Memposisikan petugas penataan pada unsur pelaksana dibawah kendali mutu arsiparis.
2. Seorang arsiparis harus mengecek tiap langkah penataan dari petugas penata arsip
3. Penetapan kesepakatan langkah-langkah teknis penataan secara bersama sama antara arsiparis dan petugas penata arsip.
4. Pemilahan dan penyortiran arsip dilakukan uji arsip sesuai kontek, konten, dan struktur.
5. Diperlukan dokumen Petunjuk Operasional (PO) untuk menerjemahkan borongan meter linear berupa ketersediaan jumlah dan kualifikasi petugas penataan.
6. Daftar arsip berupa database yang akan menjamin kontinuitas penataan arsip.

Kok gak pernah kelihatan, kata syahrul sewaktu bersama sama turun dari lift. Tak mendapatkan jawaban dari lisanku, dia pun meneruskan “Gaul dong, gk bosen gaul hanya dengan dokumen”

Lisan ini seolah terkunci, tak bisa berkata kata, atau sedikit beralasan untuk menjawab kalimat Syahrul itu. Senin sampai jumat cepat berlalu, hingga 2 bulan full keberadaan perhatian pada ruang arsip Ditjen Migas.

Memang sudah menjadi pilihan profesi, dan dalam profesi ini perlu perhatian yg sangat manja. Informasi yang berkualitas dari media kertas berjubel pada ruangan yang seadanya mendesak untuk terus bergerak hingga menempatkan arsip berada tempatnya.

Selama dua bulan, enam ribu kilo atawa enam ton bahan non arsip hasil penyortiran telah berhasil kami pisahkan demi menjaga kualitas informasi arsip kertas di ruang arsip.

Arsip persuratan, berkas pengangkutan migas, berkas penyimpanan migas adalah 3 jenis arsip yg menghiasi meja pengolahan tiap harinya selama dua bulan ini.

Aktivitas penyortiran, menyaingi tiap berkas, menyatukan pada kesatuan kesamaan berkas, mendata pada aplikasi arsip digital adalah hal yang kami anggap menjadi tarikat si penjaga informasi.

Pengabdian ini kami terus ilham sebagai pelaksanaan tugas untuk organisasi Ditjen Migas. Keterbatasan tempat ruang simpan dan pertumbuhan arsip kertas yang begitu cepat harus kami sikapi dengan mengambil jalan tarikat secara full di ruang arsip.

Kami tak mengenal lagi penugasan pimpinan untuk rapat atau kegiatan lain yang mempertemukan dengan teman kerja seperti syahrul. Ini adalah pilihan kami sendiri hingga nanti arsip migas dapat terolah kembali demi menyimpan kualitas informasi kertas.

Dengan tarikat di ruang arsip secara penuh, kami pun menjadi banyak tahu dari membaca informasi di arsip kertas. Meski secara fisik kami belum pernah mengenal, namun dari kertas kami menjadi tahu kepemimpinan Ditjen Migas, Sudarno Martosewojo Soepraptono Soelaiman, Rachmat Sudibyo, Iin Arifin Tahkyan, Evita Herawati Legowo, Edy Hermantoro, Prof. Wiratmaja, Ego Syahrial, dan saat ini Djoko Siswanto.

Selain nama kepemimpinan, kami pun belajar nama unit kerja. kami baca unit kerja “Subdit Pengelolaan Non Bahan Bakar” sekarang fungsi itu kemana?, Pada ruang arsip, kami pun menyaksikan terpisahnya unit kerja menjadi dua subdit yang awalnya Subdit Pengangkutan dan Penyimpanan Migas. Dulu bernama Direktorat Pengolahan dan Niaga Migas saat ini bernama Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas.

Sebagaimana janji profesi, tarikat di ruang arsip akan kami senangi, akan kami jalani hingga datang saat nanti, datangnya generasi pengganti.

Informasi di dalam arsip menjadi perhatian kami, terus berusaha menjaga kualitas informasi ditengah tengah keterbatasan ruang simpan saat ini.

Senin, 25 Februari 2019, Della, Tsatsa, dan Wardah terlihat asyik melakukan penataan arsip pengangkutan migas. Sejak pagi setelah mendapatkan arahan dari instruktur magang (arsiparis penyelia Ditjen Migas), terdengar mereka saling berdiskusi sembari melakukan penataan arsip inaktif. Arsip pengangkutan migas pada seri berkas penerbitan sertifikat izin dengan kurun waktu antara 2006 s.d. 2015.

Tak terasa kumandang adzan menghentikan sejenak untuk ishoma. Diskusi mereka semakin asyik terdengar setelah rehat. Sesekali mencari petunjuk kepada instruktur magang untuk mendapatkan keyakinan dalam penataan arsip.

Mereka terlihat asyik dan senang menata arsip secara kerja tim, hingga tak terasa datang sore. Mereka mendengarkan betul pengarahan dan penegasan dari instruktur magang bahwa tujuan penataan arsip di Unit Kearsipan adalah penyediaan arsip terkait dokumentasi dan mengantisipasi nilai hukum serta persiapan fisik arsip untuk dipindahkan ke unit kearsipan I/pusat arsip KESDM.

Penataan Arsip pengangkutan termaksus sebagaimana penulis pernah sajikan pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/24/efisiensi-arsip-simpan/
dalam proses penyelesaian penataan lanjutan
Penulis menyebut dengan istilah “penataan lanjutan”, karena arsip termaksud sudah dilakukan penataan sebelumnya atau penataan pertama.

Penataan pertama dilaksanakan saat suport unit pengolah untuk arsip pemindahan ke unit kearsipan sebanyak 220 boks arsip pada tahun 2017 dan 2018. Untuk efisiensi ruang simpan pada unit kearsipan maka dilaksanakan penataan lanjutan.

Penataan Lanjutan dilaksanakan secara tim dengan pembagian tugas sebagai berikut:
– Alif dan Avis : menyiapkan 220 boks hasil penataan pertama secara urut ke area pengolahan dan menempatkan kembali boks hasil penataan lanjutan ke dalam rol opek/lemari arsip.
– gondo : mengambil berkas dalam boks dan menyajikan ke meja penyortiran atau penyiangan dan mengambil kembali hasil penyiangan.
– Zaenab, Farah, Tania (Magang Siswa SMK) membantu Sdr. Kasmari melaksanakan penyiangan berkas melalui pengawasan arsiparis penyelia dan menuliskan nama badan usaha, produk migas serta tahun pada arsip.
– Haji Tatang, Haji Mikun dan pak Junaidi merapi kan bahan non arsip (hasil penyiangan berkas)
– Dinda, Della, Tsatsa, Wardah melanjutkan pengelompokan arsip sesuai dengan produk migas dan kurun waktu dan memberikan nomor arsip (nomor folder).
– arsip yang telah dikelompokkan, kemudian dilakukan deskrepsi atau input data ke aplikasi arsip.
– kemudian berkas dimasukkan ke dalam boks arsip.
– Penomoran boks melanjutkan urutan penataan tahap pertama (dimaksudkan untuk mendokumentasikan volume penataan arsip).

Tujuan Penataan Lanjutan adalah
– menguji kembali arsip berdasarkan kontek, konten dan struktur sehingga mendapatkan arsip yang autentik dan reliable.
– memberkaskan kembali arsip ke dalam kesatuan jenis atau bentuk atau kegiatan.
– mendapatkan efiensi ruang simpan

Jika pada penataan pertama arsip diberkaskan sesuai dengan nama perusahaan atau badan usaha migas, maka pada penataan lanjutan diberkaskan sesuai dengan produk migas dan urutkan kurun waktu.

Produk pengangkutan Migas antara lain, BBM, Minyak Bumi, LPG dg fasilitas SPPBE, CNG, LNG, Gas melalui Pipa dan Hasil Olahan.

Contoh penuangan uraian atau deskrepsi arsip adalah “berkas permohonan Izin pengangkutan BBM dengan kurun waktu atau tahun terbit sertifikat yang sama.

Daftar isi berkas pada penataan lanjutan berisikan nama perusahaan pada tahun terbit sertifikat yang sama. Hal ini berbeda dengan penataan pertama, Berkas izin pengangkutan pada penataan pertama memiliki isi berkas berupa surat permohonan dan semua data dukung administrasi dan teknis sebagaimana penulis sajikan pada tautan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/24/efisiensi-arsip-simpan/

Alasan pemberkasan berdasarkan produk migas adalah:
– terdapat dua jabatan seksi pada unit pengolah yakni kepala seksi pengangkutan minyak bumi, dan kepala seksi pengangkutan gas bumi
– beberapa kali sempat ditelusuri oleh unit kerja (Unit pengolah) berupa Produk migas yakni terkait pipa melalui gas (DEDICATED/pipa transmisi gas milik Negara)
– Pemberkasan berdasarkan perusahaan dilakukan pada penataan pertama di unit pengolah
– pemberkasan berdasarkan produk dan kurun waktu, akan membantu dalam pengaturan fisik arsip pada ruang arsip. (sistem kronologis)
– membantu proses pemindahan ke UK KESDM dan pelaksanaan stock opname (pindah simpan)
– secara kronologis akan menunjukkan volume arsip pada seri dan jenis berkas.

Menurut penulis, seri arsip pengangkutan migas dapat diberkaskan sesuai dengan level organisasi Kearsipan.
1. di unit pengolah (penataan pertama)
– pemberkasan berdasarkan nama perusahaan
– kearsipan bertujuan penyediaan arsip sampai dengan terbitnya sertifikat izin usaha pengangkutan migas (nilai administrasi)
– salah satu data dukung penilaian unit kerja (jumlah badan usaha pengangkutan migas)
– daftar isi berkas terdiri dari item file persyaratan untuk mendapatkan sertifikat izin usaha pengangkutan migas.

2. di unit kearsipan 2/UK Ditjen Migas (Penataan Lanjutan)
– pemberkasan berdasarkan jenis produk pengangkutan migas dan kurun waktu.
– Transit simpan arsip sampai batas waktu retensi(masa berlaku sertifikat + masa inaktif)
– disimpan sampai dengan batas waktu masa perpanjangan sertifikat izin usaha pengangkutan migas + 1 tahun
– Penyediaan arsip untuk dokumentasi dan nilai hukum (jika terjadi permasalahan)
– Daftar isi berkas terdiri nama badan usaha pengangkutan migas disusun berdasar produk migas dan per tahun

3. di Unit Kearsipan 1/Pusat Arsip KESDM (Penataan Akhir)
– Pemberkasan berdasarkan proses hilirisasi migas (Pengolahan, penyimpanan, Pengangkutan, Niaga, dan harga subsidi(sesuai NUMENKELATUR organisasi level Eselon Tiga pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas di Ditjen Migas)
– Tidak lagi berdasarkan produk migas
– Penyediaan Arsip dalam kerangka memori organisasi KESDM.
– Daftar isi berkas berupa kumpulan izin Hilir Migas yg terdiri dari Pengolahan, penyimpanan, Pengangkutan, Niaga yang disusun per tahun.

Tulisan kali ini memiliki beberapa kata kunci yakni #pergeseran administrasi konvensional ke pemanfaatan teknologi informasi komputer (TIK). #arsip kertas ke arsip digital (file pdf). #data dukung bukan arsip melainkan referensi atau bahan kerja evaluator, #arsip adalah rekaman kegiatan proses penerbitan sertifikat izin usaha

Kegiatan administrasi dengan media kertas, yang dihasilkan pun arsip kertas. Meski selembar kertas sampai ratusan lembar mudah dalam penyimpanan namun bagaimana jika mencapai bermeter meter linear.

Saat administrasi penerbitan suatu sertifikat ijin usaha di bidang migas masih berfifat konvensional, volume arsip kertas sama dengan jumlah proses administrasi ditambahkan data pendukung.

Berjibun kertas sebagai data dukung penerbitan sertifikat izin usaha masuk ke Gd. Migas. Kondisi administrasi pada Pusat pemerintahan masih belum dapat melepaskan dari administrasi kertas. Penulis memperhatikan praktik tersebut sampai dengan tahun 2013.

Para evaluator penerbitan izin usaha menjadikan kertas sebagai media klarifikasi data dukung perusahaan. Kertas data dukung yang sebetulnya hanya sebagai bahan evaluasi, menjadi ikut diberkaskan dalam satu kesatuan berkas bersama hasil proses administrasi. Hal tersebut menjadikan satu berkas penerbitan izin usaha menjadi tebal.

Seiring tahun demi tahun, seiring pula dengan bertambahnya penerima sertifikat izin usaha, seiring berkembangnya produk migas, terciptalah puluhan meter linear arsip kertas. Arsip kertas makin bertambah di unit kerja hingga meluap di Unit Kearsipan.

Tahun 2015, Pengaruh suksesi kepemimpinan dan perubahan birokrasi menggeser kertas ke pemanfaatan teknologi Informasi Komputer (TIK). Begitu juga praktik praktik administrasi perizinan migas.

Permohonan perizinan migas yang berbentuk kertas tidak lagi masuk ke Gd. Migas namun berupa data bentuk pdf pada https://perizinanmigas.esdm.go.id . Pegawai atau evaluator sudah cukup dengan arsip yang terbaca melalui teknologi informasi komputer.

Berjibun kertas data dukung Calon badan Usaha penerima sertifikat izin pengangkutan migas, sebut saja PT. A beralih media ke file pdf yang diunggah ke aplikasi pada tautan https://perizinanmigas.esdm.go.id

Daftar isi berkas termaksud adalah:
– surat permohonan dengan lampiran data administrasi dan teknis
– data administratif terdiri dari copy akte pendirian perusahaan, profil perusahaan, NPWP, surat tanda daftar perusahaan / SIUP, surat keterangan domisili perusahaan, surat pernyataan tertulis di atas materai tentang kesanggupan perusahaan dalam memenuhi aspek keselamatan operasi, kesehatan kerja, pengelolaan lingkungan hidup, pengembangan masyarakat, memenuhi ketentuan perundang-undangan, kesediaan inspeksi lapangan, menjalankan penugasan menteri untuk melaksanakan pengangkutan dalam rangka kebutuhan BBM didalam negeri)
– data teknis (studi kelayakan pendahuluan, kesepakatan jaminan dukungan pendanaan / MoU, rencana jenis, jumlah, kapasitas sarana pengangkutan, rencana produk, standar produk yang diangkut, STNK, Buku KIR / buku uji berkala, surat keterangan kalibrasi alat ukur, surat penyataan kesanggupan pengelolaan dan pemantauan lingkungan hidup BLH).

Arsip kertas beralih ke bentuk digital pada tiap tahap operasional prosedur:
✅ proses register permohonan mereduksi kertas lembar formulir penyelesaian surat masuk
✅ Kertas lembar ceklist kelengkapan berkas
✅ kertas arahan atawa disposisi pihak manajemen migas atau pimpinan evaluator

Peralihan ke bentuk digital sebagaimana tersebut diatas telah memberikan pengurangan volume kertas di Gd. Migas.

Hal tersebut menjadi preseden dan contoh acuan untuk pengelolaan arsip pengangkutan migas pada kurun waktu sebelum tahun 2015 yang masih berbentuk kertas. Dimana masa berlaku izin usaha akan diperpanjang kembali setelah 3 tahun s.d. 5 tahun.

Berkas perizinan pengangkutan tiap perusahaan dan tiap kelompok produk migas dilakukan penyiangan atau sortir kembali. Perhatian petugas arsip adalah rekaman kegiatan oleh pihak migas (pimpinan/manajemen s. d. pegawai/evaluator).

Daftar isi berkas tersebut yang dipertahankan adalah
– form penyelesaian surat masuk
– Surat permohonan dari badan usaha dengan tanpa data dukung
– persuratan dalam rangka komunikasi, koordinasi pihak terkait, (undangan presentasi, berita acara presentasi, daftar hadir)
– Nota Dinas Kasubdit Pengangkutan kepada Direktur Pembinaan Usaha Hilir Migas (DMO)
– Nota Dinas DMO kepada Direktur Jenderal.
– sertifikat izin pengangkutan
– surat keputusan menteri ESDM ttd Dirjen Migas tentang Izin Usaha Pengangkutan atas nama PT A

Hasilnya sangat signifikan, volume kertas menyusut lebih dari 60%. Hasil tersebut akan bermanfaat pada efisiensi penggunaan ruang pada gd. migas (baik di unit kerja maupun di unit kearsipan).

Bulan Februari 2019 menambah kesibukan Mulyanto (Arsiparis Pertama) dan Kasmari meniti aktivitas kearsipan Ditjen Migas.

Selain menata arsip di Gd. Migas, mereka harus melaksanakan program penyusutan dengan pemindahan arsip.

Setelah Unit kearsipan Ditjen migas mendapat persetujuan Unit Kearsipan (UK) Sekretariat Jenderal Cq. Biro Umum KESDM untuk memindahkan sebanyak 471 boks ke Gedung Pusat Arsip, tim arsip di lapangan yang didukung oleh empat orang yakni (Catur Gondo, Avis, dan Alif) dibagi menjadi dua tim.

Tim pertama melaksanakan stock opname pada offstorage (ruang arsip terpisah dari Gd. Migas). sedangkan tim kedua melaksanakan pemindahan ke Gedung Arsip di pinggiran Ibukota Jakarta yang beralamat di Tangerang Selatan (UK Sekretariat Jenderal KESDM).

Armada atau transportasi pengangkut arsip untuk stock opname, mempergunakan mobil migas, sedangkan untuk pemindahan ke Gd. Pusat Arsip KESDM mempergunakan layanan jasa mobil arsip.

Kegiatan pemindahan arsip ke jenjang unit kearsipan (UK) lebih tinggi, secara rutin dilaksanakan oleh UK Ditjen Migas sebagai bagian dari siklus hidup arsip yakni penyusutan, sekaligus juga sebagai jalan menuju penyelamatan memori organisasi.

Khasanah arsip pindah memiliki tematik sebagai berikut:
– Tahun 2009, tema arsip substantif dan arsip umum : 638 boks
– Tahun 2013: tema arsip pengelolaan lingkungan, WP&B, dan kerjasama migas : 211 boks
– Tahun 2015 : tema arsip pengelolaan lingkungan migas : 176 boks
– Tahun 2017 : tema arsip laporan pekerjaan jasa konsultansi (kajian dari tenaga ahli) : 245 boks
– Tahun 2018 : tema arsip infrastruktur (jargas 2009- 2013): 499
– Tahun 2019 : tema arsip laporan pekerjaan jasa konsultansi (kajian dari tenaga ahli) : 471 boks

Tema pemindahan arsip tahun 2019 merupakan hasil kajian para tenaga ahli dalam pelaksanaan anggaran sejak tahun 1992 s.d 2017 menjadi tema yang menarik yang akan menambah koleksi arsip yang bersifat referensi untuk telaahan sampai dengan pengkajian.

Tema tersebut sama halnya dengan pemindahan pada tahun 2017, dengan 245 boks arsip yang telah lebih dulu mengisi rol opek di lantai 1 Gd. Pusat Arsip KESDM.

Dengan demikian, sejumlah 716 boks atau hampir setara dengan 140 meter linear, rekaman kegiatan kajian dan laporan kegiatan program anggaran migas telah dipindahkan ke Gedung Pusat Arsip KESDM.

Tema pemindahan pada tahun 2018 adalah arsip infrastruktur migas yakni laporan pembangunan jargas sebanyak 499 untuk kurun waktu 2009 s.d. 2013. Arsip jargas termaksud berupa laporan pembangunan/konstruksi, pengawasan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga.

Arsip jargas yang berbentuk berkas atau surat atau bentuk lain dalam kerangka perencanaan pengadaan, perizinan, koordinasi masih berada di migas.

Sedangkan tema pemindahan pada tahun 2015 dan 2013 adalah arsip pengelolaan lingkungan migas sebanyak 232 boks dengan kurun waktu 1990 s.d. 2010.

Arsip pengelolaan lingkungan migas mengalami perubahan penyebutan yakni Studi Evaluasi Lingkungan kemudian berubah penamaan menjadi Analisa Dampak Lingkungan (ANDAL), kemudian saat ini disebut sebagai Upaya Pengelolaan Lingkungan (UPL) dan Upaya Keselamatan Lingkungan (UKL)

Selama kurun waktu sepuluh tahun (2009 – 2019) Unit Kearsipan Ditjen Migas telah memindahkan arsip ke Gedung Pusat Arsip KESDM sebanyak 2.240 boks atau hampir setara dengan 448 meter linear.

Meski pemindahan arsip pada tahun 2009 sebanyak 638 boks tidak secara tematik yang spesifik namun judul arsip substantif migas dan arsip umum (fasilitatif) akan memberikan pintu masuk bagi arsiparis di UK Sekretariat Jenderal KESDM untuk dapat mengolah kembali.

Rabu, 20 Februari 2018, Rubiyatni, Analis kepegawaian pada Ditjen Migas, menghubungi penulis untuk dapat menjadi narasumber pada pelatihan untuk calon pegawai negeri sipil atau CPNS.

Pelatihan dimaksud untuk membekali kemampuan administrasi maupun teknis bagi calon aparatur sipil negara yang ditugaskan di Ditjen Migas. Terdapat enam orang hasil proses seleksi cpns 2018 dengan dua orang pranata komputer, dua analis kegiatan usaha hulu migas, dan dua analis kegiatan Hilir Migas.

Ketika penulis masih berstatus CPNS (2009), kegiatan semacam ini disebut dengan pembekalan. Kegiatan tiap tahun dalam menyambut pegawai baru, unit kepegawaian Ditjen migas menyelenggarakan kelas CPNS dengan narasumber dari unit kerja sesuai tema sharing yang ditentukan.

Tema sharing knowledge yang diberikan kepada penulis adalah tata persuratan dinas dan elektronik persuratan. Suatu tema yang mengasyikkan hingga penulis bawakan bahkan tanpa bantuan paparan bentuk slide PowerPoint. (sebenernya gk mungkin buat paparan, krn pagi di hubungi, siang langsung tampil hehe) 😜

Tak ada alasan untuk menolak kesempatan menjadi narasumber, jam satu siang langsung menuju ke Lantai 15 Gd Migas. Setelah bertemu ibu Kasubag dan menghadap Bapak Kabag, Bp. Aco untuk memohon ijin mewakili unit sebagai narasumber dan sekaligus melaporkan sarana disposisi surat yakin aplikasi e surat, penulis pun menuju kelas CPNS Ditjen Migas 2018

Sesaat setelah diperkenal oleh panitia, maka penulis pun mulai mengakses aplikasi surat.migas.esdm.go.id untuk memusatkan perhatian peserta kelas CPNS sebagai pengganti paparan.

Sebagaimana ceramah pada umumnya, perkenalan diri dan para peserta kelas CPNS. Dua dari enam orang memperkenalkan diri pada jabatan calon pranata komputer mengantarkan sharing pengalaman pembanguan aplikasi persuratan sebagai sarana pelaksanaan administrasi di Ditjen Migas.

Penulis mengawali ceramah dengan sharing pengalaman dalam menerima tugas pimpinan untuk mengawal pelaksanaan persuratan elektronik. Penugasan dari Direktur Jenderal sejak tahun 2016 (Prof. Wiratmaja) kepada Kabag Rencana dan Laporan sebagai unit IT migas, jatuh ke tangan penulis sebagai Arsiparis meskipun secara organisasi dibawah unit Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi atau SDMU.

Cerita pengalaman tersebut membawa ke pengenalan model pengadaan barang dan jasa oleh pemerintah dengan memperkenalkan jenis jabatan, yakni jabatan fungsional, jabatan struktural, jabatan pengelola anggaran. Jabatan tersebut mempunyai kode misalnya untuk jabatan pengelola anggaran terdapat kode PPK, PPBJ, ULP, Pokja, PPSPM. Jabatan struktural mempunyai kode DJM DME, DMO, DMI, DMT, dan seterusnya

Penulis maksudkan agar nyambung pada sesi kelas pagi yang didapatkan oleh CPNS dari tema pengelolaan SDM di Ditjen Migas. Perbedaan pengenalan jabatan pada sesi tata laksana persuratan adalah kode unit kerja yang mempermudah dalam komunikasi sehari hari di kantor Ditjen Migas.

Terkait dengan jabatan pengelola anggaran, penulis menyampaikan untuk menghidupkan suasana karena terkait pendapatan sebagai pegawai. Pegawai baru Pastilah terusik dalam pikiran, terkait pendapatan dari bekerja di Ditjen Migas.

Selain pendapatan gaji dan tunjangan kinerja, terdapat unsur pendapatan lain dalam peran serta melaksanakan program kegiatan berdasarkan anggaran sampai peran pegawai pada proses pengadaan barang dan jasa.

Selain itu, tata cara pengadaan barang dan jasa di pemerintah harus di mengerti oleh para pegawai baru, agar nantinya pelaksanaan program kegiatan dapat mencapai tujuannya.

Salah satu pengadaan yang dicontohkan penulis adalah pembangunan aplikasi persuratan dinas. Dari contoh tersebut, peserta kelas CPNS pun menyampaikan pernah bekerja pada salah satu vendor dalam mengikuti pengadaan aplikasi di kementerian BUMN senilai 5 milyar.

Menurut peserta kelas CPNS bahwa pengadaan aplikasi termasuk pembelian server dan peralatan jaringan dan lain lain. Mereka tercengang ketika penulis menyampaikan pengalaman bahwa pengadaan aplikasi persuratan ditjen migas tanpa ada pembelanjaan peralatan lainnya, hanya semata mata pengadaan jasa tenaga ahli programer.

Sehingga anggaran pembuatan aplikasi persuratan dinas elektronik Ditjen Migas dapat diminimalkan dengan total 300 juta selama 3 tahun pengembangan (tahun 2016 dua paket @50 juta, tiga paket @50 juta pada tahun 2017, dan satu paket 50 juta di tahun 2018.

Orientasi pembangunan Aplikasi berdasarkan kebutuhan pengguna dan proses bisnis persuratan sehingga menjadi dasar pemaketan. Kebutuhan pengguna saat itu diarahkan langsung oleh Prof. Wiratmaja selaku Direktur Jenderal. Selain itu pada tiap dua bulan masuk dalam tema rapat pimpinan diperluas (s.d pejabat pengawas eselon 4)

Hal tersebut disampaikan penulis untuk menggambarkan kepada CPNS bahwa pencapaian tujuan suatu program tidak semata mata hanya terletak pada besarnya anggaran.

Beberapa kejadian indikasi penyelewengan anggaran yang diberitakan di media, tidak luput di Ditjen Migas semua mengarah ke Jabatan pada pengelola anggaran. Penulis menyampaikan pesan kepada CPNS agar memiliki fokus pencapaian tujuan dari program anggaran.

Terdapat program nasional seperti Pembangunan Kilang Mini LPG di Banyuasin, Jargas di Sengkang, dimana menjadi bagian cerita berat namun dapat diambil pelajaran dari jabatan pengelola anggaran seperti PA, KPA, PPK, PPSPM, dan seterusnya.

Cerita pengalaman tersebut penulis alami ketika menerima puluhan penyidik penegak hukum yang mendatangi ruang arsip migas.

Meskipun dengan anggaran 300 juta Aplikasi persuratan Dinas Elektronik dapat di Adobe dan telah dipergunakan untuk 4 satker di kementerian ESDM, tata usaha menteri dan wakil menteri, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, BPSDM, dan Badan Geologi.

Seluruh surat yang beredar di empat satker tersebut telah mempergunakan sarana aplikasi persuratan sehingga mengurangi beban kertas di kantor.

Termasuk di Direktorat Jenderal Migas, seluruh pengurusan surat baik registrasi masuk dan keluar, pelaksanaan pemberian dan penerimaan disposisi surat atau arahan pimpinan terhadap surat masuk dari Direktur Jenderal sampai dengan staf telah mempergunakan aplikasi persuratan dinas.

Aplikasi tersebut merupakan prestasi kinerja dari Unit IT (SDML) Ditjen migas. Untuk itu, penulis menitipkan pengembangan dan perawatan aplikasi termaksud kepada dua orang cpns pada jabatan pranata komputer.

Seru jalannya kelas CPNS, banyak interaksi dari para peserta seperti pernyataan dari calon analis kegiatan usaha hulu migas, bahwa “Aplikasi persuratan dinas Ditjen Migas dapat dipergunakan sebagai pusat atau sumber informasi”

Tanggapan penulis sebagai Arsiparis yang tau persis lalu lintas informasi kedinasan melalui media surat atas pernyataan tersebut adalah ada satu pejabat administrator di Ditjen Migas yang ngomong dengan nada bercanda “harus hati dengan mas nurul, karena khawatir disabotase”

Pernyataan penulis tersebut mengajak peserta pelatihan untuk menafsirkan dengan dikaitkan dengan pernyataan “aplikasi surat sebagai sumber atau pusat informasi kedinasan”.

Menurut penulis, bahkan melebihi pernyataan dari calon analis kegiatan hulu migas termaksud, karena seluruh komunikasi kedinasan di Ditjen Migas yang terekam melalui surat terselenggara melalui sarana aplikasi persuratan dinas elektronik.

Aplikasi persuratan dinas elektronik bukan hanya sebagai pusat informasi, namun dapat pula didudukan sebagai prasyarat berjalannya roda organisasi dan pelaksanaan tugas Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Untuk itu, semua peserta kelas CPNS mendaftar sebagai USER aplikasi persuratan dinas agar nantinya menerima disposisi dari atasan masing masing.

Mereka pun mendapati tampilan aplikasi pada level user staf. Level user aplikasi persuratan dinas elektronik adalah
1. user admin
2. user operator
3. user Sekretaris pimpinan
4. user Dirjen
5. user direktur/sesditjen dan user pejabat eselon
6. user staf
7. user arsiparis.

Salah satu peserta kelas CPNS yang telah terdaftar sebagai user aplikasi surat.migas.esdm.go.id mendapat disposisi pada kotak surat masuk berwarna putih. Penulis pun membuka aplikasi melalui user staf terdapat warna merah, hijau dan putih. Atas perbedaan warna tersebut, maka peserta kelas CPNS menanyakan perbedaan warna pada data surat di aplikasi surat.migas.esdm.go.id

Surat masuk diketagorikan dengan warna sesuai kategori disposisi atau arahan pimpinan yakni
🌟 MERAH untuk arahan
– untuk diselesaikan
– menghadap
– siapkan jawaban
🌟 Hijau
– bahas bersama
– buat resume
– tanggapan dan saran
🌟 Putih untuk arahan
– untuk di file
– untuk diketahui sebagai info

User Level staf diharapkan melakukan menindaklanjuti disposisi pada kota masuk dengan klik selesai, balas, atau komentar pada menu di aplikasi tersebut.

Hampir dua jam ceramah persuratan dinas dan elektonik surat berlalu ketika penulis mendapati jam menunjukkan pukul 15.00 WIB. Penulis pun mengakhiri ceramah dengan berpesan pada peserta kelas CPNS untuk menghubungi via wa pada nomor 087886919182.

Nomor HP penulis yang siap dan terbuka untuk berdiskusi terkait persuratan, kearsipan, komunikasi kedinasan via tata naskah kedinasan sampai penelusuran arsip sebagai bahan dan referensi.

Gambaran salah satu aktivitas kearsipan selama 33 hari kerja yakni periode 1 Januari s.d. 18 Februari 2019 adalah Penataan arsip persuratan 320 BOKS atau setara dengan 64 meter linear dengan menghasilkan 1.050 DATUM

Aktivitas termaksud laksanakan secara tim berjumlah 21 orang yang terdiri dari tujuh orang siswa magang, empat orang petugas pramu bakti kantor, empat orang non pramu bhakti, empat orang ASN non arsiparis dan dua orang arsiparis.

Tulisan ini bertujuan untuk menyamakan pemahaman kepada setiap pelaksana aktivitas kearsipan termaksud. Dengan harapan dapat memberikan umpan balik sehingga membentuk tim kerja yang saling melengkapi.

Pembahasan pada tulisan menyampaikan untuk penyimpanan fisik arsip persuratan dengan sarana database aplikasi berbasis Web, boks arsip, rol opek, Map atau folder dan pensil

Penyimpanan arsip persuratan diutamakan untuk sifat yang asli. Surat yang asli akan terlihat pada tanda tangan pengesahan yang mempergunakan pena atau tinta baik biru atau hitam yang nampak bukan fotokopi.

Sebagaimana prinsip pengaturan berkas persuratan maka penataan dilakukan dengan mempertahankan kelompoknya bentuk naskah yakni surat masuk, surat keluar, nota dinas, kumpulan surat keputusan dirjen, disposisi dirjen.

Kelompok tersebut dikaitkan pula dengan asal arsip (Unit pengolah/unit kerja yang memindahkan arsip ke unit kearsipan). Hal ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan prinsip asal usul arsip.

Kelompok bentuk naskah dan kelompok asal arsip akan menjadi dituliskan pada deskrepsi atau input data arsip.
🌟 Contoh pertama:
– bentuk naskah: surat dinas keluar
– asal arsip : ruang sekretariat Direktur Jenderal
– deskrepsi : Surat Dinas keluar bertanda tangan direktur jenderal.
🌟 Contoh kedua:
– bentuk naskah : Surat dinas
– asal arsip : ruang sekretariat direktur pembinaan usaha hulu migas
– Kode Unit : DME
– deskrepsi : Surat keluar DME
🌟 Contoh ketiga :
– bentuk naskah : disposisi surat atau nota dinas yang dituliskan pada form penyelesaian surat masuk atau selendang surat oleh Kasubdit
– Asal arsip : Subdit Niaga Migas
– Kode unit : DMON
– Deskrepsi : Surat Masuk DMON
🌟 Contoh keempat:
– bentuk naskah : Surat keluar direktur DMO
– asal surat : DMON
– deskrepsi :
alternatif 1:Nota Dinas Kasubdit DMON kepada Direktur DMON
alternatif 2: Surat keluar Direktur DMO konseptor DMON
🌟 contoh keenam
– bentuk naskah : Surat Keputusan
– asal surat : Ruang sekretaris Dirjen Migas
– pemberkasan ditempat asal: dikelompokkan sesuai isi surat Keputusan yaitu Izin usaha pada unit DMO
– Deskrepsi : Keputusan tentang izin DMO

Teknis pengerjaan sebagaimana yang dilakukan oleh WARDAH (mahasiswi magang dari UNJ)
1. Menginput data dan merubah data arsip pada aplikasi. Tujuannya untuk mengecek deskrepsi arsip dan memperbaharui data arsip pada aplikasinya dengan sesuai kondisi fisik arsip (penomoran folder & box)
2. Melakukan Penyimpanan Arsip ke dalam BOX
Kegiatan ini dilakukan setelah melakukan pemilahan arsip lalu dimasukkan kedalam folder yg sesuai. Kemudian di masukkan kedalam box arsip.

Tahapan pengerjaan:
1. Memilah dan menyortir surat
2. Memasukkan ke dalam map ( folder ), menuliskan nomor sesuai urutan pada aplikasi
3. Menginput data ke aplikasi, kemudian mengedit pada kolom Folder & Box dan diisi sesuai lokasi penyimpanan kemudian klik submit.
4. Masukkan folder ke dalam box, lalu menulis keterangan pada boxnya yaitu; nomor box, folder, jenis surat.
5. Meletakkan box pda tempatnya.

Tahapan penggunaan aplikasi arsip digital adalah
1. Menuju web Aplikasi Arsip Digital
2. Loggin
3. Pilih pencarian arsip sesuai dengan unit kerja, pilih kolom perihal/folder/tahun
4. Jika ditemukan data arsip yang sesuai fisik , kemudian, klik kolom ‘edit’
5. Muncul kolom-kolom yang dapat diedit, dan kita bisa mengubah dengan menyesuaikan arsip yg sudah dipilah dan sudah dimasukkan kedalam folder. Misal : folder : 72, Box : 54, Perihal : Surat Masuk DMT Tahun 2004, dsb.
6. Klik submit, maka arsip selesai di edit & sudah sesuai dengan penomoran folder serta box yg terbaru.

Catatan :
1. Jika tidak diketemukan data arsip pada aplikask, maka mempergunakan menu ‘registrasi arsip baru ‘
2. Jika diketemukan arsip hanya 1 item arsip surat, maka arsip surat tersebut tidak perlu dimasukkan ke folder. Melainkan di scan & di unggah kedalam arsip digital, kemudian mengosongi kolom lokasi penyimpanan.
3. Jika 1 folder arsip surat berkategori non arsip, maka dilakukan pengosongan data arsip dengan menyetrip ( – ) pada kolom uraian, folder, box, dan tahunnya.

Nia Marliana, staf pada Direktorat Infrastruktur migas menanyakan kepada penulis terkait acuan penyusunan Rencana Anggaran Biaya untuk jasa penataan arsip pembangunan infrastruktur migas.

Arsip pembangunan infrastruktur migas merupakan rekaman kegiatan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga dan pembangunan stasiun pengisian bahan bakar gas untuk transportasi umum.

Satuan harga jasa penataan arsip dihitung per meter linear yakni Rp. 350 ribu (acuan harga tersebut diambil dari Perpres tahun 2014 tentang PNBP ANRI pada poin jasa penataan arsip). Hasil dari jasa penataan arsip adalah berupa daftar dan fisik arsip tersimpan dalam boks yang sesuai dengan standard kearsipan.

Daftar arsip diperlukan untuk sarana penelusuran dan persyaratan pemindahan arsip ke unit kearsipan. Meski demikian, atas nama layanan perkantoran di Ditjen Migas, Unit Kearsipan telah menerima pemindahan arsip infrastruktur migas untuk kurun waktu tahun 2009 s.d. 2014 tanpa adanya daftar arsip. Sampai saat ini di Unit Kearsipan Ditjen Migas telah menyimpan arsip JARGAS sebanyak 725 boks atawa hampir setara dengan 150 meter linear. Kedepan diharapkan adanya daftar arsip dapat menunjukkan keberadaan arsip saat dipindahkan.

Pada kurun waktu tersebut, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menemui penulis sebagai Arsiparis ditjen migas dengan menitipkan ke unit kearsipan secara lisan dengan berpesan arsip jargas dapat disimpan dengan baik.

Arsip tersebut akan terus ditelusuri sebagai bahan administrasi pengelolaan jargas yang akan ditugaskan kepada BUMN Migas. Tercatat beberapa nama yang menghubungi arsiparis sebagai petugas di unit kearsipan antara lain:
1. Bp. Achmad Saleh PPK Jargas untuk tahun 2010 s.d 2011
2. Bp. Wijayanto, PPK Jargas untuk tahun 2012
3. Bp. Isnaini, PPK Jargas untuk tahun 2013
4. Bp. Agustin Hermawan, PPK Jargas untuk tahun 2014

Ketiadaan daftar arsip saat dipindahkan ke unit kearsipan, berdampak pada deskrepsi pertama kali di ruang arsip. Kepastian jumlah dan khazanah arsip JARGAS sangat tergantung pada keberadaan saat proses pemindahan. Sehingga arsip yang tidak lengkap tidak dapat dikroscek kembali.

Bentuk arsip JARGAS antara lain laporan pendahuluan, laporan pertengahan, laporan akhir, eksekutif summary, as built drawing, laporan bulanan pembangunan, Feed, dedc, studi kelayakan, dokumen ukl dan upl, rekapitulasi daftar calon konsumen jargas, Standar Operasi Prosedur jargas, Berita Acara Serah Terima ke Pelanggan, Persetujuan Material dan lain sebagainya

Untuk jenis arsip JARGAS yang ber bentuk persuratan masih menyatu pada arsip persuratan yang berada di unit kerja dimana PPK bertugas. Unit kerja yang mendapat penugasan dari pimpinan Ditjen migas pada tahun 2009 adalah Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas, kemudian pada tahun 2010 dan 2011 yakni Sekretariat Ditjen Cq. Bagian Rencana dan Laporan, dilanjut pada tahun 2012 s. d. 2014 adalah Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas Cq. Subdit Niaga Migas.

Pada tahun 2015 dan 2016, melalui keputusan Menteri ESDM, pembangunan Jargas penugasan kepada PGN dan Pertagas sebagai BUMN Migas.

Untuk Tahun 2017 sampai kedepannya, seiring telah terbentuk unit kerja yang menangani infrastruktur kemigasan maka dilaksanakan oleh Direktorat Infrastur Migas (DMI)

Beberapa penelusuran arsip JARGAS, yang selama ini melalui pelayanan unit kearsipan Ditjen Migas antara lain:
– Pada bulan Oktober tahun 2018, melalui Bp. Agustin Hermawan, BUMN migas menyampaikan kebutuhan data dukung pembangunan yakni daftar calon pengguna jargas dari hasil pekerjaan pada tahun 2014.
– Pada tahun 2015, Bp. Isnaini menelusuri surat persetujuan UKL dan UPL dimana sebagai PPK Jargas beliau melaksanakan pada tahun 2013.
– Pada tahun 2017 Bp. Ikhsan menelusuri Perjanjian sewa tanah jargas bersama PT KAI di Surabaya sebagai bahan rapat

Dengan adanya aktivitas penataan arsip JARGAS setelah selesai pembangunan maka diharapkan
– tercipta daftar arsip yang dapat dipergunakan Direktorat Infrastruktur untuk menyampaikan pemindahan arsip ke unit kearsipan
– mengontrol kelengkapan laporan jargas yg diserahkan kontraktor pembangunan jargas ke gedung migas
– sarana bantu dalam penelusuran arsip

Kebutuhan perencanaan anggaran untuk penataan arsip JARGAS terkait dengan keterbatasan pengadministrasi umum pada Direktorat Infrastruktur Migas pada Ditjen Migas yang masih memiliki kewajiban untuk mengelola arsip sampai dengan batas waktu tertentu.

Batas waktu penyimpanan arsip JARGAS oleh DMI sampai dengan selesainya waktu audit baik Iinspektorat Jenderal KESDM maupun BPK. Sedangkan untuk bentuk arsip persuratan dapat disimpan sampai batas waktu serah terima pengelolaan ke BUMN Migas.

Kamis, 14 Februari 2019, seorang pengurus AAI yang juga arsiparis dan merangkap pejabat struktural di Lembaga Kearsipan Peruguran Tinggi di Institut Pertanian Bogor (IPB) , Pak Edy memberikan komentar atas tulisan penulis terkait kemandirian dan Independensi Arsiparis. Komentar tersebut termuat di WAG peserta arsip teladan tahun 2016.

Komentar termaksud berupa tafsir bahwa “Mandiri dalam melaksanakan tugas kearsipan sesuai kompetensi, dan independen yg sesuai dengan kaidah2 kearsipan. Yg dinilai adalah prestasi kerja dari hasil kemandirian dan independen tsb”

Sudut pandang yang positif dari seorang arsiparis yang juga merangkap sebagai pejabat struktural. Sisi positif dari bapak satu ini muncul mungkin karena rangkap jabatan kah?, jadi ada 2 pemandangan yang bisa dikomparasikan.

Tulisan ini untuk memberikan umpan balik terhadap kondisi sistem penilaian arsiparis yang ramai dibicarakan. Sebagaimana poin ceramah mantan Kepala ANRI, Bapak Djoko Utomo, pada saat kompetisi Arsiparis Teladan Tahun 2016
“bahwa seorang arsiparis selain menerima keadaan lingkungan kearsipan secara nasional sebagai habitat profesi, harus mau dan mampu memberikan kritik atau masukan atas kebijakan yang telah ditetapkan instansi pembina kearsipan (ANRI)”

Untuk merumuskan masukan atau kritik, sepantasnya dibuat analisa atau ulasan sehingga dapat memetakan antara pro dan kontra, memetakan substansi masalah, atau pemilihan metode penyampaian.

Metode yang saat ini sedang dibangun dalam pembangunan suatu bidang, biasa kita dengar saat ini yakni” adanya story telling, bukan story knowing.

Penulis berpendapat bahwa di kearsipan juga diperlukan metode story telling yaitu bercerita terkait aplikasi atau praktik di lapangan, sedangkan story knowing menceritakan pemahaman atau ajaran yang diyakini meski belum pernah dipraktikkan.

Penulis jadi teringat kesimpulan dari seorang Pakar kearsipan dari Universitas Gadjah Mada, Machmoed Effendi bahwa, Diskusi Kearsipan di Indonesia sebagian besar pada praktik teknis pengelolaan dan masih menunggu tanda tanda ke arah area pemanfaatan.

Dari pendapat pakar tersebut, penulis menyimpulkan sementara sebagai penutup tulisan ini dengan harapan, semoga komunitas kearsipan dapat bergerak menuju ke pemanfaatan arsiparis bukan hanya terkait teknis pengelolaan arsiparis.

Sistem Penilaian Prestasi kinerja arsiparis berdasarkan SKP semoga menjadi bagian dari cara untuk memanfaatkan peran arsiparis untuk pembangunan kehidupan berbangsa dan bernegara.

Jika nanti pada hasilnya, sistem ini tidak membawa ke arah pemanfaatan peran arsiparis, atau kemudian malah tidak memberikan apresiasi peran arsiparis, maka sepantasnya komunitas kearsipan menyuarakan “story telling”

Akhirnya moga kita dapat menceritakan dan menulis serta membagikan kejadian yang dialami, bukan pemahaman yang diyakini 🙏 🙏 🙏.