Nurul Muhamad

Rabu, 13 Februari 2019, Petugas Sekretariat Jenderal Asosiasi Arsiparis Indonesia, atau biasa dikenal dengan AAI, Pakdhe Sumantri (arsiparis madya di LAPAN) memberikan simbol jempolnya pada tautan di WAG AAI sekaligus pengen denger cerita terkait SKP.

ini ketiga kali, penulis bercerita terkait penilaian arsiparis via SKP. tulisan sebelumnya di tautan:

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/17/binasakah-kemandirian-dan-independensi-arsiparis/

Pada tulisan tersebut, penulis menyampaikan pendapat bahwa “Sistem penilaian SKP terkesan mengebiri kemandirian dan Independensi sebagai pejabat fungsional”

Penulis menyimpulkan hal tersebut karena beberapa logika yg kalo kita pikir pikir lagi, merem sambil ngelus dada, dan miker lagi, kok nalar kita bilang ANEH y…

coba sekarang kita sebut satu per satu aktor atau pelaku dalam penilaian ARSIPARIS via SKP
1. pejabat penilai adalah atasan langsung atau kita sebut aktor pertama maka nalar penulis kok belum bisa menerima y, jika arsiparis bersifat mandiri dan independen, tp kok harus diberikan nilai oleh atasan langsung y????

Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menyebutkan bahwa arsiparis bersifat mandiri dan independen.

2. Aktor kedua dalam sistem penilaian arsiparis via SKP adalah tim penilai instansi yang dibentuk oleh unit pembina kepegawaian instansi tertentu.

sesuai Perka ANRI tahun 2017 Tentang pedoman penilaian prestasi kinerja arsiparis disebutkan bahwab tugas tim penilai kinerja instansi adalah menjamin objektivitas penilaian dan memberikan pertimbangan kenaikan pangkat.

Penulis bertanya tanya, mengapa objektivitas penilaian dari pejabat penilai masih dipertanyakan lagi??? Apa tidak cukup obyektif? apakah atasan langsung yang memiliki kinerja sesuai unit kerjanya dirasa kurang obyektif dalam menilai arsiparis?

Penguasaan obyektivitas kinerja seorang pimpinan unit kerja dinafikan oleh tim penilai kinerja instansi. jika obyektivitas termaksud hanya memastikan rincian tugas pada jenjang kepangkatan saja, apa masih bisa diberikan nama tim penilai kinerja??

Penulis berpendapat bahwa tim penilai yang dibentuk oleh pembina kepegawaian tersebut lebih cocok jika diberikan nama tim pengkonversi nilai.

misalnya saja, nilai SKP dari pejabat penilai telah ditetapkan, maka dikonversikan ke angka kredit.

tulisan ini hanya sekedar menyampaikan nalar saja. Kita bisa bandingkan dengan sistem penilaian terdahulu, pejabat atasan dari seorang arsiparis disebut sebagai pejabat pengusul penilaian.

Jadi ketika tim penilai bekerja, mempunyai tugas untuk menyetujui dan tidak menyetujui nilai. nah sistem penilaian arsiparis saat ini, gemana ya….

Poin yang disampaikan oleh penulis adalah, yakinkah kita sebagai Arsiparis memiliki pejabat penilai atasan langsung???

Seandainya arsiparis dengan legowo menerima bahwa kinerja dinilai oleh atasan langsung, dimanakah letak kemandirian dan Independensi jabatan fungsional nya???

Seorang arsiparis harus mengikuti arahan atasan langsung yg tidak mempunyai tanggungjawab profesi arsiparis.

Seorang atasan langsung sudah pasti bertanggungjawab atas kinerja unit dimana seorang arsiparis bekerja. Namun apakah tanggungjawab menyeluruh dan menyentuh kearsipan??

Kearsipan sebagai lingkungan hidup arsiparis dikorbankan demi pencapaian kinerja unit kerja. Sistem penilaian SKP seolah tidak menjadi solusi terkait beban kearsipan yang semakin hari semakin berat.

Arsiparis mau tidak mau harus mengikuti kinerja unit karena disebutkan bahwa tugas pokok arsiparis adalah tugas yang telah ditetapkan oleh kerja unit.

Meski disebut pula pada poin selanjutnya bahwa tugas pokok arsiparis sesuai rincian tugas sesuai jenjang kepangkatan, namun sistem SKP akan mengebiri kemandirian dan Independensi sebagai pejabat fungsional.

Kembali ke permintaan pakdhe mantri, tentang cerita SKP, gini pakdhe,
1. SKP ku hanya berisi tentang penataan dan penyimpanan arsip sebagai tugas pokok. karena harus disesuaikan dengan jenjang kepangkatan yakni arsiparis penyelia

2. Hasil karya dan peran dalam sistem persuratan elektronik tidak dapat saya nilai kan karena menjadi kinerja unit kerja lain, bukan kinerja atasan saya

3. Tugas pokok lain yang bisa saya cantumkan adalah memberikan bimbingan teknis. Tidak banyak pilihan rincian tugas pada arsiparis penyelia

3. Yang agak beda, sistem SKP ini kok tidak mengakui karya tulis, atau analisis sebagai tugas pokok y???, padahal penulis berpendapat bahwa pengembangan diri melalui karya tulis adalah poin penting yang dapat dilakukan oleh pejabat fungsional. Dengan tulisan kita dapat berjuang. apakah perjuangan seorang arsiparis memang harus mengikuti kinerja unit y????

Senin 11 Februari 2019, Mahasiswi Magang di Unit Kearsipan Ditjen Migas menanyakan Struktur Organisasi dan Tata Kerja dari Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bagi ASN, mungkin saja informasi pada tulisan ini sudah tidak asing, namun demikian penulis mencoba manyajikan sebagai bahan informasi kepada mahasiswa magang.

Berdasarkan Peraturan Menteri ESDM 18/2016, Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi Ditjen merupakan salah satu bagian di Sekretariat Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Bentuk dukungan administrasi kepada berlangsungnya kantor Ditjen Migas yang diemban oleh Sekretariat Ditjen Migas secara fisik akan bertumpu kepada Bagian Umum, Kepagawaian, dan Organisasi.

Penulis berpendapat bahwa dukungan administrasi kepada Ditjen Migas termaksud dapat terlaksana dengan baik jika terdapat juga didalamnya aktivitas layanan operasional perkantoran ,fisik gedung kantor dan manajemen pegawai, organisasi, serta ketatausahaan.

Wajar jika Jumlah pegawai di bagian umum, kepegawaian dan organisasi hampir sama dengan jumlah pegawai satu unit Direktorat.

Pejabat Administrator atau pejabat eselon tiga yang memimpin unit kerja ini disebut Kepala Bagian. Saat ini di jabat oleh Bapak Mukti Yunarso.

Seorang Kepala Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dibantu oleh tiga orang pejabat pengawas atau tiga orang pejabat eselon empat.

Untuk pelaksanaan urusan layanan operasional perkantoran dan urusan fisik gedung, Kepala Bagian di bantu oleh pejabat pengawas yang saat ini dijabat oleh Bapak M. Cholid. Sedangkan pejabat pengawas sub bagian kepegawaian dan organisasi dijabat oleh Akhmad Fauzi Budiman. Pejabat pengawas di dub bagian tata usaha dijabat oleh Ibu Roosriani.

Sebagaimana Kerangka Acuan Kerja pada RKAKL tahun 2017, perkantoran Ditjen Migas yang berada di Gedung Migas (sebelumnya bernama Gedung Plaza Centris) ditunjang beberapa prasarana yang harus tersedia antara lain layanan operasional seperti langganan daya listrik PLN, Penyediaan Air Bersih, Pengelolaan Air Limbah, Jaringan Telepon dan siaran televisi, Jasa Kebersihan, Jasa Keamanan, Jasa Teknisi Sipil, Jasa Teknisi elektro, Jasa Boga (kantin), Jasa Pengemudi, Jasa Pramu kantor dan Jasa perbaikan peralatan kantor lainnya.

Tak lupa keperluan sehari hari perkantoran yakni adanya barang persediaan berupa alat tulis kantor dan obat obatan pada klinik umum dan klinik gigi serta penyediaan BBM kendaraan operasional dan perawatan kendaraan dinas.

Selain prasarana di atas, sarana kerja seperti ruang kerja antara lain adanya komputer, printer, sound system, Televisi, Handy Talki, Televisi, screen projector 📽, mesin foto copy, work station atau meja kursi, kulkas, peralatan pantry, dispenser diperlukan perawatan tahun berjalan atau pembaharuan sebagaimana kaidah umur barang milik negara.

Pada manajemen kepegawaian terdapat pelaksanaan pengadaan pegawai, penempatan, rotasi dan mutasi, orientasi calon pegawai dan magang, urusan pendidikan kilat, pengurusan administrasi pegawai antara lain rekap kehadiran terkait dengan gaji tunjangan serta uang makan, kenaikan pangkat dan gaji berkala, Laporan Harta Kekayaan ASN dan Penyelenggara Negara, penilaian kinerja jabatan fungsional, Kompilasi Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).

Pada Urusan organisasi terdapat penyusunan SOP, analisa beban kerja, uraian jabatan, informasi jabatan, Penilaian kinerja pejabat, bezzeting, pembahasan pengisian jabatan, reorganisaai, Penilaian Reformasi Birokrasi, ketatalaksanaan, serta manajemen perubahan

Sedangkan ketatausahaan menangani persuratan, kesekretariatan pimpinan, pengurusan dokumen perjalanan paspor dinas dan visa, tata naskah dinas, kearsipan, pengaturan rapat dinas dan upacara bendera.

Selain itu terkait dengan pengadaan langsung, meski mulai tahun 2018 struktur organisasi pengadaan diturunkan ke unit Direktorat, Bagian Umum kepegawaian dan organisasi masih mengkoordinasikan pengadaan barang inventarisasi kantor.

Berbagai macam urusan tersebut di atas dilaksanakan oleh pimpinan beserta staf atau jabatan fungsional umum dan tertentu. Jabatan fungsional tertentu yang berada di bawah Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi antara lain analis kepegawaian, arsiparis, pengelola Pengadaan barang/jasa, pengelola Barang Milik Negara, Pengadministrasi umum, pengolah data analis tata usaha dan sekretaris.

Membentuk tim kerja dengan pendatang baru seperti mahasiswi yang sedang mencari pengalaman kerja cukup menantang. Tim Kerja tersebut harus membagi tugas mulai dari menyiapkan bahan kerja berupa arsip, memsortir arsip, mengikat arsip, menginput/mengedit data arsip pada aplikasi, menuliskan nomor folder dan boks, menyiapkan tali pengikat arsip, menyusun dalam lemari arsip, merapi kan bahan non arsip dan duplikasi, mengecek data arsip yang telah diinput pada aplikasi.

Tugas tersebut di atas jika dikelompokkan menjadi 3 bagian yakni
1. persiapan yakni penyiapan bahan kerja dan menyusun hasil kerja ke tempatnya
2. Pengolahan yang terdiri dari memsortir, menginput/mengedit data arsip pada aplikasi, menuliskan nomor folder dan boks, memasukkan arsip ke dalam boks
3. Unsur pendukung terdiri dari menyiapkan tali pengikat, mengikat arsip, merapi kan bahan non arsip dan duplikasi sampai dengan membersihkan ruangan sebelum pulang.

Bahan kerja yg dipergunakan adalah arsip persuratan ditjen migas. Arsip persuratan dikelompokkan berdasarkan lalu lintas nya yakni surat masuk dan surat keluar. Surat masuk ke pimpinan Ditjen Migas akan antar unit kerja, antar satuan kerja sampai dengan antar instansi.

Terdapat juga arsip surat masuk dan surat keluar yang telah disatukan dengan stapler.

Surat Dinas antar unit kerja biasa disebut dengan nota dinas, sedangkan bentuk naskah antar satuan kerja sampai dengan antar instansi dituangkan dalam bentuk surat.

Bentuk naskah pengaturan yang ada di Ditjen migas adalah Keputusan, pernah ada arsip peraturan dirjen migas pada tahun 90 an s.d 2000.

Satu bulan 🎑, tepatnya sejak 7 Januari 2019 – 8 Februari 2019 Aktivitas kearsipan diselingi kehadiran mahasiswi 🚸 magang atau praktik kerja lapangan atau kuliah lapangan dari UGM, UNJ, dan Univ Budi Luhur. Mereka berjumlah enam orang dengan Latar belakang pernah mendapat mata kuliah kearsipan untuk UGM dan UNJ.

Meski jumlahnya lebih dari cukup serta pernah mengikuti kuliah kearsipan, tak banyak yang dapat dilakukan jika arah aktivitas kearsipan tidak disiapkan. Seorang arsiparis harus mampu mengidentifikasi aktivitas penataan arsip mulai dari tahap persiapan, pengolahan, dan unsur pendukung. Diharapkan dengan penguasaan aktivitas penataan, arsiparis dapat membagi tugas kepada tiap orang di dalam tim kerja.

Mahasiswi magang tentu saja sebagai pendatang baru dalam aktivitas kearsipan perlu arahan dan tata cara penanganan arsip secara detil dari tahap ke tahap. Jika tidak secara detil dalam memberikan arahan kerja, maka terjadi tim kerja yang kurang terkendali sehingga merusak tujuan penataan arsip.

Gambaran aktivitas mahasiswi termaksud di dalam tim kerja arsip di Unit Kearsipan Ditjen Migas, penulis sampaikan pada tiga artikel sebagaimana tautan berikut :
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/23/aktivitas-kearsipan-oleh-della-dan-rani/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/22/kuliah-lapangan-filling-surat/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/21/mahasiswa-magang/

Mahasiswi magang sebagaimana tersebut di atas diharapkan untuk membaca tulisan tersebut. Harapan nya adalah memberikan umpan balik dan koreksi aktivitas kearsipan yang telah mereka laksanakan.

Pada aktivitas penyortiran arsip, tujuannya adalah mendapatkan duplikasi atau surat yang telah habis nilai administrasi nya.

Hal yang perlu diperhatikan dalam memberikan arahan kepada anggota tim dalam mensortir arsip antara lain:
– Kenali kode unit kerja dan nama jabatan.
– semua surat bertanda tangan basah oleh dirjen migas, dipertahankan kecuali jenis izin yang telah tidak berlaku di ditjen migas
– pisahkan surat yg tidak bertanda tangan basah
– Perhatikan tulisan pada form penyelesaian surat masuk, jika lebih dari satu unit kerja yang mendapatkan disposisi, maka pisahkan yang bersifat copy
– perhatikan surat masuk dan surat keluar yg dijadikan satu dengan stapler, jika surat masuk bertandatangan basah, dan surat keluar terlihat fotocopy, maka tetap pertahankan simpan.
– cek kembali data upload surat untuk naskah dinas bentuk keputusan.
– singkirkan semua bentuk peraturan menteri terkecuali bentuk draft
– Perhatikan surat yang bersifat tembusan. Sesuai dengan kesepakatan, surat tersebut diberikan form penyelesaian surat berwarna coklat

Karakteristik arsip persuratan ditjen migas dapat dikelompokkan menjadi tiga yakni
1. Arsip Surat dari sekretaris pimpinan Dirjen dan Sekretaris pejabat eselon dua (direktur)
2. Arsip Surat dari unit kerja eselon tiga (kepala bagian / Kepala Sub Direktorat)
3. Arsip Surat Masuk di Unit penerimaan surat (tersimpan asli karena yang didistribusikan adalah file pdf)

🌟 arsip yang berasal dari ruangan sekretaris direktur jenderal, berupa
– copy disposisi dirjen
– kumpulan surat yang dikelompokkan berdasarkan unit kerja pengkonsep surat.
– Surat izin dan rekomendasi
– Surat Keputusan
– kumpulan nota dinas
🌟 arsip yang berasal dari ruangan sekretaris direktur dan Setditjen
– Copy Surat Dirjen
– Nota dinas
– Surat Dinas
🌟 Arsip yang berasal dari ruangan sekretariat Unit kerja eselon tiga
– Nota Dinas internal
– diberikan nama surat keluar, padahal unit eselon 3 tidak memiliki kewenangan menerbitkan surat keluar. Maka penyebutan atau penuangan deskrepsi arsip untuk surat keluar yang berasal dari unit eselon tiga, perlu dikaitkan dengan nota dinas yang ditujukan pejabat setingkat diatas.

Hubungan kerja atau relasi pekerjaan secara fungsional dari jabatan Arsiparis dapat terhubung kepada seluruh jabatan termasuk jabatan pengelola anggaran. Hubungan kerja tersebut dalam rangka Layanan Kearsipan. Layanan tersebut yakni penyimpanan dan penelusuran arsip.

Layanan kearsipan di Ditjen Migas bersifat pemberian dukungan manajemen internal, termasuk didalamnya dukungan kepada Pejabat Pengelola Anggaran antara lain Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Penandatangan SPM.

Meski sesuai Peraturan Menteri Keuangan bahwa Jabatan Pengelola Anggaran yang berkewajiban dalam hal penyimpanan arsip pembayaran bukan arsiparis.

Layanan penyimpanan arsip pembayaran sangat dibutuhkan terkait sifat jabatan pengelola anggaran yang tidak tetap (bergantian sesuai dengan penugasan pimpinan)

Layanan penelusuran arsip diberikan kepada pejabat atau Unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas saat pemeriksaan atau audit sampai dengan kebutuhan arsip untuk aparat hukum.

Layanan Penelusuran Arsip
Senin, 4 Februari 2018, Pejabat Pembuat Komitmen Pembangunan Jaringan Gas untuk Rumah Tangga, Budi Prayitno menelepon untuk membutuhkan arsip pembayaran dalam rangka pemeriksaan auditor BPK.

Setelah menelusuri arsip di Bagian Keuangan ( SDMK), beliau menghubungi kami selaku petugas jaga ruang arsip di Ditjen Migas. Maka kami pun melaksanakan pelayanan kearsipan terhadap pejabat termaksud.

Arsip pembayaran yang ditelusuri tersebut terdiri dari bukti pembayaran atas pelaksanaan pembangunan Jaringan Gas untuk Rumah Tangga di daerah Serang, Bogor dan Cirebon pada tahun 2018.

Terdapat dua jenis arsip yakni arsip pembayaran kepada konsultan pengawas yakni PT. Petratechindo Utama dan araip pembayaran pekerjaan pembangunan oleh KSO PT. Pratiwi – PT. Dhamna.

Layanan Penyimpanan Arsip.
🌟 🌟 Pada akhir tahun 2018, Onne Aswin Alamsyah selaku PPK Feed dan DEDC Jargas wilayah II telah menyampaikan arsip laporan kegiatan perencanaan pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga. Arsip tersebut sebanyak 40 an kardus besar dan masih terbungkus rapat.

Saat ini atau sejak desember 2018 beliau telah dilantik sebagai pejabat pengawas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas dan tidak lagi menjabat sebagai PPK Jargas. Meski demikian kewajiban untuk melakukan penyimpanan masih melekat pada diri Onne Aswin Alamsyah.

Kondisi tersebut yang menurut penulis menciptakan kebutuhan layanan penyimpanan arsip.

🌟 🌟 Kamis, 7 Februari, melalui pesan WA, seorang PPK Pembangunan Jargas paket 4 dan 5 yakni kota Tarakan dan Mojokerto menyampaikan kebutuhan layanan penyimpanan arsip.

Keberadaan ruang kerja Direktorat infrastruktur migas di Gedung Migas tidak memungkinkan untuk melalukan penyimpanan arsip pembangunan jargas.

Volume Arsip Laporan Pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk Rumah Tangga melebihi kapasitas atau luasan ruang kerja. Dimana pada Tahun 2018 terdapat 7 kota atau kabupaten dengan ribuan sambungan kompor.

Pak Agung adalah salah satu PPK Pembangunan Jargas dengan beban 2 daerah. Sedangkan Pak Onne Aswin hanya salah satu dari beberapa PPK Feed dan dedc yang telah menyampaikan kebutuhan layanan penyimpanan arsip laporan jargas.

Sejak 1 Januari 2019, Mushola di Perumahan Villa Tanah Baru yg beralamat di Jl. Palakali (Depan Kantor Kelurahan Tanah Baru, Kecamatan Beji Depok Jawa Barat mulai dibangun.

Pembangunan Mushola yang berukuran Panjang 10 Meter dan Lebar 6 Meter yang berlokasi pada fasos blok F. Selama satu bulan Infaq masuk sebesar kurang lebih 34 juta.

Memasuki bulan kedua, ada tantangan yang luar biasa, laju pertambahan Infaq seakan menggoyahkan proses pembangunan. Hingga 1/3 bulan februari, pertambahan Infaq Pembangunan hanya 4,3 juta saja.

Memang ini project akhirat yang butuh keistiqomahan. Ini adalah kegiatan yang tidak harus tuntas dalam satu tahun.

dibawah ini, redaksi pengumuman ke warga

Info RT 10 VTB
Assalamualaikum
Yth.Bapak Ibu Warga RT 10 Perumahan Villa Tanah Baru

Mohon Izin, bersama ini kami infokan bahwa:
🌟 Alhamdulillah Infaq Pembangunan Mushola 🕌 di Perumahan VTB sejak 1 Januari s.d 16 Februari 2019 telah mencapai Rp. 39.120.000. 🌟
🌟 Kemajuan Pembangunan Mushola tahap kedua (pemasangan dak dan tangga) mencapai 65% selesai. 🌟

💥 Dilandasi perintah Allah, sebagai pembuktian keimanan, Mari kita bersama sama membelanjakan harta kepada kebaikan untuk mewujudkan pembangunan Mushola di Perumahan VTB 💥

🍃 🍃 🍃 Semoga memberikan manfaat, menjauhkan mudharat sebelum sahabat dan kerabat tak lagi bisa berbuat 🍃 🍃 🍃

Demikian kami sampaikan
Wassalamualaikum

Assalamualaikum
Pak
ijin pak,
Sekiranya pada bulan maret 2018 terdapat rencana pelaksanaan penyampaian Infaq karena perintah Allah, dengan ini mohon diperkenankan kami atas nama Pengurus RT 10. Perumahan Villa Tanah Baru untuk dapat dipercaya dalam menyalurkan Infaq Bapak/Ibu/Saudara pada Pembangunan Mushola.

Sebagai informasi, Sejak tanggal awal Januari s. d. akhir Februari 2019, kami telah di percayakan Infaq berjumlah 42 juta yang berasal dari warga VTB dan keluarga dari warga VTB.

Dengan Infaq tersebut, kami telah belanjakan untuk pembelian Material, pembayaran tukang dan lainnya dg total sebesar 50.334.000. (per tgl 25 feb), dan akan terus bertambah seiring penyelesaian Mushola sampai dengan dapat dipergunakan.

Terimakasih atas kepercayaan bapak/ibu/Saudara kepada kami untuk dapat menyalurkan Infaq. Semoga Allah memberikan balasan.

Salam RT 10 dan Koordinator Mushola
Nurul M dan Suwandi

Memori kecil atau kejadian dulu memang menjadi kenangan, seberapa kuat usaha untuk nampak tilas. seberapa sering kita lakukan hal yang sama untuk napak tilas. Usaha yang rutin atau bersifat kadang kadang, suatu usaha yang dimaknai atau hanya sekedar dilakukan.

Suatu istilah ” nguri uri” atau mengapresiasi untuk mengenang peristiwa yang dulu banyak dimaknai orang sebagai peringatan. Misalnya saja dalam budaya Jawa ada kegiatan nyadran, dimana setelah acara bersih bersih makam dilakukan doa bersama dengan membawa makanan untuk dibagikan dan dimakan di tempat pemakaman. Kegiatan nyadran dilaksanakan tiap tahun menjelang bulan ramadhan datang atau bulan syawal.

Jogja sebagai entitas jatidiri, gk tau bener atawa gak tau salah memakai kata “entitas”, penulis hanya ingin menunjukkan jatidiri yang berasal dari jogja. Memang belum mengenal jogja tempo doeloe, hanya merasa diri sebagai orang yg dilahirkan di kota jogja saja.

Di jogja ada tempat yang bernama Sleman, di sinilah rangkaian kejadian atawa peristiwa itu dialami dilaksanakan dan diterima. Selama dua puluh tujuh tahun sebelum akhirnya berlabuh di depok jawa barat.

Panjang jika dirangkai dengan kata kata, tapi yg penulis sampaikan diatas untuk mengantarkan ide kecil bahwa setelah 11 tahun merasa meninggalkan tempat kelahiran, ada kerinduan kondisi sewaktu kecil, kondisi semangat remaja, atau peristiwa peristiwa yang membungkus romantisme hidup di kampung halaman.

Kerinduan itu penulis wujudkan untuk senantiasa menyambangi jogja dengan mengajak anak istri. pada tahun 2016 kurang lebih enam kali, pada tahun 2017 sekitar 5 kali, Pada tahun 2018 sekitar 3 kali pulang dan awal tahun 2019 ini pulang kampung yang pertama.

Tidak banyak yang dilakukan ketika pulang kampung, hanya sekedar bertemu dengan orang tua sesaat, belum mengobati kerinduan sewaktu kecil dan sewaktu remaja. Di sisi lain adalah mengaitkan jiwa anak anak kepada Jogja dan Sleman sebagai tempat tanah leluhurnya.

Pada Hari Sabtu, tanggal 1 Februari 2019 dengan mengendarai mobil avanza veloz yang masih dalam tanggungan bank jateng, pukul 2.30 WIB mulai keluar dari perumahan villa tanah baru. Setelah mengisi bahan bakar pertalite di SPBU ⛽, Rp. 200 ribu diberikan kepada penjualnya, lima orang bersiap meluncur ke Jalan tol menuju ke arah Jogja.

Berawal dari Jalan tol dalam kota Jakarta pada KM 1 sampai dengan KM 385, indikator bahan bakar menandai bahwa telah habis 26,5 Liter pertalite. Gerbang tol Palimanan membayar Rp. 117 ribu dan gerbang tol weleri membayar Rp. 177 ribu.

Sisa bahan bakar di mobil yang menipis mengiringi jalan menyurusi Weleri sampai dengan candiroto. Warung makan di daerah sukorejo menjadi tempat menenangkan diri dari kondisi hujan deras.

Jam 17.30 perjalanan berakhir di Jabung Pandawaharjo Sleman, Rumah mertua, rumah orang tua dari istri penulis, rumah kakek dan nenek anak2 penulis.

Perjalanan yang dimulai jam 02.30 WIB sampai dengan 17.30 atawa 15 jam perjalanan menjadi catatan dalam kepulangan ke Sleman kali ini.

Meski tak banyak yg dapat dikunjungi dan dijumpai tiap kali kepulangan ke Sleman, namun pasti mencatatkan peristiwa untuk dikenang. Misalnya setelah menyambangi Bapak di Imogiri, lanjut ke Pantai Parangtritis. Suatu pantai yang dibumbui cerita mistis “Nyi roro Kidul”

Peristiwa dimana Dipta (anak kedua penulis) mengalami pengalaman pertamanya mengenal ombak dan pasir di pantai Parangtritis. Awalnya Dipta takut tp lama kelamaan menjadi berani untuk bermain bahkan menjadi ketagihan.

Pengenalan anak anak kepada alam yang tidak sempat dilakukan di perantauan Depok Jawa Barat.

Seorang perencana Madya di Ditjen Migas, Koesno Soebroto pada Jumat 1 Januari 2019 menelusuri laporan kajian Kilang Minyak. Pembangunan Kilang Minyak di Indonesia sebagaimana yang beliau sampaikan berada di Tuban atau Bontang. Sedangkan kilang minyak milik perusahaan Tri Wahana Universal atau lebih dikenal dengan TWU, kilang minyak berada di Cepu.

Arsip tersebut dibutuhkan dalam rangka sebagai referensi dalam analisa seorang perencana Madya dalam penulisan karya sebagai bukti Pengembangan profesi.

Arsip hasil kajian oleh para ahli yang dilaksanakan di Ditjen Migas, telah dilakukan pengolahan arsip sebanyak empat ratus boks dengan kurun waktu tahun 1992 sampai dengan tahun 2017. Melalui surat Sesditjen Migas pada tanggal 24 Februari 2019, arsip tersebut dimintakan untuk dapat di pindahkan ke Pusat Arsip KESDM.

Nilai ilmiah dari laporan hasil kajian para ahli berpotensi permanen, untuk itu Unit kearsipan Ditjen Migas mengusulkan untuk dapat diselamatkan ke Gedung Pusat Arsip.

Pada sisi yang lain, arsip termaksud merupakan aset yang tidak berwujud dari Ditjen Migas. Sebagian besar mempergunakan mata anggaran belanja konsultansi.

Pada Minggu yang lalu, seorang pejabat pengawas bidang kekayaan Negara Ditjen Migas, Tony Priharjanto pun menelusuri arsip pembangunan Jaringan Gas untuk rumah tangga dan Stasiun Pengisian Gas Bumi (SPBG) untuk transportasi.

Menurut beliau, arsip kontrak yang mencantumkan spesifikasi dan jumlah barang menjadi acuan data sebagai bahan pengajuan penyertaan modal pemerintah kepada Badan Usaha Milik Negara.

Bertahun tahun yakni sejak selesai dibangun pada tiap tahun anggaran, Barang Milik Negara yang telah beroperasi akan dituangkan dalam Perpres penyertaan modal pemerintah.

Arsip sebagai rekaman kegiatan dalam pembangunan infrastruktur gas di Indonesia memang sangat dibutuhkan. Rekaman pembangunan antara lain tercantum dalam setiap dokumen pembayaran, dokumen kontrak sampai dengan laporan konstruksi

Kedua gambaran pihak yang menelusuri arsip menunjukkan bahwa ketersediaan arsip menjadi tulang punggung berjalannya suatu kegiatan.

Rabu, 30 Januari 2019 Suminta staf pengadministrasi pada subdit Wilayah Kerja Migas konvensional (DMEW) menghubungi penulis sebagai petugas di ruang arsip ditjen migas. Melalui secarik kertas yang berisi arahan pimpinan, bapak tersebut menanyakan keberadaan Surat Keputusan Term dan Condition WK Kembangarum Tahun 2005.

Bersamaan dengan penelusuran surat tersebut, telah diketemukan arsip Surat Keputusan T&C WK lainnya dengan kurun waktu tahun 2010.

Informasi awal yang kami terima dari Bapak Suminta, SK tersebut akan mendasari penerbitan Kontrak Kerjasama. SK tersebut merupakan Keputusan Menteri ESDM yang bertandatangan Dirjen Migas.

Berdasarkan kejadian di atas, tulisan ini disusun untuk meninggalkan rekaman kegiatan dalam penelusuran arsip. Penulis pun teringat akan tulisan
pada tahun 2016 sebagaimana tulisan pada tautan berikut:
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2016/02/berkas-penyiapan-dan-penawaran-wilayah.html?m=1

Kala itu, pada tiga tahun yang lalu, Bu Ike selalu staf di Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional (DMEN) juga mencari arsip dengan struktur yang sama pada Wilayah Kerja metana Batubara. Analisa awal yang dilakukan pun sama bahwa Surat Keputusan Menteri ditandatangani oleh Dirjen Migas.

Poin yang ingin disampaikan penulis adalah
– analisa terhadap penandatangan naskah akan menjadi dasar lokasi simpan arsip
– kesalahan dalam analisa penandatangan naskah akan menyebabkan kesulitan temu balik arsip.
– Arsip yang dicari adalah arsip tahun 2005 dimana jika didasarkan pada analisa penelusuran tahun 2016 maka penandatangan naskah adalah Menteri
– setelah tahun 2009, Menteri ESDM melimpahkan kewenangan dalam pengesahan naskah termaksud kepada Dirjen Migas

Dari poin-poin diatas maka untuk menelusuri arsip tersebut MEMERLUKAN analisa Simpul Jaringan informasi kearsipan yaitu:
– Tata Usaha Menteri selalu unit yang menjadi pengadministrasi naskah dinas menjadi dasar untuk menelusuri data Surat Keputusan.
– Kebiasaan dalam penandatangan surat adalah minimal 2 kali asli, (satu dikirim, dan satu menjadi file tersimpan di Ruang Subag Tata Usaha Menteri.
– Sebagai satuan kerja yang memberikan dukungan administrasi kepada menteri, Sekretariat Jenderal KESDM mendokumentasikan ketetapan Cq. Biro Hukum dengan produk JDIH.
– Ketika terjadi pergantian menteri, besar kemungkinan file pada TU menteri akan dipindah ke Unit Kearsipan KESDM yang dilaksanakan oleh Biro Umum.
– Saat ini Biro Umum mengelola Pusat Arsip KESDM yang beralamat di Jl. Yaktapena Ciputat Tangerang Selatan
– Ditjen Migas selaku unit pengkonsep akan menerima tembusan SK termaksud. sebagaimana kebiasaan persuratan akan terdisposisi kepada unit Subdit DMEW

Penulis menambahkan catatan penelusuran arsip “penetapan harga gas” yang dimintakan oleh staf pada jabatan perencana di Subdit Penyiapan Program Migas (DMBS) bernama Mahmudah Perwirawati. Catatan penelusuran arsip yang menjadi fakta bahwa diperlukan komunikasi simpul jaringan sistem informasi kearsipan.

Arsip penetapan harga gas yang ditandatangani oleh menteri ESDM pada tahun 2007 dapat diketemukan di Pusat Arsip KESDM melalui arsiparis pada biro Umum KESDM.

Ditjen Migas sebagai simpul terkecil dari jaringan informasi kearsipan harus mampu terhubung dengan simpul pada unit kearsipan pada level Kementerian.

Kegiatan penelusuran arsip penetapan harga gas tahun 2007 termaksud dapat terlaksana dengan:
– arsiparis pada simpul terkecil (Ditjen Migas) mencari info terkait surat menteri tahun 2007 melalui WAG atau WA kepada arsiparis simpul unit kearsipan (Biro Umum KESDM)
– Arsiparis pada simpul unit kearsipan memberikan info awal atas keberadaan dan kesesuaian arsip yang dibutuhkan
– Arsiparis Ditjen Migas mengkonsep surat permohonan penelusuran arsip yang ditujukan pimpinan unit kearsipan (sekaligus mensosialisasikan kepada pimpinan)
– Pimpinan Unit kerja sebagai simpul terkecil menandatangani surat termaksud, kemudian dikirimkan kepada tujuan
– Setelah mendapatkan disposisi dari pimpinan unit kearsipan, maka surat penetapan harga gas dapat diakses.

Dari gambaran permintaan dan ketersediaan arsip, maka penulis menyimpulkan antara lain:
– diperlukan jaringan komunikasi antar arsiparis pada simpul terkecil (unit kearsipan 2) dengan arsiparis pada simpul jaringan (Unit kearsipan 1)
– Untuk arsip berskala nasional maka diperlukan komunikasi antar simpul jaringan (antar kementerian) contohnya: arsip tumpang tindih lahan kemigasan yang terkoneksi antara kementerian ESDM, Kementerian Kehutanan (sekarang kemenhut dan LK) dan Pemerintah Daerah.

Tantangan yang perlu dilakukan terobosan ketersediaan arsip melalui Simpul terkecil sampai simpul jaringan nasional adalah
🌟 dapatkah simpul terkecil (unit kearsipan 2) dapat akses ke simpul jaringan kementerian lain atau sesama simpul terkecil yang berbeda kementerian
🌟 siapakah yang akan menghubungkan antar simpul tersebut kalo selama ini, Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN) baru menyentuh pada simpul antar unit level kementerian dan lembaga (belum menyentuh simpul terkecil/unit kearsipan 2)
🌟 Kapan dapat terwujud jaringan WAG arsiparis yang handal jika WAG belum mulai terbiasa tulis, share aktivitas kearsipan pada unit kearsipan masing masing.

Penulis masih optimis, semua bisa meski jalan pelan pelan. Meski jalannya pelan, petunjuk arah juga samar terlihat, ternyata jalan yang berliku liku. Tidak jadi soal meski bolak balik pada kejadian yang sama. Tetap bertahan😇😇😇

Kondisi administrasi birokrasi yang masih konvensional di suatu instansi masih menjadi potensi masalah dalam pertumbuhan arsip. Yang dimaksud dengan kegiatan administrasi konvensional adalah media penuangan rekaman informasi yakni kertas.

Keberadaan Teknologi Informasi Komputer (TIK) yang diyakini menjadi pengganti metode konvensional masih belum dipercaya sepenuhnya oleh pengguna (ASN). Alhasil TIK justru menjadi faktor yang mempercepat pertambahan arsip bermediakan kertas.

Alihmedia yang sekarang menjadi hit setiap pembicaraan kearsipan, menjadi salah tafsir untuk menggantikan pengarsipan. Padahal sejatinya kedudukan Alihmedia di kearsipan berada pada sisi pemeliharaan dan kepentingan kecepatan akses.

Pertumbuhan yang begitu pesat, memunculkan permasalahan terkait dengan keterbatasan ruang simpan

Hal tersebut penulis sebagai arsiparis alami selama 10 tahun (2009 s. d 2019) di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Lokasi gedung kantor di pusat kota Jakarta Selatan yang memiliki luas kurang lebih 3200 meter persegi dengan jumlah pegawai 600 orang.

Dalam pelaksanaan layanan perkantoran , Sekretariat Ditjen Migas memerlukan jasa kearsipan untuk menyimpan arsip. Salah satu penyedia Jasa tersebut adalah Pusat Jasa Kearsipan pada pada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Sejak tahun 2011 hingga saat ini, Ditjen Migas menyewa ruang penyimpanan arsip di Gedung O ANRI menjadi tempat persinggahan arsip inaktif. Ruang penyimpanan untuk Ditjen Migas terletak di lantai 4, 5, dan 6 gedung O. Hingga saat ini total ada 5.200 boks arsip.

Sarana simpan yang disediakan oleh ANRI terdiri dari roll o’pack dan rak statis. Ruangan dengan fasilitas pendukung seperti AC, alat pemadam api, hygrometer, dll. Perawatan arsip dan keamanan menjadi tanggung jawab dari pihak ANRI seperti mengatur temperatur dan kelembaban.

Ruang simpan kedap udara, sehingga kecil kemungkinan akan tumbuh jamur. Di dalam ruang penyimpanan tidak dilengkapi cctv terletak di luar ruangan.

Ditjen Migas menyimpan arsip yg sudah diolah dan dimasukan ke dalam rol opek yang sudah diberikan nomor. Pada boks arsip diberi keterangan nomor boks, nomor folder, tahun, unit pengolah untuk mempermudah dalam pencarian arsip.

Adapun seri arsip inaktif yang disimpan yaitu SP2D (Surat Perintah Pencairan Dana), laporan pekerjaan DIPA tahun 1992-2017, dokumen lelang, seri arsip pengolahan DMOO, seri eksplorasi DMEE, series kerjasama DMBK, seri keselamatan lingkungan DMTL, berkas keuangan SDMK, seri investasi milik DMBI, dll.

Prosedur peminjaman arsip meliputi :
1. Pihak Ditjen Migas mengajukan surat pencarian arsip ke Pusat Jasa Kearsipan di ANRI dilampirkan dengan nomor rak dan nomor boks
2. Pihak Pusat Jasa akan mengantarkan ke ruangan penyimpanan
3. Pihak Ditjen Migas bisa mencari arsip dan mengambil arsip yang diperlukan (dilakukan oleh user itu sendiri)
4. Sebelum arsip dipinjam, harus dipastikan lebih dahulu apakah arsip yg dipinjam sudah benar/sesuai. arsip yg dipinjam diberi “out indikator”.
5. Daftar arsip beserta nomor boks folder nya, nomor roll o’pack/rak statis diberikan keterangan bahwa arsip sedang dalam peminjaman.

Meniti aktivitas di unit kearsipan Ditjen Migas menjadi berkesan ketika berhubungan dengan pihak yang menelusuri arsip. Meski terkadang arsip yang dibutuhkan tidak tersedia di ruang arsip migas.

Meski sifat operasional unit kearsipan ditjen migas bersifat “back office” yang banyak melayani unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, namun terdapat badan usaha berpelat merah maupun swasta nasional bidang migas yang mendatangi untuk menelusuri arsip.

Tulisan ini penulis sajikan untuk menunjukkan bahwa unit kearsipan dapat berperan dalam industri migas. Meski peran sangat kecil yakni dalam menjamin ketersediaan arsip untuk menunjang berjalannya kegiatan kemigasan.

Penulis menyimpulkan bahwa jaminan ketersediaan arsip tidak hanya bertumpu pada keberadaan unit kearsipan. Ketersediaan arsip dipengaruhi oleh Perubahan Undang – undang yang berdampak pada kewenangan suatu organisasi negara dalam pengesahan arsip.

Berpindahnya kewenangan dalam penciptaan suatu arsip pada kurun waktu tertentu, menurut penulis menjadi catatan yang membantu dalam penelusuran arsip, sehingga arsip dapat ditemukan.

Hal tersebut diatas penulis gambarkan dengan kegiatan penelusuran arsip pada hari Kamis 23 Januari 2009. Saat rehat kopi, siang itu tiba2 teman ngasih tau di ruangan ada orang pertamina yang mencari.

Saat kutemui orang tersebut menunjukkan secarik kertas sebagai pengantar dalam penelusuran dokumen Study Evaluasi Lingkungan. Dimana pada surat tersebut tertulis nomor surat pengesahan dari Menteri Pertambangan dan Energi Tahun 1993 (sekarang menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral)

Mata ini tertuju pada kode unit pengkonsep surat yakni SJ.R yang tertera pada surat tersebut. (saat ini dipergunakan sebagai kode unit Biro Perencanaan pada Sekretariat Jenderal KESDM)

Pernah pada dua tahun lalu, orang pertamina di DAOP Adi sucipto juga menelusuri Dokumen AMDAL tahun 1995, dimana pada nomor surat, tertulis kode SJ.T (Kode unit dari Biro Teknik dan Lingkungan pada masa itu).

Ada beberapa lokasi ruang arsip yang ditengarai sebagai tempat penelusuran yakni:
1. Lokasi di Gedung Sekretariat Jenderal. Di gedung tersebut unit kerja pengkonsep surat berkode SJ. R atau kode unit SJ. T.

2. Di Gedung Migas sebagai ruang kerja Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas. Setelah masa restrukturisasi organisasi, terjadi perubahan nama semula Surat Evaluasi Lingkungan berubah menjadi Amdal dan berubah menjadi UKL dan UPL. kira2 setelah tahun 2000, pengesahan dokumen tersebut dilaksanakan oleh Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. kemudian berakhir ketika Undang Undang Lingkungan Hidup mulai diberlakukan, kewenangan beralih ke Pemerintah Daerah.

3. Gedung Lemigas. Fakta yang terjadi justru pada perpustakaan Lemigas terdapat koleksi UKL dan UPL Migas. Info tersebut penulis dapatkan ketika penelusuran oleh orang Pertamina DAOP Adi Sucipto yang menemukan Dokumen tersebut di Perpustakaan Lemigas.

Jenis Arsip Studi Evaluasi Lingkungan (SEL) atau kemudian yang disebut dengan AMDAL kemudian disebut pula sebagai Dokumen Upaya Keselamatan Lingkungan (UKL) & Upaya Pengelolaan Lingkungan (UPL) menjadi dasar pengembangan kegiatan migas, memiliki umur simpan sampai dengan puluhan tahun.

Untuk itu, Unit Kearsipan Ditjen Migas telah berupaya menyelamatkan arsip termaksud dengan memindahkan ke Gedung Pusat Arsip KESDM. Di gedung tersebut diharapkan dokumen bernilai guna dengan waktu panjang dapat tersimpan dengan baik.

Saat ini, Ditjen Migas sudah tidak mempunyai kewenangan dalam pengesahan dokumen AMDAL bidang Migas

Namun demikian arsip meninggalkan catatan yang dimulai dari Biro Teknik dan Lingkungan pada Sekretariat Jenderal Departemen Pertambangan dan Energi kemudian beralih ke Direktorat Teknik dan Lingkungan pada Ditjen Migas KESDM yang menjadi rujukan dalam penemuan arsip termaksud.