Nurul Muhamad

Menjelang siang pada hari Kamis, tanggal 23 Januari 2019, Pejabat Pengawas bidang kepegawaian Ditjen Migas menyambangi ruang arsip. Beliau menanyakan jumlah kebutuhan petugas arsip saat ini. Kebutuhan petugas arsip akan diakomodir dengan pengadaan pegawai non ASN di Lingkungan KESDM

Dari obrolan ringan bersama pejabat tersebut, penulis merangkum dalam suatu analisis antara lain:

Jumlah formasi yang telah ditetapkan melalui Peraturan Menteri ESDM No. 11 Tahun 2015 adalah sebanyak 23 orang arsiparis untuk Direktorat Jenderal Migas. Pada tahun 2019 ini terdapat tiga orang pegawai yang memiliki Surat Keputusan (SK) sebagai Arsiparis yakni : Sdr. Mulyanto, Sdr. Nurul dan Sdr Dinnisa

Dengan demikian kebutuhan sumber daya manusia di unit kearsipan Ditjen Migas adalah minus 20 orang karena telah terpenuhi 3 formasi.

Dari tiga orang arsiparis, satu orang diperbantukan untuk pengurusan dokumen perjalanan luar negeri, maka tersisa dua sumber daya manusia untuk melaksanakan beban kerja unit kearsipan ditjen migas.

Bp. Ahmad Fauzi selaku pejabat pengawas kepegawaian Ditjen Migas menyampaikan kebijakan rencana revisi permen 11 tahun 2015, untuk itu beliau mengharapkan dokumen tertulis yang membuktikan secara faktual pada tahun 2019 tentang kebutuhan 20 orang arsiparis termaksud.

Penulis yang mewakili unit kearsipan Ditjen Migas menyampaikan bahwa pada saat permintaan bahan atau data dukung terkait kebijakan revisi permen no 11 tahun 2015, pada bulan Mei 2018, unit kearsipan telah mengisi formulir beban kerja sesuai permen PAN dg total 12 orang arsiparis dengan rincian sebagai berikut:
-Arsiparis pelaksana : 3 orang
-Arsiparis pelaksana lanjutan : 2 orang
-Arsiparis Penyelia : 4 orang
-Arsiparis Pertama : 2 orang
-Arsiparis Muda : 1 orang
Formulir diisi secara faktual dari keberadaan petugas arsip yakni Mulyanto, Nurul Muhamad, Juli Supadmo, Kasmari, Tatang, Gilang, Reni, Catur, Gondo, Reza, alif dan avis, serta rosyid.

Meski pada awal tahun 2019 ini masuk tambahan dua orang tenaga perbantuan yakni Junaidi alfin dan Mikun sehingga total 15 orang.

Penggambaran kebutuhan petugas arsip pada unit kearsipan Ditjen Migas di atas masih bersifat faktual (apa yang telah dikerjakan oleh petugas arsip) sebagaimana keberadaan personil saat ini.

Keberadaan 12 s. d. 15 orang untuk menjalankan unit kearsipan pada tahun 2019 masih belom memenuhi standar minimal pelayanan kearsipan.

Jika mengikuti standar minimal pelayanan kearsipan maka indikator yang dipergunakan bukan hanya gambaran faktual dari keberadaan petugas arsip.

Menurut penulis, Unit Kearsipan yang telah memiliki standar minimal mendekati kondisi kearsipan sebagaimana amanat Peraturan Pemerintah nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU Kearsipan Nom 43 tahun 2009.

Ragam Aktivitas penyelenggaraan kearsipan sebagaimana peraturan termaksud memang tidak dapat dilaksanakan sendiri oleh unit kearsipan, namun terkait dengan unit dan jabatan lain (selain jabatan arsiparis)

Ragam aktivitas kearsipan terbagi menjadi dua yakni kegiatan yang bersifat pelaksanaan dg kategori ketrampilan dan kategori ahli atau penyusunan norma, standar, prosedur dan kriteria (sistem kearsipan).

Keterkaitan dg jabatan lain yakni pemanfaatan teknologi informasi harus bergerak beriring dengan pranata komputer atau setidaknya tim arsip disuport oleh programer komputer.

Ragam aktivitas kearsipan juga dihadapkan pada penyediaan arsip dan pengolahan menjadi informasi serta desiminasi informasi yang bersumber pada arsip.

Agar memenuhi standar pelayanan minimal, maka penulis berpendapat bahwa jumlah ketersediaan petugas arsip di Unit kearsipan harus dikaitkan dengan hasil kerja atau jumlah arsip, jumlah unit pengolah/unit kerja, jumlah jenis arsip serta ragam aktivitas kearsipan

Selain hal tersebut, yang terpenting pada unit kearsipan adalah kedudukan atau peran yang dapat dilaksanakan untuk pencapaian kinerja organisasi.

Unit Kearsipan Ditjen Migas memiliki peran dalam mendukung manajemen internal ditjen migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kebutuhan layanan perkantoran saat ini di Ditjen Migas adalah perbaikan Fasilitas perkantoran yakni renovasi gedung. Kegiatan tersebut meninggalkan kepedihan bagi unit kearsipan Ditjen Migas karena terjadi lonjakan pertumbuhan arsip yang sangat masif.

Gambaran tersebut penulis sampaikan melalui tautan:
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Selama dua tahun ini, unit kearsipan hanya mampu melaksanakan aktivitas pengolahan arsip dan belum mampu untuk mengolah data arsip menjadi informasi sampai dengan desiminasi informasi arsip (pameran arsip)

Melalui tulisan ini, penulis sebagai Arsiparis Ditjen Migas memohon permakluman kepada pimpinan. Arahan pimpinan agar unit kearsipan menyelenggarakan pameran arsip sebagai bentuk desiminasi informasi belum dapat terlaksana.

Unit Kearsipan Ditjen Migas masih di bawah standar karena belum tuntas dalam mengimbangi pertambahan arsip. Sehingga unit kearsipan Ditjen Migas baru mampu menjalankan layanan perkantoran sebagai gudang penyimpanan, penataan arsip, mengamankan arsip meski terbatas nya ruang simpan.

Jumlah arsip yang mencapai 8400 boks dihadapkan dengan ketersediaan ruang arsip ukuran 12M X 6M. Ruang yang hanya berkapasitas 2500 boks (ukuran 12M X 6M) terisi 3400 boks beserta space untuk kegiatan penyortiran atau pemilahan arsip.

Meski kerjasama penyimpanan sistem sewa di Pusat Jasa Kearsipan ANRI mencapai 5200 boks untuk tahun 2019, namun masih belum dapat mencukupi kebutuhan ruang simpan.

Capaian Unit Kearsipan Ditjen Migas yakni terbangunnya citra kehandalan dalam menyimpan arsip sehingga pimpinan dan pegawai mempercayakan penyimpanan arsip mereka. Satu penyebab yang terkait erat adalah kredibiltas petugas arsip. Tingkat kepercayaan dalam melaksanakan tanggung jawab penyimpanan arsip untuk menjamin ketersediaan bukti jika sewaktu waktu dibutuhkan.

Petugas arsip yang mendapat predikat teladan di tingkat Kementerian ESDM dengan didukung 10 s.d. 15 orang menjadi pengungkit citra kehandalan unit kearsipan Ditjen Migas termaksud.

Petugas arsip telah melaksanakan aktivitas kearsipan pada tiap harinya dan menghasilkan hasil kerja berupa data arsip dan fisik atau pdf hasil alihmedia arsip.

Petugas melaksanakan ragam aktivitas pengolahan arsip yakni mensortir, memilih arsip dan non arsip, deskrepsi, memindai, mengupload, memberikan nomor arsip, menyimpan ke dalam boks, menata boks arsip ke dalam lemari arsip, melayani penelusuran dan peminjaman arsip sampai dengan mengelap debu debu kertas.

Gambaran obrolan bersama Bp Fauzi di atas mengerucut pada kebijakan Sekjen ESDM dalam rekruitmen pegawai non ASN untuk bidang kearsipan.

Berapapun petugas arsip yang akan disediakan dengan rekruitmen pegawai non ASN, tetap akan dibagi keseluruhan satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Berapapun jumlah petugas arsip yang akan diperbantukan di unit kearsipan Ditjen Migas semoga menjadi tambahan amunisi bergeraknya unit kearsipan.

Beban kerja seperti Hasil kerja /jumlah arsip sebanyak 8400 boks arsip, pelayanan pemindahan arsip kepada 26 unit pengolah/unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, 72 jenis atau seri arsip yang harus dilakukan penataan , ragam aktivitas kearsipan berkategori keahlian seperti penyusunan NSPK, pengolahan arsip menjadi informasi dan desiminasi informasi arsip dapat terus terlaksana

Aktivitas pada unit kearsipan dituntut untuk dapat mengimbangi derasnya tingkat penciptaan arsip. Arsip yang tercipta di unit kerja, merupakan potensi penambahan arsip di Unit Kearsipan.

Della, seorang mahasiswa kearsipan semester akhir yang sedang melakukan praktek kerja Lapangan di unit kearsipan Ditjen Migas melaksanakan salah satu aktivitas kearsipan yaitu Deskripsi arsip. Deskrepsi Arsip yang selama ini dikenal di bangku kuliah mempergunakan sarana bantu lembar kartu deskrepsi, namun di unit kearsipan Ditjen Migas telah memanfaatkan sarana bantu berupa Sistem informasi atau aplikasi yang diberi nama “Arsip Digital”

Sebelum melakukan deskrepsi, Della menyortir arsip dan menguji struktur, kontek dan isi dari suatu arsip. Hasil uji tersebut akan menjadi dasar usulan penyimpan.

Setelah arsip lolos uji struktur, konten dan isi, maka tahap selanjutnya adalah memberi nomor folder baru pada arsip yang akan disimpan kembali. Nomor folder baru tersebut ditulis pada map folder dan mengubah nomor lama pada aplikasi.

Apabila terdapat ketidaksesuaian antara data deskripsi arsip pada aplikasi dengan fisik arsip maka perlu perbaikan atau editing data. Kesesuaian data dengan fisik meliputi uraian, lokasi folder, lokasi Folder, lokasi ruangan arsip, dan kelompok arsip.

Setelah pendeskrepsian maka arsip dimasukkan ke dalam boks arsip. Tujuan dari deskripsi arsip ini adalah untuk mengidentifikasi dan menjelaskan konteks dan isi materi arsip untuk mempromosikan aksesibilitasnya (ISAD(G), 2000).

Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam deskripsi antara lain melihat berkas arsip dan menganalisis pemilik arsip, nomor arsip, tahun arsip, bentuk / jenis arsip, dan tingkat perkembangan.

Della mempraktikan editing uraian deskrepsi arsip, dan lokasi penyimpanan serta tingkat perkembangannya pada aplikasi arsip Digital.

Contoh, Uraian : Surat Masuk DJM bulan Oktober s.d November tahun 2014. Lokasi : lantai 4. nomor boks : 20 Surat Masuk. Nomor folder : 51. Tingkat perkembangan : tembusan.

Selain Della ada juga mahasiswi yang lain yang juga sedang menjalani KKP (Kuliah Kerja Praktik). Disaat masa libur perkuliahan kampus, Rani seorang mahasiswa Universitas Budiluhur jurusan Menejemen (Sumber Daya Manusia) sejak tanggal 21 januari 2019 melakoni aktivitas di unit kearsipan Ditjen Migas.

Hari pertama, Rani memilah2 arsip surat masuk. Aktivitas kearsipan sangat perlu penguasaan nama unit kerja. Unit Kerja di Lingkungan Ditjen Migas mempergunakan kode singkatan. Kode tersebut antara lain DMED yang merupakan kode dari Subdit penilaian dan pengembangan hulu migas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hulu. Kode SDML merupakan kode bagian rencana dan laporan pada Sekretariat Ditjen Migas. Kode DMEE merupakan kode dari Subdit pengawasan eksplorasi migas. dan seterusnya.

Selain itu, Rani juga mengenal satu keunikan dari arsip yakni tulisan tangan dari Direktur. Tulisan tersebut tertera pada lembar formulir penyelesaian pada 10 tahun yang lalu.

Aktivitas kearsipan yang dilakukan Rani, yakni mensortir surat masuk tahun 2008 s. d. 2014 menambah wawasan. Bagaimana tidak, secara tidak langsung kegiatan mensortir dengan mengecek isi surat memaksa rani untuk membaca.

Kegiatan membaca berulang ulang terhadap ratusan surat akan menjadikan hafal. Alhasil dapat menambah wawasan.

Terdapat kejadian yang membuat suprise Rani yakni saat membuka map berisi surat masuk dijumpai kecoa kecil haha. Suasana di ruang pemilahan pada unit kearsipan Ditjen Migas menjadi pecah dan hangat. Suasana kerja tersebut seolah dapat mengurangi kejenuhan atau kadar stress karena tumpukan ratusan ribu berkas.

Kuliah Di Unit Kearsipan Ditjen Migas Sejak hari Jumat , 18 Januari 2019 yang dilaksanakan mahasiswa UNJ pada jurusan Administrasi Perkantoran (dulu jurusan Sekretaris) adalah melakukan pemilahan pada surat masuk. Mahasiswa bernama NUR dan Wardah terlihat asyik melakoni aktivitas pemilahan arsip.

Pemilahan atau sortir kembali terhadap koleksi arsip simpan pada kelompok file surat masuk. Riwayat penyimpanan arsip termaksud berasal dari file sekretaris Dirjen, Sekretaris para Direktur dan para pengadministrasi umum di unit eselon tiga di Lingkungan Ditjen Migas.

Berikut adalah resume kedua mahasiswi tesebut sebagai hasil kerja harian. Wardah menyampaikan *Teori ->Kegiatan Penyusutan Arsip Penyusutan adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.(UU Nomor 43/2009 Psl 1 No.23)_*

Tipe 1 (Berasal dari file Sekretaris Dirjen pada kurun waktu 2009 s.d. 2014):
Jenis surat masuk yang disortir adalah yang bertuliskan ‘segera proses/selesaikan/TL/Cek/OK, pada selendang surat (form penyelesaian surat masuk). Sedangkan dan surat yang tetap dipertahankan untuk disimpan adalah surat yang bertuliskan Intruksi-intruksi secara spesifik. dari pimpinan pada formulir disposisi tersebut.

File surat masuk tipe 1 memiliki tingkat perkembangan “fotokopi”. Fisik surat masuk yang asli didistribusikan ke unit sebagaimana instruksi pada lembar disposisi.

Tipe 2 (Berasal dari file unit pengolah atau unit eselon tiga di lingkungan Ditjen Migas)
Jenis tipe ini berbeda dalam perlakuan untuk memilah/sortir. Jenis surat masuk yang disortir adalah surat yang berstatus biasa saja seperti : undangan/surat permintaan data/surat yang tidak ada hasil laporan di lampirannya. Sedangkan surat yang dipertahankan untuk disimpan adalah surat yang bersifat penting untuk perusahaan, seperti : surat laporan penelitian, surat hasil rapat, surat laporan anggaran, dll.

Teori Jenis Arsip yang dimusnahkan :
Kriteria Pemusnahan Arsip
1. Tidak memiliki nilaiguna
2. Telah habis retensi dan berketerangan dimusnahkan
3. Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang
4. Tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara

Mahasiswa kedua bernama NUR, menyampaikan resume dg landasan teori
menurut Judith Ellis dalam bukunya keeping archives (1993) :
“Arsip memiliki nilai yang berkelanjutan (continuing value) meskipun itu tidak semuanya”.

Menurut Sedarmayanti (2003:103), yang dimaksud dengan pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.

Kearsipan merupakan suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.

Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan.

Berdasarkan hal hal tersebut di atas , maka arsip perlu dilakukan penyusutan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Arsip surat masuk yg dipilah mulai dari folder 64-123 (tahun 2008 s.d 2014) dipilah berdasarkan keterangan yg ada di disposisi atau keterangan pada formulir penyelesaian surat masuk atau selendang surat. Untuk arsip surat yang memiliki kategori disortir antara lain :
– ok
– proses lanjut
– dibahas
– dampingi
– TL
– Cek
Alasannya adalah File surat masuk yang berasal dari Sekretaris Dirjen hanya bersifat fotokopi. Fungsi penyimpanan arsip fotokopi oleh para sekretaris adalah untuk mengkroscek tindak lanjut dari unit kerja.

Asumsi yang dipergunakan adalah telah selesai proses dalam jangka waktu lima tahun yang lalu.
Untuk arsip surat masuk yang memiliki keterangan lebih spesifik tetap disimpan. Sehingga ketika dibutuhkan sewaktu waktu dapat ditemukan kembali.

Di Lingkungan Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi terdapat 5 unit kerja (periode sebelum 2016)
SDM = sekretariat Ditjen migas; DME = Direktorat Pembinaan usaha hulu migas; DMO = Ditektorat Usaha hilir migas; DMT = Direktorat teknik dan lingkungan migas; DMB = Direktorat pembinaan program migas.

Awal tahun 2019 ini, menjadi spesial di ruang pemilahan arsip ditjen Migas. Kehadiran Mahasiswa untuk menjalani masa Praktek Kerja Lapangan memeriahkan suasana kerja kearsipan.

Sejak Senin, 7 Januari 2019,
Tsasa & Della belajar menggunakan tiga aplikasi yang digunakan oleh unit kearsipan ditjen migas untuk mengolah arsipnya. Tiga aplikasi tersebut yaitu Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan, Arsip Digital, Sistem Informasi Persuratan Dinas.

1. Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan (kurun waktu surat 2007 s.d.2017)

Aktivitas login dan diinput data surat ke database sistem informasi, pemindaian fisik arsip atau scanning kemudian melakukan pengunggahan atau upload menjadi pemandangan keseharian mahasiswa tersebut.

Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan dipergunakan untuk menyimpan surat keluar yg ditandatangani oleh direktur jenderal sampai dengan para direktur di lingkungan Ditjen Migas untuk kurun waktu tahun 2007 s. d. 2016.

Penyimpanan file pdf dipastikan dengan memeriksa lampiran file pada data surat yang telah terinput pada aplikasi tersebut.

Sedikit menambahkan info bahwa sarana pengurusan surat yang diberi nama “Aplikasi Tata Laksana Persuratan” merupakan alat bantu para sekretaris atau pengadministrasi dalam memberikan nomor surat. Jika selama ini dikenal adanya buku agenda surat, maka aplikasi tersebut difungsikan sebagai buku agenda surat keluar dan surat masuk.

Surat yang telah ditandatangani oleh pejabat di lingkungan Ditjen akan dilakukan input data surat oleh para sekretaris untuk mendapatkan nomor register surat keluar.

2. Sistem Informasi Persuratan Dinas (pengurusan surat pada tahun 2017 s.d saat ini)
Dari laporan harian mahasiswa atas nama tsasa, menyebutkan bahwa pada hari ketiga sampai ke lima melaksanakan beberapa aktivitas yakni
– Login ke Sistem Informasi Persuratan Ditjen Migas sebagai arsiparis.
– Melakukan pengecekan data surat keluar dari DJM (Direktur Jenderal Migas) pada sistem.
– Apabila data surat keluar belum terdapat lampiran file pdf maka diperlukan scan surat
– Scan menggunakan aplikasi adobe professional.
– Surat yang sudah discan kemudian diberi nama sesuai nomor surat
– Mengunggah atau upload file pdf sesuai data surat keluar pada aplikasi persuratan.
– Surat yang telah discan, disimpan ke dalam folder sesuai dengan unit pengolahnya seperti DJM.I, DJM.O, DJM.E, DJM.B, DJM.S. kemudian di simpan berdasarkan bulan surat.
– Surat yang diinput ke aplikasi hanya surat yang bertandatangan pimpinan di lingkungan ditjen migas.
– Surat yang diinput ke aplikasi tidak hanya berupa surat dinas, namun juga ada surat keputusan dan nota dinas.

Sedangkan Della melakukan praktik Pemberkasan Berkas perizinan Surat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) mempergunakan aplikasi termaksud antara lain:
– mencari data nota dinas subdit pengembangan investasi migas DMBI) ke direktur pembinaan program migas (DMB) pada aplikasi
– melakukan scan dan upload nota dinas termaksud
– Mencari DataSurat Kemampuan Usaha Penunjang (SKUP) sesuai nama perusahaan
– Melakukan scan dalam bentuk pdf dan diunggah dalam aplikasi.

3. Aplikasi Arsip Digital

Jawaban Tsasa atas pertanyaan bagaimana peran TIK dalam kearsipan adalah sebagai berikut:
– Menurut Mustafa dalam buku “Sistem Otomasi Informasi Kearsipan Dinamis dan Statis”, sistem otomasi kearsipan adalah sistem yang memanfaatkan teknologi informasi terutama penggunaan komputer untuk melaksanakan kegiatan yang rutin sehari-hari dilakukan di unit kearsipan/lembaga kearsipan secara terpadu.
– Sistem otomasi kearsipan dapat membantu mengelola arsip dengan efektif dan efisien. Selain itu dengan menggunakan teknologi informasi dapat diperoleh manfaat kecepatan, kemudahan, kehematan.
– Penerapan Teknologi informasi pada kearsipan diantaranya adalah kegiatan penciptaan (registrasi), klasifikasi dan pengindeksan, penyimpanan, pengelolaan, penyusutan, akses, temu kembali.

Mengapa Unit Kearsipan Ditjen Migas masih mempertahankan ketiga aplikasi tersebut???
berikut jawaban Tsasa:

1. Tiga aplikasi tersebut dapat mempermudah proses administrasi dan proses pengarsipan di Ditjen Migas.
Contoh: Sejak Tahun 2007 s. d. 2015 persuratan internal di Ditjen Migas dilakukan melalui Sistem Informasi Tata Laksana Persuratan. Aplikasi termaksud dimanfaatkan sebagai sarana registrasi atau penomoran surat.

Pada Tahun tahun tersebut disposisi surat masih dilakukan secara manual/tulis tangan. Penomoran surat dan nota dinas, serta keputusan melalui aplikasi.

Pimpinan yang sangat perhatian terhadap persuratan pada tahun 2016, membawa kemajuan praktik administrasi. Sejak tahun 2017, Registrasi, Disposisi dan distribusi surat dapat dilakukan melalui aplikasi. yakni bernama Sistem Informasi Persuratan Dinas.

Dapat dikatakan bahwa Ditjen Migas sudah melakukan pembiasaan e office. adanya aplikasi tersebut, dapat membantu mengurangi penggunaan kertas dan efisiensi waktu.

Sedangkan aplikasi arsip digital mempermudah dalam penemuan kembali arsip. aplikasi Arsip Digital mempunyai fungsi untuk meregistrasi arsip untuk keperluan pencarian lokasi fisik arsip dan pdf.

2. Penggunaan tiga aplikasi tersebut merupakan salah satu upaya dalam pemeliharaan arsip. Berdasarkan Perka ANRI nomor 9 tahun 2018 tentang pedoman pemeliharaan arsip dinamis, salah satu upaya pemeliharaan arsip dinamis adalah dengan melakukan alih media arsip. Alih media arsip dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Di Ditjen Migas, arsip persuratan dilakukan alih media dengan cara melakukan scanning/pemindaian arsip. Arsip disimpan dalam format pdf, kemudian diupload ke aplikasi sebagai lampiran surat yang telah diregister. Dengan begitu, arsip tidak hanya tersimpan dalam bentuk kertas (konvensional) namun juga disimpan dalam media lain. Arsip yang telah dialih media tidak mengubah isi informasi arsip.

Pada aplikasi “Sistem tata laksana persuratan dinas (2007-2015),data surat yang telah diregistrasi, akan dilakukan pengecekan apakah sudah dilengkapi lampiran file pdf atau belum. Apabila belum, maka dilakukan scanning kemudian file akan diupload ke aplikasi. Apabila sudah, harus dipastikan bahwa file dapat dibuka/dilihat

Penulis menganalisis sistem penilaian berbasis SKP pada bulan April 2017 yang dimuat pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/04/independensi-dan-kemandirian-arsiparis.html?m=1

Respon Kapus SDM dan Akreditasi ANRI (Regulator) saat itu, tulisan tersebut kurang mendalam dalam melakukan analisa.

Kasimpulan dari tulisan tersebut memang penulis masih mendukung penilaian berbasis SKP dengan mengacuhkan Unit Kearsipan sebagai unit yang menetapkan penilaian kinerja arsiparis dengan mengembalikan ke unit pembina kepegawaian.

Penulis mendasarkan analisis pada Potensi konflik interes dan hilangnya nuansa profesionalitas. Jika Unit Kearsipan sebagai rumah arsiparis berhak menetapkan nilai arsiparis nya maka sama halnya, orang tua menetapkan nilai anaknya sendiri, pasti subyektivitas bapak atau ibu akan menilai bagus karena obyek yang dinilai adalah putra dan putrinya.

Meski Sistem penilaian berbasis SKP telah 2 tahun digaungkan, sejak awal 2017, namun demikian KESDM baru akan menerapkan sistem penilaian termaksud pada awal tahun 2019.

Saat sosialisasi penilaian SKP di Gd. Pusat Arsip KESDM pada pertengahan tahun 2018, penulis mendapatkan respon dari narasumber yaitu Ibu Kapus SDM dan Akreditasi (sebelum rotasi dijabat Bapak Kapus) yang menyampaikan bahwa sistem penilaian masih banyak kelemahan.

Respon ibu kapus termaksud merupakan komentar atas pertanyaan penulis saat itu terkait perubahan pejabat penilai yang awalnya dilaksanakan suatu tim yang dibentuk unit kepegawaian. Sistem penilaian arsiparis saat ini, peran pejabat penilai adalah pejabat atasan langsung.

Penulis memperinci pertanyaan terkait pejabat penilai yakni:
– Apakah ternilai sisi profesional jika Atasan Langsung menjadi pejabat penilai arsiparis sebagaimana melakukan penilaian Daftar Penilaian Perilaku Pegawai (DP3)????
– apakah atasan langsung dalam penilaian kerja dapat mengukur prestasi kinerja tanpa mengikuti diklat penilai arsiparis??
– Apakah syarat syarat pejabat penilai yang memiliki jenjang kepangkatan jabatan arsiparis setingkat di atas dapat terpenuhi??
– apakah pejabat penilai memiliki pengalaman di bidang kearsipan selama minimal 2 tahun (jika ukuran arsiparis impasing)

Penulis mengakui terkait kurang pendalaman analisa terkait penilaian SKP sebagaimana tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/04/independensi-dan-kemandirian-arsiparis.html?m=1%20ok

Maka penulis pun mencoba membuat analisa kembali terkait sistem penilaian SKP yang mendasarkan pada butir rincian Kegiatan arsiparis.

Terkait rincian butir kegiatan yang akan dicantumkan pada SKP, penulis menemukan kendala yakni rincian butir kerja jabatan Penyelia. Pada saat ini, penulis menduduki jabatan arsiparis Penyelia. dari rincian tugas maka penulis hanya dapat mencantumkan
– melaksanakan penataan dan penyimpanan
– melaksanakan bintek kearsipan yang KESDM sebagai kegiatan pokok atau unsur utama.

Hasil kerja pengembangan kompetensi arsiparis yakni karya tulis hanya masuk unsur tambahan.

Karya tulis dari seorang arsiparis tergolong sebagai kegiatan penunjang atau tambahan

Penulis merasa tidak mempunyai pilihan untuk dapat menilaikan butir kegiatan yang bersifat terobosan atau kreativitas pada unsur kegiatan utama. Selain dibatasi dengan rincian butir kegiatan, juga disebabkantugas pokok fungsi atasan langsung yang hanya melaksanakan urusan Tata Usaha.

Padahal Di Era Reformasi Birokrasi Jilid kedua (2015 – 2019), penulis yang juga menjabat sebagai Arsiparis berpendapat bahwa kehadiran Arsiparis di instansi pemerintah diharapkan dapat menjadi salah satu pengungkit perubahan.

Dari delapan area perubahan pada RB, maka arsiparis dapat berperan di area pengawasan, akuntabilitas, Tata laksana sampai dengan perubahan SDM Aparatur dalam melaksanakan dan menemukan terobosan aktivitas.

Penulis yang keseharian menjalani aktivitas kearsipan di bawah unit tata usaha ditjen migas telah melaksanakan terobosan atau kreativitas dengan memberikan layanan internal kepada unit dalam menyediakan dokumen sebagai bahan pemeriksaan atau audit. Aktivitas kearsipan berupa penataan arsip keuangan yang berada di unit perbendaharaan secara tidak langsung memberikan layanan perkantoran untuk mendukung terjadinya perubahan pada area pengawasan.

Pada area perubahan Tata laksana, penulis sebagai Arsiparis turut dalam mendorong terbangunnya kebiasaan e office di Lingkungan Ditjen Migas. Bahkan mulai dari pembangunan aplikasi persuratan, penulis secara langsung melaksanakan arahan pimpinan untuk mengkondisikan para programer komputer. Hingga saat ini, aplikasi persuratan tersebut yang telah dipergunakan Di ditjen Migas sejak 2017 di Adobe ke tiga satker lain yakni Sekretariat Jenderal, BPSDM dan Badan Geologi.

Perubahan Tata laksana yang dapat ditunjukkan dengan adanya aplikasi sistem persuratan saat ini dapat ditunjukkan antara lain:
1. Pimpinan Ditjen Migas dapat membaca surat, mendisposisikan di luar kantor bahkan saat berada di luar negeri.
2. Staf di Ditjen Migas dapat menerima disposisi dari pimpinan beserta surat berbentuk soft file pada aplikasi saat berada di luar kantor bahkan sampai di luar jam kantor.
3. Aplikasi surat telah berbasis Android yang dapat dipergunakan oleh pimpinan dan staf di ditjen migas sehingga menjadi pemantik percepatan penyelesaian pekerjaan perkantoran.

Disaat perspektif peran arsiparis yang begitu luas, dimana dapat berperan dalam menciptakan terobosan pada area birokrasi, saat ini dihadapkan pada sistem penilaian kinerja arsiparis berbasis Sistem Kinerja Pegawai (SKP)

Sistem Kinerja Pegawai atau SKP sangat dipengaruhi oleh tugas pokok dan fungsi unit kerja. Pimpinan Unit kerja atau atasan langsung dari seorang arsiparis menjadi kriteria pengukuran kinerja seorang arsiparis.

Selain Rincian kegiatan arsiparis mengikat sesuai jenjang jabatan, yang memgekang dan membatasi bentuk kreativitas, sistem penilaian arsiparis berbasis SKP harus menyesuaikan tugas pokok dan fungsi dari unit kerja.

Sebagai contoh, arsiparis berada di bawah unit tata usaha ditjen migas yang memiliki tugas pelaksanaan urusan persuratan dan kearsipan, maka kreativitas peran dalam menciptakan aplikasi persuratan tidak dapat dinilaikan karena menjadi tugas dari unit TI di ditjen migas.

Pun di area pengawasan, dimana tugas pelayanan pengawasan (pemeriksaan oleh Auditor) berada di unit akuntansi bukan di unit tata usaha, maka pelayanan penyiapan dokumen pemeriksaan yang secara tidak langsung dilaksanakan oleh arsiparis akan menjadi kinerja dari unit akuntansi termaksud.

Penulis berpendapat bahwa penerapan penilaian kinerja arsiparis yang berbasis SKP belum sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tentang Kearsipan yang menyebutkan bahwa Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya

Jika sistem penilaian arsiparis berbasis SKP tetap dipergunakan maka diperlukan penafsiran ulang salah satu pasal pada Peraturan Pemerintah tersebut yang menyebut kedudukan arsiparis yg mandiri dan independent.

Jika Keberadaan aistem penilaian kinerja arsiparis berbasis SKP diharapkan dapat menunjang keberhasilan capaian kinerja dari unit dan kemudian dapat di cascading ke kinerja instansi. Maka menurut logika penulis hal tersebut sangat bertentangan dengan nilai profesionalitas. Seorang tenaga profesional bukan bertanggungjawab kepada unit kerja namun kepada profesionalitas dan kode Etik dari profesi masing masing.

Sebagai gambaran nyata, penulis akan menyampaikan aktivitas kearsipan sebagai dampak perubahan kebijakan instansi yakni perubahan gedung kantor.

Kebijakan instansi yang harus dilaksanakan sebagai bentuk ketetapan kinerja unit yakni pemberian dukungan manajemen internal Ditjen Migas dalam bentuk layanan perkantoran.

Kita ketahui bersama bahwa sejak UU kearsipan tahun 1971 bahwa pemahaman Perubahan Gedung Kantor mempengaruhi Kondisi Kearsipan. Gedung kantor diakui sebagai tempat siklus hidup arsip mulai penciptaan, penggunaan, perawatan, serta penyusutan.

Terdapat dua perubahan gedung kantor yakni perpindahan gedung dan kegiatan renovasi. Penulis merumuskan kondisi kearsipan sebagai suatu keadaan yang tergambar dari hilangnya khazanah koleksi kearsipan dan menumpuknya beban kerja kearsipan.

Perubahan Gedung kantor yang dialami oleh Direktorat Jenderal Minyak Dan Gas Bumi adalah perpindahan gedung sebanyak tiga kali yakni
1. Gedung Migas di Medan Merdeka Selatan (saat ini menjadi daerah kantor menteri ESDM)
2. Gedung Dharma Niaga (Sistem sewa 1997 – 2001)
3. Gedung Plaza Centris (2002 s.d 2015) dan saat ini berubah nama menjadi Gedung Migas)

Perpindahan Gedung tsb otomatis menyebabkan perpindahan arsip yang bersifat memaksa, misalnya: menurut pengungkapan Bp. Maryono(yang menjadi petugas arsip sebelum tahun 1997, Ruang simpan arsip migas di Gedung Bp7 yang akan direnovasi waktu itu, mencatatkan puluhan truk (sampai dengan satu minggu penyelesaian penugasan pimpinan) untuk dapat memindahkan arsip.

Perubahan Gedung yang kedua adalah perubahan konsep ruang kerja dan perpindahan ruang kerja sebagai dampak kegiatan renovasi

Tercatat dua kali renovasi gedung migas yakni pada tahun 2007 – 2008 dan pada tahun 2017 – 2018. Perbedaan konsep ruang kerja sebelum dan sesudah renovasi mempengaruhi ruang penyimpanan arsip.
Contohnya renovasi gedung yang dilaksanakan tahun 2017 dan 2018 mengurangi keberadaan ruang arsip di gedung migas saat ini yakni menyisakan satu ruang saja.

Penulis membuat kesimpulan bahwa perubahan gedung kantor yakni perpindahan Gedung kantor migas menjadi penyebab hilangnya khazanah koleksi arsip migas.

Kesimpulan tersebut bukan tanpa alasan. Beberapa penampakan fakta di lapangan yang dialami oleh penulis yang juga arsiparis. Sejak bertugas pada tahun 2009 di gedung Ditjen Migas, Penulis menjumpai arsip kebanyakan berkurun waktu tahun 2002 ke atas. Sangat sedikit arsip migas yang memiliki kurun waktu tahun 1970 s. d. 1990an.

Perubahan Gedung kantor yang kedua, yakni perpindahan ruang kerja dari dampak renovasi ruang kerja akan menambah beban kerja kearsipan.

Kearsipan yang bertujuan menjamin ketersediaan arsip dihadapkan dengan ribuan bahan non arsip. Tumpukan berkas kerja saat pekerjaan gedung tahun 2007-2008 masih dapat diselamatkan ruang kerja unit pengolah. Baru pada saat kegiatan renovasi gedung tahun 2018, arsip tersebut berpindah ke ruang arsip secara masif dan menjadi beban kerja kearsipan.

Basis penilaian arsiparis mempergunakan nilai kontrak SKP bersama dengan atasan langsung, beepotenasi menghilangkan profesionalitas arsiparis.

Pejabat penilai yang diperankan oleh atasan langsung yg menjabat sebagai pejabat administrator akan mendukung kebijakan instansi. Ketika perubahan gedung sebagaimana digambarkan di atas harus menjadi ketetapan kinerja dalam layanan perkantoran, maka yang akan dialami arsiparis dan kearsipan adalah
1. potensi kehilangan khazanah koleksi arsip
2. Bertambahnya beban kerja kearsipan sebagai dampak masifnya perpindahan arsip yang bersifat terpaksa karena ruangan harus segera direnovasi.

Satu kalimat Jawa, “Ilmu iku entuke kanthi laku” menjadi pijakan tulisan ini. Tulisan yang membahas Ketimpangan kearsipan instansi pemerintah yang masih terjadi selama hampir 17 tahun (2002 s.d.2019)

Berawal dari penulis mulai memganyam aktivitas mengenal kearsipan via bangku kuliah.
Singkat cerita, dua tahun setelah resmi menyandang sarjana muda kearsipan tepatnya di tahun 2007, penulis bergabung dengan tim penataan arsip pada Pusat Jasa Kearsipan ANRI.

Saat bergabung pada tim tersebut, penulis mendapat gambaran ketimpangan atau permasalahan kearsipan. Suatu gambaran yang bertolak belakang dengan yang di temui di bangku kuliah. Fakta di lapangan, kearsipan masih jauh panggang dari api.

Keadaan tersebut sontak memunculkan semangat untuk mengembangkan potensi diri. Mencari suatu jawaban dan menjadi solusi dari ketimpangan kondisi kearsipan di institusi pemerintahan.

Penulis beranggapan, memerlukan puluhan taun untuk membenahi ketimpangan kearsipan dengan mengejawantahkan secara ideal sebagaimana diskusi model kearsipan secara ilmiah (kampus) .

Berikut beberapa fakta yang dialami penulis untuk menggambarkan ketimpangan kearsipan antara lain :
1. Tahun 2004, saat memimpin Himadika (Himpunan Mahasiswa Kearsipan UGM) Penulis menginisiasi Penyelenggaraan seminar nasional berjudul “Tantangan Profesi Kearsipan pada era Teknologi Informasi”. empat tahun setelah seminar, melihat fakta lapangan, ternyata kearsipan belum berada pada kondisi Era Teknologi Informasi atau masih berada pada kondisi arsip konvensional.

2. Meski Lulusan diploma kearsipan telah banyak dicetak oleh Kampus namun penulis menemukan bahwa sejak 2007 s.d 2018 ketersediaan petugas arsip di Instansi Pusat sebagian besar tidak berbiground pendidikan kearsipan

3. Meskipun beberapa instansi pusat telah melakukan perekrutan atau pengadaan arsiparis, namun ketersediaan petugas arsip tidak sebanding dengan jumlah arsip dan rentang organisasi. Hal tersebut ditunjukkan pada beberapa contoh yakni.
🌟 Pada tahun 2007, Penulis menjadi salah satu anggota tim penmbenahan arsip di Kementerian Luar Negeri. Kurang lebih 3000 meter lari dan ratusan ton bahan non arsip menjadi hasil kerja pembenahan arsip. Tim tersebut terdiri dari puluhan orang anggota bersifat panggilan (status proyek dg pelaksana Pusjakar ANRI) dan puluhan arsiparis kemlu yg sudah mulai direkrut pada tahun bersamaan).
🌟 catatan krisis pada tautan http://nurulmuhamad.blogspot.com/2015/04/krisis-arsiparis-di-kementerian-esdm.html?m=1

4. Meskipun Formasi arsiparis telah diisi oleh lulusan kearsipan namun pegawai difungsikan bukan untuk melaksanakan fungsi kearsipan, melainkan difungsikan untuk mensuport unit kerja . Penulis mengenal beberapa teman yang cakap dan menguasai fondasi pemahaman kearsipan, sehingga layak untuk menjadi solusi ketimpangan kearsipan. Namun karena dinamika manajemen kepegawaian, dan tuntutan unit kerja menjalankan aktifitas kearsipan. contohnya:
🌟 Suprayitno, di Kementenakertrans. Bertandang ke gubuk penulis di Depok tahun 2014, obrolan hangat menerjemahkan penafsiran masing2 terkait kearsipan di pemerintahan sampai ke nasional. Namun pilian untuk tidak menjadi arsiparis sementara waktu (lebih dari 5 tahun) , sampai meluluskan S2 di UI mengusik diri penulis, dg kalimat “tolong jangan menjadi penghianat formasi arsiparis yang telah dipilih.
Meski demikian penulis dapat memahami keadaan yakni tuntutan unit kerja dan pengembangan karir untuk penyetaraan ijazah S1 dan mendapatkan gelar S2.
🌟 Sdr. Timbul Wisnu Adi, di Kemenpora. Tuntutan unit kerja bidang kepegawaian, dan arahan pimpinan menjadikan teman yang cakap di penataan arsip (mantan tim penataan arsip Kementerian luar negeri) , tidak juga melaksanakan aktivitas kearsipan melainkan urusan kepegawaian.

Selain ketimpangan tersebut, penulis menemukan asumsi dan pemahaman petugas arsip dalam mendudukan kearsipan. Selama 17 tahun mengenal bidang kearsipan, penulis masih sering menemukan pendapat bahwa “Masih rendahnya Apresiasi ASN/PNS terhadap arsip”.

Fakta di ruang arsip justru menunjukkan bahan non arsip lebih banyak ketimbang arsip. Penulis menyimpulkan bahwa apresiasi terhadap arsip membabi buta (sudah tidak lagi rendah). Banyak ASN/PNS yang terlalu berlebihan dalam menduduki arsip itu penting sehingga semua mau di arsip kan.

Dari beberapa gambaran ketimpangan kearsipan, penulis merumuskan beberapa masalah dan jawaban awal yaitu
– Apakah jika arsiparis memiliki latar pendidikan kearsipan sudah menjadi solusi ketimpangan kearsipan?
jawabannya : belum tentu, krn formasi calon arsiparis tidak dilakukan pembinaan sesuai dengan jabatannya
– Apakah jumlah arsiparis banyak menjadi solusi?
jawabannya : belum tentu karena arsiparis dihasilkan dari pendidikan Singkat (diklat), minimal perlu 3 tahun untuk mendalami kearsipan (takaran kuliah d3 kearsipan)
– Apakah jika semua arsiparis telah memiliki latar belakang pendidikan kearsipan, menjadi solusi ketimpangan?
jawabannya : tergantung pada kecakapan dan pengalaman serta pemahaman masing2 arsiparis serta tuntutan unit kerja.
– Apakah topik bahasan mahasiawa kearsipan di Kampus telah menyesuaikan keadaan kearsipan di instansi
jawabannya : terlalu jauh melangkah, (pengalaman seminar nasional 2004)
– apakah peningkatan apresiasi masyarakat terhadap arsip masih relevan
jawabannya : sudah tidak relevan, karena nilai autentik dan keunikan arsip masih perlu dilakukan pengujian baik secara konten, kontek, dan strukturnya (tingkat kualitas arsip perlu dipertanyakan)

Berdasarkan hal tersebut di atas yang menunjukkan ketimpangan, Penulis merumuskan judul tulisan ini yakni “Kaderisasi Petugas Arsip dalam menembus ketimpangan kearsipan”

Untuk memperingkas maka penulis mencoba membagi permasalahan menjadi Sub masalah yakni
– Bagaimana untuk memenuhi formasi cpns arsiparis jalur umum dg syarat ijazah diploma tiga kearsipan
– Bagaimana menjembatani agar instansi pemerintah menjadi laboratorium kearsipan sehingga diskusi kearsipan di kampus tidak terlalu jauh.

Pembahasan

Sejak tahun 2008, mulai banyak penerimaan cpns formasi arsiparis jalur umum, dimana syarat berijazah d3 kearsipan atau yang serumpun.

Fakta di beberapa instansi, formasi tersebut harus kosong karena tidak ada pendaftar atau pendaftar yang tidak lolos. Sebagaimana penulis alami sejak 2008 maka beberapa faktor penyebab adalah:

1. Masih ada anggapan bahwa untuk menjadi PNS memerlukan uang kolusi, masih menyandera pemahaman alumni d3 kearsipan. untuk itu perlu keadaan pertukaran pengalaman diantara alumni d3 kearsipan.

2. Kendala yg juga menjadi pengalaman kegagalan penulis dalam kompetisi cpns adalah ketidaktahuan lingkungan Jakarta. Seleksi yang banyak diselenggarakan di Jakarta menuntut calon peserta untuk mengetahui alamat serta akses kendaraan.

3. Keberadaan keluarga yang bertempat tinggal di Jakarta tidak dipungkiri menjadi faktor kelulusan cpns. Bagaimana untuk calon peserta seleksi cpns yang sama sekali tidak memiliki keluarga yang tinggal di jakarta??

Dari beberapa penyebab tersebut diperlukan jembatan agar formasi calon arsiparis pada instansi dapat terisi oleh lulusan diploma tiga kearsipan maka penulis melakukan:
1. Inisiasi pergelaran untuk dapat berkumpul atau kopi darat atau reuni dari dampak jejaring sosial Facebook.
Sebanyak empat kali, bertempat di Jakarta selatan menggelar adanya buka bersama atau syawalan atau kopi darat grup Facebook lintas angkatan, sebagai ajang bertukar informasi serta saling menginspirasi “bahwa kelulusan cpns sama sekali tidak melakukan kolusi”

Yakni tahun 2010, 2011, 2012 serta 2013 gelaran kopi darat yang dapat dihadiri lebih dari 20an orang alumni menjadi pemantik ketertarikan kembali pada dunia kearsipan setelah bertahun tahun lulus.

Salah satu yg menjadi catatan manis adalah senior penulis yakni mas arjuna (angkatan 95), yg banting setir bertahun tahun pada pekerjaan bidang selain kearsipan, akhirnya sekarang kita dengar menjadi punggawa kearsipan di BNN.

2. Memfasilitasi Mahasiswa D3 Kearsipan untuk PKL di Jakarta sebagai sarana mengenal Jakarta karena tidak adanya keluarga di Jakarta.

Dampak Facebook yang luar biasa mengkondisikan penulis untuk dapat bertandang ke kampus Gadjah Mada Yogyakarta untuk menemui mahasiswa semester akhir.

Pada Tahun 2010 beberapa mahasiswa bernama antara lain Agung, Dunong, Toni, suci, melati, husni amalia dapat PKL di Pusat Arsip KESDM.

Pada tahun 2011 yakni wening, vreni dkk dan tahun 2012 bernama lilik, fresty, nana, pun mengikuti untuk PKL di Kementerian ESDM

Pada tahun 2018, melalui salah satu dosen, bu Faiz, maka penulis menawarkan untuk dapat memfasilitasi mahasiswa PKL di Ditjen Migas. Risa, sanela, Siti arofah, stela,. Menyusul di tahun ini, 2019 adalah Dela dan tsasa

Hasil nya beberapa mahasiswa yang pernah PKL untuk mengenal jakarta, saat ini telah menjadi arsiparis instansi pemerintah yakni:
– Agung Prasetya Adi di Komisi Pemilihan Umum
– Husni Amalia, Tony, Dunong, Lilik, Nana di Setjen KESDM
– Dian di Kementerian Kehutanan
– Wening di Badan Kepegawaian Negara
– Risa Kartiana di BPOM
– dan beberapa lagi

3. Penulis menjadi fasilitator lulusan Diploma tiga kearsipan dengan bersama sama menjadi pekerja lepas atau kontrak di bidang penataan arsip.

Beberapa nama yang terkenang pernah kerja bareng seperti sani yang kemudian lolos cpns di BKN, Arif di kemenpora, Sulifan di kemenhub, Bira di BKPM, Reni di Kemenristek Dikti.

Pembahasan pada sub masalah kedua terkait dengan agar instansi pemerintah menjadi laboratorium kearsipan sehingga diskusi kearsipan di kampus tidak terlalu jauh, maka penulis melakukan:
1. Pendampingan, mengendorse dan mendorong pengurus HIMADIKA dalam penyelenggaraan seminar nasional kearsipan.
Kegiatan tersebut terselenggara di Kampus UGM antara lain :
🌟 Pada tahun 2010 dengan tema Paperless Office, Sebuah Tantangan atau tuntutan dunia kearsipan dg Panitia, Adit, Wening, anisa. dkk
🌟 Pada Tahun 2011 bertema “Manajemen Kearsipan terintegrasi dengan Perkembangan Teknologi Informasi dengan panitia, Laras Wijayanti, Dinda, dkk
🌟 Pada tahun 2012 bertemakan Paradigma Pengelolaan Informasi dan rekaman kegiatan di era keterbukaan publik dengan panitia Emi Jawarti, Yogi dkk.

Dari tema seminar yang ditetapkan oleh mahasiswa, dapat menggambarkan bahwa pengaruh teknologi informasi masih menjadi bahasan diskusi. Hanya seminar di tahun 2012 yang dapat menggambarkan kondisi instansi pemerintahan.

Kearsipan pada instansi pemerintahan sebagian besar berbentuk konvensional. Ide ide besar sebagaimana tema seminar teknologi informasi belum dapat diterjemahkan pada kearsipan instansi pemerintahan.

2. Menginisiasi ide “instansi pemerintah pusat sebagai laboratorium mahasiswa kearsipan selama PKL sebagaimana tautan http://dbsmb.sv.ugm.ac.id/rilis-berita/ditjen-migas-kementerian-esdm-jajaki-kerjasama-akademik-dengan-prodi-kearsipan-dbsmb-ugm.html

Selama tahun 2018 Kearsipan Ditjen Migas telah memberikan kontribusi untuk dukungan manajemen internal. Dengan peran pada lini layanan perkantoran, kearsipan telah memberikan kontribusi bagi keteraturan dan kerapian ruang kerja. Bukan hanya pada area administrasi perkantoran saja, bahkan dari sisi keamanan gedung, peran kearsipan menjadi kegiatan yang dapat mengurangi beban gedung.

Melalui kegiatan kearsipan kurang lebih 19, 5 Ton bahan non Arsip telah dikeluarkan dari Gedung Migas. Hal tersebut secara tidak langsung telah mengurangi beban Gedung sehingga dapat mendukung terjadi nya keselamatan.

Kegiatan Renovasi pada sebelas lantai pada Gedung Migas dengan lebih dari 30 ruang kerja pun dapat sukses dengan peran kearsipan. Meski hanya peran kecil, namun jika ruangan masih terdapat dokumen, kita bisa asumsi kan, kontraktor akan mengalami kesulitan dalam memulai pekerjaan.

Pemindahan dokumen yg terjadi pada seluruh unit kerja, memerlukan kepastian tersimpannya, arsip negara. dalam hal ini, layanan kearsipan menjadi kebutuhan yang mendesak.

Jika bercerita renovasi total gedung kantor, kita mendapat melihat sekjen KESDM, tumpukan arsip di Aula Gedung Pusat Arsip KESDM yang masih eksis sampai hari ini. Bisa dibayangkan jika tidak terdapat aula yang mampu menampung arsip Sekjen KESDM.

Layanan penataan arsip pun didatangkan untuk memberikan solusi pemindahan arsip sebagai dampak renovasi gedung sekjen, namun di Gedung Migas, dapat berjalan dengan kegiatan penataan rutin.

Minggu pertama di tahun 2019, tim arsip disibukkan dengan arsip dari unit Direktorat Pembinaan Program Migas atau yg disingkat dengan DMB. Sejak minggu terakhir di tahun 2018, pak Triono sebagai pengadministrasi umum pada Sub Direktorat Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri yang berkode unit DMBD telah menghubungi kami sebagai tim arsip untuk mengambil arsip.

Unit termaksud akan menempati ruang kerja baru sebagai hasil renovasi gedung. Letak ruangan DMBD di lantai 6 Gd. Migas akan berpindah ke lantai 10.
Sebagaimana disposisi Kepala Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi, tim Arsip memindahkan ke ruang arsip lantai empat gedung migas.

Kami sebagai tim arsip ditjen migas harus sigap untuk melaksanakan arahan pejabat administrator yang menaungi layanan perkantoran. Dalam hal layanan kearsipan, tim arsip telah berbagi tugas.

Tugas untuk mengambil arsip dari unit adalah gondo, alif, dan Avis. Keterbatasan staf di unit pengolah menarik untuk kami dalam menjalankan tugas sebagai bagian dari layanan perkantoran. Biasanya arsip telah di pack ke dalam kardus besar, namun kali ini arsip masih berada di tempatnya pada unit pengolah.

Secara ideal dalam petunjuk tenis kearsipan, pemindahan arsip dari unit pengolah dilaksanakan oleh staf pada unit pengolah dan diterima oleh petugas pada ruang arsip. Pemindahan tersebut disertakan daftar arsip dan dilengkapi dengan berita acara.

Dengan latar belakang kondisi pada kantor Ditjen Migas, maka unit kearsipan menentukan terobosan untuk jemput bola. Tim arsip secara aktif menjemput arsip yang berada di unit pengolah. Hal tersebut didasarkan pada alasan yakni antara lain:
1. keterbatasan staf pada unit pengolah
2. Keadaan akan pindah ruangan kerja
3. Jika tim arsip tidak aktif, maka akan didahului tim cleaning service
4. Cepat menyelamatkan arsip sama dengan cepat menyelamatkan aset organisasi
5. layanan internal

Gondo dkk mengambil arsip menggunakan troli 🛒. Arsip ditempatkan pada container dan ditulis kode unit. Tim lainnya di ruang arsip bersiap untuk mengolah dg pemilahan dengan uji arsip.

Sdr. Kasmari memilih milah berdasar kelompok arsip. kelompok tersebut antara lain:
– dokumen pelelangan umum dari tahun 2006 s.d. 2014
– berkas penandasahan Tenaga kerja asing bidang migas tahun 2016 s.d 2017
– Berkas Rekomendasi Impor Barang yg dipergunakan untuk menunjang industri migas 2016 s. d 2018
– Ijin Pembukaan Kantor Perwakilan Badan Usaha Tetap (Perusahaan Asing) sampai dengan 2018
– Berkas perencanaanaan anggaran sampai dengan tindak lanjut pengawasan internal (itjen) dan eksternal (BPK)
– Berkas pelaksanaan anggaran seperti DIPA sejak tahun 2003 s. d. tahun 2016
– Berkas Koperasi KPDM tahun 2003 s. d. 2006
– Laporan Kegiatan kajian atau konsultan atau pekerjaan yang dilaksanakan oleh pihak ketiga atau rekanan.
– Persuratan (surat masuk, Nota Dinas Undangan
– copy pertanggungjawaban perjalanan dinas tahun 2010 s.d. 2017
– laporan perjalanan dinas sejak 2009
– laporan tim dan laporan kegiatan
– Laporan tingkat komponen dalam negeri tahun 2010 s. d. 2014

Rabu, 3 Januari 2018 menjelang pulang, haji Tatang bilang bahwa hari ini telah dapat empat karung. Hasil yang cukup banyak dibanding hari hari biasa dengan rata rata satu karung saja.

Barang yang masuk karung adalah kertas putih yang telah dipisah berdasarkan jenisnya. Kertas tersebut merupakan hasil aktivitas merapikan dari rekan kerja yang bernama pak junaidi alfin dan pak mikun.

Mereka berdua adalah tambahan tenaga baru yang tertarik untuk bergabung dengan tim arsip. Sebetulnya jabatan mereka adalah driver, sama dengan haji Tatang.

Bahan kerja yang dirapikan oleh pak junaidi Alvin dan pak mikun adalah bahan non arsip sebagai hasil hasil uji arsip yang dilaksanakan oleh arsiparis Penyelia ditjen migas.

Bahan dan material tersebut antara lain duplikasi, map kosong, bahan cetakan, referensi, buku, majalah, leafleat, lampiran terpisah atau kacau dari suatu Berkas permohonan penandasahan/rekomendasi/ijin yg telah habis masa berlaku.

Selain bahan non arsip, terdapat ikutan arsip dimana kelompok arsip pernah dimusnahkan sebagaimana ditetapkan oleh Keputusan MESDM bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM. Berka tersebut adalah rekomendasi penggunaan tenaga kerja asing (salah satu rekomendasi migas yg telah di putus melalui peraturan MESDM untuk dihilangkan dari tugas ditjen migas).

Selain itu kelompok berkas penandasahan impor barang yg dipergunakan sebagai penunjang industri migas. Berkas tersebut menjadi bagian dari pengukuran tingkat komponen dalam negeri dalam rangka pemberdayaan potensi dalam negeri.

Hari Kamis 3 Jan 2019 kembali mendapatkan empat karung bahan non arsip. Dari Ratusan odner yg sudah dipindahkan ke ruang arsip, sebagian besar berkategori duplikasi.

Bahan yg telah lolos uji arsip kemudian di cek kembali kedalam data arsip. Adalah kelompok laporan dipa (projek yg dilaksanakan pihak ketiga). Selain itu juga kelompok dokumen lelang untuk dicek perusahaan pemenang.

Pengecekan berdasar daftar arsip atau aplikasi arsip digital dilaksanakan oleh Sdr. Juli Supadmo. Kelompok dokumen lelang akan didata hanya pada arsip pemenang lelang (pekerjaan sebelum 2016). Arsip lelang untuk perusahaan yang kalah, akan masuk menjadi kategori non arsip.

Sedangkan kelompok Laporan Dipa yang dilakukan input data adalah yang belum pernah dilakukan input data. Artinya jika sudah terdapat data, maka bahan yang diketemukan dianggap sebagai bahan non arsip (duplikasi).

Baik seri Dokumen lelang dan laporan dipa, perhatian uji arsip mempergunakan data nilai dan jenis proyek. untuk proyek yang bersifat infrastruktur akan mendapat perhatian dalam penyimpanan.

Nilai pekerjaan yang lebih dari milyar akan menjadi sorotan utama dalam uji arsip. ke berhati hatian dalam melakukan uji arsip menjadi titik tolak penemuan kembali jika suatu waktu arsip dibutuhkan.

Melalui tulisan ini, kami sebagai tim arsip berpendapat bahwa bahan dan material yang dicurigai sebagai arsip, ternyata lebih dari 60 persen merupakan bahan non arsip.

Bahan non arsip yg telah berhasil kami pilah dan keluarkan dari gedung MIGAS selama tahun 2018 kurang lebih 19, 5 ton. Berat Bahan non arsip tersebut cukup signifikan untuk memberikan penyegaran daya tahan gedung.

berikut adalah catatan bahan non arsip yang telah berhasil di pisahkan dari arsip dan juga telah dikeluarkan dari gedung migas.
30 Des : 1,057, 9 Des : 1.025, 11Nov : 1,007, 30 Sept : 1,302, 11 Sept : 1.000, 2 Sept : 1.008
19 agustus : 1,564, 12 agustus : 1,766, 4 Agustus 2018 : 1.340, 28 Juli 2018 : 1.115, 22 Juli 2018 : 1.850, 30 Juni : 1.453, 29 April : 1.110, 24 Feb : 1.307, 4 Feb : 943, 2 Jan : 686

Salah satu aktivitas kearsipan di unit kearsipan Ditjen Migas adalah melakukan penataan arsip. Jika dianalogikan banyak baju baju yg ada di Almari. Almari dari setiap unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Tidak semua baju, dipakai oleh pemiliknya. Namun rasa sayang untuk membuang atau menyumbangkan baju kepada yang membutuhkan.

Arsip bukan seperti baju. Namun penataan arsip bisa dianalogikan menata baju baju di dalam Almari. Agar Almari muat lebih banyak baju, maka perlu dilipat dengan baik. Namun jika lipatan baju merusak tampilan ketika akan dipakai, maka dipergunakan hanger untuk di gantung.

Yang terjadi Almari sudah terasa sempit karena terlalu banyak baju yg di gantung. Apakah semua baju harus disimpan, bagaimana menentukan baju yg tidak perlu di gantung (hanger)

Baju yg tidak digantung akan di lipat saja, dimaksudkan agar dapat masuk ke dalam almari. perlu penempatan baju yang telah dilipat agar mudah dalam menemukan, mudah dalam mengambil ketika dibutuhkan.

Begitu juga arsip, ditempatkan di almari, namun mudah untuk diketemukan. Sarana seperti Odner diyakini oleh orang umum menjadi lipatan yg mudah untuk diketemukan. Pemberian judul pada punggung odner dimaksudkan untuk memberi panduan penyimpanan arsip.

Fakta di lapangan memberikan gambaran bahwa penggunaan odner memerlukan space yang lebih banyak. Almari terlihat penuh dengan odner padahal masih banyak arsip yang harus disimpan.

Odner telah dibatasi judul judul tertentu, jika judul terlalu luas, odner tidak sanggup untuk memuat seluruh arsip. Jika judul lebih spesifik, odner tidak maksimal menyimpan arsip.

berikut gambaran penataan di unit kearsipan Ditjen migas

🌟 Penataan Dokumen Lelang
1. Petugas: Kasmari dan Juli
2. Aktivitas : input data / deskrepsi arsip
3. Seri arsip : Dokumen Lelang
4. Kurun waktu : tahun 2015 s. d. 2017
5. Konten/ isi: Persyaratan administrasi dan teknis tender/mengikuti seleksi penyedia barang dan jasa
6. Kontek/ keterkaitan: Kelompok Kerja/Pokja di Unit Layanan Pengadaan (ULP)
7. struktur : format dalam LPSE sejak 2014, Dokumen pembuktian berupa keabsahan perusahaan, laporan pajak, tenaga ahli, Dst
8. Tindak lanjut:
– Simpan untuk dokumen a. n. perusahaan pemenang sampai dengan kurun waktu 2015

🌟 Pemindaian atau scan Surat
1. Petugas: Mita, Dinda dan Alif
2. Aktivitas : Scan, Berikan nama file sesuai nomor, upload ke aplikasi persuratan
3. Seri Arsip : Persuratan
4 Kurun Waktu: Tahun 2008 s. d. 2018
5. Konten/isi: pelaksanaan kegiatan substansi ditjen migas
6. Kontek /keterkaitan : Sekretariat Pimpinan
7. Struktur : Seluruh Naskah yg bertanda tangan pimpinan di lingkungan Ditjen Migas
8. tindak lanjut:
– penggunaan Adobe profesional menciptakan pdf image yg berkapasitas rendah (kualitas menengah)
– Belum dilakukan penandatangan berita acara alih media oleh penandatangan naskah dinas

🌟 penataan Laporan DIPA
1. Petugas: Catur
2. Aktivitas : Manuver Berkas. mendeskrepsi di aplikasi arsip digital, pemberian nomor folder dan nomor boks
3. Seri Arsip
– Manuver berkas dan penomoran
– pengurusan dan penempatan boks
– Editing data arsip pada aplikasi arsip digital
3. Seri Arsip : Aset atau BMN tak berwujud
4. Kurun Waktu : Tahun 1992 s.d. 2016
5. Konten/isi: Hasil kajian yang menjadi aset tak berwujud, sebagai rujukan kebijakan organisasi dan referensi penelitian
6. Kontek/keterkaitan: Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Kuasa Pengguna Barang (KPB)
7. Struktur: Buku, Cetakan, CD, DVD terdiri laporan pendahuluan, pertengahan, akhir serta eksekutif summary
8. Tindak Lanjut:
– Penataaan berdasarkan tahun, Data sesuai penyedia dan nama kegiatan
– nomor boks 1 – 245 di Gd. Pusat Arsip KESDM
– nomor boks 246 – 400 di ruang sewa

🌟 Editing Data arsip pembayaran hasil menuver berkas
1. Petugas :Avis
2. Aktivitas: mengoperasikan aplikasi arsip digital
3. Seri arsip: keuangan sub seri dokumen pembayaran kategori non lelang
4. Kurun Waktu: tahun 2015
5. konten/isi: Perjalanan dinas, belanja atk, rapat, honor, akun 52 baik sistem GU maupun LS
6. kontek : Bagian keuangan, Pejabat penandatangan SPM, bendahara pengeluaran dan PPK
7. Struktur : Perintah membayar, lampiran kuitansi, administrasi pembayaran, bukti pekerjaan, invoice, dll
8. tindak lanjut :
– Fisik arsip dipindah ke Ruang arsip luar Gd. Migas
– diberkaskan sesuai dengan mata anggaran pada tiap unit kerja
– urutan boks dan folder melanjutkan pada kelompok arsip pembayaran non lelang

🌟 Penataan arsip persuratan
1. petugas : Mita, Dinda, Avis
2. Aktivitas: Memindahkan arsip dari odner ke map mengikat, mendeskrepsi, input data, pemberian nomor folder dan boks
3. seri arsip : Persuratan
4. Kurun waktu: 2012 s. d. 2017
5. Konten : pelaksanaan kegiatan usaha hulu migas dan Sekretariat Ditjen Migas
6. Kontek : Ketatausahaan atau Sub Bagian atata Usaha yg mempunyai tupoksi pengelolaan persuratan dinas, Sekretariat pimpinan eselon 1 dan 2
7. Struktur: Nota Dinas Keluar, Surat Keluar mengikat kumpulan nota dinas dan surat SDM.
8. tindak lanjut:
– Mengkategori surat masuk dan surat keluar
– urutan boks surat masuk berbeda dengan urutan

Setelah dua minggu tugas luar kantor, saya kembali kepada realitas aktivitas arsiparis. Endapan rekaman kegiatan di Ditjen Migas bertahun tahun menumpuk arsip. Ruang arsip masih menanggung tumpukan berkas dampak kegiatan renovasi gedung.

Mau tidak mau, dokumen yang ditinggalkan pemiliknya, harus berpindah dengan paksa ke ruang arsip. Tiap meter lari bertumpuk kardus dan kontainer. Inilah bahan kerja saya untuk melaksanakan peran sebagai arsiparis.

Penulis telah menggambarkan keadaan arsip akibat renovasi gedung pada tautan berikut
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Pada tulisan kali ini, penulis menggambarkan aktivitas kearsipan Ditjen Migas. Kearsipan Ditjen Migas diawali dari kegiatan uji arsip. Tujuan Uji arsip untuk mendapatkan nilai reabilitas dan nilai autentik. Uji arsip dilakukan dengan observasi terkait kriteria arsip. arsip adalah dokumen yang telah memenuhi kriteria struktur, kontek, dan konten.

Struktur arsip terdefinisi dari bentuk naskah antara lain laporan, berkas, nota dinas, surat, undangan, kumpulan surat, cetakan, bahan referensi, buku, jurnal, memo berita acara, notulen, dokumen pembayaran dokumen lelang, dan lain sebagainya.

Struktur arsip harus lengkap seperti adanya form penyelesaian surat masuk, kelengkapan berkas, naskah yg telah di tandatangani, susunan rapi, tidak berantakan, cap basah, tanda tangan basah, serta tanda lain yang menunjukkan kegiatan terekam dengan baik.

Susunan naskah yg unik dari organisasi pencipta perlu menjadi parameter dalam kriteria struktur arsip. Susunan naskah seperti kop surat, kepala naskah, batang tubuh, penutup serta kaki naskah sebagai entitas rekaman kegiatan yang menjadi identitas tiap arsip.

Konten atau isi arsip menunjukkan pelaksanaan fungsi organisasi Ditjen Migas. Konten arsip adalah informasi yang terekam, termuat, dan tersurat pada rekaman kegiatan atau arsip.

Kontek arsip terkait hubungan aktivitas administrasi pada tiap unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Aktivitas administrasi yang bersifat internal, eksternal, koordinatif, fasilitatif, substantif dan dukungan manajemen ditjen migas, dukungan kepada menteri ESDM, serta pelimpahan dan penugasan kepada badan usaha milik negara atau kepada badan khusus yg menjalankan kegiatan migas.

Kata kunci untuk mendapatkan kontek arsip adalah kewenangan dalam komoditas monopoli negara atas minyak dan gas bumi. Pembagian peran lembaga negara, badan usaha, serta badan khusus yg disebut dalam undang undang Migas yakni SKK Migas dan BPH migas.

Dalam hal pelaksanaan kegiatan yang bersifat pendukung atau dukungan manajemen internal sampai dukungan kepada Menteri dan Wakil Menteri ESDM atau fasilitatif tercermin pada fungsi Kepegawaian, keuangan, perencanaan, hukum, audit, BMN, rumah tangga, protokoler, Kesekretariatan, kehumasan, pengadaan, umum, tata usaha, teknologi informasi, pelaporan, penyiapan bahan, evaluasi, organisasi, dan lain sebagainya.

Dalam hal pelaksanaan kegiatan substansi, tercermin pada aktivitas industri Hulu Migas, industri Hilir Migas, industri penunjang migas, keselamatan migas dan infrastruktur migas.

Pada industri hulu terbagi dari cadangan migas, penyiapan wilayah kerja migas, penilaian usaha eksplorasi dan Eksploitasi, pengembangan wilayah kerja, kontrak kerjasama migas, pengawasan eksplorasi dan Eksploitasi.

Pada industri Hilir terbagi pada kegiatan pengolahan, penyimpan, pengangkutan, pemasaran atau niaga, penentuan harga dan subsidi migas. Hampir sebagian besar aktivitas administrasi di laksanakan dalam bentuk perizinan/rekomendasi/penandasahan sebagai kegiatan bagian dari pengawasan pemerintah atas industri Hilir Migas.

Meski secara substansi memiliki kewenangan dalam pengelolaan migas, namun terkait dengan perhitungan dan pembagian devisa migas, Ditjen Migas terhubung secara koordinatif dengan kementerian keuangan dan pemerintah daerah serta kementerian teknis terkait.

Begitu panjang penulis mendeskripsikan kontek arsip. Jangkar pengetahuan kemigasan tersebut menjadi bekal mendapatkan reabilitas dan authentic rekaman kegiatan. Sehingga arsiparis diharapkan mampu melaksanakan uji arsip.

Berikut beberapa hasil uji arsip.
🌟 Kopian cetakan berjudul juknis tata persuratan dinas sesuai SK dirjen taun 2007 ber jumlah 30 buku
– Hasil Uji arsip : berkatogeri non arsip
– Struktur : cetakan
– Konten: . substansi isi buku sudah tidak berlaku
– Kontek : unit Tata Usaha
– tindak lanjut : disingkirkan dari ruang arsip

🌟 Kardus bertuliskan arsip inaktif SDM. arsip yg berasal dari ruangan sekretaris Ditjen Migas Lantai 16.

1. Hasil Uji Arsip: Sebagian arsip dan sebagian non arsip
2. Struktur : Surat, Nota Dinas, Berkas, Bahan Rapat Notulen
3. Konten: Fungsi fasilitatif
4. kontek: dukungan menajamen internal, dukungan menteri dan wakil menteri, hubungan DPR,
5. Tindak lanjut: mengembalikan kepada unit kerja sesuai dukungan manajemen yakni hukum/SDMH, rencana dan laporan (SDML), umum (SDMU) dan keuangan (SDMK).

🌟 Kardus bertuliskan DMEE

1. Struktur: berkas (dari permohonan persetujuan PI 10% pembukaan data sampai dengan proses serta persetujuan ttd dirjen)
2. Kontek: industri hulu migas, Fungsi Subdit Pengawasan Eksplorasi, SKK Migas BU/But Migas
3. konten: pembukaan data, Pengalihan Interest 10%, IPA,dst
4. tindak lanjut : arsip yg bersifat fasilitatif disingkirkan dan arsip sesuai fungsi unit Subdit Pengawasan Eksplorasi di berkas kan untuk dilakukan deskrepsi (input dalam aplikasi arsip digital)

Menapaki hari Senin, 3 Desember 2018 di Kantor Ditjen Migas dengan semangat kerja. Setelah mengantar anak masuk sekolah, jam 🕒 pada mesin absen mencatat bahwa aku terlambat datang. Bunyi dering HP disaat berada di busway mendorong untuk naik ke lantai 15 Gd. Migas.

Ibu atasanku memberi kabar ada panggilan manajemen untuk menghadap pimpinan. Ucapan Selamat atas terpilih sebagai Arsiparis Teladan tingkat Kementerian ESDM kuterina dari Kepala Bagian Umum, Kepegawaian, dan Organisasi. Aku terharu dan merasa tersanjung.

Terpilih sebagai pegawai teladan, bukan karena semua arahan dan harapan pimpinan dapat aku laksanakan. Rangkaian acara pada 28 November 2018 di Sekretariat Jenderal KESDM sebagaimana diberitakan pada tautan
https://www.esdm.go.id/id/media-center/arsip-berita/selenggarakan-festival-kearsipan-pejabat-kementerian-esdm-tandatangani-komitmen-gerakan-sadar-tertib-arsip
dan tautan
https://www.anri.go.id/detail/1640-Kementerian-Energi-dan-Sumber-Daya-Mineral-menyerahkan-arsip-statis-dan-canangkan-GNSTA
adalah arahan Bapak kabag yg belum dapat saya u realisasikan.

Penghargaan sebagai pegawai arsip teladan, tidak dapat terwujud jika tidak didukung oleh pejabat, pegawai di lingkungan Ditjen Migas. Meski sebetulnya penghargaan tersebut sudah agak basi.

Penghargaan serupa telah aku terima empat tahun silam. Pada 2014, menjadi Juara 🥉 ketiga tingkat Nasional (seluruh kementerian dan lembaga tingkat pusat dan daerah).

#####
Peran dan tugas sebagai pegawai bukan hanya ngurus arsip doang. Pada tahun ini mendapat penugasan sebagai PPBJ. Aku dibantu rekan di Subag perlengkapan untuk mengevaluasi dan mempersiapkan dokumen pemilihan langsung. lebih dari 30 paket pekerjaan telah aku tanda tangani.

Selain itu penugasan PPHP pada program konversi BBM ke BBG untuk Kapal perikanan kecil. Delapan kabupaten yang harus aku kunjungi untuk memastikan barang telah sampai pada sasaran penerima. Wonosobo, Tuban, Labuan Batu Utara, Samosir, Tapanuli Tengah, Padang Pariaman, Pesisir Selatan dan Indragiri Hilir.

Sebagai PPBJ pun bertugas melakukan pemesanan barang melalui e catalogue. Terima kasih telah dibantu oleh sdr. Ryan untuk memastikan spek barang dan koordinasi dengan penyedia melalui sarana online, e catalogue, peran ini masih menyisakan monitor yang belum dibayar (barang sudah di kantor Ditjen Migas)

Di saat waktu yang berbarengan, hari ini merasa semua dapat terlewati. Peran sebagai PPBJ menandatangani dokumen pemilihan. Peran PPHP dan Sebagai arsiparis dapat beriringan dalam kata hampir sempurna.

Semua karena dukungan pimpinan dan rekan kerja yg begitu luar biasa. Kak Eva, Firka dan dwi yang setia mengoperasikan aplikasi pengadaan dengan memverifikasi dokumen perusahaan.

Pak Aco, Bu ros yang mempercayakan serta mengizinkan pelaksanaan berbagai peran dan tugas di kantor Ditjen Migas.

Tim DMI dengan komandan Bu Retna, sesama PPHP Teni W, dan tim counterpart (staf dmi pindahan dari daerah) yang mempercayakan dan membantu koordinaai tugas PPHP.

Tak lupa tim kerja arsip migas yg setia dengan Aktivitas kearsipan migas. Mulyanto, Juli, kasmari, gilang, mita, catur, alif, avis, Tatang, reza, ocid, serta anak2 magang.

Tiada yg bisa saya sampaikan kepada pihak yg mendukung dan membantu saya. dan tahun 2018 ini menjadi pekerja arsip teladan di Kementerian ESDM