Nurul Muhamad

Pengelolaan Arsip mulai berbenah jika memperhatikan empat instrumen sebagaimana UU RI tentang kearsipan 2009. Bahwa kewajiban tiap lembaga publik maupun lembaga private atas tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip menjadi hal mutlak dalam suatu pengaturan pucuk pimpinan.

Desakan itu semakin nyata pada lembaga publik seperti kementerian dengan masuknya indikator penilaian Reformasi Birokrasi yakni dalam kerangka pengawasan kearsipan. Lembaga yg menjalankan tugas sebagai pengawas kearsipan nasional atau ANRI telah menetapkan catatan penilaian pengawasan yg salah satunya adanya pengaturan terkait instrumen tersebut.

Sebelum lahirnya UU Kearsipan tahun 2009, instrumen tersebut telah ada di Kementerian ESDM yakni Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan tahun 2006. Tinjauan hukum bahwa perubahan perundangan berdampak pula pada perubahan atau revisi aturan dibawah atau prosedur teknis. Namun Demikian tidak pada prosedur teknis kearsipan di KESDM.

Perubahan pengaturan teknis yg diharapkan secara utuh, sebagaimana perubahan UU Kearsipan tahun 1971 ke tahun 2009, malah hanya mengusung perubahan dengan agenda pengaturan Jadwal Retensi Arsip atau disingkat dengan JRA. (tidak memilih perubahan secara utuh pada instrumen pengelolaan arsip)

Padahal jika kita perhatikan sesama, JRA hanya salah satu dari empat instrumen pengelolaan arsip.

Selama tiga tahun yakni sejak tahun 2009 atau tepatnya pada tahun 2012, munculnya aturan pelaksanaan UU Kearsipan dalam peraturan pemerintah, belum cukup menyamakan sudut pandang tentang kearsipan.

Boleh dibilang, Keterlambatan terbit nya Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan tersebut malah memunculkan ahli tafsir yg beragam. Pejabat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI mempunyai pemahaman yg berbeda dengan Pejabat di Deputi Informasi Pengembangan Sistem Kearsipan (saat itu/2009 s.d. 2011)

Bukan sampai disitu, para praktisi, arsiparis madya sebagai pembicara, pejabat administrator ketika jadi narasumber, widyaiswara pada diklat kearsipan, termasuk penulis sebagai arsiparis yang mengawal dan mengusung drfat JRA Substantif Migas selama tiga tahun, melaksanakan penafsiran UU Kearsipan begitu liar atau tidak terkendali, hal tersebut dapat ditunjukkan dengan dikeluarkan rekomendasi anri tentang persetujuan draft permen esdm tentang Jadwal Retensi Arsip.

Padahal waktu keluarnya rekom persetujuan anri tentang JRA migas, aturan pelaksanaan UU Kearsipan belum disyahkan. PP tersebut disyahkan pada tahun 2012, yg jelas lebih dahulu keluar rekomendasi persetujuan JRA yg kemudian dituangkan dalam Permen ESDM tentang JRA Substantif Migas dan di ttd menteri esdm tahun 2011.

Penulis mengidentifikasi bahwa persetujuan JRA merupakan kesalahan prosedural terkait penerbitan tata aturan kearsipan yg tidak sistematis. Kementerian lembaga seperti KESDM tidak bisa mengusulkan permohonan rekomendasi JRA jika tidak ada pendampingan dari Direktorat Pembinaan Kearsipan Pusat ANRI.

Setiap pembahasan JRA, selalu menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional RI. dan pula persetujuan JRA di tandatangani oleh Kepala ANRI.

Disisi yang lain, KESDM juga terlalu terburu buru dalam menetapkan agenda pengelolaan arsip dengan mengusung program kerja “penyusunan JRA”

Sejak 2011 hingga 2013, di KESDM, bermunculan JRA urusan ESDM di tiap sub sektor. dimana tiap sub sektor tersebut dituangkan dalam bentuk peraturan menteri.

Ketika Peraturan Menteri ESDM tentang JRA terlanjur ditetapkan untuk tiap urusan, muncul kembali Peraturan Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan KESDM tahun 2015.

dari sisi ketersediaan judul pengaturan, memang terbilang menambah satu instrumen pengelolaan arsip. ada JRA dan ada Tata Naskah Dinas. seolah barang dagangan saja aturan diterbitkan secara berseri tidak secara utuh sebagaimana aturan pelaksanaan UU Kearsipan.

Penulis mengira bahwa sebagaimana barang dagangan, seperti dagangan HP, berbagai seri HP dikeluarkan satu persatu, maka dagangan selanjutnya adalah melengkapi 2 instrumen yang tersisa yakni klasifikasi arsip dan SKKA.

Pergantian kepemimpinan nasional pada tahun 2014 (terpilihnya Presiden) merubah pula kebijakan nasional terkait aturan aturan pada seluruh kementerian. Termasuk juga Menteri ESDM yg mulai menghapuskan aturan yg tidak efektif, aturan yang mubazir, aturan yg menambah rumit prosedur di birokrasi.

Penulis mengikuti langsung dimana dalam pleno pembahasan oleh biro hukum TAHUN 2016 (pembahasan usulan draft permen yg masuk dalam program prolegnas) , yaitu pada dua draft peraturan menteri yakni JRA Kepegawaian dan draft tata kearsipan elektronik dikembalikan kepada unit pengusul yakni Biro Umum.

Berikut salah satu Pleno pada hari rabu tgl 30 november 2016 bertempat di GD. heritage ruang miangas sebagaimana undangan kepala biro hukum KESDM telah dilaksanakan rapat pembahasan rancangan permen esdm tentang tata kearsipan elektronik
Catatan Keputusan antara lain:
– merevisi judul rancangan permen esdm yg semula tata kearsipan elektronik menjadi sistem informasi kearsipan;
– mengatur kebijakan umum terkait pengelolaan arsip
– menetapkan ruang lingkup secara deskriptif yg menjadi bab 2 yakni kebijakan alihmedia, dan ruang lingkup yg menyadur pada perka Anri tentang kebijakan umum kearsipan elektronik
– user manual aplikasi sistem kearsipan yg sudah dibangun oleh biro umum menjadi lampiran peraturan termaksud
– draft rancangan dikembalikan kepada unit pengusul untuk direvisi kembali dan akan dibahas pada tahun 2017

Sampai diterbitkan tulisan ini, draft pengaturan tata kearsipan elektronik tidak muncul lagi, seolah hilang ditelan bumi sebagaimana draft permen JRA kepegawaian yg juga dikembalikan ke unit pengusul.

Pergantian manajemen di Biro Umum KESDM baik pimpinan pratama, pejabat administrator, dan pejabat pengawas, mengusung kembali program penyediaan perangkat pengaturan kearsipan.

Manajemen Biro Umum yg telah berlalu terkait pengaturan kearsipan yang terkesan parsial, menjadi dasar evaluasi. maka pada Tahun 2017 Pengaturan Kearsipan dikonsep secara utuh agar membentuk pola pikir kearsipan KESDM yang lengkap.

Buktinya pada notulen rapat penyusunan draft permen ESDM tentang Tata Kearsipan di Lingkungan KESDM tangal 23 mei 2017 di Gedung pusat arsip KESDM.
beberapa catatan rapat yg diperoleh adalah:
🌟 mengacu pada PP tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009 bahwa urutan per BAB pada draft rancangan permen antara lain yaituketentuan umum yg berisikan tentang definisi

🌟 Ketentuan selanjutnya berisikan kebijakan kearsipan KESDM yg berisi antara lain
– latar belakang, arah, tujuan kearsipan di lingkungan KESDM
– penetapan unit kearsipan yg terdiri UK 1 sekretariat jenderal, UK 2 sesditjen, UK3 unit yg memiliki kabag TU atau terpisah gedung dari induknya
– sistem pengelolaan arsip dinamis yg terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan
– pembinaan kearsipan yg terdiri koordinasi penyelenggaraan, supervisi, bimtek, penghargaan, sosialisasi dan pengawasan kearsipan
– sumber daya kearsipan yg terdiri antara lain, sarana dan prasarana, sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, pendanaan kearsipan,

Kemudian dilanjutkan pada 13 Desember 2017
berdasarkan undangan kepala biro KESDM nomor: 3824.Und/04/SJU.1/2017 tentang undangan pembahasan rancangan peraturan tentang tata kearsipan di lingkungan KESDM yg dibuka dan dipimpin oleh kabag TU dan Kearsipan yakni Bp. Hardono diikuti seluruh unit di lingkungan KESDM di Gd. Pusat Arsip Pondok ranji.

Beberapa catatan rapat pada 13 Desember 2017 adalah:
🌟 Sesi brainstorming menghadirkan narasumber dari ANRI yg menyampaikan materi pengelolaan arsip dinamis dg poin poin sbb:
– ruang lingkup secara normatif yg terdiri dari penciptaan berdasarkan tata naskah dinas, pengguna berdasarkan sistem keamanan dan akses, pemeliharaan mendasar pada klasifikasi arsip serta penyusutan dengan Jadwal Retensi Arsip
– pemeliharaan arsip dilakukan dg pemberkasan arsip aktif oleh unit pengolah, penataan arsip inaktif, penyimpanan, alih media dan program arsip vital

🌟 Sesi pembahasan finalisasi rancangan tata kearsipan KESDM diawali dg paparan tim penyusun oleh arsiparis madya KESDM sebagai gambaran draft Permen ESDM antara lain :
– bagian per BAB yakni: pendahuluan, kebijakan, penyelenggaraan kearsipan, sarana prasarana kearsipan, organisasi kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, alihmedia arsip, program arsip vital, pengelolaan arsip terjaga, pelayanan dan peminjaman arsip, penyusutan, dan perawatan pengamanan penyelamatan arsip.
– dalam rancangan peraturan akan mengamanatkan agar setiap satker di lingkungan KESDM dapat menyusun petunjuk teknis masing masing
– pembahasan dimulai pada bab 5 yakni tentang organisasi kearsipan dipandu pimpinan sidang yakni kabag TUK

🌟 tanggapan peserta rapat sebelum pembahasan yakni pandangan antara lain:
-tentang bentuk penuangan yg deskrepsi dapat membuat gagal faham krn terlalu tebal dan kurang fokus jika dibandingkan dg bentuk penuangan per pasal.
– salah satu peserta sidang menyampaikan jika bencmark ke kementerian keuangan, maka tata kearsipan dituangkan dalam 26 pasal bentuk peraturan dimana terdapat tiga lampiran yakni klasifikasi arsip, sistem keamanan dan akses, prasarana dan sarana. dan mengamanatkan penetapan (keputusan) tentang alihmedia dan penyusutan.
– dg bencmark ke pedoman kearsipan di kementerian keuangan tahun 2014 maka dapat menyederhanakan dan menghemat waktu dalam review rancangan tata kearsipan, dan bahkan meringkas yang semula bentuk deskrepsi naratif menjadi bentuk per pasal. contohnya penyebutan ‘arsip vital’ tertuang pada pasal 17 dg 3 ayat (cukup ringkas)
– dikarenakan peserta sidang hanya dapat update sidang tgl 23 mei 2017, yg saat itu belum masuk ke substansi pembahasan isi, maka keputusan diserahkan kepada pimpinan sidang.

🌟 pembahasan dilanjutkan pada bab 5 tentang organisasi kearsipan yakni penyebutan nomenkelatur eselon 4 pelaksana kearsipan pada satker di lingkungan KESDM sebagai unit kearsipan (UK) 1, UK 2 dan UK 3.

Harapan rapat tanggal 31 Desember 2017 ini adalah pembentukan tim kecil untuk mereview kembali rancangan tata kearsipan KESDM. namun penulis tidak mendapatkan info lanjutan terkait tim kecil yang dimaksud.

Mengawali tahun 2018, seolah kearsipan KESDM mulai berubah. Namun demikian, jika diperhatikan dari catatan pembahasan Pedoman Retensi tanggal 6 Februari 2018, pola pikir masih terlihat parsial, belum secara utuh dalam menyusun pedoman kearsipan dalam empat instrumen.

Berikut catatan rapat pada awal tahun 2018:
Sesuai undangan kepala Biro Umum KESDM nomor 361 tanggal 29 Januari 2018 tentang pembahasan Pedoman Retensi Arsip urusan ESDM, berikut catatan pembahasan yakni :
🌟 Rapat dg dibuka oleh kabag TUK, Bp. Hardono dan dihadiri perwakilan unit di lingkungan KESDM serta pihak Pusjibang Sistem Kearsipan ANRI (Bp. M. Sumitro dan Bp. Toto Trikasjono) bertempat di ruang rapat Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji pada hari Selasa 6 Februari 2018 pukul 09.00 s. d. selesai.

🌟 Rapat termaksud merupakan tindak lanjut dari penyusunan PEDOMAN RETENSI urusan ESDM yg pending selama 3 tahun
– tahun 2015, ANRI telah menginisiasi ekspose yg dilanjut dg workshop penyusunan draft
– tahun 2016, KESDM melalui Biro Umum telah mengkoordinir masukan seri atau jenis arsip substantif, dan melalui surat unit seperti Ditjen Migaa telah memberikan masukan terkait jenis atau seri arsip. .
– tahun 2017, perbaikan draft setelah dikaji oleh tim penyusun dari ANRI dan di bulan november 2017 dilaksanakan one on one meeting SJU dg unit substantif
– Tahun 2018, tepatnya 6 Februari dilaksanakan finalisasi

🌟 Rapat sebagai tindak lanjut pelaksanaan amanah Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan tahun 2009 bahwa Pedoman a retensi menjadi dasar Penyusunan JRA, yg wajib disusun oleh ANRI bersama unit teknis dimana pedoman retensi menjadi dasar acuan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (salah satu persyaratan instrumen penyusutan arsip). (dg kata lain, menggugat revisi permen esdm TENTANG JRA)

🌟 . Pembahasan rapat yg dipandu oleh kasubag kearsipan Bp. Djunaidi dan arsiparis madya KESDM Bp. Tukiran menyimpulkan antara lain:
– menyepakati draft yg telah dikompilasi oleh Biro Umum yang berasal dari masukan unit substantif untuk kemudian akan disampaikan secara tertulis kepada pusjibang siskar ANRI
– Penyesuaian seri arsip dg susunan sistem alfa numerik yg secara paralel akan menjadi draft klasifikasi arsip ESDM.
– Mengusulkan pembaharuan retensi yg semula 2 tahun menjadi 5 tahun, untuk seri arsip berketerangan PERMANEN
– mendesak proses penetapan pedoman retensi sehingga dapat mempercepat proses penetapan JRA EBTKE dan JRA SKK MIGAS atau kompilasi menjadi JRA Substantif ESDM.

🌟 Arahan dari Deputi IPK ANRI melalui kapusjibang SISKAR yakni Bp. Sumitro bahwa kebijakan kedepan akan dilakukan deregulasi atas pedoman retensi yg saat ini, sudah ditetapkan sekitar 32 Perka ANRI tentang pedoman retensi sesuai urusan teknis menjadi 3 pedoman saja sesuai dengan koordinator kementrian.

Daru catatan tersebut yakni rapat yg diselenggarakan pada awal 2018, penulis meyakini bahwa biro umum menargetkan tercapai satu instrumen pengelolaan arsip yakni Klasifikasi arsip. Dengan mengusung pembahasan pedoman retensi maka secara simultan disepakatilah klasifikasi arsip. Kompilasi dari Biro Umum dg mengubah sistem kode dari numerik ke alfa numerik menutup diskusi substansi jenis arsip yg akan ditetapkan yakni yg terdapat pada JRA dan Draft Pedoman Retensi

Perbedaan usulan jenis arsip antara yang termuat pada JRA migas dengan draft pedoman retensi, belum menjadi bahan diskusi. Perubahan tersebut diusulkan ditjen migas agar terdapat cascading. Pedoman Retensi mendasari penyusunan JRA. jenis yg ada di Pedoman Retensi cerminan dari sektor migas dimana secara kelembagaan dilaksanakan Ditjen Migas, SKK MIGAS, dan BPH migas.

Meski demikian, hanya sebatas usulan, kami dari unit Ditjen Migas senantiasa mendukung program kerja Sekjen Cq. Biro Umum selaku Unit Kearsipan.

Pada perkembangan selanjutnya, pada awal agustus 2018, kami mendapat undangan biro hukum, terkait pleno draft permen esdm tentang Klasifikasi Arsip. namun demikian, penulis yg biasa mewakili Ditjen Migas tidak dapat menghadiri.

Penulis meyakini target terselesainya Draft instrumen pengelolaan arsip yakni klasifikasi arsip telah selesai.

pun demikian pada rapat penyusunan draft SKKA pada tanggal 6 maret 2018 Di Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji, DITJEN MIGAS tidak datang karena berbarengan dengan kegiatan arsip migas ke UGM Yogyakarta.

Meski tidak dapat menghadiri rapat, penulis menyampaikan masukan melalui WAG arsiparis antara lain:
[3/2, 10:24] nurul Muhamad: 👆🏻itu petunjuk pelaksanaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yg berlaku di anri. & agar tidak menambah banyak peraturan menteri esdm, kami berpendapat, SKKA dapat saja dituangkan dalam bentuk Keputusan menteri, ttd a. n. mentri oleh Sekretaris jenderal
[3/2, 10:29] nurul Muhamad: 👆🏻meskipun, di kementerian Pertanian, SKKA berbentuk peraturan Menteri namun di liat isi, antara yg di anri dan di kementan, ada perbedaan (mungkin disesuaikan dg kebutuhan dari kementan)
[3/2, 10:37] nurul Muhamad: 👆🏻 itu contoh ke kemenkes. SKKA bukan hanya terkait tentang Klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif, namun juga terkait penandatanganan, penomoran, s. d. penyimpanan arsipnya
Usul agar dibuat tim kecil yg telah dibagi sesuai tema, sehingga bisa diagendakan, rapat tim kecil, rapat tim besar, mana rapat pleno, mana rapat penyusunan materi dan pembahasan perlu dibuat tema spesifik, misalnya tema jenis/seri arsip, tema penandatanganan, analisis fungsi, dll
[3/2, 10:42] nurul Muhamad: 👆🏻kalo terburuk buru dalam penyusunan maka kayak di kemenhukham lo, coba liat di pasal 2, mungkin krn copy paste, dan pgn cepet ada aturan, mpe salah fatal🤦🏼‍♀☺
[3/2, 10:53] nurul Muhamad: 👆🏻 meliat di kementerian keuangan, sistem klasifikasi keamanan dan hak akses menjadi lampiran peraturan menteri keuangan tentang pedoman kearsipan tahun 2014
[3/2, 11:07] nurul Muhamad: 👆🏻bahkan di kementerian kuangan yg gajinya sudah gedhe, JRA ditetapkan bukan menteri namun Sekjen sedangkan tatacara penyusutan diatur dg keputusan menteri,
so, tidak banyak peraturan menteri,

🌟 🌟 terbitnya Surat Edaran Bapak Sekjen KESDM Bapak Ego Syahrial tentang klasifikasi arsip menguatkan Klasifikasi arsip versi 2006 masih diberlakukan. hal tersebut menunjukkan bahwa instrumen pengelolaan arsip tidak secara utuh dilengkapi.

Pada akhir tulisan ini, penulis berharap agar pengaturan terkait instrumen pengelolaan arsip dapat meneruskan agenda program kerja sebagaimana tahun 2017 yakni penyusunan Draft PERMEN ESDM Tentang PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KESDM yg terdiri atas
– konsideran dimana penyusunan legal drafting benchmarking pada Pmk Kementerian keuangan
– bentuk berupa pasal2
– lampiran permen esdm berupa narasi deskrepsi
– lampiran Permen ESDM TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN yakni Tata Naskah dinas, Sistem Informasi Persuratan atau Nadine, Klasifikasi arsip, SKKA, kebijakan alihmedia, Tata cara penyusutan arsip dan JRA

Dikarenakan program kerja terbatas waktu dan Anggaran maka dapat dilaksanakan sesuai dengan tingkat kebutuhan. maka alternatif yg dapat dikerjakan yakni:
alt 1 : Penyusunan draft Pedoman Kearsipan yg memiliki tujuh lampiran secara utuh.
Alt 2: Draft pedoman kearsipan secara lengkap namun beberapa lampiran dicantumkan sebagai amanat pembentukan keputusan menteri.

Pembahasan penyusunan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip yg disingkat SKKA sebagaimana undangan Kepala Biro Umum yg diselenggarakan pada hari Senin, tanggal 5 November 2018 bertempat di Wisma Bayu Puncak Bogor.

Pembahasan tersebut merupakan lanjutan yang sebelumnya dilaksanakan pada awal Oktober 2018 di Yogyakarta. Informasi dari dari arsiparis madya, bahwa diperlukan konfirmasi dari Ditjen Migas atas jenis arsip minyak dan gas bumi yg telah di draft oleh tim penyusun. Maka saya pun ijin kepada manajemen Sekretariat Ditjen migas untuk dapat hadir bersama Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Acara dibuka oleh Kepala Bagian Tata Usaha dan Kearsipan KESDM dilanjutkan dengan paparan tim penyusun.

Pada sesi diskusi, kami perwakilan Ditjen Migas diberikan kesempatan untuk merespon draft SKKA dan kami menyampaikan hal-hal sebagai berikut:

1. Milestone Peraturan Kearsipan Ditjen Migas yakni pada 2009 s.d 2011 (tiga tahun) proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yg dituangkan dalam Permen ESDM No.18 tahun 2011, berharap menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Permasalahan kearsipan yg sangat mendesak dihadapi oleh unit kerja seperti Di Ditjen Migas adalah pertumbuhan yg tinggi sehingga menjadikan keterbatasan ruang simpan. Tahun 2018, kami mengajukan pemindahan 1800 boks hanya mampu diterima 240 boks oleh Pusat Arsip KESDM.

Maka dari itu, sejak dari tahun 2012, Ditjen Migas telah memperluas daya tampung penyimpanan arsip dimana dilakukan kerjasama penyimpanan dengan Pusat Jasa Kearsipan ANRI (jasa PNBP).

🌟 🌟 secara terbuka, Kepala Bagian Tata Usaha Dan Kearsipan KESDM merespon bahwa salah satu ukuran pengawasan kearsipan yg didapatkan KESDM agak menurun adalah keterbatasan ruang records center. Saat ini records center di Pusat Arsip KESDM belum mampu menyediakan kebutuhan penyimpanan arsip inaktif yg berasal dari unit utama di lingkungan KESDM. Kebutuhan Organisasi saat ini ada ay penyediaan Rumah Dinas sehingga anggaran yg telah tersedia dialihkan untuk mendukung kebutuhan organisasi.

Selain penyediaan ruang records center, rekomendasi Tim penilaian dari ANRI merekomendasikan agar adanya pengaturan menteri ESDM terkait empat instrumen kearsipan yakni klasifikasi, SKKA, JRA, dan Tata Naskah Dinas.

2. JRA Migas (Tim perumus Ditjen Migas) memunculkan jenis arsip yg lebih detil, dengan harapan memudahkan arsiparis dalam melakukan penyusutan.

Namun demikian pelaksanaan pemusnahan arsip migas terlaksana 6 taun setelah disyahkan JRA. Tepatnya setelah terbitnya penetapan pemusnahan arsip migas sebanyak enam ribuan berkas pada akhir tahun 2017 (SK ttd a.n. menteri, sekjen)

JRA hanya bisa dipergunakan oleh tim penilai sebagai landasan penilaian untuk pemusnahan arsip,
Hal tersebut sesuai dengan PP tentang pelaksanaan UU kearsipan di tahun 2012.

Adanya JRA Migas tidak serta merta dapat dijadikan dasar agar arsip langsung dapat di musnah kan namun tetap dalam proses administrasi (permohonan rekomendasi dari Sekretaris Jenderal KESDM kepada Kepala Arsip Nasional RI)

3. Kami menyampaikan bahwa tidak menolak Draft SKKA yg dibuat oleh Tim Biro Umum karena identik dengan jenis arsip yang terdapat pada JRA Migas tahun 2011.

Secara metodologi penyusunan jenis arsip JRA migas tahun 2011, melalui proses analisa tugas fungsi, dimana proses pembahasan dengan menghadirkan seluruh pejabat pengawas pada tiap subdit di lingkungan Ditjen Migas.

Waktu itu (2009 s. d. 2010) pleno perumusan beberapa kali oleh pejabat pengawas di lingkungan Ditjen Migas yg memiliki tugas organisasi kemudian pleno dilakukan di biro hukum, dan pleno berikutnya adalah di gedung anri (sebelum diterbitkan rekomendasi kepala anri)

🌟 🌟 tanggapan tim perumusan draft SKKA( arsiparis madya kesdm), bahwa jenis arsip sudah sesuai dengan usulan revisi permen esdm tentang JRA substanstif ESDM. hal tersebut telah dilaksanakan pleno oleh Instansi Pembina (ANRI)

4. Kami sampaikan pula bahwa terkait dengan kemunculan Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan pada satu tahun setelah disyahkan permen JRA migas, maka diperlukan revisi JRA migas tahun 2011 yg dimulai dari penyusunan pedoman retensi urusan ESDM

Pada draft PEDOMAN Retensi urusan ESDM, masukan kami melalui surat sekretaris ditjen migas menetapkan 11 jenis arsip (tidak sedetil jenis arsip yang ada di JRA migas.

dari 11 jenis arsip tersebut, terbagi dari kelompok fungsi organisasi Ditjen Migas 4 jenis, fungsi organisasi SKK Migas 5 jenis, dan fungsi BPH Migas sebanyak 2 jenis.

Jadi meskipun kami tidak menolak Draft SKKA yg identik dengan JRA migas, kami sampaikan kembali terkait masukan ditjen migas tentang jenis arsip pada draft pedoman retensi. Pendapat kami dengan menetapkan 11 Jenis arsip tersebut, lebih mempermudah klasifikasi arsip urusan ESDM.

🌟 🌟 respon dari tim penyusun adalah, target waktu yg ditetapkan adalah 2 minggu sebelum disampaikan ke biro hukum sebagai bahan prolegnas tahun 2019. Untuk itu, tim penyusun Draft SKKA mempertahankan jenis arsip sebagaimana jenis arsip yg ada di JRA migas.

Kami pun harus sepakat sebagai bentuk kebijaksanaan pencapaian ouput program kerja biro umum KESDM. Meskipun secara ideal kami harus mempertahankan masukan 11 jenis arsip migas sebagaimana masukan pedoman retensi, namun sebagai bentuk dukungan kepada biro umum sebagai PIC kearsipan KESDM maka sepakat terkait jenis arsip pada draft SKKA.

5. Beberapa jenis arsip pada draft SKKA menjadi catatan kami antara lain
– Kebijakan Menteri ESDM terkait dengan penyederhanaan perizinan dimana jenis arsip Ketenagakerjaan migas, kita minta di drop
– pembinaan usaha penunjang oleh ditjen migas pun disatukan pada kemampuan usaha penunjang dan menghilangkan jenis arsip Surat Keterangan Terdaftar
– begitu juga pembinaan keteknikan berupa Perusahaan Jasa Inspeksi Teknik (PJIT)
– jenis arsip yg terdapat kata “pengendalian” perlu dikonfirmasi ke SKK migas
– jenis arsip yg menjadi fungsi BPH Migas.

6. kami berharap bahwa draft SKKA yg akan diusung pada rancangan Peraturan Menteri menjadi solusi permasalahan kearsipan.

Setelah permasalahan pada fase pemusnahan (kebanjiran arsip) , permasalahan akses informasi arsip menjadi tolok ukur kredibilitas kesdm sebagai lembaga publik.

Meski permintaan informasi publik tidak seramai tahun 2012 dan 2013. juga SKKA hanya dipergunakan sebagai salah satu landasan dalam penyelesaian konflik informasi. namun proses penyusunan SKKA menjadi parameter pengawasan kearsipan yg berdampak pada salah satu indikator penilaian Reformasi Birokrasi KESDM.

Di tepian Danau Toba bermalam di Saulina resort setelah menyelesaikan pengecekan BMN yang telah terpasang pada perahu nelayan. Sebanyak kurang lebih 14 paket konventerkit yg telah terpasang dan juga telah dipergunakan oleh nalayan di Kabupaten samosir. 14 paket tersebut sebagai sampling dari 100 paket yang sejak dari awal pengadaan direncanakan sebagai bantuan kepada para nelayan kecil.

Nelayan Kabupaten Samosir sebanyak 100 orang menjadi penerima bantuan termaksud. Nelayan yang mencari ikan di tepian Danau Toba berasal dari tujuh 7 Kabupaten termasuk salah satunya Kabupaten Samosir provinsi Sumatera Utara. Pak sugianto (salah satu agen LPG) dalam suasana ngobrol menyampaikan info bahwa Danau Toba mempunyai panjang 100 kilo meter dan lebar 30 kilo meter.

Diatas Danau Toba dikelilingi kawah/Kaldera yg sudah beribu taun mengendap, endapan yg tingginya ratusan meter membentuk bukit, di tumbuhi pepohonan. Pada salah satu bukit terlihat yg masih nampak belerang jika kita pandang dari menara pandang hotspring (warung kopi diatas danau Toba).

Sumber belerang tersebut dimanfaatkan dijadikan tempat pemandian air panas. meski saya tidak ikut ajakan pak sugianto untuk mandi air panas.

Sehari dan semalam di Kabupaten Samosir memang tidak bisa mengenal Danau Toba lebih banyak. Danau Toba telah kembali berteriak, untuk dikenal, untuk didatangi, untuk diceritakan, untuk dikagumi sebagai ciptaan Ilahi.

Teriakan bumi Toba mungkin tidak sekeras ribuan taun yang lalu. Teriakan pada bulan Juni 2018 mengajak ratusan manusia menuju kedalaman danau Toba. dan berapakah kedalaman danau Toba yang sebenarnya????

Bulan Juni 2018 terjadi tenggelamnya kapal sinar bangun pada akses penyeberangan dari toba tepian simalungun ke tepian danau Toba Kabupaten Samosir. Teriakan danau Toba menyuarakan kepada seluruh warga indonesia dan dunia untuk datang. untuk membuktikan kedalaman kawah gunung Toba.

Kawah gunung Toba yg dipenuhi air selama ribuan taun membentuk Danau Toba. Kedalaman kawah hanya dicatat sedalam 508 meter seolah tidak bisa diterima oleh bumi Sumatera Utara ini.

Kehebatan peristiwa purbakala berupa letusan gunung Toba sudah mulai dilupakan oleh manusia. kedalaman kawah gunung Toba yg menjadi danau Toba tidak mengherankan manusia lagi. Toba tidak dikagumi sebagai ciptaan yg menunjukkan kebesaran Ilahi.

Kejadian Juni 2018, ratusan penumpang KM Sinar Bangun masih berada di dasar danau Toba sebagai pengingat bahwa kebesaran Ilahi atas peristiwa alam di kawah gunung Toba.

Ribuan tahun lalu, kebesaran Ilahi ditunjukkan dari letusan 🌋 gunung Toba dengan ketinggian letusan lebih dari 2800 kilo meter ke atas. hampir separo dari bumi mendengar dan merasakan letusan gunung Toba pada 1300 an taun yang lalu.

Alhamdulillah kesempatan ini saya mendapatkan pengalaman luar biasa untuk berkenalan langsung dengan Danau Toba. Kesempatan emas yg mungkin bertahun tahun dapat berulang kembali ke bumi tiba ini. Maka dikesempatan ini saya ikut menambah suara Danau Toba.

Indonesia menyuarakan Toba dengan melakukan pembangunan infrastruktur, dimulai dari Bandara Silangit yg berada di Kabupaten siborong borong dijadikan bandara internasional, dan ketika saya datang (Senin, 31 Oktober 2018), masih tahap pembangunan.

Jalan ke arah Toba, antar kabuten yg saya lalui sejak bandara silangit menuju samosir, mata ini menabrak gambar mesin pengeruk tanah. Lebar jalan menjadikan mobil berderet jika akan mendahului. Lebar jalan ditambah sehingga jalan lancar, rejeki manusia sekitar danau Toba juga lancar, ekonomi bergerak lancar. semoga

Pendaratan mulus bersama ✈ pesawat tipe Bombardier CRJ1000 di tanah kelahiran sisingamangaraja ini melegakan perasaan. Menjalani dinas kantor mengikuti program konversi BBM ke BBG untuk nalayan hari Rabu 31 Oktober 2018 mengantar mengenal adanya bandara silangit di Kabupaten siborong borong.

Dua jam penerbangan paling berat menahan dag dig dug dan tipis nyali karena bayang bayang kejadian jatuhnya Boeing 737 max 8 membawa serta teman sekantor inayah dewi, dewi herlina dan janatun dewi dalam melaksanakan dinas kantor.

07.35 – 9.35 WIB sampai juga di tanah Sumatera Utara. lanjut dengan perjalanan darat selama hampir empat jam mata 👁 ku disuguhi warna hijau perbukitan dan kabut menyelimuti memenuhi pemandangan.

Tujuan kami bersama tim adalah untuk melakukan kunjungan pengawasan dan verifikasi pembagian konventerkit untuk nelayan kecil. Tim terdiri dari dua orang auditor dan saya selaku PPHP untuk mengecek pembagian berupa satu mesin, 2 tabung gas LPG 3 Kg, baling2 beserta besi as, Koventerkit dan regulator beserta selangnya.

Perjalanan dengan mobil Inova bermesin diesel yg disediakan oleh pertamina menyusuri pinggir danau Toba berakhir di kantor Dinas Pertanian Kabupaten Samosir. Sambutan dari Kepala Seksi Perikanan Tangkap bernama Mona FN Simbolon kelahiran 1987 mengantar di ruang kepala dinas yg baru tidak ditempat.

Berbekal formulir berita acara monitoring kegiatan verifikasi pendistribusian paket konventerkit untuk nelayan, saya pun dapat verifikasi bahwa pembagian telah dilaksanakan dua hari yakni pada tanggal 17 dan 18 Oktober 2018.

Petugas yang datang saat pendistribusian kepada nelayan antara lain dari pertamina bernama Hamdani no HP 📱 0813-6132-4475, dan Penyedia Jasa(Sentra Karya Mandiri) bernama teguh nomor Hp 📱+62 821-1084-2647dan Konsultan pengawas (Kanta Karya) bernama nisma.

Lokasi serah berada di tiga titik yakni Pangururan sebanyak 61 paket, Onan Runggu 6 paket dan desa Palipi sebanyak 33 paket sehingga total 100 paket dalam kondisi terpasang telah terpasang di kapal nelayan.

Setelah berbincang dengan sekretaris dinas Jhunelis Sinaga, kami pun menjumpai para nelayan di titik serah pangururan. Wawancara kami mulai dengan menanyakan nama. keterbatasan penangkapan kupingku Jawa atas nama nama orang Sumatera menjadikan penulisan nama kurang sesuai. misalnya sandi nayon, Edward, Huluman, Sabri, Luhut dan 16 nama yg pasti salah menulis. meski demikian nomor DP3 yang sudah tercatat akan menjadi bahan koreksi penulisan nama.

Panduan verifikasi pada berita acara untuk nelayan dapat mengungkap kondisi antara lain persyaratan untuk dapat diusulkan oleh kantor dinas Kabupaten Samosir adalah adanya KTP atau KK atau Kartu Nelayan, tidak adanya pungutan biaya, barang diterima dalam kondisi baik, lengkap dan telah terpasang pada kapal nelayan.

Sedangkan pendalaman wawancara kepada nelayan adalah berapa kilo ikan yg bisa ditangkap, beberapa nelayan menyampaikan hanya 2 kilo saja dalam setiap kali tangkap. sedangkan harga ikan per kilo adalah 25 ribu, artinya pendapatan hanya 50 ribu per hari. (masih terkesan subyektif, karena asumsi penerimaan bantuan paket diperuntukkan untuk nelayan kecil, sehingga jawaban nelayan terkesan menyesuaikan dengan asumsi termaksud)

Verifikasi kepada beberapa nelayan tentang program pembagian konkit dapat membantu nelayan menghemat pembelian bahan bakar minyak untuk menangkap ikan 🐡. masih menunjukkan bahwa sosialisasi mempengaruhi jawaban nelayan. nelayan belum dapat menyampaikan nilai penghematan.

Verifikasi terhadap mesin masih kami temukan bahan bakar minyak, setelah kami tanyakan kepada nelayan bahwa mereka khawatir kehabisan gas di danau sehingga BBM menjadi cadangan.

Lain lagi jawaban nelayan dari desa Palipi dimana Bahan bakar minyak di dalam mesin memang dipergunakan untuk menjalankan mesin karena gas habis dan kesulitan untuk membeli. kesulitan atas gas dikarenakan keterbatasan gas yg ada di warung dan harga yg mencapai 27 s. d. 28 ribu.

Desa Palipi secara geografi terpisah oleh danau sehingga akses menuju ke desa tersebut harus melalui kapal sehingga ada perbedaan harga gas 3 Kg. harga gas di pangururan hanya Rp. 22.000

Keterbatasan ketersediaan gas 3 Kg kami konfirmasi kepada pak Hamdani selaku petugas pertamina bahwa memang benar karena belum ada kesepakatan penyediaan pangkalan. pangkalan dapat di kerjasama kan dengan kelompok nelayan ataukah pangkalan dan pengecer konvensional

serba serbi wawancara penulis selalu PPHP lainnya seperti besi as yg tidak cocok dengan jenis kapal 🚢 nelayan. Besi As terlalu panjang untuk kapal nelayan di Kabupaten Samosir sehingga besi tersebut tidak terpakai.

selain itu adalah
– konventerkit yg terkadang perlu distel agar gas dapat mengalir ke mesin
– regulator yang dibagikan masih berkualitas rendah jika dibanding regulator gas di rumah tangga (tidak ada indikator sisa gas) sehingga sebelum menangkap ikan khawatir kehabisan gas di tengah danau
– harga mesin merk China sebelum diganti adalah 1.5 juta sedangkan mesin honda yg diterima senilai 3 juta

Saat menyelesaikan penyusunan daftar usul penilaian arsiparis, menjelang tengah hari, seorang pria menghampiri saya di meja kerja (ruang entri data arsip Gd. Migas Lantai 4). Pria tersebut menanyakan arsip SKPI untuk keperluan pemeriksaan oleh Auditor BPK RI.

Arsip yang ditelusuri untuk kurun waktu 2014 s. d. 2018 (empat tahun). Mendengar kalimat dari pria yang merupakan ASN Ditjen Migas angkatan 2015, maka yang saya lakukan adalah menunjukkan daftar arsip yg terdapat pada aplikasi surat.

“Daftar SKPI pasti terdapat di aplikasi surat”, pikirku, karena menurut logika tata persuratan bahwa seluruh naskah dinas yg ditandatangani oleh pejabat di Lingkungan Ditjen Migas, akan diregistrasi / diberikan nomor melalui aplikasi surat.

Saya menanyakan nama perusahaan, karena SKPI selama 4 tahun pasti sangat banyak. Pria yang bernama Tri tersebut menanggapi bahwa penomoran SKPI tidak melalui sistem persuratan, namun admin Subdit DMTO. Registrasi surat keluar atau penomoran oleh sekretaris Direktur Teknik hanya untuk surat pengantar. Sedangkan satu surat pengantar bisa untuk puluhan SKPI.

Meskipun demikian, file SKPI telah diberkaskan oleh admin DMTO dan sudah dipindahkan ke unit arsip migas.

Sebelum mencari berkas termaksud, selaku arsiparis mengajak diskusi staf pelaksana di DMTO bahwa, supporting arsip untuk unit kerja dapat dimulai dari registrasi atau penomoran ketika surat telah di tandatangani pejabat.

Surat Kelayakan Peralatan Instalasi atau yang disingkat dengan SKPI ditandatangani oleh Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. Maka menurut aturan persuratan bahwa penomoran dilakukan oleh sekretaris Direktur bukan oleh admin subdit DMTO.

Tanggapan dari Saudara Tri bahwa sejak adanya SIMDAPEL (2014/2015)atau aplikasi pengurusan surat kelaikan peralatan migas, penomoran SKPI melalui aplikasi termaksud. namun setelah aplikasi tsb tidak dipergunakan, penomoran SKPI melalui Google drive yg dikoordinasikan antar admin di subdit pada Direktorat teknik dan lingkungan migas.

Selaku pengelola tata usaha Ditjen migas dg jabatan arsiparis, saya pun bisa menerima, ketika tahun 2014 sampai dengan 2015 terjadi booming pembuatan aplikasi pada seluruh urusan.

Bahkan, ketika sempat diundang oleh pak wijayanto selaku kasubdit standardisasi dalam pembahasan alur surat untuk perizinan NPT di tahun 2016, saya sampaikan bahwa jika di Peraturan Menteri ESDM terkait NPT sudah mencantumkan aplikasi NPT sebagai bagian dari proses penerbitan sertifikat, maka alur persuratan bisa dikeluarkan dari ketatausahaan ditjen migas.

Lebih jauh dari itu, ketika bu Soerjaningsih masih mengawal aplikasi pelayanan investasi migas secara terpadu pada tahun 2013/2014 pun, saya diminta pendapat jika SOP persuratan khusus perizinan.

Dengan mempersyarat peraturan menteri esdm yg secara langsung mengatur penerbitan perizinan, maka pendapat saya juga masih sama yakni alur persuratan perizinan dapat di keluarkan dari ketatausahaan ditjen migas.

Pada perkembangannya, peraturan menteri ESDM terkait perizinan dan penataan aplikasi sebagai bagian dari penyederhanaan proses investasi tak juga mencantumkan alur persuratan.

Dengan demikian aturan persuratan yg sudah ada yakni permen esdm nomor 42 tentang petunjuk tata naskah dinas di lingkungan KESDM tahun 2015 juncto permen esdm nomor 56 tahun 2006 tentang Persuratan Dinas dan kearsipan, seyogyanya masih menjadi rujukan terhadap alur persuratan baik surat perizinan, rekomendasi, sertifikat dan lain sebagainya.

Termasuk juga pada penomoran SKPI yg dilaksanakan sejak taun 2014 sampai dengan saat ini. saat ini SKPI diberikan nomor oleh admin pada subdit, padahal penandatanganan oleh Direktur.

Penomoran atau registrasi naskah dinas baik berupa sertifikat atau yg lainnya menjadi tanggungjawab oleh unit ketatausahaan pada kantor (dalam hal ini Sub Bagian Tata Usaha) # Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009.

Rentang organisasi dan jumlah beban kerja yg tinggi dan untuk mempercepat pemberian layanan ketatausahaan, maka Sub Bagian Tata Usaha menyediakan Aplikasi yg diberikan nama Sistem informasi persuratan dinas. Aplikasi tersebut sudah secara online pada alamat http://www.surat.migas.esdm.go.id

Dengan aplikasi termaksud, penomoran dilaksanakan oleh sekretaris pimpinan, sesuai dengan tanda tangan naskah dinas. Naskah dinas yg ditandatangani oleh Direktur Teknik akan di registrasi oleh Sekretaris Direktur Teknik dan seterusnya.

Data naskah berupa SKPI yg dihasilkan dari proses penomoran oleh sekretaris Direktur termaksud menjadi arsip yg tersimpan di server ditjen migas. Arsip akan secara berkesinambungan terjaga karena dikelola oleh unit TI Ditjen Migas.

Data arsip pada server termaksud akan dilengkapi di unggah dengan file pdf oleh unit kearsipan Ditjen Migas.

Setelah berdiskusi panjang lebar, maka pencarian arsip SKPI dibantu oleh petugas arsip dan hasilnya ketemu.

Akhir akhir ini, sering kita dapati surat kedinasan bersliweran di what’s app. Sebagai aplikasi pengantar pesan, aplikasi ini memiliki kemudahan yg telah dirasakan pengguna dengan berbagai bentuk pesan seperti ketikan, foto, video dan juga file pdf.

Kemudahan itu juga dilengkapi dengan aplikasi whatsupp dapat dipergunakan pada beberapa sistem operasi seperti Android, iOS, Windows Phone, Symbian, Blackberry. Sehingga pengguna aplikasi ini meningkat drastis. Bisa saja ungkapan “tidak ada pesan, jika tidak melalui what’s app” terbukti di kondisi saat ini.

Hal tersebut termasuk juga mengirim pesan yg bermediakan surat kedinasan yg dialihmedia menjadi file pdf.

Bp. Ahmad Fauzi Budiman, seorang pejabat pengawas di Ditjen Migas, beberapa waktu yang lalu menyampaikan kepada penulis, bahwa sering sekali arahan pimpinan atas surat dinas disampaikan melalui pesan What’s app.

Arahan pimpinan (disposisi surat) atau koordinasi unit kerja yang secara resmi harus melalui media persuratan baik via kertas atau via aplikasi persuratan disalip oleh aplikasi pengirim pesan yakni what’s app

Meski tidak bermaksud untuk menggantikan, namun kebutuhan akan kecepatan penyampaian dan kemudahan koordinasi antar unit menjadi alasan penggunaan aplikasi termaksud untuk urusan kedinasan.

Dari hal hal tersebut di atas, penulis mencoba untuk menganalisis dampak dan manfaat perubahan iklim kedinasan terkait penggunaan Teknologi Informasi seperti aplikasi whatsapp.

Dampak merupakan kata yg berasosiasi negatif sedangkan manfaat kepada hal hal yang positif. Penggunaan aplikasi whatsaap menjadi manfaat untuk mempercepat penyampaian surat kepada pengguna, namun berdampak tidak terdokumentasi secara resmi oleh unit yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Beberapa kewajiban dalam dokumentasi surat yang harus dilaksanakan seperti catatan disposisi yg tersimpan dalam server kantor, harus sinkron dengan surat yg berbentuk file pdf tidak dapat dikerjakan oleh unit kerja yg bertugas melaksanakan urusan persuratan.

Mungkin saat ini dokumentasi surat, belum menjadi tolok ukur dari prestasi kerja. Namun hal tersebut akan menjadi bom waktu jika tidak dikelola dengan penuh kesadaran.

Pergantian jabatan yg sangat cepat, sangat rentan dengan beberapa urusan yang sifatnya berkesinambungan. Seorang pejabat pengganti bisa jadi kehilangan review atas dokumentasi persuratan atas urusan yang sama.

Pembuktian ketika terjadi permasalahan hukum yang dapat diungkap melalui dokumentasi persuratan menjadi tidak lengkap jika diambil dari server kantor . Meski di server penyedia aplikasi Whats app terdapat back up, namun akan menjadi tantangan baru dalam mempersiapkan dan mempelajari proses pembuktian hukum.

Mungkin ini yg disebut dengan era industri 4.0, dimana unit persuratan harus agresif dalam penyediaan sarana dokumentasi surat. Tak bisa dihindarkan aplikasi persuratan yg saat ini berbasis Web, harus beralih ke versi Android.

Akhir Tahun 2018 ini, Ditjen Migas sudah siap dengan sarana persuratan versi Android untuk menimbang kebutuhan pejabat dan pegawai dalam mendisposisi surat.

Aplikasi ini terhubung secara online dan dokumentasi arahan pimpinan berupa disposisi surat beserta file pdf (suratnya) tersimpan di server kantor Ditjen Migas.

Meski demikian, penyediaan sarana tersebut belum menjamin bahwa aplikasi what’s app tidak lagi dipergunakan dalam pengiriman pesan kedinasan. Tingkat kepercayaan pengguna masih memiliki beberapa faktor seperti kemauan pejabat, keberpihakan pejabat atas layanan penyediaan fasilitas persuratan versi Android.

Lain halnya dengan produk industri teknologi informasi seperti whatsupp yg terus meningkat dalam hal kepercayaan kepada pengguna.

Pejabat dan pegawai tidak lagi mempermasalahkan keamanan, keabsahan dari media penyampaian surat. Perubahan kondisi semacam ini bukan menjadi hal yang tabu lagi di bidang persuratan kedinasan pada saat ini. Mungkin 3 sampai dengan 5 tahun lalu, kita masih sering memperdebatkan tata aturan penggunaan media di bidang persuratan.

Saatnya menjadi tantangan baru bagi unit pembina untuk merilis kebijakan untuk mengakomodir praktek persuratan karena tuntutan kecepatan dalam penyampaian maupun koordinasi.

Semoga Aparatur Sipil Negara menjadi layak tanding, layak bersaing di era industri 4.0. dan juga terlindungi dari tanggung jawab hukum.

Terlihat di Lantai 4, Gd. Migas, Edy Sumarna petugas penerimaan surat di Ditjen Migas sejak 07.30 WIB sibuk melakukan pengecekan surat masuk. Surat2 yg berasal dari luar kantor migas akan dilakukan entri ke aplikasi surat.migas.esdm.go.id.

tampilan entri surat masuk

Sebelum dilakukan entri, surat akan dilakukan scan untuk mendapatkan file pdf, dan akan diunggah. scan dilaksanakan oleh pembantu petugas penerima surat yakni nisa dkk.

Data surat beserta file pdf merupakan hasil pengarsipan secara otomatis. surat2 telah tersimpan dalam media elektronik tersimpan di server, dan mudah dalam melakukan pencarian.

Pagi ini, Maulana sudah terlihat menghidupkan komputer untuk mengakses http://www.surat.migas.esdm.go.id Maulana di lantai 16 akan menomori surat yang telah ditandatangani oleh Dirjen Migas. Surat yg telah ditandatangani oleh Bapak Dirjen, harus ditindaklanjuti dengan pemberian nomor dan pembubuhan cap sebelum disampaikan kembali kepada unit pengkonsep.

Sedang di lantai 12, ruang sekretariat direktur pembinaan Usaha Hilir MIGAS (DMO) , Eva Khoirunisa juga memberikan nomor surat mempergunakan aplikasi yang sama.

Begitu juga, Tria di lantai 13, Gd. Migas sedang konsentrasi mengakses aplikasi surat ditjen migas pada alamat http://www.surat.migas.esdm.go.id. Tria memulai dengan melakukan klik pada tab “penomoran”. dan dijumpai kolom kolom format nota keluar yg harus diisi sesuai dengan nota dinas yg telah di tandatangani oleh Kepala Subdit Penyimpanan Migas pada Direktorat Hilir Migas (DMOS)

Data surat yg dihasilkan, Edy Sumarna di penerimaan surat masuk, Maulana sebagai petugas di Sekretariat Dirjen dan Eva Khoirunisa sekretariat Dir DMO serta Tria sebagai petugas persuratan di Subdit DMOS, akan menjadi arsip surat.

Data arsip surat masuk telah lengkap beserta file pdf, sedangkan data hasil penomoran surat akan dipergunakan sebagai tempat upload file pdf hasil scan. Sehingga pengarsipan surat dan nota dinas secara automatics terlaksana seiring pelaksanaan kegiatan penomoran yg dilakukan petugas persuratan yakni Edy Sumarna, Maulana Eva dan Tria.

Keempat petugas diatas hanya menggambarkan dan mewakili 26 unit Subdit/bagian, 6 Direktorat/set ditjen. unit unit tersebut masih terdapat keterbatasan mesin scanner dan petugas khusus scan.

Untuk menutupi keterbatasan tersebut, maka peran unit kearsipan yg berada di Lantai 4 Gd. Migas menyediakan layanan scanning dan upload ke data arsip yg telah dihasilkan oleh unit unit.

Unit unit dapat membawa surat dan nota dinas yg telah diberikan nomor ke unit kearsipan. selain itu, unit kearsipan secara aktif menghubungi sekretariat direktur/set ditjen untuk meminjamkan surat yg belum dilakukan scan dan upload. Sehingga tercipta suasana pengarsipan yg realtime.

Pengarsipan sebagaimana gambaran di atas penulis sebut secara automatics. Pengarsipan yang menjadi bagian dari kegiatan persuratan. Dokumentasi data arsip akan tergabung dg file pdf yg tersimpan kontinyu di bawah pengelolaan server oleh unit TI Ditjen migas (dibawah manajemen Bagian Rencana dan Laporan/SDML)

Dapat kita simpulan bahwa Sistem aplikasi merupakan sarana bantu pengarsipan secara langsung yang menjadi rekaman kegiatan persuratan di Ditjen Migas.

Tidak semua arsip bentuk dan jenis surat. Masih banyak bentuk dan jenis arsip yg tidak terekam melalui kegiatan persuratan.

Kemunculan aplikasi pada bidang urusan pemerintahan, menjadikan tantangan bidang kearsipan, misalnya aplikasi pembayaran, aplikasi pengadaan, aplikasi perizinan.

Maka dari itu untuk menunjang kegiatan kearsipan di kantor Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dibuat aplikasi arsip digital. aplikasi ini untuk pengarsipan yg tidak terekam pada aplikasi persuratan.

Aplikasi arsip digital juga merupakan sistem yg dipergunakan untuk pengarsipan arsip surat lama (jadul).

Fasilitas pendataan arsip pada aplikasi arsip digital dilaksanakan pada menu registrasi arsip. Data yg diinput pada aplikasi adalah nomor surat, perihal, bentuk dokumen, file upload, lokasi simpan, tahun diterbitkan arsip,

Jika Aplikasi pada http://www.surat.migas.esdm.go.id sudah online, aplikasi arsip digital hanya bisa diakses di gedung migas (intranet)

Teruji dengan dipergunakan secara langsung di tiga kepemimpinan Direktur Jenderal, sarana persuratan dinas secara online terus melakukan pengembangan. Seluruh pejabat dan pegawai pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi, Kementerian ESDM segera dapat diunduh di play store.

Selain itu, aplikasi surat telah terintegrasi dengan Menteri. Disposisi yg berasal dari Tata Usaha Menteri Kementerian ESDM, langsung masuk ke akun sekretaris dirjen. (menyederhanakan alur persuratan yg semula surat menteri harus dilakukan pencatatan di tata usaha Direktorat Jenderal)

Sasaran penyediaan sarana mail handling atau persuratan di Ditjen Migas adalah sebagai bentuk dukungan manajemen internal kepada Kantor Ditjen Migas. Sarana tersebut berguna sebagai penyampaian arahan atas surat secara cepat dan tepat.

Surat versi Android merupakan produk layanan dari Bagian Umum, Kepegawaian, dan Organisasi (SDMU) dalam kerangka pelaksanaan tugas dan fungsi.

Versi Android menjadi pilihan penyediaan fasilitas karena akan memudahkan pejabat mendisposisi surat dan pegawai di bawah pejabat tersebut mudah pula untuk menerima arahan pekerjaan.

tampilan login

Saat ini, versi android hanya dapat dipergunakan untuk level staf saja. Seorang staf yg telah terdaftar di aplikasi versi web yg beralamat pada http://www.surat.migas.esdm.go.id dapat login dan mendownload pada tab “download apk”.

tampilan versi web

Salah seorang Pejabat Pengawas di Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas, Ma’ruf Efendi menyampaikan permintaan aplikasi surat versi Android. Permintaan tersebut baru akan terealisasi di akhir tahun anggaran 2018.

Fitur fitur yg terdapat di Android tidak berbeda jauh dengan versi Web. Namun fungsi penomoran surat yg dilakukan oleh user sekretaris dan user pengadministrasi masih berada pada versi web.

tampilan filter surat sebelum ke pimpinan

Terdapat dua fitur utama dalam aplikasi surat versi Android yakni surat masuk dan jurnal disposisi. Pengguna dapat menjumpai layar pada surat masuk, untuk menampilkan data surat masuk. Sentuh layar klik untuk melihat surat dan terdapat tombol disposisi.

tampilan surat untuk pengguna level pimpinan

Tombol disposisi akan mengarahkan pengguna kepada tujuan disposisi (pegawai bawahan langsung).

tampilan disposisi

Setelah dipilih berupa ceklist, maka dilanjut perintah aksi dan catatan disposisi.

tampilan aksi

Fitur surat masuk pada level user sekretaris dan pengadministrasi eselon 3 akan berfungsi untuk meneruskan surat kepada pimpinan. hasil uji coba masih terdapat evaluasi yakni, belum ada fasilitas delet. fasilitas delet merupakan filter yg dapat dipergunakan oleh user level sekretaris dan pengadministrasi untuk membatasi terjadinya surat masuk yg dobel.

versi Android yg akan dilanunching akhir tahun 2018 juga menyempurnakan versi sebelumnya seperti tampilan jurnal disposisi

Pengguna aplikasi pada level staf juga dapat mempergunakan fasilitas komentar atas arahan pimpinan

Pertambahan arsip secara alamiah secara siklus daur hidup arsip di Unit Kearsipan yakni adanya proses pemindahan dari unit kerja (bagian dari fase penyusutan arsip).

Pemindahan yang sehat dilakukan berkala dan periodik berdasarkan kategori arsip inaktif. Namun perpindahan arsip secara periodik sangat tergantung dari kesadaran unit kerja untuk memindahkan arsip.

Unit Kerja pun bergantung pada keaktifan staf atau pelaksana arsip. Sering kita jumpai seorang staf di unit kerja yg meskipun telah mendapatkan sosialisasi kearsipan atau diberikan edaran dan pemberitahuan untuk memindahkan arsip inaktif, namun tak sekalipun terjadi pemindahan.

Beberapa catatan pemindahan arsip inaktif dari unit kerja pun masih belum menyeluruh. arsip yg dipindahkan hanya pada tanggung jawab pekerjaan staf arsip di unit kerja. Pemindahan belum bisa menyeluruh terhadap arsip staf pelaksana fungsional lainnya.

Keengganan memindahkan arsip dapat juga dikarenakan citra unit kearsipan yg belum handal dalam tujuan menjamin ketersediaan arsip. Selain itu juga pemahaman yang berlebih (tanpa uji struktur, kontek dan konten) sehingga berpengaruh pada pemahaman tentang arti arsip.

Salah satu bentuk pemahaman tanpa uji struktur, kontek dan konten adalah arti arsip sebagai sumber informasi. Padahal jika dilakukan uji struktur, kontek dan konten, arsip sebagai sumber informasi harus authentic sebagai hasil rekaman kegiatan Ditjen Migas secara langsung.

Selain arsip harus authentic, untuk menjadi sumber informasi juga diperlukan pembuatan dan pengolahan data arsip. sehingga layak konsumsi bagi pejabat dan pegawai.

Unit Kearsipan memerlukan pemindahan secara periodik dan berkala sebagai jalan pertambahan yang alamiah. Pertambahan arsip yg alamiah akan memudahkan arsiparis dalam bekerja sehingga dapat menjamin ketersediaan arsip yg handal dan akuntabel.

Tidak dilakukannya pemindahan arsip secara periodik dan berkala pada waktu masa inaktif atau pemindahan arsip inaktif yg tidak menyeluruh maka akan menjadi bom waktu yang sewaktu waktu akan meledak.

Maka pada akhirnya, 💣 duuuaar terjadilah Ledakan 💥 arsip Di Gedung Migas. Ledakan yg bersumber dari perpindahan ruang kerja. Pejabat dan pegawai pada unit kerja berpindah menempati ruang kerja baru.

Arsip yg notabene berbentuk kertas berada di unit kerja terpaksa harus mengikuti pejabat dan pegawai. Pegawai yg awalnya begitu cinta arsip, begitu rajin menyimpan arsip, kebingungan untuk membawa arsipnya. Jumlah arsip yg begitu banyak, tidak sebanding dengan kekuatan untuk membawanya.

Ketidakberdayaan pejabat dan pegawai untuk membawa serta arsip ke ruang kerja baru, menyebabkan arsip dicampakkan. arsip ditinggalkan.

Terlebih lagi adanya jadwal kegiatan renovasi ruang kerja. Jadwal yg ditetapkan kepada penyedia renovasi berdampak pada ditinggalkan begitu saja arsip di ruang unit kerja.

Ada dua tipe perpindahan ruang kerja di Gedung Migas yakni :
1. perpindahan ruang kerja ke ruang baru (Hasil renovasi). dan ruang kerja lama akan di renovasi.
2. Pemindahan ruang kerja ke ruang kerja yg bersifat transit sebelum ke ruang baru.

Kedua tipe perpindahan ruang kerja tersebut tidak memungkinkan unit kerja membawa seluruh arsipnya. Jenis ruang kerja yang baru sebagai hasil kegiatan renovasi gedung pun terdapat perbedaan functional ruangan jika dibandingkan dengan functional pada ruang kerja lama. pada tiap lantai (sebelum di renov) memiliki lima ruang file, sedangkan ruang kerja hasil renovasi hanya memiliki satu ruang file untuk beberapa unit kerja eselon 3.

Meskipun belum ke ruang kerja yang baru, keberadaan ruang kerja yg bersifat transit juga tidak memungkinkan untuk membawa seluruh arsip dari unit kerja tersebut.

Keadaan seperti ini menjadi malapetaka dan bencana bagi unit kearsipan, arsiparis dan petugas kearsipan. Sempurna malapetaka tersebut karena paket anggaran renovasi gedung tidak bisa mengalokasikan biaya relokasi dan penataan arsip.

Ketika sangat terbatasnya sumber daya kearsipan mulai dari, tersedianya anggaran, keberadaan staf kearsipan, ketersediaan luasan ruang simpan, rol opek atau lemari arsip, diharuskan berhadapan dengan LEDAKAN 💥 💥 ARSIP.

Keadaan seperti ini sangat potensial untuk kehilangan koleksi arsip yg authentic dan unik (koleksi berkualitas berdasarkan uji struktur, kontek dan konten).

Berikut beberapa catatan perpindahan ruang kerja di Gedung Migas yang menyebabkan ledakan 💥 arsip di Gedung Migas

1. Tahun 2016
– Bagian Keuangan(SDMK) dari Lantai 16 ke lantai 9.
– Bagian Hukum (SDMH) dari Lantai 16 ke Lantai 10

2. Tahun 2017
– Bagian Rencana dan Laporan (SDML) dari lantai 16 ke lantai 11 (ruang transit)
– SDML dari lantai 9 ke lantai 16 (hasil renob
– Direktorat Pembinaan Usaha Hilir (DMO) dari lantai 8 ke lantai 12 dan sebagian 13
– Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas (DMT) ke sebagian Lantai 10 dan sebagian lantai 15 (ruang kerja transit)
– DMT dari ruang kerja transit ke lantai 14 dan sebagian lantai 13.

3. Tahun 2018
– Direktorat Pembinaan Hulu Migas (DME) dari lantai 7 ke ruang kerja transit (sebagian lantai 10 dan sebagian lantai 5)
– DME dari ruang kerja transit ke lantai 8 dan sebagian lantai 7
– Bagian Umum dan Kepegawaian (SDMU) dari lantai 15 ke ruang kerja transit
– SDMU dari ruang kerja transit ke ruang kerja hasil renovasi (lantai 15)
– SDMH dari lantai 10 ke lantai 15
– SDMK dari lantai 9 ke ruang kerja transit, lantai 5
– Set ditjen Migas ke ruang kerja transit
– Dirjen Migas ke ruang kerja transit.

Unit Kearsipan yg seharusnya bergerak ke area desiminasi informasi yang bersumber dari arsip dengan sasaran yakni pejabat, pegawai sampai dengan masyarakat migas, malah harus berjibaku dengan ledakan 💥 arsip yg berasal dari perpindahan ruang kerja.

Kerja ekstra tenaga bagi unit kearsipan, arsiparis dan petugas arsip. Semoga menjadi kontribusi dalam kedudukan kearsipan bagi pelayanan manajemen internal Ditjen Migas

Jika malu mengatakan kerja keras melakukan penyelamatan arsip, maka cukup menjalani saja dengan berharap tidak terjadi kehilangan koleksi arsip authentic.

Meskipun saat perencanaan dan pra pelaksana kegiatan renovasi mengajak unit kearsipan untuk berdiskusi atau pembahasan pemindahan ruang kerja, namun alokasi anggaran relokasi arsip dan penataan kembali arsip masih menjadi catatan atau pending untuk di anggaran bukan terpisah namun menjadi bagian dari satu kegiatan renovasi gedung, bersama sama dengan relokasi BMN.

Malapetaka harus diambil hikmah kebaikan.

Salah satu kebaikannya adalah koleksi arsip di unit kearsipan semakin lengkap, meski belum sempurna atau belum dapat menggambarkan perjalanan Ditjen Migas, karena perpindahan ruang kerja juga terjadi dari Gd. Thamrin ke Gd. Dharma Niaga kemudian baru ke Gd. Migas.

Pengelolaan arsip di Ditjen Migas dilaksanakan secara bersamaan dalam satu tim yang kompak. Tim Kerja Arsip Ditjen migas berada di dalam manajemen Sekretariat Ditjen Migas, Cq. Bagian Umum, Kepegawaian dan Organisasi dalam melaksanakan urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal

Pelaksanaan Urusan Ketatausahaan tersebut diawasi oleh seorang Kepala Sub Bagian Tata Usaha meskipun tidak tersebut secara tertulis didalam tata laksana organisasi bahwa wujud pelaksanaan ketatausahaan adalah kearsipan namun pada informasi jabatan seorang Kasubag Tata Usaha melaksanakan urusan kearsipan.

Sedangkan dalam pelaksanaan fungsional kearsipan terdapat jabatan arsiparis sebagai bawahan dari kasubag tata usaha. Jabatan arsiparis tediri tingkat terampil dan tingkat ahli. tingkat terampil berjenjang mulai pelaksana, lanjutan, dan penyelia. Tingkatan Ahli berjenjang dari Pertama, Muda, Madya, dan Utama

Selain Arsiparis dan Calon arsiparis, tim kerja arsip ditjen migas didukung oleh petugas pramu bhakti kantor dan tenaga lepas yang ditugaskan untuk urusan kearsipan, teknisi sipil serta dukungan programer komputer 💻

Anggota Tim terdiri dari Mulyanto dengan Jabatan Arsiparis Ahli pertama, Nurul Muhamad Jabatan Arsiparis Penyelia, Juli Supadmo & Kasmari sebagai calon arsiparis terampil (jalur impasing), Tatang & Rusyantoro Jabatan Driver (perbantuan), Reni Pramitasari, Gilang Catur H, Gondo Awang, Fakhreza sebagai tenaga pramu bhakti, dan Catur, Avis & Alif sebagai tenaga lepas (penambahan orang sesuai kebutuhan dan bersifat temporary) serta Rosyid perbantuan tim teknisi sipil serta supporting Programer IT oleh Kevin Hadinata

Pembagian tugas dalam tim kerja arsip ditjen migas yakni:
1. Sdr. Mulyanto menangani dukungan administrasi seperti SPPD, konseptor surat, menyeleksi arsip yang akan dimusnahkan dan menyusun daftar arsip musnah, mempersiapkan rancangan NSPK seperti SOP dan Petunjuk Teknis, mengolah data arsip inaktif

2. Nurul Muhamad melaksanakan tugas antara lain mempersiapkan masukan untuk penyusunan kegiatan dan anggaran kearsipan, mempersiapkan konsep laporan kearsipan kepada pimpinan, melakukan pemilahan arsip dg uji struktur arsip berdasarkan tata naskah dinas, uji kontek dan konten arsip, memandu olah data untuk manuver, identifikasi arsip yg di scan, memandu proses penataan dan penyimpanan arsip, memberikan bimtek atau sosialisasi, monev rancang bangun aplikasi surat dan aplikasi arsip, analisa penelusuran/pencarian arsip, dan membuat tulisan yg dipublis kedalaman blog serta memandu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim.

3. Juli Supadmo dan Kasmari bertugas menerima arsip yg telah dilakukan uji struktur, kontek dan konten untuk ditempatkan dalam map (mengikat), dalam boks, dalam lemari/rol opek serta pengaturan ruang simpan arsip. Selain itu bertugas melaksanakan pemindahan arsip, menyusun rekapan daftar boks simpan/pindah, memberikan label dan penomoran boks&lemari dan mengurusi catatan/formulir peminjaman arsip

4. Reni Pramitasari melaksanakan pengetikan surat&nota dinas, pelaksanaan petty cash, operator aplikasi surat dg scan dan upload, memandu siswa magang, entri deskrepsi arsip ke excel atau aplikasi arsip, olah data arsip untuk manuver sesuai arahan pemandu

5. Gilang, Gondo, dan Catur melaksanakan tugas entri/deskrepsi, olah data, pemberkasan, manuver arsip pada jenis arsip masing masing sesuai pembagian tugas oleh pemandu sesuai uji struktur/kontek/konten. Selain itu juga membantu pengaturan ruang arsip, pemindahan dan peminjaman arsip.

6. Fakhreza melaksanakan tugas admin aplikasi surat, asrot sosialisasi, entri data arsip, pengetikan laporan, pembuatan video dokumentasi serta setting peralatan komputer,

7. Avis dan Alif serta Rosyid membantu pelaksanaan tugas seluruh anggota tim sesuai arahan pemandu

9. Kevin Hadinata supporting perbaikan, pengembangan aplikasi surat dan aplikasi arsip.

10. Tatang sebagai direktur perdagingan (mensortir non arsip dan arsip musnah dan Rusyantoro membantu penempatan arsip ke dalam map (mengikat)

Dengan pembagian kerja tersebut diharapkan seluruh anggota tim dapat mengkomunikasikan kepada pemandu. Kedudukan antar anggota tim kerja arsip ditjen migas sejajar (semua tidak ada batasan tinggi dan rendah, atasan dan bawahan, senior dan junior) namun semua dapat saling membantu, saling melengkapi. Dalam pelaksanaan tugas masing2 anggota tim diharapkan melakukan konsultasi dan komunikasi kepada pemandu.