Makelar SIM, 700 ribu

Berapa rupiah yang dikantongi perantara pembuatan SIM? Misalnya saja di Depok Jawa Barat, sebesar Rp.700 ribu untuk menebus penerbitan SIM A baru. Inilah kisahku, Sabtu 28 Agustus 2021 berada di Pasar Segar Depok. Lokasi gedung berasa tepat di pinggir Jalan Thole Iskandar sejajar dengan SPBG Ditjen Migas. 

Dua bulan sejak hangus terhitung mulai 28 juni 2021, aku mengurus SIM A dengan tarif penerbitan baru. Tak mau repot waktu, sejak memarkirkan kendaraan sudah berniat mempergunakan jasa perantara. Diawali dengan menanyakan kompensasi atas kebijakan PPKM darurat Jawa Bali, lelaki bertubuh tegap berseragam menawarkan jasa perantara. 

“Kalo mau dibantu, bisa hari ini. Kalo urus sendiri datang di hari Senin.” Katanya sembari meminta SIM dan KTPku

Tanpa pikir panjang bahkan tanpa tawar menawar,  Rp.700 ribu rupiah kuberikan sesuai harga darinya. KTP yang sudah difotokopi dikembalikannya padaku. Tak berapa lama duduk di ruang tunggu, suara panggilan untuk foto pun melegakan.

Lepas jepretan kamera, melalui pintu keluar kudapati antrian untuk pengambilan SIM yang begitu panjang. Segelas kopi hitam yang kupesan di sebelah antrian, telah habis. Panggilan yang kunanti belum juga terdengar. Beberapa orang yang terlihat foto urut denganku, sudah menerima SIM nya

Satu jam ⏳pun berlalu dengan bayang di otak untuk menghitung berapa hasil satu orang jasa perantara penerbitan SIM. “Mampus, terjeda istirahat siang “dalam hati. Sampai disini, mungkin tidak ada beda perantara berseragam dengan yang terlihat dengan pakaian sipil/biasa. 

Kembali bertemu dengannya, terbersit kata dalam hati “gendhut,uangnya banyak“. Selain bulanan dari berdinas, masih diberikan jalan meraih rupiah dari jasa perantara SIM. 

Jadi berapa rupiah y??? dari tarif jasa perantara yang katanya murah jika dibanding kota lain, yang mengalir ke dompet. Akhirnya, dua jam 11.00-13.00 urus SIM menyibak keberadaan jasa perantara. 

Layanan Arsip pdf

“terimakasih pak Nurul..🙏” Pena ucapan tanggal 27/8 15.58 dari Juniarto M. Palilu. Arsip terkait SLKS (satya lencana kesetiaan sepuluh tahun) yang dicarinya, telah dilayankan. Begitu pula bagi temen seangkatan lain nya seperti Ruby dan Andi. 

Membangun rasa bangga melayani, dapat terbangun dari apresiasi ucapan terimakasih yang dilayangkan dari pengguna layanan kearsipan seperti itu. 

“Ini ya mas form peminjaman untk SPM, Terimakasih mas nurul 🙏” Tulis WA 27/8 14.59 WIB dari Soraya bagian keuangan yang telah tiga kali menerima layanan Arsip pembayaran. 

Tidak hanya sekali, bahkan dapat berkali kali. Saat ini, dengan adanya pemberlakuan pembatasan kegiatan masyarakat (PPKM), layanan penelusuran arsip berupa file PDF yang dikirim melalui media telekomunikasi. 

Pengguna Arsip cukup menghubungi kami sebagai petugas Arsip melalui nomor WA. Tentu sudah menjadi panggilan tugas pengelola arsip inaktif untuk sigap mengecek koleksi arsip. Setelah Arsip diketemukan dalam bentuk konvensional (kertas), langkah selanjutnya mendigitasi ke dalam format elektronik (pdf). 

Akhirnya, layanan Arsip pdf semakin menemukan permintaan yang cukup tinggi. Tak ayal jika Bapak Alimuddin Baso selaku Kepala Unit Kearsipan Ditjen Migas mengharapkan perubahan kearsipan secara digitalisasi. 

Bapak/Ibu pada Surat

Menjadi pertanyaan dan di buru adalah isi Surat Edaran MenPAN&RB. Penting kali ya…bagi pekerja di kantor menteri kabinet Indonesia Maju, Sekretaris Kabinet, Panglima TNI, Kepala Kepolisian Negara RI, Jaksa Agung RI, Kepala BIN RI, Kepala LPNK, Pimpinan Sekretariat Lembaga Negara, Pimpinan Sekretariat LNS, Pimpinan Lembaga Penyiaran Publik, Gubernur, Walikota/Bupati.

Jika isi SE penting, namun bagiku yang menarik, ialah penyebutan Bapak, Ibu dalam Surat Edaran Menteri PAN & RB. Sebut saja SE bernomor 19/2021 yang mencabut SE 18 dan 16 tahun 2021 terkait Sistem Kerja ASN selama PPKM. 

Bukan hanya berada di bagian kepala atawa bagian “tujuan surat”, namun di bagian kaki atawa tembusan. Pencantuman kata Bapak mengawali Presiden, Wakil Presiden, Menko Bidang Maritim dan Investasi, Menko Perekonomian selaku Ketua Komite Penanganan COVID-19 dan Pemulihan Ekonomi Nasional, serta Ketua Satuan Tugas Penanganan Covid 19.

Pengkonsepan Surat Edaran tentu memiliki presisi dalam mendudukan jabatan. Bisa jadi dengan pencantuman kata “Bapak” & “Ibu”, penyampaian komunikasi kedinasan berkesan memberikan penghormatan. Bagaimana dengan pendapat pembaca? 

Ngepit 10, emosi diri

Semangat pagi 🌄🙋ini, aku mencatatkan jarak tempuh 20,4 KM, berdurasi satu jam, kecepatan rata rata 20 KM/jam, maksimal elevasi 82 Meter dan kecepatan tertinggi 38Km/jam versi Strava.

Sejak 6.35 WIB di hari Selasa 24 Agustus, kali kesepuluh ngepit ke kantor. Bersamaan ketetapan otoritas negeri ini dalam mengendalikan dan mencegah penyebaran virus Covid 19 dengan metode PPKM berlevel, ngepit ke kantor menguji nyali otot kaki dan stamina. 

Sesampai tabuh 15.13 WIB, kunyalakan kembali aplikasi Strava untuk mengukur capaian ngepit pulang ke rumah. Kecepatan rata rata turun menjadi 15km/jam, sehingga waktu tempuh bertambah tiga puluh menit. 

Jam dinding di rumahku menunjukkan 17.00 WIB. Sekitar 15 menit, waktu yang kuhabiskan dengan sebutir kelapa muda di warung pertigaan timbul Jagakarsa. Terpaan rasa kantuk dan capek, kulawan dengan melangkah ke Mushola. Tak berapa lama, sempoyongan dan tertidur di pelukan Rara sebelum terbangun untuk melayani Thole. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi pertemuanku antara ngepit ke kantor dengan peran melayani anak tatkala sudah berada di rumah. Perlu pengaturan emosi diri pasca ngepit 40 KM dengan aktivitas di rumah bersama anak. 

Dimensi RCM

“Jangankan staf admin, Terkadang kita yang ditugaskan mengkonsep surat saja, belum tentu diberikan arsipnya” Kata bu Ike dalam zoom meet pembinaan pengelola Arsip hari Senin, 23 Agustus 2021.

Respon sub koordinator ketatausahaan tersebut menanggapi  pendapat sebelumnya yang disampaikan oleh bu suwarti “kami selaku staf admin belum di percaya menyimpan Arsip aktif oleh staf teknis. Mereka menganggap arsip nya penting. Dan hanya disimpan oleh staf yang bersangkutan”

Dinamika diskusi tersebut, memperkaya sudut pandang dalam meraih kondisi praktik kearsipan menuju kesesuaian. Sesuai kaidahnya, daftar Arsip aktif menjadi penting dalam penyimpanan arsip. Tidak disebut menyimpan arsip jika tidak terdapat daftar Arsip. 

Jika kita mempergunakan analogi rekening koran yang diterbitkan oleh bank maka daftar Arsip diibaratkan sebagai bukti transaksi keuangan. Toh unit atau staf penerbit rekening koran, tidak menyimpan uangnya.

Daftar Arsip menjadi bukti transaksi dalam penyimpanan Arsip. Daftar Arsip di setiap direktorat cq. Per koordinator perlu disusun sebagai bukti kinerja kearsipan. Setiap staf admin mempunyai tugas menyusun daftar arsip yang berada di unit kerja masing masing. 

Sampai disini muncul pertanyaan ❓🙋. Bagaimana dapat menyusun daftar jika arsipnya tidak dipegang? bukankah rekening koran menjadi bukti transaksi. Dimensi registrasi naskah dinas berada pada unit ketatausahaan yang terwujud dari agenda surat masuk, registrasi surat keluar, histori disposisi/arahan pimpinan merupakan bukti transaksi. 

Untuk lebih aplikatif, pertanyaan tersebut dapt dijawab dengan mempergunakan format isian yang disebut “daftar berkas dan daftar isi berkas”. Kedua daftar tersebut merupakan wujud daftar Arsip. Daftar Arsip merupakan dokumentasi dari tiap transaksi naskah yang berada pada sistem perkantoran. 

Melalui form tersebut, staf admin dapat menanyakan kepada pihak terkait tiap transaksi kegiatan dalam unit kerja. Siapa saja pihak tersebut? Seluruh pegawai dan pemimpin yang terlibat dalam pekerjaan. Sampai disini, daftar arsip mereduksi status penyimpanan arsip.

Bisa saja arsip masih berada di staf teknis karena alasan yang lebih penting dari pencapaian tujuan organisasi. Ini suatu metamorfosa pengikatan rekaman kegiatan yang terdapat di unit kerja. Daftar Arsip menjadi peta jalan masuk keberadaan arsip sampai nanti bertemu antara daftar dengan fisik arsipnya. 

Daftar Arsip menjadi bukti kinerja staf admin/ketatausahaan pada unit kerja dan menjadi dasar untuk melakukan perawatan Arsip tatkala memasuki masa inaktif (konsep life cycle of records). Sedangkan dengan pendekatan lain, misalnya record continum model (RCM), daftar arsip ini menjadi dimensi capture atau menangkap informasi yang menjadi bahan dasar dokumentasi. 

Akhirnya, dari diskusi dengan topik “keeping Arsip Migas digital via zoom meet hari ini, tersimpan niat sepakat untuk bersama menyusun daftar arsip aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas). Inisiasi pembinaan teknis oleh ketatausahaan Ditjen Migas dimulai dari membangun kapasitas staf admin sampai nanti menunjukkan manfaat kearsipan sebagai data dukung akuntabilitas kinerja organisasi. 

Klasifikasi dalam pengarsipan

Saudara Tunjung selaku Inspektur Migas mengunggah surat keluar pada aplikasi NADINE tidak hanya memilih kode klasifikasi MG (Minyak dan Gas Bumi), namun dapat mempergunakan kode KP (Kepegawaian) karena isi surat terkait kepegawaian. 

Saudari Anisa selaku petugas registrasi surat masuk menerima surat dari Jogmec yang ditujukan ke Direktorat Hulu Migas. Anisa memilih kode klasifikasi bukan MG (Migas) melainkan yakni DL (Diklat) karena Jogmec menyampaikan undangan diklat teknis. 

Saudara Ahmad selaku staf Kepegawaian, menyimpan rekaman kegiatan perihal diklat, mempergunakan kode klasifikasi DL (Pendidikan dan Latihan) 

Ketiga orang tersebut telah mempergunakan klasifikasi arsip sebagai instrumen wajib dalam pelaksanaan kearsipan. Saudara Tunjung, meski berada di Subdit Keteknikan dan Lingkungan Migas mempergunakan kode klasifikasi bukan hanya MG. 

Begitu juga Saudara Ahmad yang berada pada Sub Bagian Kepegawaian, mempergunakan kode DL. Perihal atau isi surat menjadi dasar penentuan kode klasifikasi Arsip. Sampai disini perlunya internalisasi bersama diantara staf teknis, pengadministrasi umum, staf sekretariat pimpinan dan para pengelola Arsip.

Kode berupa alfa numerik telah disepakati sebagai klasifikasi Arsip. Contohnya, Minyak dan Gas Bumi di kodekan MG. Kode ini akan menjadi titik pertemuan berbagai naskah kedinasan sebagai rekaman kegiatan unit organisasi. 

Hipotesis berbagai kalangan mendudukkan klasifikasi arsip sebagai pertemuan antara rubrik, sisir dan seri. Registrasi surat masuk dengan pemberian klasifikasi diwujudkan dalam nomor agenda. Pun, registrasi surat keluar mencantumkan klasifikasi yang dapat ditengarai pada nomor. 

Berdasarkan Keputusan Menteri Nomor 167 tahun 2020, praktik penentuan klasifikasi Arsip menjadi prasarat atau intrumen dalam pengarsipan. 

Struktur penomoran agenda masuk dan nomor surat keluar dituntut memenuhi persyaratan atau instrumen klasifikasi Arsip.

Akhirnya, Internalisasi terhadap Klasifikasi Arsip akan memperjelas tinjauan kontek kegiatan yang teridentifikasi numenklatur instansi penerbit/pengirim dan penerima naskah dinas. Ketidaktahuan klasifikasi Arsip terkadang membelenggu kebebasan penentuan klasifikasi Arsip. 

Arsip, jati diri institusi

Riuh suasana penggerak perekonomian urusan kepemerintahan Sumber Daya Alam, terbersit asa merengkuh kembalin jati diri institusi

“Konteks Arsip terkait erat dengan peran serta stakeholder Migas“ Ujar Bapak Alimuddin Baso selaku Sekretaris Ditjen Migas.

Air mata keharuan menggenangi pelupuk mataku. Kering kerontang semangat penjagaan rekaman kegiatan, seolah basah dengan 10 menit. Secara bergantian, dua orang pimpinan tinggi pratama dalam peran kepala Unit Kearsipan menyuarakan keberpihakannya.

“Penataan Arsip adalah tabungan atau investasi yang meyakinkan untuk kebutuhan masa mendatang” Tutur Bu Upik yang sebelumnya menggawangi HRD KESDM.

Keduanya, memberikan arahan dalam gelaran Pengawasan Kearsipan Internal Kementerian ESDM dari obyek Direktorat Jenderal Migas. 

“Terimakasih pak, berkenan ngelead forum Arsip. Hari ini, merasakan keharuan berbaur kebahagiaan. 

Sedari pak diyan, bahkan mempengaruhi pak ses dan bu karo untuk bisa join, Makasih pak” Pena ku kepada Bapak Diyan Wahyudi, selaku Plt Bagian Umum. 

Terucap apresiasi dan penghargaan setinggi tingginya. Tentu bukan sepele untuk berkenan meluangkan waktu pada urusan kearsipan. Wilayah urusan kepemerintahan sektoral industri energi yang identik pola pikir teknologi dan persaingan modernitas harus kembali menguntai jatidiri institusi.

Belum lagi pergulatan keras melanda tingkat prioritas antar urusan kepemerintahan serumpun atau dalam kedudukan dukungan manajemen (perencanaan, keuangan, hukum, kepegawaian, organisasi, kerumahtanggan, perlengkapan). Tentu menjadi ciri khas dari kementerian teknis. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi pelajaran ku. Memaknai jati diri itu perlu berpijak untuk mampu mengapresiasi sekecil apapun bentuk keberpihakan. Termasuk aku, yang menyatakan diri sebagai penjaga rekaman kegiatan institusi. Terus berpihak pada nalar menuju jati diri, seperti pohon jati. 

KP Mahasiswa U

“Kenapa sih pak, masih buanyak banget Arsip kertas? ” Tanya Ayu kepadaku. Pertanyaan di hari terakhir saat bimbingan KP untuk mahasiswa semester akhir. 

Pertanyaan itu menarik bagiku. Lepas tugas yang aku berikan kepadanya untuk meresume Peraturan ANRI No.6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. 

Aku pun mulai menjawab, “berkah masa pandemi Covid, di waktu mendatang akan sangat berkurang media kertas ke media elektronik“. Arsip yang merupakan naskah dinas yang dibuat dan diterima oleh Direktorat Jenderal Migas, bergeser ke bentuk elektronik. 

” Lautan kertas tersebut merupakan rekaman kegiatan bertahun lalu sebelum ditetapkan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik ditetapkan melalui Peraturan Presiden tahun 2019“. Tambah kuat kepada mahasiawi asal Aceh demi gelar Sarjana Ekonomi.

Secuplik cerita diatas merupakan edisi mengenalkan kearsipan kepada Mahasiswa. Sejak 16 Juni 2021, Rizal dan Ayu yang berasal dari Universitas Pertamina.  Dua bulan telah berlalu, semoga menjadi cerita seiring peran kearsipan dalam dunia pendidikan.

Sepedaan “ngepit”ke-8

Berani? bersepeda menerobos padat lalu lintas kendaraan bermotor 🚘 seputaran jakarta Selatan di hari kerja. Rabu, 18 Agustus 202 adalah serial ke delapan. Sejak awal Juni 2021, kuberanikan menjajal sepeda sebagai alat transportasi menuju tempat kerja. 

Kebetulan, kantor hanya mewajibkan sekali dalam seminggu selama masa PPKM Darurat. Itu pun jika diselingi ikut diklat. Di akhir Agustus 2021, setidaknya 12 kali untuk dapat “ngepit”. Semoga masih ada kesempatan dan keberanian. 20 KM dengan 🚴🚲. 

Sepedaan Ngantor ke-7

Menapaki satu suro 2021 dan guyuran hujan semalam mengantar sepedaan ngantor ketujuh. Meski jam sembilan, cuaca cerah menyambut 1 Muharam. Sisi lain di masa PPKM, menguji daya kayuh pada kaki dan keengganan diri menyusuri jalanan ibukota. 

Sejarah pun terjadi, biasanya di Tahun Baru Hijriyah, hari kerja menjadi tanggal merah. Namun tidak di masa Pandemi ini. Otoritas Negeri ini menggeser libur yang harusnya tanggal 10 menjadi tanggal 11 Agustus 2021.

Akhirnya, tulisan ini menjadi satu cerita untuk menguji kebugaran tubuh dengan “ngepit”. Ya istilah Jawa untuk mempergunakan sarana transportasi sepeda menuju ke kantor.