Kearsipan pasca Permen ESDM 15/2021

“Besok apa boleh pak? ayu dan Ijal  presetasi. untuk hari ini apa boleh pak ayu dan ijal bimbingan sama bapak terkait judul laporan kerja praktik, soalnya di kampusnya ada syarat bimbingan 3 kali sama instansinya” WA izal pagi ini. 

Dengan tulisan yang sama, ayu pun mengajukan bimbingan terkait judul PKL selama dua bulan yang akan berakhir di pertengahan Agustus 2021. Mendapatkan WA tersebut, sembari menyelesaikan paparan exit meeting Pengawasan Internal Ditjen Migas, aku pun melayani bimbingan untuk mereka. 

Ayu yang berasal dari Aceh mengetengahkan judul peran dan fungsi kearsipan dalam penyajian data. Bagiku, judul itu sudah sesuai dengan kedudukan Unit Kearsipan dalam mendukung layanan birokrasi. Ya, lebih lugasnya berada di layanan umum sebagai supporting Unit kepada Sekretariat Ditjen Migas. 

Sebagai Unit kerja di bawah direktorat jenderal Migas, Sekretariat Ditjen Migas bertugas memberikan dukungan administrasi dan manajemen. Salah satu urusan tersebut berada di rumpun perkantoran yakni ketatausahaan yang kemudian di namakan kearsipan. 

Kearsipan dilaksanakan oleh jabatan fungsional tertentu (JFT) Arsiparis. Sesuai Peraturan Menteri ESDM No. 15 tahun 2021 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja KESDM, Arsiparis berada di bawah manajemen Bagian Umum.

Sebagaimana Tugas Bagian Umum, dimana di pasal 47 Permen ESDM 15/2021 menyebut urusan ketatausahaan. Kemudian Bagian Umum terdiri pula pada kelompok jabatan fungsional.

Akhirnya tulisan ini sedikit penggambaran untuk ayu dan rizal, mahasiswa magang di Unit Kearsipan Ditjen Migas. Gambaran kedudukan kearsipan yang tidak secara eksplisit tertuang di dalam struktur organisasi. 

Sampai nanti dilantiknya Kepala Bagian Umum, maka arsiparis dan peran kearsipan di Ditjen Migas diawasi oleh Sub Koordinator Tata Usaha. Sub Koordinator ini merupakan sebutan di masa peralihan sebagai konsekuensi program presiden tentang penyederhanaan birokrasi dengan jalur transformasi jabatan. 

Sub Koordinator sejajar pada jabatan pengawas atau pejabat eselon IV sebagaimana yang disebut Permen ESDM No 13 tahun 2016 dengan sebutan kepala sub bagian Tata Usaha. Kini Permen 13/2016 telah dicabut dan diganti dengan Permen ESDM 15/2021 tentang Organisasi dan Tata Kerja KESDM. 

Digital Korespondensi

Transformasi Digital bukan lagi tuntutan, namun kebutuhan. Terlebih di masa Pembatasan Masyarakat (PSBB,PPKM) dampak Bencana Nasional Non Alam. Transformasi Digital tentu berbeda narasi dengan digitalisasi.

Narasi digitalisasi atau digitasi yang selama ini beredar adalah menangkap rekaman pekerjaan bermediakan kertas konvensional ke dalam format elektronik (contohnya pdf.). Sedangkan transformasi digital menangkap rekaman yang telah bermediakan elektronik (contohnya pdf.) untuk dapat memberikan dukungan penyelesaian pekerjaan. 

Transformasi Digital pada urusan persuratan dapat digambarkan pada pergelaran “sinau bareng” bertajuk mengenal user sekretaris dan operator. Jumat, 30 Juni 2021, Unit Kearsipan Ditjen Migas berhasil menggaet 40 staf yang tersebar merata di seluruh Unit kerja di lingkungan DJM. 

“Kami selalu mengklik tombol “kirim” setelah surat ditandatangani secara elektronik oleh Bapaknya ” kata Kurniawan. Secara otomatis, data riwayat pengiriman surat pun tersimpan pada database dan dapat terbaca detil waktunya (tanggal dan jam). 

Pengecekan validas surat elektronik pdf

Pun sama halnya yang dilakukan Eva untuk surat keluar bertanda tangan Ibu Direktur Hilir. Eva maupun Kurniawan memainkan dua peran sekaligus pada aplikasi persuratan elektronik. Untuk pengiriman surat, mereka dipersyaratkan beralih peran ke user operator. 

Pertanyaan ku pun beralih pada surat yang ditujukan ke pihak (red:tujuan surat) yang tidak terakomodir pada aplikasi persuratan elektronik. Bagaimana tindak lanjutnya? Apakah surat elektronik harus diunduh dan disampaikan kepada unit pengonsep surat?

“Di DMB, nota dinas yang ditujukan ke pejabat pengelola anggaran dialamatkan ke subdit yang menaungi PNS bersangkutan” Jawab Noni. Jawaban tersebut persis yang dipraktikkan DMO. Meski demikian, secara fisik rekaman pekerjaan atau arsip surat elektronik tertera tujuan pejabat pengelola anggaran.

Sampai disini, nalar transformasi digital pun telah mengelaborasi fungsi sarana pengiriman surat. Apa sarana pengiriman surat elektronik? Misalnya sarana komunikasi WA, Email, TELEGRAM, dan seterusnya, termasuk dalam konteks aplikasi persuratan. 

Terus, bagaimana dengan surat ekternal? “Saya sampaikan ke staf pada unit pengonsep surat pak” Chat Ismail di DME. Surat ditujukan pihak di luar Kementerian ESDM membutuhkan tindakan pengiriman melalui sarana email, WA maupun TELEGRAM. 

Transformasi digital telah merubah wajah buku agenda sebagai media penuangan tindakan lanjut arahan pekerjaan dari pimpinan. Begitu juga buku ekspedisi yang menyajikan data pelacakan status rekaman pekerjaan.

Ganjar bersama Maulana yang menjadi palang pintu pengiriman surat elektronik level eselon satu, tak kesulitan melacak keberadaan status surat. Penyampaian tindak lanjut pekerjaan kepada pimpinan tertinggi kementerian, terekam sejak pengkonsepan. Bahkan sesampai di manajemen tertinggi kementerian, riwayat rekaman tindak lanjut surat telah terdokumentasi. 

Akhirnya, sinau bareng transformasi digital lebih dari pemanfaatan TIK. Proses tranformasi teknologi yang dapat dimulai dari logika penyelesaian pekerjaan terkomputerisasi. Full elektronik sejak proses membuat, memeriksa, menandatangani, mengirim dan menerima, mendokumentasikan,mengarsipkan dan menyajikan informasi untuk dukungan pengambilan keputusan pimpinan. 

Kepastian, itu kematian 💀

“Gw harus sehat, karena harus bekerja untuk anak anak” Pengakuan Haji Tatang kepadaku. Pengakuan atas janji diri yang meneguhkan dapat terlepas dari masa kritis kala isolasi mandiri (isoman) Covid 19. Sempat merasa drop dengan bantuan oksigen, rekan kerja sekaligus penghiburku di hari kerja itu menceritakan pengalaman sebulan terakhir. 

Kepolosan dan ketulusannya selalu mampir di kupingku. Kursi dan meja kerja yang persis di depanku, mencampuri internalisasiku atas isi seminar ESQ Matrix ala Ary Ginandjar sehari yang lalu. Pun celetuknya menjelang jamaah Dzuhur, “Kok orang yang tidak sholat dan beribadah, malah gak terkena Covid ya…” 

Nalarku pun terseret antara “Kepastian” & Meaning Purpose ala ESQ matrik. Pilihan antara Kepastian telah hadir di diri Haji Tatang kala terhidar dari maut dan kembali sehat. Atau Haji Tatang mendapati puncak dari ESQ Matrix (red: Meaning Purpose) kala terlepas dari maut. 

Namun, bagaimana dengan pendapatnya kala mengkorelasikan Sholat dan Ibadah dengan nasib terpapar Covid? Bukankah ibadah /keyakinan adalah puncak ESQ Matrix?

ESQ Matrix: sedari paling dasar adalah Kepastian, Tantangan, Eksistensi Diri, Cinta dan Relasi Perkembangan, Kontribusi,dan yang paling tinggi Meaning & Purpose. 

Akhirnya, tulisan ini mencoba “otak atik gathuk“. Metodologi Jawa menuju kewarasan. Nyatanya, kewarasanku pun harus teruji kala menanggapi beberapa pernyataan yang terlontar dari lisan Haji Tatang. 

Sepedaan Ngantor ke-6

Ngos ngosan, jeda 15 hari dari sepedaan terakhir. Selain molor waktu tempuh, pegel di kaki pun tak dapat dibohongi. Bisa jadi terlalu siang meluncur dari rumah. Selesai sarapan, kutengok jam di dinding menunjuk tepat delapan pagi. 

Namun jepretan gambar oleh Thole, menyuntik semangat. Ya, sepedaan ke-6 kantor dengan niat menjemput medical kit covid 19. Selain itu meredakan kerinduan ruang kerja di Gedung Ibnu Sutowo. Maklum nyaris sebulan, penyesuaian sistem WFH di waktu PPKM Darurat Jawa Bali. 

Lepas 45 menit bersepeda, persis di Indomaret Kemang Timur, 9.05 WIB kunyalakan chanel YouTube untuk mengikuti One Hours University. Tokoh motivator beken yang dihadirkan oleh BPSDM KESDM, menyeret rasa penasaran. 

Separo jalan, fokus sepedaan pun terbagi. Kuping untuk suara Ary Ginandjar dari HP dan mata untuk jalan agar sepedaan selamat sampai di kantor. Alhamdulillah, sebagian besar sisa seminar kudengar dan kusaksikan setelah kusandarkan sepeda di ruang kerja. 

Akhirnya, Rabu 28 Juli 2021 adalah hari pembuktian diri “ngepit“. Ya istilah ngepit, kumaknai mengendarai sepeda menuju ke tempat kerja. Bukan sekedar ” Pit pitan“, atau bersepeda untuk olahraga atau rekreasi atau hiburan. Bisakah “ngepit” untuk lima hari kerja? 

Penyelia, galau

Sebulan ini (Juli 2021), kubiarkan tumpukan itu dalam penantian. Pun syahdunya ruangan yang selalu kuperdengarkan lagu lagu koplo demi merangsang gairah meneliti rekaman kegiatan organisasi, harus kulupakan sejenak. Kini, menjelang akhir bulan, mendadak terusik kerinduan. 

Persentuhan keseharian dengan ratusan lembar kertas, terhenti dari kebijakan PPKM darurat Jawa dan Bali. Hanya di tanggal 6 dan 13 Juli, kuberanikan naik sepeda menengok kemesraanku dengan ruangan dan tumpukan kertas kertas itu. Itu pun terselimuti rasa was was, dan empati atas nasib rekan kerjaku yang terpapar Covid 19.

Berawal dari ceramah guru spiritualku, Gus baha. Hingga terbersit kewarasanku untuk memikirkan pertanggungjawaban atas beban penerima tiap bulan di rekening gaji yang dikelola istri. Ribuan lembar yang belum terjamah, perlu kokoh dalam penentuan prioritas kerjaku. Yakni penataan dan penyimpanan arsip inaktif, fisik kertas yang tak terhalang ruangan dan waktu. 

Sebulan ini, gembiraku pun surut bersamaan dengan penjagaan produktivitas kerja dengan rutin menyelenggarakan zoom meet. Pada tanggal 8 Juli 2021 bersama dengan Direktorat Hulu untuk inventaris arsip terjaga. Dan selang beberapa hari, 14 Juli 2021 dengan zoom meet bersama Direktorat Program dengan dukungan TTE pada aplikasi SKUP Online. 

Endingnya, di minggu terakhir Juli 2021, menyelesaikan pengisian data dukung laporan pengawasan kearsipan internal untuk lima Direktorat. Kemudian terseret penyiapan paparan untuk pemaparan hasil pengawasan kearsipan. Dan tergerak untuk menyelenggarakan sharing sesion aplikasi PDF dan TTE. 

Akhirnya, dini hari 28 Juli 2021,aku tulis kegelisahan berada di persimpangan. Peran sang penjaga kertas usang harus terseret pada unsur pekerjaan pembinaan kearsipan. Peran kearsipan untuk memilah, mengelompokkan, mendata, memperingkas penyimpanan, mengurangi duplikasi, bergeser pada pemberian bimbingan teknis kearsipan. 

Berharap, dapat kembali pada prioritas kerjaku sebagai penyelia. Loyalis jabatan sang penjaga rekaman kegiatan dalam lautan kertas. Meski akan menenggelamkanku dalam kegelapan. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/07/05/esensial-apa-kritikal/

Nilai dan Identitas ASN

“...Ego sektoral, daerah, dan keilmuan” pungkas nada tebal Presiden RI Joko Widodo pada Hari Jadi KemPAN dan RB, Selasa 27 Juli 2021. Sambutan kepala pemerintahan dalam peluncuran core value Ber-AKHLAK & Employer Branding ASN atau nilai dan identitas komunitas pelayan masyarakat.

“Entah“, bagi nalarku yang ada di level akar rumput. Pemaknaan sambutan yang perlu internalisasi sedari pemegang tampuk kepemimpinan politik pada sektor masing masing. Tentu yang aku maksud, perlu presisi dalam berkomunitas dan bekerja dengan seabrek persinggungan lintas urusan kepemerintahan. 

Rangkaian otongan video Menteri Kabinet Kerja(2019-2024) mensinyalkan akan pentingnya tagline atau pemaklumatan dari nilai dan identitas ASN. “berorientasi pada pelayanan, kami berkomitmen memberikan layanan prima demi kepuasan masyarakat” Tjahyo KumoloKumolo, Menteri PAN&RB

“Akuntabel, kami bertanggung jawab atas kepercayaan yang diberikan” Sri Mulyani, Menteri Keuangan RI

“Kompeten, kami terus belajar dengan mengembangkan kapabilitas” Nadiem Makarim, Menteri Pendidikan Kebudayaan dan Ristek

“Harmonis, kami saling peduli dan menghargai perbedaan” Pratikno, Menteri Sekretaris Negara RI

“Loyal, kami berdedikasi dan mengutamakan kepentingan bangsa dan negara” Prabowo Subianto, Menteri Pertahanan RI

“Adaptif, kami terus berinovasi dan antusias dalam menghadapi setiap perubahan” Sandiaga Salahuddin Uno, Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif

“Kolaboratif, kami membangun kerjasama yang sinergis” Erick Tohir, menteri BUMN

Akhirnya, nalarku pun menggelinjang. Bagiku, luncuran nilai dan identitas ASN tersebut, secara alami akan bertemu dengan personalitas diri PNS dan PPPK. Aku jadi teringat, dengan filosofi pimpinan di kantorku (Dirjen Migas) yakni “mengabdi dan mengarahkan” Di bulan November 2020 tautan  👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/11/17/dirjen-migas-melayani-dan-mengarahkan/?preview=true

Sederhananya Organisasi KESDM

Tersisa 113 organ atau Jabatan struktural. Sederhananya birokrasi di Kementerian ESDM sejak diundangkan pada 29 Juni 2021. Peraturan Menteri ESDM Nomor 15 tahun 2021, telah “mencabut” aturan organisasi sebelumnya yaitu Permen ESDM 9/2012, 5/2013 dan 13/2016. 

Pembaca dapat mengklik pranalar untuk mengkakses dokumen pdf nya 👇

 https://jdih.esdm.go.id/index.php/web/result/2159/detail

Pengaturan organisasi Kementerian ESDM, mempertimbangkan rekomendasi tertulis dari Otoritas PAN dan RB pada tanggal 2 Desember Tahun 2020. Berikut autentikasinya: 

  1. Tanggal registrasi : ditetapkan 25 Juni 2021 dan diundangkan 29 Juni 2021
  2. Isi ringkas : Organisasi dan Tata Kerja KESDM
  3. Nomor : 15 Tahun 2021
  4. Bentuk: pdf.
  5. Tingkat perkembangan: Salinan
  6. Jabatan pengabsyahan : Kepala Biro Hukum
  7. Konteks Hubungan dengan Kejadian 
    • Tindak lanjut Penyederhanaan Birokrasi
    • Dipimpin oleh seorang Menteri yang bertanggung jawab Kepada Presiden
    • Organisasi KESDM terdiri dari Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, 4 Direktorat Jenderal, 3 Badan, 4 Staf Ahli Menteri, dan 2 Pusat
    • Sekretariat jenderal terdiri 7 Biro dimana di dukung Kelompok jabatan fungsional dan 3 bagian dan 8 Sub Bagian (19 struktural) 
    • Direktorat Jenderal Migas dan Minerba masing masing terdiri 5 direktorat 1 Sekretariat Direktorat Jenderal, 1 bagian, dan 1 sub bagian (18 struktural) 
    • Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan terdiri 3 direktorat,  dan masing masing, 1 sekretariat direktorat Jenderal, 1 bagian, dan 1 sub bagian (7 struktural) 
    • Direktorat Jenderal EBTKE terdiri dari 4 direktorat, 1 Sekretariat direktorat Jenderal, 1 bagian, 1 sub bagian, 1 subdit dan 2 seksi (11 struktural) 
    • Inspektorat Jenderal terdiri dari 5 inspektorat, 1 sekretariat Inspektorat Jenderal, 1 bagian, 6 sub bagian (14 struktural) 
    • Organisasi berbentuk 3 Badan masing masing terdiri dari 4 pusat, 1 sekretariat Badan, 5 bagian, dan 1 sub bagian (36 struktural) 
    • 2 pusat yang bertanggung jawab kepada Menteri melalui sekretaris jenderal masing masing 1 bagian

Akhirnya, penyederhanaan birokrasi yang digulirkan Presiden RI sebagai kepala Pemerintahan memperkerut kuantitas organisasi struktural hanya menjadi 113 organ. Artinya hanya terdapat 113 orang dalam jabatan struktural sejak pimpinan tinggi madya, JPT Pratama, Jabatan Administrasi dan Jabatan Pengawas. 

Kabar Kematian

“Sripah meneh  sucen, Mbah muji, Sesasi rung ono wes 6 je mas, Durong sek sucen kulon, Tp paling okeh rw 06,Paten ki yo kerep bgt pendak mbengi” Tulis Ari Adiku melalui Gawai. WA itu mengiringi fenomena ribuan ajal manusia datang di Juli 2021 melalui samping kanan, depan, belakang pada rumah bapaku di kampung. 

Begitu juga grup WA kantor antara lain setiap harinya pada orang tua dan keluarganya. Atau pegawai yang masih aktif di berbagai instansi. Tak lepas data kematian yang mengusik tanyaku di kanal berita Web Covid.

31 Juli 2021

Ribuan nyawa melayang, menemui Sang Pencipta. Akhirnya, dogma keimanan pun perlu dikedepankan. Bahwa hidup, mati, ibadah, dan rejeki di dalam kekuasaan Allah Semata. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/07/21/sripah-lelayu/

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/07/12/ajal-manusia/

2 Kambing di Mushola

90 Menit untuk seekor kambing dengan 14 bungkus @ 3 ons. Pemotongan Hewan kurban di Mushola Al Ukhuwah VTB bersejarah sejak dipergunakan di ramadhan tahun 2019. Setelah Sholat Ied dengan kurang dari 10 orang karena ada pembatasan sosial (PPKM Darurat), seekor kambing telah dikurbankan. Baca juga 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/07/20/kurban/?preview=true

“Pak besok wfh apa wfo, yuk potong kambing lg,  sy pinjem goloknya yak…nyembelihnya di belakang masjid yo pak, bs colek pak haji, pak ju n pak irwan nih … sy tak nyolek aput..” Pena Pak Baderi di Hari Kamis Sore, 22 Juli 2021. 

Bersejarah, Penyembelihan 2 ekor kambing bersamaan masa PPKM Darurat pada bencana nasional kesehatan Masyarakat dari Pandemi Covid 19.

JF, Jarang Fungsi ke Jabatan Final

“PNS ESDM dituntut mampu menarasikan Energi dan Sumber Daya Pertambangan dalam perbincangan kemasyarakatan” Poin dari presentasi Kepala Badan Pengembangan SDM Kementerian ESDM. 

“Gaung Tranformasi Jabatan lebih menyeruak ketimbang Penyederhanaan Birokrasi yang menimbulkan kesan Fungsional rasa Struktural” Poin dari Bapak Abah (Kemenpan RB) 

“Aturan main dari Tujuh Profil JF Binaan KESDM yakni Inspektur Migas, Inspektur Listrik, Inspektur Tambang, Inspektur Panas Bumi, Pengamat Gunung Api dan Pengawas Pertambangan perlu penyesuaian dengan PP Manajemen PNS” Poin dari Bapak Istiadi (Kemenpan RB) 

“Perlibatan stakeholder sejak Organisasi Profesi, Instansi Pembina, Instansi Pengguna, bersama Otoritas Kepegawaian Negara dan Regulator makro PAN dan RB menjadi kerangka holistik dalam perbaikan berkelanjutan dalam human capital development ” Poin dari Bapak Herman, BKN

Berpoin poin itu ⬆, kesimpulanku pada hari Kamis, 22 Juli 2021. Simpulan pribadi lepas mengikuti seminar sehari bertemakan pembinaan jabatan fungsional di lingkungan KESDM. “Aneh tapi nyata” pikirku dalam hati. Bak konser musik, kampanye parpol di lapangan luas atau siaran langsung oleh stasiun televisi. Berkah Pandemi Covid 19, menembus pembatas laju informasi pembinaan jabatan fungsional. 

Seribu lebih PNS Kementerian ESDM Dalam aplikasi Zoom, dikabarkan oleh Bapak Rizjwi, Kepala Biro SDM. Penampakan keterlibatan ribuan orang dalam satu acara tersebut bahkan di saat adanya pembatasan sosial kemasyarakatandan kembali memantik nalar transformasi digital.