Kendali Naskah Asli, pembuktian hukum

Simpan aslinya, distribusikan copy nya!!!! Mudah diketemukan jika Naskah Asli tetap disimpan di Unit Penerima Naskah sesuai tujuan Surat (bukan unit kerja pelaksana). Ternyata dalam mempermudah pengendalian Arsip, naskah asli yang diterima tetap disimpan di unit penerima pada kesempatan pertama (sesuai daftar tujuan). Untuk keperluan tindak lanjut arahan pimpinan, naskah asli tidak perlu di distribusikan kepada unit kerja di bawahnya. 

Praktik distribusi naskah asli ke unit kerja pelaksana, tentu akan mengancam keberadaan naskah asli. Karena sebagai kelengkapan berkas tindak lanjut arahan pimpinan, naskah asli akan uncontrol (beredar dan digandakan tanpa ada kendali) 

Hal tersebut menjadi simpulan ringanku, best praktis sejak 2019 dengan adanya sistem informasi Persuratan Dinas secara elektronik. Copy berupa hasil scan/pemindaian yang telah teregister pada aplikasi pada unit penerima naskah asli, cukup menjadi naskah yang terdistribusi ke unit kerja pelaksana. 

“Listnya ini Mas Nurul, menyambung info dr pak Komar, yang diminta terkait gugatan thd Menteri yang perlu disiapkan” Pena Arif staf Ekplorasi Migas melalui gawai pada 23 Juni 2021 pukul 17.19 WIB. Pena itu mengelisahkan malam menuju hari kerja. Hingga sampai di ruangan itu sejak di Kamis pagi yang seharusnya LockDown dampak Pandemi.

Sejak nempelnya peluh sepedaan ngantor di sekujur badan tak sempat kubilas dengan air mandi, hanya lima item dari tiga belas yang berhasil diketemukan. Setidaknya dari lima item itu, bentuk asli untuk yang memang diterbitkan dari kantorku.

Arsip yang asli bisa ditinjau dari institusi penerbitnya. Dan hanya satu item yang diterbitkan oleh kantorku. Namun demikian, secara konsepsi kearsipan dibangun dari instansi penerbit atau dikirim dan terima (Instansin penerima). Setelah diterbitkan (penciptaan arsip), tentu akan ditransmisikan sampai kepada tujuan (diterima).

Sampai disini, kejadian penelusuran araip sebagai bukti dukung Hukum itu meninggalkan catatan pendalaman bagiku. “Kenapa tidak mencari pada unit penerbit “ Ujar pengawas di unit penerima naskah (TU Menteri)

Kalimat sub koordinator persuratan Menteri itu membuka tabir, bahwa unit penerbit menjadi pihak yang akan melegalisasikan kebenaran atau keaslian naskah. “Begitulah konsepsi kearsipan, dilihat dua arah, unit penerbit dan unit penerima” balasku melalui sambungan telepon dikala aku mengkonfirmasi keberadaan naskah asli. 

Akhirnya, peran arsiparis pada unit kerja pelaksana akan lebih bermakna jika terjalin komunikasi dengan unit penerima naskah asli. Kemudian, beralihnya praktik distribusi naskah dari bentuk asli ke bentuk copy yang teregistrasi, tentu akan memudahkan kontrol naskah asli (area pemanfaatan TIK pada urusan persuratan)

Naskah asli diperlukan sebagai data dukung hukum dalam proses pengecekan keaslian naskah sebelum pemateraian kembali (Leges) ke POS Indonesia. Nah, bagaimanakah jika naskah yang diterima adalah hasil scan??? Carilah di unit penerbit naskah!!!. 

Sepedaan Ngantor ke-3

Semburat mentari pagi di HR Rasuna Said Jakarta Selatan tak mampu menembus Lintasan LRT yang melintang tepat di atasnya. Jepretan gambar Poco Phone dari posisi kursi depan Gedung SetiaBudi One menjadi bahan kabarku pada grup sepedaan Roda VIT jam 8.03 WIB.  

“42 KM Sepedaan Ngantor yang ketiga” bisiku dalam hati. Stamina tubuh di saat ramainya berita Covid 19, menjadi sinyal penting untuk tetap bangkit. Seperti jargon nya Jakarta yang ke 494. “Top… menjaga stamina.. , angel ini nanti ngimbangi….apalagi kalau sudah beberapa kali absen” Tulis pak RT Eko. Disusul Pak irwan VTB dengan “warbiyasah” Dan Pak Baderi “ susah nyetopnya tuh..”

Sepedaan ngantor bisa jadi enggel bagaimana cara hemat energi. “Hahaha… hemat energi, borosss nasi dan jajan itu” saut Pak Yanto. Tak lama berselang Pak RT Eko pun menimpali “boros listrik/air juga, di kantor mandi lagi… tagihan air/listrik kantor naik… hehehe…”

Culture Set, by Agen Perubahan

20 tahun yang lalu, budaya kerja di Instansi Pemerintahan telah di pertaruhkan demi memggapai birokrasi yang efektif dan efisien. Cek saja adanya Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 39 tahun 2012 yang merevisi aturan sebelumnya bertahun 2002.

Apa Budaya kerja atawa culture set ????, ada yang tau??? Budaya kerja akan tergambar dari keyakinan, cara pandang, perilaku ,asumsi, dan praktik pimpinan tinggi, administrator, pengawas, dan fungsional tertentu dan fungsional umum dalam memaknai pekerjaan yang berorientasi kepada hasil. 

Jenis pekerjaan, cara kerja, sumber daya kerja, lingkungan pekerjaan, dan relasi antar pimpinan serta pegawainya akan menjadi spektrum dalam membentuk budaya kerja. Itu semua akan membentuk sistem nilai bersama yang disebut budaya organisasi. 

Seperti di 23 Juni 2021, via daring pembekalan rencana kerja Agen Perubahan (AoC Ditjen Migas). Gelaran diskusi yang digawangi sub koor Organisasi & Kepegawaian Migas dan Tim Zona Integritas menghadirkan Human Resource Migas Comunity.

Perbincangan Akhlak di Hari Jumat menjadi Best praktis dalam membangun culture (system-behavior-symbol)” dipresentasikan Allan Atmaja – Pertamina Hulu Energi. Sedangkan Nine Novisundarie – Petrogas (Basin) Ltd. membawakan metode identifikasi growt/find mindset untuk menggali apa yang bisa dilakukan agar perubahan lebih fluid dan Mindset motivation bagi para agen perubahan oleh Juliana Laura Tompodung – Neptune Energy Muara Bakau B.V.

Dipandu Gesit selalu Co. Founder HRMC, Heru Kautsar – Pertamina (Persero) menembus pada ke arah Effective communication seperti menggali keinginan Dirut Pertamina secara langsung (eks dirut SDM) terkait pentingnya budaya Kerja bagi Kinerja Perusahaan

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi saranaku menginternalisasi Rencana Kerja Agen perubahan. Dengan mengusung tema Budaya kerja dalam konteks Reformasi birokrasi. Penyusunan rencana kerja agen Perubahan perlu melirik sumberdaya yang tersedia di dalam organisasi. Termasuk di dalamnya terus menarasikan, menebalkan, serta menterjemahkan keyakinan, asumsi, cara pandang, filosofi dari pemangku jabatan (pimpinan tinggi). 

Keluhan untuk Bank

Hujan ☔ cukup deras mengiringi parkir kendaraan di Kantor Cabang Utama Bank Central Asia (BCA) di Jalan Margonda Raya Depok Jawa Barat. Lepas disambut petugas berseragam safari, aku pun melakukan pembacaan E-KTP pada mesin pergantian Kartu ATM. “Belum terbaca,dan harus update data pak” Kata petugasnya kepadaku

Dua jam berada pada antrean, kembalilah jutaan rupiah itu. Selama tujuh tahun, uang simpanan hanya mengendap bahkan berkurang demi menutupi biaya layanan bank. Senin, 21 Juni 2021 dengan mendatangi layanan perbankan, kupegang lagi sejuta pertamaku.

Aku pun tak akan membandingkan nilai tiga juta yang telah dikurangi demi penjagaan akun rekening selama tujuh tahun tidak bertransaksi. Justru, serasa ketimpa rejeki (demi menginisiasi sifat Syukur) lepas layanan keluhan pelanggan yang kuterima dengan baik.

Kini update data diri sesuai data KTP pun telah terlaksana. Begitu juga pergantian kartu ATM dan pengaktifan kembali PIN. Semua itu karena diingatkan teman dari istri, bahkan tanpa buku rekening pun, tabungan dapat diurus kembali. Cukup dengan mendatangi Kantor Bank BCA berbekal KTP Asli. 

Sampai disini, nalarku tersudutkan pentingnya data diri. Bisa jadi dari NIK yang diberlakukan secara nasional. Lanjut dengan beberapa wawancara saat bermula mencatatkan diri sebagai nasabah. Begitu juga dengan pertanyaan kunci, nama ibu kandung, riwayat status dan riwayat tempat pekerjaan. 

Kearsipan, Proses Terintegrasi

SK CPNS wajib ada untuk proses pensiun. Namun tak juga kutemukan di dalam tempat penyimpanan arsip kepegawaian (berkas perseorangan). Dinamika mutasi PNS harus berhadapan dengan kondisi pengelolaan arsip konvensional yang terkesan amburadul. 

“Mas Nurul, maaf mau minta tolong temen2 yg di arsip. Aku perlu SK CPNS an. HEPI AKHMAD FAUZI. Di sipeg tidak ada, udah minta tolong istri tuk tanya ke Cepu ga ada juga. Barangkali di dosir yg di migas ada🙏🙏 mau proses pensiunnya. makasih mas Nurul” Pena Bu Evy selaku Pengelola Kepegawaian urusan Pensiun pada hari Senin, 21 Juni 2021

Kepiluan hati tatkala kebutuhan rekaman karir PNS masih menemukan kendala. Bahkan disaat teknologi informasi seperti adanya database dan aplikasi menjadi andalan untuk mengatasi berbagai permasalahan pengelolaan data pegawai. 

“Kalau kasus begini gimana??. Di cepu alasannya sdh diserahkan kenunit baru. Disini juga ga ada. Kemana lagi ya? ” Pungkas pengelola Kepegawaian itu. 

Hal tersebut tentu harus menjadi perhatian berbagai pihak. Pun pada diri masing masing PNS yang dituntut lebih aware atau menyayangi rekaman karir. 

Tak berbeda jauh tatkala si tanggal 16 Maret 2021 saat seorang PNS yang Mutasi ke Pemerintah Daerah baca 👇https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/03/16/layanan-kearsipan-2/?preview=true

Nyatanya, layanan kearsipan dapat kumaknai sebagai tugas berarti. Di tanggal 3 Juni 2021 menyampaikan hasil penelusuran arsip sebagai referensi pembangunan infrastruktur migas. Baca juga 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/06/03/layanan-arsip-tugas-berarti/?preview=true

Satu per satu layanan kearsipan muncul dari berbagai lintas profesi. Tak hanya urusan pengelolaan pegawai, bahkan profesional urusan kesehatan seperti dokter pun memerlukan rekaman kegiatan organisasi pada tanggal 13 Februari 2021. Baca juga 👇https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/02/13/layanan-arsip-pdf/?preview=true

Akhirnya, tulisan ini menjadi penguatku dalam menjalani peran arsiparis pada dukungan administrasi kepada Ditjen Migas. Seperti judul tulisan ku tatkala arsip surat perintah tahun 2016 berhasil diketemukan pada tanggal 25 Mei 2021. Baca 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/05/25/alhamdulillah-arsipnya-ketemu/?preview=true

Selain beristikomah pada kearsipan, nyatanya banyak faktor yang mendukung arsip dapat terakses dengan baik. Bukan semata dari urusan arsip, namun ada peran pimpinan dalam memberikan perhatian kepada kearsipan. Bahwa kini muncul paradigma kearsipan melekat kepada proses bisnis organisasi yang terintegrasi (ruh SPBE). 

Tata Rekaman Naskah Dinas (Pendahuluan)

Ditjen Migas harus menetapkan sistem manajemen rekaman yang dapat menjamin penyimpanan dan pemeliharaan rekaman. Semua rekaman yang dihasilkan dari aktivitas pelaksanaan tugas dan fungsi secara organisasi serta jabatan tertentu harus dapat menunjukkan bahwa pelaksanaan tugas Ditjen Migas sesuai dengan standar yang ditetapkan. 

Ada dua premis yang harus kembali disebut yakni:

  1. Pelaksanaan tugas dan fungsi dicerminkan pada uraian tugas dan fungsi direktorat portofolio. 
  2. Uraian jabatan fungsional tertentu yang mendukung unsur pimpinan selalu pemilik bisnis proses. 

Kedua premis tersebut diukur dengan standar pada tiap proses bisnis di tiap level. Aktor pelaku di setiap jenjang pada satu bisnis proses di level tertentu dikaitkan dengan standar mutu dan baku. 

Pada lingkungan terkait standar pengelolaan rekaman, terdapat standar baku yang perlu dijadikan rujukan yakni Peraturan Menteri ESDM No. 02 tahun 2020 tentang Pedoman Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM. 

Kriteria Umum yang menjadi titik keterukuran antara lain:

  1. Rekaman yang digunakan harus yang sah dan revisi terkini.
  2. Rekaman dikaji ulang secara berkala dan dilakukan revisi jika diperlukan.
  3. Rekaman yang diperlukan berada di area pengguna.
  4. Rekaman mudah diakses dan mudah diketemukan sesuai klasifikasi keamanan akses (Keputusan Menteri ESDM No. 67 tahun 2020 tentang Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) 
  5. Rekaman harus diidentifikasi dan diberi kode identifikasi dan pengaturan distribusi melalui Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) 

Prosedur pengendalian rekaman harus ditetapkan untuk menjamin dilaksanakannya:

  1. Pemberian identifikasi dan indek pada rekaman pada saat diciptakan berdasarkan Keputusan Menteri ESDM no 67 tentang Klasifikasi Arsip
  2. Penyimpanan pada tempat yang aman;
  3. Penolakan akses untuk pihak yang tidak berkepentingan;
  4. Pemeliharaan dari kerusakan dan kehilangan, dan ;
  5. Penetapan masa simpan rekaman sesuai Keputusan Menteri ESDM No 87 tentang Jadwal Retensi Arsip KESDM
  6. Ketentuan pengendalian rekaman ini juga diberlakukan untuk rekaman yang bersifat soft copy (data komputer elektronik)

Ditjen Migas harus dapat menjamin bahwa setiap personel yang terlibat dalam pelaksanaan tugas fungsi unit kerja serta organisasi, termasuk pihak-pihak lain yang dapat mengakses data atau informasi terkait, harus menjaga kerahasiaan dan keamanan semua rekaman dan data serta informasi lain yang terkait dengan estimasi cadangan yang dikerjakannya.

Informasi ini tidak boleh disampaikan kepada pihak lain tanpa persetujuan pemilik rekaman dan data. Seluruh PNS Ditjen Migas maupun subkontrak wajib menyatakan tentang kerahasiaan dan keamanan sesuai tingkat keamanan (rahasia, sangat rahasia, terbatas, dan biasa) 

Prosedur pengendalian semua rekaman yang digunakan dan dibuat oleh Ditjen Migas didokumentasikan pada suatu database yang saat ini berada di Aplikasi Persuratan Online (Nadine KESDM) dan aplikasi perizinan secara online.

Sepedaan 1/2 Monas

Pintu Timur Kebun Binatang Ragunan Jakarta Selatan tertutup rapat saat ku tengok jam di 7.20 WIB. Persis di depanya, sengaja berhenti untuk mengkomfirmasi kembali “Tugu Monas” sebagai spot sepedaan Roda VIT di Minggu 20 Juni 2021. 

“Kalo minggu depan, OK. Jam 9,saya ada acara” jawab Deri kepadaku. Terang, jawaban itu mempengaruhi rute yang telah diangan angan. Lepas dari Perempatan Pejaten atau yang biasa di kenal Republika, sepedaan mengarahkan ke kiri hingga berhenti tepat di TPU Jeruk Purut. 

“Satu jam cukup” pikir ku di hati, untuk sampai kembali di Villa Tanah Baru. Dan tepat, dari jalan yang dulu menjadi rute Trayek Kopaja 19 jurusan Ragunan-Blok M, lanjut melewati pasar Cipete, Andara, nembus Kahfi I dan tiba di Raden Sanim, tak melebihi tabuh 9 pagi. 

Akhirnya, jarah tempuh 30,5 KM selama kurang lebih 2 jam 22 menit dengan ber-3 menjadi catatan sepedaan ke-32 bareng Roda VIT. Dan semoga masih berjumpa di minggu minggu berikutnya, tatkala harus menggenapi kembali setengah monas. 

Sepedaan Setengah Monas bisa jadi akan menjadi contoh untuk meraih spot spot keren di Jantung Ibukota Jakarta, karena berbagai pertimbangan. Sebut saja pertimbangan agenda masing2 pesepeda, merasa terlalu jauh karena memang puluhan kilo jarak tempuh dari Depok,  kondisi sepeda dan pengendaranya, serta 📈 kecepatan jalan rombongan. 

Ngompos Kompos

Panen Kompos, 21 Mei 2020

Saatnya panen starter kompos setelah tujuh bulan ngompos.  Sedari November 2020 kujalani inisiasi bhakti lingkungan demi menjalani dogma Nya atas petunjuk kerusakan bumi. Terakhir di 16 Januari 2021 tatkala merasa gagal dalam mengompos dedaunan. Baca 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/16/kompos-daun-3/

Tentu “ngompos” tak akan menjadi cerita heroik, namun meneguhkan diri dalam mencari bentuk keberkahan di dunia. Setidaknya yakin atas perintah menjaga kerusakan bumi.

Akhirnya, nalarku terdampar pada pemahaman Sampah, bahwa TPA itu kepanjangan dari Tempat Pembuangan Akhir atau Tempat Pengolahan Akhir. Kemudian Tempat Pembuangan Sampah, atau Tempat Pengolahan Sampah? 

Proses Bisnis Level 0

Persyaratan Proses Bisnis menjadi satu dari lingkup dari Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau disingkat dengan AUBKD. Sedangkan AUBKD menjadi bagian dari Sistem Pemerintahan berbasis Elektronik (SPBE). 

Belum lama ini ulang taun emas kearsipan mengusung Tema “mewujudkan arsip digital”. Wujud aplikasi berbagi pakai yang diberi julukan SRIKANDI dimaknai sebagai tranformasi digital di bidang kearsipan. 

Hal tersebut mendorong ku untuk mengikuti sharing terkait rencana revisi Proses Bisnis Level 0 dan level 1 di Kementerian yang menaungiku, selain arahan atas undangan dari bosku. Gelaran diskusi secara online yang dipandu Biro Ortala, kurang lebih dua jam. Aku menjadi pendengar setia, membawaku untuk mengurai sebagai cara menginternalisasi informasi. 

Melalui tulisan ini, setidaknya ada beberapa tautan yang dapat kukaitkan antara rekaman dengan proses bisnis yang tidak lain bermuara pada kearsipan. Paradigma pengendalian rekaman yang terintegrasi secara proses bisnis. 

Nyatanya Penetapan Menteri terkait proses bisnis KESDM di tahun 2017 pun perlu disesuaikan dengan perubahan lingkungan birokrasi KESDM sesuai agenda setting kepemimpinan nasional yang tertuang dalam Perpres. Atau setidaknya harus sesuai dengan Rencana Strategis yang telah ditetapkan oleh Kementerian. 

Menarik bagiku tatkala narasi meningkatkan ketahanan dan kemandirian energi merupakan satu diantara proses bisnis level 0. Tentu enggel yang akan sangat berbeda tatkala proses bisnis level 0 pada aplikasi AUBKD/Srikandi terdiri menciptakan arsip, menggunakan arsip, memelihara arsip dan menyusutkan arsip.

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi dokumentasi cara pandangku atas adanya integrasi Proses Bisnis dalam kerangka ketatalaksanaan.