Di Kemang timur, terhenti laju roda sepeda 🚴. Berteguk teguk air putih demi mengganti keringat yang membahasi punggung. Bersepeda ke kantor menggendong tas , tentu berbeda dengan hari libur kalau bersama RODA VIT.
Kali kedua, biketowork menginisiasi potensi kaki dan mereduksi bahan bakar minyak. Kurang lebih 45 KM Pulang dan Pergi menambah koleksi jarak tempuh.
Pedistrian yang belum lama selesai itu terpajang kursi. Aku pun menjajalnya, saat arah pulang. Kemang Raya yang berjajar kafe dan tempat hiburan malam itu tempat mengenang pemandangan gemerlap dunia malam di Jakarta Selatan.
Akhirnya, di Kamis 17 Januari 2021 menjadi sepedaan ngantorku yang kedua. Meski tak banyak kutemui orang bersepeda, namun seolah kenangan kala sekolah menengah pertama itu kembali lagi.
Murni udara Puncak Bogor mengiringi perjumpaan penjaga arsip Ditjen Migas. Undangan Pimpinan urusan dukungan administrasi itu telah melegalisasi pertemuan para pengadminitrasi yang bertujuan meraih kesepakatan awal demi tersusunnya petunjuk teknis Tata Naskah Dinas.
“Segera mengidentifikasi jenis dan format naskah Dinas” Simpulan dari Wakil pemilik bisnis proses pada sekretariat Jenderal Kementerian. Pun dari pengawal pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) melalui Naskah Dinas Elektronik (Nadine).
Bisa jadi ratusan format yang dihasilkan dari pembinaan usaha migas baik sedari kebijakan, hulu, hilir, penunjang, dan teknik yang selama ini ada memerlukan standarisasi. Keseragaman format naskah dinas ini yang menjadi penekanan oleh pemilik bisnis proses baik Pusdatin maupun Biro Umum.
Yang aku tangkap ialah masih berkutat pada Naskah konvensional atau berbasis kertas. Bisa jadi agak kuno dan ketinggalan isu nasional, tatkala Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik telah menjadi isu utama kepemimpinan nasional.
Bukankah bentuk konvensional mencirikan praktik yang belum modern. Terlebih tantangan di masa pandemi yang belum usai di negeri ini.
Saya kira akan lebih produktif tatkala Tata naskah Dinas didudukkan pada proses bisnis terintegrasi. Sebagaimana kebijakan sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi atau disingkat dengan SRIKANDI.
Akhirnya, konsultasi Tata naskah Dinas yang terlaksana pada 14-15 Juni 2021 di Wisma Lemigas itu dapat menjadi momentum mengeluarkan paradigma berfikir konvensional menuju ke tranformasi digital.
Dengan digital tentu kehidupan semakin dimudahkan, begitu juga bagi penjaga arsip negara. Memang keniscayaan pemerintahan berbasis elektronik tidak perlu ditanggapi secara gagap, namun lambatnya penyesuaian akan memperburuk keadaan di perkantoran.
Ruang kerja, koridor sampai seluruh lemari penyimpanan arsip telah dipenuhi naskah Dinas. Surat, nota, keputusan, edaran, laporan, notulen dan format naskah lainnya memenuhi perkantoran. Itu semua karena sifat konvensional (kertas) yang berdimensi ruang dan waktu.
Jika tidak waspada, maka perkantoran yang berada di jantung Ibukota tidak jauh beda dengan kantor yang tradisional.
Naskah Dinas yang diterbitkan Ditjen Migas belum sesuai dengan kaidah “Ngonsep Surat” Tim Pengawas Kearsipan Internal menemukan beberapa sampel Baca juga 👇
Eny Nurwianty, Arsiparis Madya KESDM memaparkan seperti diantara nya pengonsep surat (staf) memilih bentuk naskah Surat tugas, namun format yang dipergunakan adalah surat Dinas. Pemilihan jenis naskah akan berdampak pada penomoran surat.
Temuan lain ialah, ketidak sesuaian posisi tanda tangan pada Surat Perintah. Lokasi tanda tangan surat perintah berada di sebelah kanan (bukan di sebelah kiri).
Pun pada pembubuhan paraf surat Dinas (kertas) bukan elektronik bertanda tangan eselon 2 memerlukan pembubuhan paraf semua pejabat yakni dimulai eselon 4, eselon 3 .
Selain itu, terdapat temuan pencetakan amplop surat yang masih polos, atau belum tercetak nomor dan kepada Yth
Akhirnya, potret Tim pengawas internal dari Biro Umum dapat menjadi triger perbaikan dalam mengonsep surat dengan penyesuaian kaidah Permen ESDM no. 2 tahun 2020 tentang penyelenggaraan Kearsipan.
358,3 KM selama dua belas kali turun bareng Roda Vit mengendarai Tern Link D8. Berita anjloknya harga sepeda lipat, justru mempertemukanku rombongan sepeda onthel di Minggu 13 Juni 2021. Berada di Jalan Raya Ciputat Bogor, aku mendahului lebih 26 pesepeda tua .
Akhirnya, sampai di seri ke -31 bareng Roda Vit semakin mengukuhkan raihan Kilometer. Lepas 425 KM dengan Polygon Sierra, berikut catatanku dengan sepeda lipat : 21/3 Gintung 35,5; 28/3 BUPERTA 40,3; 11/4 BSSN 29,5; 17/4 Fly Over LA 18,9; 1/5 Margonda 13; 8/5 Ngabuburit 14,6; 16/5 Tapal Kuda Pasar Minggu: 29; 23/5 Urban Farm 26; 30/5 Pakansari 40; 2/6 Ngantor 42; 6/6 Ban Bocor 12; 13/6 Gaplek 29,5.
[8/6 11.21] pengadminitrasi subdit Standarisasi Migas: “Pak nurul, ini aku dini yg td ke bawah sama bu indasah.. Maaf pak mo nanya td kelupaan, kalo 2020 2021 kan rata” surat udah di nadine, berarti aku rekapnya cuma yg ada hardcopynya aja kan yaa? Karna kan aku gada akun nadine jadi ga bisa buka surat apa aja yg diproses gitu“
Pertanyaan seperti di atas meluncur deras minggu ini. Pemberian konsultasi penyusunan daftar isi berkas untuk para pengadminitrasi di unit pengolah.
Pasalnya, daftar isi berkas bakal menjadi data dukung penilaian pengawasan kearsipan. Apa itu pengawasan kearsipan, yakni tool dalam pengukuran kinerja kearsipan pada instansi pemerintahan.
Sampai di tanggal 9/6 11.12, progres pengadminitrasi yang telah berkonsultasi secara langsung adalah, subdit Harga, subdit wilayah kerja, subdit Standarisasi, subdit kerjasama, subdit investasi, subdit penerimaan negara dan subdit Teknik hilir. 30 persen dari subdit yang ada di Ditjej Migas.
“Daftarin judul2 isi odner yang ada di ruangan, masukan sesuai form excel maren. Kalo bingung, datang ke lantai 4, kita diskusikan👍” Tulisan di WAG para pengadminitrasi sebagai media sosial kearsipan Ditjen Migas
Format daftar isi berkas
Berikut Cara Pengisian DAFTAR BERKAS :
Kolom 1, Diisi Dengan Nomor urut berkas
Kolom 2, diisi dengan kode klasifikasin Arsip
Kolom 3, diisi dengan uraian informasi dari Arsip/ berkas berdasarkan kegiatan dalam Klasifikasi Arsip
Kolom 4, diisi dengan masa/kurun waktu Arsip Tercipta
Kolom 5, diisi dengan jumlah banyaknya Arsip dalam satuan yang sesuai dengan jenis Arsip
Kolom 6, diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan akses Arsip
Kolom 7, diisi dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip, seperti tekstual,kartografi, audio visual,elektronik, dan digital
Tata cara Pengisian daftar tersebut masih membingungkan para pengadminitrasi, karena harus membuka Kepmen ESDM tentang Klasifikasi Arsip, dan Sistem Klasifikasi dan
Keamanan Akses Arsip.
Cara Pengisian DAFTAR ISI BERKAS :
Kolom 1, diisi dengan nomor ururt berkas
Kolom 2, diisi dengan nomor item Arsip
Kolom 3,diisi dengan kode Klasifikasi Arsip
Kolom 4, diisi dengan uraian informasi dari Arsip/ Berkas
Kolom 5, diisi dengan tanggal Arsip Tercipta
Kolom 6, Diisi dengan Jumlah Arsip dalam satuan yang sesuai dengan jenis Arsip
Kolom 7, diisi dengan keterangan klasifikasi keamanan dan Akses ARsip
Kolom 8, dengan keterangan spesifik dari jenis Arsip, seperti tekstual,kartografi, audio visual,elektronik, dan digital
[9/6 15.40] pengadminitrasi usaha penunjang: “Pak Nurul, izin tanya jika nama berkas menggunakan Klasifikasi Surat, contoh : seperti klasifikasi surat MG.06.10 Subdit Usaha Penunjang, apakah boleh pak? 🙏 “
[9/6 16.20] pengadminitrasi Investasi: “Pak nurul mau tanya utk file SKUP bisa ga saya masukinnya nama PT nya aja bukan nomor surat nya”.
[9/6 17.40] pengadminitrasi Penerimaan Negara:”Kalau semisal ada surat yg bentuknya SK menteri namun berkas yg kita miliki hanya sampai surat keluar tdt dirjen (sk nya hanya draft) apa perlu kita cari juga untuk nomor SK nya pak? Atau cukup sampe surat keluar yg ditdt dirjen saja?”
Kepada Yth Saudara Koor atau Sub Koor Urusan Tata Usaha Kementerian pada Biro Umum, Pranata Komputer Pengelola aplikasi Nadin pada PUSDATIN ESDM dan yang kami banggakan para staf atau pengadminitrasi Umum serta arsiparis di lingkungan Ditjen Migas
Semoga dalam keadaan sehat dan bahagia ya…
Di hari Senin 15 Juni 2021, Sesuai arahan Bapak SDM atas surat Kepala Biro Umum terkait penerapan Tata Naskah Dinas yang diatur dalam Permen ESDM 2/2020 tentang Kearsipan di KESDM, kita bersama berkesempatan untuk bertatap muka baik melalui Daring atau Luring di acara Forum Konsultasi Tata Naskah Dinas.
Sebelum berlanjut, mewakili Bapak SDM turut mengucapkan selamat atas prestasi Juara 3 tingkat Nasional atas kinerja Kearsipan di tahun 2020. Satu sisi, prestasi menaikkan moril dan semangat. Sisi lain mengundang pemaknaan.
Prestasi Kinerja Kearsipan akan lebih bermakna tatkala sejalan pada kedudukannya pada urusan dukungan administrasi dan manajemen pada Ditjen Migas. Lebih mendasar, kearsipan Ditjen Migas didudukkan sebagai layanan perkantoran.
Sesuai arahan Bapak SDM, diperlukan terobosan untuk mengatasi kondisi tumpukan Arsip di unit kerja (subdit,bagian) pada koridor maupun kolong kolong meja kerja yang semakin meningkat seiring pelaksanaan peran Ditjen Migas. Untuk itu, terobosan seperti penerapan NaDIN perlu ditekankan untuk layanan perkantoran.
Perkantoran modern dalam konsep eoffice bukan lagi harapan dan cita cita, tapi sudah menjadi tuntutan Ditjen Migas. Terlebih di masa pandemi ini, pembatasan sosial menjadi tantangan untuk terus mempertahankan kinerja.
Namun demikian, penerapan Teknologi Informasi harus diimbangi dengan kesiapan mendudukan peraturan perundang-undangan sedari prasarat penyusunan dokumen negara, proses bisnis serta prasarat data. Sehingga rekaman kegiatan keperintahan dapat dipertanggungjawabkan. terjamin keamanan, autentik, terbaca serta berdaya guna.
Terimakasih mas Sofyan perwakilan Biro Umum selalu koordinator Tata Usaha Kementerian selaku pembina proses bisnis kearsipan, dan Juga Mbak Desriana selalu pengelola Aplikasi Surat Online NADINE yang telah berkenan mendampingi rekan rekan Migas dalam urusan dukungan administrasi atau layanan perkantoran di Ditjen Migas.
Kami berharap, forum konsultasi Tata naskah dinas ini akan memberikan terobosan dalam penyusunan Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas yang memberikan solusi kondisi perkantoran khususnya Kearsipan ke arah yang lebih modern.
Kami persilahkan untuk nanti dapat diskusi secara rilek, santai, sembari menikmati segarnya udara puncak. Namun jangan lupa, sebisa mungkin mencari kesepakatan,kesepahaman,serta pencerahan yang mendukung kinerja dukungan administrasi bagi Organisasi Ditjen Migas dan Kementerian ESDM.
“Assalamualaikum, Rul, apakah kita sudah ada/menyusun pedoman/ juknis kearsipan?” Pena masuk ke gawai pada 10 Juni jam 09.17 WIB dari koordinator Umum Kepegawaian dan Organisasi di kantorku. Tak berapa lama, bunyi nada panggilan 📞📱HP ku membawa ke diskusi sekitar 10 menit.
Diskusi kecil selama kurang lebih 600 detik via panggilan WA, telah mengusik kembali kegelisahan kearsipan. Poin per per poin ku tertancam di memori, hingga tuangkan dalam tulisan ini.
Apa itu???Mungkin ada rencana penambahan arsiparis tingkat keahlian untuk mendukung pencapaian kinerja kearsipan di Migas. Tentu terkait dengan peristiwa di tanggal 9 Juni 2021, dimana Kementerian ESDM berhasil menggondol Juara 3 dalam pengawasan kearsipan oleh ANRI. (Keterukuran atas sistem kearsipan)
Dan pasti terkait rencana forum konsultasi ke Biro Umum KESDM di hari Senin 14 Juni 2021 nanti dengan mendasarkan arahan pimpinan pratama urusan dukungan manajemen dan administrasi di kantorku.
“Belum pak, taun 2021 kita baru diberi aba aba untuk menyusun Juknis melalui surat Biro Umum yang telah kita terima pada bulan lalu” balasku sembari nunggu lampu hijau pada perempatan Buncit.
Secarik surat dari unit pembantu pembina kearsipan (sekretariat Jenderal Kementerian), telah menghadirkan tanggungan kerja penyusunan aturan main kearsipan di Direktorat Jenderal.
“Karena aturan baru diberlakukan awal 2021, maka kita harus menyesuaikan dengan Permen ESDM nomor 2 tahun 2020 tentang penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KESDM, Kepmen ESDM Nomor 167 tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Sistem Klasifikasi Akses dan Keamanan Arsip, serta Kepmen ESDM Nomor 187 tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip” penaku untuk menambahkan keterangan atas investigasi pekerjaan dari wakil manajemen dikantorku.
Akhirnya, tulisan ini meredakan kegelisahan kearsipan di area penyusunan konsep sistem yang berada di luar jangkauan ku sebagai arsiparis penyelia. Namun demikian, provokasi pernah menjadi arsiparis teladan nasional itu memojokkanku.
Kuketik pasal pasal dari dari norma yang mendasari kewajiban Ditjen Migas untuk menyusun Pedoman Tata Naskah dinas baik dari versi Permen ESDM maupun kukaitkan dengan perubahan kondisi Birokrasi dengan tema Tranformasi Digital.
Nyatanya, nalar ini sudah tidak kompatibel lagi mengikuti tata cara lama. Jenis dan Format, pembuatan, pengamanan, kewenangan penandatangan, dan pengendalian naskah dinas yang menjadi lingkup Tata Naskah Dinas terkait erat persyaratan prasarat proses bisnis dan data
Apa itu Proses Bisnis yakni mencakup deskripsi peran/aktor pelaksana, kode proses, proses bisnis level 0, proses bisnis level 1, proses bisnis level 2, dan proses bisnis integrasi aplikasi melalui antar muka pemrograman aplikasi.
Proses bisnis level 0 merupakan pengelolaan Arsip dinamis meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Kemudian di eksekusi menjadi proses bisnis level 1 hingga 2 sehingga total ratusan proses bisnis.
Tentu ini menjadi paradigma berpikir transformasi digital. Bukankah aneh, tatkala tuntutan digital, namun pola pikir masih konvensional.
“Sebelahnya bu Siti Nurbaya, pak Tjahyo Kumolo” ungkap Arsiparis Madya Tranformasi Jabatan pada Biro Umum pada 9/6 19.27 WIB di WAG Arsiparis Kementerian ESDM. Selalu Koordinator Tata Usaha dan Kearsipan, beliau hadir langsung di Gedung Arsip di Jl. Gajahmada Jakarta.
“Saya mendampingi pak Endang Sutisna” katanya. Dan benar, perwakilan Kementerian ESDM dipanggil ke panggung untuk menerima penghargaan kinerja Kearsipan di Tahun 2020 pada peringkat Tiga Besar (Kategori Kementerian). Menteri PAN &RB pada kabinet Indonesia Maju menyerahkan penghargaan dengan disaksikan Plt. Kepala ANRI kepada Kepala Biro Umum Kementerian ESDM.
Raihan prestasi yang melonjak dari tahun lalu yang kala itu, drescode blangkon dikenakan Kabag TUK KESDM. Baca juga 👇👇
Akhirnya, aku pun terdampar pada pemaknaan penghargaan sistem pengelolaan arsip negara yang telah digondol oleh Unit Kearsipan KESDM. Apa maknanya? Tentu bukan berjiwa haus penghargaan. Terlebih disertai jiwa menuntut lebih atas bentuk harga urusan lain atau orang lain.
Last aku tulis ungkapan heroik tentara laut Yos Sudarso “jangan tanyakan apa yang Negara berikan, tapi tanyalah apa yang telah kita berikan kepada Negara” Begitu juga kala Gus Baha mengkhutbahkan Tarikh Nabi Muhammad. Janji Nabi kepada Sahabat Anshor untuk kembali bersama Kekasih Allah telah mengalahkan rasa kepemilikan harta benda dari perang/berjuang.
Kearsipan, meski titian di kesunyian, namun diingat oleh orang. Senyum simpul merekah tatkala titian kearsipan yang kujalani menjadi bahan cerita untuk orang lain. Pilihan untuk mengubur diri di lautan kertas, terkenang oleh atasan di unit lain bahkan dipamerkan kepada bawahannya.
Dan bersamaan dengan obrolan ringan bersama Bayu Permono di rehat siang ini, mengingatkanku pada tulisan “hikayat kearsipan” Dari Bandung, PPSDMBP Badan Geologi⬇⬇
Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi peneguhan diri. Bahwa untuk berkontribusi kepada organisasi, tak meperdulikan kesunyian. Toh, ada saja yang menyaksikan titian kesunyian ini. Seperti Pak Sumardi, dalam tulisan Hikayat Kearsipan. “Mas Nurul Di Ditjen Migas telah mampu menentukan pilihan pada tugas utama arsiparis” Kenang Beliau yang kala itu telah berada dalam jabatan administrator di salah satu Pusat Badan Geologi Bandung.
Berikut program Kearsipan yang kumaknai sebagai hingar hingarnya titian kesunyian di tahun 2021
Korespondensi Tata Naskah Dinas Elektronik
Urgensi : Permen ESDM No. 2 tahun 2020 tentang penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan KESDM
Manfaat : Pengurusan (pencatatan, penerusan, dan pengendalian) naskah dinas/komunikasi kedinasan
Penerima manfaat : pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen migas serta stakehoder
Keluaran : daftar naskah kedinasan Ditjen Migas
Pengelolaan Central File
Urgensi : Keputusan Menteri ESDM Nomor 167 tahun 2020 tentang Klasifikasi dan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses Arsip Dinamis
Manfaat : filling sistem atau pemberkasan rekaman kegiatan atau arsip Ditjen migas pada unit kerja
Penerima manfaat: 26 unit setara eselon 3 (koordinator/subdit/bagian) dan 6 sekretariat pimpinan
Keluaran : daftar berkas dan daftar isi berkas aktif sesuai unit kerja
Pengelolaan Record Center
Urgensi : Keputusan MESDM nomor 187 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian ESDM
Manfaat : pusat simpan rekaman kegiatan inaktif di Ditjen Migas
Penerima manfaat: pejabat dan pegawai yang membutuhkan data bukti serta referensi
Keluaran: daftar Arsip inaktif dan database file inaktif
Nurul Muhamad 