Kebersamaan di perumahan semakin lengkap dengan jumatan di Mushola Al Ukhuwah VTB. Kebetulan penunjukanku sebagai petugas pengumandangan adzan, menjadi satu peran yang perlu aku tuliskan. Lupa terakhir kapan berperan menjadi muadzin di jamaah sholat mingguan itu.
Tradisi menuliskan terkait apa yang aku lakukan, sekedar membangun kebiasaan diri saja. Selain itu meninggalkan dokumentasi yang aku dapat baca dimasa mendatang.
Muadzin di Masjid level RW, pernah kujalani semasa lajang dulu. Masjid Asy Syifa’ di Sucen Triharjo Sleman Yogyakarta. Setelah lebih dari satu dasawarsa, pada hari Jumat 19 Februari 2021, aku pun mengulangi peran diri sebagai muadzin jumatan
Memaknai penataan dan penyimpanan arsip, bukan sekedar “mudah diketemukan kembali”. Bukan pula sekedar tercetak daftar arsip. Jadi apa maknanya?
Penataan memang identik mengentri /memasukkan data ke dalam aplikasi pengolah data atau aplikasi database penyimpanan arsip. So, makna apa yang dapat kita gali dari kerja penataan dan penyimpanan arsip??
Apa bisa dimaknai dengan “mendokumentasikan dan menarasikan informasi yang terekam?” apakah kegiatan penataan dan penyimpanan arsip harus diikuti menuliskan kata kata dalam bentuk cerita? Misalnya membuat paragraf berisi narasi?
Saya sebut narasi, karena tiap aktivitas penataan dan penyimpanan arsip memungkinkan pemberkasan. Tentu dasar atawa alasan pemberkasan dapat berupa kesamaan kegiatan, kesamaan isi, dan kesamaan struktur naskah. Bukankah pemberkasan menguak proses bisnis suatu kegiatan.
Terlebih saat melepas arsip dari bundel dan beralih ke bundel berikutnya. Cerita yang terpendam pun segera tergambar nyata. Apa saja kegiatan, apa saja isi informasi , dan apa saja struktur atawa bentuk naskahnya. Penataan dan penyimpanan arsip seolah menyodorkan film cerita yang bisu.
Cerita mengenai proses bisnis administrasi dari keterhubungan antara item item naskah yang terdapat di dalam berkas. Pun nama tokoh penandatangan naskah atau pejabat pencipta arsip nya. Tatkala berkas merupakan sekumpulan item naskah yang diciptakan dalam kontek organisasi negara, begitu nyata gambaran perkembangan dasar hukum dan situasi birokrasi kepemerintahan.
Penginputan data sebagai cara dalam menata arsip menjaring segala jenis informasi baik itu dasar hukum pelaksanaan kegiatan sampai proses bisnis suatu kegiatan sampai bentuk dan format naskah dinas.
Sarana pengarsipan seperti aplikasi e arsip tentu harus didudukkan pada sudut pandang yang tepat. Aplikasi e arsip sebagai suatu pendekatan atau satu diantara sarana tentu tidak akan merubah konsepsi kearsipan dimana arsip sebagai suatu rekaman kegiatan atau pelaksanaan proses bisnis dalam setiap kegiatan terkait erat dengan media rekam kali pertama.
Arsip yang tercipta secara konvensional (penggunaan media kertas dan tinta) secara unik merupakan arsip yang autentik. E arsip akan terwujud saat pertama kali rekaman kegiatan telah mempergunakan media yang bukan konvensional (media digital). Contohnya, SMS, WA, BBM, email, pembayaran elektronik dst. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/10/07/alih-media-arsip/?preview=true
Hal hal diatas menjadi ringkasan konsultasi kepada vendor atawa penyedia aplikasi e arsip yang akan diterapkan di suatu unit organisasi di bawah suatu Kementerian pada Rabu, 17 Februari 2021 melalui gawai. Bagiku, berbagi pengalaman dan pemahaman itu menambah kepuasan dan jalan belajar lagi dalam meniti tarikat kearsipan.
Gambar diatas menjadi kenangan tiga tahun yang lalu saat proses bisnis (probis) persuratan secara konvensional. Surat Edaran bertanda tangan Direktur Jenderal Migas tersebut dilatarbelakangi dari indikasi penyalahgunaan informasi rencana kebijakan yang terekam pada naskah dinas.
Probis penyusunan naskah dinas yang masih manual ditandai dengan pembubuhan paraf dan tanda tangan basah/tinta sebagai pengabsyahan. Probis registrasi naskah dilaksanakan dengan pemanfaatan TIK (penomoran).
Pengendalian kebocoran informasi ditinjau dari probis pembuatan salinan, pencantuman alamat tembusan sampai dengan penggandaan naskah yang diawasi oleh unit pengkonsep surat. Sedangkan probis distribusi naskah dilaksanakan setelah dibungkus dengan amplop.
Probis persuratan tersebut telah ditinggalkan seiring dengan penerapan persuratan elektronik. Nah, bagaimana cara pengendalian kebocoran atau penyalahgunaan informasi pada Naskah Dinas saat ini?
Jawabannya adalah dengan penerapan Sistem Klasifikasi dan Keamanan Akses (SKKA) yang terimplementasi pada aplikasi persuratan. Sejak adanya penetapan Menteri ESDM bulan September 2020, setiap kelompok informasi (diterjemahkan dengan klasifikasi) memiliki akses sesuai tingkatannya. Tingkatan akses tersebut ialah Rahasia, Terbatas dan Biasa/Terbuka.
Terhitung mulai Januari 2021,SKKA telah ditetapkan pada aplikasi naskah dinas elektronik Kementerian ESDM. Akhirnya, sudah selayaknya probis persuratan Kementerian ESDM terus berkembang maju sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi informasi.
Dari metode konvensional ke elektronik dengan penentuan tingkat konfidensial (tingkatan aksesibilitas) sejak mulai dikonsep oleh para ASN. Begitu juga nanti tingkat keterbacaan dokumen elektronik sesuai dengan kondisi /prasyarat aksesibilitasnya.
Idiom “aplikasi telah mereformasi sosial dan budaya” tidak terlepas dari fenomena aplikasi Android seperti Whatsapp, gojek dan grab. Di waktu sebelumnya, kita tidak akan lupa saat PT KAI menyediakan aplikasi penjualan tiket kereta secara online. Kemudian aku pun sempat sebagai pengguna aplikasi tiket.com dan traveloka untuk memenuhi kebutuhan tiket kereta dan pesawat terbang.
Pun uang digital yang semula sistem debet dari kartu atm ke e toll berkembang ke metode pembayaran seperti e money (bank mandiri), Flash (BCA), Tapcazz(BNI) dan Brizi (BRI). Tentu tidak melupakan sistem tap pada Kereta Listrik Jabodetabek.
Dan terus berkembang dengan kemunculan gopay, grabpay, ovo, dana, link dan seabrek penyedia uang digital yang telah mendapatkan lisensi dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK). Pun media cetak yang harus mengikuti perkembangan detik.com sampai dengan merilis versi aplikasi Android.
Sisi sosial dan budaya masyarakat pun ditangkap pada birokrasi (kepemerintahan) dengan menetapkan area perubahan pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Perizinan satu atap menjadi satu dekstop yang mengeliminir jarak dan perbedaan gedung perkantoran.
Kala itu, ratusan unit organisasi negara menciptakan aplikasi demi meraba pemanfaatan TIK yang diyakini dapat menjadi motor perubahan dalam reformasi birokrasi. Pun di Kementerian ESDM, penulis yang sempat menginisiasi aplikasi yang menjadi sarana pengelolaan arsip dan surat melalui program kerja anggaran sejak 2011 sampai dengan 2018.
Aku pun hibernasi di tahun 2018 saat dirilis kebijakan tatakelola Teknologi Informasi dan rencana induk TIK di Lingkungan Kementerian ESDM. Penetapan Menteri ESDM telah menghentikan pengembangan aplikasi yang tak terkendali di masing unit organisasi pada lingkungan KESDM.
Kebijakan secara terpusat tersebut berdampak pada pengajuan anggaran aplikasi untuk mendukung proses bisnis suatu unit kerja. Sebagaimana pengalaman empiris di tahun 2018, penulis harus meyakinkan APIP dalam forum kecil review rencana anggaran pengembangan aplikasi persuratan ke versi android, memerlukan Acc dari Pusat Data dan Teknologi Informasi (Pusdatin).
Kebijakan pemusatan pengembangan aplikasi dipertegas di tahun 2021 setelah diterbitkan penetapan Menteri ESDM Nomor 9 tentang Standar Siklus Pengembangan Aplikasi. Keputusan Menteri yang mengetengahkan Diktum Peraturan Pemerintah tentang PSTE atau Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP Nomor 71 tahun 2019) dan juga Perpres 95/2018 tentang SPBE, menjadi acuan bagi Kementerian ESDM dalam pemanfaatan TIK demi merubah wajah Birokrasi Kementerian ESDM ke arah yang lebih efisien.
Acuan diantaranya ialah pemakaian fasilitas subdomain, integrasi dengan Sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dan/atau Sistem Teknologi Informasi dan Komunikasi Kementerian/Lembaga lainnya; dan/atau pengembangan aplikasi.
Akhirnya, catatan sederhana ini menjadi pendalamanku atas perubahan sosial dan budaya masyarakat Indonesia dari adanya aplikasi. Termasuk perubahan proses bisnis pada urusan kepemerintahan (Birokrasi) yang menjadi habitat pekerjaanku.
Terbanyak, 15 (lima belas) orang menempuh 19,4 KM. Rombongan sepedaan yang menamakan diri “Roda Vit” mengarah ke SITU Rawa Besar. Kawasan Cagar air seluar 17 hektare cukup memanjakan mata. Kubangan air 34 ribu meter kubik, melegakan pandangan para pesepeda.
Situ Rawa Besar berada di Kecamatan Pancoran Mas yang tidak jauh dari markas besar VTB. Perjalanan dilanjut ke Situ Pladen. Danau buatan dengan luas 1,5 hektare menjadi satu diantara 20 situ yang ada di Kota Depok. Tentu keberadaan Situ sebagai Cagar air perlu kita maknai sebagai Penjaga Banjir. Selain itu dapat dimaknai dalam penjagaan warisan dunia demi kelestarian alam.
Akhirnya, inisiasi penjagaan kebugaran tubuh demi merengkuh sehat jasmani melalui sepedaan telah menjadi rutinitas warga VTB. Seperti hari ini, 14 Februari 2021 adalah kali ke enam belas. Kayuhan pedal yang menarik roda sepeda menjadi sarana menjalin rasa kebersamaan. Pun teruji saat satu pesepeda yang mengalami ban bocor di tengah jalan.
Kearsipan sangat diuntungkan dengan adanya pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) secara total. Satu wujud keuntungan tersebut dapat ditinjau dari peran sebagai pengawas (pemilik bisnis proses persuratan) yang terimplementasi dalam manajemen pengguna aplikasi persuratan elektronik.
Tugas user atau pengguna yang disebut dengan pengawas adalah melakukan verifikasi (penelitian) atas surat masuk sebelum didistribusikan kepada pejabat penerima (sesuai tujuan surat). Dari peran ini, maka arsip surat masuk bakal lebih mudah dikendalikan (mailhandling) dan juga dalam penelusuran kembali.
Dengan begitu, aku sebagai arsiparis yang mendapatkan tugas dalam memberikan dukungan pelaksanaan tugas sub koordinator urusan persuratan merasa dimudahkan dalam memberikan layanan penelusuran arsip surat.
Pun saat hari libur Nasional yang bertepatan dengan IMLEK, permintaan dokter Dhani (petugas kesehatan Klinik Ditjen Migas) dapat kupenuhi bahkan tanpa harus berlama lama atau terbatas di hari kerja saja.
[12/2 12.17] +62 816-1422-383: Selamat siang Pak Nurul, Saya dokter Dhani, klinik Ditjen Migas. Saya mau tanya. Ini ada surat dari Setjen tertanggal September 2020. Kalau saya mau fotocopi atau scan suratnya, ada di arsip ya Pak ?
Sistem online baru ada di awal tahun 2017, itu pun masih bersifat Sistem Informasi yang perlu diupload untuk mendapatkan koleksi arsip surat. Kemudian sejak Februari 2020, berkembang dengan integrasi se Kementerian ESDM secara full elektronik. Artinya naskah dinas telah terupload secara otomatis bersamaan dengan pengabsyahan secara Tanda tangan Elektronik.
Meski surat belum bertanda tangan konvensional (Non elektronik) pun secara sistem telah mengharuskan para pengguna untuk mengunggah file pdf. Dengan demikian tugas arsiparis dalam memberikan layanan arsip, cukup dimudahkan.
Jumatan di 12 Februari 2021, penuh shaf di lantai utama Mushola (atas) terisi ditambah 9 orang yang menempati berada di bawah. Hari libur yang bertepatan di hari Jumat, menjadi waktu yang tepat dalam fasilitasi jum’atan untuk keenam kalinya. Kesediaan pak Baderi menjadi khotib menghibur khotib dadakan yang sudah tiga kali. Jumatan di bulan september 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/09/19/khotib-dadakan/
Pada bulan lalu, Januari 2021 pun terselenggara Jumatan di Mushola Al Ukhuwah VTB yang dihadiri 18 orang. Pembatasan kerumunan sebagai kampanye pengendalian kegiatan masyarakat dalam menghadapi Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 telah memperkaya peran mushola & masjid level RT atau Perumahan. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/01/22/sholat-jumat-ber-18/
Pun inisiasi penyaluran Sembako untuk warga sekitar Mushola Al Ukhuwah VTB oleh pengurus yang diambil dari Infaq Jamaah. Akhirnya, pengabdian manusia perlu menebar manfaat kepada orang lain melalui sarana bangunan sosial keagamaan dan kemasyarakatan seperti Mushola.
11 Februari 2021. Celaka, hasil scan kurang lengkap. Alhasil, layanan arsip pdf (hasil scan) yang telah kuberikan kepada seorang analis teknik dan lingkungan, tidak memuaskan. Mutasi alih tugas yang tertuang pada Surat penetapan Dirjen Migas itu terdiri puluhan lembar. Nama mas arif yang kucari, urung kutemukan sebelum file pdf itu kukirim via WA.
[11/2 08.55] Arif Wibowo: pagi mas Nurul, punya scanan SK Mutasi yg awal 2017 kah?. yg bareng2 rombongan dme pindah ke dmt, diminta mbak Novi utk kelengkapang inpassing.
Baru kali ini memang, SK Mutasi terdiri puluhan lembar sehingga menyulitkan dalam mengalihmediakan. Sekitar bulan Maret 2017, berdasarkan histori pada database, file pdf di unggah. Surat Keputusan yang diterbitkan pada bulan Desember 2016 itu, hanya terdapat pada lembar berhalaman ganjil saja yang tertangkap melalui mesin scanner.
Akhirnya, pengarsipan dengan pemanfaatan siswa magang perlu monitoring dan pendampingan lebih ketat. “Mungkin yang me scan adalah siswa PKL” pikirku. Selain tim arsip yang bersifat tenaga kerja kearsipan, untuk mempercepat proses pengarsipan, aku selalu kedatangan siswa SMK yang belajar sambil bekerja.
Let.Jen T.N.I. Dr. Ibnu Sutowo, Direktur Utama PertaminaSubroto, Menteri Pertambangan dan EnergiPurnomo Yusgiantoro, Menteri ESDM Ir. Wijarso, Direktur Jenderal MigasIr. Soedarno Martosewojo, Direktur MigasSuyitno PatmosukismoIr. Soepraptono Soeleiman
Nurul Muhamad 