Resiko pengguna clip yang terbuat dari besi ialah noda bekas karat yang menempel pada kertas arsip. Clip dengan jenis stainles Steel atau vinyl, bisa jadi tidak beresiko noda karat.
Pengurusan persuratan atawa dokumen tak dapat dihindarkan penggunaan paperclip. Ada juga sebutan trigonal clip untuk menyatukan net konsep naskah dinas dengan arahan pimpinan. Bahkan menyatukan antara dokumen utama dengan lampiran sebelum pencantuman tanda tangan.
Selanjutnya, Binder clip menjadi satu di antara ATK lainnya yang ada di perkantoran. Pada dokumen yang memiliki ketebalan tertentu, Binder clip sangat berguna dalam penjagaan susunan berkas kertas.
Jika dibanding dengan staples, paperclip tidak langsung merusak kertas arsip. Yang menjadi perhatian bagi para petugas teknis kearsipan, binder atau paper clip tentu menambah berat suatu berkas dan meninggalkan nota karat untuk arsip yang berumur puluhan tahun. Tatkala retenti arsip mencapai puluhan tahun, maka pemisahan bahan besi tersebut berguna menghindarkan dari resiko noda karat yang menempel pada kertas arsip.
Potensi tergilas kapasitas simpan RecordsCenter tiap pergantian Tahun Anggaran dan pengelola anggaran. Rekaman kegiatan sesuai tugas PNS dalam melaksanakan penugasan pimpinan sebagai pengelolaan anggaran, berpotensi pada pemindahan arsip.
Kamis, 28 Januari 2021, penulis mendapatkan konfirmasi pemindahan arsip dari seorang staf PNS yang tidak lagi menjabat sebagai Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Sampai disini, otaku pun terantuk pada satu pertanyaan “bagaimana kedudukan pemindahan arsip oleh staf PNS yang telah selesai dalam penugasan sebagai PPK terhadap arsip hasil pelaksanaan anggaran ke Unit Kearsipan?”
Untuk menjawab hal tersebut, kita harus mendudukan fungsi unit kearsipan. Selain itu, tentu harus merefer organisasi pelaksana anggaran di dalam unit organisasi. Dalam pembahasan kali ini, penulis bertindak selaku petugas di dalam unit kearsipan (arsiparis).
Baiklah, kita bahas y… Yang pertama terkait kedudukan PPK yang membantu Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dalam pelaksanaan belanja pada instansi pemerintahan. Tentu selepas selesai pelaksanaan penugasan, tertulis laporan kepada KPA. Tatkala hasil pekerjaan berupa arsip negara, selayaknya untuk ikut dilaporkan. Misalnya laporan Pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk Rumah Tangga. Selain pekerjaan fisik di lapangan, terekam informasi kegiatan administrasi dalam wujud laporan dan media lain seperti CD.
Tatkala dokumen sebagai hasil kegiatan menjadi aset negara, maka mendasarkan berita acara pinjam barang, keberadaan arsip selayaknya berada di Direktorat sebagai penanggungjawab kegiatan. Contohnya untuk arsip pembangunan jaringan gas bumi untuk rumah tangga harus berada di Direktorat Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas (DMI).
Yang kedua ialah kedudukan unit kearsipan yang menerima pemindahan arsip. Sebagai pengantar pemindahan arsip, praktik yang umum didahului dengan melayangkan komunikasi kedinasan(naskah dinas). Kedudukan unit kearsipan berada di bawah manajemen Sekretariat Direktorat Jenderal Cq. Bagian Umum. Maka, sudah selayaknya naskah dinas ditujukan kepada Sekretaris Direktorat Jenderal.
Yang perlu diperhatikan ialah, status Retensi dari suatu arsip. Tatkala masih dipergunakan oleh Direktorat yang menjadi penannggungjawab kegiatan maka pemindahan arsip memerlukan konfirmasi berupa naskah dinas dari Direktorat yang menaungi PPK terkait.
Shortcut nya, seyogyanya proses administrasi pemindahan arsip dari seorang mantan PPK memerlukan konsep nota dinas KPA yang ditujukan ke Sekretariat Direktorat Jenderal Migas. Namun, dalam kondisi arsip masih dipergunakan oleh unit kerja /Direktorat yang menjadi penanggung jawab kegiatan maka memerlukan nota dinas bertanda Direktur. Contohnya nota dinas pemindahan arsip dari Direktur DMI kepada Sesditjen Migas.
Akhirnya, perhatian atas kapasitas simpan RecordsCenter bukan semata kepentingan unit kearsipan dan arsiparis. Seolah sepele, arsip yang dihasilkan dari para pengelola anggaran. Namun dibalik itu, nilai keuangan, nilai hukum, nilai pertanggungjawaban anggaran negara yang terekam pada arsip perlu mendapatkan perhatian bersama.
Secara konvensional, siklus kearsipan diterjemahkan dengan ngelink nya antara centralfile dan RecordsCenter. Terganggunya kenyamanan bekerja menjadi dampak buruk tatkala ruang file yang berada di unit kerja (central file) sebagai habitat tumbuhnya rekaman kegiatan organisasi harus mengalami kemacetan dalam siklus arsip.
Sudah menjadi kisah usang, rendahnya tingkat kepercayaan kepada recordscenter. Beberapa indikator rendahnya tingkat kepercayaan atas eksistensi records center terus diperbaiki. Satu diantaranya “NGELINK nya Central File dengan Records Center”.
Begitu pula antara recordscenter pada unit organisasi ke Pusat Records Center suatu Kementerian. Pada hari Rabu, 27 Januari 2021, Tim arsip Ditjen Migas memindahkan arsip pembangunan jaringan gas untuk rumah tangga tahun 2013 – 2014 ke Records Center Kementerian ESDM. Pemindahan tersebut menunjukkan “NGELINK” nya antar records center dalam jenjangnya. Jenjang kedua berada di Direktorat Jenderal Migas dan jenjang pertama berada dalam manajemen Sekretariat Jenderal KESDM.
Pemindahan ke Records Center Kementerian ESDM tersebut merupakan rekomendasi dari tim Auditor dalam pemeriksaan operasional rutin Itjen Kementerian ESDM. Sesuai dengan Peraturan Menteri ESDM No 02 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM, RecordsCenter jenjang kedua berkewajiban memindahkan arsip ke Gedung RecordsCenter jenjang pertama.
Pada arsip bukti kerja JFT terselip rekaman kegiatan organisasi. Bahkan bisa jadi lebih lengkap dari berkas yang ditempatkan pada central file (ruang arsip unit kerja). Hal ini kudapati di hari Selasa, 26 Januari 2021, saat memilah Berkas Daftar Usulan Penilaian Angka Kredit (DUPAK) JFT Inspektur Migas.
Lengkap, rekaman kegiatan pemeriksaan dan pengawasan keteknikan pada industri Migas melalui penerbitan sertifikat atau lisensi bertanda tangan Direktur DMT pada bukti kerja seorang Inspektur Migas. Tentu menjadi perhatian dari si pejabat fungsional (IM) yang melaksanakan kegiatan. Terlebih rangkaian sejak dimulainya surat permintaan, arahan, surat tugas, berita acara, laporan, foto dokumentasi melekat dalam satu berkas yang meyakinkan.
Fakta tersebut akan sangat lain jika dibanding dengan rekaman kegiatan yang terdapat pada centralfile. Sepengamatanky selaku petugas teknis kearsipan, berkas inspeksi pada centralfile masih kalah lengkap dengan berkas yang kujumpai pada DUPAK seoarang IM.
Akhirnya, kearsipan pun mendapat gambaran bahwa perkembangan Birokrasi ke arah transformasi Jabatan perlu diikuti dengan penyesuaian teknis pengarsipan. Justru dengan mendekatkan pada jabatan fungsional, kearsipan akan memperoleh rekaman kegiatan yang lebih lengkap.
Tentu bukan untuk menafikan pendekatan pengelolaan centralfile. Di satu sisi, rekaman kegiatan seyogyanya tertangkap pada ruang central file. Sisi yang lain, nyatanya bukti kerja para JFT ( Inspektur Migas) lebih memberi gambaran bahwa rekaman kegiatan organisasi yang lebih rigit per transaksi kegiatan tertangkap pada berkas DUPAK jabatan fungsional.
Sesuai pemberitahuan dari unit kepegawaian bahwa penyampaian bukti kerja JFT 2021 melalui GoogleDrive yang di share melalui Bit.ly Para JFT termasuk arsiparis harus menyertakan Link bit.ly pada lembar konfirmasi penyampaian penilaian kinerja. Melalui link tersebut, diharapkan terakses file data dukung bukti kerja.
Pemanfaatan Teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan secara gratis, tentu menjadi fasilitas yang memudahkan bagi PNS pada Jabatan Fungsional Tertentu (JFT). Akun Google Drive yang ditunjuk oleh unit kerja kepegawaian tentu menjadi inisiasi agar dapat memudahkan dalam pengarsipan bukti kerja.
Selama ini, bukti kerja pada JFT yang direkam melalui media kertas cukup merepotkan. Pengaturan file seperti penjilidan atau diletakkan dalam odner tentu terkait dengan ruang penyimpanan arsip. Bahkan demi penyajian kepada tim Penilai, kertas bukti kerja harus diusung ke luar kota.
Tahun 2021 ini menjadi tahun dimana media penyimpanan data secara gratis telah menembus instansi pemerintahan. Dunia telah dimiliki oleh Google dan perusahaan teknologi lainnya, penyedia ruang penyimpan data. Terlebih tipe gratisan yang masih menjadi bagian dari penjualan paket berbayar.
Akhirnya, selamat datang di dunia kearsipan tanpa batas. Penyimpanan data yang bukan hanya terbatas wilayah institusional bahkan wilayah negara. Bukan karena otoritas belaka, namun terdesak dari kemanfaatan, tingkat alsesibilitas yang tak terhingga.
Seri keempatbelas (14), sepedaan bersama tetangga VTB. Kaos👕 motif garis warna putih hijau menyemangati kebersamaan hari ini. Ya… Hari Minggu 24 Januari 2021, berbeda dengan minggu sebelumnya karena kaos baru. Rombongan bertolak dari Gerbang Perumahan Villa Tanah Baru nyaris 7 pagi. Tak terasa menembus 20, 4 KM versi dari aplikasi releaf.
Sepedaan yang mengambil spot Taman Balai Kota Depok sekaligus launching logo, kaos dan nama grup “Roda Vit”. Tiada keistimewaan dalam bersepeda kecuali dengan ekspresi jiwa pesepeda yang selalu memaknai kayuhan pedalnya. Tentu mengukur tingkat kesehatan jantung saat jalan tanjakan. Bisa pula menjadi satu diantara pemicu imunitas dengan kebersamaan sosial kemasyarakatan dengan olahraga.
Bahkan sepedaan dapat menjadi sarana mengekplor wilayah daerah di Kota Depok melalui Roda ⚙. Jalan kecil, gang sempit yang tak mampu diakses saat berkendara mobil dan motor, telah membuka wawasan tentang Depok. Seperti halnya tema SITU, Taman kota, dan lokasi publik lainnya yang terus didatangi oleh grup sepedaan Roda Vit.
Akhirnya, selamat atas resminya Roda Vit dengan kaos pertama berlogo putih hijau. Tentu hijau menggambarkan kepedulian atas kelestarian lingkungan sebagaimana spot Situ yang masih harus didatangi oleh grup sepedaan Roda Vit.
Kalian bertiga, guruku. Cara kalian minta perhatian, mengajariku pentingnya gendong dan belaian. Keinginan kalian, menyibak arti tanggung jawab. Canda riang kalian menyudutkanku untuk lekas kembali ke rumah.
Jum’at, 22 Januari 2018 menjadi kali ke3, diriku berkesempatan belajar untuk menjadi khotib. Masih sama, berbekal contekan pada laman Internet, kubaca berkali kali demi dapat tampil sebagus mungkin. Meski disertai rasa grogi, namun terlaksana tanpa halangan.
Kegelisahan atas tingkat kerumunan pada Kedaruratan Kesehatan Masyarakat (Covid-19) di perhelatan ibadah mingguan dengan cuaca hujan, menjadi dalih penyelenggaraan Sholat Jumat di Mushola Al Ukhuwah VTB. Semoga Allah menerima ekspresi penghambaan kami. Ketidakcakapan ilmu telah menyatu dengan rasa keberjamahan di lingkup RT 10 Tanah Baru, Beji Depok demi merengkuh KeridhaanNya.
Setelah tahun 1999 pada era reformasi menjelma menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM). Kementerian ESDM merupakan satu diantara organisasi kepemerintahan urusan sumber daya alam yang pernah mencatatkan sejarah dalam penyokong sumber pembeayaan pembangunan.
Ginandjar Kartasasmita (1988-1993)
Perjalanan bangsa dan negara Indonesia dalam pengelolaan sektor pertambangan berkembang ke penyangga sumber energi nasional. Sumber energi minyak biasa disebut BBM. Kemudian sumber energi pun berkembang kepada gas. Bahkan saat ini gas terkait erat dengan penyediaan listrik.
Pembekalan CPNS untuk penguatan kompetensi teknis yang dijadwalkan unit kepegawaian menjadi ajang arsiparis untuk menyampaikan konsepsi RecordsCenter dan CentralFile. Pada unit kerja yang menjadi habitat para jabatan fungsional, terdapat keberadaan Central File. Sebagai pusat penyimpanan arsip aktif, Konsepsi Central File memerlukan awarnes atawa kepedulian para jabatan fungsional.
Seperti yang ditanyakan satu diantara CPNS, Uswatun Khasanah “apakah central file akan ngelink ke Records Center?”. Pertanyaan tersebut tentu menjadi bagian dari tujuan kearsipan. Dimana aliran arsip negara yang berasal dari central file menuju records center menjamin ketersediaan arsip. Arsip yang telah berpindah ke Records Center haruslah mampu menjamin aksesibility oleh para pejabat fungsional.
Yang menarik ialah pertanyaan deviana, calon Perancang perundangan yang menanyakan terkait teknologi scan QR sebagai sarana pemanfaatan teknologi dalam mendukung aksesibility arsip. Jutaan lembar file yang tercipta tentu memerlukan teknologi agar menjamin tingkat keterbacaan.
Penulis yang memandu sharing peningkatan kompetensi CPNS menyampaikan bahwa, tingkat keterbacaan bukan semata mata ranah kearsipan, namun ada ranah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi atawa PPID. Pemanfatan Teknologi Scan QR tentu harus diikuti pengujian kerahasiaan suatu informasi yang terekam pada arsip negara.
Implementasi Scan QR tentu tidak terbatas oleh pejabat dan pegawai (ASN) di lingkungan KESDM. Kedudukan kearsipan yang bersifat backoffice atawa suporting manajemen, tentu sangat mendukung pemanfaatan teknologi dan komunikasi (TIK) pada urusan kearsipan. Tatkala publik dapat memanfaatkan Scan QR tentu menjadi domain layanan publik bukan semata layanan internal.
Akhirnya, di hari Kamis, 19 Januari 2021menjadi ajang rekreasi bagiku. Setidaknya rekreasi nalar kearsipan bersama para CPNS. Forum yang dipandu oleh Plt. Koordinator Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Sekretariat Ditjen Migas itu, cukup memberikan ruang ekspresi buatku.
Nurul Muhamad 