Penataan berkas inaktif

Tahapan penataan berkas inaktif yang selama ini dilakukan oleh unit kearsipan Ditjen Migas yakni:

  1. Mensortir bahan arsip dan non arsip
  2. Pengelompokan arsip berdasar kronologis, unit Pencipta dan masalah/isi arsip
  3. Mengikat arsip dengan kertas atau folder 
  4. Deskrepsi dan input data arsip ke dalam komputer (aplikasi arsip digital)
  5. Memasukkan ke dalam boks arsip
  6. Penomoran boks 
  7. Menyusun dalam rak atau lemari arsip

Penataan berkas inaktif lanjutan terdiri dari tahapan

  1. Rekon data arsip dari aplikasi
  2. Olah data
  3. Penomoran definifif 
  4. Pengurutan dan perapian berkas hasil manuver
  5. Memasukkan arsip ke dalam boks
  6. Penomoran boks arsip
  7. Editing data arsip pada aplikasi arsip digital 
  8. Penyusunan daftar arsip sesuai nama unit kerja dalam bentuk excel 

Penentuan metodologi penataan arsip dengan dua level yang terdiri dari penataan pertama dan lanjutan tersebut dilatarbelakangi karena harus menunggu pemindahan berkas inaktif dari central file (unit pengolah) yang biasa terjadi pada tiap tahunnya. 

Rindu Terlarang

Malam itu, terlihat hanya lima pasang sandal di pelataran mushola, termasuk sandal ku. Ramadhan 2020/1441 melewati hari kedua. Kumandang adzan di tiap waktunya, tak juga mengundang keriuhan seperti ramadhan 2019.  Keriuhan ramadhan 2019 di Mushola VTB telah mengisi ruang rindu. Akan tetapi rindu keberjamahan sekarang, ibarat rindu terlarang. Rindu tiada pertemuan.  Terjejak rasa, aku pun […]

Rindu Terlarang

Sepedaan UI

Kawasan Universitas Indonesia menjadi tema sepedaanku yang ke sembilan sejak tahun lalu. Sabtu, 2 Januari 2020, cukup cuci muka dan membawa bekal susu UHT dari lemari pendingin, tancap pedal ke Pos Security VTB. Telah menanti pak ketua dan sekretaris RT 10 yang telah merencanakan rute sepedaan di hari sebelumnya. 

15, 7 Kilo Meter Pulang Pergi cukup membakar kalori. Terlebih bukan sekedar kedua kaki namun kedua tangan untuk mengangkat sepeda. Ya.. Jalur yang dihalangi portal, terpaksa dilewati dengan mengangkat sepeda.

Pun sesampai di jalan setapak pada Hutan UI. Pohon besar yang tumbang melintangi rute sepedaan dan track joging tidak permanen, memaksa pesepeda melakukan angkat sepeda. Aku bersama pak baderi dan pak eko, menemukan beberapa rombongan pesepeda lainnya. Lega…rasa hati, bukan karena merasa benar mempergunakan jalur atau rute sepedaan Hutan yang sudah ditandai larangan. Lega, karena tidkk merasa sendiri 😅😅😅

Kawasan UI seluas 320 Hektare dengan Luas SITU 17,5 Hektare menjadi cacatan dalam sepedaan kali ini. Kawasan hijau kurang lebih 75 persen dari ulasan kawasan UI tentu menghasilkan oksigen murni yang berguna pada kebugaran tubuh. Berharap memetik manfaat oksigen murni

Pun tatkala berfoto di kampus yang mentereng seantero nusantara. Pose persis di depan tanaman membentuk logo kampus dan tembok bertuliskan Universitas Indonesia itu, membawa kenangan. Karena tak banyak orang yang mampu mendekati karena ketiadaan akses jalan. Yang ada hanya jalan setapak melewati hutan UI.

Pembangunan Mushola VTB 2020

Gudang perabot

Melanjutkan pembangunan Mushola di tahun 2020 antara lain membuat gudang perabot. Kini peralatan mushola dan invetaris RT 10 dapat disimpan di gudang tersebut. Space pada gudang yang sebelumnya dimanfaatkan sebagai area wudlu.

Tempat berwudlu

Menempel pada dinding kamar mandi mushola, menjadi pilihan untuk menempatkan area bersuci. Dibangun di tahun 2020 dalam rangka melaksanakan amanah wakaf Rp. 5 Juta dari almarhum Jayadih.

Selama 10 hari, satu tukang merapikan sela sela atap dak keraton. Bahan yang dipergunakan sebanyak 23 bungkus oker atau semen nat seharga @25.000 rupiah. Direncanakan atap tersebut akan dicat coating.

Lantai pantry

Penambahan lantai pantry mushola dimaksudkan memberikan kenyamanan jamaah di sela magrib ke isya. Empat kardus keramik ukuran 40X40 seharga @80 ribu dikerjakan oleh satu tukang selama 2 hari.

Atap dan talang kamar mandi

Atap kamar mandi semula genting bekas tak mampu menahan air hujan. Wakaf sebesar 5 Juta yang diniatkan kepada suami ibu Diyah ditambah dengan sumbangan pak Eko 1 juta telah melindungi kamar mandi dan pantry mushola dari tetesan air hujan. Sedangkan pengadaan dan pemasangan talang oleh Pak Irwan

Pelataran mushola

Derasnya arus air hujan telah mengikis pelataran mushola. Pengecoran kembali pelataran dikerjakan selama satu setengah hari oleh tukang.

Bukti penggantian beaya dari infaq

Dari kesekian pembangunan, satu penggantian dari bendahara mushola diperuntukkan untuk perapian kabel pada atap Aula mushola. Nilai 487 ribu tersebut dipergunakan hanya untuk pembelian bahan.

Disposisi Elektronik

Maret 2015, seorang arsiparis penyelia harus mewakili pejabat administrator dalam memberikan dukungan manajemen internal pimpinan. Pada rapat inti diperluas yang terselenggara pada lima tahun yang lalu, inisiasi pimpinan tinggi madya dalam menerabas kaifiyah birokrasi. Dari sistem konvensional menuju dengan sistem online.

Kala itu cukup menjadi tantangan tersendiri. Bukan karena teknologi namun pada kebiasaan pengurusan persuratan dinas yang telah terjadi pilihan tahun

Kondisi pun berubah drastis. Saat ini hampir semua instansi telah menerapkan disposisi elektronik. Arahan pekerjaan yang semula harus dituangkan dalam lembaran kertas telah bertransformasi ke Digital.

Disposisi elektronik semakin dapat diterima oleh pimpinan, pejabat administrator sampai staf di instansi pemerintahan. Terlebih dengan munculnya sistem pemerintahan berbasis elektronik di tahun 2018.

Akhirnya, sisi keberkahan masa pembatasan sosial dari ancaman kondisi bencana nasional atau kesehatan masyarakat (bencana non alam).

Importir Produsen (IP) Besi atau Baja

Kegiatan pengeboran Eksplorasi oleh Bentuk Usaha Tetap dan Badan Usaha Hulu Migas mensubmit dokumen antara lain API-P, NPWP, Kontrak PSC, Surat rekomendasi dari Badan Pengatur Migas dan surat pernyataan importasi barang dari pimpinan perusahaan untuk mendapatkan pertimbangan teknis importir Produsen Besi atau Baja. 

Importir Produsen Besi Baja merupakan perusahaan yang telah memiliki izin usaha industri atau izin usaha lainnya yang mengimpor besi atau baja untuk keperluan proses produksinya atau untuk digunakan sendiri sebagai pendukung keperluan kegiatan produksi. 

Jangka waktu berlaku selama (30) tiga puluh tahun. Rekomendasi teknis yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Migas untuk selanjutnya diajukan ke Kementerian Perdagangan Luar Negeri. 

Sejak tahun 2015, berdasarkan ketentuan impor besi baja oleh otoritas perdagangan melalui Peraturan Menteri Perdagangan no.08 tahun 2012 atas perubahan No. 54 tahun 2010 maka untuk mendapatkan pengakuan importir Produsen Besi atau baja, diterbitkan rekomendasi bertanda tangan kepala BKPM atas nama Menteri ESDM. 

Rekomendasi tersebut mendasarkan pada pasal 40 ayat 44, UU No. 22 tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi, pasal 79 ayat 1 dan 2 Peraturan Pemerintah Nomor 35 tahun 2004 tentang kegiatan usaha hulu migas dan pasal 80 PP No. 36/2004 tentang kegiatan usaha hilir migas. 

Dari rekaman kegiatan atau arsip tahun 2007, importasi barang untuk keperluan migas ini mencatatkan bahwa Direktur Jenderal Perdagangan Luar Negeri  menerbitkan angka pengenal importir khusus setelah menerima surat rekomendasi dari Badan Pengatur Hulu Migas. Sebagai lisensi, surat tersebut memiliki jangka waktu selama tiga tahun.