Nurul Muhamad

Surat Kuasa

Surat Kuasa, Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan, dengan rentang kendali baik vertikal maupun horizontal.

Definisi surat bentuk khusus tersebut diatas, dinukil dari Peraturan Menteri ESDM No 02 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Munculnya diskusi terkait bentuk dan jenis naskah dinas, satu diantaranya kebutuhan kepastian dalam penomoran. Misalnya pada hari Senin 7 Desember pada WAG arsiparis KESDM.

“Assalamu’alaikum, Bapak/ibu mau bertanya, Kalau kuasa hukum bisa menggunakan nomor surat keluar kah? Misal DJB memberikan kuasa, lalu kuasa hukum tsb menggunakan nomor DJB” tulis arsiparis pada Direktorat Jenderal Mineral Batubara.

Arsiparis Biro Sumber Daya amanuska KESDM yang memiliki kedekatan urusan kepegawaian menjawab “Wa’alaikum salam warahmatullahi wabarakatuh.. sepengetahuan saya tidak boleh mba, berkaitan dengan kewenangan penandatanganan di Permen 2/2020.”

Pun terkait dengan Hak Subsitusi yang tertulis pada tubuh surat kuasa. Arsiparis pada Direktorat Jenderal EBTKE pun mengiyakan bahwa Hak mengganti pemberi kuasa dalam hal tertentu, contohnya seorang Kuasa Hukum yang diberi kuasa untuk mewakili si pemberi kuasa menguasakan kembali pada stafnya hadir di pengadilan, tak terkait dengan pengadministrasian surat kuasa.

Akhirnya, diskusi surat kuasa memberikan pencerahan terkait penomoran naskah dinas sebagai pelaksanaan urusan yang telah dikuasakan yang seyogyanya dilakukan oleh si penerima kuasa.

Pun terkait hak subsitusi, registrasi/penomoran surat kuasa hanya pada kesempatan pertama oleh pemberi kuasa, selanjutnya dalam hal pelaksanaan urusan yang telah dikuasakan, seluruh naskah dinas diberikan nomor oleh si penerima kuasa.

Kepuasan sosial dan Bhakti Lingkungan

Kenikmatan, kepuasan sosial beriringan rasa pegel pada otot pergelangan tangan, kaki, dan badan. Pada sore lepas ashar, 5 Desember 2020, aku kembali memegang mesin potong rumput. Getaran mesin dan adrenalin merapikan jalan dalam perumahan dari rerumputan liar menyatu hingga otot pun tegang.

Pun minggu pagi, 6 Desember 2020, sedikit goyang kanan dan kiri mengikuti irama mesin potong rumput menjadi senam kesegaran jasmani dan rohani. Mesin potong rumput yang sempat kubeli dua tahun lalu, menjadi sarana ekspresi diri di hari libur sabtu dan minggu.

Bagiku, gerak fisik demi lingkungan sudah akrab dimata tetangga kanan dan kiri. Mereka tidak kaget lagi menyaksikan kebiasaanku “tak diam melihat yang liar dilingkungan sekitar”. Seperti lokasi fasum dan fasos yang dikuasai rerumputan liar.

Akhirnya, tulisan di hari minggu adalah tulisan Bhakti Lingkungan. Ekspresi diri bukan karena rajin, tapi karena berkecenderungan suka sosial dan lingkungan. Aku bilang cenderung, karena aku tidak mau menyebut diri orang sosial, atau dipanggil orang baik. Aku sih gak bakal GR. Bhakti Lingkungan dan mencari kepuasan sosial bisa jadi karena mendapatkan lingkungan dan kesempatan saja.

Memorial, Lembaga Negara

Memori kolektif kelembagaan yang tercipta pasca Peraturan Presiden 82 tanggal 20 Juli 2020. Lembaga non struktural bentukan Peraturan Presiden telah dibubarkan bersamaan dengan munculnya Komite Penanganan COVID 19 dan Pemulihan Ekonomi Nasional.

Urusan pemerintahan yang melekat pada lembaga dikembalikan pada Kementerian sesuai tugas dan fungsinya.

Tim Transparasi Industri Ekstraksi 2010
Badan Koordinasi Nasional Penyuluhan Pertanian, Perikanan dan Kehutanan 2011
Tim Koordinasi Nasional Pengelolaan Ekosistem Mangrove 2012
Badan Peningkatan Penyelenggaraan Penyediaan Air Minum 2016
Tim Koordinasi Pemantauan dan Evaluasi Pemberian Jaminan dan Subsidi Bunga kepada PDAM 2019

Memori Kolektif Kelembagaan Negara

Tidak jadi Amnesia, pengamanan arsip menjadi satu diantara norma peraturan tentang pembubaran 10 Lembaga Non Struktural. Norma tersebut akan memperkaya Etalase memori kolektif kepemerintahan/ kelembagaan negara.

Berbeda dengan pembubaran Badan, Komite, Gugus Tugas, Tim Nasional dan seterusnya di bulan Juli 2020 lalu, Perpres 112/2020, menyebut lembaga kearsipan nasional (ANRI) sebagai koordinator muara arsip statis kelembagaan.

Ditetapkan oleh Presiden RI dan diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM pada 26 November 2020, serta terdaftar pada Lembaran Negara Nomor 265. Peraturan Presiden Nomor 112 tahun 2020 terkait pembubaran 10 Lembaga Non Struktural demi efektivitas dan efisiensi pelaksanaan urusan pemerintahan.

Arsip kelembagaan dalam numenkelatur Badan, Dewan, Komisi Nasional, dan Komite mutlak sebagai memori kolektif pasca dibubarkan. Terlebih penetapan lembaga melalui Peraturan dan atau keputusan pimpinan tertinggi pemerintah (Perpres/Kepres). Arsip tersebut sebagai bakal inventaris arsip nasional dalam melaksanakan pembangunan.

Arsip kelembagaan yang dibentuk melalui Peraturan Presiden adalah khasanah memori skala nasional. Diperlukan koordinasi pihak terkait agar rekaman kelembagaan yang telah dibubarkan tersebut dapat menjadi koleksi Lembaga Kearsipan Nasional. Sehingga dapat mencegah bangsa dari ancaman amnesia.

Selama proses pengalihan lembaga ke kementerian terkait, diperlukan pengamanan terhadap
aset dan arsip lembaga nonstruktural diantaranya ialah

Dewan Riset Nasional dialihkan ke Kementerian Riset dan Teknologi/Badan Riset dan Inovasi Nasional;
Dewan Ketahanan Pangan dialihkan ke Kementerian Pertanian;
Badan Pengembangan Wilayah SurabayaMadura dialihkan ke Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Ralryat dan Kementerian Perhubungan sesuai dengan tugas dan fungsinya masing-masing;
Badan Standardisasi dan Akreditasi Nasional Keolahragaan dialihkan ke Kementerian Pemuda dan Olahraga;
Komisi Pengawas Haji Indonesia dialihkan ke Kementerian Agama;
Komite Ekonomi dan Industri Nasional dialihkan ke Kementerian Koordinator Bidang Perekonomian;
Badan Pertimbangan Telekomunikasi dialihkan ke Kementerian Komunikasi dan Informatika;
Komisi Nasional Lanjut Usia dialihkan ke Kementerian Sosial;
Badan Olahraga Profesional Indonesia dialihkan ke Kementerian Pemuda dan Olahraga; dan
Badan Regulasi Telekomunikasi Indonesia dialihkan ke Kementerian Komunikasi dan Informatika.

Akhirnya, tulisan ini dapat menjadi cacatataku atas kemajuan kearsipan. Pengamanan arsip menjadi norma dalam peraturan pembubaran lembaga. Kita belum lupa bahwa di bulan Juli 2020, belasan lembaga telah dibubarkan melalui Perpres 82 tahun 2020. Namun tak satu kata pun menyebut pengamanan arsip sebagai norma pengaturan.

Semoga kedepan, peran penjagaan amnesia nasional oleh lembaga kearsipan (ANRI) dapat diberikan dukungan pada tiap perubahan bahkan pembubaran organisasi pemerintahan atau organisasi negara. Pun termasuk peleburan unit organisasi dalam Kementerian dan LPNK.

Tiarap di Tarikat Kearsipan

“Untung tak dapat di raup, rugi tak dapat di tolak“, begitu gambaran pekerjaan tanpa pemaknaan sebagai jalan tarikat. Seminggu terakhir, melakukan penelusuran arsip FEED dan DEDC pembangunan infrastruktur gas bumi sementara harus terhenti. Sebanyak 36 arsip perencanaan pembangunan jaringan gas bumi untuk rumah tangga dan pembangunan stasiun pengisian bahan bakar gas untuk transportasi telah kita submit via daring.

Mbak Nia dan Mbak Wiwid, dua staf dari Sub Direktorat Pembangunan Infrastruktur Migas Ditjen Migas, telah menerima layanan kearsipan itu. Atas permintaan auditor eksternal (BPK), auditi pada Direktorat Infrastruktur Migas itu membutuhkan data dukung pengawasan. Pun melalui Bapak Agung Kus yang dua minggu sebelumnya telah menerima layanan penelusuran 48 arsip perjanjian kerja /kontrak pekerjaan tersebut.

“nyaris pak, dua kali Corona telah lewat di depan mata” kata istriku di sore hari setelah satu kabar yang memastikan paparan Covid-19 menimpa seorang petugas arsip. Ingat pesan ibu “maskeran, berjarak, dan cuci tangan”

Kedaruratan kesehatan masyarakat ini menuntut kreativitas agar produktifitas kearsipan terus terjaga. Saatnya kembali menggalakkan bekerja dari rumah meski kearsipan melekat obyek fisik dan ruang perkantoran. Pembagian tugas olah data arsip, input data ke dalam aplikasi atau database kearsipan, dan mengautentikasi arsip pdf menjadi andalan kala WFH.

Kearsipan yang masih berkutat pada fisik kertas sangat tergantung pada kondisi kehadiran pekerja di kantor. Bak petani tradisional yang menyaingi rumput liar demi tumbuh subur tanaman pangan, arsiparis pun menyaingi bahan non arsip demi menangkap rekaman informasi bernilai guna buat organisasi.

Arsip yang ditengarai bernilai guna tinggi, dialihmediakan menjadi format pdf dan disimpan dalam aplikasi arsip digital. Namun itu hanya bisa dilaksanakan di kantor? Apakah petugas arsip harus membawa lembaran kertas itu ke rumah masing masing???

Lepas klaster perkantoran, pekerjaan fisik kearsipan diarahkan untuk menjadi pekerjaan data yang bisa dikendalikan di luar kantor. Curi kesempatan bersua dengan fisik kertas itu, seolah menemukan ancaman kelestarian manusia.

Melewati sembilan bulan masa pandemi, virus itu semakin mendekati jasad. Tarikat kearsipan yang terjebak pada wujud media rekam kertas serasa stag di tengah jalan. Dua orang anggota tim arsip Ditjen Migas telah terpapar positif. Rasa dan logika bercampur aduk, munculah kata “tiarap”

Temuan Kearsipan

Potret pemeriksaan operasional periodik oleh tim auditor di tahun 2020 telah berlalu. Empat hal yang menjadi saran, kami terima sebagai auditi. Sekretaris Direktorat Jenderal memerintahkan Subbagian Tata Usaha pada Sekretariat Direktorat Jenderal selaku Unit Kearsipan II melaksanakan:

penataan kembali arsip inaktif yang mempunyai nilai guna permanen
dilakukan koordinasi dan pemindahan ke tingkat unit kearsipan I,
meningkatkan fasilitas penyimpanan arsip yang memadai ataupun
melakukan alih media kearsipan

Arsiparis yang mewakili sub bagian tata usaha memberikan tanggapan auditi. Yang pertama selaku unit kearsipan 2, Sekretariat Direktorat Jenderal Migas akan melayangkan surat permohonan pemindahan arsip ke Kepala Biro Umum KESDM sebagaimana saran dalam notisi audit poin kedua. Fisik arsip yang akan dipindahkan dari ruang arsip penguasaan Ditjen Migas ke Pusat Arsip Kementerian ESDM dibawah kewenangan Sekretariat Jenderal KESDM.

Sedangkan saran apada nomor tiga akan dilakukan dengan mengusulkan kepada pengelola barang milik negara agar memasukkan kebutuhan roll opeck kedalam Rencana Kebutuhan Barang Milik Negara.

Selanjut, penataan arsip bukan hanya arsip yang bernilai permanen. Penataan arsip menjadi inisiasi dalam perawatan arsip, sedangkan penyelamatan nilai arsip permanen terdapat dalam kerangka penyusutan. Satu diantara kegiatan penyusutan tersebut ialah pemindahan arsip dari unit kearsipan II ke unit kearsipan I.

Terakhir, alihmedia arsip merupakan wujud kecepatan akses dan pemeliharaan fisik arsip agar tidak kebanyakan dipegang oleh tangan manusia. Tatkala media arsip seperti kertas yang rentan kerusakan dapat tergantikan oleh file pdf maka terpelihara lah fisik arsip. Namun yang perlu diperhatikan ialah, hasil alihmedia tidak menggantikan arsip asli. Sebagaimana definisi arsip pada perundangan bahwa media arsip dan isi informasi/rekaman saat tercipta menjadi satu kesatuan yang menjaga otentitas dan kepercayaan arsip.

Arsip tanda tangan basah akan tetap abadi dengan antara tinta dan kertas ya. Pdf bukan pengganti kertas dan tinta sebagai sarana mencipta arsip. Tatkala tanda tangan dalam wujud elektronik, dan tanpa adanya kertas dan tinta maka disitulah terjadi transformasi digital buka alihmedia.

Akhirnya, dari meeting room lantai 8 Hotel Horison, Bekasi, Rabu 2 Desember 2020, untaian kata ini sebagai dokumentasi rapat luar kantor.

PCR Swab Test Gedung Ibnu Sutowo ke 2

Terasa Plong lepas benda itu masuk ke dua lubang hidungku. Petugas harus memastikan sampai sampel lendir bukan pada satu lubang, melainkan dua lobang. “bu, kenapa kok dua lobang, kemaren hanya satu saja?” tanyaku ke petugas itu. Tanpa basa basi, petugas itu pun memintaku bersiap di lubang kedua.

Tren Angka paparan Covid-19 yang menunjukkan kenaikan di Ibukota, ditindaklanjuti dengan arahan pimpinan agar dilaksanakan PCR Swab Test Secara Masal di Gedung Ibnu Sutowo. Direncanakan selama tiga hari sejak hari Senin 1 sampai 3 Desember 2020 untuk seluruh pegawai pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi.

Gelaran PCR Swab Test masal ini adalah kedua kalinya. Secara Masal, Rapid Test pun telah dilakukan dua kali. Bersamaan dengan itu, Satgas COVID 19 dalam hal ini Petugas Klinik Pratama Ditjen Migas pun mengawal Swab Test kepada para pegawai yang terdapat reaktif kala Rapid Test prasarat perjalanan dinas.

Taman Kukusan Beji Depok

Ruang terbuka, layaknya taman ⛲ tentu menyiratkan peradaban kehidupan manusia. Fasilitas sosial yang biasa ada di setiap perumahan menjadi ajang bersosialisasi antar sekaligus sebagai tata ruang daerah pemukiman manusia. Bahkan, gaung taman bungkul yang diinisiasi oleh Walikota Surabaya, Tri Rismaharini telah mencatatkan di kancah nasional sampai internasional.

Pun tak jauh dari Kelurahan Tanah Baru pun sebagai wilayah bermukimku, terdapat Taman Pratama yang selalu ramai sebagai fasilitas bermain anak yang murah meriah. Taman menunjukkan perannya sebagai sarana yang mencirikan peradaban kehidupan manusia sebagai makhluk sosial. Tentu itu sebelum datangnya masa pandemi COVID19.

Tak bedanya dengan Taman Kukusan. Setelah mengantar anaku (Thole) masuk ke ruang kelasnya, laju Scoppy mempertemukanku dengan Taman Kukusan. Taman yang tidak begitu luas namun memikat pandangan. Desain apik dengan jembatan diatas kolam, ayunan dan permainan lain, serta tempat duduk yang masih terkesan baru menghentikanku sejenak.

“asyik nih, ajak Rara yang baru belajar bersosialisasi di taman Kukusan” pikirku sembari mengambil gambar dari gawai. Terlebih terdapat fasilitas cuci tangan dan dua saung sebagai tempat menghindari kepanasan. Di atas tanah yang terpasang PLAKAT bertuliskan Tanah Dikuasai Pemerintah Kota Depok itu, tersedia taman ruang terbuka sejak tahun 2019.

Akhirnya, penyusuran gang yang menghubungkan rumah kost atawa wisma mahasiswa sewaan di kelurahan Kukusan Beji Depok Jawa Barat pada senin, 30 November 2020, kutemukan Taman Kukusan. “mungkin taman ini sebagai cara mewujudkan manfaat pajak rumah kost yang telah menjadi sumber pendapatan kota Depok” pikirku.

Sepedaan Hutan Cagar Alam Pancoran

Tata air dan produsen udara murni, menjadi tema sepedaanku di Minggu terakhir bulan November 2020. Ya… Sepedaan Hutan Cagar Alam Pancoran Mas. Seperti minggu lalu, sepedaan bersama tetangga Villa Tanah Baru Beji Depok, mengusung tema lingkungan. Tentu menjadi penting untuk membangun rasa kewaspadaan serta kecintaan lingkungan.

Kepadatan pemukiman Kota Depok sebagai penyangga Ibukota dan konsep kota Megapolitan Indonesia, tentu terkait antara tata ruang, ancaman bencana banjir, serta penjagaan warisan dunia seperti Setu dan Hutan Cagar alam.

Pengaturan tata air yang tak kasat mata oleh Cagar Alam. Pun oleh Hutan Jagar Alam Pancoran, meski hanya delapan belas jenis flora. Asam Jawa, Aren, Benda, Bambu, Cemara, Juwet, Jengkol, Kecapi, Ki Koneng, Laban, Mahoni, matoa, Pulau, Rasamala, Rambutan, Sengon, saga Pohpon, Walisongo.

Bukan hanya tata air, produksi udara murni berkualitas tinggi berasa sejuk tatkala menembus lubang hidung yang tertutup masker. Melintasi tanah partikelir milik peranakan Belanda-Perancis di abad ke 17 yang kini telah dikuasai pemerintah Daerah Depok Jawa Barat, serasa dipuncak gunung.

18 Kilometer, nyaris 2 jam bersama kayuhan pedal sepeda, tentu menambah kebugaran badan dan kekompakkan antar warga VTB. Sepedaan dengan jalur yang melintasi Tiga kecamatan di Depok yakni, Beji, Pancoran Mas, dan Cipayung, terselip rasa memiliki kota Depok. Kota yang pada tiga abad lalu telah menjadi tempat para pekerja Tuan Peranakan Belanda – Perancis.

Project Sosial “Ngompos”

Menjadi tantangan selanjutnya adalah pengumpulan dedaunan. Selain mesin pencacah yang harganya 2,6 juta, terdapat tantangan untuk bisa konsisten menjalankan project sosial ini. Lima unit composterbag yang telah terisi, perlu ditambahkan cacahan daun kering.

Menapaki minggu keempat dalam Project pembuatan kompos, terfikirkan strategi dalam pengumpulan daun kering. Sabtu, 28 November 2020, lepas jamaah sholat subuh aku bersama haji Syamsudin berhasil nekat mengambil daun di bundaran. Dibawah pohon karet kebo yang akan ditebang pada hari ini, dua karung daun kering cukup untuk dicacah. Hasil cacahan, cukup membuat Bag composter kembali padat.

Akhirnya, aku pun perlu meneguhkan diri sebagai seorang yang peduli lingkungan. Bukan hanya karena kebiasaan potong rumput dan memanjat pohon, juga bukan Trade mark “hobi kerja Bhakti”, sampai tak terhitung hari libur untuk merawat fasos/fasum perumahan, atau yang terbaru menghijaukan kembali taman setelah pembangunan mushola, dan kini project kompos. Semoga tetap konsisten