Arsip Pengadaan Barang dan Jasa

Konon nilai yang tidak terbatas Retensi Arsip. Implementasi Prinsipal of Provenance pada pengarsipan pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan dapat dengan mengembalikan pada fungsi jabatan pengelola anggaran.

Puluhan paket pekerjaan akan diampu oleh PPK, menjadi jejak yang dapat membantu dalam penelusuran arsip inaktif. Terlebih ada nilai yang menyatu antara tanggungjawab jabatan dengan orang berperan/menjabat. Konon nilai yang terus melekat bersamaan nama yang tertulis pada jabatannya.

Jumat 20 November 2020, adrenalin pun kembali naik kala ratusan map yang kuberikan inisial ULP belum terdeskrepsi. Tak terasa lima jam tenggelam di proses pemilahan tahap kedua.

Meski di masa pembatasan sosial dampak Pandemi COVID 19, tuntutan obyek pekerjaan yang bersifat material kertas menuntutku selaku arsiparis untuk tetap mendatangi kantor. Tak terlalu parno sih, meski satu orang rekan kerja serangan telah terpapar positif kasus Corona itu.  

Selain isu nasional perpindahan Ibukota pada 2024 dan dikaitkan keberadaan fisik arsip kertas yang tak sebanding dengan luasan ruang penyimpanan, terdesak pentingnya arsip sejbagai bahan audit internal dan eksternal sampai dengan pembuktian kasus hukum baik perdata maupun pidana. 

Perkembangan kegiatan pengadaan barang dan jasa di instansi pemerintahan, terekam pada seri arsip ini. Pada tahun 2005, mulai muncul peran yang disebut dengan Pejabat Pembuat Komitmen atawa disingkat PPK. Sebelumnya lebih terkenal dengan sebutan Pimpinan Proyek atau Pimpro. 

Pengelompokkan jenis barang dan jasa yang dibutuhkan oleh instansi diwujudkan pada kata “fisik” , “non fisik” dan “penunjang”. Bagi petugas kearsipan yang belum mendalami, tulisan ini dapat menjadi sumber bacaan ya…. 

Selain jenis barang dan jasa, terdapat kriteria nilai atau harga barang dan jasa yang dipaketkan saat proses pengadaan. Nilai atau harga tersebut akan memengaruhi jenis proses pengadaan yakni penunjukan langsung atau pelelangan Umum. 

Dari jenis dan harga barang/Jasa, kita dapat melihat aktor salah satunya PPK Non Fisik untuk jenis jasa konsultan dengan nilai diatas 50 juta, kemudian naik menjadi di atas 100 juta. 

Tercatat beberapa PNS yang menjabat sebagai PPK Non Fisik sejak tahun 2007 yakni pak Hidayat dimana tahun sebelumnya terekam pula nama pak Wayan. Secara berurutan sejak tahun 2008 sampai 2013 tercatat PNS yang menjabat sebagai PPK Non Fisik Ditjen Migas yaitu pak Wisnu, pak Margiyanto, pak Sekaryawan, Pak Beni, pak Poltak, dan pak Saleh

Sesuai dengan pola organisasi pengelola anggaran,  seluruh paket pekerjaan pada Ditjen Migas yang bersifat konsultansi atawa identik dengan kepakaran seorang ahli pada bidangnya menjadi beban pekerjaan sekaligus tanggung jawab jabatan seorang Pejabat Pembuat Komitmen Non Fisik. 

Bersamaan dengan kemunculan LPSE atau Layanan Pengadaan Secara Elektronik, numenkelatur PPK pun mengalami perubahan. Paket pekerjaan pada tiap unit eselon 2 dibebankan pada satu orang PPK. Sehingga sejak tahun 2014 terekam lima orang PNS sebagai PPK dalam satu tahun anggaran.

Numenkelatur PPK beralih dari “non fisik” ke PPK sesuai unit kerja Level unit eselon dua di Lingkungan Ditjen Migas. Terekam nama Pak Ismu (Direktorat Pembinaan Program), Pak Adi (Direktorat Pembinaan Usaha Hulu), Pak Suryono (Direktorat pembinaan usaha hilir) yakni pak Nursito (Direktorat Teknik dan Lingkungan) .

Sampai disini dua poin dari hal hal tersebut diatas, yang pertama ialah nilai administrasi dan keuangan yang melekat pada arsip pengadaan barang dan jasa non fisik ialah kategori jenis dan harga. Yang kedua adalah nama PNS yang akan terus disebut tatkala mencuat  terkait pembuktian hukum. 

Akhirnya, sebagai sumber bacaan buat petugas kearsipan, pengelompokkan berkas sesuai dengan numenkelatur PPK akan menyederhanakan pendataan (deskrepsi arsip). Asumsinya, proses deskrepsi arsip inaktif bukan per berkas paket pengadaan, namun dengan mengembalikan pada mekanisme organisasi pengelolaan anggaran dan proses bisnis pengadaan barang dan jasa pada instansi pemerintahan. 

Proses yang sesuai dengan prinsipal of provenance akan memudahkan saat pengisian klasifikasi arsip sebagai bagian proses penataan arsip inaktif. Semoga berkenan

Kota Depok

Lokasi Kelurahan Kukusan, Kecamatan Beji, Kota Depok yang nempel di Kampus UI, menjadikan rumah rumah disulap menjadi tempat usaha kost. Sebagai usaha sampingan, tentu menjadi pundi pundi penghasilan. 

Sebelas kecamatan yang berada di kota Depok, tentu erat dengan penyediaan tempat tinggal. Selain Depok sebagai penyangga Ibukota, keberadaan kampus atawa universitas mengeliatkan bisnis properti baik jual beli dan sewa.

Sebut saja, aku yang harus menjalani hari hari sebagai PNS di Jakarta Selatan, menjadi satu dari ribuan konsumen perumahan. Sejak 2014, pertumbuhan perumahan pun semakin bertambah banyak. Terlebih dengan dibukanya akses tol yang terhubung ke lingkar luar dan tol Jorr menuju Bandara Soekarno Hatta. 

Aku yang menetap di Kota Depok Jawa Barat yang hanya sekitar 200 Kilo meter persegi, bisa jadi aku kurang mengenal kota ini. Tentu yang paling mudah diingat adalah Walikota sebagai pemimpin daerah. Menjelang musim Pilkada Serentak yang akan digelar pada 9 Desember 2020, berjajar spanduk dan baliho para pasangan calon di pinggir jalan. 

Kota Depok terdiri dari sebelas kecamatan. Yang terluas adalah kecamatan Tapos, 33,26 KM persegi. Kedua kecamatan Sawangan dengan 26,19 KM persegi. Peringkat terluas ketiga yaitu kecamatan Bojongsari dengan luas wilayah 19,30 KM persegi. Sumber bacaan https://depokkota.bps.go.id/statictable/2020/02/13/58/luas-wilayah-kota-depok-menurut-kecamatan-tahun-2018.html

Berikutnya terdapat kecamatan Pancoran Mas, Cipayung, Sukmajaya, Cilodong, Cimanggis, Beji, Limo dan Cinere. Aku tercatat dengan KTP sebagai warga pada kelurahan Tanah Baru. Satu diantara kelurahan lainnya di Kecamatan Beji. Kelurahan tersebut ialah Beji, Beji Timur, Kemiri Muka, Pondok Cina, Kukusan, 

Akhirnya, tulisan ini sebagai pengenalan Kota kedua setelah Sleman Yogyakarta. Kota persinggahan tetap menunggu masa pensiun. Tulisan ini aku tulis Tepat di depan gedung kelurahan Kukusan Beji. Tulisan sembari aku mengisi satu jam demi menunggu Thole (anaku) kelar jam sekolah. 

Pengangkatan Arsiparis

Uji kompetensi bukan persyaratan untuk pengangkatan pertama kedalam jabatan arsiparis. Baik itu jenjang pertama kategori keahlian maupun jenjang pelaksana pada kategori Keterampilan. Hal tersebut sebagaimana masal 75 ayat (1) huruf e dan Pasal 78 ayat (1) huruf e Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 tentang Manajemen Pegawai Negeri Sipil. 

Mungkin banyaknya yang bertanya tanya, terkait dengan pengangkatan pertama ke dalam Jabatan Fungsional Arsiparis. Terlebih pada bulan November 2020 telah beredar pengumuman kelulusan CPNS. Calon arsiparis yang berasal dari pelamar umum akan diangkat paling lama satu tahun setelah menjadi PNS. Artinya, dua tahun terhitung penetapan SK pengangkatan CPNS, akan terbit SK Pengangkatan Arsiparis. 

Sebagaimana Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 13 Tahun 2019 tentang Pengusulan, Penetapan, dan Pembinaan Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil, dinyatakan pada Pasal 21 ayat (1). 

Kemudian setelah menduduki jabatan arsiparis, barulah PNS tersebut berkewajiban lulus pendidikan dan pelatihan arsiparis, bagi yang belum memiliki kesesuaian ijazah kearsipan. Ini berbeda di masa masa sebelumnya. Dulu, PNS yang akan diangkat, terlebih dahulu harus mengantongi sertifikat lulus diklat penciptaan arsiparis, khususnya PNS berijazah non kearsipan. 

Ketersediaan kursi diklat penciptaan arsiparis menjadi pemandangan yang langka, kala itu. Bahkan tak jarang, nomor antrian yang panjang menjadikan ketertundaan pengangkatan arsiparis. Dampaknya, keterlambatan dalam mendapatkan kenaikan golongan ruang.

Kini peristilahan “sebelum duduk kudu didik(dikduk)” sudah tidak berlaku. Yang kemudian bakal terjadi adalah peristilahan “duduk mewajibkan didik (dukdik)”. Sampai disini, nalarku mulai mengerti bahwa kerugian telatnya naik golongan ruang diakibatkan oleh formasi arsiparis yang tercatat SK Pengangkatan PNS. Aku pun bisa menerima atas perubahan kebijakan pengangkatan arsiparis.

Namun disisi lain, otaku pun mulai menggerayangi, sejauh manakah tingkat kualitas arsiparis sebagai tenaga profesional??? Khususnya seorang arsiparis yang memiliki pendidikan non kearsipan? 

Terlebih sistem angka kredit sebagai pengukur kegiatan kearsipan dihitung sejak dinilai dan ditetapkan pada saat mulai melaksanakan tugas sebagai Pejabat Fungsional Arsiparis. Jika saya tidak salah tafsir, selama satu tahun sebagai CPNS tidak menuntut seseorang melakukan pekerjaan kearsipan. Kemudian satu tahun berikutnya, yakni tahun pertama masa PNS pun tidak ada pengkondisian untuk melakukan pekerjaan kearsipan. 

Lain halnya, sistem pengangkatan arsiparis yang terdahulu, bahwa angka kredit yang dihasilkan dari pelaksanaan pekerjaan kearsipan menjadi persyaratan dalam pengangkatan arsiparis. 

Tersebut pada pasal 21 ayat (5) dinyatakan bahwa Angka Kredit untuk pengangkatan pertama dalam JF dinilai dan ditetapkan pada saat mulai melaksanakan tugas jabatan fungsional.

Akhirnya, sudut pandang dalam membunyikan peraturan pemerintah dan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi dituntut untuk lebih tepat. Terdapat dua sisi mata uang yang saling berhimpitan yakni sisi penjagaan kerugian telat ya naik golongan ruang dengan sisi penjagaan kualitas arsiparis sebagai tenaga profesional.

Paling akhir, apakah syarat minimal angka kredit yang perlu dipenuhi oleh PNS sebelum diangkat pertama ke jabatan arsiparis, harus Null atau nol atau kosong???. Bukankah kredit poin akan menggambarkan proses PNS dalam menunjukkan kompetensi arsiparis??? Jika demikian, bagaimana mengukur kinerja tugas jabatan seorang calon PNS pada formasi calon arsiparis, tugas jabatan PNS pada formasi calon arsiparis???

Bukan kah perlu mekanisme kredit poin, meski penilaian dan penetapan angka kredit diberikan tengat waktu selama dua tahun saja. Semoga berkenan. 

Imunisasi DT (Imunisasi Campak) 

“tunggu di sini y kak, bapak antar Thole dulu, nanti bapak jemput lagi” pesanku setelah menyerahkan form kepada petugas jaga pendaftaran. Nasywa pun duduk di bangku yang berjajar di depan kelas. Keriuhan Selasa Pagi, 17 November 2020 di SDN Tanah Baru I karena giliran Bulan Imunisasi Anak Sekolah (BIAS). 

Imunisasi apakah yang diberikan melalui sekolah kepada Nasywa? Kenapa hampir seluruh siswa sekolah dasar di Indonesia terutama yang sekolah negeri menerima imunisasi gratis tersebut? Wajah kak Nasywa yang terekam dalam memoriku tatkala menahan sakit pasca kedua tangan menerima jarum suntik, mendesakku mencari tahu tentang BIAS itu. 

Aku menemukan buletin jendela data dan informasi vol 1 2012  pada laman http://www.kemkes.go.id › downloadPDF
download file – Kementerian Kesehatan, https://www.google.com/url?sa=t&source=web&rct=j&url=https://www.kemkes.go.id/download.php%3Ffile%3Ddownload/pusdatin/buletin/buletin-mnte.pdf&ved=2ahUKEwjy8tqj9IntAhVB6XMBHaw7Bp4QFjADegQICxAK&usg=AOvVaw0D4OxJPAzU5WRKn1ZaAiLD

Ternyata, sejak 14 November 1997 secara bersama Menkes, Mendikbud, Menag dan Mendageri telah mencanangkan bulan November sebagai Bulan Imunisasi Anak Sekolah (BIAS). Seluruh kegiatan Imunisasi dilaksanakan di seluruh sekolah. Pemberian imunisasi DT ke anak kelas 1 SD/MI, sedangkan Imunisasi TT ke anak kelas 2 s/d 6 SD/MI. 

Imunisasi DT diberikan sebanyak 2 kali. Kenapa? karena dianggap anak masuk sekolah pada waktu, belum terjangkau imunisasi DPT sewaktu bayi, sehingga dianggap masih perlu mengantisipasi pembentukan kekebalan dasar. 

Kekebalan terhadap campak melalui pemberian imunisasi campak (DT). Penularan penyakit campak sangat potensial terjadi di lingkungan sekolah. Selain pembentukan kekebalan terhadap anak, Imunisasi tersebut sebagai usaha untuk memutuskan mata rantai penularan. 

Akhirnya, hari Selasa 17 November 2020 menjadi kali pertama cerita Nasywa berada di sekolah. Bukan untuk belajar, namun dalam program BIAS. Keharuanku pun tercuat saat kak Nasywa berani menghadapi petugas Imunisasi. 

Dirjen Migas, melayani dan mengarahkan

“Saya memposisikan diri sebagai Civil servant” tutur Prof. Ir. Tutuka Ariadji, M.Sc., Ph.D., IPU pada acara  Silahturahmi bersama Direktur Jenderal Migas. Setelah ditetapkan di 6 November 2020, hari ini menjadi kali pertama aku mendengar pidato beliau. Sebagai pimpinan tinggi Madya di Direktorat Jenderal Migas, tempat dimana keseharianku beraktivitas, akademisi ITB tersebut sempat menyinggung sedikit tentang nilai  yang diemban selama berkiprah sebagai PNS. 

Hari​ Selasa, 17 November 2020 melalui Zoom Cloud Meeting terlaksana Silahturahmi bersama Direktur Jenderal Migas. 

Ternyata terdapat pemaknaan menarik dari konsep “civil servant” yang beliau anut. Selain melayani masyarakat, ternyata ada nilai yang belum aku tahu. Apa itu? Yakni mengarahkan masyarakat. Tentu pemaknaan tersebut berlandaskan filosofi kehidupan atau kearifan lokal bangsa besar seperti Indonesia. 

Menurutku, kata melayani tentu terkait dari seorang pelayan. Sedangkan kata mengarahkan akan menuntut peran sebagai pengarah. Pelayan VS Pengarah menjadi dua peran yang terasa absurd di otaku. Meski otaku belum mengerti, namun nalarku mulai menangkap sisi kebenarannya.

Sampai disini, mencuat satu pertanyaanku. Apakah kedudukan  Ditjen Migas dimana terdapat SKK Migas dan BPH Migas menjadi presisi dari peran pengarah itu?? Atau kemudian, sektor migas yang bernuansakan industri 🏭 dan bisnis yang dilaksanakan oleh BUMN Migas dan para pelaku usaha Migas memicu inisiasi peran pengarah itu?? 

Hal itu menjadi menarik, dan bernilai sendiri selain soliditas dan terjaganya tali silaturahmi antara Pimpinan dan pegawai di lingkungan Direktorat Jenderal Migas. Kehadiran Dirjen Migas yang baru, seolah terbuka pintu beribu harapan dari ratusan pegawai. Pantas kiranya, lebih dari setahun, posisi Dirjen Migas di Plt kan oleh Menteri ESDM.

Arsip, memasyarakat??

“Pak, gemana sih cara meringkas arsip” tanya tetangga di sela waktu menunggu kumandang ya sholat isya. Obrolan kopi lepas jamaah sholat magrib menjadi kebiasaanku untuk meramaikan Mushola Al Ukhuwah VTB. Dengan selorohnya dirangkai dengan nada bercanda menjawab  “ikat timbang dan jual“. 

Sembari menikmati sruputan kopi buatan Haji Syamsudin, aku pun menyebut bahwa kearsipan dituntut sesuai dengan kebijakan konsensus nasional yakni UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Selain itu harus pula memperhatikan Norma Standar Ketentuan dan Prosedur (NSPK) dalam Peraturan Pemerintah No. 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43/2009 tentang Kearsipan. Kebetulan tetanggaku itu seorang pejabat administrator di satu lembaga non Kementerian pada urusan persandian. 

Beliau sempat mengapresiasi bahwa kearsipan boleh dibilang beruntung atau lebih maju. Kenapa? Katanya, karena memiliki landasan hukum atawa Undang Undang yang khusus mengatur kearsipan. Berbeda pada lembaga persandian, inisiasi penyusun Undang Undang masih bertahan gantung. 

Kemudian tetangga yang lain nimbrung dalam percakapan, bahwa di kantor nya telah memusnahkan arsip dengan mempergunakan jasa pemusnahan arsip. INDO ARSIP yang memiliki gudang di Bekasi mengambil arsip yang akan dimusnahkan secara gratis, tambah tetanggaku yang bekerja di perusahaan pajak swasta. 

Obrolan ringan itu bukan sosialisasi Kearsipan, namun hanya sekedar ajang bersosialisasi diri yang kebetulan betada di pantry mushola. Dari obrolan tersebut, dapat dimaknai bahwa jabatan arsiparis yang berada di perkantoran pun dapat terbawa sampai dengan lingkup kehidupan sosial keseharian. 

Tetanggaku mengira bahwa jabatan arsiparis yang aku perankan selama ini telah memprofil diri. Aku pun harus menerima itu. Dari mana mereka tahu? Bisa jadi dari ratusan tulisan yang aku unggah di WordPress. Tulisan ringan terkait apa yang aku alami keseharian, telah berhasil memprofil diri sebagai pengelola arsip negara. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi apresiasiku kepada tetanggaku. Sudut pandang terkait ekosistem keamanan informasi atawa persandian menambah wawasanku. Pun karena kearsipan menjadi satu diantara rumpun pengelola informasi negara, bangsa, dan masyarakat. Sejak dibilang kearsipan lebih kedepan karena telah memiliki Undang Undang khusus, maka sudah sepantasnya arsiparis bisa lebih percaya diri. Semoga berkenan. 

Arsip siap Saji

Database arsip yang telah berhasil aku inisiasi sejak 2013 masih belum bisa online. Berada di ruang server gedung perkantoran, media simpan hasil alihmedia berupa server, aku posisikan sebagai pengungkit kecepatan akses atawa temu balik. Bisa jadi puluhan ribu file pdf hasil pemindaian, telah membantu kebutuhan penelusuran. 

Selama ini, database arsip menempati IP local yang diberikan oleh pengelola jaringan kantor. Sebelum datangnya masa pembatasan sosial seperti sekarang, meski bersifat intranet, namun cukup membantu pekerjaan kearsipan. Setidaknya mengkonfirmasi keberadaan arsip sebagai referensi, saat datangnya kebutuhan penelusuran 

Sampai disini nalarku menjadi teringat saat kekhawatiran dari pihak pengelola jaringan kantor yang lebih merekomendasikan IP local ketimbang IP publik sebagai alamat database arsip. Kala itu, dengan asumsi otoritas pengelola jaringan internet di kantor, aku pun menerima pertimbangan keamanan data arsip.

Potensi peretas dalam mengakses data arsip tatkala berada pada IP publik menjadi penerimaanku. Terlebih, aku harus berterima kasih atas diberikan IP sebagai satu dari sarana penting dalam akselerasi capaian layanan perkantoran dengan kegiatan kearsipan. Aku berpikir bahwa mendapatkan slot IP meski hanya local dan server berkapasitas memori bagus, sudah menjadi kemajuan urusan kearsipan Ditjen Migas. 

Namun demikian, keberadaan IP non publik,  mbutuhkan pendekatan kerja secara fisik. Secara fisik, petugas arsip harus mendatangi ke gedung kantor. Demi eksistensi kearsipan dalam memberikan dukungan manajemen internal, kebutuhan arsip yang datang dihari libur,  memaksaku untuk mendatangi gedung kantor yang berjarak lebih dari 20 KM. 

Telepon dari pak Agung Kus selaku Pejabat pengawas pembangunan infrastruktur di sabtu siang, menyulut semangat mendatangi ruang arsip di minggu, 15 november 2020 ini.

Sejak jam delapan pagi, aku sudah bersiap menuju ke Gedung Ibnu Sutowo di Jalan HR Rasuna Said Jakarta Selatan. Demi menyiapkan permintaan data dukung obyek audit dari BPK, sekitar lima jam aku pun tenggelam di ruang arsip.

Sekitar 74 item rekaman kegiatan FEED dan DEDC pembangunan Jaringan Gas Bumi untuk rumah tangga sejak 2009 sampai 2019 perlu dokumentasi nomor dan tanggal perjanjian kerja. Lebih dari sepuluh tahun lalu kantor ku mendapatkan penugasan dalam menghadirkan negara untuk rakyatnya. Menciptakan energi bersih untuk rumah tangga menjadi bagian dari rekaman infrastruktur migas. 

Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi jejak jejak kiprah seorang arsiparis dalam kedudukan sebagai pelaksana pendukung pencapaian kinerja organisasi. Bahkan peran arsiparis yang harus dilakukan di hari libur, dipicu pemahaman kedudukan arsip sebagai data dukung akuntabilitas kepemerintahan. Hari senin telah dinantikan oleh auditor eksternal. 

Meski hanya 15 item dari 74 item yang berhasil aku kirim ke pemohon layanan arsip, tersimpan rasa kepuasan diri tatkala layanan si fungsional arsiparis dapat dimanfaatkan pejabat administrator. “aku telah membunyikan arti arsip sebagai pendukung akuntabilitas kinerja organisasi” pikirku

Selain sebagai jejak pelaksanaan pekerjaan kearsipan,terbersit suatu pemikiran bahwa suatu saat ” kearsipan harus mampu menembus batas jarak dan gedung perkantoran”. Kearsipan harus mengimbangi tuntutan transformasi digital. Kearsipan perlu IP Publik. 

Paling terakhir, boleh jika disebut dengan curhat, yakni arsiparis perlu keteguhan dalam peran penjaga rekaman kegiatan untuk menuju kearsipan online. Tantangannya merubah kearsipan yang kental dengan nuansa konvensional menuju digital.

Untuk itu memerlukan strategi yang bukan hanya menangkap arsip secara elektronik (dihasilkan, didistribusikan secara teknologi informasi dan komunikasi (TIK).

Nyatanya, setelah arsip berupa media digital, sangat memerlukan strategi pengolahan arsip. Suatu cara yang bukan hanya mengilhami dosir, rubrik dan seri sebagai dasar pengarsipan. Atau bukan hanya mempertahankan keautentikan yang tersandera pada media rekam. Apa dan bagaimana pengolahan arsip itu? Ialah yang siap sedia diberikan kepada pengguna (ibarat makanan, arsip perlu siap saji dan arsip perlu siap santap) 

Fungsional ARSIPARIS

Transformasi menjadi kata baru dimana sebelumnya hanya demosi dan promosi jabatan. Terlalu jarang kupingku mendengar kejadian turun jabatan (demosi) dibanding dengan kenaikan jabatan (promosi). Namun kini, transformasi jabatan lebih menggelegar terdengar mengiringi titik balik motivasi PNS.

Semoga tidak terdampar pada demotivasi, pasalnya transformasi ini akan memaksa jabatan struktural beralih ke jalur fungsional. Tentu ini menjadi keadaan sangat menarik dimana belum lama prasangkaku tersangkut pada perseteruan antara struktural dan fungsional.

Keseruan perseteruan antara struktural dan fungsional berujung pada berubahnya sistem angka kredit ke dalam sistem SKP dalam mekanisme prasyarat kenaikan pangkat dan golongan.  Si pejabat struktural tak merasa nyaman saat si fungsional terlalu cepat bahkan tidak harus empat tahun untuk ganjaran kenaikan pangkat dan golongan.

Tentu pemangkasan waktu tempuh tersebut mencipta persaingan dalam arena kompetisi promosi jabatan. Terlebih saat promosi menerapkan mekanisme lelang jabatan yang dipahami sebagai cara menaikkan citra didepan khayalak publik. Promosi bukan saja ketergantungan pada sang promotor belaka. 

Kini saat transformasi telah menjadi headline  sang kepala pemerintahan, terdengar cerita kembalinya mekanisme angka kredit dari yang sebelumnya menerapkan sistem SKP. Akanlah dalih protes para fungsional akan menjadi topik utama atas kembalinya mekanisme penilaian angka kredit???? 

Gambaran diatas mengantarkanku pada pertanyaan, “Tepatkah, pilihan karir fungsional ARSIPARIS?” Munculkah keraguan atas peran di kantor yang ansih pada tugas pekerjaan kearsipan? Sehingga keraguan itu menggelincirkan keseharian waktu kerja pada aktivitas non kearsipan?

Mungkinkah terselip pemikiran bahwa kondisi di unit kerjanya tidak sesuai dengan harapan sebelum memasuki fungsional arsiparis???,  Misalnya tergambar pada pena arsiparis muda ke gawaiku pada 7/11 18.00 WIB:” Kerjaan aku ini…ngga’ sesuai dengan yang seharusnya (Perka Anri 23/2017)….masih…jauh panggang dari api”.

Terang, aku harus menaruh hormat dan berkata salut kepada beliau. Belasan tahun pada jabatan pengawas (eselon 4), secara sadar ia tinggalkan demi memasuki keterpanggilannya pada kearsipan. Wow, terpanggil di ekosistem yang kental perseteruan struktural dan fungsional. Beliau mengambil jalan Inpassing, bahkan jauh sebelum musim transformasi Jabatan. 

Perpindahan jalur karir yang beliau jalani, membuatku turut termenung kembali perseteruan antara struktural dan fungsional sebagaimana tergambar di awal tulisan. Bahkan saat kudengar, beliau harus mengikuti dalih kebutuhan organisasi dengan status “diperbantukan” antar Unit Organisasi dalam satu Kementerian.

Lagi lagi, nalarku pun suudzon “struktur dan fungsional tak mungkin berdamai?? ” Bahkan menurutku, penetapan standar kualitas hasil pekerjaan (SKHK) pun terselubung perseteruan antara fungsional dan struktur yang belum selesai. Belum lagi balutan pembinaan profesionalitas fungsional demi penjagaan kualitas kompetensi (prasyarat kenaikan jabatan dengan uji kompetensi)

Akhirnya, titik balik perseteruan fungsional dan struktural terjadi di masa transformasi jabatan. Berharap terjadi konsolidasi antara fungsional dan struktural. Fungsional tetap menjadi unsur pendukung struktural. Namun fungsional bukan dianggap sebagai pengancam ganjaran promosi si struktural.

Saat berkedudukan unsur pendukung, di fungsional mau tak mau harus mendukung si struktural sebagai manifestasi pimpinan instansi. Bersatu padu demi instansi tentu terpendam kesamaan hak dan kedudukan dalam meraih promosi jabatan. Semoga berkenan

OK banget, pelayanan arsip

“pelayanan sudah OK banget” kata Azis, Pengelola BMN pada Ditjen Migas. Testimoni dalam video singkat, Gondo selaku petugas Arsip Ditjen Migas telah memberikan layanan kearsipan. Langkah layanan sejak pengecekan pada daftar arsip, mengambil arsip dari ruang simpan offstorage (terpisah dari gedung kantor) dan diakhiri dengan mengantar ke ruang kerja si pengguna.

Meski OK, layanan yang bersifat konvensional tersebut masih perlu perbaikan. Sesuai dengan saran dari Azis, staf PNS Sub Bagian Barang Milik Negara pada Sekretariat Ditjen Migas tersebut, arsip perlu di scan atau alihmedia ke dalam format Pdf.

Dia pun menambahkan, arsip yang berjudul Kajian FSO Ardjuna Sakti yang telah berumur 10 tahun itu akan dipergunakan sebagai referensi dalam mempersiapkan data kepada manajemen/pimpinan terkait salah satu BMN Floating Storage Offloading  (FSO) https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/05/ardjuna-sakti/