Klasifikasi Arsip ESDM

Klasifikasi Arsip Energi dan Sumber Daya Mineral telah ditetapkan oleh Bapak Arifin Tasrif, Menteri ESDM pada tanggal 8 September 2020 nomor 167.K, sebagai acuan dalam penomoran, penggunaan, pemberkasan, penataan dan penyimpanan arsip. 

Penetapan tersebut mempertimbangkan pasal 10 Peraturan Menteri ESDM No 02/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Sebagai acuan dalam kegiatan Penataan dan penyimpanan arsip, Klasifikasi arsip ESDM menjadi penting untuk memandu para pelaksana teknis kearsipan. 

Sebagaimana konsensus kearsipan nasional sejak diluncurkan Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, telah ditetapkan metode pengarsipan yang integratif dimana klasifikasi arsip bukan saja sebagai acuan penomoran surat, namun didudukkan sebagai dasar pemberkasan, penataan, dan penyimpanan arsip.

Tentu ini menjadi kesepakatan bersama yang melebur satuan berkas seperti dosir, seri, dan rubrik. Di tataran diskusi kearsipan, penyatuan item atau file ke dalam berkas, dapat mendasarkan bentuk naskah, jenis arsip, dan transaksi kegiatan. 

Setelah ditetapkan pola klasifikasi ESDM sebagaimana salinan sesuai dengan aslinya, yang ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, M. IDRIS F. SIHITE maka perlu penyesuaian penataan dan penyimpanan arsip. 

Setidaknya pada ruang penyimpanan arsip, susunan almari, boks dan folder sebagai media simpan perlu mendapat perlakuan yang serupa sesuai pola klasifikasi arsip. Bisa jadi tidak mudah untuk dilakukan atas koleksi arsip yang telah tertata.

Untuk itu perlu koordinasi dan pembahasan untuk mencari bentuk kesepakatan terhadap implementasi atas rilisnya klasifikasi arsip versi 2020 di lingkungan KESDM. Satu diantaranya pilihan prioritas adalah implementasi untuk arsip dalam proses atau direncanakan tahapan pengolahan. Untuk arsip dalam proses pengolahan, manuver data dan manuver fisik dapat mendasarkan pada klasifikasi arsip versi 2020.

Namun demikian, menjadi permasalahan baru tatkala tidak adanya rencana penataan dan penyimpanan atau keterbatasan ruang penyimpanan arsip. Tentu Susunan penataan dan penyimpanan arsip pada ruang penyimpanan arsip eksisting telah mendasarkan pada klasifikasi arsip ESDM versi sebelumnya.

Akhirnya, Klasifikasi arsip sebagai acuan pemberkasan, penataan, dan penyimpanan arsip perlu diimplementasikan pada ruang, lemari, boks, dan folder/map sebagai media simpan. Pola klasifikasi yang telah disepakati menjadi dasar manuver data, manuver fisik sehingga mendapatkan kelompok file dan berkas yang telah disepakati. 

Integrasi sistem penataan melalui klasifikasi arsip, diyakini banyak pihal dan telah menjadi konsensus kearsipan nasional yang akan memudahkankan dalam penentuan hak akses sampai nanti penentuan umur simpan. 

IP ASN Ditjen Migas

Senin, 19 Oktober 2020. Ballroom Grand Mercure Bandung, pada Focus Group Discussion bertajuk “Rencana Pengembangan Kompetensi Pegawai melalui Diklat Tahun 2021”, Pelaksana Tugas Kepala Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi, Diyan Wahyudi menyatakan perhatiannya terhadap peningkatan indek personalitas (IP) ASN Ditjen Migas melalui penyertaan pendidikan dan latihan. 

Begitu pula pimpinan tinggi pratama yang menaungi manajemen Kepegawaian Ditjen Migas via sambungan televideo, Bapak Iwan Prasetya Adi. Selaku Sesditjen, beliau menekankan bahwa pemenuhan IP ASN sebagaimana regulasi pembinaan Aparatur Sipil Negara bukan sekedar terkait dukungan dan koordinasi yang apik antar pihak terkait.

Namun terdapat kritik internal yang menggelitik, bahwa dari fakta yang ada masih muncul penggantian peserta diklat. Padahal penugasan diklat sudah jauh hari sebelumnya, tambah Bapak Iwan. Untuk itu perlu komitmen antara pegawai dan pimpinan Tinggi Pratama demi tercapainya IP ASN.

FGD sebagai inisiasi koordinasi Sesditjen Migas dengan Biro SDM, PPSDM Aparatur, PPSDM Migas Cepu dan juga unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas, mengingatkan kembali capaian IP ASN sebagai bagian dari reformasi birokrasi di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. 

Pejabat Pengawas urusan kepegawaian Ditjen Migas, Hening yang turut memandu acara tersebut menggarisbawahi bahwa keseriusan Sub Bagian Kepegawaian Ditjen Migas. Identifikasi kebutuhan unit kerja atas kompetensi dan sosio kultural pada tiap jenjang jabatan fungsional tertentu menjadi satu pendekatan dalam peningkatan performa organisasi Ditjen Migas. 

Pun dalam paparan narasumber yang berasal dari Pusat Pendidikan Sumber Daya Manusia Aparatur, 76 jenis Diklat dan bimbingan teknis untuk aparatur pada tahun 2021 telah disesuaikan dengan pembacaan dan evaluasi pendidikan sebagai sebelum menduduki jabatan maupun mendidik pegawai setelah menduduki jabatan.

Sedangkan narasumber dari Biro SDM berharap lebih atas komitmen bersama agar pemenuhan 20 JP di level staf pelaksana pada Ditjen Migas perlu ditingkatkan. Secara teknis, identifikasi kebutuhan diklat sebagai inisiasi peningkatan kompetensi pegawai dapat dimulai unit konterpart atau pelaksana pembinaan kepegawaian di tiap unit organisasi. Pun dari Sub Bagian Kepegawaian Ditjen Migas yang telah berhasil mentabulasi kebutuhan jenis diklat teknis dan fungsional.

Di ujung FGD, Narasumber PPSDM Migas Cepu memaparkan jenis diklat substansi Migas yang selama ini telah dilaksanakan dan akan terus dimonitor dan dievaluasi sesuai kebutuhan unit kemigasan dan sektor industri migas. Koordinasi antara stakeholder penerima manfaat diklat termasuk Ditjen Migas, asosiasi profesi, asosiasi industri migas serta pihak terkait menjadi satu hal yang penting demi keberlanjutan diklat. 

Akhirnya, berangkat dari inisiasi peningkatan IP ASN (pemenuhan 20 JP) Ditjen Migas, FGD perlu didokumentasikan sebagai pemetaan untuk segera mendapatkan tindak lanjut sehingga mewujudkan unit regulator yang dapat terus mengawal industri sub sektor migas yang penuh tantangan global. 

Keluarga 👪

Kagem Ibu, karangan Didi Kempot

Ibu.. Sing wis nuntut awaku. Saking suku tekane rambutku. Ibu, ora kendat dongaku aku ra lali wektu ten iseh ono. Tak eling tresno lan ngendikamu

Ibu.. Beninge toyo wudhu, sek ngademke atiku, saben eling kabeh ngendikamu. Ibu.. Ora lali nyuwonku, impenono aku, senadayan sedelo jroning kangenku. Oh ibu… Wis kepenak panggonmu, sedoyo mung nenggo wektu.. 

Neng tangan tengenku, tak gegem weling mu, tak ugemi nganti seprene ora lali. Saben wayah wengi, soyo cetho ngendikamu, ngelingake pungkasan ketemu ibu. 

38 Ton Kertas, Bahan Non Arsip

Asumsi tentang pergeseran pengguna kertas pada instansi pemerintahan semakin nyata dengan dilaksanakan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik. Saya sebut, asumsi, tulisan ini tidak menyebutkan angka yang pasti terkait jumlah penggunaan kertas sebagai alat tulis kantor. 

Pada tahun 2018 tercatat sebanyak 19.5 ton bahan non arsip wujud kertas, sebagai hasil kerja kearsipan pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagaimana tautan berikut  https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Angka tersebut memang terkait dengan adanya renovasi perkantoran. Namun hal yang patut menjadi perhatian adalah agenda setting Reformasi Birokrasi dengan adanya Peraturan Presiden 95/2018 tentang SPBE.

Setidaknya renovasi perkantoran yang memaksa perpindahan kertas ditopang dengan adanya sistem pemerintahan dengan secara online. Contohnya beberapa layanan perizinan usaha migas yang identik dengan penggunaan kertas, bergeser ke file pdf. Kemudian pengurusan surat dengan otomasi dan naskah dinas elektronik secara online menjadi alasan pengurangan penggunaan kertas. 

Fakta renovasi gedung dan pelaksanaan perizinan secara online tersebut telah berhasil menekan pertumbuhan kertas sebagai media administrasi perkantoran. Di tahun 2019, tercatat 14, 4 ton bahan non arsip berwujud kertas yang berhasil dikeluarkan dari Gedung Perkantoran Direktorat Jenderal Migas. 

Data tersebut menjadi dalih terjadinya penurunan penggunaan kertas, khususnya yang tertangkap pada ruang arsip sebagai muara aliran kertas di Ditjen Migas. 

Berikut catatan pengeluaran bahan non arsip wujud kertas di tahun 2019 dengan total 14.493 Kg. 12 januari (1.612) , 26 Januari (1.502) 1 Februari (794) , 23 Maret (1.214) 27 April (1.183), 25 Mei(1.651), 7 Juli(1.128), 7 Agustus (758), 14 Sept (1.105) , 20 Okt (1.193), 10 Nov (1.280), 23 Nov (1.046) 

Kemudian menapaki masa pandemi COVID 19 dengan pembatasan sosial, semakin jauh menurun yakni sejumlah 4,3 ton bahan non arsip dalam bentuk kertas. Meski tersisa dua bulan lagi, namun telah terjadi penurunan pertumbuhan kertas dan berhasil dikeluarkan dari gedung perkantoran Ditjen Migas. 

Berikut data pengeluaran bahan non arsip wujud kertas sampai Oktober 2020: Feb 2020 (1.000), Maret (1.200) Juni (1.050), Oktober (1.080). Akhirnya, tulisan ini hanya akan menjadi dokumentasi arsiparis bahwa telah terjadi penurunan pengguna kertas di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi Jakarta. Setidaknya, tertangkap pada ruang arsip sebagai muara akhir aliran kertas sebagai media pelaksanaan pemerintahan. 

Obyek Vital Migas Nasional 

Pada 3 September 2020, Menteri ESDM memperbaharui penetapan obyek vital nasional. Obyek berupa bangunan, lokasi, instalasi dan usaha yang memenuhi kriteria sebagaimana Peraturan Menteri ESDM 48/2018, diperbaharui pada setiap tahunnya,ditetapkan sebagai Obyek Vital Nasional (obvitnas) 

Penetapan obyek vital nasional bidang ESDM tersebut ditembuskan kepada Kementerian Polhukam, TNI, POLRI, BIN, BNPT, pimpinan tinggi di lingkungan KESDM dan Pimpinan BUMN bidang ESDM, dan Pimpinan Badan Usaha dan Badan Usaha Tetap bidang ESDM. 

Salinan Naskah berbentuk Keputusan Menteri nomor 159.K/90/MEM/2020, ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, M. IDRIS F SIHITE dan dapat diakses pada laman jdih.esdm.go.id 

Obyek vital dikelompokkan menjadi sub bidang Migas, terdiri dari 301 obyek. Pada kegiatan usaha hilir terdapat 206 sedangkan selebihnya, 95 obyek pada kegiatan usaha hulu. 

Obyek Vital Nasional pada hilir yang dijalankan oleh Direktorat Pemasaran Ritel pada PT Pertamina tersebar di Regional Medan (MOR 1), Palembang (MOR 2), DKI Jakarta (MOR 3), Semarang (MOR 4), Surabaya (MOR 5), Balikpapan (MOR 6), Makassar (MOR 7), Maluku dan Papua (MOR 8) dalam wujud TBBM, DPPU, Refenery unit, Depot LPG, Jalur Pipa BBM, dan FSO. 

Kemudian obyek kilang yang dioperasikan Direktorat Pengolahan pada PT Pertamina yang tersebar RU 1, RU II (Dumai), RU III (Plaju), RU V (Balikpapan), RU VI(Jabar), RU IV (Jateng), RU VII (Sorong Papua) 

Obyek Pipa Transmisi Minyak dan Gas area Sumut(NSA) dan Sumsel (SSA), Jawa Barat (WJA), Jawa Timur (EJA),Kalimantan (KAL) yang dioperasikan oleh PT Pertamina Gas. 

Obyek berupa Intalasi Jaringan Distribusi Gas milik PGN regional 3 (Sumut, Riau, Kep. RIAU) Regional 1(DKI,Jawa Barat, Banten, Lampung, Sumsel), Regional 2(Jatim & Jateng), serta obyek Instalasi Jaringan Transmisi Gas Jawa Sumatera. 

Obyek usaha atau fasilitas AKR tersebar di 15 lokasi yakni Belalawan Sumut, Lampung, Cilegon Banten, Tanjung Priok Jakarta, Bandung Jawa Barat, Semarang, Surabaya, bali, Pontianak, Banjarmasin, Kotabaru Kalsel, Buntok Kalteng, Palaran Kaltim, dan Bitung Sulut

Selain itu beberapa obyek lain yang dioperasikan oleh Badan Usaha Hilir Migas untuk obyek Kilang LNG, terminal LNG, Kilang Pengolahan LPG, Kilang Pengolahan Minyak Bumi, pipa gas bawah laut dan ORF, floating storage regasification Unit/ FSRU, FSRT, 

Pada usaha hulu terdiri atas fasilitas wilayah kerja dan asset field, pipa Penyalur gas bumi, fasilitas lapangan, dan lapangan yang tersebar di wilayah negara kesatuan Republik Indonesia baik onshore maupun ofshore. 

Akhirnya, tulisan ini menjadi catatanku bahwa tatkala definisi arsip melekat pada gedung perkantoran, maka tak kalah penting pada obyek berupa bangunan, lokasi, serta usaha sebagai tempat terekamannya kegiatan kemigasan di Indonesia. Setidaknya terdapat 301 lokasi yang dapat didudukkan sebagai bagian dari memori kolektif khususnya pada bidang energi fosil. 

Tata Usaha Ditjen Pra Transformasi

Menjelang transformasi organisasi, Sub Bagian Tata Usaha pada Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi  mengisi kelompok rincian output (KRO) Layanan Umum, Perlengkapan dan Rumah Tangga. Setidaknya sampai di bulan Oktober 2020, peran Sub Bagian Tata Usaha tersebut tertuang pada draft Kerangka Acuan Kerja (KAK) yang telah diajukan kepada pihak manajemen. 

Sebagai komponen pengungkit layanan umum, terdapat tiga kegiatan yang direncanakan secara swakelola untuk tahun 2021. Kegiatan tersebut antara lain:

  1. Layanan korespondensi data dan tata naskah dinas elektronik. 
    • Dasar Hukum: Peraturan Menteri ESDM No. 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM 
    • Gambaran Umum : korespondensi pada instansi pemerintahan yang harus sesuai dengan tata naskah dinas serta pemanfaatan teknologi informasi 
    • Penerimaan manfaat : seluruh unit kerja, pejabat dan pegawai di lingkungan Ditjen Migas 
    • Strategi pencapaian keluaran: Monitor dan evaluasi dengan berkoordinasi dengan pihak terkait
  2. Pengelolaan Central file
    • Dasar Hukum : Permen ESDM No 02/2020 
    • Gambaran umum: pemeliharaan arsip aktif yang berada di unit kerja sebagai usaha menjamin akuntabilitas kinerja Ditjen Migas
    • Penerima Manfaat : Direktorat Jenderal Migas sebagai Unit pencipta arsip yang mempunyai kewajiban menjamin ketersediaan arsip (amanat UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan) 
    • Strategi Pencapaian Keluaran : pengelolaan central file(ruang arsip aktif) di setiap lantai pada gedung Ibnu Sutowo
  3. Pengelolaan Records Center 
    • Dasar Hukum : Permen ESDM No 02/2020 
    • Gambaran Umum: Pengelolaan muara aliran (siklus hidup) arsip Ditjen Migas guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan Akuntabilitas  dan memelihara esktistensi memori organisasi Ditjen Migas
    • Strategi pencapaian keluaran: pengelolaan ruang arsip inaktif (records Center) di lantai empat Gedung Ibnu Sutowo serta koordinasi dengan Pusat Arsip Kementerian ESDM (Sekretariat Jenderal KESDM) 

Akhirnya, catatan sederhana ini dapat menjadi gambaran umum rencana kerja sub bagian tata usaha Ditjen Migas pada tahun 2021. Tentu belum menjawab  ketentuan organisasi saat mengalami transformasi. Transformasi tata usaha kedepan, bukan sekedar hanya terkait kearsipan, namun sebagai sebutan urusan suporting manajemen di tiap level direktorat. Dengan kata lain bukan terbatas pada layanan umum. 

Kelapa Muda dan Dipta Sekolah 🚸 

“Le, nanti sekolah y” ajaku kepada Dipta. Selasa pagi 13 Oktober 2020, mendapati Dipta yang merengek lepas bangun tidurnya. Celana masih terlihat basah saat menyusulku ke depan rumah. Disertai bau khas ompol, Dipta pun berganti celana sebelum akhirnya mandi untuk persiapan sekolah.

Lebih dari 15 hari, anak laki laki ku ini tak mendatangi sekolahnya. Jadwal kedatangan peserta didik tingkat kanak kanak (TK) yang diterima ibunya via gawai di hari minggu, mendesakku untuk mengajaknya masuk sekolah. Jadwal gilir untuk satu rombongan belajar dibatasi satu jam yang terdiri 4-5 siswa dalam satu ruangan.

Meski dibatasi waktu dan siswa, tidak jarang pena guru ke gawai istriku menginformasikan bahwa tidak setiap siswa mendatangi sekolah. Masa Pandemi COVID 19 yang memasuki bulan ke tujuh masih mengkhawatirkan orang tua untuk melepas anaknya ke sekolah. 

Meski begitu, pemikiranku untuk memberikan kesempatan dalam pembiasaan mengenal teman, guru, dan gedung sekolah menuntutku untuk mengantar Dipta di pagi ini. 

Praktis sampai dengan sepertiga bulan Oktober ini, menjadi kedatangan pertama buat Dipta di RA Bening. Uang bulanan yang lebih dari dua ratus ribu, menjadi dalih penguat untuk Dipta ke Sekolah. Lagian, pendidikan pra sekolah seperti TK, tidak gampang untuk dilakukan secara daring. 

Disela sela menunggu selesainya jadwal sekolah Dipta, kunikmati air kelapa muda. Nanti, jam 9.15 WIB aku harus nyamperin Dipta kembali di RA Bening. Berada di warung tidak permanen sebelah exit tol Kukusan (ruas tol Jagorawi ke Cinere), berandai andai datangnya manfaat air kelapa 🥥 muda untuk kebugaran badan. 

Tentu terus berharap kekuatan dari Ilahi Rabbi, sebagai Sang Pencipta air kelapa muda. 

Busway Ragunan ke Kuningan Madya

Senin, 12 Oktober 2020. Pemberangkatan Busway pukul 8.00 WIB dari halte Central Ragunan tidak nampak penumpukan penumpang. Sejak aku melakukan tap pada akses masuk, mataku mendapati beberapa penumpang saja. Setelah munggu 2 buas jalan, aku pun masuk jurusan monas via Kuningan. 

Di halte Departemen Pertanian, enam penumpang, harus berdiri, karena kapasitas bus yang harus dibatasi 50 persen atau kursi berjarak. Halte SMK 57, lima orang kembali masuk di area penumpang berdiri. Di Jatipadang, bertambah dua orang penumpang belum terlalu berdesakkan. Sampai Halte Pejaten, dua orang masuk melalui pintu depan. 

Aku yang duduk tepat di ujung pintu menyaksikan tiga orang masuk dan satu orang keluar di Halte Buncit Indah. Di Warung Jati, halte yang cukup berjarak dari halte sebelumnya, keluar tiga orang dan masuk enam orang. 

Sebelum sampai di Halte Imigrasi, pandangan mataku terhadap pintu depan busway terhalang oleh satu penumpang. Dari posisi duduku, kursi nomor dua dari belakang mepet pintu, aku tidak dapat memastikan lagi jumlah penumpang yang terbawa oleh satu bus 🚌 ini. 

Hanya terlihat satu orang kembali masuk ke Busway melalui pintu belakang. Busway pun terlihat padat, meski ada slot beberapa lagi untuk berdiri di area tengah. Penumpang harus mengatur diri sendiri atas jarak berdiri karena di lantai bus tidak terdapat tanda berjarak. 

Lima orang kembali memasuki bus kala pintu mulai terbuka di halte duren tiga. Kondisi antar penumpang belum begitu berhimpitan, namun kapasitas bus terbilang sudah penuh. Meski demikian, tanda silang di kursi menjadi rambu yang sakti. Tanda itu mampu mencegah penumpang untuk duduk. 

Sesampai di Halte Mampang Prapatan, terlihat banyak penumpang yang menantikan kedatangan bus. Di halte ini, bertambah sekitar enam orang. Begitu juga penumpang di Halte Kuningan sebagai halte transit. Namun, terkesan kedewasaan para penumpang yang tidak memaksakan masuk bus. 

Penumpang pun mulai berkurang sejak Halte Patra Kuningan. Sepuluh penumpang keluar dari busway. Begitu juga di Halte Departemen Kesehatan, halte yang menjadi dampak pembangunan MRT, sepuluh orang terlihat keluar dari bus. Sampai disini kapasitas busway semakin lengang. Bahkan penumpang lain dapat tempat duduk. Di Halte GOR Sumantri, terlihat dua orang memasuki bus,namun keluar empat orang.

Sebelum tiba di Halte Karet Kuningan, Hanya terlihat lima orang saja yangmasih berdiri di dalam busway 

Di halte ini, tidak terlihat satu pun calon penumpang dan penumpang yang turun. Aku pun harus mengakhiri perjalananku di halte Kuningan Madya. 

Soto Sedeep Ambarawa

Minggu, 11 Oktober 2020. Warung soto yang berada di jalan raya jambu ambarawa kilometer 5, menjadi tempat pemberhentian pertama perjalananku kembali ke Depok. Sejak 7.30 WIB dari Sleman, perut berteriak untuk diisi. Terlebih sejak bangun pagi, hanya segelas kopi buatan mertua yang mengisi lambung. 

Warung yang memiliki parkiran cukup luas berada di sebelah masjid, cukup strategis sebagai pilihan tempat peristirahatan dalam perjalanan. YOGYAKARTA ke Jakarta via tol Bawen, menjadi rute pilihanku, dan bertemulah dengan Warung Soto Sedeep. 

Menu soto daging dan soto ayam khas jawa di warung ini tidak jauh beda dengan soto lainnya. Lidah pun langsung tune in, sejak menu soto sering menjadi incaran dikala bepergian beserta keluarga. Ketiga anaku yang berumur 7,5,dan 3 tahub pun menjadi pertimbangan dalam memilih menu Soto.