Realitasnya, yang ditengarai sebagai arsip kertas masih sering dimanfaatkan sebagai bungkus barang atau gorengan. Bahkan terjadi untuk arsip kertas yang berumur puluhan tahun yang lalu. Bisa jadi hal tersebut akan terus terjadi sampai di tahun tahun mendatang. Bagaimana pendapat arsiparis?
Misalnya dalam pemberitaan media online pada tanggal 12 September 2020
Mungkin tidak semua informasi yang termuat pada arsip kertas akan menjadi berita. Tidak semua bungkus barang atau gorengan dari pemanfaatan kertas yang ditengarai arsip akan menjadi perbincangan di masyarakat. Bisa jadi hanya informasi kejadian yang bersifat nasional seperti G30S PKI, layak untuk diberitakan.
Kejadian tersebut, memberikan gambaran, ternyata yang ditengarai sebagai arsip tidak dapat dipisahkan dengan informasi yang melekat di atas kertas. Sifat kertas yang kasat mata, menggiring opini masyarakat atas informasinya yang terkandung di dalamnya.
Akhirnya, tulisan ini menjadi sudut pandangku tentang pemanfaatan kertas yang ditengarai sebagai arsip, sebagai bungkus barang, makanan atau gorengan. Bagiku, belum tentu setiap kertas yang ditengarai sebagai arsip, adalah arsip. Bisa jadi duplikasi atau naskah yang tidak lagi memiliki nilai guna.
Pun terdapat identitas formal dari institusi terkait yang menandakan keras bahwa naskah tersebut sebagai arsip, masih perlu konfirmasi dan klarifikasi dari pihak yang terkait. Bahkan sejauh pemahamanku, perlu uji struktur, uji konten dan uji konteks atas suatu naskah, agar dapat disebut sebagai arsip. Dan dilakukan oleh pihak yang berwenang (pencipta arsip),sehingga kertas yang ditengarai arsip dapat dideklarasikan secara resmi terkait keabsyahan dan seterusnya sebagai arsip.
Terlepas dengan itu semua, nyatanya informasi yang terekam pada media apapun, termasuk kertas yang termanfaatkan sebagai bungkus barang atau gorengan telah mengajarkan arti nilai informasi. Bahwa informasi yang telah menjadi milik masyarakat, berada pada nilai tertinggi. Nilai yang patut menjadi perhatian dalam pengelolaan arsip.
Diperlukan kewaspadaan dalam menjaga arsip negara terkait nilai informasi yang telah dan nantinya bakal melekat di benak dan memori masyarakat. Akhirnya, antara media rekam dan informasi baik itu kertas atau bentuk media lainnya dan informasi yg telah dan bakal dimiliki masyarakat bak sisi mata uang yang terus beriringan.
Kedua kalinya, aku terdesak kebutuhan keberjamahan sebagai Khotib Sholat Jumat. Bahkan terbilang nekat, keputusan di 10 menit menjelang terlaksananya ritual mingguan. Tanggal 18 September 2020, kelar berselancar via Internet dan kumandang Adzan kedua, dengan gaya berpidato aku membaca laman Internet 👇
Teringat, kisah driver taksi yang kini menjadi tokoh agama di sekitar terminal depok. Bermula terdesak situasi sebagai jamaah, memberanikan diri untuk bertindak sebagai khotib jumat dadakan, kini sebagai ketua masjid terminal depok yang sebentar lagi dimodernisasi.
Begitulah kiranya cerita dibalik misterinya kehidupan. Tuntutan kondisi yang tidak terduga duga, apalah itu istilah dillalah atau kebetulan ilahiah, akan menuntun kehidupan masing-masing orang.
Akhirnya, memaknai Khotib Jumat Dadakan, bukan karena tingkat kesalehan. Bahkan bukan pula ilmu agama yang dipunyai. Namun kenekatan demi rasa keberjamahan diantara warga muslim. Semoga berkenan.
Sore itu, aku kaget menerima pertanyaan dari Sinta. Bukan karena namanya terkenal sebagai kekasih Rama, namun menanyakan terkait efektivitas penanganan arsip tidak teratur. Sinta tertarik bertanya setelah membaca kiriman ilustrasi berjudul” penataan” via WAG Alumni Kearsipan. Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/09/17/penataan/
Sinta yang mendapat amanah mengurus arsip Politeknik Negeri Cilacap, satu diantara banyak UPT dalam naunga Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
Merasa seorang diri selaku petugas arsip di instansinya, Sinta yang di tahun 2019 diterima sebagai CPNS merasa kebingungan. “Awal masuk instansi bener2 bingung mau mulai dari mana kak karena kondisi arsip inaktifnya berbentuk gudang arsipnya berserakan” tulisnya melalui gawai.
Senada dg aku dan mungkin petugas arsip di instansi pemerintahan. Dalam ingatanku pada 11 tahun yang lalu, saat aku mulai bergabung di Ditjen Migas KESDM. Ruang Arsip yang berada pada lantai delapan pada Gedung Plaza Centris (sekarang bernama Ibnu Sutowo) di Jakarta Selatan, penuh sesak dengan boks arsip. Bahkan saat pertama kali diarahkan atasan untuk menyambangi ruangan tersebut, aku kesusahan memasuki ruangan karena tumpukan boks arsip nyaris menyentuh plafon.
“Saya baru mendata saja kak satu2.. Baru terdata 1 roll o’pack dan itu masih campur aduk. Apakah cara saya menangani arsip tidak teratur sudah efektif? Apakah ada cara yg lebih efektif?” sambungnya melalui pesan Whatsapp
Menarik bagiku, arsiparis yang berada dalam pencarian efektivitas metode dalam berkearsipan. Meski dibungkus dengan kata-kata “kebingungan dan kesendirian” di Politeknik Negeri Cilacap, namun tanya dan keganjilan yang ia alami, bisa jadi akan memantik prosedur teknis yang saat ini sering dipraktikkan.
“Tenaga arsip hanya saya 1 orang.. Awal saya bingung harus bagaimana.. Jika menerapkan teori rekonstruksi arsip saya rasa kurang efektif karena tenaga hanya satu” imbuh Sinta
Aku pun belom bisa berkomentar terkait “teori rekonstruksi”. Bukan karena belom mendengar pendekatan “rekonstruksi”, namun pada praktik lapangan, itu terlalu tinggi/teoritis sekali. Pun misalnya hanya untuk mengembalikan ke dalam satu kesatuan permasalahan (status inaktif). Timpalku seuasai kalimat dalam pesan sinta “kondisi arsipnya itu bercerai berai tidak dalam satu permasalahan kak”
“Cara menangani arsip tidak teratur, memang harus mendata, itu sudah benar, namun aku lebih mengandalkan jurus “pemilahan”. Pemilahan selain menyingkirkan bahan non arsip, mencari tingkat keaslian, menyeleksi duplikasi, bahkan menyingkirkan barang barang inventaris dan lain sebagainya, dapat mengurangi volume arsip yang signifikan” tambahku
Pada praktik kearsipan keseharian, pada proses pendataan arsip, aku dibantu oleh tim yang berjumlah 5-7 orang. Tiga orang diantara mereka, lulusan tahun 2018 dan lulusan 2019 pada Sekolah Vokasi prodi Kearsipan (magang, sebelum akhirnya mereka mendapat tempat di instansi pemerintah sebagai arsiparis atau staf dokumen Controll di perusahaan migas)
Untuk itu, aku dapat fokus pada proses pemilihan arsip. Bagiku, pemilahan itu bukan sekedar memisahkan arsip per tahun. Pemilahan menjadi tahap mengembalikan arsip sesuai permasalahan saja (atawa yg sering diistilahkan dengan pendekatan rekonstruksi). Pemilahan juga bukan hanya mengelompokkan isi arsip sesuai klasifikasinya. Perlu dicermati ya… Terkadang memilah arsip berdasarkan permasalahan itu dianggap sama dengan pemilahan berdasarkan klasifikasi arsip. Serupa tapi tidak sama lo….
Klasifikasi arsip bisa saja disusun berdasarkan permasalahan yang sama, namun dibungkus dalam kerangka pelaksanaan kegiatan atau tugas dan fungsi dari unit kerja/unit pengolah. Terlebih pada kegiatan substansi (arsip substantif). Praktik di lapangan, aku memberi kode unit kerja. Jadi saat pemilahan, pada map arsip, aku tuangkan kode unit kerja sebelum nanti dipilah kembali sesuai permasalahan atau urusan kegiatan dalam pelaksanaan tugas fungsi instansi.
“Coba besok aku tulis y, Aku ulas di blogku terkait “pemilahan” dan apa saja yg harus diperhatikan pada aktivitas pemilahan itu” tambahku. Kemudian sinta pun menimpali “Penting banget itu kak.. Saya kesusahan menilai apakah ini arsip atau bukan.. Bahkan saya pernah berdialog dengan bu eny (au ugm) jika duplikasi/ fotokopian itu bukan arsip. Tapi saya ragu, gatau adakah arsip aslinya atau tidak 🤕”
Terkait pertanyaan sinta tentang teknis pendataan arsip atau istilahnya deskrepsi” Bagaimana ya kak? Menurutku kalau harus pake ditulis pake tangan di kartu deskripsi trs manuver kartu ga efektif“. Aku pun sebetulnya mau tepok 🤦♂️ jidat. “Sin..jangan kuno amat lah..anak zaman now masih saja deskrepsi manual, dan nanti manuver manual ala manuver kartu😪” batinku yang belum aku kirim pada pesan gawai.
Saat ini sudah banyak teknologi informasi dalam menangkap/merekam sampai dengan pengolahan data. Pun misalnya di area praktik kearsipan statis, nalarku menuntun untuk menjauhkan diri dengan praktik pengerjaan sangat konvensional. Meski sadar sih, dosen atau pengajar memakai cara kuno pada laboratorium mereka. Positif aja, mungkin yg kuno itu dalem keilmuannya.
Input data atawa pendataan / deskrepsi arsip, dapat langsung dituangkan ke dalam komputer. Asalkan penuangan identitas pada fisik arsip sesuai dengan data arsip pada komputer. Kartu deskrepsi akan tergqntikan hanya dengan nomor folder.
Sejak 2009, aku telah mempraktikkan hal tersebut. Misalnya, pemanfaatan TI berwujud aplikasi arsip “aplikasi yang berbasis web” sebagai sarana penuangan dan penyimpanan data arsip. Sedangkan sebagai perwujudan manuver fisis atau manuver kartu, aku memanfaatkan MS Excel (pengolah data).
Akhirnya, dari pertanyaan sinta yang dialamatkan kepadaku telah memantik testimoniku terkait petugas arsip negara atau yang disebut sebagai arsiparis. Begitu dinamis pendekatan dan metodologi kearsipan demi inisiasi pemanfaatan memori bangsa demi kesejahteraan sosial.
Hasil kerja penataan adalah daftar arsip. Tidak adanya daftar yang menyertai arsip, maka dapat dikategorikan sebagai arsip tidak teratur. Arsiparis melakukan pendataan/input data atau proses deskrepsi arsip untuk mendapatkan daftar arsip.
Ceritanya, saat ujian wawancara pemilihan arsiparis teladan tahun 2019, aku mendapat pertanyaan tentang untuk menjelaskan urut urutan proses penataan arsip. Pertanyaan langsung/secara lisan oleh juri yang duduk tepat di hadapanku sebagai peserta lomba. Dengan posisi berdiri menghadap dewan juri yang terdiri tiga orang, secara lisan aku dan kedua peserta lain menyampaikan jawaban terkait urut urutan proses penataan arsip.
Urutan penataan adalah pemilahan, penyusunan skema penataan, deskrepsi, manuver data, manuver fisik, penomoran definitif, memasukkan ke dalam boks, labeling boks, penyusunan di dalam lemari atau roll opek, dan diakhiri pencetakkan daftar arsip.
Urutan tersebut dilaksanakan terhadap arsip tidak teratur. Bagaimana urutan penataan arsip telah terdapat daftar atau arsip teratur? Tulisan ini adalah bagian dari testimoni kearsipan Ditjen Migas terhadap penataan arsip yang telah terdapat daftarnya.
Kami menyepakati sebagai sebutan “penataan tahap kedua”. Penataan arsip yang telah ada daftar arsip sebelumnya. Namun demikian, kami pun telah menambahkan koleksi secara berurut dengan penataan arsip tidak teratur. Berikut hasil penataan yang terlaksana pada tahun 2020:
Seri arsip berkode ULP dengan nomor folder 580-671 sebanyak 92 boks, menjadi 83 boks dg nomor folder 1200-1282. Terjadi penyusutan volume 21 boks.
Seri arsip pembayaran inisial SP2D Lelang 2006-2015, 161-300 (140) menjadi SP2D Lelang 2005-2018 box 49-137 (89)
Pemindahan merupakan satu diantara dua aktivitas formal untuk mengurangi arsip. Aktivitas pengurangan arsip lainnya yakni pemusnahan dan penyerahan. Berpindahnya fisik dan kewenangan pengelolaan arsip inaktif ke unit kearsipan merupakan inti dari pemindahan. Pemindahan menjadi penting bukan hanya penyelamatan endapan informasi, namun terkait dengan penyediaan ruang simpan untuk arsip berikutnya.
Bayangkan jika pertambahan arsip tidak diimbangi dengan pengurangan. Tentu akan berdampak buruk kepada slot ketersediaan ruang simpan. Pemindahan yang dilakukan oleh unit pengolah dan unit kearsipan. Pemindahan antar unit kearsipan, jika disuatu instansi terdapat penjenjangan.
Sebagai contoh Di Unit Kearsipan Ditjen Migas ke Unit Unit Kearsipan Sekretariat Jenderal KESDM. Pemindahan arsip dari kantor Ditjen Migas ke gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, antara lain adalah sebagai berikut:
716 boks pada seri arsip laporan jasa konsultansi/lainnya tahun 1992 – 2017. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2017 sebanyak 245 boks dan pada tahun 2019 sebanyak 471 boks.
449 Boks pada jenis laporan Pembangunan Infrastruktur Migas tahun 2009 – 2012. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2018.
166 Boks pada jenis Dokumen UKL/UPL (pengelolaan Lingkungan/AMDAL/ studi kelayakan lingkungan). Waktu pelaksanaan pada tahun 2013 dan tahun 2015.
43 Boks pada Seri arsip Kerjasama Migas. Waktu pelaksanaan pemindahan pada tahun 2013.
67 boks pada seri WP&B KKKS
394 Boks untuk tema arsip substantif Migas pada tahun 2010
Sebagai referensi diantara ratusan laporan kajian yang berjudul Pengembangan Teknologi Bahan Bakar Gas untuk Transportasi” telah berhasil disampaikan kepada pengguna. Adalah Direktorat Infrastruktur Migas, melalui seorang staf, bisa jadi telah menerima manfaat dari layanan penelusuran arsip.
Arsip delapan tahun yang lalu, tepatnya Tahun 2012 tersimpan di ruang arsip yang kemudian ditelusuri kembali. Sebagai arsiparis yang melaksanakan peran dalam menjamin ketersediaan arsip, pada hari ini 15 September 2020, kita berhasil memberikan layanan permintaan arsip tersebut.
Tulisan ini tentu hanya menjadi dokumentasi pelaksana kearsipan terkait layanan arsip infrastruktur migas. Keberhasilan layanan termaksud tentu mendukung keberhasilan unit kerja infrastruktur. Layanan arsip sebagai wujud layanan perkantoran/dukungan manajemen internal. Pemanfaatan arsip sebagai salah satu rujukan akan membantu para pelaksana di Direktorat terkait.
Disisi lain, mencuat tantangan masa pandemi. Layanan arsip secara online dengan pendekatan otomasi. Pengguna yang terhalang dengan pembatasan sosial (batasan untuk bisa ke kantor) hanya dapat menerima arsip dalam format pdf. Sedangkan khasnanah (koleksi arsip) yang ada masih berbentuk kertas. Untuk itu membutuhkan usaha alihmedia sampai dengan pengiriman kepada pengguna yang penulis sebut dengan “otomasi”
Akhirnya, layanan arsip infrastruktur migas dari koleksi yang masih berbentuk kertas, dituntut dialihmediakan dan tersimpan ke dalam lemari virtual. Meski demikian perlu juga diberikan catatan terkait penangkapan rekaman kegiatan sedari masa aktif.
Sampai disini nalarku terantuk dengan keberadaan sistem perkantoran yang mampu berkolaborasi sejak kegiatan dilaksanakan. Kearsipan bukan semata berada pada muara aliran data atau urusan endapan informasi masa in aktif (selesai proses administrasi). Namun dituntut mampu menangkap informasi dengan tidak lama setelah tercipta.
Bang Robi menelponku tadi malem. Sebagai arsiparis pusat jasa kearsipan, dia perlu inforasi awal terkait gambaran klasifikasi. Untuk apa klasifikasi? Bang robi menjawab “per hari Senin, 14 September 2020 menata arsip inaktif di BPH Migas”
Apa hubungan klasifikasi arsip dengan penataan? Mungkin bagi arsiparis yang terbiasa melakukan penataan arsip, sudah faham. Bahwa penataan arsip memerlukan klasifikasi arsip. Arsip inaktif diberkaskan berdasarkan jenis atau seri arsip yang ada pada klasifikasi.
Namun bagaimanakah jika suatu instansi belum memiliki klasifikasi? Atau klasifikasi sudah tidak relevan? Bagaimana memulai kegiatan pembenahan arsip. Sebagai rekaman kegiatan, tentu arsip akan diberkaskan sesuai dengan kegiatan instansi pencipta.
Untuk itu arsiparis yang mendapat job sebagai pengarah dalam kegiatan pembenahan arsip, akan mencari informasi untuk mengenal instansi pencipta. Termasuk Bang Robi, selain melalui berselancar di Internet, menghubungi ku via telepon.
Hampir 30 menit, dalam istilah bang robi, konsultasi. Dia menganggapku sebagai arsiparis KESDM yang dapat memberikan informasi terkait instansi pencipta arsip.
Geleng kepalaku, saat mendapati suasana malam minggu di Kota Makassar pada masa pandemi. Minuman sarabba dengan singkong goreng di meja, seolah melupakan keganasan Covid19 yang diceritakan di Televisi.
Hampir ratusan orang, silih berganti di warung kaki lima yang tak jauh dari Pantai Losari. Sejak paruh baya sampai bocah. Kedatangan dalam ikatan keluarga, pertemanan, balutan asmara dan seterusnya. Warung sarabba Sulawesi Selatan sebagai arena merengkuh kehangatan diantara mereka.
Dari pulau Sulawesi, nalarku meluas dalam penalaran akan kekhawatiran ancaman bencana non alam. Tepat di kerumunan manusia pada warung Sarabba Tempo Doeloe 39, aku pun tenggelam dalam riuh suara perbincangan bersela teriakan pramu saji atas pesanan para pelanggan.
“mungkin ramai karena malam minggu, ya mas…” tanyaku kepada saudara yang mengajakku mendatangi warung Bandrex Khas Makassar itu. Mas Heri pun menjawab “setiap malam ramai, sempat sepi karena empat orang pedagang nya positif corono”
Gubrak….😄, lah kok…… Aku pun hanya bisa geleng kepala dengan menyembunyikan rasa kekhawatiranku. Berita Corona di media dan pembicaraan tokoh ternama itu tidak begitu ngaruh disini y…. Bahkan orang bermasker 😷, menjadi terlihat asing.
Akhirnya, berharap dari kandungan segelas sarabba yg rasanya lebih pedas dari bandrex dapat menangkal Virus Corona Disease COVID 19. Terlebih sarraba panas dicampur dengan telur setengah matang. Tak lupa singkong goreng yang masih panas dilengkapi cocolan sambal.
Pengelolaan Arsip di Ditjen Migas berkedudukan pada dukungan manajemen/administrasi internal. Kedudukan dari unit kerja yang melaksanakan layanan perkantoran di Gedung Ibnu Sutowo.
Layanan perkantoran Cq.pengelolaan arsip menyasar muara simpan arsip /dokumen di lingkungan Direktorat Jenderal. (sebagian besar berbentuk kertas). Pengelolaan arsip yang baik akan menginisiasi kenyamanan kerja. Pengelolaan arsip menghindarkan ancaman kesehatan pegawai dan perkantoran dari debu dan zat lain yang hinggap di dalam tumpukan berkas. Pengelolaan arsip akan meningkatkan produktivitas pegawai dalam bekerja. Akhirnya, mempertahankan pencapaian kinerja organisasi
Sesuai amanah perundangan (Peraturan Pemerintah No.28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No.43 Kearsipan Tahun 2009, tujuan kearsipan ialah menjamin ketersediaan arsip. Arsip sebagai referensi dan bahan kerja, menciptakan kebutuhan layanan arsip. Sampai saat ini masih terdapat kasus arsip yang tidak terlacak keberadaan fisiknya saat diperlukan. Nilai guna arsip sebagai referensi telah mendominasi kebutuhan layanan arsip.
Validitas daftar arsip dengan lokasi fisik arsip sangat diperlukan dalam menjamin layanan arsip. Untuk itu aplikasi arsip digital Ditjen Migas sebagai sarana temu balik (lumbung daftar arsip dan file. Pdf) sejak tahun 2015
Dalam pengelolaan arsip, kapasitas simpan menjadi persyaratan penting. Arsip Ditjen Migas terus bertambah namun tidak untuk kapasitas simpan. Disisi lain, lebih dari separo yang terlihat arsip, sebetulnya bahan non arsip seperti duplikasi/copy arsip.
Perkiraan pada tahun 2019 kurang lebih 10.000 boks atau setara dengan 2.000 ML masih menjadi beban pengelolaan arsip di Ditjen Migas. Sedangkan kapasitas simpan berada pada (5.200 di ruang sewa + 3.400 boks di Ruang Arsip Gd, Ibnu Sutowo). Terdapat 1.400 boks, di luar kapasitas simpan arsip Ditjen Migas
Nyatanya, arsip lebih berasa saat diakses via format pdf. Seperti yang kualami hari ini, saat bekerja di luar kota, kutemui layanan arsip secara online. Meski masih melalui Whatsapp, namun kebutuhan atas naskah penetapan Menteri teknis sumber daya mineral tahun 1996 itu dapat terpenuhi.
Melalui pejabat pengawas urusan informasi hukum, permintaan akses arsip yang tercipta pada 24 tahun yang lalu untuk kebutuhan referensi pada Direktorat pembinaan usaha hulu migas.
Permintaan layanan arsip yang telah terindentifikasi dari nomor naskah memudahkan tim arsip dalam menelusurinya. Aku yang berada di luar kota segera memforward permintaan arsip termaksud kepada tim yang berada di kantor. Di kantor kami, naskah penetapan yang ditandatangani oleh Menteri terkait urusan pertambangan minyak dan gas bumi, kita simpan dalam format pdf pada media simpan database komputer. Tentu hanya untuk keperluan kecepatan akses dalam kerangka referensi.
Sebelum arsip diketemukan dan di share oleh tim di WAG tim arsip Ditjen Migas, aku belum tahu isi arsipnya. Ternyata isinya tentang pedoman pengusaha Pertambangan minyak bumi pada sumur tua yang disyahkan melalui tanda tangan Menteri IB Sudjana. Menteri Pertambangan dan Energi sebelum kemudian berubah menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM).
Akhirnya, tulisan ini menjadi rekam jejak seorang arsiparis dalam mengawal kearsipan. Sejak bergabung sebagai arsiparis di Ditjen Migas, aku telah menginisiasi pembangunan database (aplikasi berbasis web offline/intranet) sebagai media simpan dan sarana penelusuran arsip.
Kini, aplikasi yang kami sebut dengan”arsip digital” telah membantu tim arsip Ditjen Migas dalam menjamin ketersediaan arsip. Jaminan yang terbangun dari terlaksananya layanan penelusuran arsip.
Nurul Muhamad 