40 Tahun Perkembangan Usaha Pertambangan Migas, adalah buku yang menggambarkan kemigasan di Indonesia. Begitu juga buku yang berjudul 100 tahun perminyakan di Cepu. Kedua buku langka tersebut, kini dicari dan ditelusuri.
Melalui atasan langsung dan juga pejabat pengawas pada urusan informasi serta kehadiran arsiparis madya KESDM di Ruang Arsip Ditjen Migas, terasa sekali usaha pencarian buku terbitan kementerian yang menangani sumber daya alam di Indonesia.
Pencarian buku yang berumur lebih dari seperempat abad itu telah menggambarkan padaku tentang berharganya informasi memori kolektif. Terekamnya informasi pada institusi pemerintahan dalam kerangka pelaksanaan tugas dan fungsi.
Sebagai deseminasi informasi, penerbitan buku oleh instansi seolah menohok pemahaman kearsipan bagiku. Selama ini, nalar kearsipan yang kupergunakan mendudukan buku bukan sebagai objek kerja kearsipan. Buku merupakan bahan pustaka. Buku yang menyatu pada ruang arsip, kita sisihkan untuk kami rencanakan di transfer ke perpustakaan.
Akhirnya, sejak saat ini, nalar kearsipan ku pun mendapatkan pengayaan agar dapat mempertahankan fisik rekaman deseminasi informasi tersebut. Setidaknya buku terbitan langsung dari instansi yang menjadi naungan kerja kearsipan. Bukan buku dari instansi lain atau terbitan lainnya, karena tentu kearsipan harus memperhatikan prinsip asal usul dan prinsip aturan asli.
Pungkasan, rekaman informasi memori kolektif kementerian yang telah dibuku kan menjadi satu enggel lain dalam menjamah pemanfaatan rekaman kegiatan instansi dalam menjamin hak akses demi keadilan dan kesejahteraan sosial.
Perlunya kamampuan untuk dapat memelihara komunikasi lintas unit kerja. Setidaknya kalimat itu adalah pembelajaran yang kupetik dihari ini. Laju roda organisasi Sekretariat memang tidak semudah dari jalan pikiranku. Setidaknya melampaui pemahaman manajemen sederhana yang mampir di otaku seperti Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Tulisan ini mampir di blog ini, menjadi bagian perjalanan diri sebagai seorang staf di Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Sekretariat Ditjen Migas. Tulisan yang menjadi catatan kecilku untuk menggambarkan kiprah unit kerja dan sentuhan dari pejabat administrator dalam pengelolaannya.
The Sahira Bogor, 13 Agustus 2020. “Terdapat irisan kegiatan PPNS dan Staf Khusus Maritim /Susmar, serta Pengelolaan Museum Migas” Mukti Yunarso (Kabag SDMU). Kalimat tersebut menjadi inti dari rapat monitoring kegiatan pada unit kerja level eselon 3. Kata “irisan” seolah menggambarkan perlunya memaknai kembali keberadaan kegiatan yang bisa jadi lepas dari tugas dan fungsi unit kerja secara langsung. Atau bisa jadi menjadi bagian penting untuk mengawal gagasan dan ide ide besar para pendahulu.
Entah tepatnya kapan, namun sejak 2009 (tahun dimana aku mulai bergabung di unit kerja SDMU), ketiga kegiatan tersebut eksis terlaksana. Sampai dengan 2020, kegiatan pengelolaan museum migas, terhenti dengan dasar temuan auditor internal KESDM dimana hal mendasar pada keabsahan asset negara Museum yang terletak di Taman Mini Indonesia Indah.
Sentuhan pejabat administrator di tahun 2020 dengan forum tersebut seolah mendudukan kembali kegiatan PPNS. Sebelum paparan dari punggawa PPNS Migas yakni Inspektur Migas Madya Yudi Indarto dan Erwan Subagyo, tersampaikanlah pandangan dari Pejabat administrator urusan perencanaan.
“jangan sampai kita punya kegiatan dan fungsi namun tanpa anggaran” Diyan Wahyudi (Kabag SDML). Beliau pun menambahkan bahwa perlu kiranya memperhatikan dasar hukum dari peraturan perundangan pada urusannya. Program kegiatan haruslah dapat dipertanggungjawabkan secara aturan dan menghindari sifat mubazir.
Akhirnya, tulisan ini menjadi pembelajaranku terkait sentuhan dari Pejabat administrator dalam membina komunikasi lintas unit kerja. Satu pembelajaran yang patut aku ingat bahwa bisa jadi aku pun tak sanggup untuk memikul keberadaan kegiatan yang tersangkut pada anggaran. Kegiatan yang perlu dimaknai secara luas, bukan hanya sekedar pelaksanaan tugas dan fungsi pada unit kerja namun dapat berjalan secara lintas unit kerja.
Acara yang dihadiri 36 orang dalam jabatan pengadministrasi umum dan sekretariat pimpinan ini merupakan pelaksanaan program kerja layanan kesekretariatan dan persuratan dinas. Program kegiatan dari Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Ditjen Migas di tahun 2020.
Berikut poin poin rapat koordinasi termaksud :
Pengiriman surat via nadin untuk tujuan Internal KESDM dilakukan pada akun Sekretaris Pimpinan atau konseptor surat/staf;
Pengiriman Nota dinas bertanda tangan QR oleh pejabat administrator dilakukan oleh konseptor surat
Pengiriman surat dan nota dinas internal dengan melalukan klik kirim pada detil surat sehingga data surat menampilkan status “terkirim”;
Status surat “disetujui eselon 2” memerlukan tindakan klik untuk mengirimkan data surat
Pengiriman surat yang ditandatangani oleh pimpinan secara elektronik dengan tujuan ekternal KESDM dilakukan oleh pengadministrasi umum di unit kerja, sekretaris pimpinan, atau konseptor surat via email official unit masing masing
Dalam hal pengadministrasi umum tidak dapat mengakses file surat, dapat berkoordinasi dengan Sekretariat pimpinan eselon 1 atau 2 atau kepada konseptor surat/staf
Layanan pengiriman surat keluar di unit tata usaha via pos dan atau pengantaran oleh caraka dilaksanakan sesuai dengan prosedur sebelum adanya aplikasi nadin. Caraka menerima surat yang telah dibungkus amplop dinas.
Surat elektronik (tercipta dan disyahkan oleh pejabat secara elektronik) merupakan dokumen elektronik yang sesuai dengan ketentuan perundangan Transaksi Elektronik. Untuk itu dalam pengiriman surat dapat secara elektronik atau tidak menuntut pencetakan dengan kertas.
Dinamika forum antara lain :
DMBS (Lala) : masih terdapat non PNS yang belum terakomodir sebagai akun
DMTS(Indasah) : Pengiriman surat ke luar /ekternal KESDM telah dilaksanakan oleh staf selaku PIC masing masing urusan
DMOO (Marcel) : Apa dibenarkan jika menyampaikan tindak lanjut surat berupa penyampaian permintaan data sesuai arahan Direktur tujuan internal ditjen migas via email, tidak melalui nadin?
SDML (suci) : masih adakah surat yang tidak dikirim via nadin?, surat siapa saja kah?
SDMH (Sinta) : bagaimana menentukan jenis jenis surat pada aplikasi nadin saat mengonsep surat?
DMEW(Rusli) : masih terdapat data surat pada inbok meski telah ditindaklanjuti
SDMK(amsori) : apakah penandatanganan surat keputusan KPA dapat melalui nadin?
DMTO(Suratija) : Bagaimana cara meneruskan disposisi direktur yang tidak sesuai dengan tugas fungsi pada subdit
DMON(jaka) : apakah surat ke badan usaha yang telah ditandatangani secara elektronik oleh Direktur dapat secara otomatis terkirim?
SDML (rizky) : Pengaturan akun seperti plt dapat dilakukan oleh admin unit bukan hanya admin Pusdatin.
SDMU(edy) : bagaimana cara memastikan data surat telah diinput oleh operator lain, selain notifikasi peringatan?
Selasa, 11 Agustus 2020, Tim arsip belajar mengurus surat. Surat masuk ke Ditjen Migas diterima di mailingroom lantai 4. Surat dari badan usaha sektor migas atau dari instansi ekternal Kementerian ESDM diterima oleh tim surat untuk diteruskan ke tujuan yakni pejabat di lingkungan Ditjen Migas.
Tulisan ini menjadi catatanku tentang perlunya kolaborasi apik antara dua grup yakni arsip dan surat dibawah manajemen sub bagian tata usaha. Kemudian tulisan ini kuberikan judul tim ketatausahaan, dengan harapan tumbuhnya nuansa saling mengisi antar dua grup di sub bagian tata usaha.
Sejak adanya integrasi persuratan di lingkungan KESDM, surat internal instansi secara otomatis terkirim melalui aplikasi persuratan online. Hal ini tentu mengurangi beban para petugas persuratan di mailingroom. Fokus persuratan berada pada surat eksternal instansi.
Lebih dari 100 surat yang diterima di mailingroom setiap harinya, tentu menjadi beban kerja yang tidak sedikit. Penginputan satu surat memerlukan ketelitian antara lain:
Memastikan tujuan surat sesuai dengan numenkelatur jabatan pimpinan tinggi madya dan pratama di lingkungan Ditjen Migas
Memeriksa kelengkapan surat yang terdiri dari surat dan lampiran. Kejadian tanggal 4 Agustus 2020, saat Kasubag Tata Usaha mendapat telpon dari pak Sesditjen Migas terkait lampiran surat berupa buku yang perlu dikirim ke unit Direktorat sesegera mungkin, menjadi preseden agar petugas penerima surat lebih teliti untuk mengecek kelengkapan surat.
Hampir semua surat masuk yang berasal dari badan usaha sektor migas dalam bentuk kertas. Tuntutan e-office atau implementasi naskah dinas elektronik menuntut aktivitas memindai dan input data surat.
Memindai surat dengan mempergunakan perangkat keras atau scanner memerlukan pengkondisian antara software dan brainware atau kemampuan petugas persuratan. Cara merekam surat ke dalam format pdf, sangat terkait erat dengan pembiasaan mengoperasikan mesin pemindai dan software penyalinan rekaman surat.
Pada aktivitas penginputan data, diperlukan pemahaman persuratan antara lain terkait keaslian, tujuan dan tembusan, klasifikasi instansi, klasifikasi masalah, jenis naskah, sifat penyampaian, dan diakhiri proses pengunggahan file pdf dari rekaman surat.
Pada akhir tulisan ini, perlu kiranya adanya pertukaran tugas diantara tim ketatausahaan. Kedua grup yakni grup surat dan grup arsip perlu saling mengisi. Sebagai permulaan, kasmari dkk yang selama ini berkecimpung pada proses pengarsipan telah memulai untuk menyelami tata cara pengurusan surat.
Pungkasan, berharap dapat menginisiasi layanan persuratan dimana pada hari ini tanggal 11 Agustus 2020, terlihat beberapa orang pengiriman surat masuk sedikit terhambat.
Meski pada akhirnya layanan pada mailibg room kembali normal dalam 15 menit, namun cukup menjadi pembelajaran bersama terkait layanan prima di sub bagian tata usaha ditjen migas.
Senin, 10 Agustus 2020, melalui pemaparan pejabat administrator Achmad Sudaryanto, otaku kembali menyelami kearsipan. Melalui pengaturan Menteri ESDM pada awal tahun 2020 terupdate pedoman penyelenggaraan kearsipan di lingkungan KESDM. Tulisan ini menjadi dialektika kedudukanku sebagai pelaksana teknis dalam menyikapi kebijakan teknis pada urusan kearsipan.
Status pengaturan menteri terkait kearsipan sebelumnya pada tahun 2006. Berikut poin- poin yang sempat aku tulis. Poin pertama ialah sumber daya kearsipan yang berujud pendanaan atau RKAKL, orang dalam jabatan, dan sarana. Forum pun mengemukakan kondisi riil dari sumberdaya kearsipan yang bisa jadi tidak sebanding dengan keberadaan fisik arsip. Meski perlu pemetaan secara jelas anggaran kearsipan.
Pendanaan yang dicantumkan dalam RKAKL itu tersebar di seluruh unit organisasi. Forum menggiring pemikiran peserta pada pentingnya penganggaran kearsipan, namun nampak respon peserta yang belum nyata pada keberpihakkan pimpinan. Meski demikian patut menjadi apresiasi, tatkala dibutuhkan dasar hukum dalam penyusunan informasi kinerja guna perencanaan anggaran.
Poin kedua adalah organisasi kearsipan. Numenkelatur unit kearsipan yang menempel secara struktur organisasi hanya dipunyai Bagian Tata Usaha dan Kearsipan, dan Sub Bagian Kearsipan pada Biro Umum KESDM. Tentu penyelenggaraan kearsipan yang sarat dengan metodologi kegiatan pemerintahan serta luasnya rentang organisasi menjadi dalih penjenjangan unit kearsipan. Selain level kesatu, perlu ditetapkan unit kearsipan level kedua dan ketiga setelah unit kesejeknan cq. Biro Umum. Seperti misalnya Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi Cq. Sub bagian Tata Usaha pada Sesditjen Migas sebagai Unit Kearsipan level kedua untuk lingkup Ditjen Migas.
Poin ketiga adalah kerjasama kearsipan, yang kemudian dimaknai dalam mendorong program penataan dan alihmedia arsip. Kerjasama dengan pihak ketiga tersebut dalam kerangka pengadaan barang dan jasa. Seolah menanam harapan atas sistem kerjasama pihak dengan meraih tersusunnya fisik arsip dan terciptanya daftar arsip.
Poin keempat adalah mekanisme koordinasi kerja antar unit kearsipan sesuai penjejangan. Poin ini masih memunculkan tafsir beban kerja dan kewenangan atas penguasaan dua jenis arsip pada unit pengolah dan unit kearsipan. Jenis arsip vital dan terjaga yang seharusnya mutlak menjadi area unit kerja atau unit pengolah, harus diusung oleh unit kearsipan. Pengaturan vital dan terjaga seolah lepas dalam konteks pengelolaan arsip dinamis aktif.
Menurutku kebijakan koordinasi pengelolaan arsip dinamis antara Unit Pengolah dan Unit Kearsipan belum menyentuh level aplikatif. Hal itu perlu adanya koneksi simpul koordinatif. Meski penjelasan beban tugas area arsip aktif dak inaktif, telah disepakati, namun di lapangan terasa mandeg. Apa contohnya? Simpul arsip vital belum terdorong pada lintas urusan perkantoran sehingga masih jauh dari kondisi harapan ideal. Karena house dari arsip vital adalah unit pengolah bukan unit kearsipan.
Begitu juga untuk simpul arsip terjaga perlu dikoordinasikan kembali. Sebagaimana sifat kearsipan sebagai unit penerima donor atau unit pasif, mampu bergerak setelah mendapatkan kepercayaan pemindahan dan penyerahan arsip. Tatkala simpul antar unit pengolah dan unit kearsipan tidak diberikan daya lebih, maka koordinasi pengelolaan akan bergerak sangat lambat.
Poin selanjutnya adalah alihmedia. Dua kepentingan alihmedia yakni dukungan kecepatan akses dan konteks pemeliharaan arsip, belum terdefiniskan secara jelas. Alihmedia belum dihubungkan dengan pemanfaatan teknologi informasi seperti otomasi atau database.
Pada poin standarisasi sarana dan prasarana, aku lebih tertarik pada tata ruang arsip. Tata ruang yang selama ini belum menjadi perhatian pimpinan dalam mengalokasikan ruang penyimpanan arsip inaktif. Sarana dan prasarana pun tentunya terkait kapasitas simpan. 20 ribu boks arsip yang tersimpan di recordscenter unit kearsipan level satu, menjadi dalih ketidakberdayaan atas aliran memori kolektif kementerian. Tiada penyusutan di recordscenter bisa jadi dampak penentuan nilai informasi permanen. Informasi permanen itu menepis kemungkinan peningkatan kapasitas simpan.
Semua pihak yang dekat dengan kearsipan pun paham bahwa kapasitas simpan sangat terkait erat dengan penyusutan. Bahkan dalam forum mengemuka, belum sekalipun aktivitas penyusutan arsip di recordscenter level satu. Bisa jadi disebabkan disebabkan doktrin persyaratan nilai informasi permanen. Akhirnya, penyusutan arsip di dorong pada unit kearsipan level dua.
Meski nalarku terasa Absurd tatkala kapasitas pemindahan terbatas atas dalih nilai permanen. Menurutku mendudukan UK level satu sebagai administrator penyusutan arsip akan menambah kapasitas simpan. Memang kuta berada pada tafsir pilihan, tatkala mendorong pemusnahan arsip dapat dilakukan pada unit kearsipan level dua. Tafsir kewaspadaan atas kekhawatiran tuntutan hukum dan ancaman pidana dalam undang undang sehingga memunculkan kegamangan. Atau kemampuan simpan recordscenter level satu yang masih harus dipahami dalam siklus arsip seluruh unit organisasi di lingkungan KESDM.
Akhirnya, dialektika pun terjadi di otaku dalam menyamakan persepsi atas kesepakatan penyelenggaraan kearsipan di instansiku. Yang kemudian aku harus garia bawahi adalah, terus mendukung apa yg telah ditetapkan melalui lebijakan level kementerian. Semoga kearsipan mendapatkan perab dalam dukungan akuntabilitas kinerja kementerian sampai menjadi muara memori kolektif Kementerian.
Edukasi protokol pun telah meningkat menjadi peningkatan disiplin dan penegakan hukum. Sebagaimana instruksi presiden No. 6 tanggal 4 Agustus tahun 2020, digulirkan kebijakan peningkatan efektivitas pencegahan dan pengendalian COVID 19. Seolah edukasi sudah tidak mempan dalam mengendalikan angka paparan virus COVID 19.
Beberapa waktu lalu sempat terekam upaya edukasi protokol COVID 19 melalui fitur layanan pesan singkat atau SMS. Nalarku pun berfikir, tentu edukasi via SMS telah sampai ke sasarannya. Contohnya di 24 Juli 2020, aku masih mendapati SMS di gawaiku terkait edukasi protokol COVID 19.
Pesan singkat itu berisi serupa dengan pesan dari Gugus Tugas. Kata kata dalam pesan yang aku terima berisikan edukasi protokol sebagai berikut:
Selalu jaga jarak min 1 meter dengan orang lain saat di luar rumah. Kita tidak tahu, orang terlihat sehat bisa saja membawa dan menularkan corona. Covid19.go.id (24 juli)
Pengiriman pesan melalui fitur SMS pada seluruh gawai diaggap sebagai pilihan efektif dalam mengedukasi kepada masyarakat. Kenapa? Bisa jadi anggapan akan teraksana edukasi saat pesan dan rangkaian kata dibaca oleh sasaran edukasi yakni seluruh masyarakat. Masyarakat yang notabene memiliki HP menjadi ukuran kesuksesan edukasi. Sudah barang tentu, bahkan aku akan membaca isi pesan yang langung masuk ke gawai masing masing. Baca juga tautan 👇
Pesan singkat terkait edukasi pandemi yang berasal dari Gugus Tugas COVID 19 pada waktu sebelumnya pun terekam dalam gawaiku seperti:
Semangat solat berjamaah berimbang dengan semangat mengatasi wabah. Di mesjid selalu jaga jarak, pakai masker, dan sering cuci tangan pakai sabun. Covid19.go.id (13 Juni)
Orang yang berani menegur orang lain agar selalu jaga jarak, pakai masker & cuci tangan pakai sabun adalah orang yang peduli keselamatan bersama. Covid19.go.id (24 juni)
Bila sehat, mencari uang jadi lebih semangat. Selalu jaga jarak, pakai masker, dan cuci tangan pakai sabun agar diri dan keluarga terhindar virus. Covid19.go.id (7 juli)
Kadang tak nyaman meminta orang jaga jarak, pakai masker, cuci tangan pakai sabun tapi DEMI MELINDUNGI KITA BERSAMA tak ada pilihan, lakukan saja! Covid19.go.id (16 juli)
Akhirnya, nalarku sampai pada perspektif “edukasi protokol COVID 19 meningkat menjadi peningkatan disiplin dan penegakkan hukum. Terbitnya Instruksi Presiden RI No. 6 tahun 2020 menjadi babak baru dalam Penanganan COVID 19. Terhitung mulai tanggal 4 Agustus 2020, kita akan berada pada isinisasi peningkatan efektivitas dalam masa Pandemi.
Surat yang telah di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang perlu segera disampaikan sesuai alamat tujuan. Terlebih untuk surat yang urgent atau segera mendapatkan tindak lanjut. Siapakah aktor yang menjadi petugas pengiriman surat tersebut? Tentu jawabannya adalah pengadministrasi umum atau petugas surat atau kurir/caraka.
Kondisi diatas merupakan pemandangan di perkantoran pada umumnya. Bisa jadi termasuk pada instansi pemerintahan. Pembagian peran di dalam administrasi perkantoran telah tersusun secara rigit dan detil. Sehingga para staf pelaksana yang telah menyelesaikan tugasnya dalam mengkonsep surat, tidak lagi dibebani tugas clerikal seperti pengiriman surat dinas.
Pembagian pekerjaan atau berbagi beban tugas tersebut bisa jadi karena sistem kerja dan kondisi perkantoran masih konvensional. Surat dinas secara fisik berwujud kertas dan ruang perkantoran pun identik dengan meja, ruanhan dan alat tulis. Tak ayal jangkauan media kertas dan distribusi meja ke meja menciptakan area pekerjaan perkantoran atau dukungan administrasi surat menyurat/perkantoran.
Dukungan administrasi perkantoran tersebut menjadi berkurang dengan sistem digital. Gayung bersambut tatkala paksaan perubahan kondisi perkantoran akibat Pandemi COVID 19. Pandemi virus yang memaksa pada pembatasan sosial dan persentuhan antar manusia bahkan melalui media benda termasuk kertas. Sistem administrasi perkantoran pun beralih dari konvensional ke sistem digital (full elektronik)
Staf pelaksana dalam jabatan analis sesuai tugas fungsinya selaku konseptor surat, tidak kesulitan lagi dalam mendapat dukungan administrasi perkantoran. Pemanfaatan teknologi informasi mengantikan perab manusia dalam dukungan administrasi perkantoran. Alhasil rangkap tugas sedari konsep dan distribusi bahkan mail handling surat menyurat tidak lagi menjadi beban. Kenapa? Karena pengiriman surat tinggal klik saja. Pemantauan status dan keberadaan surat pun dengan mudah dapat terpantau tanpa bantuan petugas surat atau pengadministrasi umum.
Akhirnya, sistem elektronik atau digital telah menyediakan sarana dalam menerobos wujud surat maupun wujud ruang kerja.
Surat tidak lagi dalam wujud kertas namun dalam media digital. Ruang kerja bukan lagi berwujud meja, ruangan dan alat tulis melainkan berupa dekstop atau seperangkat komputer dan jaringan internet. Terciptalah kondisi dukungan administrasi perkantoran secara digital surat pun terdistribusi dari meja kerja digital (dekstop).
Belum lama ini, kearsipan mencuri perhatian dengan munculnya agenda penyelamatan arsip. Kata penyelamatan seolah membawa diksi atas ancaman terhadap fisik arsip. Menarik bagiku, meski dirabgkai dengan kata pelestarian, namun kata “penyelamatan” telah melekat saat fisik arsip berhadapan dengan ancaman bencana alam.
Nalarku pun sedikit bertanya tanya, apa maksud pemilihan kata “penyelamatan”. Padahal di kearsipan terdapat istilah “akuisisi” sebagai satu cara penguasaan kembali dan pengumpulan arsip bernilai kebangsaan.
Tertuang dalam Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tanggal 13 Januari 2020, bahwa sebagai bahan pelestarian memori kolektif bangsa, perlu dilaksanakan penyelamatan arsip negara tahun 2014-2019.
Tentu batasan waktu antara tahun tersebut lebih mudah dibaca dengan masa kepemimpinan pada Kabinet Kerja. Patut menjadi perhatian, tatkala paripurna masa kerja suatu kabinet presidium, kearsipan diharapkan mampu berperan sebagai ruang dalam melestarikan memori kolektif berjalannya pemerintahan.
Bukan kali ini saja, berakhirnya kepemimpinan terdahulu pun terekam kegiatan pengumpulan bahan pelestarian memori kolektif bangsa. Tahun 1999 misalnya, terbit Peraturan ANRI tentang Pedoman Akusisi Nasional Arsip Orde Baru” Pedoman tersebut sebagai tindak lanjut Surat Edaran Menteri Koordinator Pengawasan Pembangunan dan Pemberdayaan Aparatur Negara tanggal 6 Mei 1999.
Meski terpaut dua dasawarsa, Surat Edaran tahun 1999 dan 2020 membawa kesamaan dalam kerangka pengumpulan bahan pertanggungjawaban nasional demi generasi penerus. Di tahun 1999, pengumpulan bahan pelestarian memori kolektif bangsa dengan kegiatan akuisisi.
Teknis akuisisi arsip dimulai dari pendataan, penilaian, penataan, pemusnahan, dan berujung pada penyerahan ke Lembaga Kearsipan oleh seluruh instansi pemerintah.
Sedangkan SE pada tahun 2020, bisa dibilang bombastis. Dipilihnya kata penyelamatan arsip. Kenapa? Bisa jadi karena perubahan paradigma kearsipan sejak lahirnya Undang Undang tentang Kearsipan tahun 2009 yang mencabut UU tentang Pokok Pokok Kearsipan tahun 1971.. . Atau bisa jadi untuk lebih menarik perhatian, berlebihan dikit gitu ya.. hehehe
Pencipta arsip diharapkan melakukan pemberkasan, penataan, penyusunan daftar, dan penyusutan (pemindahan, pemusnahan, dan Penyerahan kepada Lembaga Kearsipan). Sedangkan Peran akuisisi yang didahului dengan aktivitas penilaian oleh Lembaga Kearsipan.
Akhirnya, tulisan ini turut mendukung terkumpulnya bahan pelestarian memori kolektif bangsa dengan tersedianya akses oleh masyarakat.
“Saya terus mendorong agar para fungsional arsiparis fokus pada bidang pekerjaan utama” kata Bapak Sumardi, Kepala Bagian Tata Usaha Pusat Sumber Daya Mineral Batubara dan Panas Bumi. Luar biasa, hari ini saya dipertemukan dengan pemantik semangat kearsipan.
Menurut beliau, kondisi saat ini, para fungsional arsiparis yang masih mengemban amanat organisasi pada urusan non kearsipan, akan mengganggu kinerja fungsional kearsipan. Meski amanat organisasi yang dipercayakan pimpinan tetap harus dihormati, namun prioritas kinerja utama (butir kegiatan arsiparis), mutlak diperhatikan. Amanat organisasi yang menyimpang daei urusan kearsipan hanya menjadi nilai tambahan untuk para arsiparis.
4 Agustus 2020, saat tim arsip Ditjen Migas refreshing sekaligus rapat di luar kantor, disambut dengan serius oleh Bapak Sumardi. Meski rencana tim arsip Ditjen Migas, sekedar memanfaatkan ruang Rapat pada Gedung Badan Geologi KESDM, namun disambut dengan wejangan bermutu tinggi menaikkan moril kearsipan.
Aku pun tidak menyangka, memori Bapak Sumardi, sekitar 2016 saat menjalani peran fungsional auditor, masih dapat menggambarkan kondisi kearsipan Ditjen Migas. Kala itu, saat aku (arsiparis Ditjen Migas) menjadi obyek auditi bersamaan dengan unit kerja sebagai habitat kerjaku, terekam penempatan arsiparis yang dapat secara total melaksanakan pekerjaan kearsipan.
Terekam dalam memorinya dan pada hari ini, diruang rapat pada gedung 🏢 PPSDMBP Bandung, dalam jabatan administratator beliau menyambut dengan luar biasa. Dalam sambutan singkatnya, Bapak Sumardi memberikan apresiasi atas jalan pengabdian kepada organisasi dan negara melalui pelaksanaan jabatan fungsional arsiparis pada urusan kearsipan.
Akhirnya, tulisan ini menjadi saksi atas hasil ketekunan bahkan keteguhan dalam pilihan karir kearsipan. Bukan prestasi dan penghargaan saat ini, namun pasti diceritakan entah kapan dan entah oleh siapa. Seperti Bapak Sumardi, dalam jabatan struktural eselon 3 yang diembannya saat ini, menceritakan kembali informasi bernilai yang terekam dalam memorinya.
Siapa sangka, kejadian empat tahun lalu menjadi bahan yang memantik semangat para arsiparis yang menjadi pelaksana fungsi organisasi dalam naungannya. Bahkan kembali mengingatkan kembali atas jalan kearsipan yang telah kutiti selama 10 tahun.
Nurul Muhamad 