Nurul Muhamad

 

Menariknya kearsipan. Pengelolaan informasi terekam melekat pula keterhubungan antar organisasi. Wawasan pengelola arsip terwarnai oleh luasnya jangkauan transaksi kegiatan organisasi. Informasi yang terekam dalam naskah kedinasan, terindentifikasi dalam kerangka pelaksanaan manajemen atau administrasi pada organisasi.

Contohnya, organisasi berbentuk Direktorat Jenderal, transaksi kegiatan perencanaan kegiatan dan anggaran berada di unit dukungan manajemen internal atau Sekretariat Ditjen. 

Keterhubungan lembaga legislatif dan eksekutif tertangkap pada fungsi penganggaran dan pengawasan, dari informasi yang terekam di unit dukungan manajemen internal.

Unit Sekretariat Ditjen dengan unit setingkat dibawah yakni Bagian Rencana dan Laporan mengkompilasi bahan rapat dengar pendapat di DPR RI, bahan rapat kerja dengan Komisi VII (urusan energi) dalam kerangka koordinasi fungsi penganggaran dan pengawasan oleh dewan. 

Jangkauan transaksi kegiatan yang identik data dukung, bagian rencana dan laporan menempa para staf dan administrator menjadi yang diandalkan. Dampak kehandalan unit kerja itu, bukan hanya pengurusan data yang valid, namun juga jenis pekerjaan koordinatif. Tak heran jika Bagian rencana dan laporan mengorbitkan staf dan pejabat administrator berada pada jalur karir PNS yg menawan. 

Meski transaksi kegiatan terkesan hanya mengkompilasi data, namun di sajikan kepada manajemen bahkan sampai ke pucuk pimpinan dan untuk keperluan menteri. Pun tak terlepas saat pimpinan harus menghadiri rapat kabinet, rapat dengan wakil presiden, sampai rapat koordinasi dengan Kementerian Koordinator. 

Bagian rencana dan laporan pada sekretariat Ditjen merupakan rumah jabatan fungsional perencana. Meski terdapat unit lain yakni Direktorat pembinaan program. Perencana yang berkolaborasi dengan jabatan Pranata komputer menjadikan bagian rencana dan laporan merupakan counterpart yang handal untuk Biro Perencanaan dan juga Pusat Data dan Informasi. 

Seiring dengan perkembangannya transaksi kegiatan seperti pengukuran akuntabilitas kinerja dan reviuw anggaran yang dilaksanakan oleh Inspektorat Jenderal, mengasah kehandalan Bagian Rencana Laporan sebagai Unit counterpart.

Pun pada kegiatan penyusunan RKAKL yang diawali dari pembinaan mekanisme penyusunan ToR dan RAB. Bagian rencana laporan pun mutlak terhubung dengan Direktorat Jenderal Anggaran Kementerian Keuangan.

Akhir ulasan ini, kearsipan telah membawaku belajar mendalami kiprah unit kerja “Bagian Rencana dan Laporan” dalam keterhubungan antar lembaga atau antar instansi bahkan lintas unit organisasi. 

. 

Apa itu tembusan?, adalah satu dari tingkat perkembangan naskah dinas. “Asli” dan “Tembusan”. Istilah “tingkat perkembangan” pada Naskah korespondensi memang membutuhkan presisi pemahaman bukan saja dari fisik naskah, namun pada alur distribusi dan jenis komunikasi. 

Apakah maksud dan tujuan adanya “tembusan”??? 

Senin, 13 Juli 2020, pena pun datang dari gawai. Berikut percakapan ku dengan Seorang Pranata komputer (Prakom) yang mengkonfirmasi terkait pendalaman istilah “tembusan”

(13/7 08.42] Prakom: “Mas Nurul, dlm tata naskah dinas apakah memang tidak diperbolehkan untuk tembusan lintas eselon ya? Misal dari pak ses bersurat ke dir hulu, ditembuskan ke dmew” 

Aku pun menjawabnya “Boleh, yang tidak boleh, ditembuskan keluar unit organisasi atau bahkan di luar instansi KESDM, Misalnya nota dinas eselon 2,ditembuskan ke Pertamina. Kalo nota dinas eselon 1, bisa ditembuskan tergantung lingkup kewenangan dan jenis komunikasinya”

[13/7 08.59] Prakom “Terima Kasih jawabannya Mas, soalnya saat ini nadine tak bisa menembuskan surat ke eselon III lain”. Karena itu mau konfirmasi dahulu perihal administrasi ke Mas Nurul”

Pranata komputer atau prakom tersebut di atas menjadi bagian dari pelaku kemajuan aplikasi persuratan dinas secara elektronik. Karena sebetulnya, konfirmasi yang disampaikan kepadaku lebih sekedar menyampaikan perubahan fitur atau update terbaru dari aplikasi surat secara elektronik yang telah dipergunakan di lingkungan KESDM. 

Aku pun harus mendudukan kasus “tembusan” ini secara proporsional dengan menimpali kembali pena via Whatsapp di pagi ini “Penafsiran Biro Umum, terlalu berlebihan, tp memang mereka yg berwenang sih. Nanti Aku perlihatkan redaksi kalimat terkait” tembusan pada Peraturan Menteri ESDM terkait Tata surat nya y”

[13/7 09.19] Prakom: “Baik Mas, keknya sblm sosialisasi nadine, lebih oke sosialisasi administrasi ini ya…. banyak hal yg keknya lebih bikin bingung saat disistemkan” 

Percakapan pun harus terhenti, karena aktivitas harianku sebagai pengolah arsip. Baru di sesi istirahat, sembari ditemani sruputan kopi dan kepulan asap, aku pun memeriksa file Pdf yang berjudul Permen ESDM No.2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM. 

Pada redaksi nya terkait “tembusan” kulakukan tangkapan layar pada gawai kukirim padanya sebagai bahan diskusi lanjutan. 

 “Sesuai redaksi kalimat pada Permen ESDM terkait administrasi surat surat, bahwa nota dinas yg tidak dapat ditembuskan adalah nota dinas yg ditujukan ke bawahnya” tulisku via Whatsapp untuk melanjutkan diskusi “tembusan” 

[13/7 12.38] Prakom: “Sebentar Mas, pemahamannnya bagaimana?” 

Berikut lanjutan penjelasan yang kusederhanakan, poin per poin sebagai berikut:

1. Nota dinas pak Sesditjen merupakan nota dinas pimpinan unit.
2. Nota dinas pak dirjen merupakan nota dinas pimpinan unit organisasi
3. Jika diperhatikan, nota dinas pak ses ke Dir Hulu, bukan merupakan nota dinas yang ditujukan ke bawahan, melainkan kepada sesama (komunikasi antar pejabat, komunikasi sejajar/kesamping) tp bukan ke bawahan
4. Yang tidak bisa ditembuskan adalah
   • Nota dinas pak dirjen kepada para direktur atau Pejabat eselon 2, namun ditembuskan ke unit Direktorat Jenderal lain nya
   • Nota dinas pak Sesditjen kepada kepala Bagian atau eselon 3, ditembuskan ke subdit atau Direktur

Pungkasan, tulisan ini menjadi pembelajaranku terkait “tembusan“. Bisa saja berbeda dengan pendapat diantara para pembaca sekalian ya…. Berikut adalah pendapatku terkait apa maksud dan tujuan “tembusan”?? 

Tembusan atau pencantuman nama jabatan di bagian bawah setelah kaki surat atau setelah tanda tangan, bertujuan menyampaikan informasi pendahuluan sebelum nanti menunggu arahan atau disposisi atas surat/nota dinas dari pimpinan atau jabatan yang dituju pada surat/nota dinas.

Dengan kata lain, “tembusan” menunjukkan hubungan kerja yang terkait dengan penyelesaian pekerjaan. Tentu jabatan yang mendapatkan tembusan naskah korespondensi tidak memiliki kewenangan yang bersifat langsung. Jabatan yang tercantum atau tertulis pada tembusan, lebih merupakan pimpinan unit yang terkait dan tidak serta merta dapat menindaklanjuti isi naskah Korespondensi.

Tindak lanjut atas “tembusan”, tentu harus menunggu arahan dari jabatan yang tercantum pada tujuan naskah korespondensi. Pun semisal akan menindaklanjuti atas informasi yang tercantum pada Naskah tembusan, tindak lanjut akan disampaikan kepada jabatan sebagaimana yang tertera pada tujuan, bukan membalas pengirimannya. 

Di ulang tahun yang ke 7, Nasywa mendapati suasana sederhana dalam kesyahduan ikatan saudara dan keluarga. Sederhana tiada beracara, bahkan tak ada hiasan 🎀. Meski terlihat ada kue dihiasi lilin, anggep aja itu sebagai penghibur dari desakan budaya dan tontonan dunia zaman sekarang.

Tontonan orang orang memotong kue dan menutup lilin, seolah menjadi tuntutan yang harus dilakukan. Dan memang, hampir semua orang senang. Anggap saja sebagai sarana merengkuh keakraban sesama.

Pungkasan, kesenangan dalam kesederhanaan. Karena bahagia itu sederhana. Melihat Kak Nasywa berulang tahun, bersama kedua adiknya. Saudara kandung yang akan terus membersamai dalam suka dan duka

Yang terhormat, keluarga Bapak….. Para tokoh masyarakat, pak RT pak RW di Kelurahan……. kecamatan…. Kabupaten Bogor

Assalamu’alaikum Wr. Wb. Alhamdulillah, assolatuwasalamualarosulillah. La khaula walakuata ilabilah. 

Selamat pagi menjelang siang. Terimakasih kami ucapkan, atas perekenannya menerima kami serombongan dengan baik. Bahkan saya secara pribadi kok merasakan sambutan istimewa, terima kasih.

Perkenankanlah saya disini menyampaikan tutur kata mewakili orang tua kami Bapak Juhani dari Perumahan Villa Tanah Baru, Blok H3 Kelurahan Tanah Baru, Kecamatan Beji, Kota Depok untuk secara resmi menyampaikan maksud dan tujuan kedatangan kami ini.

Pada hari ini, Minggu, 12 JULI 2020, kami serombongan hadir di tengah-tengah keluarga BAPAK…… , yang PERTAMA dalam rangka bersilaturahmi agar diluaskan rezeki, dan dipanjangkan umur,” silaturahmi sebagaimana perintah Allah dalam mendekatkan diri kepada sang Pencipta, melalui MakhlukNya yakni sesama manusia, silaturahmi demi menggapai akhlak termulia, silaturahmi mencegah dilaknati Allah. Dan tentu yang tidak kalah penting dari silaturahmi hari ini ialah untuk perkenalan lebih dekat antara dua keluarga yakni Bapak Juhani dan Bapak…..

KEDUA, kami yang ditunjuk keluarga dari Bapak Juhani juga ingin menyampaikan hajat dan niat suci dari adik kami. Ginggin. Hajat dan niat untuk melaksanakan perintah Allah, sebagaimana dalam ayat suci, perintah agama Islam, melaksanakan sunnah nabi Muhammad serta menghargai niat suci ananda Gibggin dalam usahanya memenuhi harapan dan mewujudkan kebanggaan kedua orang tua kami, Bapak Juhani.

Saking bangga dan trenyuh atas niat suci adik kami, bapak Juhani tak kuasa menahan keharuan sehingga mewakilkan kepada kami dalam tutur kata sebagai orang tua.

Izin bapak ibu, jika kurang berkenan, kebetulan perawakan dan penampilan kami terlihat belum pantas y.. bapak ibu. Meski demikian, kepercayaan untuk mantan Ketua RT bu pak, tiga hari yang lalu, Pak Juhani memberi kabar gembira atas niat suci meminang atau melamar, anak ke…Bapak…bernala ananda…. Untuk Anak sulungnya pak Juhani yang  mungkin bapak…telah akrab sebelumnya y… Ginggin.

Bapak…. Sekeluarga 

Adik kami ini, Ananda Ginggin sudah cukup lama mengenal putri Bapak / Ibu, adinda…rasa cinta, kasih sayang diantara keduanya yang tumbuh bersemi sejak bertahan tahun telah menumbuhkan tekad dalam menjalani petunjuk dari Allah atas perjodohan diantara keduanya. Tekad kuat ananda Giggin pun telah menentukan pilihan adinda……mengajak ke jenjang hubungan yang lebih suci penuh tanggung jawab pada ikatan rumah tangga.

Singkat cerita, izinkan kami mewakili bapak Juhani menyampaikan niat tulus untuk melamar putri Bapak/ Ibu. Bernama adinda….. Untuk adik kami ananda Gibggin… 

Semoga dan Mudah-mudahan Bapak dan Ibu…….berkenan untuk meridho’i niat adik kami, dengan menerima lamaran ini.

KETIGA, untuk melengkapi hajat buat suci adik kami, ijin bapak, kami hanya dapat menyampaikan hantaran sederhana dari rumah kami di Perumahan Villa Tanah Baru, Beji Depok. Berikut pula seserahan berwujud uang… sebagai tanda keseriusan dalam lamaran ini. Semoga yang tidak seberapa dan sederhana ini dapat menjadikan hubungan kekeluargaan yang lebih erat antara bapak juhani dan bapak….amin ya rabbal alamin. 

KEEMPAT, kami serahkan sepenuhnya penentuan hari dan tanggal yang pas, yang cocok, yang baik dalam pelaksanaan upacara pernikahan agung nan suci nantinya antara Adik Kami Ananda Ginggin dan adinda….. Namun kiranya kami dapat membawa kabar hari dan tanggal tersebut, diakhir silaturahmi ini untuk menjadi kegembiraan kami sekeluarga setelah pamit, pulang kembali ke rumah kami di Perumahan Villa Tanah Baru, Beji Depok. Atau bagaimana lebih bijaksananya, kami serahkan sepenuhnya kepada bapak… Sekeluarga 

Demikian bapak ibu, Hanya inilah yang dapat kami utarakan kepada Bapak….. Sekeluarga, tak lupa kami sekeluarga mohon maaf apabila dalam menyampaikan maksud dan tujuan ini ada tutur kata yang kurang berkenan di hati. 

Billahitaufiq walhidayah,

Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Jumat, 10 Juli 2020. Hak pendidikan anak terjamin dengan adanya arsip. Ya….satu diantara banyak fungsi arsip itu kualami hari ini. Sebagai praktisi kearsipan, kegelisahanku pun muncul tatkala naskah autentik asli berupa akta kelahiran, kartu keluarga dan ijazah TK harus diserahkan ke pihak sekolah, bahkan untuk lebih dari satu bulan sampai terbitnya NISN. 

Setelah pengumuman penerimaan siswa baru untuk anaku di SD Negeri Tanah Baru 1, giliran fisik arsip/bentuk naskah kertas mendukung formulir isian data orang tua dan data peserta didik. Sebelumnya, sebagai persyaratan pendaftaran, rekaman naskah tersebut berformat PDF. telah diunggah pada layanan atau aplikasi PPDB

Aku pikir, naskah autentik itu hanya akan ditunjukkan kepada pihak sekolah untuk menguji kebenaran atau pencocokan rekaman naskah kertas yang terlampir pada formulir isian data orangtua dan wali dan isian data calon peserta didik yang aku isi dan tanda tangani hari ini. 

Sedikit gelisah atas keberadaan dan keamanan naskah autentik asli tersebut, aku pun bertanya, “kapan bu, bisa saya ambil kembali naskah autentik (akta kelahiran, kartu keluarga, dan ijazah TK)”.

Petugas daftar ulang atau pihak sekolah menjawab “Bisa sebulan pak, kalo sekolah negeri“. Tanpa berfikir panjang dan mengandalkan tanda terima berkas yang tertera nama jelas dan ditanda tangani pihak sekolah, aku pun menahan kegelisahan atas keraguan keamanan naskah autentik yang berada di pihak sekolah. 

Dalam nalarku, adanya selembar surat pernyataan bermaterai 6.000 sebagai pernyataan kebenaran atas isian data, sudah cukup. Namun ini kok terlalu berlebihan y…. naskah autentik asli dengan dua lembar masing masing untuk berupa rekaman bentuk kertas tetap diserahkan kepada pihak sekolahan. akta kelahiran, ijazah TK dan Kartu Keluarga autentik asli itu harus diserahkan demi pengurusan Nomor Induk Siswa Nasional (NISN).

Pungkasan, kegelisahanku atas keberadaan naskah autentik asli, bukan hanya wujud rekaman yang diserahkan ke pihak sekolah berasal dari perhitungan  resiko keamanan. Selain beresiko kehilangan atau kerusakan yang dapat dilakukan untuk pihak sekolah,  pihak orang tua dan siswa didik pun merasa khawatir atas kehilangan atau kerusakan naskah autentik asli tersebut. 

Kalo terjadi kerusakan atau kehilangan, tentu akan berujung pada permintaan maaf. Trus siapa yang dirugikan?. Pada story ini, kebetulan hanya satu anggota keluarga saja yang mengurus NISN. Bagaimana jika dua anak atau tiga anak sekaligus yang mengurus NiSN di sekolah yang berbeda??? 

Akhirnya, semoga fungsi arsip sebagai penjaminan hak pendidikan anak tidak disertakan potensi resiko kehilangan atau kerusakan bahkan keamanan dari naskah autentik asli.   

Dramatis, adegan ini. Satu diantara beberapa adegan si Penyelia dalam dua peran yang saling berlawanan. Adegan menata disambungkan dengan adegan menyimpan. Tak heran terjadilah pertarungan sengit tidak dapat dihindarkan. Inilah drama antara menata VS menyimpan.

Pasukan, amunisi, serta stamina Penyelia dalam menata, meluluhlantakkan pertahanan dalam menyimpan. Adegan penataan tentu menghasilkan tersusunnya arsip di dalam boks. Penataan terus dilakukan setiap hari, lanjut tiap minggu, dan berkelanjutan setiap bulan. Terkaparlah si Penyelia dalam penyimpanan.

Kapasitas ruang simpan arsip berhadapan “duel” dengan penambahan boks arsip. Penyelia pun terdesak mencari jalan keluar dari adegan yang cukup dramatis ini. “Sudah tidak bisa lagi jika setiap hari, adegan penataan arsip inaktif menghasilkan penambahan jumlah boks” keluh si Penyelia dalam hati . Penyelia pun berada dalam kesadaran untuk mengurangi dramatisasi adegan tersebut. Penyelia mencoba melakukan adegan penataan arsip yang mengurangi jumlah boks? Kok bisa??? Bagaimana penjelasannya? 

Logis nya, jalan keluar dari dramatisnya adegan menata dan menyimpan adalah dengan perluasan ruang simpan. Atau bisa berteriak kencang kepada alam, agar takdir dari dua adegan menjadi satu saja. Wajar lo….coba perhatikan saat si Penyelia melakukan adegan penataan. Dalam adegan tersebut bukan seperti menata baju, atau menata batu bata. Langkah penataan arsip cukup panjang lo. Dimulai dari pemilahan, penyortiran, pengelompokkan, kalo perlu perekontruksian kegiatan terkait prinsip asal usul, penentuan skema penataan, deskrepsi arsip, input data pada komputer, memberikan nomor folder, menuliskan nomor boks, meletakkan fisik arsip ke dalam boks, mengoreksi data dan kesalahan ketik, mencetak atau mengamankan daftar arsip. 

Hei, berteriak lah kau wahai Penyelia. Teriakan mu itu cukup beralasan jika berderet tahapan panjang dari adegan penataan tidak cukup membuatmu berkinerja. Peradaban modern dan zaman Industrialisasi bahkan era teknologi informasi, sudah tidak pas dengan adegan penataan yang disambung dengan penyimpanan. Satu adegan saja perlu sertifikasi yang jelas. Satu adegan perlu standarisasi operasional atau petunjuk teknisnya. Satu adegan perlu standar kompetensi yang terakui.

Pungkasan, aku hanya akan menyampaikan rasa empati buat si Penyelia. Pertama ucapan salut atas idenya. Menggali jalan keluar dengan tetap memaksakan adegan penataan arsip yang justru mengurangi volume arsip? Selain empati, Aku pun mengakhiri tulisan ini dengan bertanya “Apakah penataan itu untuk membuat daftar arsip usul musnah dan usul pindah?” 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/06/24/evaluasi-unit-kearsipan/

Masih adakah ucapan saling menyalahkan di habitat kearsipan? misalnya pendapat itu merasa paling benar dari pendapat ini? Metode dan praktik itu menyudutkan metode dan praktik kearsipan ini? Dan seterusnya…. 

Bisa jadi pengaruh Industrialisasi dan peradaban modern serta perkembangan ilmu terapan, mencari bentuk keterukuran dari suatu kemajuan. Kaidah dan peraturan menjadi pisau tajam dalam menghakimi pencarian bentuk edeal efektifitas pelaksanaan kearsipan. 

Tulisan ini hanya menjadi bahanku dalam penyelaman nalar diri, di istilah ku sebut “Refleksi”. Nyatanya aku berada di lautan naskah kertas. Di satu sisi aku harus menterjemahkan konsepsi “rekaman kegiatan atau peristiwa dari perkembangan teknologi informasi“. Aku pun merasa bahwa beralihnya konsepsi naskah menjadi rekaman kegiatan dan peristiwa dari perkembangan teknologi informasi semakin terasa absurd. Bahkan konsepsi skala nasional itu seolah lari dari kenyataan. 

Pada kenyataannya, kearsipan menjadi urusan memanajemen naskah kertas bahkan di jantung negara Indonesia. Pusat pemerintahan masih dihiasi kondisi pergelutan lautan naskah kertas tanpa bertepi. Organisasi pemerintahan mendudukan kearsipan sebagai penyimpanan naskah kertas penuh nilai pada masanya, dan dianggap memori pada masa depan. Sederhananya, kearsipan berada di lini dukungan manajemen organisasi. Meski tak menafikan wujud organisasi kearsipan dalam menjaga memori kenegaraan dan kebangsaan.

Kearsipan dapat berwujud sebagai Unit kerja yang melaksanakan pengelola naskah kertas menjadi tumpuan pemenuhan kebutuhan administrasi yang belum pasti. Lebih tepatnya kebutuhan pengelolaan naskah kertas disaat dibutuhkan organisasi. Unit yang kemudian terukur sesuai kaidah dan kesepakatan yang dituangkan dalam peraturan. 

Fakta pengalaman empiris penulis (arsiparis di unit kearsipan 2), Metode kearsipan dalam praktik sesungguhnya adalah kerja dengan objek naskah kertas. Cara kerja memilah dan memilih, mengelompokkan, mencatat, menyimpan, menempatkan, membaca, menelusuri kembali, menjamin ketersediaan rekaman kegiatan, merawat, memindahkan, dan menyelamatkan memori organisasi. Semua itu demi organisasi yang telah mencatatkan eksistensi, terakui dengan naskah kertas. 

Refleksi kearsipan terselubung kesan sepi dan terpinggirkan diantara ramai dan elitnya birokrasi. Tiada perhatian jika tanpa kemauan dan keteguhan untuk bertahan dalam pengelolaan peninggalan administrasi. Terdesak kondisi, terlampiaskan dalam apresiasi pentingnya nilai informasi dalam perspektif visoner meski nyatanya praktik kearsipan terjerembab pada aspek materiil. 

Menganggap kata demi kata tertuang diatas ribuan lembar naskah kertas adalah kata hebat. Kalimat dalam paragraf dibacanya sebagai cara dalam menjalankan  negara dan pemerintahan. Nalar disupiri oleh doktrin kearsipan, terjadilah pememujaan informasi terekam. Meski benak berteriak karena gelap. Merasa dalam keterbatasan wawasan dan tak ada pengalaman di urusan penting pada birokrasi. Namun justru semakin meninggikan apresiasi nilai informasi terekam oleh naskah kertas

Tak perduli, tatkala berada di area administrasi, naskah kertas hanya menjadi bahan demi mengisi waktu kerja di ruangan gedung perkantoran. Menjadi bahan dalam kesibukan pimpinan dalam menguji bawahan. Menjadi sarana melempar tanggung jawab pekerjaan. Bahan rujukan atau referensi dalam pembaruan produk administrasi atau menjalankan manajemen. Bahkan sampai dengan alat akal akalan demi mendapat keuntungan. 

Kenyataan itu bukan omong kosong, saat bermuara di kearsipan, naskah kertas dari unit kerja yang berbeda tertangkap berangkap rangkap hasil penggandaan. Disposisi pimpinan yang mirip dan serupa. Naskah tidak utuh, kurang lengkap, dan pelaku yang berbeda beda (unit dan orang). Bahkan ujungnya menjadi sasaran pencarian jejak ⚖ hukum. 

Naskah kertas menjadi saksi jahitan jahitan kecil gagasan brilian para birokrat, komunikasi antar unit organisasi, kesepakatan lintas instansi, dan membentuk kebijakan penyelenggaraan urusan pemerintahan. Begitu juga peran para praktisi, teknokrat, staleholder dan seterusnya. Naskah kertas yang dikirim dan diterima, menjadi gambaran  pelaksanaan kebijakan negara, pelaksanaan program pemerintahan demi tujuan keadilan dan kesejahteraan bangsa dan rakyatnya. 

Akhirnya fenomena absurd, terasa aneh tapi nyata. Semakin menunjukkan bahwa kebenaran hanya berada di sisi Sang Pencipta. Refleksi kertas ini berujung pada “Kearsipan BUKAN bukan pertandingan saling menguji kebenaran, namun sebagai dialektika mendekati efektifitas pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

Meski kearsipan seolah berlari pada kenyataan, namun itu semua demi obsesi mensejajarkan dengan bidang lain pada penyelenggaraan urusan pemerintahan. Konsepsi nasional Kearsipan telah berada lepas landas demi cita cita besarnya agar terakui menjadi bagian efektifitas Birokrasi pemerintahan.

Poin refleksi ini ialah “seberapa efektifkah kearsipan dalam dukungan karena cita cita meraih efektifitas pelaksanaan peri kehidupan berbangsa dan bernegara?”. Mungkin bukan efektifitas belaka, apakah karena harapan perolehan nilai tambah?

Nilai tambah dengan datang pendekatan untuk mengukur kemajuan kearsipan, berbekal pisau kaidah maupun peraturan. Semoga bukan hanya mengukur dan menyalahkan, karena menurutku esensi kearsipan berujung pada penyelamatan memori kenegaraan dan kebangsaan. 

Dua malam terakhir ini, mereka minta es krim. Permintaan dari Kakak mengharuskanku membeli tiga cup es krim. Satu untuk Thole dan satu untuk Dhe’ Rara. Beberapa merk es krim dalam kemasan cup kecil seharga 5 ribuan, mereka jajalin. Seperti malam ini, Wall’s dan kemaren malam Aice. 

“Cuci tangan, cuci mulut” kataku kepada mereka. Terlebih Rara yang masih dua tahun, mulut tangan sampai baju terkena es krim. Pasti ganti baju setelah puas menikmati es krim.

Begitu juga dua kakaknya, bukan es krim yang mengotori, tapi baju basah saat mencuci tangan dan mulut.

Format Surat Edaran berbeda dengan format Surat Dinas. Meski demikian, para konseptor naskah dinas yang notabene Aparatur Sipil Negara belum semua yang memberikan perhatian terhadap perbedaan format naskah pada tiap kelompoknya. 

Bahkan, penuangan atau redaksi yang tertuang dalam pengaturan terkait tata naskah dinas pun, masih perlu ditegaskan kembali. Bisa jadi karena tata naskah dinas perlu persamaan persepsi. Bahkan layak wajib hukumnya, perlu ditegaskan dengan sosialisasi. 

Menurutku sih, sudah tidak perlu lagi. Terlebih di era teknologi informasi. Naskah dinas dengan mudaj di standarisasi. Sehingga mendukung gerak Reformasi Birokrasi. 

Secara garis besar, kelompok naskah terbagi menjadi tiga yakni kelompok “Arahan“, “Korespondensi“, dan “bentuk khusus“. Setiap kelompok mempunyai format dan struktur sesuai karakteristik, fungsi dan kedudukan naskah dinas sebagai sarana komunikasi kedinasan. 

Surat Edaran berada di kelompok naskah dinas arahan, sedangkan Surat dinas menjadi bagian dari kelompok naskah Korespondensi. Jelas ya… karena berada dalam kelompok yang berbeda, maka perlu dipandang berbeda. 

Sering kali konseptor naskah dinas memerlukan konfirmasi kembali terkait format dan kewenangan penandatanganan. Misalnya pertanyaan di bawah ini:

[27/3 16.00] Pejabat Pengawas:” Rul…utk Surat Edaran yg ttd pak Direktur, ttd nya ttd nya a.n Dirjen ya atau lgs ybs?, Klo liat TND, contoh Format SE Pimpinan Unit Organisasi atau delegasi .Kalau di kewenangan penandatanganan Direktur boleh ttd Edaran”. 

Pertanyaan diatas mempertanyakan isi Lampiran I, Permen ESDM 2/2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Kementerian ESDM. Pertanyaan menjurus pada konsistensi antara contoh format dan matrik kewenangan jabatan penandatangan. Dalam lampiran I peraturan Menteri ESDM No. 2/2020 telah telah dicontohkan format naskah dinas sesuai dengan kelompoknya dan sesuai dengan kewenangan penandatanganan. 

Misalnya pada contoh Surat Edaran. Tiga format yang dicontohkan pada Peraturan tersebut adalah format bertanda Menteri, bertanda tangan atas nama Menteri, dan bertanda tangan pimpinan unit organisasi. Tidak dicontohkannya Format Surat Edaran yang langsung ditangani Pejabat Eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama pun kemudian menjadi pertanyaan. 

Meski demikian, dalam lampiran 1 Peraturan termaksud, pada tabel matriks kewenangan penandatanganan, pejabat eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama yang secara bukan merupakan pimpinan unit organisasi pun, diberikan tanda Chek list. Artinya dapat dibaca bahwa Eselon 2 atau pimpinan tinggi pratama merupakan pejabat yang berwenang menandatangani Surat Edaran. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi catatanku terkait tata naskah dinas di instansi pemerintahan. Yakni perlunya perhatian atas standarisasi format dan struktur naskah dinas. Tentu saja memperhatikan karakteristik, fungsi dan kedudukan kelompok naskah dinas. 

Jika tidak diperhatikan, dapat saja terjadi kekeliruan dalam mengidentifikasi bentuk surat edaran. Misal, format Surat dinas yang mencantumkan perihal “Edaran”. Kekeliruan pengidentifikasian pun berakibat pada kesalahan penuangan atau penentuan nomor naskah. Format naskah “surat dinas”, namun bernomorkan naskah yang memiliki urutan Surat Edaran. 

Tulisanku sebelumnya terkait Surat Edaran 

1. https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/31/surat-edaran-bagian-2/

1. https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/29/surat-edaran/

Menarik, pengundangan pada Lembaran Negara tanggal 10 Juni 2020 No.147, tersurat kembali struktur arsip terjaga. Sebelas tahun lalu tepatnya saat lahirnya UU 43/2009 tentang Kearsipan, konsepsi arsip terjaga menyasar pada struktur arsip kontrak karya dan perjanjian karya. 

Pada bulan ini, seolah menyadarkan kembali arti konsepsi terjaga. Penjagaan pertanggungjawaban negara dan bangsa Indonesia atas kekayaan alam. Kementerian Hukum dan HAM RI mengundangkan persetujuan bersama antara Dewan Perwakilan Rakyat Indonesia dan Presiden Republik Indonesia. Undang Undang No.3 Tahun 2020 tentang Perubahan UU RI 4/2009 tentang Pertambangan Mineral dan Batubara, memutuskan untuk menyisipkan, menghapus serta menambah beberapa ketentuan pada UU 4/2009.

Yang menjadi menarik bagiku adalah disisipkan ketentuan pada pasal satu poin 6, yakni 6a yang berbunyi “kontrak karya yang selanjutnya disebut KK adalah perjanjian antara pemerintah dengan perusahaan berbadan hukum Indonesia untuk melakukan usaha pertambangan mineral“. 

Pun pada poin 6b yang berbunyi a” Perjanjian Karya Pengusahaan Pertambangan Batubara yang selanjutnya disebut PKP2B adalah perjanjian antara pemerintah dengan perusahaan berbadan hukum Indonesia untuk melakukan usaha pertambangan Batubara” 

Sampai disini, aku pun perlu menggaris bawahi hipotesaku. Bahwa mendudukan bentuk arsip sesuai dengan peristilahan yang tepat, akan membantu dalam penjagaan setiap entitas pada rekaman kegiatan kenegaraan dan kebangsaan. Seperti halnya istilah Kontrak Karya dan Perjanjian Karya yang sebetulnya sudah pernah muncul di tahun 1960an.

Penjagaan rekaman kegiatan pengelolaan Karunia Tuhan Yang Maha Esa yang berada di wilayah negara kesatuan Republik Indonesia. Karunia itu berwujud, sumber daya alam dan kekayaan alam tidak terbarukan berupa mineral dan batubara.

Seperti halnya dalam redaksi diktum Undang Undang No. 3 Tahun 2020 tentang Perubahan UU RI 4/2009 tentang Pertambangan Mineral dan Batubara, perubahan Undang Undang diperlukan untuk mengatasi berbagai kendala penyelenggaraan pengelolaan agar berjalan efektif serta memberikan nilai tambah yang optimal .

Permasalahan Pertambangan Mineral dan Batubara diantaranya kewenangan pemerintah pusat dan daerah, perizinan, perlindungan masyarakat terdampak, data dan informasi Pertambangan, pengawasan, dan sanksi. 

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi catatanku bahwa struktur arsip berupa kontrak karya dan perjanjian karya, dan Konteks penyelenggaraan pengelolaan mineral dan batubara, serta konten permasalahan pertambangan menjadi frame yang perlu di perhatikan dalam mengimplementasikan konsepsi arsip terjaga.