Nurul Muhamad

Arsip telah bercerita tentang Pandemi Virus pada empat belas tahun lalu. Bahkan arsip Pandemi empat belas tahun lalu, masih tersimpan dan mudah di akses pada beberapa portal atau laman Internet. Misalnya pada laman itjen.kemenag.go.id, peraturan.bpk.go.id dan masih banyak lagi. Berikut autentikasinya :

1. Tanggal registrasi : 13 Maret 2006 
2. Nomor : 7 tahun 2006
3. Bentuk naskah : Peraturan Presiden 
4. Tingkat Perkembangan : Salinan 
5. Jabatan pengabsyahan Salinan : Deputi Hukum Sekretariat Kabinet 
6. Isi ringkas : Komite Nasional Pengendalian Flu Burung dan Kesiapsiagaan menghadapi Pandemi Influenza 
7. Konteks Hubungan dengan Kejadian :
   • Diktum : Indonesia merupakan salah satu negara yang memiliki resiko berjangkitnya Pandemi Influenza pada manusia yang mengakibatkan banyak korban jiwa
   • Dibentuknya Komnas FBPI dengan ketua Menko Kesejahteraan Rakyat, wakil ketua Menteri Pertanian dan Menteri Kesehatan 
   • Komite Provinsi dan Kabupaten diketuai kepala daerah yang berpedoman dan arahan Komnas FBPI
   • Sekretariat Komnas FBPI dapat membentuk kelompok kerja dan panel ahli yang terdiri pejabat, pakar, akademisi dan praktisi
   • Masa tugas selama empat tahun dan dapat diperpanjang 
   • Dalam melakukan tugasnya berkoordinasi dengan instansi pemerintahan, dunia usaha, organisasi non pemerintah, organisasi profesi, perguruan tinggi, Badan internasional 
   • Biaya APBN dan Sumber dana lainnya yang tidak mengikat 
   • Ketentuan lebih lanjut diatur oleh Menko Kesejahteraan Rakyat 

Selain arsip 13 Maret 2006, tersimpan pula arsip 12 Februari 2007. Hampir setahun dari terbitnya Perpres tentang Pandemi tersebut, terbitlah Instruksi Presiden Republik Indonesia. 

Berikut autentikasinya:

1. Tanggal registrasi : 12 Februari 2007
2. Isi ringkas : Penanganan dan Pengendalian Flu Burung 
3. Nomor : 1 Tahun 2007
4. Konteks Hubungan dengan Kejadian 
   • Meningkatkan insentif penanganan 
   • Melakukan edukasi dan sosialisasi bahaya di daerah endemik
   • Para gubernur memusnahkan unggas yang telah terkontaminasi atau yang dipelihara di pemukiman penduduk diwilayah yang terindikasi atau diduga telah terjangkit virus flu burung dengan memberikan kompensasi yang wajar 
   • Menteri Pertanian dan Menteri Kesehatan melakukan sesuai tugasnya dengan bekerja sama dengan TNI dan PMI
   • Panglima TNI melakukan operasi bakti untuk membantu pemerintah daerah 
   • Menteri Keuangan menyiapkan dan mengkoordinasikan serta mengoptimalkan pendanaan 
   • Menko Kesejahteraan Rakyat membentuk satuan tugas dalam rangka penanganan dan Pengendalian virus flu burung

Dua item arsip tersebut menjadi gambaran bahwa kehidupan ini merupakan ulangan ulangan. Dalam bahasa kecilku, “ulangan” adalah momok menakutkan. Terlebih kalo mata pelajarannya hitung hitungan. 

Pandemi virus menjadi ulangan, tahun ini yang kedua di negeriku. Berjajar daftar ratusan arsip COVID 19 sebagai usaha penanganan Pandemi virus. Jika ulangan ini adalah pelajaran hitungan, maka aku dulu yang masih kecil dan miskin  pun pernah merasakan itu. Ulangan hitungan (baca Matematika) hanya akan menjadi “Momok” bagiku yang masih duduk di bangku sekolah dasar dan pertama. 

Tp inilah fakta, berhitung dalam kehidupan orang dewasa bisa terkait ekonomi, sosial, budaya yang mengalami perubahan. Bagaimana sikap kita?

Aku pun pungkasi dengan ingatan atas ujaran Mbahnun tiap jamaah Maiyah bahwa terus sinau bareng tentang kedaulatan diri.

Bahwa sikap dan putusan yang berasal diri sendiri akan membentuk kedaulatan untuk seluruh ulangan pada mata pelajaran kehidupan. Semoga apapun dapat berasal dari kedaulatan diri meski tetap harus bijak atas kebersamaan manusia dan makluk lainnya. Kedaulatan diri yang akan membentuk kedaulatan wilayah sampai kedaulatan negara. Namun tetap bijak dengan menjaga kebersamaan diri, keluarga, wilayah, negara sampai belahan bumi lainnya sebagai habitat kehidupan dunia. 

ASPEK PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS 

Penciptaan 

• Pengendalian naskah dinas keluar meliputi pencatatan, pengiriman dan penyimpanan:  Sejak bulan Februari 2020 dilaksanakan dengan aplikasi NADINE KESDM . 
• Pengendalian naskah dinas masuk meliputi Sejak bulan Februari 2020 dilaksanakan dengan aplikasi NADINE KESDM . 

Penggunaan 

• Ketersediaan arsip aktif dan inaktif: Pelaksanaan central file oleh masing masing subdit/bagian
• Ketersediaan prosedur pengggunaan arsip aktif dan inaktif: SOP penataan, penyimpanan dan pemindahan arsip. Selain itu SOP pembuatan naskah dinas dan pengurusan surat yang perlu di update mengikuti perubahan kondisi
• Sarana peminjaman arsip aktif dan inaktif: lampiran bukti peminjaman

Pemeliharaan 

• Penataan arsip inaktif berdasarkan asas asal usul dan aturan asli: diperlukan penyesuaian klasifikasi arsip yang mengikuti proses bisnis Ditjen Migas atau minimal mengikuti seri arsip sesuai Permen esdm tentang JRA substansi Migas 
• Penataan arsip inaktif melalui kegiatan: Pengaturan fisik sesuai subdit/bagian, Pengolahan informasi arsip melalui manuver data, Penyusunan daftar arsip inaktif sesuai ketentuan ke dalam aplikasi arsip digital
• Penyimpanan arsip inaktif : arsip inaktif disimpan dalam record center sistem on storage dan off Strorage, arsip inaktif yang disimpan tidak melewati retensi arsip inaktif, sarana simpan rol opek dan boks arsip
• Alih media arsip inaktif : arsip inaktif yang dialihmediakan tetap disimpan oleh Unit Kearsipan, file alihmedia disimpan di server yang terkolekola oleh unit TI Ditjen Migas dan dapat dikkses melalui koneksi intranet. Untuk keperluan kecepatan akses dan belum diautentikasi disertai dengan pembuatan berita acara alih media

Penyusutan

• Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah sesuai lingkup kewenangannya: diperlukan petunjuk teknis Biro Umum KESDM dan atau surat SDM ke unit kerja agar meningkat persentase Unit Pengolah yang memindahkan arsip ke Unit Kearsipan dan diharapkan unit kerja dapat mindahankan arsip yang telah melewati retensi arsip aktif sesuai JRA atau berkategori inaktif. Sedangkan pemindahan arsip dari unit kearsipan Ditjen Migas ke unit kearsipan 1 Biro Umum disesuaikan dengan nilai permanen
• Pemusnahan arsip inaktif sesuai lingkup kewenangannya: pada tahun 2020 telah disusun tim penyusutan arsip yang memiliki tugas identifikasi dan penilaian terhadap arsip usul pindah dan usul musnah. 

Bencana hari ini, menembus batas pertanggungjawaban kearsipan pada kondisi bencana dan penyelamatan arsip akibat dampak terjadinya bencana. Bencana tahun ini meneriakkan kencang akan pentingnya rekaman kegiatan menghadapi bencana dan memperkaya khasanah arsip bencana. 

Bencana Nasional non alam ini menggaris bawahi kembali kedudukan arsip sebagai pertanggungjawaban setiap aspek kehidupan berbangsa dan bernegara, untuk kepentingan negara, pemerintah dan pelayanan publik dan kesejahteraan rakyat. (sebagaimana diktum terbitnya perlindungan dan penyelamatan arsip dari bencana tahun 2015) 

Nalarku diajak bergerilya menyusuri kedudukan arsip tidak terbatas pada identitas fisik. Khasanah arsip bencana pun telah menembus nilai alam dan sosial. Jika fisik arsip dalam ancaman bencana disebut dengan bencana arsip, mama COVID-19 lebih berasa arsip bencana. Tatkala muara penyelamatan arsip demi kesejahteraan rakyat, maka kearsipan perlu berdiri pada presisi setepat tepatnya diantara arsip bencana dan bencana arsip.

Ketentuan terkait arsip bencana yang kudapati adalah Peraturan ANRI No. 23/2015, meski sebetulnya terkait erat dengan bencana arsip. 

Berikut autentikasinya:

1. Tanggal registrasi : 16 Maret 2015
2. Bentuk Naskah : Peraturan LPNK
3. Isi Ringkas : perlindungan dan penyelamatan arsip dari bencana 
4. Nomor : 23 tahun 2015
5. Tingkat perkembangan : Salinan
6. Nama Jabatan Pengabsyahan Salinan: Kepala Biro Organisasi, Kepegawaian dan Hukum ANRI
7. Berita Negara RI tahun 2015 Nomor 666
8. Diundangkan pada 30 April 2015
9. Konteks Hubungan dengan Kejadian
   • Kriteria Bencana (nasional, provinsi, kabupaten /kota dan perguruan tinggi) 
   • Dilakukan oleh Tim Penanggulangan bencana arsip sesuai kewenangan 
   • Meliputi tindakan Pra bencana, tanggap darurat dan Pasca Bencana 
   • Acuan kepada pencipta arsip, lembaga teknis kebencanaan dan lembaga kearsipan 
   • Pendanaan pada kriteria bencana nasional menjadi tanggung jawab ANRI (alokasi APBN), sedangkan non bencana nasional menjadi tanggung jawab LKD (alokasi APBD) 
   • tindakan pasca bencana adalah rehabilitasi pada rekonstruksi sarana prasarana dan layanan kearsipan, pendokumentasian/laporan 
   • tindakan tanggap darurat adalah evakuasi, identifikasi, pemulihan, penyimpanan fisik arsip baik kertas dan elektronik 
   • Tindakan pada tahap pra bencana dilakukan oleh pencipta arsip (kondisi tidak terjadi bencana dan potensi bencana) antara lain identifikasi jenis bencana, identifikasi fisik arsip dan sarana prasarana kearsipan, operasional tanggap darurat, pembatasan akses 
   • Kesiapsiagaan dan mitigasi bencana

Koordinator arsiparis Kementerian ESDM adalah Kepala Biro Umum KESDM. (Kepmen ESDM No. 90.K/08/MEM/2019). Pertimbangan penunjukan koordinator adalah untuk memperlancar komunikasi dan koordinasi dalam pengembangan karir jabatan. Terdapat 36 jenis jabatan fungsional yang tersebut pada SK termaksud termasuk didalamnya jabatan arsiparis. 

Berikut autentikasinya 

1. Tanggal registrasi : 23 Mei 2009
2. Bentuk naskah : Keputusan Menteri 
3. Isi ringkas : Penunjukan Koordinator Jabatan Fungsional di Lingkungan Kementerian ESDM 
4. Jabatan Penandatanganan : Menteri ESDM 
5. Nama Penandatanganan : Ignatius Jonan
6. Tingkat perkembangan : salinan
7. Jabatan pengabsyahan Salinan : Kepala Biro Hukum 
8. Konteks Hubungan dengan Kejadian :
   • Peningkatan profesionalitas fungsional 
   • Mendorong pejabat fungsional di lingkungan KESDM untuk menjadi anggota organisasi profesi 
   • melakukan koordinasi dengan instansi Pembina jabatan fungsional 
   • melakukan koordinasi dengan kepala Biro Sumber Daya Manusia dalam pembinaan dan pengembangan kompetensi jabatan fungsional 
   • Dapat menunjuk satu pejabat fungsional yang cakap untuk membantu pelaksanaan tugas
   • Anggaran di bebankan pada unit Koordinator Jabatan Fungsional 

Baca juga 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/24/281-jenis-jabatan/

Unit kearsipan adalah unit pemilik bisnis proses atau pelaksana pembinaan kearsipan. Pada organisasi berbentuk Kementerian, unit kearsipan laksanakan oleh Sekretariat Jenderal Cq. Biro Umum.

Standarisasi praktik kearsipan pada area yang lebih luas untuk tingkat Kementerian, unit pemilik bisnis proses lah yang mempunyai preferen untuk merilis SOP.

Pendapatku, SOP harus dikembalikan pada unit pemilik bisnis proses agar terdapat keseragaman SOP untuk unit kearsipan pada jenjang berikutnya. 

Berikut ini adalah contoh Standar Operasional Prosedur (SOP) Kearsipan yang disusun di unit kearsipan 2 Ditjen Migas antara lain SOP penyimpanan arsip, SOP pemindahan arsip dan SOP penataan arsip.

Ketiga SOP tersebut menjadi bagian dalam pelaksanaan records center pada bagian umum kepegawaian dan organisasi. SOP tersebut harus kemudian disesuaikan dengan SOP versi Biro Umum selaku unit Pembina Kearsipan

“Harga minyak turut berperan dalam pembangunan ekonomi dan sosial yang berkelanjutan”, kata tersebut aku kutip pada tautan 👇 

https://fiskal.kemenkeu.go.id/dw-konten-view.asp?id=20141024112140241259017

Tulisan kali ini, hanya sedikit mendeskripsikan informasi terkait minyak mentah di Indonesia. Dalam Peraturan Menteri ESDM No.23 Tahun 2012 tentang tata cara penetapan metodologi dan harga minyak mentah Indonesia disebutkan bahwa minyak mentah utama adalah minyak mentah Indonesia yang diperdagangkan di pasar internasional dan dipublikasikan oleh publikasi internasional. Sedangkan jenis minyak mentah diluar yang di sebutkan pada pasar dan publikasi internasional merupakan minyak mentah lainnya. 

Peraturan Menteri ESDM tersebut merupakan pelaksanaan salah satu ketentuan Peraturan Pemerintah 79/2010 tentang Biaya Operasi yang dapat dikembalikan dan perlakuan pajak penghasilan di Bidang Usaha Hulu Migas. 

Apa saja jenis minyak utama? Tersurat pada lampiran SK MESDM No. 79.K/12/MEM/2020 tanggal 1 April 2020, minyak mentah utama Indonesia antara lain SLC, Ardjuna, Attaka, Duri, Belida, Senipah Condensate, dan Banyu urip. 

Apa saja jenis minyak mentah lainnya? antara lain Anoa, Arun Condensate, Bekapai, Belanak, Bentayan, BRC, Bula, Bunyu, Camar, Cepu, Cinta, Geragai/Makmur, Geragai Condensate/Makmur Condensate, Handil Mix, Jambi, Jatibarang, Jene/Pendopo, Kaji/Matra, Kerapu, Ketapang, Klamono, KPS, Kondensat Sampang, Kondensat Tangguh, Lalang, Langsa, Lirik, Madura/Poleng, Mengoepeh, Meslu, Mudi Mix, NSC, Pengerungan Condensate, Sanga2 Mix, pandan, Pangkah, Ramba, Rimau, Sanggata, Selat Panjang, Sepinggan Yakin Mix, South Jambi Condensate, Tanjung, TAP, Tiaka, Udang, Walio Mix, West Seni Bangka Mix, Widuri. 

Kedua kelompok jenis minyak mentah Indonesia termaksud telah menjalani evaluasi oleh Badan Pelaksana atau Satuan Kerja Khusus Migas. Evaluasi tersebut berkriteriakan: tingkat kestabilan produksi, kestabilan kualitas, ketersediaan Infrastruktur dan atau kestabilan pasar atas suatu jenis minyak mentah. 

Secara rutin SKK Migas melaksanakan evaluasi termaksud. Hasil evaluasi disampaikan kepada tim harga yang diketuai Direktur Jenderal untuk kemudian disampaikan kepada Menteri. Menteri ESDM menetapkan pada setiap awal bulan yang biasanya dikenal dengan istilah ICP atau Harga Minyak Mentah Indonesia Bulan….

Sedangkan untuk kelompok minyak mentah lainnya yang belum memiliki kriteria sebagaimana ketentuan di atas, disebut dengan minyak mentah lainnya sementara ditetapkan oleh Direktur Jenderal melalui Keputusan atas nama Menteri ESDM 

Ucapan selamat berterbangan di media sosial. Ratusan ucapan yang kusaksikan via Gawaiku. Oh ini lebaran y? Kok rasanya beda

24 Mei 2020, bertepatan hari raya Idul Fitri 1 Syawal 1441 Hijriah. Mengulang lagi momentum kemenangan. Mencatatkan diri dalam sejarah pribadi, tidak Mudik karena Pembatasan Sosial. Lebaran di rumah saja. Hidangan opor dan ketupat ala istri. Berdatangan tetangga di depan rumah 🏡, kuhadapi tanpa mandi. 

Yang menang itu siapa? Kenapa harus mudik di hari raya? Tanpa ke luar rumah, lebaran terasa berbeda. Masakan mertua dan saudara pun harus sirna. Tak juga membalas kunjungan para tetangga. 

Analisis jenis item Arsip kontrak kerjasama minyak dan gas bumi pada tanggal 19 Oktober 2019 menghasil 25 item arsip. Catatan diskusi pada tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/

1. SK Penetapan Bentuk dan Ketentuan Pokok Wilayah Kerja
2. SK Penetapan Pemenang Wilayah Kerja
3. Kontrak Kerja Sama
4. Persetujuan Penyisihan
5. Persetujuan Penundaan Penyisihan
6. Tambahan Persetujuan Penyisihan
7. Persetujuan Pengalihan PI
8. Persetujuan Swap Area
9. Persetujuan atas Amandemen Kontrak Kerja Sama butir 9
10. Performance Deficiency Notice pada Tahap Eksplorasi
11. Amandemen Kontrak Kerja Sama terkait dengan Pemenuhan Persyaratan Pengajuan Perpanjangan Jangka Waktu Eksplorasi
12. Persetujuan Perpanjangan Jangka Waktu Eksplorasi
13. Persetujuan Penggantian Waktu Eksplorasi
14. Persetujuan Tambahan Waktu Eksplorasi
15. Persetujuan Terminasi
16. Persetujuan Rencana Pengembangan Lapangan yang Pertama (termasuk revisinya, apabila ada)
17. Penawaran PI 10%
18. Persetujuan Pengalihan PI pada Masa Eksploitasi
19. Performance Deficiency Notice
20. Persetujuan Perpanjangan Kontrak Kerja Sama (SK TnC)
21. Kontrak Kerja Sama Perpanjangan
22. Perubahan dan Pengalihan Komitmen Kerja Pasti
23. Persetujuan Penyisihan
24. Penawaran PI 10% apabila BUMD belum mendapatkan Penawaran PI 10% pada saat Persetujuan PoD I
25. Persetujuan Pengalihan PI pada Masa Eksploitasi

Sabtu 23 Mei 2020, malam takbiran berbeda dengan tahun sebelumnya. Tidak ada perhelatan takbir keliling. Tidak juga di kampung halaman. Di malam menjelang satu syawal 1441/2020, syahdu di wilayah perantauan.

Satu episode yabg belum tentu akan terulang. Malam takbiran berada di Rumah Villa Tanah Baru, Kelurahan Tanah Baru, Kecamatan Beji, Kota Depok, Provinsi Jawa Barat. Episode bersama Pandemi COVID19.

Tidak juga dengan baju baru. Tidak juga dengan amplop THR untuk dibagikan kepada sanak saudara di kampung sana. Malam takbiran 2020, cukup dengan hati. Bahwa takbir kemenangan untuk khatam tadarus Al Qur’an.

Dalam sepuluh tahun terakhir, di tahun 2020 sajalah, terdapat kemenangan dalam tadarus 30 juzz.

Lebih 300 kali dibaca untuk tahun 2020. Setahun lalu, sejak diunggah pada bulan April 2019 pun telah dibaca lebih dari 200 kali. Hal itu, memunculkan analisisku terkait kebutuhan informasi sebagaimana pada tautan 👇yg berjudul pengawasan kearsipan internal https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/

Tinjauan gambaran kondisi kearsipan, dapat diungkap melalui poin poin pertanyaan. Yang kemudian diperhatikan adalah sejauh mana bukti atau data dukung atas jawaban dari pertanyaan sesuai formulir. Bukti berupa dokumentasi, notulen, surat, daftar hadir, SK, daftar arsip, dan seterusnya yang dapat meyakinkan isian Formulir Monitoring Pengawasan Internal pada unit kearsipan II (UK II).

Isian berikut bisa jadi refensi, gambaran kondisi UK Ditjen Migas sebagai berikut :

1. ASPEK PEMBINAAN 

• Koordinasi penyelenggaraan kearsipan dengan Unit Kearsipan I, Unit Pengolah dan/atau Unit Kearsipan Jenjang Berikutnya : bukti surat Nomor… Tentang permintaan petugas untuk menghadiri acara rapat internal atau permohonan narasumber.
• Pemberian bimbingan, supervisi dan konsultasi pelaksanaan kearsipan sesuai lingkup kewenangan: buktinya : bukti undangan, notulen, daftar hadir, dokumentasi dan serta laporan penyelenggaraan pertemuan https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/14/pengawas-kearsipan-internal-obyek-ditjen-migas/
• Sosialisasi kearsipan terhadap unit pengolah dan/atau unit kearsipan jenjang berikutnya: bukti  pertemuan petugas surat di internal Ditjen Migas pada 25 Februari 2020 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/25/sharing-session-penggunaan-aplikasi-naskah-dinas-elektronik-ditjen-migas/
• Perencanaan, pemantauan dan evaluasi pengelolaan arsip : bukti tersusun RKAKL unit ketatausahaan( TOR dan RAB) https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/30/layanan-kearsipan-202o/
• Pengawasan Kearsipan Internal: bukti notulen rapat pengawasan kearsipan internal Ditjen Migas pada 14 Februari 2020 di Gd. pusat Arsip KESDM 
• Pemberkasan dan pelaporan arsip terjaga : bukti koordinasi identifikasi arsip kontrak kerjasama migas yang diinisiasi bagian hukum Migas pada Oktober 2019 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/30/pengelolaan-dan-pengadministrasian-dokumen-kontrak-kerjasama-migas/
• Penyerahan salinan autentik dari naskah asli arsip terjaga: belum ada bukti