Nurul Muhamad

Catatan penelusuran arsip terus berdatangan. Tiga yang terbaru ini, menyisakan kegelapan rekaman informasi kedinasan. Melalui Pena Whatsapp, pengelola BMN dan Pengadministrasi angkutan Migas serta pengadministrasi penawaran Wilayah kerja Migas mengkonfirmasi keberadaan arsip. 

[20/5 16.50] Pengelola BMN: Assalammu,alaikum.. Pak, mau mohon bantuannya, saya perlu dokumen DIPA 2010 dan DIPA 2014 atau TOR/RABnya. Kegiatan pembangunan Jargas tahun 2010 yaitu Tarakan, Depok, Bekasi, Sidoarjo serta tahun 2014: Bekasi, Semarang, Sidoarjo, Bulungan, Lhokseumawe

[18/5 09.10] Pengadministrasi Angkutan Migas : minta tolong di carikan ke bagian arsip:1. Perpanjangan Izin Usaha Sementara Pengangkutan Gas Melalui Pipa Ruas Kalimantan Timur – Jawa Barat Tengah, PT Bakrie & Brothers, 2009, 2. Perpanjangan Izin Usaha Sementara Pengangkutan Gas Melalui Pipa Ruas Gresik – Semarang PT Pertamina 2008 atau 2009 dan 3. Perpanjangan Izin Usaha Sementara Pengangkutan Gas Melalui Pipa Ruas Cirebon – Semarang PT Rekayasa Industri 2008

[19/5 15.26] Pengadministrasi Wilayah kerja Migas : Mas, aku mau tanya, kira2 kalau arsip penawaran Wilayah kerja 2009 dll itu sudah di pd ranji atau lt 4 Waktu jaman pindahan Saat mau renovasi, Dan Saat Itu saya masih di tp…. 

Kegelapan jawaban atas tiga orang penelusur arsip tersebut menjadi catatan untuk kearsipan. Gelap karena belum terdeteksi keberadaan fisik arsipnya. 

Bagi kami selaku petugas arsip, mendudukan layanan kearsipan sebagai bagian dari layanan perkantoran adalah hal yang paling realistis dari kondisi kearsipan di Ditjen Migas saat ini. 

Kondisi kearsipan Ditjen Migas tergambar dari kompleksitas layanan perkantoran. Layanan Kearsipan yang berada didalam layanan umum kepegawaian dan organisasi, berkedudukan sebagai pelengkap. Layanan kearsipan seolah hanya menggenapi sesuai peran dalam struktur organisasi. 

Bukan tanpa alasan, dan aku pun turut mendukung demi tingkat prioritas layanan termaksud dalam tahun anggaran berjalan. Prioritas unit kerja perlu diputuskan di meja pimpinan demi tingkat keberhasilan pencapaian indek kinerja organisasi. Capaian 76% secara full di penghujung 2020 untuk layanan umum kepegawaian dan organisasi, perlu dilihat secara komprehensif.

Dan pada posisi ini, kearsipan harus dilihat dalam skala lebih luas agar layak dan masuk dalam jajaran prioritas kegiatan anggaran unit Bagian Umum Kepegawaian dan Organisasi. 

Link sebelumnya terkait penelusuran arsip

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/11/pencarian-arsip-2006-di-mei-2020/

PSBB di DKI Jakarta telah diperpanjang sampai dengan 4 Juni 2020 oleh Gubernur Anis Baswedan. Ingatan para pekerja kantoran dipaksa pada Perilaku Hidup Bersih dan Sehat (PHBS) di tempat kerja. Bersihkan meja kerja, cuci tangan, hindari menyentuh wajah, hindari kontak sesama, jaga jarak, gunakan masker, batuk beretika, tingkatkan daya tahan tubuh, dan membersihkan diri sesampai di rumah. 

Berikut autentikasinya 

1. Tanggal registrasi : 27 Maret 2020
2. Bentuk Naskah : Surat Edaran
3. Nomor: HK.02.01/Menkes/216/2020
4. Isi ringkas : Protokol Pencegahan Penularan COVID 19 di tempat kerja
5. Jabatan pengabsyahan : Menteri Kesehatan RI 
6. Nama Penandatanganan : Terawan Agus Putranto
7. Diakses pada laman https://infeksiemerging.kemkes.go.id/
8. Ditujukan ke seluruh Pimpinan Kementerian Lembaga, Gubernur dan Bupati 
9. Konteks Hubungan dengan Kejadian 
   • Melakukan pemeriksaan suhu tubuh
   • Menyediakan sarana cuci tangan 
   • Memastikan seluruh area kerja bersih dan higienis 
   • Menyediakan tisu dan masker
   • Menginformasikan PHBS
   • Sosialisasi isolasi diri
   • Memasang pesan pesan kesehatan 
   • Melakukan hirarki pengendalian resiko COVID 19 
   • Memberikan kebijakan beristirahat dan bekerja dari rumah 
   • Petugas K3 proaktif 
   • Wajib lapor kepada kepegawaian terhadap ODP PDP, Probable yang konfirmasi dan melapor ke puskesmas setempat 
   • Melakukan identifikasi kontak dan riwayat atas pekerja Berkriteria COVID 19

Perlindungan konsumen dengan menjamin mutu bahan bakar Elpiji yang beredar di masyarakat, pemerintah menetapkan spesifikasi bahan bakar gas Elpiji untuk keperluan dalam negeri pada Mei 1990. Berikut autentikasinya: 

1. Tanggal registrasi : 14 Mei 1990
2. Bentuk naskah: Keputusan
3. Nomor naskah : 25.K/36/DDJM/1990 
4. Isi ringkas: spesifikasi bahan bakar gas Elpiji untuk keperluan dalam negeri
5. Jabatan Penandatanganan : Direktur Jenderal 
6. Nama Penandatanganan : Suyitno Patmosukismo 
7. Tingkat Perkembangan : Fotokopi 
8. Disimpan di aplikasi arsip digital (internal) Ditjen Migas (format PDF) 
9. Di tembusan kan kepada Menteri Pertambangan dan Energi, Menteri Perindustrian, Menteri Negara Kependudukan dan Lingkungan Hidup, Menteri Perhubungan dan Direktur Utama Pertamina 
10. Konteks Hubungan dengan Kejadian :
    • PERPU No. 44 Tahun 1960 tentang Pertambangan Minyak dan Gas Bumi, diundangkan di Jakarta 26 Oktober 1960 oleh Sekretaris Negara, Tamzil (diakses pada laman bphn.go.id pada 20 Mei 2020)
    • UU No. 8 tahun 1971 tentang Perusahaan Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara 
    • Lampiran I berisi spesifikasi Elpiji Campuran, lampiran II tentang spesifikasi spesifikasi Elpiji Propana, dan lampiran III terkait Spesifikasi Elpiji Butana
11. Catatan autentikasi :
    • Pembuatan Kode nomor dengan unsur kode jabatan Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi yakni DDJM
    • Tanpa menggunakan lambang garuda
    • Dasar tata naskah dinas Departemen Pertambangan dan Energi Tahun 1986 (Tatalaksana Surat, Kepmen 247.K/16/MPE/1986) 

Jika diperhatikan, saat ini tidak terdapat perbedaan antara kode jabatan dengan kode unit organisasi. Padahal di tahun 1986, Kementerian ESDM pernah membedakan antara  antara kode jabatan dengan kode unit organisasi. 

Baca juga 👇 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/05/15/nomor-naskah-dinas/

Pembuatan Kode merupakan satu dari tujuh lingkup  Tata Laksana Surat DPE 1986. Dalam tata naskah dinas Kementerian ESDM 2020 “pembuatan kode” menjadi bagian dari lingkup “pembuatan naskah dinas” bersama dengan penomoran naskah dinas.

Tatalaksana Surat 1986 membagi ruang lingkup menjadi 7 bahasan yakni Pengertian, Asas, Penggolongan surat dinas, Wewenang Penandatanganan, Tata penyelenggaraan surat-menyurat, Pembuatan kode, dan Standarisasi 

Simpulan tulisan ini bahwa Pembuatan kode merupakan kegiatan penomoran naskah dinas. Tujuan pembuatan kode yakni untuk mempermudah identifikasi atau pengenalan surat. Kebijakan pembuatan kode pada surat pun dituangkan pada Keputusan Menteri ESDM Tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan Departemen Pertambangan dan Energi yang terbit di tahun 1986. 

Berikut autentikasinya:

• Tanggal registrasi : 8 Maret 1986
• Bentuk Naskah : Keputusan Menteri 
• Isi informasi : Tatalaksana Surat dan Kearsipan 
• Nomor : 247.K/16/MPE/1986
• Jabatan Penandatanganan : Menteri Pertambangan dan Energi 
• Nama Penandatanganan : Subroto
• Ditembuskan ke Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Arsip Nasional, alembaga Administrasi Negara, dan Badan Administrasi Kepegawaian Negara
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
  • Dasar hukum nya Undang-Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang Pokok Pokok kearsipan
  • Mencabut keputusan menteri pertambangan nomor 77/Kpts/M/pertamb/1978
  • Mencabut keputusan menteri pertambangan dan energi nomor 356/Kpts/M/Pertamben/1981

Pembuatan kode dibedakan menjadi tiga yakni kode untuk surat masuk, kode untuk surat keluar, dan kode jabatan/Unit organisasi. Di tahun 1986, kode klasifikasi mendasarkan pada pola IBS. Apa itu IBS? Adalah inisial dari I: instansi, B: Bentuk Naskah dan S: subyek/ masalah arsip. 

Pembuatan kode untuk SURAT MENGATUR berdasarkan tatalaksana Surat Departemen Pertambangan dan Energi tahun 1986 mensyaratkan standar minimal unsur unsur sebagai berikut:

• Nomor Urut dan kode bentuk penuangan 
• Kode masalah /klasifikasi 
• Kode jabatan
• Tahun pembuatan 

Perbedaan pembuatan kode untuk surat tidak mengatur terletak pada pada:

• kode unit organisasi dan kode jabatan. 
• Kode bentuk penuangan 

Unsur unsur dalam pembuatan kode surat keluar (kelompok tidak mengatur) 

• Nomor Urut
• Kode masalah /klasifikasi 
• Kode unit organisasi
• Tahun pembuatan 

Meski kode jabatan tidak diberlakukan dalam penomoran naskah dinas, namun setidaknya memberikan gambaran bahwa tata naskah dinas Kementerian ESDM, sempat menerapkan sistem pembuatan kode jabatan:

1. MENTERI : MPE,
2. Sekretaris Jenderal : SSJ,
3. Inspektur Jenderal : IIJ,
4. Direktur Jenderal Geologi dan Sumberdaya : DDJG,
5. Direktur Jenderal Pertambangan Umum : DDJP 
6. Direktur Jenderal Minyak dan Gas Bumi: DDJM
7. Direktur Jenderal Listrik dan Energi Baru: DDJL

Generasi 2017 dari Kontrak Bagi Hasil Migas yang mendasarkan pada prinsip pembagian gross produksi tanpa mekanisme pengembalian biaya operasi. Generasi termuda dari jenis kontrak bagi hasil pertambangan migas ini mulai terekam sejak tahun 2015 kala diterbitkan kebijakan Percepatan Pengusahaan Migas Non Konvensional (Permen 38/2015)

1. Peraturan Menteri ESDM No.8 tahun 2017 tentang Kontrak Bagi Hasil Gross Split 
2. Peraturan Menteri ESDM No 52 Tahun 2017:  Perubahan Pertama 
3. Peraturan Menteri ESDM No. 20 tahun 2019: Perubahan Kedua

Berikut autentikasinya 

• Tanggal registrasi : 13 Januari 2017, 29 Agustus 2017, 10 Oktober 2019
• Jenis Naskah : Peraturan Menteri 
• Nama Penandatanganan : Ignatius Jonan
• Tingkat Perkembangan : Salinan
• Diakses pada laman jdih.esdm.go.id 
• Jabatan pengabsyahan Salinan : Kepala Biro Hukum 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
  • Besaran bagi hasil disesuaikan dengan komponen variabel dan komponen progresif dimana saat persetujuan prosentase awal minyak bumi adalah 57% : 43%, sedangkan Gas Bumi 52%:48%
  • Perubahan Pertama: Menteri dapat menambah prosentase bagian kontraktor maupun negara berdasarkan tercapai dan lebihnya keekonomian lapangan dalam bentuk persetujuan pengembangan lapangan pertama dan selanjutnya dg pertimbangan Evaluasi SKK Migas
  • Pertimbangan : peningkatan efisiensi dan efektivitas pola bagi hasil produksi migas, meningkatkan investasi sedangkan perubahan kedua di 2019 untuk memberikan Kepastian Investasi kegiatan usaha hulu migas 
  • Bentuk dan ketentuan pokok kontrak bagi hasil gross split ditetapkan oleh Menteri ESDM dengan paling sedikit memuat 17 ketentuan antara lain penerimaan negara, wilayah kerja dan pengembaliannya, kewajiban pengeluaran dana, perpindahan kepemilikan hasil produksi, jangka waktu dan kondisi perpanjangan kontrak, penyelesaian perselisihan, kewajiban pemasokan kebutuhan Migas dalam negeri, akhir kontrak, kewajiban pasca operasi pertambangan, pengalihan hak dan kewajiban, pengutamaan penggunaan TKI maupun pemanfaatan barang dan jasa dalam negeri, keselamatan kerja, pengelola lingkungan, pengembang masyarakat sekitar dan jalinan hak masyarakat adat
  • Kepemilikan sumber daya alam tetap berada di tangan pemerintah sampai pada titik penyerahan 
  • Pengendalian manajemen operasi berada pada Satuan Kerja Khusus dibawah pembinaan dan koordinasi dan pengawasan Menteri ESDM 
  • Modal dan resiko berada pada Badan Usaha atau Bentuk Usaha Tetap yang melaksanakan eksplorasi dan eksploitasi pada daerah tertentu di dalam wilayah hukum pertambangan Indonesia berdasarkan kontrak kerjasama dengan SKK pelaksana kegiatan usaha hulu migas
  • Penerimaan negara : Bagian negara, bonus bonus dan pajak penghasilan 
  • Komponen Variabel antara lain status wilayah kerja, kondisi lapangan, kedalaman dan jenis reservoir, ketersediaan infrastruktur pendukung, kandungan Co2, kandungan H2S, berat jenis Migas, tingkat komponen dalam negeri
  • Komponen variabel antara lain harga minyak, jumlah Komulatif produksi 
  • Rencana kerja dan anggaran serta rencana pengembangan lapangan 
  • Kewajiban Kontraktor 
  • Mencabut ketentuan kontrak bagi hasil Gross Split Sliding Scale dalam Peraturan Menteri ESDM No. 38 tahun 2015 tentang Percepatan Pengusahaan Migas Non Konvensional
  • Perubahan Pertama (52/2017) menyisipkan pasal 6 ayat 4a dan pasal 25a, mengubah  pasal 7,9, 14, serta lampiran
  • Perubahan Kedua (20/2019) : kontrak yang ditanda tangani sebelum Oktober 2019 berlaku sesuai ketentuan terbaru sebagaimana lampiran, merubah lampiran pada angka 9 huruf A tingkat komponen dalam negeri dan angka 3 huruf B jumlah Komulatif produksi minyak dan gas bumi 

Kampanye KEBAIKAN, satu diantara pelajaran Pandemi COVID 19. Kala perilaku manusia menjadi patokan keadaan, maka lebih banyak lagi kebutuhan kampanye kebaikan. (perilaku hidup sehat VS. VIRUS) Tak dipungkiri, sifat kealphaan manusia sangat berdampak pada perilaku manusia. Usaha menyuarakan hal baik akan menjaga ingatan manusia agar menutupi perilaku lupa. 

Potret sederhana dari pelajaran Pandemi COVID 19 muncul dari diri Rahman, ST. Sarjana Teknik yang saat ini bergabung bersama tim kepegawaian Ditjen Migas. Dia tidak ragu dan tekun dalam berkampanye terkait absen, dan pelaporan kerja harian. 

Sudah seminggu ini, pada batas waktu akhir untuk dapat merekam bukti kinerja, Mas Rahman selalu memposting kampanye kebaikan di WAG. Penampakan nyata belajar dari Pandemi COVID 19. 

Bukan hanya raport kehadiran, namun juga menjaga berkurangnya hak rupiah dari kinerja PNS. Perilaku PNS atas mesin absensi kuilustrasikan, pada tulisan 👇 setahun lalu. 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/06/28/mesin-📠absensi/

Diakhir tulisan ini, aku pun terus berharap dapat ikut belajar dari Pandemi COVID 19 seperti penjaga absen yang inspiratif. Belajar menyelami sisi sisi kemanusiaan dari perilaku yang syarat kealphaan (lupa). Memang sepertinya menerabas administratif formal, namun inilah pelajaran Pandemi COVID 19. Pelajaran menghargai sisi manusiawi. 

Semoga menjadi keberkahan buat pelaku kampanye kebaikan, mas Rahman serta temen temen yang lain dalam kedudukan masing masing. Pandemi COVID19 menghadirkan pelajaran, kampanye kebaikan, sederhana & bermuara dari hati, namun sangat berarti 

Meski telah dicabut sejak 2014 dengan Undang Undang ASN, namun semua peraturan pelaksanaan Pokok Pokok Kepegawaian tahun 1974 dan perubahannya pada 1999, masih berlaku sepanjang belum diganti dan tidak bertentangan. 

Berikut empat generasi UU yang didalamnya menaungi Pegawai Negeri Sipil:

• 1961: UU No.18 tentang Pokok Pokok Kepegawaian 
• 1974: UU No.8 tentang Pokok Pokok Kepegawaian (menggantikan)
• 1999: UU No. 43 tentang Perubahan UU No.8 tentang Pokok Pokok Kepegawaian 
• 2014: UU No. 5 tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (mencabut) 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian: 
  • Pertimbangan digantikan 1961 ke 1974 adalah sistem karir dan sistem prestasi kerja
  • Pertimbangan Perubahan 1974 ke 1999 adalah terbitnya konsensus nasional terkait pemerintah daerah dan penyelenggaraan negara yang bersih dan bebas dari KKN
  • Pertimbangan dicabut nya UU tentang Pokok Pokok Kepegawaian di tahun 2014, adalah penyesuaian tuntutan nasional dan tantangan global antara lain perbandingan antara kualifikasi dan kompetensi dengan tata kelola pemerintah yang baik. ASN sebagai bagian dari reformasi merupakan profesi (mengelola, mengembangkan, dan mempertangungjawabkan kinerja)
  • 1974, PNS pusat dan daerah serta PNS lain dan ABRI. 1999 kelompok PNS terbagi (sipil, TNI, dan Polisi), (pusat dan daerah), Pegawai Tidak Tetap,  2014:  PNS menjadi bagian dari ASN bersama PPPK, baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/04/asn-pns-pppk/
  • Perubahan kedudukan, abdi negara dan masyarakat (1974) sebagai pelayan masyarakat dalam tugas negara, pembangunan dan pemerintahan (1999) menjadi pelayan publik sesuai kebijakan yang ditetapkan pimpinan instansi pemerintah (2014)
  • Penambahan kewajiban di 2014 untuk melaksanakan kebijakan yang dirumuskan pejabat pemerintah yang berwenang dan bersedia ditempatkan di seluruh wilayah NKRI
  • 1974 dibentuk Badan yang mengatur dan menyelenggarakan pembinaan PNS (BAKN), kemudian tahun 1999 dibentuknya BKN (Pusat) dan BKD (perangkat yang dibentuk oleh Kepala Daerah), dan sejak 2014 berubah dalam kerangka kelembagaan (KASN, LAN, dan BKN)
  • 1984 muncul Badan Pertimbangan Kepegawaian (Kepres 67/1984)
  • Jika 1974 disebut Pembinaan maka sejak 1999 muncul istilah Manajemen PNS. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/04/05/perubahan-manajemen-pns-2020/
  • Jika di 1999 muncul Komisi Kepegawaian Negara, di 2014 muncul  Komisi ASN

 “Arsip Autentik untuk Indonesia”. Dua kata di otaku tatkala membaca tema peringatan hari Kearsipan ke 49 tersebut. Satu kata terkait “validasi” dan kata lain adalah “verifikasi“. Selamat Hari Kearsipan Indonesia. Bagiku, Pandemi COVID 19 melebihi memori kebangsaan, namun memori dunia. 

Namun demikian, kearsipan Indonesia pun layak untuk membuka diri, melaksanakan validasi dan verifikasi memori Pandemi Global dalam batasan Wilayah NKRI. Boleh jadi dengan Validasi dan verifikasi akan menghasilkan arsip autentik untuk Indonesia (Pandemi Global COVID yang mencerminkan keunikan Bangsa dan Negara Indonesia) 

Secara kronologis sejak 28 Januari 2020, memori Pandemi Global COVID 19 masuk ke Indonesia tatkala Pemerintah Pusat melalui Lembaga Pemerintahan Non Kementerian (BNPB) menerbitkan narasi “keadaan darurat tertentu bencana wabah penyakit akibat virus di Indonesia” (32 hari + 91 hari). 

Lanjut di 4 Februari 2020, tatkala negara melalui Kementerian urusan kesehatan menetapkan infeksi Novel Corona virus (infeksi 2019-ncov) sebagai penyakit yang dapat menimbulkan wabah. 

Pun 31 Maret 2020, bertambah meyakinkan dengan lahirnya Peraturan Pemerintah tentang pembatasan sosial berskala besar. Dan berpuncak pada 14 April 2020 saat kepala Negara sekaligus pimpinan tertinggi pemerintah menetapkan Pandemi COVID 19 sebagai Bencana Nasional non alam. 

Kearsipan pun mendapatkan warna baru, dimana sebelumnya arsip bencana hanya terikat pada konsep penyelamatan materi dari bencana alam.

Pungkasan, aku pun menyampaikan ucapan selamat Hari Kearsipan Indonesia, semoga arsip autentik untuk Indonesia menjadi momentum kembali dalam memaknai peran kearsipan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Peran yang semakin mendalam bukan terbatas aspek materi fisik, namun nilai dari memori secara manusiawi.

28 pernyataan untuk mengenali lebih lanjut tentang nomor naskah dinas:

1. Nomor naskah merupakan hasil dari kegitan registrasi arsip yang menjadi prasyarat autentitas suatu dokumen negara (PP No.28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU RI tentang Kearsipan Tahun 2009). 
2. Nomor sebagai tanda pengenal antar satu naskah dengan naskah lainnya, cerminan ke-unik-an suatu arsip.
3. Nomor naskah dinas menjadi bagian tidak terpisahkan dari isi informasi arsip
4. Tata urutan nomor naskah dinas, dari angka kecil menuju angka besar setelah kesempatan pertama pada aktivitas registrasi arsip.
5. Penentuan pengurutan nomor naskah dinas sesuai dengan bentuk naskah dinas.
6. Ternyata kesamaan bentuk naskah memungkinkan mempunyai urutan yang tidak berseri atau masing masing. 
7. Urutan pada kesamaan bentuk perlu dikaitkan dengan kedudukan naskah sebagai komunikasi kedinasan pada unit organisasi.
8. Perbedaan urutan nomor berlaku pada kesamaan bentuk yang dikaitkan dengan kedudukan jabatan penandatangan seperti naskah korespondensi internal (Nota Dinas), menunjukkan perbedaan urutan meski dalam kesamaan bentuk dan unit organisasi 
9. Pada kondisi tertentu, urutan nomor naskah dinas dapat didasarkan pada pejabat penandatanganan.
10. Bahkan pada perkembangannya urut berdasarkan klasifikasi arsip dan jenis produk layanan publik(kategori pirizinan).
11. Beragam dasar pengurutan penomoran naskah dapat ditentukan, disepakati dan diputuskan dalam pengaturan atau penetapan tiap instansi.
12. Bisa jadi tiap instansi menerapkan teknis pengurutan nomor naskah yang berbeda satu sama lain.
13. Pada perkembangannya, nomor naskah menjadi kebutuhan. Sebut saja kebutuhan dalam penyebutan pada komunikasi kedinasan.
14. Bahkan, saat ini, penyebutan nomor naskah telah berkembang pada bentuk komunikasi masa. Contohnya pada hari terakhir ini tiap pemberitaan mudik 2020 di media masa, kita mendengar/membaca  penyebutan nomor surat edaran  Gugus Tugas yakni No. 4 tahun 2020″.
15. Nomor tersebut urut berdasarkan jenis naskah “Surat Edaran”/SE. Pada kelompoknya, SE bersama dengan jenis naskah lain yakni Peraturan, Keputusan, Instruksi, SOP, dan Petunjuk Teknis di dudukan sebagai kelompok atau kategori naskah dinas arahan.
16. Penuangan nomor kelompok naskah arahan cukup simpel yakni hanya tersusun dari unsur nomor urut dan tahun penetapan.
17. Ragam jenis nomor naskah dinas arahan pun terjadi di seluruh instansi pemerintah
18. Penomoran Peraturan: hampir di tiap instansi telah menetapkan susunan nomor yang hanya terdiri nomor urut dan tahun ditetapkan (dicatat pada berita Negara)
19. Penomoran Instruksi: beberapa instansi masih mencantumkan kode naskah. Kode tersebut seperti “Ins” atau “I”
20. Penomoran Edaran : bisa jadi karena kelompok naskah arahan, nomor SE hanya tersusun atas unsur nomor dan tahun saja. Namun beberapa lembaga masih menerapkan pencantuman kode bentuk naskah yakni “SE” atau “E”
21. Penomoran Keputusan : menjadi kategori naskah penetapan, beberapa instansi/Lembaga masih memperlihatkan kode naskah seperti “K”, “Kep” 
22. Penomoran surat dengan diawali kode klasifikasi arsip
23. Penomoran surat yang memuat kode jabatan penandatangan 
24. Penomoran surat yang memuat kode wilayah
25. Penomoran surat yang memuat angka bulan
26. Penomoran surat yang memuat kode unit kerja
27. Penomoran yang memuat beberapa kode sekaligus sebagai metodologi penyusunan arsip
28. Penomoran naskah menjadi tugas fungsi unit ketatausahaan

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/03/29/surat-edaran/

Link terkait

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/01/31/penomoran-surat/

Jumat, 15 Mei 2020

Cluster jaringan internet yang menjadi jalur aplikasi naskah dinas bermasalah. Layanan Persuratan elektronik, terhenti sementara waktu. Sejak jam 10 pagi sampai dengan 18.30 WIB, aplikasi belum dapat diakses. Kehandalan sarana teknologi informasi komunikasi pun diuji. Berikut kutipan informasi terusan dari Pejabat Administrator urusan Umum Kepegawaian dan Organisasi pada Ditjen Migas via WAG 

[15/5 12.35] “Selamat siang kawan-kawan semua, seluruh aplikasi ESDM yang diletakkan di Data Center ESDM di gandul saat ini sedang mengalami gangguan (termasuk nadine), saat ini sedang ada proses penggantian switch dan tdk tahu kenapa clusternya nadine bermasalah karena network putus nyambung. Mohon sabar, ini ujian “

Tidak dipungkiri, kondisi Pandemi COVID 19 telah merubah dari kekhawatiran teknologi menjadi kebutuhan teknologi. Urusan komunikasi kedinasan atau persuratan merasa sangat terbantu dengan kehadiran aplikasi berbasis Internet. 

Seolah memasuki babak baru Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, aplikasi yang diberi nama NADINE telah banyak merubah wajah administrasi perkantoran. Meski dibilang masih seumur jagung, NADINE patut mendapat apresiasi terkait inisiasi mempertahankan capaian kinerja sektor energi dan sumber daya mineral Indonesia. 

Berharap, otoritas teknologi informasi pada Kementerian cepat mengatasi kendala teknis penggantian switch. Akhirnya, kita pun sampai pada penyikapan kebutuhan layanan surat berbasis elektronik dengan kesiapan mitigasi kendala teknik.