Nurul Muhamad

Presiden Republik Indonesia telah membentuk kabinet dan Kementerian negara (Kepres No. 113/P Tahun 2019), penataan tugas dan fungsi Kementerian Negara (Perpres No. 67 tahun 2019). 

Kemudian demi ketepatan fungsi, ukuran dan proses Kementerian negara dalam mendukung efektifitas penyelenggaraan pemerintahan, Presiden Pun Mengatur kembali Organisasi Kementerian Negara (Perpres 68/2019).

34 Kementerian Negara yang terbagi menjadi empat kelompok yakni Koordinator, I, II, dan III. 

1. kelompok koordinator,
2. kelompok yang Numenkelaturnya secara tegas tersebut dalam UUD 1945 (I) 
3. Kelompok yang ruang lingkupnya tersebut dalam UUD 1945 (II) 
4. Kelompok dalam rangka penajaman, koordinasi, sinkronisasi program pemerintah (III) 

Ilustrasi berikut merupakan penuangan unit informasi sebagaimana format autentikasi (pelaksanaan tugas arsiparis jenjang penyelia) dari naskah dinas arahan. Tingkat Perkembangan naskah adalah Salinan. Jabatan pengabsyahan Salinan adalah Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara. Sumber : https://jdih.setneg.go.id/Produk

1. Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat
   • Tanggal registrasi : 27 Februari 2020 
   • Nomor : 27 tahun 2020
   • Lembaran Negara 2020 No. 40
   • Tanggal di Undangkan: 10 Februari 2020
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian per BAB
     • kedudukan, tugas dan Fungsi 
     • Susunan Organisasi antara lain bentuk Ditjen yakni Sumber Daya Air, Bina Marga, Cipta Karya, Perumahan, Bina Konstruksi dan Pembiayaan Infrastruktur PUPR
     • unit Pelaksana Teknis
     • Tata Kerja
     • Pendanaan 
     • ketentuan Lain-lain: lebih dari 5 Direktorat dalam Direktorat Jenderal 
     • Ketentuan Peralihan
     • ketentuan Penutup: mencabut Perpres 135/2018
2. Sekretariat Negara
   • Tanggal registrasi : 14 Februari 2020 
   • Tanggal diundangkan : 17 Februari 2020
   • Lembaran Negara 2020 No. 45
   • Nomor : 31 Tahun 2020 
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian per BAB
     • Kedudukan tugas dan fungsi 
     • Organisasi : Sekretariat Kementerian, Sekretariat Presiden, Sekretariat Wakil Presiden, Sekretariat Militer Kepresidenan, Deputi dan Staf Ahli
     • Staf Khusus Menteri 
     • Tata Kerja
     • Jabatan, Pengangkatan dan Pemberhentian 
     • Evaluasi Kelembagaan 
     • Pendanaan
     • Ketentuan lain lain: tugas, fungsi dan susunan organisasi serta Tata kerja diatur oleh Menteri 
     • Ketentuan Peralihan
     • Ketentuan Penutup: mencabut Perpres 24/2015
3. Koordinator Perekonomian 
   • Tanggal registrasi : 26 Februari 2029
   • Nomor : 37 tahun 2020
   • Lembaran Berita Negara No. 
   • Tanggal di Undangkan: 28 Februari 2020
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • kedudukan, tugas dan fungsi 
     • organisasi antara lain dalam bentuk Deputi Koordinasi (ekonomi makro dan keuangan, Pangan dan Agribisnis, Pengembangan Usaha BUMN, ekonomi digital dan ketenagakerjaan serta UMKM, perniagaan dan Industri, pengembangan wilayah dan tata ruang, kerjasama ekonomi internasional, 
     • tata kerja
     • administrasi dan pendanaan
     • Ketentuan lain lain
     • ketentuan peralihan
     • ketentuan Penutup 
4. Agraria dan Tata Ruang 
   • Tanggal registrasi : 26 Maret 2020
   • Nomor : 47 Tahun 2020
   • Lembaran Berita Negara 2020 No. 83
   • Tanggal di Undangkan : 26 Maret 2020 
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • Kedudukan, tugas dan fungsi 
     • Organisasi antara lai bentuk Ditjen : Tata Ruang, Survei dan Pemetaan Pertanahan Ruang, penetapan hak dan pendaftaran tanah, penataan agraria, pengadaan tanah dan pengembangan Pertanahan, Pengendalian dan penertiban tanah dan ruang, penanganan sengketa dan Pertanahan
     • Tata Kerja
     • Pendanaan
     • Wakil Menteri merupakan Kepala Badan Pertanahan Nasional 
     • Ketentuan peralihan
     • Ketentuan penutup
5. Pariwisata dan Ekonomi Kreatif
   • Tanggal registrasi : 31 Desember 2019
   • Nomor: 96 tahun 2019
   • Lembaran Negara 2019 No. 269
   • Tanggal diundangkan : 31 Desember 2019
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
   • Menteri dan Wakil Menteri (Unsur pimpinan Kementerian) 
   • Susunan organisasi terdiri dari Sekretariat Kementerian dan Staf Ahli menteri 
   • Tata kerja
   • Pendanaan 
   • Ketentuan lain lain : wakil menteri merupakan ketua Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Pelaksanaan tugas mempergunakan unit organisasi dan Sumber Daya di lingkungan Badan Pariwisata dan Ekonomo Kreatif. 
   • Ketentuan peralihan
   • Ketentuan penutup
6. Riset dan Teknologi
   • Tanggal registrasi : 31 Desember 2019
   • Nomor : 94 tahun 2019
   • Lembaran Negara 2019 No. 267
   • Tanggal diundangkan : 31 Desember 2019
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • Masa berlaku Perpres 73/2019 tentang Kementerian Riset dan Teknologi sampai dengan 31 Maret 2020
     • Sistem Nasional Ilmu Pengetahuan & Teknologi (UU 11/2019)
     • Penataan organisasi kembali
7. Koordinator Kemaritiman dan Investasi
   • Tanggal registrasi : 30 Desember 2019
   • Nomor: 92 tahun 2019
   • Lembaran Negara 2019 No. 265
   • Tanggal diundangkan: 31 Desember 2019 
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • Mengkoordinasi Kementerian : ESDM, PUPR, KKP, Perhubungan, LHK, BKPM dan Pariwisata Ekonomi Kreatif 
     • Organisasi terdiri Sekretariat, Inspektorat, Deputi dan Staf Ahli
     • Tata kerja: proses bisnis diatur Menteri, pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi 
     • Administrasi : menerapkan sistem pemerintahan berbasis elektronik 
     • Ketentuan lain lain: penataan organisasi 
     • Ketentuan peralihan : menunggu terbentuknya jabatan dan pejabat baru
     • Ketentuan penutup : mencabut Perpres 71/2019
8. Pendidikan dan Kebudayaan 
   • Tanggal Registrasi : 16 Desember 2019
   • Nomor : 82 tahun 2019
   • Lembaran Negara 2019 No. 242
   • Tanggal di Undangkan : 18 Desember 2019
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • unsur pimpinan (Menteri dan wakil menteri) 
     • Organisasi antara lain dalam bentuk Ditjen : guru dan tenaga pendidikan, PAUD_Dasar_Menengah, Vokasi, Dikti, Kebudayaan 
     • Unit Pelaksana Teknis
     • Tata Kerja
     • Pendanaan 
     • Ketentuan lain : tugas fungsi tata kerja diatur oleh Menteri 
     • Ketentuan peralihan : tetap melaksanakan tugas sampai dibentuk jabatan baru dan diangkat pejabat baru
     • Ketentuan penutup : mencabut Perpres 72/2019
9. Badan Usaha Milik Negara 
   • Tanggal registrasi : 10 Desember 2019 
   • Nomor : 81 Tahun 2019
   • Lembaran Negara 2019 No.235
   • Tanggal di Undangkan : 10 Desember 2019
   • Konteks Hubungan dengan Kejadian 
     • Kedudukan, tugas dan fungsi 
     • Organisasi : wakil menteri sektor Industri dan wakil menteri sektor Jasa, Sekretariat, Deputi, Inspektorat dan Staf Ahli
     • Tata kerja: sistem Akuntabilitas, sistem pengendalian intern, proses bisnis, analisa dan uraian tugas jabatan, beban kerja
     • Pendanaan 
     • Ketentuan lain: ketentuan tugas fungsi tata kerja oleh Menteri setelah mendapatkan persetujuan urusan pemerintahan aparatur negara
     • Ketentuan peralihan : Jabatan dan pejabat tetap melaksanakan tugas dan fungsi sampai dibentuk jabatan baru dan diangkat pejabat baru
     • Ketentuan penutup : mencabut Perpres 41/2017

Sabtu 11 april 2020, Aplikasi zoom cloud meeting mempertemukan urusan persuratan dengan urusan Teknologi Informasi di Ditjen Migas. Melalui inisiasi pejabat pengawas pengelolaan informasi pada sekretariat Ditjen Migas, Agus Mendrova mengajakku bertemu di dalam rapat via aplikasi zoom. Tujuan rapat adalah memperoleh kesamaan persepsi implementasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan KESDM. 

Lepas dikantongi sertifikat tanda tangan elektronik oleh Pusdatin Kementerian ESDM, penyusunan konsep surat dinas memasuki babak baru. Terlebih pada database development telah di share antar unit pelaksana teknologi informasi di lingkungan KESDM.

Hadir dalam rapat via aplikasi zoom adalah dua tim yakni teknologi informasi dan urusan tata usaha Ditjen Migas. Hasilnya, Pranata Komputer Ditjen Migas yakni mbak ari, bang Yogi dan Mbak Titi telah siap untuk memberikan panduan pembelajaran operasional para pengguna aplikasi fitur penyusuban surat keluar. 

Pada pihak tim tata usaha Ditjen Migas, Bu Ike selaku pejabat pengawas urusan ketatausahaan beserta staf persuratan bersiap untuk mengawal pembiasaan persuratan seluruh pejabat dan pegawai Ditjen Migas melalui teknologi informasi komputer. 

Previlage unit Teknologi Informasi yang dapat mendemokan tata cara penyusunan surat elektronik oleh para pranata Komputer akan lebih mempercepat implementasi tata naskah dinas elektronik. Target implementasi akan menyasar kurang lebih  600 orang yang pegawai dan pejabat sektor regulasi migas(Ditjen Migas) 

Sebagai Percepatan sosialisasi implementasi, maka pad  hari senin tanggal 13 April 2020 direncanakan sosialisasi penggunaan naskah dinas elektronik KESDM untuk para staf dan petugas surat di Lingkungan Ditjen Migas pada jam 10 pagi, via aplikasi Zoom Cloud Meeting. 

Akhirnya, tulisan ini akan menjadi saksi dimulainya babak baru persuratan dinas elektronik. Bukan hanya sebatas otomasi, namun secara full akan sejak proses penyusunan, Pengesahan, sampai transmisi tanpa adanya kertas dan tinta (konvensional). 

Semoga berguna

“Tanggung jawab sosial”, adalah kalimat untuk mengajak diri sendiri dan masyarakat di sekitar dalam menggapai kesadaran sosial. Kebetulan tahun yang lalu, aku berperan sebagai ketua RT dengan kurang lebih 50 an kepala keluarga. Kesadaran diri adanya beban sosial yang harus dipukul tatkala hidup bermasyarakat.

Tahun lalu, aku masih selalu berteriak bahwa tanggung jawab, beban dan kesadaran sosial sampai dengan merasa diri sebagai penggerak sosial. Tak terasa dalam setahun yang lalu dapat menumbuhkan kesadaran sosial untuk terkumpulnya lebih dari 210 juta dan terbangunnya sarana sosialisasi dan religi (baca Mushola). 

Menjelang tahun ini, tiba tiba merasa harus menyeimbangkan kehidupan sosial. Keseimbangan itu dapat dicapai dengan pengendalian. Demi pengendalian sosial, aku pun mencukupkan diri tidak lagi meneruskan jabatan sosial (baca ketua RT). Dan sejak awal tahun, dalam benakku berusaha menahan diri tidak lagi berkampanye demi kesadaran sosial.

Secara sadar bahwa kehidupan sosial dapat lestari dengan peran tarik dan ulur kesadaran sosial. Kadang harus keluar dan tak ragu untuk menarik diri demi terciptanya keseimbangan sosial. 

Sedikit catanku saat berada pada lingkaran penggerak sosial, yakni tergelumutinya prasangka kepada orang orang yg belum punya kesadaran sosial. Prasangka itu tak mandeg begitu saja. Atas keberadaan orang orang tersebut, menantangku untuk mengajak mereka pada kesadaran sosial.

Tingkat kesadaran sosial ku pun telah menginisiasi  dengan memberikan bukti dan contoh nyata peran dan kontribusi sosial untuk masyarakat. Pun sebelum berada pada tuntutan sebagai pemimpin sosial (baca ketua RT). 

Peran dan bukti kontribusi sosial kuekspresikan dengan waktu libur untuk berfokus pada lingkungan kemasyarakatan. Bahkan puluhan juta, terpaksa kutunjukkan demi menarik partisipasi orang lain untuk memiliki kesadaran sosial. 

Uraian di atas membawaku pada suatu perenungan dimana dihadapkan dengan keadaan dunia saat ini. Lebih dari 200 negara di dunia yang terjangkit Pandemi Virus COVID 19 menerapkan pembatasan sosial. Pun tak luput dinegeri yang menjadi tempat subur kehidupan sosial, Indonesia. 

Kondisi pembatasan sosial, kiranya perlu menjadi perenungan dalam lingkaran Penggerak sosial. Atau kemudian akan memberikan pengajaran bagi orang orang yang belum memiliki kesadaran sosial??? 

Kehidupan sosial pada struktur masyarakat terendah pada level pemimpin sosial tingkat RT dan keluarga dihadapkan dengan Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19. 

Setelah DKI Jakarta, melalui otoritas kesehatan di negeri ini, Menteri Kesehatan telah menetapkan untuk daerah Depok, Bogor dan Bekasi. Praktis pusaran daerah sebagai simbol kesejahteraan dituntut untuk merenungkan kehidupan sosial. 

Akhirnya, kehidupan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia menjadi bahan perenungan bersama. Meski terus mewujudkan nilai sosial, baru kemaren aku pun tergerak membayarkan uang kontrakan senilai 750 ribu untuk satu keluarga yang terkena dampak sosial virus COVID 19. 

Wujud perenungan pembatasan sosial yg sekaligus memperkaya sudut pandang kehidupan sosial adalah tarik dan ulur nilai sosial agar tercipta keseimbangan sosial. Semoga berguna.

Pernahkah kita merasa bener benar menyesal?? Emosi jiwa berbenturan dengan kencangnya degup jantung menggerakkan ketakutan. Anak laki laki yang menjadi bagian perkembangan jiwaku, mengajari pada rasa penyesalan.

Penyesalanku sore ini, berbarengan dengan berdiam di rumah bersama ketiga anaku. Pembatasan sosial di masa COVID 19 pun, mengkondisikan aku memiliki banyak waktu untuk berinteraksi dengan ketiga bocahku. 

Banyak waktu karena sudah tiga minggu harus bekerja dari rumah. Aku tinggalkan kebiasaan ke kantor di pagi hari dengan menggantikan dengan absen online. Praktis, waktu sejak bangun tidur sampai kembali tidur bersama ketiga anaku. 

Tiba tiba saja hari ini meluap lah rasa emosiku kepada Thole. Sepele sih, hanya karena mencabut kabel TV yang sedang ditonton adiknya. “Setan mana yang merasuki diriku” pikirku. Kelembutan kepada anak sirna tertiup badai kemarahan. 

Berada pada terpaan badai marah, kubanting tubuh Thole di atas kasur. Tak kuasa menahan amarah, intimidasi pun meledak malalui pelototan mataku. Kupegang kepalanya, dan meluaplah emosi memalui mukaku.

Gelombang kemarahan itu akhirnya mengguncang jantungku hingga berdegup kencang. Terlebih saat mengetahui tangisan Thole yang tidak bisa keluar. Isak tangis tanpa suara itu, meremukkan hati seorang bapak. 

Sorotan mata penuh kebencian serta ketakutan dari Thole pun sekejap menyadarkanku. Bahwa aku harus segera kembali dengan perenungan “rumahku adalah syurgaku”

Akhirnya, maafkan aku y Thole… Bapakmu telah Khilaf. Semoga apa yang terjadi di sore ini (Jumat, 10 April 2020) menjadi bagian dari tumbuh kembang jiwaku bersamamu. Marah memang bagian dari jiwa manusia. Marah yang diikuti dengan penyesalan, semoga menjadi bagian perbaikan diriku.

Dan Khilaf ku ini, semoga dihilangkan dari memorimu, dan penglihatan kakak dan adikmu. YA allah, berikanlah ampun Mu, dan kuatkan diriku di jalan kelembutan sifatMu. Engkau lah yg maha membolak balikan hati. Jadikan hati anak anaku, bukan bersifat amarah yg tanpa kendali. Terima lah taubatku ini… 

Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 menjadi endapan rekaman informasi kegiatan kebangsaan (arsip bernilai kebangsaan). Kedaruratan tersebut menjadi tanda keadaan luar biasa yang saat sedang di alami bangsa Indonesia. 

Coba kita perhatikan, terbitnya Peraturan Perundangan-Undangan terkait dengan COVID 19. Begitu cepat lahir produk hukum terkait COVID 19 seperti PP Pengganti Undang Undang (Perpu), PP, Perpres, Keppres, Inpres, Peraturan Kementerian, Keputusan Menteri, Peraturan Daerah, Keputusan Daerah sampai dengan derasnya Surat Edaran dari pemegang berbagai otoritas di berbagai lini pemangku kebijakan. 

Kedaruratan bisa jadi menjadi dalih yang kuat agar pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya ditafsirkan sebagai seorang penjaga informasi dalam batasan kegiatan institusi dimana arsiparis berada.

Cara baca petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dituntut tidak hanya secara tekstual namun kontekstual keadaan luar biasa. Tatkala mendudukkan peran ASN dapat berpartisipasi dalam menyampaikan informasi yang positif dan benar (bukan berita Hoaks) dalam kaitan percepatan penanggulangan COVID 19, maka arsiparis dapat mengolah arsip menjadi Informasi bernilai kebangsaan tersebut (baca arsip COVID 19)

Saat ini, penampakan banyak orang mentransmisikan arsip melalui media sosial. Secara umum, tidak ada salahnya, menyebarkan jenis informasi bersifat terbuka untuk publik seperti naskah dinas arahan (Peraturan Perundangan-Undangan sampai dengan Surat Edaran) meski dalam bentuk yang identik dengan arsip. 

Sampai disini, nalarku pun sampai pada peran arsiparis dalam turut serta menyampaikan informasi dan bentuk informasi yang dapat disampaikan ke publik. Dengan sederhana dapat digantikan dengan satu kalimat berikut “Apakah urgensi peran arsiparis dan apa bentuk informasi arsip yang dapat disampaikan kepada publik dalam berpartisipasi Percepatan Penanganan COVID 19 tanpa Hoaks?”

Terkait dengan urgensi peran arsiparis, dapat mendasarkan petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dimana tantangan era saat ini adalah tantangan mengolah arsip menjadi Informasi yang positif dan benar kepada masyarakat. 

Terkait dengan bentuk informasi, kita dapat mengacu pada standar kualitas hasil kerja arsiparis yakni bentuk daftar dan laporan autentikasi.

Pada bentuk daftar arsip, tentu akan menunggu waktu periode tertentu sampai terkumpul arsip COVID 19. Maka untuk mendukung urgensi peran arsiparis dapat memilih bentuk laporan autentikasi. Terlebih bentuk laporan autentikasi memperlihatkan poin informasi yang bukan hanya Konteks Hubungan dengan Kejadian namun juga struktur arsip.

Berikut contoh autentikasi arsip “COVID 19, larangan mudik untuk ASN sebagai berikut:

• Tanggal registrasi : 9 April 2020 
• Bentuk Naskah : Surat Edaran
• Kelompok atau kategori : Naskah dinas arahan/produk hukum 
• Nomor : 46 Tahun 2020
• Jabatan Penandatanganan : Menteri PAN&RB
• Nama Penandatanganan : Tjahjo Kumolo
• Tingkat Perkembangan: Fotokopi warna 
• Sumber : Whatsapp Grup 
• Penggunaan kertas kop: Logo Garuda Emas
• Konteks Hubungan dengan Kejadian 
  • Mencabut SE sebelumnya (No. 36 yang diubah dengan No. 41)
  • Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19
  • Pembatasan bepergian ke luar daerah dan atau Mudik untuk ASN
  • Pembatasan Cuti
  • Disiplin Pegawai
  • Upaya Pencegahan Dampak Sosial COVID 19
  • Upaya mendorong partisipasi masyarakat

Autentikasi arsip tersebut dapat dilaksanakan setelah arsiparis mendapatkan bentuk utuh arsip nya. Sumber arsip yang selama ini tersedia adalah Web Page atau laman Internet pada  institusi resmi

Terkait urgensi peran arsiparis diatas, maka saat ini pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya sekedar menerima arsip, namun dapat secara aktif mencari arsip. Pun dengan keberadaan media sosial, lalulintas dan keterhubungan antar orang dalam komunitas tertentu menjadikan arsip (format Pdf) begitu kencang untuk datang kepada kita. 

Akhirnya, aku berada pada kesimpulan bahwa urgensi peran arsiparis pun perlu mendapat presisi yang tepat untuk dapat menyajikankan informasi secara positif dan benar.

Konten, Konteks dan struktur arsip menjadi pertimbangan dalam mencari presisi terkait mengolah arsip menjadi Informasi sebelum disampaikan kepada orang lain. Suatu presisi untuk mengambil peran serta dalam turut serta Percepatan Penanganan wabah COVID 19.

Tatkala pertimbangan presisi dari konten, konteks dan struktur arsip telah tercermin dalam informasi autentikasi arsip, maka secara sadar juga telah berusaha menghindari penyampaian informasi Hoaks. 

Semoga berguna 

Aktivitas kearsipan di Bulan Maret & April 2020 dibarengi dengan kondisi pembatasan sosial memang berdampak untuk kearsipan. Pembatasan kerja di kantor telah memasuki minggu ketiga. Praktis selama pembatasan tersebut, tim arsip harus bergantian untuk dapat mengolah arsip di ruang arsip. 

Dua minggu pertama, pembatasan sosial dengan WFH belum begitu menghambat pengolahan arsip. Pembagian tugas antara personil tim arsip dapat terlaksana dengan baik hingga mengatasi hambatan pengolahan arsip. 

Tugas anggota tim yang mendapatkan giliran WFH adalah mengolah data arsip melalui MS Excel . Hasil pengolahan data menjadi sarana bantu manuver fisik berkas. 

Memasuki minggu ketiga, proses manuver fisik berkas tersebut masih berjalan dengan baik dengan pelaksanaan secara estafet antar tim arsip. Berikut manuver fisik berkas berdasarkan olahan data (dalam proses) dan hasil olahan data:

1. Seri berkas inaktif keuangan (SDMK) 
2. Seri berkas keselamatan Migas (DMTE + DMTO) 
3. Seri berkas pembayaran infrastruktur 2006-2017
4. Seri berkas pembayaran lelang 2006 – 2017
5. Seri berkas pengembangan investasi (DMBI) 
6. Seri berkas pembinaan usaha Hilir Migas (DMOO+DMOA+DMOS+DMON+DMON) 

Sedangkan manuver data berkas inaktif untuk WFH (dalam proses) dan belum dikerjakan antara lain: 

1. Seri berkas Penyiapan program (DMBS) 
2. Seri berkas Penerimaan negara (DMBP) 
3. Seri berkas Rencana dan laporan (SDML) 
4. Laporan DIPA
5. Input data berkas pembayaran selesai manuver fisik ke aplikasi 
6. Pengecekan data arsip surat (keputusan) yang belum lengkap file unggahan
7. Input data laporan Jaringan Gas Bumi Untuk rumah Tangga pada aplikasi
8. Seri berkas persuratan 
9. Penyusunan draft Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas

Dari keenam seri berkas dalam proses manuver fisik, baru satu seri saja yang telah rampung pada hari Kamis, 9 April 2020. Masih tersisa lima seri berkas siap manuver fisik. 

Dari uraian diatas, proses manuver fisik berkas inaktif terhambat karena keterbatasan waktu dan petugas arsip. Keterbatasan tersebut menyisakan beban kerja yang belum terselesaikan.

Dalam sehari, jam kerja di ruang arsip dibatasi sampai dengan jam 12 siang saja. Sedangkan selama satu minggu, bergiliran dengan jadwal dua hari untuk satu petugas, itu pun wajib menempuh via moda kendaraan pribadi untuk ke kantor.

Akhirnya, tim arsip pun harus menerima dan terus mendukung kampanye pembatasan sosial. Semoga terjadi percepatan penurunan wabah COVID 19. Semoga berguna.

Diakui bahwa Pembatasan Sosial yang menjadi kampanye untuk Percepatan Penanganan wabah COVID 19 memengaruhi praktik tata naskah dinas di instansi pemerintah.

Kondisi pembatasan sosial justru membawa pengaruh positif untuk pelaku tata naskah dinas. Kondisi pembatasan sosial justru membuat loncatan perkembangan di urusan administrasi perkantoran Cq. Tata Naskah Dinas. 

Sebut saja di Kementerian ESDM, sejak diberlakukan pembatasan sosial dengan Bekerja Dari Rumah atau WFH, terjadi penguatan sarana proses penyusunan naskah dinas melalui metode daring /jarak jauh.

Saat ini telah tersedia sarana penyusunan konsep surat melalui pemanfaatan teknologi informasi dengan otorisasi berjenjang yang dapat dilakukan dari mana saja. Seorang ASN di Kementerian ESDM dalam kedudukan staf atau pelaksana dapat menindaklanjuti arahan pimpinan dengan penyusunan naskah dinas sampai dengan pengesahan naskah tanpa harus berada di kantor.

Kini saatnya sarana naskah dinas tersebut menggeser metode otomasi dan bersiap memasuki penyelenggaraan birokrasi secara elektronik. Pemegang otoritas atau Pejabat yang berwenang atas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dapat mengesyahkan naskah dinas dimana saja dan kapan saja. 

Pengaruh positif dari pembatasan Sosial akan terus memudahkan dalam sosialisasi sampai dengan penerapan sarana tata naskah dinas via elektronik. Hal tersebut didukung pula dengan terbitnya Sertifikat Tanda Tangan Elektronik dari lembaga yang berwenang yang telah dikantongi Kementerian ESDM. 

So, diakhir tulisan ini, kita terus dukung kampanye pembatasan sosial sebagai Percepatan Penanganan wabah COVID 19. Tatkala nanti Gubernur DKI yang telah mendapatkan penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar diberlakukan di Hari Jumat, 10 April 2020, Birokrasi Kementerian ESDM terus berjalan apik dengan sarana Naskah Dinas Elektronik. 

Semoga bermanfaat 

• Tanggal registrasi : 30 Januari 2020
• Nomor : 2 Tahun 2020 
• Bentuk Naskah : Peraturan Menteri (Permen) 
• Jabatan Penandatanganan : Menteri 
• Tingkat Perkembangan : salinan
• Pengabsyahan Salinan : Kepala Biro Organisasi tatalasana dan Akuntabilitas Kinerja 
• Sumber : https://jdih.setneg.go.id/Terbaru (diakses pada 8 april 2020)
• Konteks Hubungan dengan Kejadian :
  • Mencabut dan menggantikan Petunjuk Pelaksanaan pengelolaan arsip di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara tahun 2015
  • Lingkup arsip Kementerian Sekretariat Negara meliputi arsip Kementerian dan arsip kepresidenan
  • Arsip Kepresidenan diatur tersendiri melalui Peraturan Menteri 
  • Mengamanatkan pengaturan Arsip komplek Gelora Bung Karno dan Arsip komplek Kemayoran melalui Peraturan Direktur Utama
  • Perangkat Kearsipan terdiri dari Organisasi Kearsipan, SDM Kearsipan, Panitia Penilai Arsip, dan Peralatan Kearsipan
  • Pengelolaan arsip terdiri dari Penciptaan, Penggunaan, peminjaman, pemeliharaan, pemeliharaan arsip dinamis, dan penyusutan 
  • Peralatan Pengelolaan Arsip terdiri dari folder, boks, rak, label, 

• Tanggal Registrasi : 7 April 2020
• Nomor : HK.01.07/MENKES/239/2020 
• Isi ringkas : Penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar di Wilayah Provinsi DKI Jakarta dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE (COVID 19)
• Bentuk Naskah : Keputusan Menteri (Kepmen) 
• Nama Jabatan Penandatanganan : Menteri Kesehatan 
• Nama Penandatanganan : Terawan Agus Putranto 
• Tingkat Perkembangan : Copy Warna 
• Sumber : Media Sosial (Whatsapp Grup) 
• Konteks Hubungan dengan Kejadian
  • Pedoman PSBB dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19 (Lembaran Negara tahun 2020 No. 236)
  • Pemprov DKI wajib melaksanakan PSBB sesuai Ketentuan Perundangan-Undangan dan mendorong pola hidup bersih dan sehat kepada masyarakat secara konsisten 
  • Pembatasan Sosial selama masa inkubasi terpanjang dan dapat diperpanjang jika masih terdapat bukti penyebaran

Siang ini, saat Bekerja Dari Rumah (BDR), atau yg sering disebut WFH, kuterima tawaran untuk menulis di Jurnal Kearsipan. Melalui pesan singkat, salah satu temen dari tim redaksi Penyusunan Jurnal yang beralamat di Jl. Ampera Raya No. 7 Cilandak Jakarta Selatan meminta untuk mengirim tulisan.

Tak lupa, mas Rais yg telah menyelesaikan Studi di Belanda itu melampirkan pedoman penulisan yang tertuang di lampiran pengumuman tanggal 18 Juni nomor: PP. 04/03/2018.

Sebelum kubaca isi laporan pengumuman tersebut, gairah menulis ku pun sudah hilang dengan membaca kata “Jurnal”. Yang ada di otaku, Jurnal sangat tergantung pada metodologi tertentu. 

Namun, kalimat yg meluluhkanku adalah [6/4 13.21] Rais: “Salām, mas Nurul sy Rais pengelola Jurnal Kearsipan. Minta mas nulis bisa?”. Sapaan penuh keakraban meski belum pernah bertatap muka sebelumnya.

Secara sadar, aku pun patut merendahkan dihadapkan para para peneliti kearsipan seperti mas Rais, meski secara umur bisa jadi lebih muda dariku.

Perlu Kusampaikan bahwa tulisan ku hanya sebatas curahan hati (curhat) tanpa metodologi. Bahkan sering tanpa dasar dasar penulisan ilmiah yang harus menyertakan catatan kaki.

Selain itu tulisan masih sering mis, atau salah ketik, atau menimbulkan persepsi pembaca yg berbeda beda. Bahkan beberapa kali diingatkan bahwa tulisanku tidak etis, atau disebut Hoaks. 

Namun secara sadar, aku terus memperbaiki tatkala mendapat masukan perbaikan untuk lebih etis dan tidak Hoaks. 

“Yo wis lah mas, kucoba memenuhi permintaanmu” lirihku tanpa kutulis kembali balasan pesan singkat mas Rais. Permintaan itu menjadi ketiga kali setelah adik kelas di kampus yang saat ini menjadi dosen kearsipan di Jogja dan kakak kelas yg berdinas di Kementerian Ketenagakerjaan RI Jakarta.

Maka pada malam ini, ku tuliskan format tulisan pada jurnal kearsipan yang terdiri dari

1. Pendahuluan
   • Latar belakang,
   • Perumusan masalah,
   • manfaat,
   • tujuan,
   • teori,
   • hipotesis
2. Metodologi Penelitian
   • Jenis penelitian 
   • Teknik pengumpulan data
   • Metode analisis
3. Hasil Pembahasan
4. Kesimpulan 
5. Ucapan terima kasih 
6. Daftar Pustaka

Akhirnya, sebagai cicilan kesanggupanku, kuucapkan terima kasih kepada Mas Rais yang berkenan menyapa ku. Sapaan yg begitu akrab itu seolah membuka tabir kemauan untuk belajar menulis. Aku yg hanya berusaha mengikuti passion menulis, diperkenankan bertemu dengan orang orang baik.