Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19, berbagai inisiasi agar terus melakukan administrasi pemerintahan. Inisiasi tersebut seperti yang dilaksanakan oleh Kementerian ESDM. Inisiasi pembangunan dan pengembangan Aplikasi naskah dinas elektronik perlu mendapat apresiasi dalam rangka mempertahankan capaian kinerja instansi.
Meski demikian bisa saja seharusnya dikoordinasikan oleh Kementerian aparatur negara yang memiliki domain koordinasi aplikasi kategori umum.
Sebagai aplikasi umum, aplikasi naskah dinas elektronik bisa disebut menjadi bagian dari kearsipan sebagai layanan administrasi pemerintahan berbasis elektronik lainnya bersama perencanaan, penganggaran, keuangan, pengadaan, Kepegawaian, BMN, Pengawasan, akuntabilitas, merupakan kategori aplikasi umum dikoordinasikan oleh Menteri PAN&RB
Berbeda dengan kategori aplikasi Khusus dimana seluruh instansi pusat dapat membangun dan mengembangkan sebagai sarana layanan publik. Hal tersebut sebagaimana yang tersebut dalam peraturan presiden nomor 95 tahun 2018.
Meski demikian, dengan terus merujuk pada evaluasi berkelanjutan atas hadirnya SPBE oleh otoritas yang berwenang, kehadiran aplikasi naskah dinas elektronik perlu diikuti pemahaman bersama seperti misalnya terkait keamanan.
Keamanan SPBE instansi meliputi jaminan kerahasiaan (pembatasan akses dan klasifikasi keamanan) , keutuhan (pendeteksian modifikasi), ketersediaan (penyediaan cadangan dan pemulihan), keaslian (verifikasi dan validasi) , dan kenirsangkalaan(tanda tangan digital yabg bersertifikat) Sumber Daya SPBE.
Akhirnya semoga hikmah kondisi darurat Kesehatan COVID 19 membawa suatu percepatan implementasi SPBE yang telah ditetapkan pada tahun 2018. Berjibun pekerjaan rumah sistem pemerintahan berbasis elektronik antara lain tata kelola, layanan, manajemen, rencana induk, arsitektur, peta rencana, proses bisnis, infrastruktur, pusat data, jaringan intra, sistem penghubung layanan, aplikasi umum dan khusus, audit teknologi informasi, keamanan, pengguna, prinsip, ruang lingkup sampai nanti di jangka panjang, 25 tahun mendatang.
Presiden Republik Indonesia telah membentuk kabinet dan Kementerian negara (Kepres No. 113/P Tahun 2019), penataan tugas dan fungsi Kementerian Negara (Perpres No. 67 tahun 2019).
Kemudian demi ketepatan fungsi, ukuran dan proses Kementerian negara dalam mendukung efektifitas penyelenggaraan pemerintahan, Presiden Pun Mengatur kembali Organisasi Kementerian Negara (Perpres 68/2019).
34 Kementerian Negara yang terbagi menjadi empat kelompok yakni Koordinator, I, II, dan III.
kelompok koordinator,
kelompok yang Numenkelaturnya secara tegas tersebut dalam UUD 1945 (I)
Kelompok yang ruang lingkupnya tersebut dalam UUD 1945 (II)
Kelompok dalam rangka penajaman, koordinasi, sinkronisasi program pemerintah (III)
Ilustrasi berikut merupakan penuangan unit informasi sebagaimana format autentikasi (pelaksanaan tugas arsiparis jenjang penyelia) dari naskah dinas arahan. Tingkat Perkembangan naskah adalah Salinan. Jabatan pengabsyahan Salinan adalah Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara. Sumber : https://jdih.setneg.go.id/Produk
PekerjaanUmum dan PerumahanRakyat
Tanggal registrasi : 27 Februari 2020
Nomor : 27 tahun 2020
Lembaran Negara 2020 No. 40
Tanggal di Undangkan: 10 Februari 2020
Konteks Hubungan dengan Kejadian per BAB
kedudukan, tugas dan Fungsi
Susunan Organisasi antara lain bentuk Ditjen yakni Sumber Daya Air, Bina Marga, Cipta Karya, Perumahan, Bina Konstruksi dan Pembiayaan Infrastruktur PUPR
unit Pelaksana Teknis
Tata Kerja
Pendanaan
ketentuan Lain-lain: lebih dari 5 Direktorat dalam Direktorat Jenderal
Ketentuan Peralihan
ketentuan Penutup: mencabut Perpres 135/2018
SekretariatNegara
Tanggal registrasi : 14 Februari 2020
Tanggal diundangkan : 17 Februari 2020
Lembaran Negara 2020 No. 45
Nomor : 31 Tahun 2020
Konteks Hubungan dengan Kejadian per BAB
Kedudukan tugas dan fungsi
Organisasi : Sekretariat Kementerian, Sekretariat Presiden, Sekretariat Wakil Presiden, Sekretariat Militer Kepresidenan, Deputi dan Staf Ahli
Staf Khusus Menteri
Tata Kerja
Jabatan, Pengangkatan dan Pemberhentian
Evaluasi Kelembagaan
Pendanaan
Ketentuan lain lain: tugas, fungsi dan susunan organisasi serta Tata kerja diatur oleh Menteri
Ketentuan Peralihan
Ketentuan Penutup: mencabut Perpres 24/2015
Koordinator Perekonomian
Tanggal registrasi : 26 Februari 2029
Nomor : 37 tahun 2020
Lembaran Berita Negara No.
Tanggal di Undangkan: 28 Februari 2020
Konteks Hubungan dengan Kejadian
kedudukan, tugas dan fungsi
organisasi antara lain dalam bentuk Deputi Koordinasi (ekonomi makro dan keuangan, Pangan dan Agribisnis, Pengembangan Usaha BUMN, ekonomi digital dan ketenagakerjaan serta UMKM, perniagaan dan Industri, pengembangan wilayah dan tata ruang, kerjasama ekonomi internasional,
tata kerja
administrasi dan pendanaan
Ketentuan lain lain
ketentuan peralihan
ketentuan Penutup
Agraria dan TataRuang
Tanggal registrasi : 26 Maret 2020
Nomor : 47 Tahun 2020
Lembaran Berita Negara 2020 No. 83
Tanggal di Undangkan : 26 Maret 2020
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Kedudukan, tugas dan fungsi
Organisasi antara lai bentuk Ditjen : Tata Ruang, Survei dan Pemetaan Pertanahan Ruang, penetapan hak dan pendaftaran tanah, penataan agraria, pengadaan tanah dan pengembangan Pertanahan, Pengendalian dan penertiban tanah dan ruang, penanganan sengketa dan Pertanahan
Tata Kerja
Pendanaan
Wakil Menteri merupakan Kepala Badan Pertanahan Nasional
Ketentuan peralihan
Ketentuan penutup
Pariwisata dan EkonomiKreatif
Tanggal registrasi : 31 Desember 2019
Nomor: 96 tahun 2019
Lembaran Negara 2019 No. 269
Tanggal diundangkan : 31 Desember 2019
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Menteri dan Wakil Menteri (Unsur pimpinan Kementerian)
Susunan organisasi terdiri dari Sekretariat Kementerian dan Staf Ahli menteri
Tata kerja
Pendanaan
Ketentuan lain lain : wakil menteri merupakan ketua Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif. Pelaksanaan tugas mempergunakan unit organisasi dan Sumber Daya di lingkungan Badan Pariwisata dan Ekonomo Kreatif.
Ketentuan peralihan
Ketentuan penutup
Riset dan Teknologi
Tanggal registrasi : 31 Desember 2019
Nomor : 94 tahun 2019
Lembaran Negara 2019 No. 267
Tanggal diundangkan : 31 Desember 2019
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Masa berlaku Perpres 73/2019 tentang Kementerian Riset dan Teknologi sampai dengan 31 Maret 2020
Sistem Nasional Ilmu Pengetahuan & Teknologi (UU 11/2019)
Penataan organisasi kembali
Koordinator Kemaritiman dan Investasi
Tanggal registrasi : 30 Desember 2019
Nomor: 92 tahun 2019
Lembaran Negara 2019 No. 265
Tanggal diundangkan: 31 Desember 2019
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Mengkoordinasi Kementerian : ESDM, PUPR, KKP, Perhubungan, LHK, BKPM dan Pariwisata Ekonomi Kreatif
Organisasi terdiri Sekretariat, Inspektorat, Deputi dan Staf Ahli
Tata kerja: proses bisnis diatur Menteri, pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi
Administrasi : menerapkan sistem pemerintahan berbasis elektronik
Ketentuan lain lain: penataan organisasi
Ketentuan peralihan : menunggu terbentuknya jabatan dan pejabat baru
Ketentuan penutup : mencabut Perpres 71/2019
Pendidikan dan Kebudayaan
Tanggal Registrasi : 16 Desember 2019
Nomor : 82 tahun 2019
Lembaran Negara 2019 No. 242
Tanggal di Undangkan : 18 Desember 2019
Konteks Hubungan dengan Kejadian
unsur pimpinan (Menteri dan wakil menteri)
Organisasi antara lain dalam bentuk Ditjen : guru dan tenaga pendidikan, PAUD_Dasar_Menengah, Vokasi, Dikti, Kebudayaan
Unit Pelaksana Teknis
Tata Kerja
Pendanaan
Ketentuan lain : tugas fungsi tata kerja diatur oleh Menteri
Ketentuan peralihan : tetap melaksanakan tugas sampai dibentuk jabatan baru dan diangkat pejabat baru
Ketentuan penutup : mencabut Perpres 72/2019
BadanUsahaMilikNegara
Tanggal registrasi : 10 Desember 2019
Nomor : 81 Tahun 2019
Lembaran Negara 2019 No.235
Tanggal di Undangkan : 10 Desember 2019
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Kedudukan, tugas dan fungsi
Organisasi : wakil menteri sektor Industri dan wakil menteri sektor Jasa, Sekretariat, Deputi, Inspektorat dan Staf Ahli
Tata kerja: sistem Akuntabilitas, sistem pengendalian intern, proses bisnis, analisa dan uraian tugas jabatan, beban kerja
Pendanaan
Ketentuan lain: ketentuan tugas fungsi tata kerja oleh Menteri setelah mendapatkan persetujuan urusan pemerintahan aparatur negara
Ketentuan peralihan : Jabatan dan pejabat tetap melaksanakan tugas dan fungsi sampai dibentuk jabatan baru dan diangkat pejabat baru
Sabtu 11 april 2020, Aplikasi zoom cloud meeting mempertemukan urusan persuratan dengan urusan Teknologi Informasi di Ditjen Migas. Melalui inisiasi pejabat pengawas pengelolaan informasi pada sekretariat Ditjen Migas, Agus Mendrova mengajakku bertemu di dalam rapat via aplikasi zoom. Tujuan rapat adalah memperoleh kesamaan persepsi implementasi tata naskah dinas elektronik di lingkungan KESDM.
Lepas dikantongi sertifikat tanda tangan elektronik oleh Pusdatin Kementerian ESDM, penyusunan konsep surat dinas memasuki babak baru. Terlebih pada database development telah di share antar unit pelaksana teknologi informasi di lingkungan KESDM.
Hadir dalam rapat via aplikasi zoom adalah dua tim yakni teknologi informasi dan urusan tata usaha Ditjen Migas. Hasilnya, Pranata Komputer Ditjen Migas yakni mbak ari, bang Yogi dan Mbak Titi telah siap untuk memberikan panduan pembelajaran operasional para pengguna aplikasi fitur penyusuban surat keluar.
Pada pihak tim tata usaha Ditjen Migas, Bu Ike selaku pejabat pengawas urusan ketatausahaan beserta staf persuratan bersiap untuk mengawal pembiasaan persuratan seluruh pejabat dan pegawai Ditjen Migas melalui teknologi informasi komputer.
Previlage unit Teknologi Informasi yang dapat mendemokan tata cara penyusunan surat elektronik oleh para pranata Komputer akan lebih mempercepat implementasi tata naskah dinas elektronik. Target implementasi akan menyasar kurang lebih 600 orang yang pegawai dan pejabat sektor regulasi migas(Ditjen Migas)
Sebagai Percepatan sosialisasi implementasi, maka pad hari senin tanggal 13 April 2020 direncanakan sosialisasi penggunaan naskah dinas elektronik KESDM untuk para staf dan petugas surat di Lingkungan Ditjen Migas pada jam 10 pagi, via aplikasi Zoom Cloud Meeting.
Akhirnya, tulisan ini akan menjadi saksi dimulainya babak baru persuratan dinas elektronik. Bukan hanya sebatas otomasi, namun secara full akan sejak proses penyusunan, Pengesahan, sampai transmisi tanpa adanya kertas dan tinta (konvensional).
“Tanggung jawab sosial”, adalah kalimat untuk mengajak diri sendiri dan masyarakat di sekitar dalam menggapai kesadaran sosial. Kebetulan tahun yang lalu, aku berperan sebagai ketua RT dengan kurang lebih 50 an kepala keluarga. Kesadaran diri adanya beban sosial yang harus dipukul tatkala hidup bermasyarakat.
Tahun lalu, aku masih selalu berteriak bahwa tanggung jawab, beban dan kesadaran sosial sampai dengan merasa diri sebagai penggerak sosial. Tak terasa dalam setahun yang lalu dapat menumbuhkan kesadaran sosial untuk terkumpulnya lebih dari 210 juta dan terbangunnya sarana sosialisasi dan religi (baca Mushola).
Menjelang tahun ini, tiba tiba merasa harus menyeimbangkan kehidupan sosial. Keseimbangan itu dapat dicapai dengan pengendalian. Demi pengendalian sosial, aku pun mencukupkan diri tidak lagi meneruskan jabatan sosial (baca ketua RT). Dan sejak awal tahun, dalam benakku berusaha menahan diri tidak lagi berkampanye demi kesadaran sosial.
Secara sadar bahwa kehidupan sosial dapat lestari dengan peran tarik dan ulur kesadaran sosial. Kadang harus keluar dan tak ragu untuk menarik diri demi terciptanya keseimbangan sosial.
Sedikit catanku saat berada pada lingkaran penggerak sosial, yakni tergelumutinya prasangka kepada orang orang yg belum punya kesadaran sosial. Prasangka itu tak mandeg begitu saja. Atas keberadaan orang orang tersebut, menantangku untuk mengajak mereka pada kesadaran sosial.
Tingkat kesadaran sosial ku pun telah menginisiasi dengan memberikan bukti dan contoh nyata peran dan kontribusi sosial untuk masyarakat. Pun sebelum berada pada tuntutan sebagai pemimpin sosial (baca ketua RT).
Peran dan bukti kontribusi sosial kuekspresikan dengan waktu libur untuk berfokus pada lingkungan kemasyarakatan. Bahkan puluhan juta, terpaksa kutunjukkan demi menarik partisipasi orang lain untuk memiliki kesadaran sosial.
Uraian di atas membawaku pada suatu perenungan dimana dihadapkan dengan keadaan dunia saat ini. Lebih dari 200 negara di dunia yang terjangkit Pandemi Virus COVID 19 menerapkan pembatasan sosial. Pun tak luput dinegeri yang menjadi tempat subur kehidupan sosial, Indonesia.
Kondisi pembatasan sosial, kiranya perlu menjadi perenungan dalam lingkaran Penggerak sosial. Atau kemudian akan memberikan pengajaran bagi orang orang yang belum memiliki kesadaran sosial???
Kehidupan sosial pada struktur masyarakat terendah pada level pemimpin sosial tingkat RT dan keluarga dihadapkan dengan Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19.
Setelah DKI Jakarta, melalui otoritas kesehatan di negeri ini, Menteri Kesehatan telah menetapkan untuk daerah Depok, Bogor dan Bekasi. Praktis pusaran daerah sebagai simbol kesejahteraan dituntut untuk merenungkan kehidupan sosial.
Akhirnya, kehidupan sosial bagi seluruh rakyat Indonesia menjadi bahan perenungan bersama. Meski terus mewujudkan nilai sosial, baru kemaren aku pun tergerak membayarkan uang kontrakan senilai 750 ribu untuk satu keluarga yang terkena dampak sosial virus COVID 19.
Wujud perenungan pembatasan sosial yg sekaligus memperkaya sudut pandang kehidupan sosial adalah tarik dan ulur nilai sosial agar tercipta keseimbangan sosial. Semoga berguna.
Pernahkah kita merasa bener benar menyesal?? Emosi jiwa berbenturan dengan kencangnya degup jantung menggerakkan ketakutan. Anak laki laki yang menjadi bagian perkembangan jiwaku, mengajari pada rasa penyesalan.
Penyesalanku sore ini, berbarengan dengan berdiam di rumah bersama ketiga anaku. Pembatasan sosial di masa COVID 19 pun, mengkondisikan aku memiliki banyak waktu untuk berinteraksi dengan ketiga bocahku.
Banyak waktu karena sudah tiga minggu harus bekerja dari rumah. Aku tinggalkan kebiasaan ke kantor di pagi hari dengan menggantikan dengan absen online. Praktis, waktu sejak bangun tidur sampai kembali tidur bersama ketiga anaku.
Tiba tiba saja hari ini meluap lah rasa emosiku kepada Thole. Sepele sih, hanya karena mencabut kabel TV yang sedang ditonton adiknya. “Setan mana yang merasuki diriku” pikirku. Kelembutan kepada anak sirna tertiup badai kemarahan.
Berada pada terpaan badai marah, kubanting tubuh Thole di atas kasur. Tak kuasa menahan amarah, intimidasi pun meledak malalui pelototan mataku. Kupegang kepalanya, dan meluaplah emosi memalui mukaku.
Gelombang kemarahan itu akhirnya mengguncang jantungku hingga berdegup kencang. Terlebih saat mengetahui tangisan Thole yang tidak bisa keluar. Isak tangis tanpa suara itu, meremukkan hati seorang bapak.
Sorotan mata penuh kebencian serta ketakutan dari Thole pun sekejap menyadarkanku. Bahwa aku harus segera kembali dengan perenungan “rumahku adalah syurgaku”
Akhirnya, maafkan aku y Thole… Bapakmu telah Khilaf. Semoga apa yang terjadi di sore ini (Jumat, 10 April 2020) menjadi bagian dari tumbuh kembang jiwaku bersamamu. Marah memang bagian dari jiwa manusia. Marah yang diikuti dengan penyesalan, semoga menjadi bagian perbaikan diriku.
Dan Khilaf ku ini, semoga dihilangkan dari memorimu, dan penglihatan kakak dan adikmu. YA allah, berikanlah ampun Mu, dan kuatkan diriku di jalan kelembutan sifatMu. Engkau lah yg maha membolak balikan hati. Jadikan hati anak anaku, bukan bersifat amarah yg tanpa kendali. Terima lah taubatku ini…
Penyerahan medicalkit kepada ASN Ditjen Migas dalam penguatan imunitas untuk COVID 19 oleh Bapak Aco
Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19 menjadi endapan rekaman informasi kegiatan kebangsaan (arsip bernilai kebangsaan). Kedaruratan tersebut menjadi tanda keadaan luar biasa yang saat sedang di alami bangsa Indonesia.
Coba kita perhatikan, terbitnya Peraturan Perundangan-Undangan terkait dengan COVID 19. Begitu cepat lahir produk hukum terkait COVID 19 seperti PP Pengganti Undang Undang (Perpu), PP, Perpres, Keppres, Inpres, Peraturan Kementerian, Keputusan Menteri, Peraturan Daerah, Keputusan Daerah sampai dengan derasnya Surat Edaran dari pemegang berbagai otoritas di berbagai lini pemangku kebijakan.
Kedaruratan bisa jadi menjadi dalih yang kuat agar pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya ditafsirkan sebagai seorang penjaga informasi dalam batasan kegiatan institusi dimana arsiparis berada.
Cara baca petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dituntut tidak hanya secara tekstual namun kontekstual keadaan luar biasa. Tatkala mendudukkan peran ASN dapat berpartisipasi dalam menyampaikan informasi yang positif dan benar (bukan berita Hoaks) dalam kaitan percepatan penanggulangan COVID 19, maka arsiparis dapat mengolah arsip menjadi Informasi bernilai kebangsaan tersebut (baca arsip COVID 19)
Saat ini, penampakan banyak orang mentransmisikan arsip melalui media sosial. Secara umum, tidak ada salahnya, menyebarkan jenis informasi bersifat terbuka untuk publik seperti naskah dinas arahan (Peraturan Perundangan-Undangan sampai dengan Surat Edaran) meski dalam bentuk yang identik dengan arsip.
Sampai disini, nalarku pun sampai pada peran arsiparis dalam turut serta menyampaikan informasi dan bentuk informasi yang dapat disampaikan ke publik. Dengan sederhana dapat digantikan dengan satu kalimat berikut “Apakah urgensi peran arsiparis dan apa bentuk informasi arsip yang dapat disampaikan kepada publik dalam berpartisipasi Percepatan Penanganan COVID 19 tanpa Hoaks?”
Terkait dengan urgensi peran arsiparis, dapat mendasarkan petunjuk pelaksanaan tugas arsiparis dimana tantangan era saat ini adalah tantangan mengolah arsip menjadi Informasi yang positif dan benar kepada masyarakat.
Terkait dengan bentuk informasi, kita dapat mengacu pada standar kualitas hasil kerja arsiparis yakni bentuk daftar dan laporan autentikasi.
Pada bentuk daftar arsip, tentu akan menunggu waktu periode tertentu sampai terkumpul arsip COVID 19. Maka untuk mendukung urgensi peran arsiparis dapat memilih bentuk laporan autentikasi. Terlebih bentuk laporan autentikasi memperlihatkan poin informasi yang bukan hanya Konteks Hubungan dengan Kejadian namun juga struktur arsip.
Berikut contoh autentikasi arsip “COVID 19, larangan mudik untuk ASN sebagai berikut:
Tanggal registrasi : 9 April 2020
Bentuk Naskah : Surat Edaran
Kelompok atau kategori : Naskah dinas arahan/produk hukum
Nomor : 46 Tahun 2020
Jabatan Penandatanganan : Menteri PAN&RB
Nama Penandatanganan : Tjahjo Kumolo
Tingkat Perkembangan: Fotokopi warna
Sumber : Whatsapp Grup
Penggunaan kertas kop: Logo Garuda Emas
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Mencabut SE sebelumnya (No. 36 yang diubah dengan No. 41)
Kedaruratan Kesehatan Masyarakat COVID 19
Pembatasan bepergian ke luar daerah dan atau Mudik untuk ASN
Pembatasan Cuti
Disiplin Pegawai
Upaya Pencegahan Dampak Sosial COVID 19
Upaya mendorong partisipasi masyarakat
Autentikasi arsip tersebut dapat dilaksanakan setelah arsiparis mendapatkan bentuk utuh arsip nya. Sumber arsip yang selama ini tersedia adalah Web Page atau laman Internet pada institusi resmi
Terkait urgensi peran arsiparis diatas, maka saat ini pelaksanaan tugas arsiparis bukan hanya sekedar menerima arsip, namun dapat secara aktif mencari arsip. Pun dengan keberadaan media sosial, lalulintas dan keterhubungan antar orang dalam komunitas tertentu menjadikan arsip (format Pdf) begitu kencang untuk datang kepada kita.
Akhirnya, aku berada pada kesimpulan bahwa urgensi peran arsiparis pun perlu mendapat presisi yang tepat untuk dapat menyajikankan informasi secara positif dan benar.
Konten, Konteks dan struktur arsip menjadi pertimbangan dalam mencari presisi terkait mengolah arsip menjadi Informasi sebelum disampaikan kepada orang lain. Suatu presisi untuk mengambil peran serta dalam turut serta Percepatan Penanganan wabah COVID 19.
Tatkala pertimbangan presisi dari konten, konteks dan struktur arsip telah tercermin dalam informasi autentikasi arsip, maka secara sadar juga telah berusaha menghindari penyampaian informasi Hoaks.
Aktivitas kearsipan di Bulan Maret & April 2020 dibarengi dengan kondisi pembatasan sosial memang berdampak untuk kearsipan. Pembatasan kerja di kantor telah memasuki minggu ketiga. Praktis selama pembatasan tersebut, tim arsip harus bergantian untuk dapat mengolah arsip di ruang arsip.
Dua minggu pertama, pembatasan sosial dengan WFH belum begitu menghambat pengolahan arsip. Pembagian tugas antara personil tim arsip dapat terlaksana dengan baik hingga mengatasi hambatan pengolahan arsip.
Tugas anggota tim yang mendapatkan giliran WFH adalah mengolah data arsip melalui MS Excel . Hasil pengolahan data menjadi sarana bantu manuver fisik berkas.
Memasuki minggu ketiga, proses manuver fisik berkas tersebut masih berjalan dengan baik dengan pelaksanaan secara estafet antar tim arsip. Berikut manuver fisik berkas berdasarkan olahan data (dalam proses) dan hasil olahan data:
Seri berkas inaktif keuangan (SDMK)
Seri berkas keselamatan Migas (DMTE + DMTO)
Seri berkas pembayaran infrastruktur 2006-2017
Seri berkas pembayaran lelang 2006 – 2017
Seri berkas pengembangan investasi (DMBI)
Seri berkas pembinaan usaha Hilir Migas (DMOO+DMOA+DMOS+DMON+DMON)
Sedangkan manuver data berkas inaktif untuk WFH (dalam proses) dan belum dikerjakan antara lain:
Seri berkas Penyiapan program (DMBS)
Seri berkas Penerimaan negara (DMBP)
Seri berkas Rencana dan laporan (SDML)
Laporan DIPA
Input data berkas pembayaran selesai manuver fisik ke aplikasi
Pengecekan data arsip surat (keputusan) yang belum lengkap file unggahan
Input data laporan Jaringan Gas Bumi Untuk rumah Tangga pada aplikasi
Seri berkas persuratan
Penyusunan draft Petunjuk Teknis Tata Naskah Dinas
Dari keenam seri berkas dalam proses manuver fisik, baru satu seri saja yang telah rampung pada hari Kamis, 9 April 2020. Masih tersisa lima seri berkas siap manuver fisik.
Dari uraian diatas, proses manuver fisik berkas inaktif terhambat karena keterbatasan waktu dan petugas arsip. Keterbatasan tersebut menyisakan beban kerja yang belum terselesaikan.
Dalam sehari, jam kerja di ruang arsip dibatasi sampai dengan jam 12 siang saja. Sedangkan selama satu minggu, bergiliran dengan jadwal dua hari untuk satu petugas, itu pun wajib menempuh via moda kendaraan pribadi untuk ke kantor.
Akhirnya, tim arsip pun harus menerima dan terus mendukung kampanye pembatasan sosial. Semoga terjadi percepatan penurunan wabah COVID 19. Semoga berguna.
Diakui bahwa Pembatasan Sosial yang menjadi kampanye untuk Percepatan Penanganan wabah COVID 19 memengaruhi praktik tata naskah dinas di instansi pemerintah.
Kondisi pembatasan sosial justru membawa pengaruh positif untuk pelaku tata naskah dinas. Kondisi pembatasan sosial justru membuat loncatan perkembangan di urusan administrasi perkantoran Cq. Tata Naskah Dinas.
Sebut saja di Kementerian ESDM, sejak diberlakukan pembatasan sosial dengan Bekerja Dari Rumah atau WFH, terjadi penguatan sarana proses penyusunan naskah dinas melalui metode daring /jarak jauh.
Saat ini telah tersedia sarana penyusunan konsep surat melalui pemanfaatan teknologi informasi dengan otorisasi berjenjang yang dapat dilakukan dari mana saja. Seorang ASN di Kementerian ESDM dalam kedudukan staf atau pelaksana dapat menindaklanjuti arahan pimpinan dengan penyusunan naskah dinas sampai dengan pengesahan naskah tanpa harus berada di kantor.
Kini saatnya sarana naskah dinas tersebut menggeser metode otomasi dan bersiap memasuki penyelenggaraan birokrasi secara elektronik. Pemegang otoritas atau Pejabat yang berwenang atas pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi dapat mengesyahkan naskah dinas dimana saja dan kapan saja.
Pengaruh positif dari pembatasan Sosial akan terus memudahkan dalam sosialisasi sampai dengan penerapan sarana tata naskah dinas via elektronik. Hal tersebut didukung pula dengan terbitnya Sertifikat Tanda Tangan Elektronik dari lembaga yang berwenang yang telah dikantongi Kementerian ESDM.
So, diakhir tulisan ini, kita terus dukung kampanye pembatasan sosial sebagai Percepatan Penanganan wabah COVID 19. Tatkala nanti Gubernur DKI yang telah mendapatkan penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar diberlakukan di Hari Jumat, 10 April 2020, Birokrasi Kementerian ESDM terus berjalan apik dengan sarana Naskah Dinas Elektronik.
Isi ringkas : Penetapan Pembatasan Sosial Berskala Besar di Wilayah Provinsi DKI Jakarta dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE (COVID 19)
Bentuk Naskah : Keputusan Menteri (Kepmen)
Nama Jabatan Penandatanganan : Menteri Kesehatan
Nama Penandatanganan : Terawan Agus Putranto
Tingkat Perkembangan : Copy Warna
Sumber : Media Sosial (Whatsapp Grup)
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Pedoman PSBB dalam rangka Percepatan Penanganan Corona VIRUS DISEASE COVID 19 (Lembaran Negara tahun 2020 No. 236)
Pemprov DKI wajib melaksanakan PSBB sesuai Ketentuan Perundangan-Undangan dan mendorong pola hidup bersih dan sehat kepada masyarakat secara konsisten
Pembatasan Sosial selama masa inkubasi terpanjang dan dapat diperpanjang jika masih terdapat bukti penyebaran
Nurul Muhamad 