Isi ringkas: Pembatasan Sosial Berskala Besar dalam rangka Percepatan Penanganan Virus Corona 2019 (COVID 19)
diundangkan oleh Menteri Hukum dan HAM RI
Jabatan pengabsyahan salinan: Deputi Bidang Hukum dan Perundangan-Undangan Kementerian Sekretariat Negara
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Pembatasan pergerakan orang atau barang dalam provinsi atau kabupaten untuk mencegah penyebaran virus
Paling sedikit menghentikan sekolah, tempat kerja, dan kegiatan masyarakat di fasilitatif umum
Koordinasi antara Kepala Daerah (gubernur/walikota/Bupati), Menteri Kesehatan RI, Ketua Pelaksana Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus corona (COVID 19) Nasional
Berkriteria yakni peningkatan yang signifikan atas kematian dan kasus serta kaitan epidemiologis di suatu wilayah tertentu
Mempertimbangkan POLESOSBUDHANKAM
Berdasarkan teknis operasional, dukungan sumber daya, dan efektivitas
Mempertimbangkan kebutuhan pendidikan, produktifitas kerja dan kebutuhan ibadah
Nyambung dari tulisan sebelumnya 👇, kondisi mendesak seperti darurat bencana, pemilihan jenis komunikasi semi massal /produk hukum seperti Surat Edaran menjadi pilihan agar distribusi tersampai dengan segera.
SE Menteri PAN&RB No. 34 tahun 2020 tentang Perubahan SE No. 19 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Aparatur Sipil Negara dalam Upaya Pencegahan COVID 19 di Lingkungan Instansi Pemerintah tanggal 30 Maret 2020
SE Menteri Dalam Negeri No.440/2622/SJ tentang Pembentukan Gugus Tugas Percepatan Penanganan Virus Corona Disease (COVID 19) Daerah tanggal 29 Maret 2020
SE Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) No. 3 Tahun 2020 tentang Penjelasan atas pelaksanaan Pengadaan B/J dalam rangka penanganan COVID 19 tanggal 24 Maret 2020
Ketiga Surat Edaran tersebut memperlihatkan komunikasi pemegang otoritas dalam mengkoordinir banyak organisasi di instansi pemerintah di Indonesia. Otoritas MenPAN&RB terkait sistem kerja dan Otoritas Mendagri dalam mengkoordinir pelaksanaan pemerintahan daerah serta Otoritas LKPP dalam Pengadaan Barang/Jasa.
Bentuk komunikasi dengan banyak subyek komunikan mengesankan bahwa Surat Edaran merupakan bentuk komunikasi masal. Yuk kita intip definisi Surat Edaran yang merupakan kelompok naskah dinas arahan atau produk hukum.
Menurut Peraturan ANRI No.2 Tahun 2014 tentang pedoman Tata Naskah Dinas (salinan pdf dapat di akses melalui jdih.anri.go.id) mendefinisikan surat Edaran sebagai suatu pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. Wewenang penetapan berada di pimpinan tertinggi lembaga, dapat dilimpahkan ke Sekretariat Lembaga atau Pejabat yang ditunjuk sesuai substansi isi Edaran.
Isi ringkas: Pembentukan Gugus Tugas Percepatan penanganan Virus Corona Disease (COVID 19) Daerah
Nama jabatan penandatangan : Menteri Dalam Negeri
Nama Penandatanganan : Muhammad Tito Karnavian, P.hd
Tujuan : Gubernur dan Walikota /Bupati se Indonesia
Kertas : Lambang Garuda Emas
Tembusan : Presiden, Kabinet Kerja, Ketua Gugus Tugas COVID 19 Nasional
Cap/stempel : tinta lambang garuda
Lampiran : 14 lembar
Konteks Hubungan dengan Kejadian
Keputusan Presiden No. 9 Tahun 2020
Gubernur sebagai dewan Pengarah Gugus Tugas Nasional COVID 19
Gubernur dan Walikota/Bupati sebagai ketua Gugus Tugas COVID 19 Daerah
Pemerintah Daerah dapat menetapkan status keadaan darurat bencana atau tanggap darurat
Penyusunan organisasi, anggota , jabatan dan tugas Gugus Tugas tingkat provinsi dan kota/Kabupaten
Instruksi Presiden No. 4 tahun 2020 tentang refocussing kegiatan, realokasi anggaran serta pengadaan barang dan jasa dalam rangka penanganan COVID 19
Perumusan kebijakan penanganan dampak penularan virus yakni analisa evidancebassed, Standar Pelayanan Minimum (SPM), Penyiapan Sumber Daya kesehatan (kerjasama Rumah Sakit Swasta dan peningkatan kapasitas PUSKESMAS)
Surat Edaran LKPP No. 3 tahun 2020 tentang penjelasan atas pelaksanaan pengadaan barang/Jasa pemerintah dalam rangka penanganan COVID 19
Protokol penggunaan belanja tak terduga (BTT) pada fase siaga darurat, fase tanggap darurat dan fase transisi darurat ke pemulihan
Sosialisasi pembatasan sosial dan karantina diri
Protokol tempat umum
Protokol acara resmi
Protokol kantor pemerintah
Protokol kelompok lanjut usia
Protokol Pelajar
Protokol karantina mandiri
Bantuan sosial kepada masyarakat dampak pembatasan sosial
Melibatkan asosiasi profesi, tenaga profesional, pelaku usaha, dan masyarakat sipil
Konsultasi dan Pelaporan berkala kepada Ketua Gugus Tugas COVID 19
Pembatasan Mudik yang kedua diterbitkan oleh Menteri PAN&RB pada tanggal 8 April 2021. Melalui SE No. 8, melarang ASN bepergian mudik pada tanggal 6 Mei sampai dengan 17 Mei 2021.
Selain Mudik, Surat Edaran tersebut mengatur pula pembatasan cuti, pencegahan penyebaran Virus Disease COVID 19 dan disiplin pegawai. Keterkaitan SE dapat dilihat dari tembusan yang ditujukan kepada Presiden dan Wapres, Menko PMK, Komite Penanganan Covid-19 & Pen dan Satgas Nasional COVID 19
“sholat jumat dimana kemaren? “ tanya seorang tetangga di komplek ku. Pertanyaan pada dua minggu lalu saat beberapa masjid mulai menghentikan layanan pelaksanaan jamaah Sholat Jumat.
“gaya ente, biasanya juga cari cari alasan, agar tidak sholat Jumat” jawabku sembari meneruskan obrolan di tengah hari tatkala tetap bertahan di komplek dalmm suasana tanggap darurat pandemi COVID 19.
Majelis Ulama Indonesia atau MUI telah mengeluarkan Fatwa nya untuk pencegahan penularan viruscoronadiseasae COVID 19. Aku sih tidak mendengar fatwa MUI tersebut secara langsung, tapi beberapa masjid telah mengeluarkan pengumuman melalui speaker 🔊.
Percakapanku diatas bisa jadi menjadi gambaran tatkala pembatasan mengakibatkan kerinduan yang luar biasa. Rindu untuk sholat jumat. Rindu untuk berjamaah di Mushola. Rindu dalam keberjamaahan.
Atau bisa jadi penampakkan sifat manusia, dimana yg dibatasi itu menarik untuk diterjang?
Namun demikian ada satu sudut pandang lain dari Kyai Haji Mustofa Bisri melalui karya sastra yang berjudul
*TUHAN MENGAJARKAN MELALUI CORONA*
Vatikan sepi, Yerusalem sunyi, Tembok Ratapan dipagari, Paskah tak pasti, Ka’bah ditutup, Shalat Jumat dirumahkan, Umroh batal, Shalat Tarawih Ramadhan mungkin juga bakal sepi.
Corona datang
Seolah-olah membawa pesan bahwa ritual itu rapuh!, Bahwa “hura-hura” atas nama Tuhan itu semu, Bahwa simbol dan upacara itu banyak yang hanya menjadi topeng dan komoditi dagangan saja.
Ketika Corona datang,
Engkau dipaksa mencari Tuhan, Bukan di Basilika Santo Petrus, Bukan di Ka’bah, Bukan di dalam gereja, Bukan di masjid, Bukan di mimbar khotbah, Bukan di majels taklim, Bukan dalam misa Minggu, Bukan dalam sholat Jumat.
Melainkan, Pada kesendirian mu, Pada mulutmu yang terkunci, Pada hakikat yang senyap, Pada keheningan yang bermakna.
Corona mengajarimu,
Tuhan itu bukan (melulu) pada keramaian, Tuhan itu bukan (melulu) pada ritual, Tuhan itu ada pada jalan keputus-asaanmu dengan dunia yang berpenyakit.
Corona memurnikan agama
Bahwa tak ada yang boleh tersisa. Kecuali Tuhan itu sendiri!, Tidak ada lagi indoktrinasi yang menjajah nalar, Tidak ada lagi sorak sorai memperdagangkan nama Tuhan.
Datangi, temui dan kenali DIA di dalam relung jiwa dan hati nuranimu sendiri, Temukan Dia di saat yang teduh di mana engkau hanya sendiri bersamaNya.
Sesungguhnya Kerajaan Tuhan ada dalam dirimu. Qalbun mukmin baitullah.
Hati orang yang beriman adalah rumah Tuhan, Biarlah hanya Tuhan yang ada, Biarlah hanya nuranimu yang bicara.
Biarlah para pedagang, makelar, politikus dan para penjual agama disadarkan oleh Tuhan melalui kejadian ini.
Semoga kita bisa belajar dan mengambil hikmah dari kejadian ini.
Surabaya. 22 Maret 2020 ikhtiar dan bermunajat, *marilah kita renungkan* …
Surat Edaran terkait pencegahan pandemi COVID 19 bersliweran di media sosial pada bulan Maret 2020. Surat Edaran menjadi andalan sebagai media komunikasi resmi dari sang pemegang Otoritas. Jangkauan komunikasi yg lebih luas dan kecepatan dari Edaran, menjadi andalan tiap pimpinan ororitas.
Tulisan kali ini aku memetakan sejauh mana penerapan kaidah tata naskah dinas di instansi pemerintah telah terimplementasikan.
Sebagaimana diketahui bahwa Kaidah Tata Naskah Dinas diserukan oleh Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU RI tahun 2009 tentang Kearsipan. Standar baku penciptaan arsip (termasuk penerbitan Surat Edaran) di lingkungan Instansi Pemerintah harus berdasarkan Tata Naskah Dinas.
Pada beberapa media sosial (WAG) yang aku ikuti, Surat EDARAN diterbitkan dari beberapa kelompok pemegang otoritas.
Misalnya saja pemegang otoritas di lingkungan instansi pusat berbentuk Kementerian dan otoritas wilayah seperti Walikota. Hanya pimpinan otoritas sajalah yang berhak mempergunakan bentuk komunikasi kedinasan ini.
Pimpinan tinggi dalam struktur organisasi tertentu, contoh untuk bentuk Kementerian adalah Menteri sampai dengan para pembantu Menteri atau Pejabat eselon 1/pimpinan tinggi madya (pimpinan unit organisasi) dapat menerbitkan Surat Edaran.
Tentu saja harus memperhatikan ruang lingkup tugas dari para pembantu menteri atau tugas fungsi unit organisasi pelaksana suatu Kementerian. Pada cakupan atau ruang lingkup urusan suporting manajemen pimpinan tertinggi di lingkungan instansi berada pada unit Sekretariat Jenderal.
Berikut adalah contoh beberapa Surat Edaran yang diterbitkan oleh tiga Sekretaris Jenderal dan satu Sekretaris Kementerian yakni Keuangan, Pertahanan, Sekretariat Negara dan Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM):
SE Sekretaris Jenderal Nomor : SE-5/MK.1/2020 tanggal 14 Maret 2020 tentang Panduan Tindak Lanjut Terkait Pencegahan Penyebaran Corona Virus Disease (COVID 19) di Lingkungan Kementerian Keuangan
SE Sekretaris Jenderal Nomor: SE/36/III/2020 tanggal 13 Maret 2020 tentang Pencegahan Penyebaran Virus Corona di Lingkungan Kementerian Pertahanan
SE Sekretaris Jenderal nomor :4.E/70/SJN.P/2020 tentang Pelaksanaan Tugas Pegawai KESDM untuk mencegah penyebaran Corona Virus Disease COVID 19
SE Sekretaris Kementerian nomor : 2 tahun 2020 tanggal 14 Maret 2020 tentang perluasan pelaksanaan remote Working dalam rangka antisipasi COVID 19 di Lingkungan Kementerian Sekretariat Negara
Dalam hal cakupan urusan dan wilayah otoritas yang lebih luas, Pimpinan tertinggi Kementerian yakni menteri lah yang menerbitkan Surat Edaran.
Hal tersebut sesuai dengan urusan substansi suatu Kementerian sebagai organisasi negara. , Surat Edaran di tandatangani seorang Menteri. Selain cakupan menyangkut seluruh wilayah di indonesia, pada Jabatan Menteri melekat kewenangan dan tanggung jawab substansi (lain halnya jika telah ada penetapan delegasi).
Berikut contoh SE bertanda tangan pimpinan tertinggi Kementerian (Menteri) terkait COVID 19. Tentu memperhatikan kedudukan Menteri sebagai pemegang Otoritas (kewenangan dan tanggung jawab) serta Substansi edaran yang sesuai dengan Tugas dan fungsi suatu Kementerian.
SE Menteri Kesehatan Nomor: HK. 02.01/Menkes/202/2020 tanggal 16 Maret 2020 tentang Protokol Isolasi Diri Sendiri dalam penanganan CORONA VIRUS DISEASE (COVID 19)
SE Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 4 tahun 2020 tanggal 24 Maret tentang Pelaksanaan Kebijakan Pendidikan dalam masa darurat penyebaran Corona Virus Disease (COVID 19)
Pun pada cakupan wilayah, Walikota, Bupati sampai dengan Gubernur sebagai pemegang Otoritas kewilayahan dapat menerbitkan Surat Edaran.
Cakupan substansi edaran yang meliputi seluruh wilayah pada suatu daerah, mengharuskan pimpinan tertinggi menandatangani surat edaran sebagai konsekuensi kewenangan dan tanggung jawab
Kepala daerah sebagai pimpinan otoritas.
Berikut contohnya :
SE Walikota Bandung Nomor : 443/SE. 030-Dinkes terkait COVID 19
SE Walikota Depok Nomor : 420/142-huk/didik tanggal 25 Maret 2020 tentang perpanjangan masa belajar di rumah bagi peserta didik dalam upaya pencegahan penyebaran Corona virus dieseas COVID 19 di kota Depok
Mengakhiri tulisan ini, penerapan kaidah tata naskah dinas pada Surat Edaran terkait COVID 19 mengeruncut pada beberapa poin simpulan:
kewenangan penandatanganan hanya berada pada pemegang Otoritas;
format Edaran yang bersifat komunikasi masal/ terbuka menjadi pilihan tepat terkait obyek pengaturan yang luas dan darurat
Edaran memiliki kecepatan dalam penyusunan sampai dengan penyampaian naskah sehingga cocok untuk situasi yang darurat
Nama jabatan dan tandatangan pimpinan otoritas tertentu akan berbepengaruh pada atribut pada tata naskah dinas.
Tanda tangan Menteri akan mempergunakan logo garuda emas
Tanda tangan Sekretaris Jenderal akan mempergunakan logo instansi
Penomoran SE hendaknya sesuai dengan kelompok naskah dinas produk hukum yakni tanpa kode kode tertentu misalnya kode klasifikasi, kode jabatan dlsb
Karena sifat komunikasi masal, dan hanya boleh diterbitkan oleh pemegang Otoritas maka SE tidak memerlukan pengkodean (perlu presisi yg jelas dan konsistensi untuk surat Edaran yang mengatasnamakan menteri)
Surat Edaran yang mengatasnamakan Menteri dapat mempergunakan lambang garuda hitam
Pada akhirnya, saya pun mendapatkan gambaran bahwa pembakuan kaidah Tata Naskah Dinas di instansi pemerintah baik pusat dan daerah masih memerlukan waktu untuk sampai pada keseragaman.
Meski personalitas/ciri khas masing masing instansi perlu dipertahankan, namun sejak diterbitkan kebijakan tata naskah dinas, tinjauan komunikasi kedinasan melalui Tata Naskah Dinas dapat mencari presisi yang setepat tepatnya dalam penyusunan Surat Edaran.
Tetap jaga hidup sehat, dan semoga COVID 19 cepat berlalu. Tetep setia di rumah saja bersama keluarga 👪 tercinta. Semoga berguna.
📱 087886919182, Arsiparis Kementerian ESDM Cq. Ditjen Migas
Meng-autentikasi arsip dilakukan saat WFH. Arsiparis pada jenjang penyelia dapat melaksanakan aktivitas kearsipan tersebut dari rumah masing masing. Tata caranya adalah mengisi format isian dengan standar minimal delapan hal sebagai berikut:
Nomor urut dan tanggal registrasi
Nomor surat
Isi ringkas
Konteks, hubungan dengan kejadian
Nama jabatan dan nama penandatanganan surat
Penggunaan kertas (lambang garuda dan Logo)
Cap/stempel
Catatan hasil verifikasi
Untuk dapat mengisi isian poin nomor satu, arsiparis perlu mencermati surat yang disahkan oleh pimpinan organisasi masing masing. Pada instansi yang telah mempergunakan otomasi kearsipan secara online, tidak ada kendala untuk mendapatkan surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi.
Contoh:
melalui portal resmi https://portal.esdm.go.id, smartphone diarahkan pada tautan aplikasi sistem otomasi persuratan yang diberlakukan di Kementerian ESDM. Aku dapat melihat surat yang telah terdisposisi ke dalam akunku. Salah satunya surat yang diregistrasi pada tanggal 13 Maret 2020.
Mengisi nomor surat pada kolom yang tersedia. 2558/18/DMT/2020. Nomor surat terdiri dari nomor urut/kode klasifikasi /kode jabatan/tahun.
Isi ringkas : antisipasi penularan COVID 19
Konteks, hubungan dan kejadian: Kepala Inpeksi Migas di wilayah seluruh Indonesia menyampaikan himbauan kepada para kepala teknik tambang Migas, para direksi badan usaha dan bentuk usaha tetap Migas, serta Direksi Perusahaan Penunjang Migas terkait usaha mengkarantina diri selama 14 hari bagi pekerja Migas yang datang dari negera yg terkonfirmasi terinveksi COVID 19. Himbauan tersebut sebagaimana surat dari Kementerian Kesehatan Republik Indonesia.
Nama jabatan penandatangan surat : Direktur Teknik dan Lingkungan Migas selaku kepala Inspeksi Tambang Migas di seluruh wilayah kerja Indonesia
Nama penandatanganan surat : Adhi Wibowo
Cap/stempel: Logo Kementerian ESDM sesuai Tata Naskah Dinas
Penggunaan kertas: Logo Kementerian ESDM dan kertas kop telah sesuai dengan tata naskah dinas.
Catatan hasil Verifikasi: format, nomor, cap/stempel pengesahan telah sesuai dengan tata naskah dinas. Namun ada satu poin di sifat surat yang perlu diperhatikan dalam penyusunan konsep surat. Sifat surat berdasarkan penyampaian terdiri tiga kategori yakni Sangat Segera, Segera dan Biasa, sedangkan sifat surat yang tertulis di amplop/sampul surat memiliki Kategori klasifikasi pengamanan informasi yakni Sangat Rahasia, Rahasia, Terbatas, Biasa/Terbuka.
Untuk itu perlu diperhatikan kembali untuk dapat dikoreksi terkait penuangan sifat surat “penting”
Akhir tulisan ini, aku pun masih optimis bahwa produktifitas dan kreativitas arsiparis dalam menjalankan tugas kearsipan dapat menyesuaikan dengan kebijakan WFH.
Autentikasi mempunyai banyak obyek pekerjaan yang dapat diakses dari rumah. Begitu banyak surat yang disahkan oleh pimpinan unit organisasi dimana arsiparis bertugas. Semoga COVID 19 segera berlalu, tetap setia di rumah bersama keluarga. Semoga bermanfaat.
Siang itu, saat WFH, tiba tiba datang pesan singkat dari Pejabat Pengawas urusan Kepegawaian Ditjen Migas.
[25/3 10.30] kasubag kepegawaian Ditjen Migas: Ayoo yg belum di update y, Minta tolong infoin yg belum ya Nurul. Pesan singkat yang menyertakan link 👇
Sepekan terakhir ini, kondisi administrasi birokrasi terlihat serius dalam usaha pemantauan penularan COVID 19. Tiap hari nya, ASN di lingkungan Ditjen Migas harus melaporkan kesehatan diri dan kesehatan keluarga.
Mungkin ada yang masih belum sadar, betapa berartinya laporan kesehatan para ASN. Tingkat kesadaran yang diukur dari keaktifan tiap ASN untuk dapat membuka link lapor kesehatan Migas.
Sampai disini, nalarku pun harus lebih fair melihat kondisi keaktifan para ASN di lingkungan Ditjen Migas. Misalnya saja, apakah para ASN terkendala dalam mengakses tautan untuk dapat menyampaikan laporan tersebut?
Patut diakui bahwa setelah dapat mengakses, smartphone para ASN perlu mengunduh aplikasi dari playstore yang disarankan. Dengan mengikuti instruksi di HP secara otomatis aplikasi telah terunduh dan para ASN di Ditjen Migas dapat mengisi dengan cara memberikan Chek poin sesuai nama masing masing.
Kemudahan akses teknologi informasi komunikasi (TIK) tidak menjadi kendala. Lain kasus jika saja para ASN menganggap pelaporan kesehatan yang harus diisi tiap harinya menjadi suatu beban, atau bahkan disepelekan.
Hari ini, Jumat 27 Maret 2020, beredar informasi meninggalnya salah satu ASN pada unit Organisasi Inspektorat Jenderal. Tak lama kemudian beredar pula skema rantai kontak almarhum di beberapa WAG.
Sontak kejadian tersebut membawa pemikiran untuk semua pimpinan di lingkungan Ditjen Migas sampai dengan Kementerian ESDM. Bahwa pelaporan kesehatan setiap hari menjadi salah satu tool dalam menghadapi pendemi COVID 19.
Di akhir tulisan ini, yuk kita aktif untuk melaporkan kesehatan kita
Dengan aktif dan secara sadar mengisi Chek list sesuai nama pada tautan tersebut, semoga dapat membantu pimpinan dalam menganalisa data untuk dapat memantau hampir 600 orang pegawai di Ditjen Migas.
Faktanya, objek kearsipan melekat pada gedung perkantoran. Endapan rekaman kegiatan organisasi negara (arsip negara) tidak bisa jauh jauh dengan gedung yang berada di Ibukota negara, Ibukota pemerintah provinsi, kabupaten dan kota.
Fakta tersebut kini berhadapan dengan tuntutan metode kerja jarak jauh/daring. Endapan informasi administrasi perkantoran yang identik dengan kertas dituntut untuk dapat diperlakukan dengan Remote Working atau WFH.
Kondisi kearsipan di bulan Maret 2020 ini merupakan fenomena luar biasa. Status tanggap darurat virus COVID 19, memaksa kearsipan tidak lagi identik dengan gedung perkantoran.
Aku menyebut sebagai fenomena kearsipan saat ini dengan “kearsipan daring/jarak jauh. Hampir 20 tahun aku mengenal kearsipan, baru kali ini terjadi fenomena yang memaksa perubahan pola kearsipan di Indonesia.
Perubahan kearsipan kedepan bisa jadi sangat dipaksakan sebagai akibat kondisi sosial. Pertama dengan tuntutan remote Working dan Work From Home yang praktis meninggal identitas kearsipan (identitas yg melekat dengan gedung perkantoran). Kedua adalah rencana berpindahnya Ibukota dari Jakarta (Pulau Jawa) ke Pulau Kalimantan.
Kearsipan harus berubah untuk menyesuaikan kondisi sosial yang terjadi. Perubahan yang harus diikuti dengan kesiapan pola pikir pada arsiparis, pekerja kearsipan, dan para pejabat struktural urusan arsip negara.
Jika aku tengok ke belakang, 17 tahun yang lalu, perubahan kearsipan dapat dimulai dari ruang Aula seminar/diskusi/bedah buku atau perkuliahan. Misalnya tahun 2003 pada seminar kearsipan tingkat nasional dengan mengusung topik tantangan Profesi Kearsipan di era teknologi informasi.
Kala itu, aku masih menjadi mahasiswa. Dengan idealisme bangku sekolah mencoba meraba kearsipan futuristik. Empat taun berlalu, tepatnya di tahun 2007, tatkala berada di Kementerian Luar Negeri, ternyata kearsipan 100 persen masih identik dengan gedung perkantoran (bentuk kertas).
Pun memalui inisiasi konsensus nasional bernama Undang Undang Republik Indonesia di tahun 2009. Harapan perubahan pola pikir dari UU 1971 disematkan pada UU Kearsipan tahun 2009 dengan melekatkan pengaruh Teknologi informasi Komunikasi (TIK). Ide besarnya adalah dapat menjawab tantangan masa depan terkait pemanfaatan teknologi komputer.
Sepuluh tahun berlalu sejak diundangkan konsensus nasional tersebut, pemandangan kearsipan yang di Indonesia masih saja belum lepas dengan identitas gedung. Bahwa gedung menjadi satu diantara definisi kearsipan (meski tak tertulis, namun menjadi fakta pola pikir para arsiparis)
Cukup menjadi dalih alasan, misalnya saja pemberitaan seorang menteri Negara yang berencana membatalkan pembangunan gedung arsip, cukup menarik reaksi negatif para insan kearsipan. Atau kemudian dengan kebijakan WFH, arsiparis dihadapkan dengan kebingungan menentukan prioritas bekerja secara daring/jarak jauh.
Diakhir tulisan ini, aku mencoba untuk mengilustrasikan kondisi fakta dan harapan serta tantangan kearsipan.
Fakta bahwa identitas kearsipan berada di gedung perkantoran dituntut untuk lebih bekerja secara daring/jarak jauh.
1971 s.d 2009, menjadi pembelajaran panjang bahwa tantangan masa depan kearsipan adalah harapan pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (teknologi komputer).
2003 – 2007 bahkan sampai 2020, aku pun kecelik (tidak menemukan kenyataan atas perabaan keadaan kearsipan) bahwa tatkala diskusi tantangan Profesi Kearsipan di era Teknologi Informasi, hanya berketemu dengan realitas identitas kearsipan berupa gedung perkantoran (arsip kertas).
2009-2020 (satu dasawarsa), ide besar pemanfaatan teknologi informasi komunikasi (TIK) yang ada dalam konsensus nasional (UU Kearsipan) belum terimplementasikan secara masif. Tengok saja aplikasi Sistem informasi kearsipan Dinamis (SIKD) versi Lembaga kearsipan. Dimana letak kesuksesan implementasi nya termasuk pada aktivitas administrasi perkantoran pada lembaga kearsipan terkait. Bahkan SIKN dan JIKN yg jelas tersurat pada Undang Undang hanya terlihat menjadi obyek pengaturan simpul yang terlalu bersifat birokratif.
Akhirnya, aku pun sampai pada simpulkan sederhana bahwa kearsipan merupakan cermin dari realitas sosial yg ada. Realitas pelaksanaan birokrasi yang identik dengan gedung perkantoran (media kertas). Realitas organisasi negara yang bukan diukur pada hari ini, namun terus mengular jangkar masa lalu.
Bahwa keunikan kearsipan berada pada identitas gedung perkantoran (media kertas). Pertanyaan berikutnya, apakah teriak teriak demi pembangunan kearsipan /kemajuan kearsipan adalah melawan identitas kearsipan itu sendiri?
Aku jadi teringat kalimat guruku kearsipan bahwa, paradigma kearsipan akan sampai pada paradigma komunitas sosial. Ijin Pak Machmoed Effendi 🙏 , di tahun 2012 pada seminar nasional di jogja saat memoriku terisi dengan pandangan kearsipan Indonesia.
Maka simpulan akhirku adalah “kearsipan adalah cermin realitas sosial yang terus memantabkan identitas diri. Identitas gedung perkantoran terjadi karena arsip merupakan rekaman kegiatan organisasi negara yang berada, melewati dan berujung ke gedung perkantoran.
Tatkala realitas sosial berada pada kondisi daring/jarak jauh, maka akan membentuk identitas kearsipan yang baru. Tatkala berpindah Ibukota negara, akan membentuk identitas baru. KEARSIPAN ADALAH CERMIN REALITAS SOSIAL.
Sebagai cermin, maka hanya bisa menerima dengan keanggunan. Cermin tak berteriak tatkala realitas tidak sesuai dari harapan kearsipan. Pun cermin itu tetap anggun dan biasa saja tatkala realitas sudah lebih dari harapan kearsipan.
Nurul Muhamad 