Nurul Muhamad

Arsip terus akan dicari. Nia staf Direktorat Infrastruktur Migas yang mendapatkan arahan pimpinan untuk mengkonsep laporan alokasi SPBG. Wajahnya pun terlihat sumringah saat FEED & DEDC pembangunan Stasiun Pengisian Bahan Bakar Gas untuk Transportasi Umum di wilayah Semarang, dibawanya dari ruang arsip pada Jumat, 28 Februari 2020

[28/2 09.06] Nia: “Bapak Menteri ESDM menanyakan history alokasi gas SPBG”, kami bingung harus minta tlg ke siapa lagi selain Pak Nurul dan tim 😭, alokasi gas untuk SPBG sejak dari tahun 2011″

Kisah hari ini akan menjadi penyemangat tim kerja arsip di Ditjen Migas untuk terus berkarya dalam penyediaan layanan dukungan manajemen internal. Meski terasa  sepi di riuhnya kegiatan pembangunan kemigasan Indonesia, kearsipan Ditjen Migas harus terus ada. 

Arsip telah mendongkrak ingatan para profesional di bidang kemigasan termasuk Nia, sebagai ahli perencana dan pembangunan infrastruktur Migas. 

Begitu juga pada tahun lalu, di awal Februari 2019. Dua orang pegawai Ditjen Migas menyambangi ruang arsip untuk mencari arsip Infrastruktur Migas. Pegawai pada jabatan perencana madya dan pejabat pengawas urusan kekayaan negara sebagaimana tautan 👇 

https://wp.me/pa4ylH-2k

Semoga bermanfaat 

Di internal Kementerian ESDM, kudapatkan istilah “selendang surat”. Istilah persuratan dinas untuk menyebut formulir Penyelesaian Surat Masuk.

Pada metode konvensional atau sebelum datangnya era sistem informasi persuratan dinas, registrasi arsip atau yang tenar dengan sebutan pengagendaan surat, formulir tersebut menjadi bahan kerja petugas penerimaan surat di loket surat. Petugas yang membuka surat akan melekatkan formulir atau selendang surat setelah memeriksa kebenaran tujuan surat.

Formulir berisikan kolom isian antara lain nomor agenda, tanggal terima, tanggal surat dan asal surat akan ditulis oleh pegawai penerima surat sebelum nantinya formulir tersebut diisi oleh pimpinan yang berisikan arahan dan penentuan bawahan (alamat aksi) yang menindaklanjuti surat masuk. 

Formulir isian yang masih kosong atau bisa kita sebut dengan blangko formulir, telah digandakan terlebih dahulu. Pada perkembangannya digandakan melalui pencetakan. 

Setelah era tahun 2000 an, saat pemanfaatan Teknologi Informasi sudah mulai masuk di Instansi Pemerintah, formulir Penyelesaian Surat Masuk merupakan hasil cetak/prin out dari sistem komputer. 

Isian nomor agenda dan tanggal terima secara otomatis terisi bersamaan dengan waktu input data surat pada sistem aplikasi persuratan. 

Bukan hanya Teknologi informasi yang memengaruhi perubahan formulir Penyelesaian Surat Masuk. Pencantuman unit kerja yang ditulis lengkap sesuai dengan struktur organisasi instansi berkembang dengan penggunaan kode unit kerja. 

Pun beberapa arahan penyelesaian surat yang bisa disebut dengan aksi surat masuk telah distandarisasi dengan dituangkan dalam formulir. Beberapa aksi seperti “untuk diselesaikan”, “siapkan jawaban”, supaya menghadap”, “buat resume”, “untuk di file”, “untuk diketahui sebagai info” tertulis dalam formulir atau selendang surat. 

Ada fakta yang menarik di formulir Penyelesaian Surat Masuk tahun 1980an yakni adanya catatan

1. Jika surat ini telah diproses, harap dikembalikan ke sub bagian Tata usaha
2. Apabila surat ini disimpan di unit Saudara, harap mengembalikan lembar ini dengan terlebih dahulu mengisi kolom disimpan, tanggal dan tanda tangan 

Kedua catatan tersebut pastinya mengandung maksud tertentu. Dari catatan tersebut, yang terjadi di tahun 1980an, aku mendapatkan gambaran bahwa mail handling telah diperhatikan sejak kala itu. 

Tiba tiba Rara menangis, meski dalam pelukan ibunya saat beranjak tidur. Mungkin karena sudah harus menerima kondisi “disapih” oleh ibunya. Lebih dari setahun dalam masa persusuan, dia tidur bersama nenen ibunya.

Aku pun yang menerima sorot mata tajam ya, tak kuasa untuk menghampiri. Untung kedua kakaknya sudah lebih dulu tertidur. Aku pun menggendongnya dan sedikit mengayun ayun. Kupangku dan kunyanyikan lagu tidur, serta kuberikan boneka minion dalam pelukan Rara. 

Bocah yang belum genap dua tahun menghadapi tantangan untuk tidur. Susu kemasan yang diracik di botol pun, tak menjadi senjata ampuh pengantar tidur. Rara lebih suka untuk berdiam diri sambil memandang dan memeluk boneka. 

Lepas boneka, Rara pun memeluk tubuhku. Tak lama setelah merasa hangat dan tak berasa sendiri, bocah itu terlelap dalam tidur 😴. 

“Pak aku tadi baru nonton empat kali” kata Thole saat lampu kamar sudah dimatikan. Sebotol susu tak juga mengantarkan pada datangnya kantuk. Meski siangnya Thole tidak tidur siang, kantuk belum juga datang. Thole terlalu terbayang bayang tontotan film kartun. 

Dengan rasa iba dan permisif terhadap “obsesi anak”, cukup lah satu tanyangan film kartun sampai dengan jam 10 malam, pikirku. 

Kemudian, aku pun berada di antara tangisan bocah belum genap lima tahun dan sikap ketegasan orang tua. Pencetanku pada tombol off di remote, televisi 📺 yang tersambung pada hardisk external berisikan file video film, menjadikan Thole terguncang dan meledaklah tangisannya.

Si bontot (Rara) yang tidak protes saat televisi dimatikan, segera merebahkan tubuh mungilnya. Tak lama meledak pula tangisan Rara saat mendapati tubuh ibunya yang meringkuk lebih dulu tertidur. 

Lomba menangis sebelum tidur antara Thole dan Rara berakhir juga. Beberapa kalimatku dan sikapku untuk berusaha menyampaikan pengertian kepada anak, berhasil membuat mereka tertidur. Atau mereka telah capek nangis dan dihampiri oleh kantuknya??? 

Belum lama ini, tepatnya minggu terakhir bulan  Februari 2020, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara didampingi dan Reformasi Birokrasi, Cahyo Kumolo didampingi Plt. Kepala ANRI, M. Taufik menyerahkan hasil pengawasan kearsipan pada instansi pemerintahan tahun 2019 .

Bagi sebagian pihak, hasil pengawasan kearsipan disebut sebut sebagai penghargaan dalam pelaksanaan kearsipan. Hal tersebut sebagaimana pada apemberitaan online antara lain

https://www.google.com/amp/s/m.liputan6.com/amp/4188609/kpk-terima-penghargaan-dari-kemenpanrb-terkait-pengelolaan-dokumen-negara

Tak tanggung, judul nya pun mengalihkan pandangan pembaca khusus untuk meningkatkan citra institusi. 

Pun sama halnya di media 👇 

https://m.detik.com/news/berita/d-4916255/kpk-raih-penghargaan-kearsipan-dari-kemenpan-rb

Pun oleh media lokal solo. Solo Jawa Tengah yg menjadi tempat perhelatan akbar “Rakor Pengawasan Kearsipan Nasional”. Gaungnya menjadi unsur Reformasi Birokrasi, tak ayal dianggap sebagai penghargaan kearsipan. 

https://www.google.com/amp/s/suaramerdekasolo.com/2020/02/26/anri-bagikan-penghargaan-kearsipan-nasional/%3famp

Dengan dress code Batik dan Blangkon ala Solo Jawa Tengah, peserta yang hadir dari seluruh unit kearsipan di Lembaga Setingkat Kementerian Non Struktural, Kementerian dan Non Kementerian (LPNK) serta pemerintah daerah. 

Berikut peringkat 5 besar hasil Pengawasan Kearsipan tahun 2019, dimana arah tahun selanjutnya adalah memastikan keberadaan fisik arsip mengalir sampai dengan Lembaga Kearsipan. 

Daftar urutan peringkat🌟 kelompok Lembaga Setingkat Kementerian Non Struktural antrra lain:

1. Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi KEUANGAN (PPATK)
2. Mahkamah Konstitusi RI (MK)
3. Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK)
4. Majelis Permusyawaratan Rakyat RI. (MPR)
5. Badan Penyelenggara Jaminan Sosial KESEHATAN (BPJS) 

🌟 Kelompok LPNK 

1. ANRI
2. BPOM
3. LAN
4. BAdan Informasi Geospasial (BIG) 
5. LAPAN

🌟 Kelompok Kementerian 

1. Kementerian Kesehatan
2. Kementerian Kehutanan & Lingkungan Hidup 
3. Kementerian Pertanian
4. Kementerian Sekretariat Negara
5. Kementerian Riset & Teknologi Dikti

🌟 kelompok Pemerintah Daerah 

1. JAWA TENGAH
2. JAWA TIMUR 
3. DKI
4. Jawa Barat 
5. Banten

🌟 Kelompok Kabupaten dan Kota

Sesuai dengan wilayahnya pun beberapa kabupaten menyabet predikat sangat memuaskan. 

Kelima urutan peringkat tersebut diatas disusun berdasarkan capaian Predikat sangat memuaskan (AA). Predikat sangat memuaskan juga dicapai oleh Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral (KESDM) Meski berada di ke 14.

• 1946 – 1950 : bulan juni 1946, Kementrian Kemakmuran di Magelang, tahun 1947 kementrian kemakmuran pindah ke Yogyakarta menjadi Jawatan Pertambangan dan Energi
• 1950 – 1954 : – Kementrian Perekonomian di Jakarta menjadi Jawatan pertambangan
• 1954 : Kementrian Perekonomian dipecah menjadi Kementrian Perdagangan dan Kementrian Perindustrian 
• 1955 – 1959 : kementrian perindustrian terdiri dari Direktorat pertambangan dengan dua jawatan yakni pertambangan dan geologi 
• 1959 – 1965 : departemen perindustrian dasar/ pertambangan terdiri dari Jawatan pertambangan, Jawatan Geologi dan Biro minyak dan gas bumi, yang mulai bekerja sejak tanggal 1 januari 1960.
• 1965 : keputusan presiden nomor 71 tahun 1965, Departemen Perindustrian dasar dan pertambangan dipecah menjadi tiga yakni departemen perindustrian, Depatemen pertambangan, Departemen urusan minyak dan gas bumi
• 1966: keputusan presiden nomor 63 tahun 1966 kementrian pertambangan dan minyak dan gas bumi terdiri dari departemen minyak dan gas bumi dan Departemen Pertambangan. Perubahan kepres No. 163 tahun 1966 jo, dengan no. 170 tahun 1966 departemen menjadi Direktorat Jenderal.
• 1968: departemen pertambangan terdiri dari direktorat jendral pertambangan umum dan Direktorat jendral minyak dan gas bumi. Tahun 1968, PLN dan PGN masih berada dibawah pembinaan dan pengawasan Departemen Pekerjaan umum dan tenaga listrik
• 1972 : Keppres No. 64 tahun 1972 pengelolaan geothermal (sumberdaya panasbumi) berada dibawah Departemen Pertambangan.
• 1974 : Keppres No.44 dan 45 tahun 1974, dep. Pertambangan terdiri dari direktorat jendral pertambangan umum Direktorat jendral minyak dan gas bumi
• 1978:  Departemen Pertambangan menjadi Pertambangan dan energi  yang terdiri dari Direktorat jendral pertambangan umum, Direktorat jendral minyak dan gas bumi, Direktorat jendral ketenangan. Pada tahun ini PLN dan PGN yang semula berada dibawah dep. Pekerjaan umum dan tenaga listrik dialihkan ke dep. Pertambangan dan energy, masing-masing berada dibawah direktorat jendral ketenangan.
• 1984, dep.pertambangan dan energy terdiri dari direktorat jendral pertambangan umum, Direktoat jendral minyak dan gas bumi, Direktorat jendral listrik dan energy baru, dan Direktorat jendral geologi dan sumberdaya mineral. Perubahan nama menjadi direktorat jenderal ketenangan menjadi listrik dan energy baru.
• 1992: Departemen Pertambangan dan Energi terdiri dari direktorat jendral pertambangan umum, Direktorat jendral minyak dan gas bumi, Direktorat jendral listrik dan pengembangan energi dan Direktorat jendral geologi dan sumberdaya mineral. Tahun ini PLN dibawah pengawasan dan pembinaan ditjen listrik dan pengembangan energi, sedangkan PGN dibawah ditjen minyak dan gas bumi

Selasa, 25 Februari 2020 

Pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) memerlukan proses pembiasaan dan pemahaman oleh si pengguna. Adanya sharing session yang rutin digelar menjadi forum untuk menembus proses pembiasaan dan pemahaman antar pengguna.

Hal tersebut menjadi tujuan dari gelaran sosialisasi pengguna aplikasi naskah dinas elektronik pada unit organisasi Ditjen Migas. Aplikasi persuratan berbasis web versi Pusdatin KESDM yang telah di otorisasi oleh Sekretaris Jenderal KESDM sebagai sarana perkantoran untuk seluruh unit organisasi di instansi /KESDM

Sebagai bentuk perhatian pelaksanaan arahan pimpinan, sub bagian tata usaha pada bagian umum kepegawaian dan organisasi Ditjen Migas melalui Surat Undangan Sesditjen Migas mengundang seluruh pelaksana teknis dalam penggunaan sarana mail handling atawa pengurusan surat yang terintegrasi lintas unit organisasi di lingkungan KESDM. 

Bertempat di Wisma Energi, pertemuan/forum para pelaksana teknis persuratan tersebut menjadi keempat. Kesimpulan yang disepakati adalah perlunya penyamaan persepsi dan pemahaman fungsi fungsi aplikasi persuratan dari pengguna “operator” dan “sekretaris” serta “pengawas” sehingga dapat memetakan permasalahan yang lebih tepat. 

Asumsi yang dipergunakan adalah, barangkali para pengguna belum secara maksimal dalam memahami fungsi yang melekat pada aplikasi sehingga masih memunculkan banyak permasalahan dalam pengurusan surat. Dengan kata lain, pertemuan keempat ini lebih menggali pemahaman dari tiap tiap pengguna sesuai level manajemen user untuk dapat dijadikan bahan sharing session

Selain itu, pada kesempatan hari ini, unit tata usaha Ditjen Migas menyampaikan hasil pertemuan pada tanggal 12 Februari 2020 yang diadakan oleh Biro Umum. 

Berikut riwayat pertemuan/forum persuratan tahun 2020 yang terselenggara sebagai bagian dari proses menyambut integrasi persuratan KESDM. 

1. 24 Januari 2020 bertempat di Ruang Rapat Wijarso yang menghasilkan kesepakatan terhitung mulai tanggal 27 Januari 2020 beralihnya sarana persuratan dari aplikasi Versi Migas ke versi Pusdatin KESDM
2. 28 Januari 2020 di Ruang Strategis Gd. Ibnu Sutowo yang menghasilkan kesepakatan pencatatan surat masuk dan keluar oleh pengguna yang disebut dengan “operator”. Para sekretaris pun mempunyai 2 peran yakni sebagai pengguna “sekretaris” dan pengguna “operator” 
3. 7 Februari 2020, di tempat yang sama disepakati oleh para pelaksana teknis persuratan pada sekretariat pimpinan untuk lebih memperhatikan pemilihan jenis naskah dinas
4. 12 Februari 2020 di Gedung Pusat Arsip Pondok Ranji melalui inisiasi Biro Umum KESDM, menginventarisir permasalahan dari setiap unit organisasi di lingkungan KESDM

Semoga berguna 

Meski hari Senin, tempat pemeliharaan mobil di Jakarta Selatan tetap ramai dikunjungi. Begitu banyak mobil di Ibukota ini, hingga empat orang antrian di depanku meski jam kerja masih belum mulai. 

Satu per satu tenaga mekanik mobil Toyota berdatangan di dealer auto 2000 Lenteng Agung. Ketiga kalinya mendatangi tempat pemeliharaan mobil resmi yang berlokasi tidak jauh dari rumahku. 🏡

Meski harus menerabas macetnya lalu lintas sebagai dampak pembangunan flyofer Tanjung Barat, kurelakan hampir 2 jam untuk mengakhiri 6 km. 

Senin ini, terpaksa mengantar kendaraan keluarga tumpuan perjalanan rutin ke kampung halaman. Karena minggu nya, mendapati Auto2000 di Grand Depok City tidak melayani servis dan di Cibinong hanya melayani sistem booking.