Panggung kelas pengamen jalanan yang mencari penghargaan diri diantara ketidakberhargaan, namun berusaha tak menyurutkan semangat. Demi penjagaan tiap kegiatan meski kesan rekaman usang.
Tulisan ini menjadi bagian pengakuan bahwa panggung arsip migas yang masih belum tergarapnya seutuhnya. Kesan sepi dan terpinggirkan menjadi nuansa yang terjadi di sepuluh tahun terakhir.
12 orang staf yang tergabung dalam tim arsip Ditjen Migas dengan keseharian jungkalitan menjaga lembar demi lembar ingatan kemigasan Indonesia pun berkesempatan saling tersenyum sesaat demi menjaga semangat penjagaan rekaman kegiatan Ditjen Migas.
Setidaknya makan siang bersama di kamis siang ini, sayur asem ala Mang Mumuh akan menjadi pengingat rangkaian layanan kearsipan untuk memelihara arsip. Tahun 2020, penataan dan penyimpanan sebagai bagian dari pemeliharaan arsip inaktif antara lain:
Arsip pelelangan umum, arsip persuratan, arsip pembayaran SPM/SP2D, laporan kajian tenaga ahli/lap Dipa merupakan beberapa seri arsip fasilitatif yang telah berhasil ditata.
Niaga, pengolahan, Penyimpanan serta harga dan subsidi menjadi seri dari kegiatan pembinaan usaha Hilir Migas yabg telah berhasil disusutkan dari ruang central file
Standarisasi, keselamatan Hulu dan Hilir, usaha penunjang serta lindungan lingkungan merupakan pengejawantahan dari kegiatan teknik dan lingkungan Migas yang juga terus menambah khasanah arsip di unit kearsipan Migas.
Ribuan laporan pembangunan infrastruktur Migas nasional yang tersusun di rak rak serta ratus daftar sampai dengan hampir ribuan boks arsip akan meninggalkan memori negara bahwa pernah melakukan usaha keras demi kebangkitan ekonomi rakyat.
Gaung migas yang begitu kencang, belum dapat diikuti oleh frekuensi dan gendang telinga 👂 unit kearsipan. Kemigasan Indonesia yang seksi di dunia Industri 🏭, menenggelamkan ingatan ke banyak ruang ruang kearsipan. Ruang kearsipan yang disulapnya menjadi data migas dimaknai untuk lebih menghargai kemigasan.
Ruang yg begitu luas hingga keelitan menembus Badan Usaha Milik Negara Migas, Badan usaha milik ekspatriat sampai dengan konglomerat, Badan independen yang dipercaya sebagai perpanjangan tangan negara yang lebih profesional (SKK dan BPH Migas), sampai dengan tumpang tindihnya mekanisme pengelolaan sumber devisa negara yang tercermin pada postur Kementerian pembantu presiden.
Unit kearsipan pun tak harus mengharu biru tatkala terdengar suara bingkai dokumentasi sebenarnya di kemigasan indonesia terletak di kearsipan. Toh data kemigasan Indonesia terus berkembang dalam dinamika industri yang berperan secara nasional. Data kemigasan menjadi titik perhatian untuk kearsipan dapat tumbuh lebih alami.
Toh ruang kearsipan Migas telah tersebar dalam bingkai penjagaan stabilitas politik, pertahanan, ekonomi sampai distribusi peran eksekutif, yudikatif, dan legislatif.
Hal hal diatas merupakan renungan saat berkumpul di Wisma Energi untuk pengkondisian derap langkah para tenaga kearsipan simpul kecil Ditjen Migas.
Tim Arsip Ditjen Migas Tahun 2020 Mulyanto, Nurul, Kasmari, Catur, Gondo, Avis, Dinda, Della, Tsatsa, Oding, Teguh, Tatang, Mikun, Junaidi Aflin terus memupuk semangat dalam pemeliharaan ingatan negara sub sektor Migas.
Stock Opname pada penyimpanan offstorage, penyimpanan dan penyelamatan bukti ratusan ribu pendataan calon penerima LPG 3 Kg, Editing data arsip di aplikasi, Penyimpanan arsip surat masuk, tabulasi daftar jumlah boks Migas, dan seterusnya menjadi usaha pemeliharaan arsip.
Kemudian penyusutan sebagai penghubung antara unit pengolah ke unit kearsipan sampai sebelum sampai ke lembaga kearsipan di Pusat Arsip KEMENTERIAN. tak lama lagi terdesak atas Rencana permohonan exit permit rekaman kegiatan strategis dari pimpinan Ditjen Migas kepada administrator pusat arsip Kementerian ESDM.
Akhirnya sebagai rangkaian kata pada lokus kebijakan kemigasan Indonesia, tulisan ini dimaknai sebagai penjagaan semangat penjagaan memori kolektif bangsa.
[21/2 18.48] Kasubag TU Menteri “coba itu WAG dicarikan solusi, setiap hari permasalahannya sama..hanya pelakunya aja yg bergantian..🤦🏻♂”
Membaca pesan tersebut, aku pun berlogika sebab dan akibat. Nalarku pun sampai pada keterhubungan antara solusi dengan masalah. Bahkan mempergunakan prasangka, jangan jangan kita masih bermasalah dalam mendefinisikan tujuan dengan metode dan sarana yang kita tetapkan.
Apa sih tujuan pengurusan surat itu? Bagaimana menyikapi integrasi persuratan via aplikasi berbasis web sebagai satu metode dalam pencapai tujuan persuratan? Untuk tujuan apa menerjang norma kesepakatan (permen esdm terkait tata naskah dinas eksisting) dengan sarana pemanfaatan teknologi komunikasi? Atau masihkah kita punya cara baca aturan teknis tata naskah dinas yang otoriter dan terlalu kaku serta belum siap berubah?
Masuk pekan ketiga, integrasi persuratan KESDM berwajahkan kendala registrasi surat masuk. Kendala tersebut menjadi dampak perubahan kebiasaan registrasi naskah dinas yang menjadi persyaratan keabsahan (UU. No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan).
Apakah perubahan itu?
Kondisisebelumnya : kewajiban untuk meregister arsip/surat dibatasi oleh unit organisasi. Pada tiap unit organisasi melaksanakan pengagendaan surat masuk.
Pada kondisi ini, kriteria keabsahan arsip/surat dalam tinjauan unit organisasi. Adalah menjadi fungsi unit tata usaha pada tiap unit organisasi untuk menjaga keabsahan arsip/surat dengan usaha meregister/pencatatan.
Kondisisaatini (Integrasi persuratan) : metode mail Handling atau pengurusan surat berbasis aplikasi Web menuntut pembatasan satu kali register untuk lintas unit organisasi (seluruh unit utama di lingkungan KESDM). Proses pengagendaan surat hanya dilaksanakan pada peran pengguna yang disebut “operator”. Si penginput surat harus berhadapan dengan sistem komputer yang dapat membaca jika surat telah teregistrasi.
Penulis berpendapat bahwa secara kebijakan persuratan yang berlaku di KESDM, satu pencatatan surat untuk lintas unit organisasi merupakan kesalahan penterjemahan norma ke dalam sistem persuratan berbasis web. Jika konsep integrasi persuratan lebih diutamakan untuk tujuan yang lebih baik ketimbang norma dalam kebijakan teknis persuratan, maka diperlukan antisipasi kondisi pada sistem komputer.
Sistem komputerisasi dengan integrasi yang terhubung dengan Internet merubah paradigma seluruh aspek kehidupan. Penulis mendukung integrasi untuk meraih perubahan persuratan KESDM ke arah yang lebih baik.
Namun demikian, perlu pendalaman konsep batasan unit organisasi yang menjadi kriteria keabsahan arsip/surat. Semua orang pun akan menerima bahwa tradisionalmethod dalam persuratan pun harus berganti kepada modernmethod.
Dalam integrasi persuratan, bisa jadi sudah tidak lagi mengenal batasan unit organisasi dalam pengagendaan/register surat masuk. Satu data register surat masuk akan secara otomatis ditransmisikan dan dapat dipergunakan oleh eluruh unit organisasi.
Sampai disini, aku pun mendapat kesimpulan sementara tentang tujuan persuratan via integrasi atau metode aplikasi berbasis web yakni memangkas pekerjaan staf tata usaha di seluruh unit organisasi pada lingkup KESDM.
Jika kondisi tersebut merupakan tujuan adanya integrasi persuratan KESDM, maka kondisi saat ini telah berada pada jalur yang tepat. Pekerjaan pencatatan surat masuk akan semakin berkurang dengan kedudukan pengguna yang disepakati sebagai “operator” yang tersebar bukan hanya di unit tata usaha saja, namun dapat berada di tiap level organisasi pada Kementerian ESDM.
Data pengalaman empirik pengembangan aplikasi surat berbasis web di Ditjen Migas :
Sebelum 2015, Unit organisasi Ditjen Migas telah mengalami hal yang serupa dengan gambaran kondisi kendala register surat masuk. Meski telah diatur pada norma persuratan internal Ditjen Migas dan keberadaan sistem informasi persuratan dinas (tahun 2003 s.d.2014), praktik pencatatan/register arsip/surat masih terlihat berulang.
Petugas surat pada ruang kerja Dirjen/Direktur/Sesditjen Migas, melakukan pengagendaan surat masuk meski telah diregistrasi oleh unit tata usaha Ditjen Migas dengan sistem persuratan berbasis web (intranet). Bukti pencatatan tersebut adalah terdapat buku agenda surat masuk yang penulis dapati di tiap ruang kerja pimpinan tinggi.
Bukti selain buku agenda, pada arsip surat masuk sebelum tahun 2014 melekat dua formulir penyelesaian surat masuk /selendang surat yakni versi unit tata usaha Ditjen Migas dan versi sekretariat pimpinan tinggi (madya dan pratama)
Jika dikembalikan pada norma di kebijakan teknis persuratan, terjadi ketidaksesuaian praktikregistrasi /pencatatan arsip/surat. Namun demikian, praktik pencatatan tersebut menjadi benar tatkala alur surat internal.
Berdasarkan pengalaman tersebut, pengembangan aplikasi persuratan berbasis web di tahun 2011 – 2014 menetapkan tujuan untuk mencegah terjadinya duplikasi register/pencatatan arsip/surat.
Munculnya userlevel yang kemudian disebut dengan “operator”, “pengawas” dan “sekretaris” memiliki latar belakang dari permasalahan duplikasi register/pencatatan arsip atau surat masuk.
Meski terdiri dari tiga peran, sejatinya hanya pendefinisian kewenangan tata usaha Ditjen Migas. Ketiga user level tersebut menjadi pintu pertama dari keabsahan arsip sebelum data surat ditransmisikan pada pengguna sebenarnya.
Karena tujuan sebenarnya dari urusan persuratan adalah bentuk dukungan manajemen internal pimpinan tinggi atau unit organisasi. Inti urusan persuratan berada di user pimpinan, bukan di tingkatan unit ketatausahaan.
Untuk tujuan yang lebih besar yakni bentuk dukungan manajemen internal maka ditentukan peran petugas Sekretariat pimpinan tinggi untuk ikut dalam proses pelaksanaan urusan ketatausahaan cq. Pencatatan surat masuk
Pekerjaan pencatatan surat masuk pada buku agenda di tiap Sekretariat pimpinan tinggi sampai dengan sekretariat pejabat administrator oleh petugas persuratan diterjemah dengan user “sekretaris” dan user “pengadministrasi unit eselon 3” .
Kemudian peran pengguna yang disebut “operator” hanya dimiliki oleh kelompok kerja pada unit tata usaha Ditjen Migas semata. Peran operator ini dilaksanakan oleh 4 sampai dengan 8 orang dengan jabatan dan tingkat pendidikan serta pengalaman kerja yang berbeda beda. Hasil kerja berupa data register surat/arsip.
Data register surat/arsip staf tata usaha Ditjen Migas akan diawasi dan dikoreksi oleh pejabat pengawas atau Pejabat eselon 4 sebelum nantinya diteruskan kepada penerima surat sesuai tujuan surat melalui user sekretaris dan user pengadministrasi eselon 3.
Kesimpulan
Di tulisan yang terbatas ini, aku hanya akan menarik satu kesimpulan sempit dari pertanyaan seorang Kasubag TU Menteri. Mungkin tidak akan menjawab dan memberi solusi atas permasalahan integrasi persuratan KESDM yang baru berumur 3 pekan.
Berikut poin poin kesimpulan umum, semoga dapat memberi gambaran dan dapat menyampaikan apresiasi kepada Kasubag TU Menteri yang terus berharap bertemunya solusi atas permasalahan register/pencatatan arsip atau surat masuk.
Perlunya menilik kembali tujuan integrasi persuratan KESDM. Apakah hanya bertujuan pemangkasan pekerjaan ketatausahaan?
Pengembangan aplikasi harus disesuaikan dengan tingkat kebutuhan ketatausahaan, bukan hanya mengurangi beban pekerjaan pencatatan arsip/surat yang berulang, namun lebih kepada penyediaan sarana dalam mempercepat dan mendokumentasikan data register /pencatatan arsip atau surat.
Yuk.. kembali kita diskusikan tentang alur data surat dengan pembatasan unit organisasi. Kebijakan teknis persuratan sejak dulu yang berlaku di KESDM berpegangan pada batasan perkantoran yang tercermin pada unit utama eselon 1. Bisa jadi nanti akan berubah, namun kondisi saat ini, keberadaan kasubag tata usaha dan stafnya tersebar di tiap unit organisasi.
Menunjuk poin ke-3, apakah iya…kita langsung menggabungkan tugas dan fungsi masing masing kasubag tata usaha lintas unit organisasi. Sedangkan ada norma organisasi dan kepegawaian pada kedudukan unit tata usaha untuk tiap jenis unit organisasi yang berbeda beda.
Faktanya, bentuk organisasi sangat berpengaruh pada mekanisme penyelesaian pekerjaan ketatausahaan. Beberapa bentuk organisasi di KESDM antara lain Direktorat Jenderal, Sekretariat Jenderal, Badan, dan inspektorat Jenderal. Coba perhatikan kedudukan kasubag tata usaha pada tiap bentuk organisasi tersebut, pastinya akan berbeda.
Akhirnya, aku pun terus mengajak untuk menikmati proses integrasi persuratan KESDM. Sebagai penutup, beberapa saran berikut ini pasti akan sama yang ada di benak para pejabat urusan ketatausahaan.
Hidupkan lagi tim kecil yang terus mengawal dengan diskusi perbaikan sistem maupun proses bisnis (Biro Umum & Pusdatin)
Dokumentasikan tiap kesalahan bukan hanya menjadi pelajaran, namun perlu dikroscek langsung kepada staf penanggungjawab user/pengguna
Segera implementasi perbaikan bisnis proses kepada sistem dengan otorisasi Bapak Sekretaris Jenderal (dapat melalui surat edaran)
Terus berkarya dalam menangkap perubahan untuk kemajuan meski harus merevisi kebijakan teknis persuratan(permen/kepmen/surat edaran)
Belakang ini, gemar untuk mampir minum air kelapa muda yang disajikan utuh. Lima kali terakhir mampir di warung penjaja kelapa muda ditengah perjalanan pulang dari kantor.
Sebelumnya, kegemaran minum jus buah aku ilustrasi kan pada tautan 👇 👇 di pertengahan tahun 2019
Lagi lagi, pikiran ini terbawa pada penjagaan kesehatan tubuh. Seperti hal nya minum jus buah, ikhtiyar mengantisipasi lemahnya fisik dengan meminum air kelapa 🥥 muda. Beberapa kejadian dilanda sakit kronis yang dialami tetangga, saudara, rekan kantor menjadi pendorong berikutnya.
Mungkin saja di benak temen temen pasti sama. Sebelum datang penyakit maka kita perlu memberi asupan pada tubuh kita sebagai cara antisipasi atas gangguan atau saat mengalami kondisi terancam.
Apa sih manfaat air kelapa muda???? Aku pun berselancar melalui mbah google dan terantuk pada tautan 👇 👇
Beberapa manfaat air kelapa muda yang aku cuplik dari tautan tulisan diatas antara lain dapat menjaga kesehatan jantung dan ginjal, mencegah penyakit usus, dnn meningkatkan dan memperlancar fungsi pencernaan.
Wuiih…luar biasa y….nutrisi yang terkandung pada air kelapa muda. Harga satu buah kelapa muda utuh kisaran Rp. 10.000 s.d. 15.000 di Jakarta, Depok dan Tangerang. Cukup murah dengan manfaat yang menyentuh penyakit penyakit mematikan seperti ginjal, jantung dan usus.
Terlebih lagi, untuk ngimbangin kebiasaan ku minum kopi 🍵 dan 🚬 merokok. Berharap air kelapa dapat memberi penawar atas racun racun yang masuk dalam tubuhku.
Selain itu, pastinya penjaja kelapa muda dapat terus kedatangan pembeli. Permintaan kelapa muda tentunya akan sampai ke daerah penghasil kelapa yang jauh dari Ibukota. Ekonomi daerah pun turut terpacu dengan penjualan kelapa muda di kota besar seperti Jabodetabek.
Bentuk komunikasi internal sering disebut dengan NotaDinas. Ciri2 secara fisik, naskah korespondensi antar unit kerja ini berjudulkan “Nota Dinas” yang terletak di bawah Kop Surat.
Siapa sih diantara Aparatur Sipil Negara (ASN) yang belum tahu atau belum pernah menyusun konsep nota dinas?. Tentunya hampir seluruh ASN telah mengetahui y…
Penyampaian laporan kedinasan unit kerja kepada pimpinan mempergunakan nota dinas. Pun tatkala menyampaikan konsep surat untuk ditandatangani pejabat yang berwenang atau menteri juga dapat mempergunakan bentuk nota dinas.
Contoh praktik penggunaan Nota dinas dapat dijumpai seperti laporan Dirjen Migas kepada Menteri ESDM. pun di pimpinan tinggi madya lain, seperti Kepala Badan Sumber Daya Mineral yang menyampaikan laporan kepada Menteri ESDM telah lazim mempergunakan bentuk nota dinas.
Namun demikian, bunyi handphone di jam kritis, 15.05 WIB dari seorang pejabat administrator membawaku berdiskusi terkait Nota Dinas.
Entah dari mana, bisa jadi bermula dari tulisanku sebelumnya yang mengulas bentuk naskah dinas “surat perintah” dengan mencantumkan sumber peraturan menteri ESDM versi 2020 terkait Tata Naskah Dinas.
Cara baca redaksi definisi surat internal ini (notadinas) dibatasi dengan kata ” di dalam satu unit organisasi”. Menjadi pertanyaan, kenapa tatkala Menteri ESDM menyampaikan arahan dituangkan dalam bentuk Nota Dinas??
Definisi “unit organisasi” sebagaimana lampiran I pada permen ESDM 2/2020 (proses pengundangan Kementerian Hukum dan HAM) adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal dan Badan di lingkungan Kementerian ESDM.
Mendasarkan pada definisi termaksud, komunikasi lintas unit organisasi akan lebih tepat jika mempergunakan bentuk surat/bukan nota dinas. Misalnya dari Direktur Jenderal Migas kepada Sekretaris Jenderal KESDM.
Pun tatkala sesama pimpinan tinggi pratama atau level Direktur pada lintas Direktorat Jenderal yang berkomunikasi secara kedinasan, maka tidak lazim mempergunakan bentuk nota dinas namun mempergunakan bentuk Surat Dinas
Nota dinas dipergunakan oleh pimpinan tinggi madya sebagai pimpinan tertinggi di unit organisasi yang ditujukan kepada Menteri ESDM, didudukkan pada kesepakatan komunikasi ke bawahan.
Meski Gedung perkantoran yang terpisah antara Unit organisasi dengan Kementerian, namun pengertian struktur organisasi menteri yang dibantu oleh para pimpinan tinggi madya tetap diartikan sebagai satu unit organisasi.
Berbeda halnya antara sekretariat jenderal dengan unit organisasi satu level lainnya (Ditjen, Itjen dan Badan). Batasan unit organisasi yang bukan hanya berada pada perbedaan lokasi alamat kantor, namun juga terletak pada kewenangan kuasa pengguna anggaran dan kuasa pengguna barang.
Bisa jadi pada hubungan koordinatif untuk satu pekerjaan yang sama, dimana Sekretaris Jenderal selaku koordinator keP3Dan akan memperbaharui pandangan terkait bentuk naskah dinas sebagai komunikasi kedinasan.
Bentuk komunikasi internal pada satu penyelesaian satu pekerjaan yang sama akan dipandang sebagai bentuk komunikasi internal. Untuk itu pilihannya dapat mempergunakan bentuk Nota Dinas.
Apa contohnya? Misalnya dalam kepanitiaan HUT Pertambangan dimana terdapat keterhubungan susunan organisatoris.
Namun demikian, untuk komunikasi yang bersifat pendapat dan pandangan serta penyampaian informasi kedinasan lintas unit organisasi, lazim mempergunakan bentuk Surat Dinas /bukan Nota Dinas.
Dalam kelompok naskah dinas arahan terdapat bentuk naskah penugasan yakni surat perintah dan surat tugas.
Tulisan kali ini akan mengilustrasikan salah satu bentuk naskah dinas arahan yakni bentuk Surat Perintah.
Surat Perintah memuat perintah penugasan dari atasan yang harus dilaksanakan. Wewenang penandatanganan surat ini adalah menteri atau Pejabat yang berwenang.
Beberapa jenis perintah seperti perintah Menteri dan perintah pimpinan unit organisasi dalam berbagai tingkatan yakni delegasi, mandat, dan perintah sehari hari.
Susunan naskah sejak dari kertas kop terdiri dari judul “surat perintah”, nomor, konsideran (menimbang) dasar hukum (mengingat) diktum (memerintahkan), substansi kebijakan tertulis secara jelas batasan batasan nya, kepada (menyebut nama dan jabatan yang diperintahkan) , rumusan tempat, nama jabatan penandatanganan serta tanggal.
Jika perintah merupakan tugas kolektif, maka daftar nama yang lebih dari satu dapat dituangkan dalam lampiran surat perintah.
Distribusi surat perintah disampaikan kepada nama yang bersangkutan dan ke unit kerjanya. Beberapa contoh praktik penggunaan surat perintah adalah untuk menunjuk pelaksana tugas (PLT) jabatan tertentu.
Sumber 💣 Permen ESDM No. 42/2015 sebagaimana diubah dengan No. 2/2020 💣 Peraturan ANRI No. 2/2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Contoh penggunaan bentuk naskah dinas “SuratPerintah” untuk penunjukan pelaksana tugas tetap atau PLT.
🌟 Surat Perintah No. 76.Pr/73/MEM/2012, 3 Desember. Menunjuk Ir. A. Edy Hermantoro, M. Si Sekretaris Direktorat Jenderal Migas selaku Plt. Direktur Jenderal Migas
🌟 Surat Perintah No. 1.Pr/73/MEM/2014 tanggal 4 November 2014, menunjuk Ir. Nariyanto Wagimin, M. Si Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas sebagai Pelaksana Tugas (Plt.) Dirjen Migas tmt 4 nov 2014
🌟 Surat Perintah no. 011.Pr/73/MEM/2015 tanggal 13 Januari 2015, menunjuk Prof. Dr. Ir I Gusti Nyoman Wiratmadja, Staf Ahli Bidang Kelembagaan dan Perencanaan Strtetegis selaku PLT Direktur Jenderal Migas
🌟 Surat perintah 026.Pr/73/MEM/2015 tanggal 25 Januari 2015, menunjuk Ir. Hermawan, M. T. Kasubdit keteknikan dan keselamatan lingkungan Migas selaku PLT Direktur Teknik dan Lingkungan Migas
🌟 Surat perintah no. 320.Pr/73/MEM/2016 tanggal 11 Mei 2016, menunjuk Dr. Ir. Djoko Siswanto, MBA, Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas selaku PLT Direktur Teknik dan Lingkungan
🌟 Surat perintah no. 013. Pr/73/SJN/2017 tanggal 28 Februari 2017, menunjuk Alimuddin, S.T.,M.A.B Direktur Perencanaan dan Pembangunan Infrastruktur Migas selaku PLT Direktur Teknik dan Lingkungan Migas
Berkas inaktif yang berasal dari ruang centralfile Di Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas sebanyak 95 boks telah selesai dilakukan penomoran ulang. Urutan nomor melanjutkan pada kelompok berkas yang telah lebih dahulu mengisi khasanah arsip di recordscenter Unit Kearsipan Ditjen Migas.
Penomoran tersebut diawali dengan proses olah data. Dengan memanfaatkan aplikasi officeExcel, lebih dari 500 berkas seri pembinaan usaha Hilir Migas diberikan indek sesuai dengan deskripsi arsip. Indek ini untuk memudahkan dalam mendekat berkas dengan kesamaan uraian informasi.
Tsatsa dan Della, jebolan sekolah vokasi prodi kearsipan UGM mendapatkan pengalaman pertamanya saat aku berikan arahan untuk melaksanakan olah data. Sejatinya olah data seperti manuver kartu lembar deskripsi saja.
“sewaktu kuliah, yg olah data adalah pembimbing praktikum” kata mereka saat mengakui baru pertama kalinya melakukan olah data sebagai tahapan manuver berkas.
Dengan kuantitas arsip yang begitu banyak, pemanfaatan aplikasi pengolah data seperti Excel, sangat membantu dalam pemberkasan arsip pada kesamaan masalah.
Kata tangkap atau indek yang mewakili uraian dituangkan di satu kolom. Tsatsa menentukan indek seperti Izin Usaha, Rekom, dan kata lainnya sesuai dengan tingkat pembacaan deskripsi arsip.
Olah data menghasilkan tiga kelompok berkas yakni niaga, pengolahan dan harga dan subdisi Migas. Pada dua kelompok pertama yakni niaga dan pengolahan mempunyai substansi rekaman kegiatan berupa perizinan atau rekomendasi usaha.
Setelah data terbaca rapi dengan urutan tahun dan kolom indek, langkah selanjutnya adalah memberikan nomor urutan baru sesuai urutan nomor terakhir pada berkas inaktif yang telah tertata sebelumnya.
Sampii tahun 2020, seri arsip niaga migas yang menjadi koleksi Unit Kearsipan Migas sejumlah 257 Boks ( nomor boks 381 – 641).
Gambaran umum informasi yang terekam pada kelompok berkas niaga migas merupakan kegiatan yang dilaksanakan oleh Sub Direktorat Niaga Migas pada Direktorat Pembinaan Usaha Hilir Migas.
Mayoritas isi informasi pada kelompok berkas termaksud adalah jenis/seri arsip perijinan dan rekomendasi perniagaan Migas. Misalnya seperti Surat Keterangan Penyalur (SKP) BBM yang mengalami pergantian dalam penandatanganan. Awalnya SKP ditandatangani oleh Direktur sampai pada tahun 2017 kemudian di tanda tangani oleh Direktur Jenderal sebelum akhirnya dilimpahkan kepada Kepala Badan Koordinasi Penanaman Modal (BKPM).
Pada seri arsip niaga Migas, terdapat rekaman kegiatan rekomendasi impor yang dipergunakan oleh Ditjen Bea Cukai untuk pengeluaran barang dari pelabuhan.
Hal hal diatas merupakan ilustrasi dari manuver berkas inaktif. Kegiatan ini merupakan tahap perawatan dan pemeliharaan dari bagian siklis daur hidup arsip. Selain perpindahan dan unit kerja(central file) ke unit kearsipan (records center) sebagai bagian tahap penyusutan arsip, penomoran kembali dengan melaksanakan manuver berkas dimanfaatkan untuk pengelompokan arsip substantif dan fasilitatif.
Berkas arsip fasilitatif yang berada di unit kearsipan atau records center akan disimpan sesuai dengan unit kerja fasilitatif. Contohnya SDML untuk arsip perencanaan anggaran dan pelaporan, SDMH untuk arsip yang terkait dengan hukum, dan SDMK untuk arsip terkait dengan keuangan dan SDMU untuk informasi umum organisasi kepegawaian.
Rekor tercepat perjalanan darat (Sleman – Depok) dengan waktu tempuh sembilan jam. Itu pun dengan istirahat tiga kali (3 X 30 menit).
Dua jam setengah dari Jabung, berada di KM 424 (rest Area Manyaran) mengarah ke Jakarta. Kali pertama disini. Sejak dari masuk gerbang tol yang lupa namanya, padahal belum lama aku melewati ya (sebelum gerbang tol Boyolali) .
Yang teringat adalah membuka map dengan tujuan Surakarta, gerbang tol sebelum Boyolali KM 495. Jalan tol solo kertosono (Soker).
Rekor tercepat perjalanan darat (Depok – Sleman) selama 9 jam. Jam 12 siang teng, meninggalkan Villa Tanah Baru/VTB. Sempat kena macet sekitar 20 menit di outer Ring Road Timur utara tepatnya di depan Hartono Mall Sleman sebelum akhirnya tepat jam 9 malam tiba di Jabung Pandawaharjo Sleman Yogyakarta.
Hujan deras semenjak melintasi Jalan Tol Layang Japex mengarah ke jogja tak menyurutkan maju kecepatan rerata diatas 80 km. Jam 7 petang keluar dari pintu tol Boyolali yang sebetulnya lebih lancar jika satu pintu keluar selanjutnya.
Harmonisasi manusia dengan lingkungan terus dipupuk oleh Warga RT 10 Villa Tanah Baru. Beberes rerumputan liar sampai perapian agar nampak indah di mata. Pada pinggiran pagar, jalan, selokan, dan taman untuk memastikan sentuhan manusia demi mencegah endemi binatang liar dan berbahaya. Sampai dengan pangkas ranting dan dahan pepohonan perindang agar tidak mengganggu pejalan.
Kerja Bhakti kedua setelah Januari 2020 lalu sebagaimana tautan 👇 👇
Sejak pagi, Minggu 16 Februari 2020 hingga matahari beranjak ketengah, terlihat puluhan partisipan kerja Bhakti Lingkungan di RT 10 VTB. “dua kali ambil daun saja sudah keluar keringat” kata Bapak Abdul Haris Semendawai. Obrolan ringan di sela sela Bhakti Lingkungan. Aku yang datang mendekati jam 8, masih saja dapat menemui keasyikan Kerja Bhakti.
Asyik saat dapat bercanda antar warga, dan terasa hangat saat jalinan kerjasama misalnya dorong gerobak atau menyapu bersama memantik keakraban dan kerukunan.
Diakhir tulisan ini, teringat ayat sang Pencipta bahwa kerusakan di muka bumi ini diakibatkan oleh ulah manusia menjadi dasar harmonisasi hubungan manusia dengan lingkungan.
Air mata keharuan menjadi tema kepulangan ke Sleman yang perdana di tahun 2020. Tema yg menjadi sambungan cerita perjuangan kehidupan melawan penyakit “kanker” yang kuceritakan pada tautan 👇
Sudah menjadi suratan takdir, yang hidup bertemu dengan mati. Semoga aku pribadi terus belajar atas peristiwa kematian. Seiring dengan itu, ada proses untuk mengisi hari demi hari dalam memetik hikmah rasa keharuan dengan mata berkaca kaca.
Hikmah dari istilah Jawa Satuwadah yang aku sebut untuk menunjukkan garis keturunan. Pun di dalam rahim yang sama saat roh diberikan nyawa untuk menempuh 9 bulan meski berbeda tahun. “guagarbo” sebagai kesamaan jalan menyambut mentari kehidupan, meski saat ini lebih ngetren dengan metode operasi Cesar
Hikmah atau pelajaran yang kudapati saat mendengar kalimat dari ayah mertua “kalo aku diberikan kewenangan itu, maka kupercepat hingga tidak merepotkan orang lain dan menyisakan derita sakit yang berkepanjangan”
Tidak tau, kebetulan ilahiah kah kejadian ini? “ternyata Pak anto hanya menunggu bapak” kata istriku untuk mengajak pulang ke jogja. Minggu, 16 Februari 2020, setelah terhubung sambungan komunikasi antara kakak dan adik di pagi hari ( satuwadah / guogarbo), kurang lebih pukul 10 pagi kurang 10 menit pak anto meninggalkan kehidupan dunia.
Apakah temen pembaca pernah mendengar cerita yang mirip dengan kejadian diatas? Beberapa adegan atau peristiwa menjelang berpulangnya nyawa manusia kepada Sang Pencipta?
Nama orang yang tersimpan di dalam hati terdalam sangat dinantikan meski kontrak umur atau sakaratulmaut menghampiri? Atau perwakilan pihak yang menjadi kuasa atas kejadian/barang yang tersimpan rapi di palung dada harus ditunggu bersamaan detik detik ajal manusia tiba.
Hidup, mati, rejeki, jodoh memang misteri Ilahi. Meskipun misteri, bukan berarti kegelapan tanpa suatu pertanda dan rangkaian peristiwa di belakangnya. Aku hanya menuliskan untuk mendalami apa hikmah dan dibalik misteri Ilahi.
Penantian seseorang manusia dikala mengawali kematian, menjadi pelajaran berharga. Berbasis garis keturunan dan berlatar belakang kuasa peristiwa /barang. Basis atau latar belakang itu terpendam di lubuk hati manusia.
Suatu ketetapan bahwa hati manusia hanya dikuasai Ilahirabbita’ala saja meski melalui simbol dan perwujudan ayat ayat kauniahNya yang tergambar di hari hari saat ajal yang semakin mendekat.
Akhir tulisan ini, aku pun mendapat hikmah untuk menjalin hubungan baik kepada seluruh makhluk ciptaan Allah di muka bumi ini.
Melalui ciptaanNya lah, menjadi wujud penghambaan dan ketauhidan dan kehadiran kuasa Allah subhanallahhuwata’ala
#Bisa jadi sukma/nyawa manusia itu menantikan sebelum berpulang keharibaan Nya, namun semua itu atas Kuasa Allah Tuhan Yang Maha Esa#
Kisah nabi ayub Alaihi Salam bisa jadi sebagai ilmu dan hikmah untuk terus berprasangka baik atas segala bentuk ujian dan cobaan kehidupan. “kakak Nasywa sudah pernah membaca riwayat Nabi Ayub” tanya ku kepada anak pertama.
Pertanyaan yg terkandung pesan moral bukan saja untuk anakku, namun kepada istriku yang sedang berada di kamar bersama anak anak. Dengan lantang, kak Nasywa pun menjawab “sudah pak, Nabi Ayub menginjakkan kaki dan menyeburlah air dari dalam bumi atas Kuasa Allah, untuk diminum dan mandi sehingga sembuhlah penyakitnya”
Kisah nabi Allah termaksud, menyiratkan pelajaran moral dan nilai agama dalam menyikapi keadaan dan kejadian kehidupan agar kuat dan tangguh serta ridhlo. Meskipun juga dibarengi juga dengan permohonan perlindungan agar dijauhkan dari ujian dan cobaan. Karena manusia memang butuh hidup bahagia dunia dan akhirat.
Moral dan nilai diatas, aku jalani dengan berawal dari tiga hari yang lalu saat temen hidupku di rumah 🏡 dilanda sakit. Kamis, 13 Februari 2020 kudapati kabar dari bosnya di kantor melalui pesan WA. Pun diikuti dua rekan sejawat di ruang kerjanya yang membawaku pada suatu perbincangan.
Bagiku, perbincangan melalui pesan singkat itu, menjadi pertemuan dengan orang baik diibukota seiring dengan kehidupan yang penuh prasangka buruk. Aku pun harus menyebut mereka dengan teman yang baik.
[13/2 12.20]Teman yang Baik 1: “Asw. Siang Mas Nurul, Saya Aria rekan kerjanya Mbak Evelyn di Humas ANRI, Mau mengabarkan kalau Mbak Elyn sakit. Sekarang ditangani d poliklinik ANRI,Krn sy di luar kota, Bisa menghubungi mas Isanto/ Mbak Tiara”
Setelah membaca pesan tersebut, tak kuasa menahan dengan rasa trenyuh & terharu. Aku pun segera membalas pesan singkat itu demi ungkapan terima kasih atas perhatian kepada orang yang menjadi tanggungan ku.
13/2 12.30] temen yang baik 2: “Oh iya mas, ni masih di poliklinik,Mbak elin lg istrht ini… Td dokternya tny, apa ada yg sdg dipikirkan, krn td agk tiba2”
Lepas ditangani dokter & perawat klinik di kantornya, kepastian pada dokter IGD RSUD Pasar Minggu membawa pertemuan dengan mereka si orang orang baik.
[13/2 13.08] teman yang baik 3: Dokter udh dtg, Ini kyanya harus dirujuk,takut dehidrasi dan di sini gk ada cairan infus, IGD RS Ps. Minggu ya, Kang
Keramahan mereka, teman teman yang baik telah menggantikan kealphaanku dalam menjaga dan melindungi perempuanku.
Bahkan rasa kekhawatiran mereka untuk mengantar ke Rumah Sakit menjadi nilai kehati hatian dalam perwujudan kasih sayang kepada makhluk ciptaan Nya.
“sini kunci motor dan STNK, nanti aku antar ke rumah lepas pulang kantor” kata temen yang baik 4 sebagai penutup pertemuan ku dengan mereka.
Aku pun segera mengulurkan tangan kanan tuk berjabat tangan dengan mereka. Meski hanya ucapan terima kasih yang dapat keluar dari mulutku, namun pelajaran berharga atas nilai pelayanan kepada sesama yang akan kubawa sampai tua.
Pun pesan dari teman yang baik 5 yang berprofesi sebagai perawat dengan kalimat “tolong pak bisa dikondisikan keadaan pasien, karena 70% lemahnya fisik (lambung) diakibatkan pada pikiran”
Akhir tulisan ini, kesadaran ku pun bertambah. Bukan saja kisah nabi Allah yang tertulis dalam Kitab Suci saja yang dapat dijadikan pijakan untuk memperbaiki diri hari ke hari. Ada pula kehadiran teman yang baik yang saling memperkuat dengan mengejawantahkan asmaul husna ar Rahman & ar Rahim.
Bahwa kasih dan sayang terhadap ciptaan Nya, sesama manusia, menjadi moral dan nilai untuk aku semakin kuat dalam menjalani kehidupan. Pun mengajarkan ku atas kewaspadaan untuk terus memohon perlindungan dan pertolongan atas kealphaanku dan ketidakbisaanku sebagai manusia biasa.
Nurul Muhamad 