Nurul Muhamad

Jumat, 14 Februari 2020, di ruang rapat 2 Gd. Pusat Arsip KESDM

Sebagai tindak lanjut Program Pengawasan Kearsipan KESDM 2020 yang telah ditetapkan pada tanggal 30 Januari 2020, Unit Kearsipan Ditjen Migas bersama seluruh pengadministrasi umum dan petugas persuratan di Lingkungan Ditjen Migas bersepakat:

1. Seluruh unit pengolah(subdit dan bagian) diharapkan segera menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas serta mengefile arsip pelaksanaan anggaran tahun 2019
2. Berkas disusun berdasarkan numenkelatur uotput kegiatan pada RKAKL Satker Ditjen Migas per masing masing subdit/bagian
3. Contoh format daftar refensi dapat di unduh di Grup WA Forum Arsip & Surat Migas (hasil kerja pengadministrasi di DMTP) 
4. Unit pengolah/unit kerja(subdit&bagian) diharap dapat menyampaikan pemindahan ARSIP INAKTIF (berkas selesai proses dan selesai audit/sebelum tahun 2018) ke unit Kearsipan 2 Ditjen Migas melalui nota dinas yang ditujukan kepada Kepala SDMU
5. Pengadministrasi umum di subdit/bagian bertanggung jawab secara teknis atas kelengkapan berkas serta keberadaan fisik arsip dalam tempat penyimpanan (odner/boks file) sesuai dengan mata anggaran kegiatan masing masing output kegiatan
6. Dalam hal terdapat arsip dalam media lain (seperti file Pdf, CD, DVD) serta arsip masih dipergunakan oleh pelaksana/staf dapat digantikan dengan lembar tunjuk silang 
7. Pelaksanaan pengawasan kearsipan internal KESDM oleh tim Biro Umum dijadwalkan pada 8-9 Juni 2020

Ketujuh poin diatas merupakan inisiasi dalam mengubah wajah kearsipan Ditjen Migas untuk pemberian dukungan layanan perkantoran serta menajemen internal.

Wajah kearsipan yang selama ini hanya berupa penyimpanan arsip yang diperhatikan saat akan dibutuhkan, diharapkan dapat berkembang menjadi layanan yang siap saji untuk audit(BPK, Itjen, BPKP) serta mempersiapkan  daftar yang sesuai dengan fisik tatkala dilakukan pemindahan ke unit kearsipan. 

Semoga ketuju poin yang disepakati bersama seluruh perwakilan unit eselon 3 di lingkungan Ditjen Migas dapat dikomunikasikan antar pegawai pada subdit/bagian sampai dengan  pimpinan masing2.  

Sejatinya pengawasan kearsipan internal adalah suatu pendekatan untuk memastikan keberadaan fisik arsip telah terkelo dan tersimpan dengan baik demi menjamin akuntabilitas kinerja organisasi

Semoga berguna

Rabu, 12 Februari 2020

Bertempat di ruang rapat utama pada Gedung Pusat Arsip Kementerian ESDM, Kepala Bagian Tata Usaha Kementerian, Achmad Sudaryanto memandu jalannya forum persuratan lingkungan KESDM. 

Para peserta dalam kedudukan tenaga suporting manajemen /layanan perkantoran berasal dari satuan kerja atau unit utama antara lain, Sekretariat Jenderal KESDM, Ditjen Migas, Ditjen Ketenagalistrikan, Ditjen Minerba, Ditjen EBTKE, BPSDM, Balitbang, Sekretariat Jenderal Dewan Energi Nasional, SKK Migas, dan BPH Migas. 

Bisa dibilang, tahun 2020 merupakan babak baru persuratan KESDM dalam kerangka pelaksanaan urusan ketatausahaan. Pemanfaatan Teknologi Informasi Komunikasi (TIK) merupakan tema utama untuk meraih integrasi birokrasi yang efektif dan efisien. 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/01/26/integrasi-persuratan-kesdm/

Pada forum tersebut Pejabat administrator dan pengawas tata usaha menteri menginventarisasi permasalahan disposisi surat Menteri ESDM. Arahan pimpinan yang terekam dalam proses disposisi menjadi penting untuk dikoordinasikan lintas satker demi dukungan layanan publik yang prima. 

Kehadiran sarana mail Handling berupa aplikasi berbasis Web pada pekan kedua menerabas kebiasaan pengurusan surat di masing masing satuan kerja di Lingkup KESDM. 

Selain itu, integrasi persuratan dengan TIK menjadi arena pengujian norma standar dan kriteria yang bukan hanya dikuasai ilmu terapan tertentu atau hasil kesepakatan para pemilik bisini proses namun juga menghadirkan PARADIGMA baru yakni pendekatan intelegensia. 

Aplikasi yang digawangi Pusdatin dengan counterpart pemilik broses bisnis Biro Umum KESDM ini menjadi wujud nyata paradigma intelegensia. Meski respon beberapa petugas persuratan berasa remedial/pengulangan bagi satker tertentu yang telah lama melakukan pengembangan.Namun menjadi babak baru dengan tantangan yang berbeda tatkala menempatkan kapasitas Pusdatin sebagai unit IT level Kementerian.

Konsep E Gov yang telah lama terdengar sejak tahun 2003 akan terus tergerus jika tanpa mempersilahkan Unit Pusdatin untuk mengambil peran dari tiap pengembangan aplikasi perkantoran di birokrasi. 

istilah “intelegensia” sebagai paradigma, semakin berkembang setelah paradigma kekuasaan (era orde baru), paradigma kesekapakat bersama /regulasi (era reformasi) . Belum lama ini kita juga denger dan baca di media tentang diskusi “artifisial intelegensi” yang jadi topik diskusi sebagai pengganti pejabat administrator (3&4) tatkala kebijakan pemangkasan birokrasi disampaikan oleh Presiden RI. 

Pengaruh Teknologi Informasi dalam wujud aplikasi begitu sangat masif hingga mampu merubah wajah sebut saja di area tukang ojek, belanja, traveling, kuliner. 

Begitu juga nantinya akan terjadi di persuratan KESDM dimana tergambar dari forum hari ini. Semangat kebersamaan petugas suporting manajemen lintas satker dalam menyambut integrasi persuratan dengan pemanfaatan TIK sebagai sarana mail Handling. 

Diakhir tulisan ini, sebagai opini, kusampaikan secara langsung kepada seorang kasubag tata usaha menteri bahwa pengembangan aplikasi persuratan bukan hanya harus memperhatikan paradigma kewenangan/kekuasaan dan paradigma kesepakatan atau regulasi/NSPK saja namun patut untuk menyambut paradigma baru yakni pendekatan intelegensia.

Suatu pendekatan dalam mengkonfirmasi berbagai kondisi atau segala bentuk kemungkinan secara terbuka. Misalnya beberapa kemungkinan alur register surat, alur penerusan surat, peran user sekretaris, peran user pengawas, antara admin pusat dan admin unit, dan kebijakan teknis lainnya. 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/07/alur-register-data-surat/

Semoga bermanfaat 

Selamat berjuang kepada para pelamar calon ASN tahun 2020 pada formasi calon arsiparis. Boleh dibilang potensi kuantitas arsiparis di Indonesia segera akan bertambah ratusan semangat baru. 

Aku pun mengambil kata “potensi” karena belum tentu mereka yang nantinya diterima sebagai calon ASN akan melenggang ke jabatan arsiparis. Adakah para pembaca (ASN) yang saat ini masih mempunyai SK pengangkatan sebagai calon arsiparis? 

Lah kok ada sih…yang masih belum menerima SK pengangkatan pertama kali dalam jabatan fungsional tertentu “arsiparis”??? . Wajar jika masih baru tahun ini atau penghujung tahun 2019 baru saja dilantik sebagai ASN y… 

Adakah ASN yang telah beberapa tahun diangkat namun masih berada di jabatan calon arsiparis? Berapa…berapa tahun, apakah 3 tahun setelah pengangkatan PNS masih belum juga terbit SK arsiparis?… Wah wah… terlalu… 

Meski demikian, janganlah berkecil hati dan patah semangat kearsipan y…. Ada kok, beberapa temen yang bernasib sama. Atau bahkan yang lebih mencengangkan saat terdengar para calon arsiparis yang berkeinginan melepaskan jabatan calon arsiparis? 

Jika ada, pasti ada sebab dan musababnya… Misalnya saja satu temen di Kementerian yang saat itu  memendam strategi tertentu untuk mendapatkan fasilitas dari instansi pemerintah??? Apa itu… Misalnya pengen ambil kuliah lagi diawali dengan penyetaraan ijazah S1 yang telah dikantongi sebelum menjadi ASN.

Sebab lain karena penempatan berada di unit kerja, bukan di unit kearsipan? Ataukah pada instansinya, belum terdapat pembinaan jabatan fungsional arsiparis?

Kebingungan karena tidak ada bimbingan dari senior arsiparis di kantornya ditambah Pengelola kepegawaian tidak memberikan pelayanan administrasi terkait fungsional arsiparis, plus arahan kerja dari pimpinan yang melencenh dari tugas arsiaparis menjadi dalih dalih untuk lari dari kenyataan sebagai calon arsiparis. 

Nah.. Bagaimana pendapat para pembaca yang sering menyebutkan diri sebagai “newbee” atau pendatang baru di kearsipan? Sudah tergambar cara pengajuan DUPNK/DUPAK arsiparis? Sudah pernah mendengar tim penilai instansi? Tahukah apa itu PAK? apa ya kepanjangan dari SKHK? Dan seterusnya… 

Hal hal tersebut diatas merupakan penekanan terkait keaktifan oleh fihak ASN. Namun kiranya ada rasa ketidakberdayaan dari ASN yang mendapatkan penugasan pimpinan pada urusan non kearsipan, maka sistem penilaian prestasi kinerja kearsipan saat ini (sistem SKP) lebih memiliki nilai tawar.

Diakhir tulisan ini, aku pun berasa turut gembira akan datangnya calon arsiparis jalur umum/CPNS. Semoga terus lestari rumpun jabatan fungsional arsiparis

🌟 UUD 1945,  Pasal 33 ayat (2) dan (3)
(2) cabang-cabang produksi yang penting bagi negara dan yang menguasai hajat hidup orang banyak dikuasai oleh negara
(3) bumi dan air dan kekayaan alam yang terkandung didalamnya dikuasai oleh negara dan dipergunakan untuk sebesar-besar kemakmuran rakyat. 

🌟 UU nomor 44 prp- tahun 1960
tentang Pertambangan minyak dan gas bumi 
pasal 16 :Tata usaha dan pengawasan pekerjaan-pekerjaan dan pelaksaan usaha pertambangan minyak dan gas bumi dipusatkan pada departemen yang lapangan tugasnya meliputi pertambangan minyak dan gas bumi

🌟 UU No. 8 tahun 1971
tentang perusahaan pertambangan minyak dan gas bumi negara
(1) Dengan tidak mengurangi tugas dan wewenang departemen-departemen dalam bidangnya masing-masing, maka tata usaha,pengawasan pekerjaan dan pelaksanaan pengusahaan pertambangan minyak dan gas bumi serta pengawasan hasil pertambangannya dipusatkan pada departemen yang lapangan tugasnya meliputi pertambangan minyak dan gas bumi
(2) Pengawasan termaksud pada ayat (1) pasal ini meliputi pengawasan produksi, pengawasan keselamatan kerja dan kegiatan-kegiatan lainnya dalam pertambangan minyak dan gas bumi yang menyangkut kepentingan umum. 

🌟 PP No. 17 tahun 1974 tentang Pengawasan pelaksanaan eksplorasi dan eksploitasi
minyak dan gas bumi di daerah lepas pantai
pasal 2
(1) Tatausaha dan pengawasan atas pekerjaan-pekerjaan dan pelaksaan usaha pertambangan minyak dan gas bumi dipusatkan pada menteri
(2) Menteri melimpahkan weweangnya untuk mengawasi pelaksanaan ketentuan-ketentuan dalam peraturan pemerintah ini kepada direktur jenderal dan direktur jenderal menunjuk direktur sebagai pelaksanaannya
(3) Pelaksanaan tugas dan pekerjaan direktur sebagaimana dimaksud pada ayat (2) pasal ini dilakukan oleh pejabat-pejabat direktorat minyak dan gas bumi yang ditunjuk oleh direktur jenderal atas usul direktur, sebagai inspektur dalam peraturan pemerintah ini disebut inspektur migas
(4) Inspektur Migas bertanggung jawab atas tugas pekerjaannya kepada direktur

🌟 PP No. 11 tahun 1979 tentang keselamatan kerja pada pemurnian dan pengolahan minyak dan gas bumi
pasal 2
(1) Tatausaha dan pengawasan keselamatan kerja atas pekerjaan-pekerjaan serta pelaksanaan pemurnian dan pengolahan minyak dan gas bumi berada dalam wewenang dan tanggung jawab menteri
(2) Menteri melimpahkan wewenangnya untuk mengawasi pelaksanaan ketentuan-ketentuan dalam peraturan pemerintah ini kepada direktur jenderal dengan hak substitusi
(3) Pelaksanaan tugas dan pekerjaan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakuka oleh kepala inspeksi dibantu oleh pelaksanaan inspeksi tambang
(4) Kepala inspeksi memimpin dan bertanggung jawab mengenai pengawasan ditaatinya ketentuan-ketentuan dalam peraturan pemerintah ini dan mempunyai wewenang sebagai pelaksana inspeksi tambang
(5) Pelaksana inspeksi tambang melaksanakan pengawasan ditaatinya ketentuan-ketentuan peraturan pemerintah ini

🌟 UU No. 22 Tahun 2001 tentang Minyak dan Gas Bumi 

🌟 PP No. 42 tahun 2002 tentang BPMigas dan Peraturan Presiden Nomor 95 tahun 2012 tentang Pengalihan Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi dari BPMigas ke Menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang migas. Pengalihan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan usaha Hulu Migas ditetapkan pada 13 November 2012 oleh Presiden Republik Indonesia, DR H Susilo Bambang Yudhoyono.

🌟 PP No. 67 tahun 2002 yang diubah dengan No. 49 tahun 2012 tentang Badan Pengatur Penyediaan BBM dan Keguatan Usaha Pengangkutan Gas Melalui Pipa

🌟 PP No. 31 tahun 2003 tentang Pengalihan bentuk perusahaan pertambangan Migas negara (Pertamina) menjadi perusahaan perseroan sebagai pelaksanaan Undang undang 22/2001 tentang Migas

🌟 PP No. 35 tahun 2004 dan diubah dengan No.55 tahun 2009 tentang kegiatan usaha Hulu Minyak dan gas bumi. 

Baca juga

http://pushep.or.id/view_publikasi.php?id=161#.XkI7Ankxdaw

🌟 PP 36 tahun 2004 diubah dengan No. 30 tahun 2009 tentang Kegiatan Usaha Hilir Migas

🌟 Peraturan Pemerintah nomor 30 tahun 2009 yang menyebutkan Harga Bahan Bakar Minyak dan Gas Bumi diatur dan/atau ditetapkan oleh Pemerintah

🌟 PP No. 79 tahun 2010 yang diubah dengan No. 27 tahun 2017 tentang Biaya Operasi yang dapat dikembalikan (cost recovery) dan perlakuan pajak di bidang Hulu Migas

Baca juga

https://migas.esdm.go.id/post/read/pp-nomor-27-tahun-2017-akomodir-usulan-kkks

🌟  Perpres No. 9 tahun 2013 yang diubah dengan No. 36 tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kegiatan Usaha Hulu Migas

🌟 PERPRES no. 141 tahun 2014 yang diubah dengan no. 43 tahun 2018 tentang Penyediaan, Pendistribusian dan harga jual eceran BBM

🌟 PP No. 53 Tahun 2017 Tentang Perlakuan Perpajakan Pada Kegiatan Usaha Hulu Minyak dan Gas Bumi dengan Kontrak Bagi Hasil Gross Split. 

Baca juga:

https://migas.esdm.go.id/post/read/pp-nomor-53-tahun-2017-tentang-perlakuan-perpajakan-pada-kegiatan-usaha-hulu-minyak-dan-gas-bumi-dengan-kontrak-bagi-hasil-gross-split

🌟 PP No.6 tahun 2018 tentang penyertaan modal Pertamina

🌟 PP No. 48 tahun 2019 tentang iuran BU BBM

🌟 Perpres 6 tahun 2019 tentang Penyediaan dan Pendistribusian Gas Bumi untuk Rumah Tangga dan Pelanggan Kecil

Kedepan, bisa jadi arsip personal file menjadi basis data utama untuk pengaturan akun pengguna tiap pengembangan aplikasi perkantoran. Hal tersebut semakin nyata sebagai pengaruh pembenahan data yang terjadi secara nasional misalnya telah lama kita mendengar single ID data kependudukan e KTP secara nasional.

Kemudian baru baru ini muncul single ID untuk lisensi pengemudi atau SIM. Dimana pada SIM akan terekam segala riwayat pengguna lalulintas.

Bagaimanakah di lingkungan Birokrasi???? Meski masih butuh waktu dan dukungan yang nyata, tanda tanda kedepan bisa jadi arsip personal file ASN menjadi single ID pada tiap pemanfaatan TIK pada perkantoran birokrasi.

Pada tulisan sebelumnya sejak diunggah pada 22 Maret 2019 yang berjudul berkas Pegawai KESDM 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/22/berkas-pegawai-kesdm/

menempati puncak statistik, 355 kali dibaca dan terus dirujuk setiap harinya (65 pembaca sampai dengan belum genap bulan kedua 2020). 

Data statistik tersebut beserta feomona single ID untuk KTP dan SIM menjadi prasangkaku untuk menekankan Arsip personal file menjadi single ID pemanfaatan TIK di birokrasi. 

Meski masih perlu perhatian terkait beberapa permasalahan pada pengelolaan arsip personal file, namun banyak pihak yang berkeyakinan tercegah duplikasi dan mereduksi pekerjaan pendataan.

Aku mulai dari konsep paling dasar terkait permasalahan arsip personal file adalah kurangnya perhatian detik demi detik pada rekaman kegiatan atau peristiwa dari tiap ASN.

Pembaharuan data seperti rekaman absensi sidik jari yang terotomatisasi tiap hari dalam sistem informasi pegawai belumlah identik dengan pembaruan data rekaman kegiatan tiap ASN. 

Jika saja acara rekonsilisasi data kepegawaian bukan hanya terkait absen tapi terkait seluruh SK, sertifikat diklat, Seminar, simposium sampai dengan karya ilmiah dan Laporan perseorangan dan hasil kerja ASN lainnya maka akan memperbaharui konsep pengertian personil file saat ini. 

Sampai disini, di area pembaruan data pegawai pada sistem informasi pegawai memerlukan peran serta yang bukan hanya berada pada lini Pengelola kepegawaian, namun juga pada ASN yang bersangkutan.

Tatkala terdapat dokumentasi pegawai yang kurang lengkap, maka ASN yang bersangkutan dapat meminta pembaruan data. ASN dapat mengirimkan bukti rekaman kegiatan ASN untuk didata dan diunggah dalam database kepegawaian. 

Jika dibedah dengan paradigma berfikir terkini, bisa jadi istilah “peran serta” menjadi bentuk suaka atas tidak lengkapnya dokumentasi arsip personal file. 

Beberapa permasalahan terkait arsip personil file sebagaimana tersebut diatas memang belum tuntas. Namun validitas arsip personile file ASN telah diyakini sebagai single ID untuk mereduksi data dobel dan menjamin Validitas suatu akun untuk pengembangan aplikasi perkantoran lainnya. 

Contohnya aplikasi pengurusan surat kedinasan di lingkungan KESDM. Manajemen pengguna pada aplikasi yang menerapkan konsep otomasi persuratan ini berbasis pada data SIPEG (arsip personal file). 

Greget single ID, bisa jadi lebih terasa saat nantinya aplikasi pegawai dan aplikasi persuratan telah berintegrasi satu sama lain. Perpindahan unit kerja, status kepegawaian, PLT dan Plh, penyerahan tugas sementara, penugasan fungsional pengguna anggaran dan lainnya dapat lebih di kondisikan dengan single ID. 

Meski kondisi saat ini belum terintegrasi secara otomatis, namun keberadaan admin dalam pengkondisian akun pada aplikasi persuratan dinas sesuai data SIPEG menjadi gerbang pertama dalam kerangka Validitas data.

Admin aplikasi persuratan dinas Kementerian ESDM dan admin SIPEG dituntut untuk saling berkoordinasi selaras otomasi lalu lintas data ASN yang intinya adalah pengelolaan arsip perseorangan pegawai /personile file

Semoga berguna

Aku mendapatkan kiriman pesan singkat dari nomor WA belum ada nama. Aku pun males membaca file Pdf namun untuk picture yang isinya Curicullum Vitae pensiunan pejabat PT Bank Mandiri, menarik untuk dilihat.
Intinya adalah penawaran Training diklat manajemen arsip in house Training untuk perbankan, instansi pemerintah maupun swasta. 

Meski sudah tidak heran lagi, saat ini seorang yang belum kenal sebelumnya mengetahui nomor Whatsapp ku (sering jadi korban sasaran marketing kartu kredit 😊). Aku pun harus menghargai pesan singkat tersebut meski sampai saat ini aku belum melakukan reply atau membalas.

Selain tawaran diklat, ternyata pelan pelan ku baca orang ini wakil dari perusahaan konsultan kearsipan yang menyampaikan proposal berupa file Pdf yang berjudul “Road Map Records Management” dengan bendera Lembaga Kajian Kearsipan dan Penulisan Sejarah Lembaga. 

Terdapat 94 halaman pada proposal yang secara lengkap berisikan pengantar, pendahuluan, Road Map Records Management, manajemen dokumen, mengenal Akreditasi ANRI, SNI pengelolaan arsip, mengenal Standar Internasional management system of records, pedoman Retensi dokumen, jenis arsip urusan hukum, pedoman klasifikasi keamanan dan akses dokumen, program pelatihan dan pendamping, ketersediaan personil, galeri foto, anggota FKPP, dan narasumber&konsultan kearsipan. 

Sampai disini, aku pun jadi berpikir bahwa di luar lingkungan arsiparis terdapat para profesional konsultan kearsipan yang turut dalam pembangunan kearsipan.

Meski persepsi konsultan di otakku lebih kepada penjajah produk instan, ups.. 🙊. Mungkin itu hanya bercanda loh hehehe… Terlepas itu, bagiku kok proposal tersebut menguak suatu pemandangan menarik loh…

Pemandangan apa itu????? Tatkala kebanyakan arsiparis terjebak pada pembuatan branding yang miris (kurang positif), di pihak konsultan kearsipan begitu optimis. 

Melalui proposal yang dikirim kepada ku via Whatsapp, proposal berupa file Pdf menggambarkan peta jalan selama 5 tahun untuk pembangunan kearsipan yang secara menyeluruh tahap per tahap. 

Kemudian kita pun dapat mengambil pelajaran positif dari para konsultan kearsipan yang penuh percaya diri dalam pembangunan kearsipan.

Siapa yang tahu, apakah para konsultan kearsipan setiap hari menjalani realitas kearsipan? Apakah ada yang menduga mereka hanya aktif dari ceramah sana ceramah sini dengan mencomot pengalaman nyata yang bersumber dari cerita dan tulisan pengalaman arsiparis? 

Atau para tenaga konsultan telah menunjukkan pembangunan CV dari diklat dan seminar yang telah mereka ikuti hingga membuat laboratorium pribadi untuk menciptakan suatu metodologi baru dalam pencapaian tujuan kearsipan. 

Yuk, kita intip lebih dalam, proposal peta jalan records management ala konsultan kearsipan itu. Yang pertama untuk mencapai tujuan, konsultan kearsipan menawarkan pada proposal, 26 program yang diawali inhouse Training. 

26 enam program bos…. Jika dibagi 5 tahun, Y sekitar lima program kegiatan untuk setiap tahun anggaran. Lumayan lo… Bagi temen temen yang diminta menyusun rencana keguatan anggaran, proposal dari konsultan ini bisa jadi referensi. 

Apa sih 26 program tersebut? Pastinya diawali dengan inhouse Training, hehehe namanya juga konsultan diklat, pastilah fokus pertama pada penyelenggaraan diklat. Cari forum untuk meyakinkan produk jualan dapat dimengerti dan dipahami serta diyakini dapat membantu organisasi pada urusan kearsipan. 

Program penawaran adalah penyusunan instrumen wajib di kearsipan antara lain tata naskah, pola klasifikasi masalah arsip/dokumen, jadwal Retensi, dan sistem klasifikasi keamanan dan akses dokumen. Selain itu ditambahkan dengan program arsip vital dan arsip terjaga. 

Selanjutnya, proposal tersebut juga menawarkan program penyusunan SOP yang terdiri dari pengurusan surat, penataan berkas, penyusutan dan pengendalian dokumen. Agar menampilkan program yang aplikatif, ditambahkan dengan dua program pengelolaan central file (aktif) dan Records Center (inaktif). 

Tuh kan teman teman, menarik kan…. Konsultan saja dapat membranding urusan kearsipan menjadi barang jualan yang layak untuk ditawarkan. 

Jualan program sih bisa debatebel y, bisa diterima dan bisa tidak. Namun yang menarik perhatian ku setelah membaca proposal termaksud diatas adalah dokumentasi sepak terjang sebagai alumni Diploma tiga kearsipan Universitas Indonesia. 

Dari bagian akhir proposal, yang berisikan CV empat orang tenaga konsultan records management pada area organisasi perbankan, secara lengkap menyajikan sejak ijazah kuliah, sertifikat diklat, piagam penghargaan, riwayat sebagai narasumber seminar, rekam jejak sebagai trainer. 

Pun di bagian dokumentasi, foto bersama Kepala ANRI, bersama Kapus Akreditasi ANRI, Dir Akuisisi ANRI, bersama para akademisi UI, dan lain lainnya menjadi modal branding kearsipan. 

Diakhir tulisan ini, sebagai arsiparis selayaknya memupus kerisauaan kondisi urusan kearsipan. Sejenak kiranya patut untuk keluar dari kotak hingga dapat berfikir luas. 

“bawa nama Migas untuk kearsipan” tutur bos ku, Mukti Yunarso sesaat setelah melihat kurang gregetnya program kerja kearsipan di kantorku. 

Kata kata bos ku, kok jadi relevan bersamaan datangnya proposal bentuk file Pdf yang sampai ke ponselku. Nama Bank Indonesia, nama bank Mandiri dan beberapa BUMN lain sebagai habitat kerja para konsultan kearsipan termaksud  kala menjadi staf, dimanfaatkan untuk membentuk branding kearsipan. 

Pilek 🤧 dan batuk yang dialami anak seperti Thole didahului dengan demam pada tubuh nya. Rabu malam 7 Februari 2020, sebelum kepergian ku ke Bandung, suhu tubuh Thole sudah terasa panas, berlanjut di pagi harinya. 

Demam yang melanda ketiga anaku, sering terjadi berurutan. Giliran pertama adalah Nasywa kemudian Thole trus lanjut ke si bontot Rara. Baca juga 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/04/nasywa-kuat/

Pada Kamis, 6 Februari 2020 sedianya kumenginap di Bandung, namun kiriman foto bergambar Thole, mendesakku tuk mengambil jadwal travel Bandung Depok jam 8 malam. 

Terlebih pesan singkat dari istri

[6/2 17.13] istri: “Iki ak barusan blg sm tole, Bpk ga plg gpp ya le?, Tole lsg nyaut, Bpk katanya mlm mau pulang, ditambahin, dita ga bs bobo klu mlm, Klu Bpk ga plg, 🤭🤭🤭, Romantis bgt😆🤪”

Genap tengah malam sesampai di kamar, mataku tertuju pada lelapnya tidurnya, aku pun nyusul disamping Thole.

Komentar atas tulisan yang berjudul arsiparis di tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2020/02/06/arsiparis/

Komentar pertama dari ibu arsiparis di BPPT

“Bagus ya, pertanyaan =apa itu arsiparis?= Saya sebagai arsiparis di K/L Banyak menjumpai pertanyaan tentang apa itu arsiparis di Kementerian/Lembaga.

Sampai detik ini, arsiparis dipandang sebelah mata 👁”

Apa yg terlintas di perasaan pembaca? Boleh kiranya menirukan gaya presenter TV dengan kata kata #apaaan tuu??? … #)

” belum lagi Njlimet dengan seabrek perubahan aturan” tambah arsiparis jenjang keahlian tersebut.

Bagi sebagian orang, istilah “Njlimet” itu menarik bu, hehe… Menarik sebagai bahan penelitian. 

“Bahkan tim penilai instansi saya belum paham penilaian DUPAK SKP. Pokoknya mumet deh” pungkas ibu arsiparis yang kukenal melalui kompetisi arsiparis teladan nasional tahun 2014.

Komentar kedua dari ibu arsiparis di Lembaga Kearsipan pusat

“Mas Nurul tulisane kirain ada opininya tersendiri tentang Arsiparis 😁” 

Ya sih…..biasanya beberapa tulisan yang kuunggah di WordPress mengandung opini. Tapi, kok kali ini, tanpa pendapat,hehehe…

Diakhir tulisan ini, aku sampaikan terima kasih atas respon terhadap tulisan yang berjudul” arsiparis”. Bagiku, menjadi sebuah kebahagiaan untuk kita terus berbagi tanpa suatu tendensi.

Melalui ilustrasi tulisan yang aku unggah di blog WordPress, urusan kearsipan yang menjadi kewajiban keseharian di kantor bagi arsiparis menjadi tambahan warna warni ide untuk berkarya.  

Meski sebetulnya ide ide baru atau pendapat baru pada urusan kearsipan telah digariskan sesuai kaidah dan peraturan perundangan kearsipan yang berlaku. 

Semoga berguna 

Jumat, 7 Februari 2020 menjadi kali ketiga, berdiskusi dengan petugas persuratan lingkup Ditjen Migas dengan topik alur surat masuk dan surat keluar yang menjadi tugas user operator.

Operator merupakan istilah yang dipergunakan di aplikasi naskah dinas elektronik untuk mewakili pengadministrasi persuratan/arsiparis. Operator tersebar di tiap jenjang unit organisasi lingkup Kementerian ESDM. 

Sebelum terjadi integrasi persuratan, benar dan tidak nya hasil kerja penginputan data surat masuk dan register Surat keluar oleh pengadministrasi persuratan/arsiparis (dalam hal ini operator) pada unit kerja tertentu hanya dapat dikoreksi oleh Kasubag Tata Usaha pada unit yang membawahi petugas operator. 

Contohnya pengadministrasi persuratan/arsiparis (yang bertindak selaku user operator) di Ditjen Migas hanya diawasi oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas.

Kini, setelah adanya integrasi persuratan, bukan hanya kasubag tata usaha ditjen Migas saja, namun kasubag tata usaha unit lain (bertindak sebagai user pengawas) dapat mengawasi benar dan tidaknya proses input data surat dan register surat keluar yang dilakukan oleh pengadministrasi persuratan/arsiparis Ditjen Migas. 

Dengan kata lain, pengadministrasi persuratan/arsiparis Ditjen Migas mempunyai atasan langsung bukan hanya Kasubag tata usaha Ditjen Migas, namun mempunyai atasan seluruh kasubag tata usaha di Lingkup Kementerian (yang bertindak selaku user pengawas) 

Agar tidak terjadi kesalahan tafsir atasan dan bawahan yang dibatasi unit kerja, sebaiknya alur surat masuk dapat dilakukan pengkondisian.

Contoh: Data input Surat masuk yang telah dikoreksi oleh Kasubag TU Ditjen migas masuk ke ke operator Ditjen Migas. Meski penginput data surat berada di operator pada unit kerja lain. 

Kondisi saat ini, misalnya pak sumarjo selaku operator di Sekretaris Jenderal melakukan kesalahan penginputan data surat yang ditujukan ke Direktur Jenderal Migas, maka data input akan dikoreksi dan dikembalikan ke user operator oleh Kasubag Tata Usaha Ditjen Migas (itu sudah OK) 

Namun, apakah tidak sebaiknya, jika data surat yang dikembalikan kasubag tata usaha Ditjen Migas, masuk ke operator Ditjen Migas saja bukan ke pak Sumarjo. 

Operator Ditjen Migas lah yang harus memperbaiki data input. Kondisi saat ini, pak Sumarjo menerima tugas kasubag tata usaha Ditjen Migas untuk memperbaiki penginputan data surat.

Pertanyaan saya, apakah pak Sumarjo itu staf kasubag tata usaha Ditjen Migas?? 

Selain tafsir atasan dan bawahan yang dibatasi unit kerja, pengkondisian alur surat masuk berguna untuk pengecekan fisik suratnya. Apakah surat yg telah ditandatangani diatas kertas, perlu segera didistribusikan atau tidak. 

Tatkala user operator mempunyai kewenangan transmisi/penyampaian surat kepada tujuan, maka akan melampaui kewenangan kasubag tata usaha yang seharusnya melakukan pengecekan kebenaran register surat keluar sebelum surat tersebut ditransmisikan/didistribusikan. 

Otomasi transmisi/distribusi surat yang telah ditandatangani oleh pimpinan, tentunya perlu pengaturan dalam sistem agar dapat dilakukan mitigasi kesalahan input penomoran surat keluar. 

Semoga berguna

Jika aku ditanya, apa arsiparis itu? 

Dari manakah aku akan mulai menjawab pertanyaan itu? Apakah aku harus membuka peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan?

Ataukah aku harus membuka Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Jabatan Fungsional Arsiparis? Berapa kali diubah peraturan yang menjadi dasar terakuinya arsiparis sebagai bagian dari aparatur sipil negara?

Tahun 2014 memperbaharui aturan menpan dan RB tahun 2009. Kemudian terjadi perubahan kembali pada tahun 2016.

Jika aku ditanya teman teman sekantor ku, apakah arsiparis itu? Bagaimana cara untuk menjadi arsiparis? Apa saja tugas arsiparis? Bagaimana cara mengajukan penilaian? 

Pertanyaan pertanyaan itu tentu dapat dijawab secara spontan oleh arsiparis, terlebih berkali kali mengalami kenaikan pangkat pilihan(jalur fungsional). Lisan yang lancar karena tuntutan bacaan peraturan ANRI nomor 4 tahun 2017 tentang pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis. Selain itu ada standar kualitas hasil kerja arsiparis yang dituangkan dalam Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017.

Kemudian, jika ditanya apakah keuntungan menjadi arsiparis? Kabarnya fungsional tertentu memiliki kelebihan untuk kenaikan pangkat golongan ruang yang tidak harus menunggu empat tahun? Terlebih lagi dengan musim transformasi jabatan fungsional umum ke fungsional tertentu, apa bisa jika temen sesama ASN mendaftarkan diri dalam jabatan arsiparis? 

Bisakah para pembaca yang juga arsiparis membantu menjawab pertanyaan tersebut!!! Perlukah kita membuka Peraturan ANRI nomor 5 tahun 2019 yang mengatur norma kriteria impasing dalam jabatan fungsional arsiparis? 

Selain seabrek pertanyaan diatas, masih dimungkinkan muncul pertanyaan lain, misalnya bagaimana cara menghitung beban kerja arsiparis? Bagaimana cara menentukan kebutuhan arsiparis di unit KERJA? Apalah peta jabatan di suatu instansi pemerintah baik pusat dan daerah yang menjadi dasar pengadaan sampai dengan pembinaan karir dalam wujud kenaikan jabatan? 

Belum lagi pertanyaan teknis pengelolaan arsip dinamis yang datang dari sesama arsiparis lainnya. Misalnya penyusunan empat instrumen wajib di kearsipan yakni tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan sistem klasifikasi keamanan akses. 

Bagaimana proses administrasi penyusutan arsip, bagaimana cara melakukan penilaian arsip, bagaimana teknis penyusunan daftar berkas?  Bagaimana teknis penyusunan daftar isi berkas? Dan masih banyak lagi pertanyaan pertanyaan lainnya. 

Diakhir tulisan ini, aku hanya akan menggarisbawahi pada pertanyaan “Apakah yang dimaksud arsiparis?”. Seiring dengan titipan waktu hari ke bulan sampai bertahun tahun menjalani tugas arsiparis, seberapa jauh kita dapat memahami dan mengerti apa itu arsiparis.