Nurul Muhamad

Jika aku ditanya, apa arsiparis itu? 

Dari manakah aku akan mulai menjawab pertanyaan itu? Apakah aku harus membuka peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU RI Nomor 43 tentang Kearsipan?

Ataukah aku harus membuka Peraturan Menteri Pendayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Jabatan Fungsional Arsiparis? Berapa kali diubah peraturan yang menjadi dasar terakuinya arsiparis sebagai bagian dari aparatur sipil negara?

Tahun 2014 memperbaharui aturan menpan dan RB tahun 2009. Kemudian terjadi perubahan kembali pada tahun 2016.

Jika aku ditanya teman teman sekantor ku, apakah arsiparis itu? Bagaimana cara untuk menjadi arsiparis? Apa saja tugas arsiparis? Bagaimana cara mengajukan penilaian? 

Pertanyaan pertanyaan itu tentu dapat dijawab secara spontan oleh arsiparis, terlebih berkali kali mengalami kenaikan pangkat pilihan(jalur fungsional). Lisan yang lancar karena tuntutan bacaan peraturan ANRI nomor 4 tahun 2017 tentang pelaksanaan tugas jabatan fungsional arsiparis. Selain itu ada standar kualitas hasil kerja arsiparis yang dituangkan dalam Peraturan ANRI nomor 23 tahun 2017.

Kemudian, jika ditanya apakah keuntungan menjadi arsiparis? Kabarnya fungsional tertentu memiliki kelebihan untuk kenaikan pangkat golongan ruang yang tidak harus menunggu empat tahun? Terlebih lagi dengan musim transformasi jabatan fungsional umum ke fungsional tertentu, apa bisa jika temen sesama ASN mendaftarkan diri dalam jabatan arsiparis? 

Bisakah para pembaca yang juga arsiparis membantu menjawab pertanyaan tersebut!!! Perlukah kita membuka Peraturan ANRI nomor 5 tahun 2019 yang mengatur norma kriteria impasing dalam jabatan fungsional arsiparis? 

Selain seabrek pertanyaan diatas, masih dimungkinkan muncul pertanyaan lain, misalnya bagaimana cara menghitung beban kerja arsiparis? Bagaimana cara menentukan kebutuhan arsiparis di unit KERJA? Apalah peta jabatan di suatu instansi pemerintah baik pusat dan daerah yang menjadi dasar pengadaan sampai dengan pembinaan karir dalam wujud kenaikan jabatan? 

Belum lagi pertanyaan teknis pengelolaan arsip dinamis yang datang dari sesama arsiparis lainnya. Misalnya penyusunan empat instrumen wajib di kearsipan yakni tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip dan sistem klasifikasi keamanan akses. 

Bagaimana proses administrasi penyusutan arsip, bagaimana cara melakukan penilaian arsip, bagaimana teknis penyusunan daftar berkas?  Bagaimana teknis penyusunan daftar isi berkas? Dan masih banyak lagi pertanyaan pertanyaan lainnya. 

Diakhir tulisan ini, aku hanya akan menggarisbawahi pada pertanyaan “Apakah yang dimaksud arsiparis?”. Seiring dengan titipan waktu hari ke bulan sampai bertahun tahun menjalani tugas arsiparis, seberapa jauh kita dapat memahami dan mengerti apa itu arsiparis. 

Masih nyata sebutan PNS meski saat ini berubah menjadi ASN. Pegawai Negeri Sipil atau PNS merupakan sebutan lama yang saat ini menjadi Aparatur Sipil Negara. 

Pokok perbedaan kedua sebutan termaksud berada di kata “negeri” dan “negara”. Jika mempergunakan kata “negeri” yang muncul di otakku adalah suatu dongeng, namun dengan penggunaan kata “negara”, bagi otaku menjadi lebih bermakna. 

Selama lebih dari 10 tahun aku menjalani sebagai ASN, istilah PGPS bukan hanya nyata terasa secara pribadi, namun sering diucapkan temen temen lainnya. Apakah PGPS itu?  Kata orang orang sih.. Pinter Goblok Pendapatan Sama. 

Namun bukan PNS jika tidak bisa kaya. Penggunaan kata “negeri” bak ibarat dongeng negeri diatas awan, PNS pada urusan tertentu, menampakkan pencapaian atas pendapatan di atas rata rata. 

Kini, tatkala istilah PGPS mulai luntur karena perubahan sebutan dari PNS ke ASN, muncul gagasan transformasi jabatan fungsional umum ke fungsional tertentu demi penghargaan keahlian bidang tertentu yang lebih terukur.

Selain itu, dalam empat tahun terakhir, ASN berada pada asset negara (human resources capital) yang perlu mendapatkan perhatian dalam menunjang pelaksanaan keahlian masing masing. 

Indek penilaian ASN dengan persyaratan 20Jp per orang selama setahun menjadi kriteria penilaian yang paling sederhana untuk dapat menunjukkan apakah benar, ASN menjadi asset negara. 

Hal hal diatas jika kita sederhana menjadi pertanyaan, adalah bagaimana agar ASN dapat dikelola dengan pendekatan modern yang jelas keterukurannya hingga dapat disebut sebagai samlah satu asset negara. 

El Royal Hotel Bandung Jawa Barat, 6 Februari 2020, aku mengikuti forum diskusi yang terkait dengan pertanyaan tersebut. 

Sekretariat Ditjen Migas Cq. KEPEGAWAIAN menginisiasi pertemuan yang berjudul identifikasi kebutuhan Diklat untuk tahun 2020. Pertemuan para ASN dengan keterwakilan jabatan fungsional umum dan fungsional tertentu membahas kebutuhan pendidikan dan latihan yang diharapkan dapat menunjang keahlian dan keterampilan masing masing jabatan. 

Bagiku, pertemuan ini menarik dalam kerangka mengakselerasi peningkatan Indek capaian sumber daya manusia dalam kriteria sertifikat diklat. Tanpa mengabaikan fungsi kediklatan yang dilaksanakan oleh Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia lingkup Kementerian, identifikasi kebutuhan diklat memberikan cara pandang baru tentang peningkatan kualitas ASN. 

Terlebih pada jabatan fungsional tertentu, tuntutan sertifikasi atau uji kompetensi pada jenjang jabatan menjadi persyaratan mutlak untuk pembinaan karir.

Contohnya saja, di jabatan fungsional arsiparis, previlage untuk menduduki jabatan melalui proses impasing tidak lagi menuntut diklat penciptaan, namun cukup melalui proses uji kompetensi atau sertifikasi. 

Setelah menduduki jabatan, maka barulah muncul kewajiban untuk menjalani diklat penciptaan arsiparis. Hal tersebut menunjukkan perubahan kondisi dimana sebelumnya, diklat penciptaan sebagai syarat wajib untuk dapat menduduki jabatan fungsional arsiparis. 

Jika kita tengok perundangan yang berlaku, masa Impasing akan berakhir di tahun 2021. Kemudahan dalam menduduki jabatan fungsional tertentu tersebut, dimana tanpa diawali diklat penciptaan, justru menjadi beban pengelola kepegawaian dalam pelaksana fungsinya.  

Kebutuhan diklat penciptaan arsiparis sudah tidak dapat terlewatkan bersamaan kewajiban menempuh diklat penciptaan bagi arsiparis setelah menduduki jabatan sebagai konsekuensi dari impasing. 

Selain diklat yang bersifat wajib, pertemuan termaksud juga memetakan diklat teknis. Pada jabatan fungsional tertentu, bisa jadi proses identifikasi kebutuhan diklat dapat lebih mudah untuk didiskusikan.

Misalnya saja diklat teknis yang memerlukan persyaratan administrasi sesuai jenjang jabatan sudah terarah sesuai panduan pencapaian kompetensi. Standar kompetensi nasional pada jabatan fungsional tertentu, tidak mengada ada, dan menjadi konsensus dengan penetapan badan standarisasi nasional atau asosiasi profesi. 

Diakhir tulisan ini, aku pun menyambut antusias pendekatan identifikasi kebutuhan diklat yang terselenggara pada 6 Februari 2020 di Bandung. Antusiasme dalam kerangka pemetaan diklat yang bersifat kewajiban dan dapat dipergunakan dalam pembinaan karir jabatan fungsional tertentu. 

Dalam hal diklat untuk fungsional umum, perlu kiranya menengok arah BPSDM aparatur dan substansi teknis sektor ESDM. Atau kemudian, perlu diberikan waktu khusus agar transformasi jabatan fungsional umum ke JFT dapat segera diendorse sebelum datang batas waktu pengajuan impasing di tahun 2021.

Semoga berguna 

Tenggelam di lautan kertas. Alam pikiranku, terantuk pada suatu pertanyaan “Apakah perlu risau dengan mengubur waktu dengan berjibaku mengurusi kertas kertas negara yang berumur puluhan tahun?” 

Jika aku menoleh nun jauh dibelakang, saat takdirku dipertemukan dengan kearsipan, ada tanda tanya di otaku tentang arti dan keberadaan Negara. 

Untaian kata berikut, bisa jadi tulisan tanpa makna, tanpa ada titian proses dari menit demi menit sebagai petugas arsip negara. 

Aku mulai dari sudut pandang “tugas birokrasi yang identik dengan administrasi negara”. Suatu pendekatan dalam pengelolaan negara sebelum datangnya pengaruh manajemen modern dalam menjalankan negara.

Pun, keberangkatan tulisan ini dapat dimulai dari konsep pengertian arsip negara sebagai produk administrasi negara berkembang kepada rekaman kegiatan atau peristiwa yang dikirim dan diterima oleh lembaga negara, dan sebutan lain dari institusi yang mewakili kehadiran negara untuk rakyatnya, 

Meski media rekam dari perkembangan teknologi informasi berdampak signifikan dalam merekam dan menyampaikan informasi, namun kesetiaan kertas yang memendam informasi pada zaman keemasan administrasi negara tidak dapat diabaikan begitu saja. 

Periodesasi kepemimpinan nasional (Presiden), atau kemudian perubahan Undang Undang meninggalkan jejak jejak pengelolaan negara pada kertas sebagai media rekaman kegiatan yang resmi. 

Maka, dengan menenggelamkan diri papa lautan kertas negara, tersibak informasi pengetahuan, perubahan demi perubahan pengelolaan negara ini.

Seperti numenkelatur menteri pertambangan sebagai pembantu Presiden berkembang dengan penambahan kata “energi” menjadi Menteri Pertambangan dan Energi.

Tantangan kenegaraan yang dijalankan oleh Presiden, awalnya membentuk identitas sektor pertambangan bukan hanya mengelola sumber daya alam namun juga terkait dengan ketersediaan energi.

Bahkan, pada area pandang lain, perubahan numenkelatur pertambangan ke pertambangan dan energi bukan sekedar merubah identitas, namun dapat memberikan penekanan atas agenda pembangunan energi. 

Kini, saat ini numenkelatur termaksud menjadi Energi dan Sumber Daya Mineral atau dikenal dengan singkatan ESDM, sejatinya mengikuti perubahan paradigma administrasi negara ke pengaruh manajemen modern dalam menjalankan pengelola negara.

Energi telah menjadi kebutuhan pokok berjalannya suatu negara, dan kata “energi” yang lebih kedepan ketimbang pertambangan atau sumber daya mineral.

Diakhir tulisan ini, kerisauaan diri atas tenggelam di lautan kertas negara bukan hanya karena beban penyimpanan media rekam (kertas) saja, namun pada kemanfaatan rekaman kegiatan negara. 

Jika pertambangan harus merengkuh ketersediaan energi, maka kertas negara (arsip) menyediakan ingatan negara. 

Jika energi didudukkan lebih kedepan daripada sumber daya mineral, maka kertas negara (arsip) harus mampu menyediakan kemanfaatan rekaman kegiatan negara. 

Semoga bermanfaat. 

PIDATO MENTERI Pertambangan PADA PEMBUKAAN SEMINAR Terbatas KESELAMATAN KERDJA PERTAMBANGANTANGGAL 30 MARET 1970

Saudara2 wakil Departemen Tenaga Kerdja, saudara Dari pemerintah Daerah,komandan2 militer, polri dan saudara hadirin yang terhormat, seminar jang hari ini,insya allah akan saja buka adalah suatu seminar kerdja.
Sebagai seminar kerja, seminar ini diharapkan agar dapat merupakan suatu forum untuk memetjahkan persoalan2 jang mempunjai ruang lingkup luas meliputi baik unit2 dalam lingkungan Departemen Pertambangan sendiri maupun antar departemen sebagai suatu pelaksanaan dari peraturan atau perundangan jang berlaku setjara koordinatief perlu disinkronisasikan.
Dengan demikian saudara2 sekalian, seminar ini adalah suatu metode atau tjara kerdja jang merupakan “problem solving task force” jang innovative. Saja perlu menegaskan terlebih dahulu status dari seminar ini karena pada masa jang lampau banjank terdjadi seminar jang tidak ada follow-upnja dan kurang terarah hanja disebabkan karena tidak disadari status dan tudjuannja.
Hal ini tidak boleh lagi terjadi pada tahun replita ke II saat ini dimena kita diharapkan telah lebih dapat bekerdja sistematis dan teratur sesuai dengan rentjana.
Saudara2 sekalian, karena itu thema seminar ini “keselamatan kerja pertambangan” jang sebetulnja merupkan pekerdjaan routine dalam lingkungan kita, dalam seminar ini harus kita tinjau sehubungan dengan status seminar jang saja sebutkan tadi sebagai forum problem solving.
Kita mengatahui bahwa dalam rangka “overaall administrative reform” jang diselenggarakan pemerintah banjank produk2 legialatief lama jang di review kembali, baru.

Kita semua tahu bahwa sehubungan dengan keselamatan kerdja, veiligheids reglement telah ditjabut dan ditetapkan undang2 no.1 tahun 1970 tentang keselamatan semua bidang dan semua lapangan termasuk bidang pertambangan jang dalam undang2 pertambangan no.11 tahun 1967 maupun perminjakan no.44 tahun 1960 djuga di gariskan pengaturan pengawasan keselamatan kerdjanja.
Kita semua mengetahui djuga bahwa dalam rangka penertiban aparatur pemerintah diusahakan penertiban pula tentang pembatasan tugas atau afbakening bidang tugas funksional dan jang bersifat technisch dimana tentu sadja masih ada persoalan2 jang bersifat diantaranja (border cases) seperti halnja keselamatan kerdja pertambangan jang dalam kesempatan ini perlu ditjarikan sarana2 jang bersifat koordinasi integrasi dan sinkronisasi dalam pelaksanaan petugas2 pengawasan satu dengan jang lain antar departemen .
Inilah saudara2 sekalian jang saja maksudkan persoalan jang semula routine menjadi problema jang memerlukan pemetjahan bahkan pengembangan jang bersifat innovative karena pada kesempatan ini sekaligus saja mengharapkan saudara2 technologi modern sekarang maupun mendatang.
Saja harapan kiranja saudara2 sekalian tidak terlalu melibatkan diri pada detail jang bersifat technisch wewenang pengawasan keselamatan kerdja ini tetapi saja andjurkan mendekati persoalannja dengan salah satu altetarief dari dua approach ialah:
1. Technical dan practical measure of socident prevention termasuk training, equipt and ensuring/securing people to work safely dengan usaha2 inspeksi dan sanksi2nja
2. Jang bersifat perlindungan tenaga kerdja termasuk kompensasi dan bonofits lainnja djuga dengan inspeksi dan sanksi2nja pula.
Dengan titik tolak kedua approach ini dapatlah kiranja dirumuskan dan dikembangkan penjempurnaan tugas pengawasan pemerintah menurut perundangan2 jang berlaku baik undang2 No.44/1960, undang2 No. 11/1967 dan undang2 No.1 tahun 1970, dan menjesuaikan dengan tingkat kemadjuan technologi jang modern.
Saudara2 dari P.N dan dari field jang chusus diundang dengan harapan dapat membantu dan ikut berpartisipasi disini, dengan maksud agar usaha penjempurnaan keselamatan kerdja itu rieel dan aktuil.
Saudara2 sekalian mungkin mempunjai data2 statistik maupun hasil analisa sebab2 ketjelakaan tambang (causes of accident) pengalaman2 tentang organisasi keselamatan kerdja tambang (safety organization) teknik2 baru usaha penjegahan semua tingkat maupun usul2 atas tata usaha pengawasan keselamatan kerdja tambang jang sekarang berlaku baik menurut mijn ordonatie maupun mijn politis reglement jang baru dapat kita perbaharui undang2 pokoknja jakni indische mijnwet mendjadi undang2 No.11/1967 melalui undang2 No. 37
Saudara2 sekalian dari perusahaan2, saja rasa kepentingan saudara sekurang2nja sama dengan pemerintah dalam keselamatan kerdja ini ialah dibidang jang univerail merupakan penghargaan nilai kemanusiaan dalam penjegahan dan kompensasi ketjelasan.
Kelebihan saudara adalah saudara lebih berkepentingan akan tidak adanja ketjelakaan dari segi produktivitas dan kontinuitas perusahaan.
Karena tiap ketjelakaan adalah”nan heuz lose” jang kadang2diluar dugaan kita besemja, sebagai akibat sampingan seperti pengalihan perhatian dari pekerdjaan baik karena nonton atau memberi komentar atas ketjelakaan jang menambah man hour lose lagi, djuga rasa takut akibat adanja ketjelakaan jang menurunkan prestasi kerdja.
Saudara2 sekalian dan para undangan jang terhormat saja kira tjukup sambutan saja dalam pembukaan ini, sebagai pengantar saudara2 bekerdja: menjempurnakan dan merumuskan penjempurnaan keselamatan kerdja pertambangan jang bukan sadja mempunjai nilai tinggi dibidang penilaian dan penghargaan martabat manusia dalam industri jang dengan itu sekaligus menghasilkan usaha peningkatan ketentraman kerdja baik jang teknis maupun psyhologisch jang menjadi kepentingan sector produksi.
Saja bukan seminar ini dengan mohon taufik dan hidayah dari illahi robbi dan dengan ini seminar saja njatakan dengan resmi dibuka.

“sakit pak….” rintihan Nasywa menyapaku sepulang kantor. Nasywa mengadu kepada bapaknya, karena demam yang begitu tinggi hingga terasa pusing di kepalanya. 

Tangisan anak memperkuat pondasi ketegaran dalam menghadapi kerasnya kehidupan. Sehat dan sakit menjadi Kehendak Nya sebagai penguat ketegaran diri. Selain itu merakit hubungan batin antara bapak dan anak. 

Selain harus memperhatikan kemauan minumnya, aku pun memperhatikan suhu tubuh Nasywa yang melebihi 39 derajat celcius. Panasnya yang memuncak kadang membuat Nasywa mengigau.

Meski tangisan dan igauan Nasywa berulang kali, belum menggoyahkan keyakinanku bahwa bocah ini bakal mampu mengatasi demam tinggi yang dialaminya.

Obat penurun panas dan obat flu serta madu kusuapin ke Nasywa sebagai usaha menenangkan perasaanku dan perasaannya. Di malam kedua, demam Nasywa, kuniatkan untuk terus berjaga dengan beberapa kali selingan bacaan Al Fatikhah. 

Kadang pijitan pada beberapa bagian tubuh dan melekatkan ke kepala, mata, dan leher berharap dapat mengintervensi panas tubuh Nasywa untuk lekas turun. Dengan selingan obrolan dan hiburan, sesekali Nasywa masih ikut berkomentar. 

Pertanyaan ku pun dijawab dengan empat kali makan dalam sehari semakin menambah ketenangan dalam menemani Nasywa. “Nasywa kuat kok” pikirku. Aku pun berujar dalam batinku, belum perlu dibawa ke Rumah Sakit untuk ketemu dokter. 

Berharap, hari ini semakin konsisten suhu tubuh Nasywa dalam kondisi normal. 

 

Sekretaris Direktorat Jenderal Migas : Marzuan

Direktur Teknik Pertambangan Migas: Hutapea

Mengapa seluruh naskah dinas yang ditanda tangani pejabat di lingkungan Ditjen Migas harus dilakukan penomoran dengan aplikasi persuratan yang dipergunakan di Ditjen Migas???? 

Apakah yang dimaksud dengan penomoran surat? Apa juga yang dimaksud dengan aplikasi persuratan itu? Kok disebut Naskah dinas, apa bedanya dengan surat? Adakah peraturan perundangan yang mengatur tentang itu? 

Penomoran surat merupakan proses melakukan registrasi arsip dalam kerangka pembuatan dan penerimaan arsip. 

Berdasarkan tata naskah dinas, pembuatan dan penerimaan arsip melalui registrasi untuk dokumentasi dan menjamin autentisitas naskah kedinasan.

Sedangkan aplikasi persuratan merupakan sarana perkantoran sebagai alat bantu melakukan registrasi arsip yang dipergunakan kantor Ditjen Migas, sebagai sarana yang efektif demi meraih tujuan dokumentasi. 

Yuk kita tengok dasar hukum registrasi yang termuat dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan Undang Undang Republik Insonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 

Pasal 33 – 36 pada Peraturan pemerintah tersebut di atas memberikan landasan praktik pembuatan dan penerimaan arsip. Salah satu bentuk arsip adalah naskah dinas.

Praktik penomoran surat mendasarkan pada pedoman tata naskah dinas dimana pedoman penyusunan tata naskah dinas  diamanatkan kepada Arsip Nasional RI. 

Kemudian norma dalam Peraturan pemerintah termaksud mengatur tentang perawatan dan penyimpanan dokumentasi registrasi pembuatan arsip. 

Salah satu cara untuk memudahkan menjaga kelengkapan dokumentasi adalah dengan pemanfaatan aplikasi persuratan yang terhubung melalui Internet maupun intranet.

Aplikasi persuratan merupakan database yang mudah untuk diakses, dilakukan perawatan dan penyimpanan. Coba bayangkan jika dokumentasi registrasi masih dalam bentuk buku. Pastinya banyak Sumber Daya yang dibutuhkan untuk melakukan dokumentasi registrasi untuk puluhan unit pengolah di kantor Ditjen Migas. 

Dengan registrasi arsip pada aplikasi persuratan sesaat setelah selesai ditandatangai oleh pejabat yang berwenang, maka akan terjaga kelengkapan dokumentasi registrasi pembuatan arsip serta dapat segera dilakukan pemindaian/scanning surat dan diunggah sesuai dengan data surat terkait. 

Puluhan tahun yang lalu, aktor penomoran surat dinas di kantor Ditjen Migas ditangani oleh para sekretaris pribadi pimpinan. Tanggung jawab unit kearsipan dalam hal ini unit tata usaha Ditjen Migas dalam melakukan perawatan dan penyimpanan dokumen register surat diwujudkan dengan pembinaan terhadap praktik registrasi arsip yang telah ditandatangani para pimpinan tinggi dan pejabat administrator di lingkungan Ditjen Migas. 

Untuk itulah melalui pemanfaatan teknologi komputer yang berwujud aplikasi persuratan, unit kearsipan/Unit tata usaha Ditjen Migas melaksanakan tugas sesuai fungsi organisasi dalam hal menyimpan dan merawat dokumentasi registrasi surat. 

Selain pelaksanaan tupoksi, sebetulnya dokumentasi persuratan dimaksudkan untuk proses pengendalian sampai dengan tujuan surat dan menjamin ketersediaan arsip. 

Berikut ini adalah contoh kasus, belum terlayaninya permintaan arsip dan gambaran perlu waktu dan perhatian untuk melakukan autentisitas arsip. 

Senin, 27 Januari 2020 melalui pesan singkat Bu Indasah (staf DMTS) menyampaikan permintaan penelusuran sertifikat NPT tahun 2016 suatu perusahaan. 

Selaku arsiparis, aku pun menindaklanjuti permintaan arsip tersebut melalui dokumentasi registrasi arsip dalam aplikasi persuratan Ditjen Migas. Melalui kata kunci nama perusahaan aku dapatkan data arsip NPT namun tidak sesuai dengan permintaan bu Indasah. Beliau meminta arsip yang berbentuk sertifikat, sedangkan yang kutemukan adalah surat permohonan dan surat pengambilan pengujian sampel pelumas yang sesuai dengan nama perusahaan. 

Dulunya sebelum berbentuk sertifikat, penetapan Nomor Pelumas Terdaftar (NPT) setiap perusahaan melalui naskah dinas dalam bentuk keputusan atas nama Dirjen Migas yang bertanda tangan Direktur Teknik dan Lingkungan Migas. 

Praktik registrasi naskah dinas yang ditandatangani oleh seluruh pejabat di lingkungan Ditjen Migas terdokumentasi pada aplikasi persuratan Ditjen Migas.

Namun demikian, saat ini muncul berbagai aplikasi perizinan secara online, tidak jarang aku jumpai beberapa jenis naskah dinas seperti sertifikat NPT teregistrasi bukan pada aplikasi persuratan yang dipergunakan Ditjen Migas. 

Registrasi sertifikat NPT dilaksanakan pada aplikasi pengurusan NPT yang dimiliki oleh unit pengolah/unit kerja. 

Diakhir tulisan ini, aku menyayangkan penomoran sertifikat NPT tanpa melalui aplikasi persuratan Ditjen Migas. Sehingga menyulitkanku untuk menelusuri data arsip tahun 2016. 

Jika saja aplikasi pengurusan NPT yang dibangun oleh unit pengolah menyediakan fasilitas penyimpanan file Pdf, maka tujuan ketersediaan dan autentisitas arsip dengan mudah dilaksanakan. 

Semoga berguna

Kamis, 30 Januari 2020 bertempat di Wisma Bayu, melalui inisiasi Unit Kearsipan I Kementerian ESDM terlaksana sharing session terkait Pengawasan Kearsipan. 

Bapak Endang Sutisna, kepala Biro Umum menyampaikan runutan poin nilai pengawasan kearsipan di poin 60an pada tahun 2017, terkoreksi menjadi 80 an pada 2018, dan disempurnakan dengan nilai 90 an di tahun 2019. Predikat Cukup Memuaskan.

Pimpinan tinggi pratama di Unit Kearsipan KESDM termaksud pun menyampaikan konsen arsip KESDM dengan bukti penambahan kapasitas simpan pada Gedung🏢 RECORDS CENTER sejumlah 60 rol opek. Pun munculnya penyesuaian atau Revisi Permen 56/2006 terkait kearsipan lingkup KESDM di tahun 2020. 

“Harus Lebih Baik” tutup Bp. Endang Sutisna. “Pelaksanaan perundangan kearsipan dan juga pertanggungjawaban keuangan Negara yang tercermin dari fungsi arsip tidak dapat ditawar tawar” pungkasnya

Selanjutnya, Bp. Rudi Anton selaku narasumber Lembaga Kearsipan menyampaikan kebijakan umum Pengawasan Kearsipan. Selain menjadi tuntutan Reformasi Birokrasi,  Pengawasan Kearsipan menjadi piranti akselerasi tugas pengembangan sistem, pembinaan, dan konservasi kearsipan yang diemban Arsip Nasional Republik Indonesia. 

Pengawasan sistem, Pembinaan dan konservasi kearsipan sejak 2016 melalui instrumen Tata Naskah Dinas, Klasifikasi, SKKD, JRA sampai dengan NSPK teknis pengelolaan arsip dinamis dan statis dianggap telah mencapai pada titik memuaskan.

Metode pengawasan pun berlanjut untuk lebih memastikan fisik dan informasi berbasis arsip dapat dimanfaatkan secara penuh. Untuk itu terhitung mulai tahun 2020 menetapkan agenda pengukuran implementasi keberadaan sistem sebagai pintu masuk konservasi kearsipan secara nyata.

Lokus pengawasan dari sistem bergeser pada keberadaan Fisik dan informasi arsip. Riilnya mendorong keterhubungan central file ke Records Center sampai dengan ke Lembaga Kearsipan. 

Sebagai audien, aku pun merasa seolah kegelisahan ku terkait kearsipan KESDM itu sirna di ruangan ini bersamaan penjelasan pak Rudi Anton. Terlebih mendengar info capaian nilai pengawasan KESDM dari bapak Karo Umum yang sampai MEMUASKAN, dan juga konsen terhadap records center. 

Pada sesi tanya jawab, aku pun memanfaatkan untuk dapat menyampaikan kegelisahan dari sudut pandang arsiparis sebagai pelaku teknis kearsipan. 

Akhirnya terkuak kegelisahan yang sama terkait kebijakan anggaran yang masih belum berpihak kepada kearsipan. Bukan di “IYA” kan oleh narasumber lembaga kearsipan yang dapat melihat kondisi kearsipan secara nasional, namun dari pimpinan Unit Kearsipan KESDM yang diwakili Kepala Biro Umum. 

Bagi penulis, manajemen sumber daya pada unit kerja dimana terdapat central file akan MANDUL, jika tanpa keberpihakan sumber daya baik anggaran, tenaga kerja sampai dengan sarasa dan prasarana. 

Namun demikian, live must goes on (sori kalo tulisan Inggris nya gak tepat), intinya kearsipan harus terus berjalan dalam kondisi apapun. 

Para insan kearsipan pasti masih terngiang dengan pernyataan bahwa nilai pengawasan berdampak pada penetapan nilai Reformasi Birokrasi. Meski hanya 1%, namun bagi pribadi penulis (tataran arsiparis) yang patut diperhatikan adalah esensi perubahan paradigma praktik kearsipan. 

Perubahan tersebut terletak pada obyek pengawasan kearsipan yang semula lebih banyak sistem/perangkat aturan berkembang ke fisik arsip/praktik pengelolaan. 

Pada april 2019, aku tulis terkait praktik pengawasan kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Biro Umum di Ditjen Migas pada 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/22/pengawasan-kearsipan-internal/

Kemudian pada bulan september 2019, bersamaan dengan bimbingan teknis pengawasan kearsipan, aku menambahkan ilustrasi 👇 

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/03/audit-internal-kearsipan/

Selain itu, catatan yg menurutku kok harus diperhatikan adalah pesan dari lembaga kearsipan melalui Pejabat tinggi pratama yang menjadi narsum adalah “perlunya dibuat suatu ketetapan tertulis di internal KESDM terkait penetapan kedudukan organisasi kearsipan yang terdiri dari records center /Unit Kearsipan dan Central File/Unit Pengolah. 

Baca juga

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/

Di akhir tulisan ini, aku pun yang merasa diri sebagai bagian dari Komunitas Kearsipan KESDM, turut menyambut paradigma atau pendekatan kearsipan dari sistem ke fisik arsip. 

Logis kiranya, pengelolaan fisik arsip tanpa didasarkan NSPK sebagai landasan atau sistem kerja. Namun kiranya waktu yang lalu telah berlarut larut dan habis tenaga hanya untuk menerbitkan satu aturan saja. 

Melalui pengawasan kearsipan, kita sambut implementasi sistem dan pembinaan kearsipan demi konservasi dan pemanfaatan informasi berbasis arsip.

Semoga berguna 

Terbitnya Surat Edaran Sekretaris Jenderal KESDM tanggal 7 Januari 2020 tentang penggunaan aplikasi naskah dinas elektronik menjadi dasar ramainya gelaran sharing session di komunitas persuratan untuk seluruh lingkungan KESDM. 

Hampir setiap hari, menjelang bulan Februari 2020 terdengar acara pembahasan terkait pemanfaatan teknologi informasi untuk urusan persuratan. Aplikasi berbasis Web yang diyakini dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas persuratan di seluruh lingkup KESDM. 

Meski ekspektasi para pengguna begitu tinggi, diskusi yang terjadi di Hari Selasa 28 Januari 2020 menemukan kesepakatan untuk lebih bersabar dengan memberikan kepercayaan kepada PUSDATIN untuk terus melakukan penyesuaian kebutuhan sesuai alur persuratan di Lingkungan Ditjen Migas. 

Setiap pertanyaan dijelaskan oleh Pranata Komputer Pusdatin yang menjadi lead pembangunan aplikasi persuratan. Pun dari ujicoba penomoran surat keluar yang eror tak menghalangi kesepakatan para pelaksana persuratan. 

Aku yang menjadi pemandu kedua setelah kasubag pengelola informasi, menjadi saksi romantisme pelaksana persuratan dengan Pranata komputer Pusdatin untuk dapat lebih membuka komunikasi untuk pengembangan aplikasi selanjutnya.

Bertempat di Ruang Stretegis Lantai 16 Gedung Ibnu Sutowo, terjalin kesepakatan bahwa penomoran surat keluar berada di user operator yang dapat diperankan oleh user sekretaris. 

Kehadiran aplikasi surat versi Pusdatin KESDM di tahun 2020 di Ditjen Migas adalah kali kedua dimana sebelumnya pada tahun 2015. Kala itu, selama satu tahun secara full, persuratan Ditjen Migas memanfaatkan sarana mail Handling yang bernama TNDE. 

Diakhir tulisan ini, berharap kepercayaan pengguna pada aplikasi perkantoran yang telah diinisiasi oleh PUSDATIN KESDM dapat menjawab efektivitas dan efisiensi perkantoran khususnya terkait pengurusan surat. 

Bukan hanya terintegrasi antar unit utama yang terdiri dari Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal dan Badan usaha serta pusat di lingkungan KESDM, namun dapat terhubung secara online dengan BPH Migas dan SKK Migas. 

Karena tidak dipungkiri, kecepatan distribusi surat sampai dengan arahan pimpinan di sektor migas dipengaruhi pada lokasi empat perkantoran migas yang melekat pada Gedung yang berbeda alamat. 

Gedung Kementerian dimana Menteri ESDM berkantor, Gedung Wisma Mulia dimana SKK Migas berada, Gedung BPH Migas di Tendean dan Gedung Ibnu Sutowo sebagai perkantoran Ditjen Migas. 

Semoga bermanfaat