Latar Belakang:
Penataan Dokumen Keuangan Ditjen Migas merupakan proses penyusunan tersitematis atas arsip/dokumen pembayaran barang dan jasa. Sistematis artinya sesuai dengan sistem kearsipan yang diterapkan di Kementerian ESDM (Peraturan Menteri Nomor 2 tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan KESDM).
Lokasi Pekerjaan berada di Gedung Ibnu Sutowo atau perkantoran Ditjen Migas pada unit pengelola keuangan yakni koordinator Keuangan pada Sekretariat Ditjen Migas. Sedangkan permasalahan atas jasa borongan penataan dokumen keuangan antara lain dokumen pembayaran sampai dengan tahun 2020 yang telah ditandatangani atau disyahkan oleh PPSM yang berada di Bendahara Pengeluaran berada di masing masing penata Keuangan atau yang biasa disebut koordinator unit.
Kondisi tersebut memerlukan penyusunan secara menyeluruh sehingga dapat memenuhi tanggungjawab PPSPM atas kewajiban pengelolaan dokumen Keuangan. Selain itu beban pekerjaan tahun berjalan membutuhkan fokus petugas penata keuangan sehingga untuk dokumen Keuangan sampai dengan tahun 2020 belum tersusun.
Maksud dan Tujuan
Maksud penataan dokumen adalah memperoleh susunan dokumen keuangan sehingga mudah diakses atau mudah telusur sampai nanti dapat dipindahkan ke Unit Kearsipan (Bagian Umum). Kondisi penyimpanan dokumen yang melekat pada tanggung jawab PPSPM sampai selesai audit dan tindakan lanjut audit.
Tujuan penataan dokumen Keuangan adalah penyusunan daftar arsip sebagai sarana penelusuran dan penyusunan fisik atau kertas dokumen serta pemindaian ke dalam format pdf dan menyimpan dalam repisitory digital.
Target yang ingin dicapai adalah merapikan dokumen ke dalam susunan berkas yang berurut dan sistematis sesuai dengan nama PPK dan unit kerja.
Nama organisasi Pengadaan : Pejabat Pengadaan Pada Sekretaris Ditjen Migas
Tenaga Terampil:Penyusunan dan pendataan dilakukan oleh sarjana muda atau ahli madya pada bidang diploma sekretaris, akutansi atau ekonomi, dan kearsipan atau pengelolaan Arsip dan informasi
Spesifikasi Teknis:
Penyusunan dokumen Keuangan secara kronologis sejak tahun 2016 – 2020, jenis belanja lelang, non lelang, infrastruktur berasal provenance atau dikembalikan kepada pejabat penandatangan atau penerbit dokumen yakni P2K dan unit kerja atau koordinator pelaksana program kegiatan.
Penyimpanan kertas dokumen ke dalam boks standar ukuran 20X40 . (1 meter linear setara dengan 5 buah boks). Pemindaian untuk jenis Arsip pembayaran infrastruktur dan lelang dan tersimpan pada repisitory aplikasi Arsip digital.