Nurul Muhamad

20 November 2019
Kop Surat
Apa itu kop surat? Orang sering bilang kertas kop, apa itu kertas kop? Yang langsung teringat, kertas kop merupakan identitas.

Kop surat berisikan logo instansi, namun ada juga yang mempergunakan logo gambar garuda. Darimanakah ketentuan tersebut dan bermaksud apa?

Nama dan alamat kantor pun tertera pada kop surat. Apa yg membedakan y….. antara kertas kop yang bertuliskan nama unit kerja dengan kertas kop yang hanya bertuliskan nama instansi???

Misalnya pada Kementerian ESDM, secara lokasi gedung berbeda alamat. Setiap Direktorat Jenderal memiliki gedung dan beralamat masing masing.

Kertas Kop yang dipergunakan oleh Kementerian Koordinator Perekonomian, pun tertulis nama unit kerja

Hampir setiap satuan kerja yang memiliki gedung terpisah dari Induknya, kertas kop mencantumkan nama unit kerja. Misalnya di Kementerian Keuangan.

Kertas kop, terlihat simpel seperti pada Badan Usaha Milik Negara seperti PLN, PERTAMINA, PGN. Pun pada Otoritas Jasa Keuangan (OJK)

Pada Sekretariat Kabinet, kertas Kop cenderung ke penggunaan Garuda. Pada Kepolisian Republik Indonesia, kertas kop identik dengan logo POLRI

Menjadi bagian dari tata naskah dinas, kertas kop dimaksudkan untuk menjaga standar naskah kedinasan yang akan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

Perubahan terus terjadi di tiap generasi. Tatkala identitas instansi dianggap sebagai suatu simbol komunikasi publik, maka kita dapat menjumpai kertas kop kertas kop berlogo instansi.

Meski demikian, dalam menjaga dan Mendudukan penghormatan kenegaraan, kertas kop untuk tanda tangan menteri menggunakan Lambang Negara Garuda dan berwarna kuning emas.

Kertas kop sebagai bahan cetakan. Meski beberapa ASN masih mengambil jalan pintas dari ketersediaan bahan pakai habis ini dengan mencetaknya dari komputer.

Menerima peran sebagai arsiparis, banyak juga loh keuntungan nya. Salah satunya adalah mendapatkan kondisi paksaan untuk membaca setiap hari. Kok gitu y, pengkondisian secara paksa dianggap menjadi keuntungan 🤭

Bagaimana tidak? Sejak 8.00 WIB mata ini tidak berhenti mengawasi tulisan. Mata ini terpaksa membaca kembali berkas kerja delapan tahun yang lalu. Berkas kerja dari Direktorat Pembinaan Usaha Hulu Migas yang terdiri dari bentuk bentuk surat, nota dinas, laporan, bahan paparan, brefing Sheet, notulen rapat, ringkasan peta dan lain sebagainya.

Sorot pembaca pun jatuh pada perihal surat, isi berkas sampai dengan judul di berbagai format naskah kedinasan. Aku hanya dapat menuliskan kode unit kerja di map sebagai pembungkus arsip. Tema tertentu yang menjadi dasar pengelompokan berkas, atau nama kegiatan di satu unit tertentu yang ditetapkan menjadi klasifikasi perlu dituliskan pada map sebagai pembungkus arsip.

Sana sini penuh kata. Meski kata yang terbaca mata arsiparis, belum disertai makna. Alias gk ngerti apa maksudnya. Mata ini bertemu dengan istilah istilah asing yang menjadi simbol komunikasi lugas pada urusan sub sektor minyak dan gas bumi.

Contohnya saja saat membaca naskah kedinasan dari Direktur Jenderal kepada Deputi Dukungan Kebijakan Kementerian Sekretariat Negara tahun 2011. Aku masih mendapat istilah asing yang belum kupahami. Terselip kata “interest” yang aku belum pahami maksudnya.

Kata interest yang menjadi tambahan keterangan pada naskah dinas yang memberikan jawaban dapat diterimanya Total Grup dalam permohonan audiensi dengan Presiden SBY di sela kunjungan kenegaraan.

Total grup adalah perusahaan multinasional yang berbasis di Perancis dan sejak tahun 1966 beroperasi di Indonesia.

######
Mungkin sudah menjadi tuntutan arsiparis, untuk mengelompokan dan mengumpulkan kembali berkas kerja yang tersebar sesuai dengan runtutan kegiatan.

Runtutan kegiatan yg beraneka ragam dan bisa jadi tidak bisa dihafal oleh arsiparis, so sering kuakali dengan mengelompokkan sesuai unit kerja.

Di tiap map, kutulis kan kode unit kerja level eselon 3, dan sesama map dengan kode yang sama, diikat menjadi satu. Setelah semua terpilih sesuai dengan unit kerja, akan dilanjutkan proses pemilihan arsip berdasarkan kurun waktu.

Diakhir tulisan ini, penulis hanya ingin berpendapat, seorang arsiparis dituntut lebih banyak membaca. Jika tidak hobi membaca, maka yang terjadi adalah “terpaksa membaca”.

Disisi lain tatkala arsiparis telah banyak membaca, bolehkah si arsiparis tersebut menuliskan kembali tentang apa yang dibaca? Baca dan tulis ibarat siang dan malam yang sudah menjadi pasangan sejati.

Sejauhmana kah, tulisan arsiparis? Misalnya saja melihat para pustakawan yg sering membuat resume buku, atau resume fakta kejadian hukum. Pustakawan tersebut dapat mensuplai dengan resume laik baca bahkan menjadi perusahaan konsultan hukum ternama di Indonesia.

Dimanakah kode etik arsiparis???

Pengangkatan arsiparis jalur Penyesuaian/ Inpassing menjadi bahasan menarik pada akhir akhir ini. Misalnya saja sebanyak 292 kali diminati pembaca, tautan 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/15/impasing-jabatan-arsiparis/
Sedangkan 77 viewer untuk tulisan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/11/16/arsiparis-inpassing-jalur-umum/

Bilang saja, bukan penulisan bernilai ilmiah, bukan pula untuk tujuan komersial, atau tujuan program desiminasi kearsipan. Tulisan ini hanya bersifat Uraian dari sudut pandang terbatas diri penulis yang memiliki profesi arsiparis.

Mohon permakluman tatkala masih banyak ketidaksesuaian substansi isi tulisan. Dari dalam hati penulis hanya ingin mewarnai diskusi untuk menuju kedaulatan berpendapat. Kesalahan tulis bukan kesengajaan tapi suatu proses dan tahapan hingga si Arsiparis pun bisa disebut juga sebagai penulis/wartawan/penghobi Literasi.

Untuk tulisan kali ini, lebih merujuk pada aturan main Inpassing arsiparis di Peraturan ANRI No 5 tahun 2019.
Bisa jadi pertimbangan pengembangan karir arsiparis, profesionalisme dan peningkatan kinerja organisasi terkubur dalam dengan pemenuhan target kuantitas arsiparis.

Tak menutup mata sih, merasa seprofesi aku pun menaruh harapan kuat terkait adanya kompetisi impasing untuk mendapatkan kualitas arsiparis yang sejajar dengan pengadaan arsiparis jalur umum.

Jika kita tengok tiga taun terakhir ini, ketentuan Inpassing senantiasa mengalami perubahan. Ketentuan penyesuaian yang juga menyesuaikan kondisi terakhir untuk mendapatkan hasil penambahan arsiparis.

Di tahun terkahir(2019), jelas tersebut dalam pasal 3 ayat 1 poin C bahwa Inpassing memberi karpet merah kepada pejabat pengawas dan pejabat administrator serta pejabat tinggi pratama yang berminat alih jabatan ke fungsional arsiparis.

Selain itu, karpet merah juga di tandai juga dengan tidak dipersyaratkan diklat penciptaan arsiparis sebagaimana ilustrasi penulis pada tulisan sebelumnya. Pendidikan dan latihan dengan puluhan jam pelajaran cukup digantikan dengan persyaratan lulus uji kompetensi saja.

Luar biasa y jalur Inpassing…

Masuk akal juga sih, jika calon peserta Inpassing adalah eks pejabat pengawas dan eks pejabat administrator. Pengalaman manajerial dan sertifikat diklatpim menjadi nilai tukar dengan diklat penciptaan arsiparis.

Namun bagaimana caranya memilah milih dan hanya meloloskan pengajuan yg berportofilio pejabat pengawas/administrasi?

Otak liciku sih menebak, bahwa pemilahan itu akan menjadi area teknis tim bentukan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia dalam melakukan verifikasi berkas kelengkapan administrasi pengajuan Inpassing. Karena hanya terhadap ASN yang lolos verifikasi berkas sajalah yg berhak mengikuti proses uji kompetensi.

Ternyata eh ternyata…. Fakta yang terjadi tidak sesuai tebakanku. Emang TTS bersampul gadis Seksi, tebak tebak segala 🙄

Kita dapat lihat, beberapa pengajuan Inpassing bukan melihat portofolio ASN mantan atau sedang menduduki pejabat pengawas atau administrator. Hampir semua ASN asal memenuhi persyaratan minimal maka lolos verifikasi dan berhak mengikuti uji kompetensi.

Setelah mengikuti uji kompetensi yang berbentuk ujian pilihan ganda, ujian essay dan wawancara, dengan capaian skor di atas 70, maka sudah siap memasuki gerbang jabatan arsiparis.

“rul, gemana perkembangan arsiparis Inpassing di KESDM” kata Direktur SDM Kearsipan kepadaku saat acara pemilihan arsiparis teladan 2019 Agustus lalu.

Otaku jadi berfikir, di meja direktur tersebut lah kewenangan usulan penetapan verifikasi berkas administrasi pengajuan Inpassing ditetapkan. Dibawah Deputi Pembinaan Kearsipan, konsep rekomendasi akan diajukan untuk mendapatkan Pengesahan Kepala ANRI.

Rekomendasi inspassing memuat informasi formasi arsiparis yang dibutuhkan dan hasil penilaian lulus oleh asesor dan dua tahun masa berlaku.

Rekomendasi tersebut menjadi dasar pengangkatan arsiparis oleh pejabat pembina kepegawaian sesuai dengan kebutuhan formasi arsiparis dan ketentuan yang berlaku. Ketentuan impasing arsiparis dapat dilaksanakan sampai dengan bulan keempat tahun 2021.

Diakhir tulisan ini, tatkala dinamika Inpassing bagi sebagian pihak masih menjadi bahan perbedaan pendapat, maka yg penulis dapat sampaikan adalah memaknai kondisi riil profesi arsiparis masih berada di kelas bawah.

Bisa jadi berbeda dengan jabatan fungsional tertentu lainnya yang sudah lebih mendapatkan tempat dihati para ASN. Jabatan arsiparis masih harus mencari perhatian, menawar nawarkan diri agar rumpun jabatan ini terus lestari.

Harapan perubahan identitas arsiparis yang identik sebagai penjaga gudang, sebagai penunggu kertas bekas, sebagai pengepul, masih memerlukan waktu dan momentum perubahan. Salah satunya dengan membuka seluas nya dan mempermudah jalur Inpassing.

Semoga bermanfaat

Keluarga kecil bahagia
Siapa sih yang tidak terngiang punya keluarga yg bahagia. Beberapa catatan kecilku, untuk menandai langkah kehidupan yang terus bergerak. Kuuntai kata kata dan kuunggah melalui media blog.

Diakhir pekan, menjalani aktivitas bersama. Hanya untuk sekedar membuat tersenyum bersama. Sabtu dan minggu kebiasaan bangun siang, pun di tanggal 17 November 2019 7.30 WIB mulai terjaga.

Memandikan anak, menjadi gairah kehidupan tersendiri untuk bersiap jalan bareng. Hanya sekedar mendatangi toko yang menjajakan kebutuhan konsumsi seperti susu anak dan makanan kecil sebagai hiburan anak anak.

Minggu ini, stok susu cokelat untuk usia diatas 5 tahun dan tidak terikat merk tertentu menjadi alasan untuk keluar bareng anak anak. Swalayan langganan yang telah gulung tikar pada pusat perbelanjaan di Cinere memaksa untuk lanjut ke swalayan dengan nama yang sama di ujung jalan menuju terminal Lebak Bulus.

Lepas terpenuhi tiga karton susu dan belanjaan lain, perjalanan liburan keluarga kecil terdampar di warung Soto Lamongan. Nasywa dan Dipta disuapin ibunya. “alhamdulillah, semua sudah kenyang, hampir semangkuk soyo dihabiskan oleh Nasywa dan Dipta” kata istriku sambil beranjak untuk memberikan Rp. 33 ribu kepada pedagangnya.

Janji kepada Nasywa dan Dipta atas buku mewarnai dan buku cerita, menghentikan laju 🚙 Veloz 1,3 di Toko buku dan alat tulis “Sederhana”. Dua buku mewarnai untuk Dipta dan satu paket mini twist crayon, sedangkan Nasywa dapet 1 buku gambar, pensil dan dua buku cerita.

Selesai sudah liburan jalan bareng yang tak butuh waktu setengah hari. 12.30 WIB sudah berada di rumah 🏡 tanpa ada obyek wisata atau tempat hiburan yang disambangi.

Bagi keluarga kecil ini, Sabtu dan minggu menjadi hari kebersamaan dan liburan meski dengan hal hal sangat sederhana. Bahagia itu sederhana.

Semoga bermanfaat

Musim pengadaan arsiparis telah tiba. Setidaknya sampai dengan tanggal 24 November 2019, buat yang telah memegang ijazah Kearsipan dapat melakukan pendaftaran.

Melalui media online secara serentak, formasi calon arsiparis bakal terisi. Input data sedari biografi diri berdasarkan persyaratan harus dilakukan setepat tepatnya.

“Pak, saya ijin ke kantor BKN karena terdapat isian data yang salah input” kata Dinda. Menurutnya, konfirmasi ke BKN melalui Twitter dan nomor telepon dengan ekstensi tertentu tidak mendapatkan respon.

Dinda, lulusan Diploma tiga di kampus Biru Jogja hampir setaun magang di kantorku. Tahun lalu, dia merasa terlewatkan dari takdir sebagai calon arsiparis di Kementerian yang dianggap nya sangat Elit.

Semoga menjadi manfaat buat temen2 pembaca yang akan melakukan input data pendaftaran. Dinda menyadari, bahwa terlalu tertarik pada perbincangan online dengan topik pendaftaran cpns. Dinda sadar bahwa telah lengah dari tuntutan ketelitian membaca petunjuk pengisian data diri secara online.

Tanpa harus melihat kejadian kesalahan input data, sebetulnya nalar kita sudah harus mengikuti logika validitas. Setiap pendaftaran online, pastinya menyertakan petunjuk pengisian yang perlu dibaca berulang kali agar mendapatkan ketepatan pengisian.

Kini, ratusan formasi calon arsiparis yang mendekati angka seribu telah tersedia di Pemerintah baik pusat dan daerah. Kegamangan dalam memilih suatu instansi, pastinya disertai dengan asumsi dapat diterima.

Kuantitas formasi calon arsiparis yang mencolok pasti menjadi seruan para pendaftar. Selain itu, anggapan suatu instansi atau pemerintah daerah yang dikira elit menjadi pertimbangan juga. Terlebih di pusat kota besar seperti Jakarta atau di Ibukota provinsi.

Tahun 2018, aku juga sempat mendampingi para pendaftar calon arsiparis. Pendampingan secara moril saja, yakni menerima calon pendaftar dengan diawali magang kerja di kantorku.

Aku terus menekankan pada temen2 yang berasa punya kesamaan takdir sebagai pekerja kearsipan, bahwa untuk dapat mendekatkan kepada takdir diterima sebagai arsiparis yakni berusaha membawa diri pada momentum tertentu di bidang kearsipan.

Diakhir tulisan ini, semoga menjadi takdir Dinda dan Della (yunior dari kampus jogja) dapat menjelma sebagai calon arsiparis. Dimanapun kalian menentukan pilian, itu bukan menjadi pembatas kaderisasi arsiparis Indonesia

Bagiku yang telah lebih dari 10 tahun meniti jabatan kearsipan, berasa berarti jika terus memperhatikan kaderisasi sebagai solusi ketimpangan kearsipan

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/12/129/

Semoga bermanfaat

Pidato Presiden sesaat setelah pelantikan pada 21 Oktober 2019 yang salah satu berisikan penyederhanaan birokrasi menggelitik untuk diilustrasikan.

Setidaknya sampai hari ini, 15 November 2019 telah beredar informasi melalui Media sosial WAG terkait eselonisasi yang digantikan dengan jabatan fungsional. Berdasarkan Paparan terkait dari Kementerian Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi ditetapkan paling lambat dapat terlaksana pada bulan keenam tahun 2020.

Paparan dalam format File bentuk Pdf yang menyebar dan bisa dibilang viral hampir pada WAG para Aparatur Sipil Negara diantaranya berjudul Bahan Deputi Sumber Daya Manusia tentang tindak Lanjut arahan Presiden telah memetakan dengan gamblang langkah kongkrit sedari penataan organisasi, penataan jabatan fungsional dan transformasi jabatan.

Yang menarik bagi penulis adalah disalah satu slide adanya catatan jabatan fungsional bidang ketatausahaan yang salah satunya dilaksanakan oleh arsiparis.Pastinya akan terjadi penambahan jabatan fungsional arsiparis sebagai salah satu dampak pemangkasan struktur organisasi level 3 dan 4.

Inventarisasi jabatan struktural Eselon III atau saat ini disebut dengan Pejabat Administrator dan jabatan struktural Eselon IV atau Pejabat Pengawas yang berpotensi pemangkasan pada klasifikasi Kementerian yang terdiri dari koordinator, kelompok 1 s.d 3 pada urusan ketatausahaan akan berpotensi menambahkan jumlah arsiparis di Pusat.

Memori kita masih anget saat ramai ramainya impasing pada jabatan arsiparis. Beberapa pejabat struktural yang melompat ke jabatan arsiparis termotivasi dengan Batas Usia Pensiun (BUP) atau kelas jabatan yang lebih tinggi.

Kemudahan dalam proses impasing pada jabatan arsiparis bisa jadi menjadi target sasaran para eks pejabat struktural. Proses yang relatif mudah sebagaimana diutarakan oleh Wisudowati di Jurnal Diplomatika UGM Vol 2 2018 dengan mengambil studi kasus di Kementerian ESDM.

Meski demikian, yang perlu diperhatikan selanjutnya adalah ketersediaan kursi pendidikan dan latihan secara singkat pada pusat pengembangan sumber daya manusia di setiap Kementerian atau Pusdiklat ANRI, dengan kelas Diklat Penciptaan Arsiparis.

Dari beberapa hal diatas, maka mengantarkan penulis pada pendalaman “prediksi impasing jabatan arsiparis” ke arah yang lebih kompetitif.

Dengan kompetisi impasing maka diharapkan mendapatkan kualitas penambahan jumlah personil arsiparis yang mempu untuk mengangkat kearsipan ke jalur yang lebih maju.

Kita tak menutup mata, jika kehadiran arsiparis melalui jalur impasing masih menjadi perbincangan miring diantara arsiparis. Kiprah arsiparis jebolan impasing sebagian besar masih dibawah ambang standar kualitas, meski beberapa orang yang penulis kenal telah membawa banyak perubahan di kearsipan.

Tanpa bermaksud membandingkan antara penciptaan arsiparis melalui pendidikan dan latihan dengan kuliah kearsipan, namun di permukaan memang jelas terlihat perbedaan kualitas antara pengadaan arsiparis dari jalur formasi umum dengan impasing.

Jika kita tengok lebih dalam, keberadaan arsiparis melalui impasing terdiri dari 2 jalur pengadaan pegawai negeri. Pertama adalah jalur pengadaan formasi pelamar umum dengan standar D3 dan S1 meski bukan pada formasi arsiparis. PNS ini menjalani proses impasing dengan mengikuti diklat penciptaan. Kedua adalah adalah pengadaan pegawai negeri jalur pengangkatan atau non jalur umum. Setelah menjadi PNS pada urusan ketatausahaan dengan pengalaman beberapa tahun dan mendapatkan sertifikat diklat penciptaan arsiparis, jadilah arsiparis.

Pada kategori kedua ini yang masih menjadi pemandangan ketidaksesuaian ambang batas standar kualitas arsiparis.

Diakhir tulisan ini, penulis sebagai arsiparis siap menyambut dengan gembira calon Arsiparis jalur impasing. Pastinya calon arsiparis ini banyak yang berasal dari kategori pertama sebagaimana termaksud diatas. Kategori pengadaan formasi umum kala itu.

Meski badai demotivasi karir bakal melanda musim pemangkasan jabatan eselon 3 dan 4, namun perlu dimaknai positif untuk transformasi jabatan arsiparis. Kompetisi impasing dari para mantan struktural ini dapat menjadi potensi unggul menciptakan arsiparis berkualitas.

Semoga bermanfaat

Kehandalan Layanan Kearsipan
Antara dua sisi yang perlu disikapi. Satu sisi, aku berasa bermanfaat tatkala bertubi tubi permintaan layanan penelusuran arsip datang ke unit kearsipan. Sisi yang lain adalah terngiang selalu untuk menjamin kehandalan layanan.

Beberapa pegawai yang melayangkan pesan singkat melalui WA, menyampaikan info hal ihwal kebutuhan arsip. Berikut ini beberapa kutipan pesan singkat 👇 dari mereka selaku pengguna arsip.

🌟 7 November 2019 dari azis, Pengelola BMN
[7/11 09.25] Aziz Sdmk: Mas. Ini Aziz, saya minta tolong data spm th 2018 bisa ke mas Nurul ya?

🌟 11 November 2019, Puji selaku pengelola kepegawaian
[11/11 18.24] Mas Nurul, Kami lgi nyari arsip, uraian jabatan struktural yg udah di tandatangani pejabat ybs.
Buat data dukung yg diminta penilaian maturitas spip ditjen migas

🌟 13 November 2019,Dharmawan,Staf subdit Pembangunan Infrastruktur Migas
[13/11 06.41] Mas, jargas tarakan lagi audit BPK, Mohon izin mas BPK minta data penagihan, Tpi saya posisi d lapangan lgi dampingi

🌟 14 november 2019 dari ganjar, sekretaris Direktur Infrastruktur Migas
[14/11 11.36] ini lg nyari bahan2 buat rapat nanti jam 14
No. Surat: 1. 8390/D.3.1/12/2018 tanggal 03 Desember 2018, 5058/D.1.1/05/2018 tanggal 21 Mei 201, dan 3325/D.1.1/04/2017 tanggal 12 April 2017

Dari keempat pencari arsip tersebut diatas, ternyata kebutuhan rujukan atau data dukung menjadi bagian dari nilai arsip. Karenanya mereka hanya membutuhkan file bentuk Pdf saja.

Saat perilaku birokrasi yang membutuhkan kecepatan akses dengan dukungan peningkatan teknologi telepon pintar, file bentuk Pdf sangat laris diminati oleh pengguna arsip.

Di tulisan ini, aku coba mengilustrasikan kehandalan layanan dari sisi praktik melayani permintaan arsip sebagaimana diatas.

1. Permintaan Aziz terpenuhi dengan adanya program pengelolaan dokumen keuangan. 4 tahun terakhir program anggaran ini cukup membantu dalam pengelolaan data arsip pembayaran barang dan jasa di lingkungan Ditjen Migas.

Manfaat nyata dari program yg dilaksanakan oleh Bagian Keuangan sebagai pelaksanaan fungsi central file adalah ketersediaan petugas untuk mendata, memindai dan meng-upload file Pdf ke aplikasi arsip digital.

Tak heran, jika kehandalan penyediaan data untuk layanan para auditor baik internal dan eksternal dapat dengan cepat dilaksanakan.

Meski program ini masih perlu dimonitoring misalnya terkait kelengkapan isi berkas pembayaran tiap transaksi yang dikelola dari staf pembantu bendahara pengeluaran. Setelah lengkap, maka perlu dipastikan tata waktu yang tidak begitu lama untuk dilakukan pengolahan arsip oleh petugas arsip.

2. Permintaan Puji terkait data dukung telah dipenuhi dengan menyampaikan berkas informasi jabatan. Meski berbeda dengan apa yang dimintakan, yakni data uraian jabatan, namun dikarenakan hanya bersifat data dukung, Pengelola kepegawaian tersebut menerima hasil penelusuran arsip.

Bentuk arsip yang masih konvensional, dan perpindahan paksa dari dampak renovasi, memang menjadi kendala dalam penelusuran arsip Kepegawaian. Beberapa kasus permintaan arsip kepegawaian yang telah berhasil dilaksanakan adalah SK pensiun Dirjen Migas periode 2002.

Kehandalan ketersediaan arsip kepegawaian dapat ditinjau dari keberadaan program anggaran yang belum tersedia di unit kepegawaian. Untuk itu, kami selaku unit kearsipan telah menyampaikan beberapa masukan yang disertai analisis kepada pejabat pengawas di bidang kepegawaian

3. Permintaan Saudara Dharmawan, tidak dapat kami tindaklanjuti dikarenakan sifat data arsip pembayaran yang masih rahasia untuk dikirim melalui aplikasi WA.

Meski demikian, pada bulan Juli 2019,Saudara Dharmawan telah menerima layanan penelusuran arsip. Kala itu dengan membawa plesdis di ruang arsip.

Atas kewenangan arsiparis, kami belum dapat menyampaikan arsip pada staf melalui aplikasi WA terkait kekhawatiran bocornya informasi arsip yang masih bersifat rahasia.

Kehandalan ketersediaan arsip telah terpenuhi dengan adanya program anggaran pengelolaan dokumen keuangan oleh Bagian keuangan

4. Permintaan Saudara Ganjar tersebut dilaksanakan dengan keberadaan aplikasi persuratan. Selama ini, surat masuk telah dilakukan pemindaian dan tersimpan di database dimana server telah di kelola unit IT Ditjen.

Kehandalan layanan permintaan surat masuk dapat ditinjau dari aksesibilitas aplikasi surat. Kebijakan pembatasan akses untuk surat tahun sebelumnya agar mendapat kecepatan aksesibilitas aplikasi persuratan, menjadi tantangan bagi unit kearsipan.

Saat ini, masih dipersiapkan satu aplikasi sebagai kelanjutan perawatan arsip yang tertangkap melalui aplikasi persuratan online. Dengan konsep housekeeping, atau records keping diharapkan petugas arsip di records center dapat mengelola arsip inaktif yang terekam pada database aplikasi persuratan online.

Untuk itu diperlukan program anggaran kegiatan yang dapat dilakukan oleh unit IT Ditjen (bagian rencana dan Laporan) . Dikarenakan beberapa kali pengajuan kegiatan anggaran dimana prinsip “money follow function” menjadi hal yang harus diperhatikan.

Semoga bermanfaat

Saat membeli bahan bakar misalnya premium di SPBU ⛽ sudah termasuk besaran tarif PBBKB antara 5% sampai dengan 10% dan juga PPN 10%. Memang hampir semua daerah rata rata memiliki besaran 5% saja.

Tapi sayang y, saat ini keberadaan premium sudah mulai dibatasi. Di beberapa SPBU, misalnya di Jakarta Selatan, jenis Bahan Bakar Minyak kategori tertentu melalui penugasan pemerintah kepada Badan Usaha ini sudah mulai berkurang.

Ada yang tau tidak, berapa besaran tarif PBBKB antar daerah dan antar kendaraan pribadi dan kendaraan umum itu berbeda beda. Konon katanya PBBKB ini dipergunakan untuk keperluan pemeliharaan dan perawatan Jalan.

Objek PBBKB adalah bahan bakar yang disesuaikan atau dianggap digunakan untuk kendaraan bermotor. Dasar pengenalan PBBKB adalah nilai jual bahan bakar kendaraan bermotor sebelum dikenakan PPN.

Tarif PPKB yang maksimal 10% itu ditetapkan dengan Peraturan Daerah. Makanya PBBKB menjadi pendapat pemerintah daerah sebagaima tertuang pada Undang Undang nomor 28 tahun 2009 tentang Pajak Daerah dan Retribusi Daerah.

Jenis pajak ini menjadi area pemerintah tingkat I, atau Provinsi bersama pajak lain seperti bea balik kendaraan bermotor, pajak kendaraan bermotor, pajak rokok dan Pajak air permukaan.

Keterkaitan adanya PBBKB adalah harapan penurunan subsidi BBM dan peningkatan PAD dalam kerangka peningkatan pelayanan masyarakat khususnya penyediaan kualitas jalan yang memadai.

Semoga bermanfaat

Layanan penelusuran arsip yang dilaksanakan oleh Tim Arsip Ditjen Migas hanya bersifat back office. Tim arsip sesuai kedudukan di records center, mulai diuji dengan permintaan arsip oleh beberapa pejabat dan pegawai di lingkungan internal.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/02/07/layanan-kearsipan-untuk-infrastruktur-migas/

Misalnya pada tanggal 3 Oktober 2019, dalam dukungan unit Sekretariat Ditjen Migas tim arsip berhasil menyampaikan hasil penelusuran terkait penetapan oleh Dirjen Migas tentang spesifikasi bahan bakar gas elpiji untuk keperluan dalam negeri.

Dari info staf pengelolaan informasi yang menyampaikan permintaan penelusuran, informasi jenis elpiji Propana, elpiji butana dan elpiji campuran(Propana dan butana) yang diterbitkan tahun 1990 diperlukan oleh masyarakat.

Penetapan oleh Bapak Suyitno Patmo Sukismo selaku Dirjen Migas pada 29 tahun yang lampau tersebut didasari dengan pertimbangan bahwa gas elpiji sebagai bahan bakar alternatif disamping bahan bakar minyak, baik untuk keperluan rumah tangga, industri maupun keperluan khusus lainnya.

Bagaimana dengan sekarang y gaes…. Gas elpiji bukan lagi bahan bakar alternatif, namun telah menjadi bahan bakar yang harus ada di dapur kita.

Contoh penelusuran arsip di atas, bisa jadi menjadi ladang kesempatan beramal y gaes.. Selain memang sudah menjadi tugas pokok arsiparis.

Meski searching di mbah google yang diyakini beberapa pihak sebagai jurus ampuh mendapatkan bahan rujukan, namun bisa juga terpentok karena keterbatasan laman online.

Pun pada tanggal 5 November 2019. Tim arsip telah berhasil memberikan layanan penelusuran arsip jadul. Meski beberapa kasus penelusuran kurang berhasil, namun tidak mematahkan semangat untuk pelaksanaan tupoksi arsiparis sekaligus menjadikan hasil pekerjaan arsip bermanfaat.

Melalui kasubag Informasi Hukum Ditjen Migas, yang mengcapture ringkasan surat pembaca pada web Migas, kebutuhan rujukan pada penetapan oleh Direktur Jenderal Migas terkait pedoman tata cara pemeriksaan keselamatan kerja atas instalasi, peralatan dan teknik yang dipergunakan dalam usaha pertambangan minyak dan gas bumi dan pengusaha panas bumi masih saja terjadi.

Ternyata y gaes… Arsip tersebut berguna lo sebagai rujukan dalam Penyusunan dokumen teknis pada salah satu badan usaha Migas. Si penyusun memerlukan secercah sinar dari endapan informasi terkait persiapan untuk pelaksanaan pemeriksaan keselamatan kerja.

Pemeriksaan keselamatan kerja dilakukan terhadap instalasi dan peralatan Migas sebelum didirikan, sedang dipasang dan siap dipergunakan.

Pemeriksaan dilakukan oleh pelaksana inspeksi tambang dan perusahaan jasa inspeksi tambang. Terhadap instalasi peralatan yang telah dilakukan pemeriksaan maka akan diterbitkan Surat Kelayakan Pengguna instalasi atau SKPI dan Surat Kelayakan Penggunaan Peralatan (SKPP)

Kalo dilihat dari tahun terbitnya, penetapan pedoman termaksud sudah berumur dewasa dan sudah terdapat generasi pedoman yang terbaru. Yakni pada tahun 1998 atau 21 tahun dengan pemangku jabatan Dirjen Migas saat itu Almarhum Bapak Soeprapto Soelaiman.

Meski sebagai aturan teknik pelaksanaan Peraturan Menteri pertambangan dan energi tahun 1991 yang saat ini telah diperbaharui, namun masih saja ada orang yang mencari untuk menjadi rujukan.

Pemeriksaan keselamatan kerja termaksud dengan objek instalasi meliputi penilaian perencanaan dengan menelaah data terkait peralatan proses, utilitas dan pengolah limbah, sistem perpipaan, sistem instrumentasi, piranti pengaman, tangki rimbun, sistem pencegahan dan penanggulangan kebakaran, sistem pencegahan dan pemantauan pencemaran lingkungan, peralatan lain, diagram alir proses dan diagram pipa, gambar tata letak peralatan, pekerjaan sipil, Klasifikasi daerah berbahaya, electrical online diagram, gambar tata letak pentanahan, diagram cause dan effect, prosedur kerja pengoperasian peralatan, prosedur evakuasi darat, rekomendasi dari instansi badan lingkungan hidup.

Wooww.. Banyak sekali y, data yang harus ditelaah sebelum dilakukan pemeriksaan fisik. Jika proses administrasi berada di suatu kantor, gk bisa bayangin kecepatan pertumbuhan arsip yang tercipta y… Palagi basic arsip kertas, waduh….

Dari kesembilan belas data tersebut bersama dengan klasifikasi lapangan, tertangkap dalam suatu format arsip pelaporan yang diserahkan ke Direktur Teknik pertambangan Migas sebagai bahan evaluasi untuk penerbitan Sertifikat Kelayakan Penggunaan Instalasi(SKPI)

Akhir nya, melalui tulisan ini diri ini terbersit penjagaan semangat kerja. Bahwa hasil kerja arsiparis dapat membantu penyelesaian tugas unit kerja internal dan dapat menjadi secercah cahaya pembuka informasi bagi masyarakat luas.

Selanjutnya dengan menuliskan kembali sebagian isi ketentuan teknis pembinaan dan pengawasan kemigasan yang termuat dalam naskah penetapan oleh Dirjen Migas, arsiparis dapat melakukan identifikasi penangkapan rekaman kegiatan yang lebih valid.

Validitas arsip yang dimaksud adalah, dapat memilah mana data pendukung dan mana dokumen hasil sehingga mengantisipasi penggunaan kapasitas ruang penyimpanan fisik kertas yang semakin hari berasa sempit.

Semoga bermanfaat