Nurul Muhamad

4.968 boks arsip ukuran 20cmX40cm atau setara dengan 993.6 meter linear menjadi beban penyimpanan sampai dengan bulan November 2019.

Berikut kategori arsip inaktif dalam masa pemeliharaan dengan penyimpanan di ruang arsip terpisah dengan gedung Migas (Offstorage) :

1. Arsip substantif sebanyak 1.190 boks atau setara dengan 238 ML dengan rincian sebagai berikut:
🍃 Program Migas dengan total : 186 boks / 37.2 ML
– Subdit Penerimaan Negara : 79 ( 1-79)
– Subdit Kerjasama : 43 Boks ( 1-43)
– Subdit Pemberdayaan Potensi Dalam Negeri : 64 boks
🍃 Usaha Hulu Migas dengan total : 190 boks /39.8 ML
– Subdit Eksplorasi : 156 Boks
– Subdit Wilayah Kerja Non Konvensional : 43 boks
🍃 Usaha Hilir Migas dengan total: 309 boks/ 61.8 MLm
– Subdit Niaga : 158 boks (384-542)
– subdit Pengolahan : 89 Boks( 93-182)
– Subdit Pengolahan : 62 Boks ( 222-284)
🍃 Teknik dan lingkungan dengan total 434 boks / 86.8 ML
– Keselamatan Hilir : 72 Boks (1 – 72)
– standarisasi : 60 Boks ( 150-210)
– Usaha Penunjang : 60 boks (1-60)
– Lindungan Lingkungan : 242 boks(160-382)
– Keselamatan Hulu : 71(1-71)

2. Arsip Fasilitatif sebanyak 2.207 boks atau setara dengan 441.4 Meter Linear dengan rincian sbb:
– Persuratan : 647 boks
– Personil file Pensiun : 203 boks
– Belanja/pembayaran langsung & >200 juta : 510 boks
– Belanja / pelelangan Umum : 229 boks
– belanja / pembayaran infrastruktur : 164 boks
– Layanan pengadaan : 362 boks (331-693)
– berkas keuangan : 92 boks

3. Koleksi lainnya atau potensial disebut program prioritas nasional sebanyak 1.571 atau setara dengan 314.2 Meter Linear
– program LPG 3Kg : 1.118 boks
– Program Gas Rumah Tangga, Transportasi : 311 boks
– kajian Konsultasi (laporan penyedia jasa) : 142 boks

Masih tersisa 232 boks untuk melengkapi target pemeliharaan arsip di luar kantor dengan total 5.200 boks. Unit Kearsipan telah mempergunakan anggaran sebesar 170 juta per tahun dengan menyewa ruang simpan dari penyedia jasa kearsipan.

Jika dalam dua minggu lalu, stock opname untuk 600 boks telah terlaksana, maka dalam minggu ini, direncanakan rampung dalam kerangka menjaga siklus penyimpanan arsip inaktif.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/29/stock-opname-arsip-2/

Mungkin para pembaca pernah mempunyai pengalaman dengan mushola? Ketika wilayah domisili berdekatan dengan mushola, tentunya memperingan langkah kita untuk menegakkan sholat. Selain itu, banyak manfaat dengan keberadaan mushola misalnya sebagai sarana untuk mempersiapkan generasi yang lebih taat berislam dimulai dari menegakkan tiang agama dan belajar membaca kitab suci.

Tulisan ini, merupakan kali kesepuluh sebagai ilustrasi mewujudkan perumahan yang mempunyai mushola. Melalui tulisan ini, semoga dapat membuka komunikasi antar warga dimana membangun mushola perlu kebersamaan.

Betapa berat proses pembangunan Mushola tanpa kebersamaan dimana dalam istilah lain berjamaah. Karena dengan berjamaah, usaha mewujudkan wilayah yang lebih mengabdi menjadi kekuatan tersendiri.

Dari kesendirian sebagai hamba ALLAH, tatkala belum kuasa melengkapi rukun islam dengan berhaji atau belum mengerti ilmu prioritas menjalankan agama, diri ini sedang dimabukkan untuk terus mengawal berdiri dan operasional Mushola.

SABTU, 2 november 2019, bisa dibilang seharian berada di Mushola VTB untuk sekedar merapikan sisa sisa bahan bangunan berupa kayu bekas dan mengepel lantai. Begitu juga di Sabtu yang lain saat tidak pulang kampung atau tidak acara kantor dan tidak bertugas mengantar anak dan istri,senantiasa meluangkan waktu libur kerja ke Mushola.

Bukan hanya waktu dan tenaga, secara apapun kuusahakan demi cita dan cinta kepada Sang Pencipta memaksakan kerelaan diri demi berlanjut nya proses pembangunan mushola. Setidaknya dengan kondisi laporan saldo minus, memberanikan diri melupakan pandangan umum untuk terus menyuarakan penggalangan dana.

Saldo Minus Per hari Sabtu, 2 November 2019 adalah sebesar Rp.5. 577.500,-.( PEMASUKAN : Rp. 171.794.500, & PENGELUARAN :Rp.177.372.000)

RINCIAN PENGELUARAN
* Bayar tukang 2 November 2019: 1.350.000
* Cat dasar : 360.000
* Bayar material 26 Oktober : 280.000
* Bayar tukang 26 Oktober : 1.890.000
* Bayar tukang 17 Oktober : 1.500.000
* Bayar material 17 Oktober : 1.469.000
* Bayar tukang 14 Oktober: 600.000
* Beli Roster K : 4.575.000
* Pemasangan pintu dan jendela: 5.400.000
* Tukang plester dan keramik Lt 2 : 10.900.000
* Material plester dan keramik Lt.2: 13.521.000
* Pembelanjaan Jan s.d. Maret : 73.255.000
* Pembelanjaan melalui Bp. Eko : 17.092.000
* Pembelanjaan melalui Bp. Irwan : 12.760.000
* Paket Kanopi & Atap genting (Sulani): 17.185.000
* Paket Keramik lantai dasar: 5.770.000
* Tukang Mei (Munadi/Heru/Syahril): 5.250.000
* Karpet 3 roll: 2.800.000
* Amplifier: 1.550.000

Pun malam ini, saat tukang membawa temannya untuk penawaran pemasangan kaca jendela aluminium dengan estimasi harga Rp. 5.200.000, tanpa berpikir panjang kusanggupi untuk menerima penawaran.

Ada kebutuhan mendesak di Mushola, bersamaan dengan Musim penghujan yang sudah mulai datang, yakni 3 daun jendela yang menghadang air masuk ke ruang lantai 2.

Dini hari ini, Minggu 3 November 2019 kuawali dalam perenunganku melalui rangkaian kata kata, memaksa diri memantaskan untuk menyuarakan kembali penggalangan dana.

Melalui WAG kutuliskan permohonan Donasi

“Assalamualaikum warahmatullahiwabarakatuh.
Alhamdulillah, Pembangunan Mushola Al Ukhuwah VTB terus berjalan untuk meraih masa muda, masa tua yang lebih mengabdi.
Bersama ini, ijinkan kami selaku Ketua RT 10 VTB menyampaikan kebutuhan dana untuk melanjutkan pembangunan Mushola dengan kebutuhan mendesak sebesar Rp. 16. 937.500
Rincian kebutuhan sbb:
🌟 SALDO MINUS Per hari Sabtu, 2 November 2019 Rp.5. 577.500,-.
🌟 Rencana pembayaran 3 jendela kaca alumnium sebesar Rp. 5.200.000
🌟 tukang harian masuk enam hari kerja (senin-sabtu) 4-9 november dibutuhkan Rp. 1. 620.000
🌟 Kebutuhan pemasangan Plafon: 4.540.000 dg rincian
Besi Holo 2×4, 0.35 ML : 20 btg X 15.500= 310.000
Besi Holo 4×4, 0,35 ML : 40 btg X 19.500= 780.000
Gypsum 17 lembar X 50.000 = 850.000
Baut 200×1.000 = 200.000
Jasa pasang borongan 60m2 X 40.000 = 2.400.000
Demikian kami sampaikan, atas perhatian bapak ibu dan Saudara kami ucapkan terima kasih
Ttd
Nurul Muhamad (Blok H6)

Hasilnya cukup positif, tiga orang warga langsung merespon dengan menyampaikan donasi sedekah pembangunan Mushola melalui transfer bank. Dan satu warga lagi segera menyusul.

Meski demikian, kurang lebih tersisa kebutuhan yang mendesak untuk pembangunan Mushola sebesar Rp.13. 937.500′-. Tekat ini semoga menjadi Ridhlo Nya.

Kiranya keberjamaahan dalam pembangunan Mushola al Ukhuwah Perumahan Villa Tanah Baru dapat menjadi bagian kecil untuk bekal kembali Keharibawaan Sang Khaliq

Daftar Donatur pembangunan mushola al Ukhuwah Villa Tanah Baru.
34. Arisan ibu2 blok FGH : 1.100.000,
35. Jawahirul Ade Ahyar: 1.000.000,
36. Ari Cahyo(H8): (1.000.000, + jam Digital)
37. Roesdan(F3): 1.000.000,
38. Agus(G4): 1.000.000,
39. Zidane: 1.000.000,
40. H. Apriyanto: 1.000.000,
41. Rayhan (C3): 1.000.000,
42. Maradona: 1.000.000,
43. Irvan Ardiansyah (B10): 1.000.000,
44. Nasywa(H6): 2.000.000,
45. Pradipta (H6): 1.500.000,
46. Rosnaetti (E3): 1.000.000,
47. H. Anwari: 1.000.000,
48. H.A. D5: 1.000.000,
49. Nurdin: 1.000.000,
50. Fatimatuzzahra (H6): 1.500.000,
51. Wiyono Kanopi (Bp.Rusdan): 1.000.000 (jasa tukang),
52. NN blok D: 1.000.000,
53. Jamaah masjid al ikhlas gd. Migas: 1.000.000,
54. Aniswatul M.: 1.000.000,
55. Shareva D5: 1.000.000
56. Hamba Allah F4: 700.000,
57. Romli(G6): 500.000,
58. Ahmad Afandi (kakak Bp. Ade): 500.000,
59. Juhani : 500.000,
60. H.A. (saudara suwandi): 500.000,
61. Totok: 500.000,
62. Habib Asy Asy’ari (relasi puryanto security): 500.000,
63. H.A.: 500.000,
64. Sulani Kanopi: 500.000,
65. Ika Sri Martiani (kakanda Bogi): 500.000,
66. H.A. : 350.000,
67. H. Syamsudin : 320.000,
68. H.A.: 300.000,
69. Bu Yanti C9 : 450.000,
70. Hari Susilo BNI (temen Irwan) : 300.000,
71. H. A.: 300.000,
72. H.A. blok C: 250.000,
73. H.A.: 200.000.
74. Bu ari (H5): 250.000,
75. H.A. : 200.000,
76. Bu Maria (H4): 500.000,
77. H.A: 150.000
78. Kotak infaq (Tromol): 450.000
79. H. A: 150.000
80. H. A: 300.000
81. Alm Romilah (ibunda Nurul): 2.000.000
82. H. A: 150.000
83. nana(bunda Biru) : 1.000.000
84. Haji Yanto: 1.000.000
1. Pratama Persada: 15.000.000
2. Abdul Haris Semendawai 13.000.000,
3. Eko Saputro(D6) 10.492.000
4. PT. MN. Investama ( Bp. Suwandi): 10.000.000,
5. Nurul Muhamad: 10.000.000,
6. Kotak Amal Tarawih 2019: 9.104.500,
7. Hj. Normawati (Ibunda Irwan): 7.000.000
8. Baderi(B3) 7.000.000,
9. Hadi Suprayitno(G1): 6.000.000,
10. H. Imron (T.B. bintang Jaya): 5.850.000 (60 btg kanal C baja ringan, 50 btg reng baja),
11. Patmawati (Ibunda Erna F6): 5.000.000,
12. Suwandi(C3): 4.000.000,
13. Adiknya Suwandi : 4.000.000,
14. Bayu Suryono Hadi(C6): 4.000.000
15. Afrian J.P(H7): 3.242.000 (1 jt uang & TOA&kipas A.)
16. Kader PKS seTanah Baru: 3.000.000,
17. Krestiana Evelyn(H6): 3.000.000,
18. Endang G2: 2.500.000,
19. H. Suryadi(D9): 2.420.000 (hebel dan semen),
20. Pegawai LPSK (Relasi Bp.Dawai): 2.250.000,
21. Gagah Pramada(F6) 2.703.000,
22. Aan Mardian : 2.620.000 (semen 20 sak+ 1, 5jt),
23. Hamba Allah E7: 2.000.000,
24. Ifa Rufaida(kakanda Irwan): 2.000.000,
25. Bogi (E1): 2.000.000,
26. Wahyuni (ibunda Agus): 2.000.000
27. PT Multi Consulting Utama ( Bp. ade): 1.500.000,
28. Hamba Allah: 1.500.000,
29. Hj.Halimah (Ibunda Netty E3): 1.500.000,
30. Habib Salim : 1.475.000,
31. Alm.Radjiyem(Ibunda Ibnu): 1.300.000,
32. NN (teman Rusdan): 1.250.000,
33. Ibnu F1: 1.500.000,

Klesat kleset, sambat sumok, eh malah ngajak ngecat. Sendang kapit pancuran, istilah Jawa yang menandakan anak laki laki yang lahir diantara adik dan kakak perempuan.

10.30 malam, Thole yang masih belum terasa kantuk, dan terobsesi ngecat tembok rumah, merasa tenggelam dengan memainkan rol naik turun.

Sejak petang, tertidur dalam perjalanan membeli cat tembok di toko warna warni, Jl. MARGONDA RAYA, DEPOK, menjadikan Thole belum didatangi rasa kantuk.

Apakah ini juga yang dinamakan jiwa terobsesi? Kadang sebagai orang tua, disuguhkan hal hal yang baru dari kelakuan anak. Contohnya si Thole karena terobsesi dengan ngecat tembok, tak mau tidur sebelum ngecat.

Sebelumnya, 30 menit (10.00 – 10.30 malem), Thole sudah berada di tempat tidurnya sembari mendengar cerita sebelum tidur dari bapaknya. Namun kelar cerita, gelisah yang katanya gerah, panas. Karena memang AC di kamar sudah tidak dingin.

Endingnya ngecat tembok. Mendekati 45 menit, tu bocah juga belum mau berhenti

Pembuatan daftar berkas demi meraih perubahan wajah perkantoran terus dimonitor oleh Pejabat pengawas urusan ketatausahaan Direktorat Jenderal Migas. Sebagai tindak lanjut pertemuan tanggal 17 Oktober 2019 dengan kesepakatan membuat 🏡 rumah berkas dengan judul sesuai daftar berkas telah dilaksanakan oleh unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas.

Langkah teknis setelah tersedia media simpan sesuai dengan judul daftar berkas adalah pemberkasan naskah kedinasan yang tercipta dan ditempatkan di media simpan yang telah di tentukan.

Contoh 1: nota dinas permintaan pengadaan barang yang diajukan oleh pelaksana kegiatan kepada pimpinan unit kerja disimpan pada media simpan tersebut. Kemudian dokumen tagihan pengadaan pun perlu diberkaskan pada media simpan tersebut. Tidak lupa juga pertanggungjawaban pengguna barang nya.

Contoh 2: nota dinas dan surat tugas pengajuan perjalanan dinas diberkaskan sesuai dengan media simpan yang sesuai dengan judul daftar berkas. Kemudian tagihan perjalanan dinas dan Laporan perjalanan dinas pun diberkaskan dan disimpan pada media sesuai dengan judul daftar berkas.

Contoh 3: nota dinas dan surat penyelenggaraan rapat di dalam maupun di luar kantor dalam pelaksanaan kegiatan anggaran. Arsip tagihan pembayaran hotel beserta laporan rapat, daftar hadir rapat, notulen rapat, undangan rapat, permintaan narasumber, pembayaran honor narasumber tidak luput untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas.

Pelaksanaana contoh tersebut pastinya akan menemukan kendala dalam pemberkasan karena tidak semua dipegang oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penata arsip. Realitas saat ini, arsip berada di masing masing PIC pelaksana kegiatan. Bahkan, karena penugasan yang didasarkan pemerataan pekerjaan, keberadaan arsip dengan kesamaan kegiatan akan berada di beberapa staf.

Dari hal hal diatas, memunculkan pertanyaan tugas baru untuk dilakukan. Beberapa respon orang, pastinya membuat ribet dan susah karena beberapa kondisi.
1. apakah petugas surat/pengadministrasi umum /penatalaksana arsip harus meminta arsip yang dipegang masing masing staf tersebut??

2. Apakah perlu menggandakan atau memfotokopi arsip yang dipegang oleh pelaksanaan kegiatan untuk diberkaskan pada media simpan sesuai dengan judul daftar berkas?

3. Apakah perlu meminta berkas pengadaan dan pembayaran dari bagian keuangan untuk diberkaskan?

4. Apakah perlu menggandakan dan memfotokopi berkas pengadaan dan pembayaran karena yang asli harus dikelola oleh Bagian keuangan dan para Pejabat Pembuat Komitmen/PPK

Pertanyaan diatas tentunya menyelimuti para petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip dalam melanjutkan kegiatan penyusun daftar berkas.

Melalui tulisan ini, penulis akan mengajak berfikir sejenak terkait tujuan pengarsipan yakni untuk menjaga keutuhan dan kelengkapan rekaman kegiatan dalam rangka menjamin ketersediaan arsip.

Jika mendasarkan tujuan pengarsipan diatas, maka hendaknya pertanyaan diatas harus dilaksanakan. Namun demikian, jika belum dapat meminta berkas dari para pelaksana kegiatan, belum bisa mengandalkan berkas pengadaan dari Pejabat Pembuat Komitmen /PPK dan berkas pembayaran dari Bagian Keuangan, maka yang dapat dilakukan adalah menulis dalam daftar isi berkas.

Sebagai analogi, daftar isi berkas itu sama halnya daftar isi buku. Buku yang tebal pasti memiliki daftar isi yang menunjukkan informasi keberadaan halaman.

Maka yang dilakukan oleh petugas surat/pengadministrasi umum/penatalaksana arsip, disiplin untuk mengisi daftar isi berkas yang dibuat dan diletakkan pada setiap media simpan sesuai judul daftar isi berkas.

Jangan lupa untuk menuliskan dan mengkonfirmasi keberadaan setiap arsip.
Contohnya:
1. Nota dinas permintaan pengadaan barang yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani tuliskan nomor nota dinas dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai di daftar isi berkas
2. Surat undangan rapat dan permintaan narasumber yang dikonsep oleh pelaksana kegiatan. Setelah ditandatangani, tuliskan nomor surat dan keberadaan arsip sesuai nama pegawai pengonsep di daftar isi berkas.
3. Laporan perjalanan dinas, harus diminta dari pegawai yang melaksanakan tugas.
4. Notulen rapat dan Laporan rapat kepada, harus diminta dari pengkonsep.

Catatan:
🌟 Kedepan, nanti akan dibuatkan edaran dan diingatkan kembali bahwa konsep surat harus dibuat dan ditandatangani lebih dari satu karena kepentingan untuk dikirim, dan untuk diberkaskan.

🌟 Untuk arsip yang menjadi domain tugas PPK dan Bagian Keuangan, sebaiknya secara aktif digandakan untuk diberkaskan dan ditempatkan pada media simpan sesuai judul daftar berkas.

Semoga bermanfaat

Menjadi buah pembicaraan dan mencuri perhatian pimpinan tinggi merupakan dambaan urusan kearsipan. Untuk itu pengorganisasian kearsipan yang berjenjang antara Unit Kearsipan dapat diinisiasi melalui Program kearsipan. Bahwa kesamaan program kearsipan akan terlihat masif tatkala terlaksana di keseluruhan unit kearsipan 2 di lingkungan KESDM.

Kiranya hal tersebut menjadi salah satu konsen Bagian Tata Usaha Biro KESDM, bapak Achmad Sudaryanto dalam slide presentasi yabg yang berjudul Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral

Dalam kurun waktu 10 tahun terakhir sejak diundangkan pada tahun 2009 dan pengaturan dan penetapan kebijakan Pemerintah, kebijakan Arsip Nasional sampai dengan pengaturan di Kementerian dan lembaga belum signifikan dalam mengubah wajah kearsipan.

Seolah kearsipan berjalan di tempat, bahkan kondisi kurangnya anggaran, kearsipan tidak ada di tataran prioritas pimpinan organisasi, kurang nya sumber daya manusia kearsipan terus mengungkung semangat komunitas kearsipan.

Pemahaman kita selama ini terkait “Organisasi tanpa arsip, ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, saksi bisu tak terpisahkan, handal dan abadi kesaksian keberhasilan” hanya menjadi kalimat manis tanpa ada perwujudan dalam konteks institusional.

Pun misalnya, pendapat para pakar dan realitas keadaan seperti indikasi kejahatan dokumen berupa pemalsuan, kebocoran informasi, menyimpan dokumen yang bukan hak nya, merahasiakan yang terbuka, pemusnahan tanpa prosedur masih berupa informasi tanpa ada tindak lanjut.

Begitu pentingnya kearsipan tersebut mungkin belum terasa saat peran kearsipan sebagai pengungkit penataan tata laksana di Reformasi Birokrasi memiliki bobot 1% saja.

Padahal, ketentuan pidana sebagai ancaman berdasarkan undang undang misalnya Sengaja menguasai arsip dengan kurungan 5 tahun penjara telah terbukti memakan korban.

Penyimpanan arsip memang bukan hanya berada di pemerintahan saja. Namun juga berada di Pihak ketiga sebagai penyedia barang dan jasa. Menjadi delik pidana tatkala pihak terkait yg tidak menyerahkan dokumen pelaksanaan kegiatan anggaran kepada negara.

Saat ini ramai juga dibicarakan bahwa mulai tahun 2021 pengawasan arsip akan menggandeng pihak penegak hukum. Diharapkan dapat melakukan penerapan sangsi pidana terkait penghilangan dokumen.

Alih alih, otak ini masih belum bisa memahami kondisi kearsipan. Disaat permasalahan pengelolaan dihadapkan dengan segala keterbatasan, insan kearsipan seolah dibuat spaneng dan penuh kekhawatiran dengan penegakan peraturan berbasis ancaman pidana.

Realitas di Sekjen KESDM, seperti yang disampaikan kabag TU dan Kearsipan KESDM, Potensi pertumbuhan komunikasi kedinasan semakin hari semakin meningkat seiring pengguna ANGGARAN.

Menjadi pertanyaanku, Apakah secara regulasi sudah mulai mengantisipasi dampak pertumbuhan arsip terkait karakteris bentuk kertas yang memakan biaya simpan dan pengelolaan????

Lagi lagi, kebijakan kearsipan di tataran Kementerian merupakan kebutuhan mendesak untuk segera di penuhi. Target tahun 2019 terkait revisi tata naskah dinas, dan JRA harus menunggu keterhubungan antar instansi.

Tidak mengherankan jika target tersebut dapat terselesaikan di tahun 2023. Penetapan empat instrumen kearsipan yang wajib yakni tata naskah dinas, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan Akses dan Klasifikasi melalui pimpinan Kementerian memerlukan dua sampai tiga tahun lagi.

Fokus pada sisi penyediaan sistem melalui penetapan kebijakan kearsipan ternyata melupakan sejenak urusan pengelolaan arsip. Inti pengelolaan yang sejatinya pelaksanaan penyusutan berkala, urung terlaksana. Fakta tersebut didukung dengan penampakan setara 200 ton arsip yang masih dalam kondisi tidak teratur di satu lokal Gedung Pusat Arsip.

Sisi yang lain, gelegar Penyiapan kebijakan kearsipan yang sepenggal sepenggal ternyata bukan hanya melupakan fokus pengelolaan arsip, namun juga indikasi gagal paham terkait sumber daya manusia kearsipan. Sumber Daya manusia kearsipan bukan hanya arsiparis, namun masih terjebak pemenuhan 159 formasi arsiparis.

Cita cita meraih predikat Unit Kearsipan terbaik nasional bukan melulu adanya sistem, terpenuhi kebutuhan arsiparis bahkan akreditasi kearsipan yang sempurna, namun adanya Harmonosasi program kearsipan nasional bersama Lembaga Kearsipan,ANRI.

Akhir tulisan, penulis hanya mengilustrasikan masih banyak pekerjaan rumah yg dapat dipikir bersama sama. Dilakukan secara berkelanjutan dan komprehensif bukan sepotong sepotong bak ibarat gagap informasi dan tuntunan kondisi kearsipan.

Penulis selaku arsiparis berusaha memaknai positif adanya Sinkronisasi program kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagaimana paparan pejabat terkait di forum para arsiparis. Semoga lekas tergambar wajah kearsipan KESDM yang cerah dan indah.

Sadar atau tidak, begitu berat pekerjaan rumah kearsipan, belum tentu saya pun sanggup menyelesaikan dalam waktu 5 tahun.

Semoga bermanfaat

Kehadiran arsiparis di suatu unit kerja diharapkan mensuport kinerja unit. Keberhasilan unit kerja berkat dukungan kinerja arsiparis. Bagaimana cara mengukur kalimat diatas? Gampang sekali loh, cara mengukur suporting /manfaat hasil pekerjaan arsiparis adalah dengan menyertakan tanda tangan atasan langsung pada bukti kerja. Dengan adanya tanda tangan 🧤 atasan langsung, bisa dikatakan kualitas pekerjaan telah mencapai seratus persen. Gampang kan😅😅😅😅

So, dekatin atasan langsung y…. Cari perhatian dan berikan perhatian kepada atasan langsung, serta layani segala permintaan atasan langsung 😅😅😭😭🤣 kalo beliau si atasan langsung, belum makan siang, beliin…. .. Kalo capek, pijitin deh, kalo belum mandi… Jgn coba coba mandiin ya😋😋😋🙄

Hal diatas merupakan satu dari banyak informasi yang kudengarkan dan kutuliskan kembali. Meski kutambahi dengan rangkaian kata untuk melucu, ngelawaak yang terkesan garing, namun poin kehadiran arsiparis sangat dinantikan oleh unit kerja melalui sikap melayani pimpinan setulus hati.

Bertempat di auditorium Prof J. A. KATILI Pusat Penelitian Dan Pengembangan Geologi Kelautan (P3GL) Cirebon Jawa Barat, terlaksana forum diskusi arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM.

Forum tersebut dibuka oleh Bapak Achmad Sudaryanto yang membacakan sambutan kepala Biro Umum KESDM. Tercatat 79 orang yang membubuhkan tanda tangan pada daftar hadir baik dari peserta dan panitia.

Siti Nurhayati selaku pembicara memaparkan banyak hal terkait sertifikasi/ uji kompetensi dan penilaian kinerja arsiparis. Ibu yang populer dengan panggilan INUNK tersebut berasal dari Direktorat Sertifikasi dan SDM Kearsipan ANRI. Sosok perempuan yang penulis ketahui sebagai pasangan 👫 hidup atau istri Pak Imam Mulyantono yang saat ini sebagai salah satu pimpinan tinggi pratama di Lembaga Kearsipan Nasional.

Berikut beberapa poin-poin isi pemaparan antara lain:
🌟 Sumber Daya manusia kearsipan antara lain arsiparis, fungsional umum bidang kearsipan dan kepala lembaga kearsipan, pejabat struktural pada urusan kearsipan

🌟 Seseorang yang memiliki kompetensi kearsipan yang diperoleh dari Pendidikan Formal jurusan kearsipan dan melalui pendidikan dan pelatihan, memiliki tugas dan fungsi urusan kearsipan.

🌟 Meski sudah di atur pada Undang Undang, pada praktik nya masih terdapat arsiparis yang tidak melaksanakan tugas pokok kearsipan.

Pak Kasianto dari Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Migas Cepu menyaut kalimat narasumber tentang prosentase tugas pokok harus lebih banyak dari pada tugas tambahan. “pada realitanya, sesuai kondisi lapangan, lebih banyak tugas tambahan dari pada tugas pokok” ujar Pak Kasianto selaku arsiparis muda bersama dua orang temennya

🌟 Fungsi tugas arsiparis sejak penciptaan, pemberkasan sampai memprediksi arsip yang potensial menjadi arsip statis. Pengawasan potensi arsip statis dapat dimulai dari penggunaan kertas.

🌟 Kewenangan arsiparis memandang potensi merusak informasi, memperhatikan kewenangan akses, dan menerima penugasan penelusuran.

🌟 Pengadaan arsiparis dapat dilaksanakan dari pengangkatan pertama, impasing, pindah jabatan, dan promosi. Contoh impasing yakni ASN berijazah D3 dengan golongan ruang 3D ,maka dapat impasing ke penyelia.

Selain itu, pengadaan arsiparis dapat melalui pengangkatan kembali dari keadaan arsiparis antara lain:
Diberhentikan sebagai PNS, menjalani cuti di luar tanggungan negara, tugas belajar lebih dari satu tahun, menjalani penugasan pada jabatan lain.

Dapat juga melalui Alih jenjang (dari jabatan terampil ke jenjang keahlian)

🌟 Kelaikan pada kenaikan jenjang jabatan melalui sertifikasi dimaksudkan untuk mengukur pemahaman rincian tugas jenjang di atas. Dengan demikian akan menyelaras pelaksana tugas arsiparis.

🌟 Kegiatan yang sudah di rencanakan sejak awal tahun merupakan tugas pokok. Pada kegiatan yang tidak direncanakan sejak awal, akan menjadi tugas tambahan.
Pak ceme menanyakan kembali terkait kategori tugas tambahan.

🌟 Apa yang akan dikerjakan mendasarkan pada rincian tugas tiap jenjang sesuai Perka ANRI nomor 4 tahun 2017 dan Bukti apa yang nanti akan dilaporkan saat penilaian mendasarkan pada SKHK

🌟 Format dan teknis bukti kinerja arsiparis diharapkan sesuai dengan SKHK untuk menggambarkan kualitas kinerja. Dengan kata lain, standarisasi format dan contoh bukti kerja dapat dirujuk pada SKHK.

Seorang arsiparis pastinya akansangat memperhatikan cara membuat bukti kerja seperti contoh yang terdapat di SKHK. Misalnya kegiatan pemindahan memiliki batasan berpindahnya fisik arsip. Bukti pemindahan dengan laporan pemindahan sesuai dengan format yg disebut di SKHK. Antara kegiatan dengan bukti haruslah nyambung.

🌟 Berjajar kegiatan tambahan sampai dengan 7 kali dibatasi nilai angka tiga.

Pada akhir tulisan ini, senantiasa melakukan pencatatan kegiatan sesuai dengan jenjang jabatan dan mengumpulkan bukti kerja sesuai dengan Standar Kualitas Hasil Kerja Arsiparis (SKHK)

Kamis, 31 Oktober 2019
Sosialisasi penilaian kinerja arsiparis yang diselenggarakan di Cirebon mengundang 90 orang arsiparis di Lingkungan Kementerian ESDM. Para ASN yang mengemban tugas dalam jabatan Arsiparis tersebar di seluruh satuan kerja KESDM tersebut antara lain:
🌟 25 orang di unit Sekretariat Jenderal,
🌟 1 orang di Inspektorat Jenderal
🌟 3 orang di Ditjen Migas,
🌟 2 orang di Ditjen Ketenagalistrikan,
🌟 4 orang di Ditjen Mineral dan Batubara
🌟 2 orang di Ditjen EBTKE
🌟 23 orang di Badan Geologi
🌟 18 orang di Badan Litbang
🌟 11 orang di Badan Pengembangan SDM

Persebaran arsiparis di unit substantif atau unit portofolio Energi dan Sumber Daya Mineral atawa unit Direktorat Jenderal tidak mencapai 20% dari keseluruhan arsiparis yakni sebanyak 11 orang saja.

Fakta tersebut menguak kembali ketidaksesuaian beban kearsipan, tatkala disandingkan antara tuntutan kehandalan ketersediaan informasi sumber daya alam sebagai hak keadilan sosial dengan sumber daya manusia kearsipan sebagai penjaga rekaman kegiatan.

Disaat informasi arsip substantif KESDM menjadi aset organisasi yang bernilai lebih menasional, harus dipaksakan hanya dengan 11 orang tenaga kearsipan. Apakah sebelas orang tersebut dianggap sebagai manusia super sehingga pantas dituntut untuk mengumpulkan serpihan serpihan warisan bangsa dalam bentuk rekaman kegiatan pengelolaan energi dan sumber daya mineral Indonesia????

Beban kerja dan harapan kearsipan yang kiranya sangat mustahil terselesaikan meski diberikan waktu 100 tahun lagi. Kembali lagi saat para profesional kearsipan sudah mulai dituntut dalam peningkatan kompetensi harus dihadapkan dengan kondisi tidak sebanding, bahkan sangat jomplang antara jumlah arsip sebagai obyek pekerjaan dengan total kapasitas kemampuan olah.

Miris kiranya, jikalau kearsipan harus diserahkan sepenuhnya kepada arsiparis. Pun dari jenjang keahlian dengan obyek pembangunan sistem kearsipan yang hanya diisi 3 orang, bisa jadi tak dapat mengangkat isu perbaikan ke arah yang lebih baik.

Sedangkan 8 orang arsiparis jenjang ketrampilan masih harus dihadapkan dengan kebutuhan penyelesaian kinerja organisasi non kearsipan. Tak jarang kita dapat temui jabatan arsiparis yang masih diberikan tugas pekerjaan non kearsipan bahkan selama tahun kerja penuh.

Akhirnya, tulisan ini hanya menyampaikan kegelisahan atas tingkat persebaran penempatan arsiparis di seluruh unit kerja di lingkungan Kementerian ESDM. Apa yang salah?, bagaimana membenahi keadaan tersebut? Mulai dari mana mengawali perbaikan kondisi tersebut?

Paling akhir adalah, “harus kah tuntutan pembangunan kearsipan demi ketersediaan bukti pertanggungjawaban nasional sektor energi dan sumber daya mineral Indonesia hanya dipasrahkan hanya kepada arsiparis saja????

Kamis, 30 Oktober 2019
Melalui inisiasi Bagian Hukum Ditjen Migas terselenggara sesi diskusi pengelolaan arsip kontrak kerjasama migas kasubag pengelolaan informasi Hukum, dalam pengantar diskusi menyampaikan latar belakang terkait surat Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas tentang penyerahan dan penyimpanan arsip kontrak kerjasama sektor migas.

Tujuan Forum ini diskusi tersebut untuk lebih mendalami terkait beberapa ketentuan yang mengatur arsip negara sebagai bagian bentuk pertanggungjawaban pengelolaan sumber daya alam yg dipercayakan kepada pemerintah.

Lebih dari itu, untuk mengkonfirmasi fungsi arsip kontrak kerjasama yang secara langsung menjadi bahan dan data dukung pelaksanaan fungsi pembinaan usaha Hulu Migas.

Atmosfir Sub Sektor Migas bisa dibilang mempunyai kondisi khusus dibanding sub sektor lainnya diantara sektor Energi dan Sumber Daya Mineral. Terjadi periodesasi pelaksanaan kontrak kerjasama migas yang sampai tahun 2001 ditangani Pertamina. Kemudian sampai saat ini ditangani pemerintah dengan pembentukan lembaga independen BP Migas lanjut berkembang dengan putusan mahkamah konstitusi menjadi SKK Migas.

Di sisi regulator dan pelaku usaha, tingkat eksklusif bisnis migas masih terasa untuk dapat menerima kehadiran keterbukaan informasi publik. Misalnya saja terjadi sengketa informasi antara PT Chevron dengan salah satu LSM pada pengadilan komisi informasi di tahun 2012.

Meski demikian, pada beberapa tahun terakhir ini, tuntutan perubahan birokrasi menempatkan pola pikir para Aparatur Sipil Negara terhadap konektivitas kelembagaan baik legislatif dan eksekutif.

Misalnya saja, pertanyaan pada forum tersebut dari kasubag pertimbangan hukum migas, bobit SH MH “apakah salinan kontrak kerjasama dikirimkan ke DPR?”,

Mendengar kalimat tersebut, penulis teringat latar belakang kemunculan istilah arsip terjaga dalam UU Kearsipan 2009. Inisiasi salah satu anggota DPR berhasil menghasilkan pasal untuk menangkap salinan Kontrak Kerjasama Migas secara kelembagaan pada Arsip Nasional Republik Indonesia.

Hal tersebut penulis tegaskan dengan merujuk pasal 51 Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009, bahwa arsip kontrak kerjasama sektor migas merupakan kategori arsip terjaga yang wajib diserahkan kepada Arsip Nasional sebagai lembaga kearsipan, baik berupa daftar dan copy naskah perjanjian /kontrak.

Forum yang diskusi tersebut memang belum menggali lebih dalam dan mengkonfirmasi terkait kewajiban menyerahkan arsip terjaga kepada lembaga kearsipan (ANRI).

Dinamika forum lebih menekankan pada tingkat urgensitas pemindahan arsip kontrak kerjasama migas dari Direktorat Hulu ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Penulis dalam kedudukan jabatan arsiparis menyampaikan beberapa pendapat antara lain:
1. Sesuai ketentuan kearsipan, unit kearsipan Ditjen Migas dalam hal ini dibawah manajemen Bagian umum senantiasa melaksanakan fungsi dukungan administrasi dalam wujud menerima pemindahan seluruh rekaman kegiatan/arsip pelaksanaan fungsi Ditjen Migas.

2. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang telah selesai proses administrasi dan selesai audit (status inaktif) dengan dilengkapi dengan berita acara pemindahan yang ditanda tangani kedua belah pihak dan disertakan daftar arsip.

3. Dalam hal arsip aktif, unit kearsipan berperan untuk melakukan pembinaan terhadap pengelolaan arsip dengan asistensi dan dukungan layanan terhadap kepentingan akses dan penyimpanan

4. Meski demikian, dalam hal arsip aktif, tanggung jawab pengaturan yang dan penyimpanan berada di unit kerja

5. Tatkala arsip kontrak kerjasama migas masih berada dalam status aktif maka perlu menyepakati Tanggung Jawab pengelolaan dalam bentuk program kegiatan yang dicantum pada RKAKL Direktorat Hulu atau Bagian Hukum dalam bentuk swakelola.

6. Praktik pengelolaan data arsip dengan program di RKAKL dilandasi dengan keterbatasan dan tingkat prioritas anggaran di Bagian Umum. Praktik tersebut telah terlaksana di Bagian Keuangan untuk pengelolaan dokumen keuangan dan Direktorat Infrastruktur untuk arsip pembangunan Jargas.

Pada akhirnya, tulisan ini berusaha mengilustrasikan dua hal yakni terkait kewajiban penyerahan arsip terjaga (arsip kontrak kerjasama migas) ke lembaga kearsipan ANRI, dan kewajiban pengelolaan arsip aktif yang masih menjadi tanggung jawab unit kerja dalam rangka mendukung pelaksanaan fungsi kemigasan dan menjaga Atmosfir bisnis migas.

Program kegiatan pengelolaan data kerjasama migas yang tercantum pada RKAKL akan menjawab tingkat urgensitas pemindahan arsip dari Direktorat Hulu Migas ke Sekretariat Ditjen Migas Cq. Bagian Hukum.

Jaminan ketersediaan arsip kontrak kerjasama dapat terengkuh secara maksimal karena ketersediaan anggaran. Akhirnya pengarsipan bukan hanya urusan pada pemindahan penyimpanan fisik kertas naskah kontrak kerjasama, namun dapat dikembangkan dengan pendekatan digitasi manajemen data arsip demi kecepatan akses data dalam kerangka pencapaian kinerja pembinaan usaha Hulu migas.

Semoga bermanfaat

Satu cara untuk tetap menjaga semangat kegiatan kearsipan adalah mengilustrasikan proses kearsipan.

Salah satu ilustrasi tersebut adalah stock opname atau ganti simpan pada tautan 👇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/28/stock-opname-arsip/

Satu protret kearsipan di bulan Agustus 2019 tersebut dimaknai untuk menjamin ketersediaan ruang simpan.

Tak dipungkiri, bentuk arsip kertas senantiasa menyedot kebutuhan berupa space lemari dan ruangan untuk merawat arsip. Perawatan arsip kertas terkait erat dengan penyimpan yang sesuai dengan standar kaidah kearsipan dengan harapan memudahkan dalam penelusuran arsip.

Pun dalam minggu ini, tim arsip Ditjen Migas bergerak melakukan stock opname atau ganti simpan koleksi arsip.

Direncanakan kurang lebih 600 boks dalam lima hari kedepan dapat terlaksana agar ruang pengolahan yang berada di Gedung Ibnu Sutowo lantai 4 tetap berada pada tingkat kepadatan boks yang normal.

Sampai dengan bulan Oktober 2019, kepadatan arsip telah melewati besaran kapasitas penyimpanan. Lebih dari 3.000 boks arsip sebagai hasil pengolahan perlu dipindahkan untuk mengurangi tingkat kepadatan arsip di ruang pengolahan.

Beberapa kelompok arsip yang direncanakan pindah ke ruang simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung perkantoran antara lain
1. Arsip pembayaran pengadaan barang dan jasa di bawah 200 juta
2. Arsip niaga migas
3. Arsip persuratan
4. Arsip pengolahan migas
5. Arsip pengangkutan migas
6. Arsip laporan pekerjaan DIPA

Proses ganti simpan akan memanggil kembali arsip yang pada kurun waktu sebelum berada di Ruang Simpan Offstorage atau ruang simpan luar gedung. Kelompok arsip yang ditarik ke ruang pengolahan adalah dokumen pengadaan yang telah melewati retensi /masa simpan 9 – 10 tahun.

Penentuan metode untuk melakukan pengurangan arsip adalah mempertegas kembali definisi dokumen pengadaan yang semula terdiri dari dokumen panitia lelang dan persyaratan administrasi pengadaan menjadi dokumen inti pengadaan saja.

Rekaman kegiatan pengadaan mengendap secara menyeluruh pada berkas dokumen panitia. Sedangkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan (seperti dokumen teknis, dokumen beaya yang diusulkan calon penyedia jasa) akan dipisahkan untuk disingkirkan.

Pemisahan dan menyingkirkan dokumen kelengkapan persyaratan pengadaan tersebut menjadi langkah untuk mengurangi beban penyimpanan arsip kertas.

Dokumen pengadaan Ditjen migas identik dengan pengadaan melalui pelelangan Umum. Usia arsip yang tertua adalah 13 tahun(2006). Sedangkan rencana pengurangan arsip akan menyasar pada arsip dengan kurun waktu sampai tahun 2012.

Pada akhirnya, proses stock opname atau ganti simpan di ruanh simpan Offstorage akan memperbaharui daftar arsip kelompok dokumen lelang. Selain itu sebagai optimasi pemanfaatan ruang simpan.

Semoga bermanfaat

Senin, 28 Oktober 2019
Di Hotel JS Luwansa Jakarta Selatan, terselenggara Forum Grup Discussion yang berjudul Revitalisasi Pengelolaan Museum Minyak dan Gas Bumi dengan pemateri dari Direktorat Penelitian dan Pengembangan Budaya, Badan Pengelola Taman Mini Indonesia Indah ( BP TMII) dan Direktorat pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.

Acara yang digelar oleh Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi sebagai bagian dari Manajamenen Perubahan pada Sekretariat Direktorat Jenderal Migas.

Dari pemateri pada acara tersebut, Sigit Gunarjo menyampaikan bahwa tiga museum yang bermula dari Kementerian ESDM mengalami perkembangan pada kelembagaan yang diserahkan kepada Pemerintah daerah yakni Museum Kars, Museum Gunung Merapi, dan Museum Tsunami Aceh. Sedangkan Museum Geologi dan Museum Geopark Batur telah berkembang menjadi Unit Pelaksana Teknis di bawah Koprdinasi Badan Geologi Kementerian ESDM.

Bagaimanakah nasib kelembagaan Museum Migas???? . Pada tautan berikut, 👇 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/10/03/museum-migas/
penulis mengilustrasikan kondisi sampai dengan Tahun 2019 yang masih mencari bentuk kelembagaan yang tepat.

Pun sebagai pihak yg berkecimpung dalam pengembang TMII, Sigit Gunarjo menekankan harapannya segera melaksanakan revitalisasi museum migas sedari kelembagaan dengan penekanan sinergi dari Kementerian, asosiasi kemigasan dan komunitas museum.

Pemateri kedua dari Kemendikbud mengawali definisi museum dari konggres organisasi internasional museum di 1974, 2004 dan 2007 yang memberikan penekanan kelembagaan yang bersifat tetap, tidak mencari keuntungan dan melayani masyarakat dalam kepentingan pendidikan dan kesenangan serta menjaga warisan budaya.

Pun pada konsensus nasional yang tercermin pada perundangan yakni UU tentang Cagar Budaya dan Peraturan Pemerintah tahun 2015 tentang Museum, kelembagaan yang bersifat tetap tersebut pada setiap tiga tahunnya diwajibkan mendapatkan nomor pendaftaran Museum.

Dalam pengukuran standar museum, maka Menteri atau Direktorat yang melaksanakan fungsi museum akan menerbitkan jenis tipe sesuai dengan kehandalan bangunan dan ruang SDM, koleksi, program publik dan pendanaan.

Diakhir tulisan ini, ilustrasi diatas menjadi titik awal bagi Indonesia untuk dapat mempertahankan museum Migas sebagai bagian dari cara menjaga warisan budaya.

Tatkala sebelas tahun (2003 – 2014) , pendanaan tetap yang berasal dari APBN dapat merengkuh penjagaan warisan budaya Indonesia sektor migas, kini saatnya revitalisasi museum migas dapat mengembalikan fasilitas publik demi pentingnya pendidikan bagi anak cucu bangsa.

Semoga bermanfaat