Sepedaan Roda Vit Oktober

Semakin kesini, anggota gowes level RT?mangkin menghilang. Baju seragam hijau simbol keakraban dan kesetiakawanan, redup seiring berjalannya waktu. Kesibukan dan tingkat prioritas di waktu libur serta gap kemampuan bersepeda menjadi penghalang kebersamaan yang pernah ditorehkan perkumpulan pesepeda Villa Tanah Baru. Alamiah dan terseleksi satu demi satu. Begitulah kenyataan kehidupan di zaman akhir. 

Untaian kata kata di atas mengantarkanku untuk terus mencatatkan diri dalam bersepeda. Setidaknya menjadi ungkapan terimakasihku kepada Roda Vit. Provokasi yang berhasil kulalap dengan torehan ribuan kilometer dalam bersepeda. 

Minggu, 24 Oktober 2021. Sepedaan yang kuberi judul “Roda Vit Oktober”, menempuh jarak 26 KM. Foto kenangan diatas Jalan Tol Jagorawi- Cinere, tepat akses pejalan kaki ke kampus Universitas Indonesia. Sebelumnya, pemandangan rumah indekost civitas akademika yang terlihat lengang di pagi hari. 

Tak mengherankan jika wilayah kelurahan kukusan  tumbuh subur bisnis indekost. Lokasi yang berbatasan langsung dengan kawasan Kampus Universitas Indonesia Depok, meneriakan peluang pundi pundi pendapatan. Setidaknya dari asumsiku tatkala sepedaan melewati gang gang kecil sebelum bertemu Jalan Raya Margonda. 

Lepas Jalan Juanda, wilayah yang menarik naluri bersepeda ialah Kelapa Dua Depok. Roda sepeda melintas kembali di atas jalan tol melalui jembatan 🌉 ke arah Penjara Tahanan Militer milik Angkatan Darat. Tak jauh dari situ bertemulah dengan persimpangan, aku ambil arah pasar minggu. 

Nyatanya Sepedaan, membuka wawasan gang gang penghubung antar kelurahan, antar kecamatan, bahkan antar kabupaten. Arah cipedak jakarta Selatan, menuntun laju sepeda melewati komplek Zeni AD. Setelah melintas jalan kembar (kahfi 1 dan kahfi 2), aku pun berhenti turun minum di alfamart daerah gandul krukut. 

Tersisa 3 kilometer dari situ, akhirnya kembali ngopi di pantry mushola Villa Tanah Baru. Akhirnya, sepedaan kali ini meninggalkan nalarku atas tanya “sejauh mana manusia memiliki pertahanan pada komunitas kecil”. Akankah roda Vit tinggal kenangan? 

Records in Context

Pemberkasan arsip, merekam riwayat disposisi dan riwayat surat. Riwayat merupakan semacam history. Terdapat dua macam riwayat yakni disposisi dan surat. Tampilan riwayat disposisi, menampilkan history (tanggal dan jam) sesuai jenjang pengguna.

Disposisi Menteri terekam sejak dimulai aktivitas persuratan tim TU Menteri. Formulir penyelesaian surat yang telah diberikan tulisan tangan oleh Menteri, diunggah kembali oleh Tim TU Menteri Berawal dari tujuan kecepatan penyampaian disposisi Menteri, kini menjadi hal yang lumrah dalam menyambut transformasi digital. 

“Bapak/Ibu mohon kehadirannya pada rapat zoom meeting tanggal 23 Oktober 2021 jam 11  untuk mempercepat tindak  lanjut surat dispo menteri” Tulis Pengawas tata usaha kepada pada sekretaris pimpinan. Selama dua jam, pengisian format tabel monitoring disposisi Menteri mendasarkan history pada aplikasi persuratan. 

Tabel yang terdiri kolom unsur instriksi pokok surat masuk yang ditujukan ke Menteri, menjadi primary key. Setidaknya untuk kata kunci penelusuran arsip surat disposisi Menteri. Ini bukan penelusuran fisik arsip, namun mencari data history surat. 

Argo yang ditetapkan sejak dimulainya disposisi pimpinan kementerian, yang di digitalisasi oleh tim TU Menteri. Setelah itu rekap pada waktu pimpinan tinggi madya mendisposisi kepada pimpinan tinggi pratama. Dan seterusnya sampai pada level staf. 

Akhirnya, pemberkasan arsip bukan semata menyatukan fisik dalam satuan terkecil. Namun lebih diawali dari data history perjalanan surat. Setelah stag menerima arahan dan disposisi surat, maka akan menindaklanjuti dengan konsep surat. Lagi lagi rekaman upload net konsep surat tertera pada aplikasi persuratan. Kembali naik sampai dengan level pimpinan tinggi madya. 

Dari sinilah gambaran record in context. Transaksi antar anggota agency menghasilkan data history. Agency yang di wakilkan satuan unit kerja level eselon dua yang dipimpin oleh JPT Pratama. Pun dalam konteks unit organisasi yang menaungi unit eselon dua. 

Sebelum Tidur, sampah

Sampah plastik dan kertas di container, menarik diri untuk perapian. Bukan di bakar, melainkan dirapikan sebagai bentuk partisipasi warga atas keberadaan Bank Sampah. Bungkus makanan kering sampai plastik bekas belanja online. Bungkus cemilan sang bocah dalam kubangan industri jajanan. Gelas dan botol air mineral kemasan. Kemasan susu uht dan minuman ringan. 

Entah, hati ini bahagia dengan merapikan sampah. “Tak mau menambah beban kehidupan dengan beberapa jenis sampah yang kuhasilkan” Pikirku kalau memilah sampah. 

Jenis duplek seperti kotak makan siang, makanan siap saji, hantaran, karton susu sampai pembungkusan mainan anak. Jenis kardus dari supermarket sampai air mineral. 

Lanjut ke organik, sisa makanan dari cucian piring pun kutimbun pada sepetak tanah fasos perumahan. Pun daun daun pohon sekitar rumah yang kuambil dengan tangan. 

Begitulah rutinitas sebelum tidur, selain nongkrong di pantry mushola diantara magrib dan isya. Kesederhanaan hidup sembari menunggu datangnya ajal menjemput. 

Jurnal Disposisi

Fitur aplikasi naskah dinas elektronik KESDM, Jurnal Disposisi menjadi log book  riwayat perjalanan surat dari pimpinan kepada bawahan. Secara fungsi,”Jurnal Disposisi” menginformasikan riwayat perjalanan naskah dinas. Jenjang organisasi dari atas kebawah telah menciptakan perjalanan disposisi surat.

“Dari atas ke bawah, sudah terekam, bagaimana alur naik nya? ” Chalange Pak Dirjen Migas di Jumat, 23 Oktober 2021. Sebagai pimpinan tertinggi di unit organisasiku, briefing yang diberikan kepada para sekretaris cukup bersejarah. Memoriku dalam sepuluh terakhir, di hari ini menyaksikan kembali arahan Dirjen ke petugas teknis administrasi persuratan.

History perjalanan dokumen kerja dari meja ke meja telah mampu terdeteksi dalam satuan tanggal dan jam. Pun catatan disposisi kepada alamat aksi. Apa itu alamat aksi? 

Istilah alamat aksi menunjukkan akun/pengguna aplikasi persuratan elektronik. Alamat aksi terwakili kode jabatan secara berurut terdiri MEM, DJM, DMB, DMBP, DMBPH, dan nama staf. 

Urutan tunggal seperti tersebut diatas, tak terlalu menyulitkan dalam monitoring jurnal disposisi menteri. Berbeda jika urutannya tersusun sejak MEM, DJM, SJN, DMB, DME. Dua kode pimpinan tinggi madya dan dua pimpinan tinggi pratama sebagai akun aplikasi persuratan yang merekam aliran naskah dinas. Rekapitulasi data surat pun bertambah komplek. 

“Begitu panjang, menyulitkan dalam tracing history atau riwayat surat” tutur beliau. Filter riwayat mendasarkan akun/pengguna belum dilaksanakan programer aplikasi nadin. 

Fitur Jurnal Disposisi hanya melekat pada akun sekretaris dan pejabat serta staf terkait. Fitur ini akan terisi data surat tatkala pengguna menyesaikan data surat. Dokumentasi riwayat pada fitur tersebut menjadi bahan contekan penyusunan data rekap disposisi menteri. 

“Aku belum bisa bayangin, gambaran tindaklanjut disposisi menteri” Ujar Ganjar. Penugasan langsung kepadany selaku staf sekretariat pimpinan tinggi madya, menggugah nalar persuratan.

Sampai disini, masih banyak isian nomor referensi surat masuk dan keluar pada jendela input surat keluar belum terisi.Primary key berupa nomor reference menjadi jembatan penghubung antara perjalanan turun dan naik. Surat yang turun akan kembali naik untuk mendapatkan pengabsyahan dari pimpinan. 

Riwayat disposisi surat dari Menteri dituangkan ke dalam format “selendang surat” Meski terbatas pada dua lembar pertama, namun cukup informatif. Apa itu selendang surat? Yakni formulir penyelesaian surat masuk yang disepakati sebagai sarana persuratan di KESDM. Data pada riwayat surat yang belum terfilter sesuai manajemen akun, mengaburkan fungsi selendang surat (form penyelesaian surat masuk). 

Setelah dipelototi, nyatanya terdapat perpaduan selendang surat masuk dan keluar. Surat masuk diibaratkan turun, dan surat keluar sebagai tindak lanjut naik. Akhirnya, tulisan ini menjadi pendalamanku agar nantinya terjadi diskusi perbaikan aplikasi. 

16 X, Sepedaan Ngantor 

Sejak Agustus, aku menginstal aplikasi strava. Meski versi gratisan, cukup bermanfaat untuk dokumentasi. Rekaman tanggal 18, 19, 24, 30, dan 31. Sedangkan lainnya, tanpa strava telusur 10 Agustus yang menggenapi enam kali Pergi-Pulang kantor. 

Masuk di bulan kesembilan, hanya dua kesempatan sepedaan ngantor yakni di hari ke-7 dan 20 saja. Kemudian di Oktober, sementara masih dua kali yakni di 11 dan 19. 

Plesbek Juni 2021, mengawali naik sepeda ke kantor pada tanggal 2 ,17, dan 24. Tiga kali menembus pekatnya polusi kendaraan. Pun Juli 2021 sebanyak tiga kali di tanggal 6,13, dan 28.

Akhirnya, tulisan ini akan membantu memoriku dalam mengingat akan sepedaan ngantor. Bersiap menyambut ratusan hari kedepan. Kayuhan pedal mengiringi perjalananku ke gedung Ibnu Sutowo, Jakarta Selatan. 

Sepedaan Citayam

Segmen Citayam ke GDC (Grand Depok City) pada Minggu 17 Oktober 2021 berjarak 4,43 KM mencapai 24,7 KM/jam. Jalan hotmic cenderung lurus dan lebar memungkinkan sprint. Segmen isyarat performa sepedaan tak sampai 1,5 jam dengan total 23 Km, pada pedal Tern Link D8. 

Sepedaanku minggu ini tetap menggunakan Kaos Roda Vit meski sendirian. Sejak Palakali, mampang, pitara, sampai pertigaan pasar Citayam,mataku menjadi saksi kepadatan daerah penyangga ibukota. 

Aroma menusuk khas pasar tradisional segera mengantarkanku mendengar bunyi palang pintu kereta api dekat stasiun KRL Citayam. Tak tau sampai kapan sepedaan terus kujalani. Sepedaan menembua jalan dan angan yang tak terbatas. 

Dunia dalam Digital

Tranformasi Digital bukan sekedar aplikasi. Tujuan akhirnya adalah peningkatan layanan publik yang mengarah perbaikan berkelanjutan. Selain itu melebur personalitas Aparatur Sipil Negara / ASN ke identitas organisasi negara (kementerian dan lembaga serta pemerintah daerah). 

E government yang mulai teraba di tahun 2003, terdewasakan seiring berjalan nya roda pemerintahan. Aplikasi menjadi sarana yang perlu pendalaman, setidaknya bermula dari standar data dan alur proses bisnis yang dapat diterima berbagai pihak. 

Dari seorang pakar kriptografi yang sering menemani dengan obrolan pantry mushola, kudapati informasi bahwa layanan sertifikat elektronik sejak tahun 2005. Tentu menjadi urusan atau core bisnis nya lembaga sandi negara atau disingkat dengan Lemsaneg. 

Kemudian, saat tenar dengan digitalisasi di berbagai bidang dari beranjaknya Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, aku pun mulai memaknai keberadaan aplikasi. Proyek menejemen perubahan yang berujung pada pembuatan aplikasi, perlu dikayakan dengan pendekatan ekosistem.

Infrastruktur Teknologi Informasi memang vital, seperti keberadaan Hardware dan Software. Namun prasyarat untuk dapat user friendly, diperlukan kondisi seperti proses bisnis yang clear serta terpetakan dari level 0 sampai level 3.

Akhirnya, hal hal diatas menjadi catatan kecil ku, dalam kedudukan diri dalam konteks sistem pemerintahan berbasis elektronik. Lebih dalam lagi, mencari presisi pola pikir digital. 

Jejamuran

Sing Tekun, mesti Tekan. Wisata Kuliner di Sleman, tak ada matinya. Masakan jamur ala mbah ratidjo harjo mirip dengan rasa sate, pepes, batok, tongseng, semur, rendang, karedok, tom yum, sop, for yung Hai dan martabak dan lain lain. Dari sudut Kabupaten Sleman Yogyakarta, insting kuliner terhenti di Resto Jejamuran pada Kamis 7 Oktober 2021.

Populernya Jejamuran telah mengantarkan foto presiden dan wakil presiden RI pada dinding sebelum pintu keluar. Sejak Presiden SBY, Jokowi, Wapres JK dan Boediono dan juga gubernur DIY mengharumkan nama Bapak Ratidjo Hardjo. 

ABK Arsiparis (12, 8, 4)

“Mas Nurul.. Mohon bantuannya dong.. Punya contoh ABK yang penyelia ngga?, Mas aku minta contoh nya ya.” Pena Pengawas ketatausahaan satu diantara direktorat jenderal di Kementerian ESDM pada 24/9 12.02 WIB. 

Pena tersebut telah kubalas dengan mengirimkan file excel berisi analisa beban kerja arsiparis yang pernah aku susun di tahun 2019. Formulir mengacu pada peraturan menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. 

Secara perhitungan beban kerja kearsipan tidur jenjang keahlian sebanyak tiga orang dengan rincian angka dua untuk arsiparis pertama. Pembulatan menjadi satu, untuk arsiparis muda. Namun demikian, hasil perhitungan ABK sesuai format tidak lah menjadi acuan mutlak bagi ortala. 

Hasil angka empat untuk jenjang penyelia pun hanya diakomodir dua saja (curigaku pada arsiparis eksisting). Sedangkan di jenjang pelaksana lanjutan atau mahir, menghasilkan angka dua. Dan arsiparis pelaksana mendapatkan angka tiga. Sehingga total kebutuhan arsiparis jenjang ketrampilan adalah sembilan. 

Hasil analisa beban kerja sesuai format menghasilkan 12 orang. Hasil negosiasi dengan unit kepegawaian, meloloskan delapan formasi saja. Dan akhirnya, peta jabatan hanya menyediakan empat formasi yang terdiri dari jenjang muda satu orang, pertama satu orang, dan penyelia dua orang. 

Prolog penguatan tenaga sekretariat

Menyikapi perubahan organisasi, diperlukan usaha mempertahankan layanan internal perkantoran dapat memperkuat peran tugas unit kearsipan dalam dukungan manajemen Ditjen Migas. 

Apa perubahan itu? Informasi terkait kedudukan tenaga dukungan sekretariat pada ruang kerja eselon satu dan dua dan pelaksanaan tugas tiap koordinator pada seluruh unit kerja di lingkungan Ditjen Migas yang akan dipindahkan ke tenaga PPPK. 

Selain itu kebutuhan dukungan tenaga sekretariat untuk urusan penyediaan data dukung pelaksanaan manajemen birokrasi memerlukan kesamaan pemahaman sehingga menuju kesempurnaan praktik layanan perkantoran. 

Terdapat 68-70 orang pegawai administrasi yang tersebar dengan beberapa status pegawai yang terbagi menjadi PNS, tenaga SK KPA yang mendukung pelaksanaan layanan pimpinan (sekretaris), dan tenaga administrasi pada koordinator di setiap unit kerja. 

Bagaimana kah program penguatan yang telah dilakukan selama ini? 

  1. Untuk pembiayaan tenaga sekretariat diambilkan dari slot tenaga Pramu Bhakti (SK KPA) secara swakelola dilakukan oleh Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan. 
  2. Terdapat beberapa tenaga sekretariat yang diadakan dan dibiayai mandiri oleh koordinator (dulunya subdit) untuk mensuport dukungan kesekretariatan.