Nurul Muhamad

Tantangan unit kearsipan adalah menghidupkan kembali peran unit kerja sebagai bagian dari sistem pengelolaan arsip dinamis. Arsip Dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.

Arsip aktif disimpan dan didokumentasikan di unit kerja melalui daftar berkas. Tatkala telah selesai masa simpan aktif, bersama dengan fisik arsip, daftar berkas tersebut diserah terima kan dengan bukti berita acara yang ditandatangani pimpinan unit kerja.

Hal tersebut dalam Peraturan ANRI yang diterbitkan pada delapan tahun lalu telah memberikan panduan bagi Sumber Daya Manusia Kearsipan untuk mengolah arsip. Peraturan Kepala ANRI tentang Tata Cara Penyediaan Arsip sebagai Informasi Publik, bab ketentuan umum disebutkan bahwa mengolah arsip inaktif adalah membuat daftar arsip, menyimpan, dan mendokumentasikannya sedangkan arsip aktif ditekankan untuk kegiatan pemberkasan dan pembuatan daftar berkas.

Bagi penulis, peraturan tersebut menjadi menarik karena sesuai dengan tuntutan instansi publik. Mengolah arsip dilakukan dengan memberkaskan, menata, dan menyusun daftar secara tematik.

Beban pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan pada saat arsip berada di unit kerja adalah membuat daftar arsip. Namun demikian, tatkala perpindahan arsip dari unit kerja ke ruang arsip inaktif tidak disertakan daftar arsip, maka yang terjadi adalah beban kerja yang tidak sesuai dengan panduan di atas.

Untuk itu, direncanakan pertemuan para pengadministrasi pada hari Kamis, 12 September 2019, di ruang Strategis lantai 16, Gedung Migas yang akan melakukan workshop pembuatan daftar berkas.

Tatkala aktivitas pembuatan daftar berkas aktif tidak pernah dilaksanakan, maka akan sangat membebani petugas pada ruang arsip inaktif. Selain perpindahan arsip tidak dapat meninggalkan bukti administrasi, dampak lainnya adalah kelengkapan berkas yang seharusnya diperiksa menjadi terlewatkan.

Beberapa kasus penelusuran arsip harus kandas dan tidak menemukan fisik arsip. Penelusuran peta koordinat salah satu wilayah kerja pada delapan belas tahun yang lalu, tidak teridentifikasi bahkan dari daftar arsip.

Permintaan arsip oleh penegak hukum menjadi momok bagi pejabat yang masih aktif tatkala hanya sebagai penerus pejabat lama. Arsip yang tidak diperkirakan sebelumnya menjadi lokus para penegak hukum terus berkembang seiring perubahan kondisi birokrasi.

Yang terbaru adalah penelusuran pegawai pada kelompok kerja pengadaan, berita acara salah satu pengadaan infrastruktur, belum dapat teridentifikasi. Atau juga salah satu pejabat pengawas yang mencari Keputusan Direktur Jenderal tahun 1999.

Meski kita dihadapkan dengan kondisi arsip yang bervariasi. Kondisi tidak teratur dan harapan dapat lebih teratur sebelum datang masa inaktif. Penulis yang setiap harinya berhadapan dengan berkas inaktif masih harus berjibaku untuk membuat daftar arsip.

Puluhan berkas inaktif yang kupilah setiap harinya. Ratusan item arsip yang memaksa diri membacanya. Begitulah kira kira gambaran aktivitas pekerjaan kearsipan setiap harinya. Kerja mengolah salah satu media yang merekam informasi pastilah identik dengan aktivitas membaca.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/17/inovasi-ketatalaksanaan/

Kalo mau disurvey, berapa orang arsiparis yang secara full mengolah arsip????. Tentunya tidak semua arsiparis full mengolah arsip. Untuk menyederhanakan persamaan definisi “mengolah arsip”, tulisan ini akan mengajak pembaca bersepakat pada salah satu pekerjaan kearsipan .

10 September 2019
Lebaran anak Yatim, biasa diselenggarakan pada bulan Muharram. Bulan pertama dalam kalender Qamariyah dapat kita jumpai tradisi di betawi yang menjunjung nilai kebaikan universal.

Menjiplak tulisan pada kolom Republik https://www.google.com/amp/s/m.republika.co.id/amp/px7sfo320, Ketua Komisi Dakwah dan Pengembangan Masyarakat Majelis Ulama Indonesia (MUI), KH Cholil Nafis menyampaikan Rasulullah sangat menyayangi anak yatim. Maka momentum Muharram untuk menyantuni anak yatim mengasah akhlak umat Muslim agar senantiasa memberi kasih sayang kepada anak yatim.

Pun di daerah saya bermukim, Teriring ucapan terima kasih atas pertisipasi warga di Perumahan Villa Tanah Baru. Pengumpulan amplop untuk dana Yatim & Piatu di lingkungan RW 11 pada Kelurahan Tanah Baru Kecamatan Beji Kota Depok terkumpul sejumlah 62.654.000, –

Dari laporan panitia Santunan Lebaran Anak Yatim Rw 11, kontribusi dari Warga RT 10 pada Perumahan Villa Tanah Baru, terkumpul Rp. 5.235.000

Kegiatan tersebut dilaksanakan rutin tiap tahun, dimana pada tahun 2018, bentuk partisipasi dari RT 10 dialokasikan langsung dari dana operasional komplek yang bersumber dari iuran bulanan tiap kavling.

Untuk tahun 2019, mekanisme pengumpulan dana Yatim & Piatu pada RT 10 VTB secara langsung dor to dor. Melalui pengumuman pada WAG Warga VTB RT 10 👇👇 👇

Sehubungan dengan adanya surat dari Bapak RW 11, terkait permohonan sumbangan dana santunan anak yatim di lingkungan RW 11, melalui security telah dibagikan ke rumah masing masing pagi ini,
Terkait dengan hal tersebut mohon perkenan dapat melakukan pengumpulan amplop melalui security paling lambat di hari jumat,
Terima kasih
Salam RT 10

Selaku petugas RT, kami pun telah mendaftar salah satu warga yang juga Yatim melalui ketua RW 11
[10/9 06.06] : PakRW, di VTB ada satu anak yatim, Bisa diusulkan dapat pak???
[10/9 06.15] naam RW: Pk Rt bisa, syaratnya, surat kematian, ft copi kk, Hari ini sy ajuin pk
[10/9 06.24] naam RW: Nanti sy usulin, Pokok semua warga yg sdh tinggal di rw 11 baik domisilih mau permanen dpt cuma perbedaan pembagiannya, Sy tunggu.

Semoga bermanfaat

Senin, 9 September 2019.

Pagi ini, pengantar praktik kerja kepada mahasiswa magang di ruang arsip Ditjen Migas. Di hadapan Verrel, Azizah, Ela dan Litania dari Universitas Bina Sarana Informatika, program studi D3 Akutansi, aku berpesan agar membiasakan diri untuk mencari informasi sebagai referensi dalam praktik kerja lapangan.

Mengilhami sebagai mentor magang, kusampaikan sudut pandang terkait berjalannya roda organisasi yang publik mendasarkan peraturan yang perundangan yang berlaku.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/25/mahasiswi-di-ruang-arsip/

Praktik kerja yang dilakukan mahasiswa kali ini adalah melakukan penataan arsip keuangan. Arsip keuangan yang mereka olah adalah arsip pembayaran.

Undang undang tentang APBN no 18 tahun 2016 sampai dengan Peraturan Direktur Jenderal yang perbendaharaan perlu dibaca untuk memperbanyak pengetahuan.

Informasi yang saya terekam di arsip dapat dipergunakan seperti siapakah pejabat penandatanganan Surat Perintah Membayar???

Apa saja kewajiban pejabat yang menandatangani berkas pembayaran?. Selain itu terdapat tanda tangan Pejabat Pembuat Komitmen sebagai syarat muncul nya kewajiban bayar.

Penulis berpendapat bahwa, praktik kerja penataan arsip keuangan bukan hanya semata membuat susunan arsip terlihat rapi, logis dan sistematis, namun juga mempertahankan penyimpanan pertanggungjawaban keuangan para pejabat yang menandatangani berkas terkait.

Mentor juga memberikan arahan agar lebih teliti terhadap kelengkapan berkas pembayaran. Dari kelengkapan item per item atau per arsip dapat memberikan pengetahuan terkait mekanisme keuangan.

Misalnya, arsip kuitansi bermaterai yang harus ditandatangani atau setuju bayar oleh pejabat pembuat komitmen.

Berikut laporan para mahasiswa magang minggu pertama

[8/9 10.57] Azijah Bsi: Dalam memenuhi syarat perkuliahan yaitu magang , saya pun memilih untuk magang di bagian Arsip dan menurut saya Arsip adalah suatu catatan atau surat kegiatan yang di buat oleh suatu lembaga/organisasi/pemerintah.
Arsip merupakan catatan atau surat yang memang perlu di jaga dan di simpan sebaik mungkin karna terdapat hal hal penting di dalam nya.
Dengan zaman yang modern dan canggih mungkin dahulu arsip hanya di catat/di tulis dengan kertas seperti berkas tapi di era modern ini arsip bisa juga menggunakan rekaman audio , video dan digital lainnya . Dan saya mendapatkan ilmu tentang arsip yaitu beberapa berkas tentang arsip yang saya kerjakan berupa lelang dan non lelang. Yang pertama saya kerjakan adalah Arsip non lelang karna lelang saya belum kerjakan hanya di jelaskan , non lelang pun di dalamnya terdapat dua jenis yaitu Perjalanan dinas Dalam Negeri & perjalanan dinas Luar Negeri belum sampai sini , masi di terbagi lagi agar mempermudah dengan menggunakan unit kerja eselon 3.

[8/9 10.41] Ella Bsi: Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga,organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Dokumen yang saya kerjakan adalah dokumen non lelang, memisahkan sesuai unit kerja ditahun 2016. Terdapat perihalnya yaitu perjalanan dinas dalam negeri,perjalanan dinas luar negeri,pembayaran honorarium,ganti uang,pembayaran paket meeting,rapat,belanja barang,konsumsi, dll.
Didalam dokumen perjalanan dinas dalam negeri terdapat Surat Pernyataan Tanggung Jawab Belanja (SPTB), Surat Pernyataan Membayar (SPM) yang ditanda tanganni oleh pejabat pembuat dokumen, bukti-bukti pembayaran seperti kwitansi, invoice, serta tiket perjalanan serta catatan-catatan barang yg dibeli.

[7/9 22.04] Verrel Bsi: Assalamu’alaikum, Nama saya Verrel Joevanka Mahasiswa Bina Sarana Informatika semester 5 yang mendapatkan kesempatan untuk melakukan Magang di Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi. Perusahaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri. Direktorat Jenderal Minyak dan Gas Bumi dipimpin oleh Direktur Jenderal. Yang bertugas perumusan kebijakan di bidang pembinaan, pengendalian, dan pengawasan kegiatan pengusahaan, keteknikan, keselamatan kerja, lingkungan, dan pembangunan.
Bagi saya magang adalah kesempatan yang sangat berharga untuk melatih Kedisiplinan & memahami budaya Kerja. Di Direktorat Jenderal Minyal dan Gas saya bekerja di bagian Arsip. Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Selama satu minggu ini saya senang karena dapat menambah ilmu baru bagi saya tentang PerArsipan.
Pada Minggu pertama, saya belajar tentang bagai mana cara mendeskripsikan sebuah Arsip Keuangan dan mengelompokan sesuai unit, Tujuannya adalah ketika sebuah arsip ingin dicari agar lebih mudah ditemukan. Dalam Arsip keuangan salah satunya berisi tentang Surat Perintah Membayar (SPM). di dalam SPM terdapat banyak kategori didalamnya salah satunya ada (Perjalanan dinas&Pembayaran Rapat). Setelah semua Arsip disusun sesuai unit yang ada, Arsip akan diberi nomor urut dan akan di input di Komputer untuk didata sesuai nomor yang telah di berikan di Arsip tersebut. Kamudian Arsip akan di masukan Kedalam Box dan diberi Nomor box, Tahun Arsip, dan Unit yg bersangkutan. Setelah semua Arsip sudah dikelompokan dan dimasukan kedalam Box, Box tersebut nantinya akan dikirim ke Arsip Nasional.
Selanjutnya saya juga belajar bagaimana cara meng-upload dan meng-scan sebuah dokumen/berkas ke Arsip Digital. Tujuannya agar dokumen yang di Scan/Upload di Arsip digital dapat tersimpan dan dapat dicari untuk kebutuhan tertentu pada saat suatu saat.
Cara meng-upload Dokumen kedalam Arsip digital dengan cara mengisi bagian-bagian form sesuai dengan berkas yang akan di upload Contohnya : (Menginput Parrent unit, Tempat mengimput, Perihal, Nomor berkas, dll).
Sekian yang bisa saya sampaikan, Terimakasih.

[8/9 21.46] Camilia Hanan: *Resume Magang*

*MINGGU, 8 September 2019*

Dalam minggu ini, dari tanggal 2 – 6 September 2019. Saya, mendapatkan tugas magang dari Pak Nurul berupa mengelompokkan berkas dari bagian keuangan, seperti Berkas Pembayaran Perjalanan Dinas, Ganti Uang (GU), Honorarium Tim dan Narsum, Belanja Paket Meeting, dll dari tiap unit yang ada di Dit.Jen.Migas tahun 2016.

Dalam waktu seminggu saya dan teman-teman magang saya yang lain telah berhasil menyelesaikan pengelompokkan berkas keuangan dari setiap pengeluaran/pembayaran yang dilakukan oleh setiap unit yang ada di Dit.Jen.Migas. Kami melakukan pengelompokkannya dengan cara :

Pertama, Memilah berkas berdasarkan unit Eselon 2. Eselon 2 merupakan, suatu hierarki jabatan struktural lapis kedua yang memiliki tugas sebagai Pengatur, atau orang yang melaksanakan langkah realisasi dari suatu kegiatan yang menjadi bagian dari operasionalisasi dari program kerja instansinya.

Di Dit.Jen.Migas Eselon 2 terdiri dari, DMT, DME, DMO, DMB, dan SDM.
Pemilahan atau pengelompokkan berkas per unit dari Eselon 2 dapat dilihat unitnya dilembar awal dan dibagian paling atas yang terdapat kata “Nomor : ” di SPTB (Surat Penyataan Tanggung Jawab Belanja) atau SPM (Surat Perintah Membayar)

Tujuan dipisahkan berdasarkan Eselon 2 terlebih dahulu yaitu, agar lebih mudah mengelompokkannya, tidak bingung, dan tidak terlalu banyak/berantakan pada saat mencari unit yang sama, pada saat nanti akan dikelompokkan berdasarkan Eselon 3.

Kedua, setelah berkas keuangan dari setiap unit sudah dipisahkan berdarkan Eselon 2, maka unit tsb dipisahkan lagi berdasarkan unit yang ada di Eselon 3. Eselon 3 merupakan, suatu hierarki jabatan struktural lapis ketiga, yang memiliki tugas sebagai Penata, yaitu menata setiap tugas atau pekerjaan yang sudah mulai dituntut untuk mengerjakan suatu pekerjaan dengan keahlian di bidang ilmu tertentu dengan lingkup pemahaman dan ilmu yang lebih mendalam. Dalam pengelompokkan berdasarkan Eselon 3, sama seperti Eselon 2 dapat dilihat unitnya dilembar awal dan dibagian paling atas yang terdapat kata “Nomor : ” di SPTB (Surat Penyataan Tanggung Jawab Belanja) atau SPM (Surat Perintah Membayar)

Di Dit.Jen.Migas Eselon 3 terdiri dari :
1. DMT : DMTS, DMTE, DMTO, DMTL, dan DMTP
2. DME : DMEW, DMEE, DMED, DMEP, dan DMEN
3. DMO : DMOO, DMOA, DMOH, DMON, dan DMOS
4. DMB : DMBS, DMBI, DMBP, DMBD, dan DMBK
5. SDM : SDML, SDMK, SDMH, dan SDMU

Tujuan dikelompokkan berdasarkan Eselon 3, yaitu untuk lebih memperkecil, atau lebih mempermudah lagi pada saat nanti memilah atau mengelompokkan berdasarkan rincian atau uraian berkas pengeluaran keuangan dari setiap unit Eselon 3.

Ketiga, setelah dikelompokkan berdasarkan Eselon 3, maka dari setiap unit yang ada di Eselon 3 tsb dikelompokkan kembali berdasarkan rincian atau uraian berkas pengeluaran keuangan yang sama, misalnya seperti Perjalanan Dinas, yang terdiri dari Perjalanan Dinas Dalam Negeri, Perjalanan Dinas Luar Negeri, dan Perjalan Dinas Dalam Kota. Honorarium, yang terdiri dari Honorarium Tim, dan Honorarium Narasumber. Ganti Uang (GU), yang terdiri dari Ganti Uang Keperluan Belanja Barang, Ganti Uang Konsumsi Rapat, dll. Belanja Paket Meeting (Rapat, Sosialisasi, Konsinyering).

Semua berkas yang berbeda uraian berkas pengeluaran keuangannya dipisahkan dan dikelompokkan dengan uraian berkas sama nantinya (Seperti, Perjalanan Dinas Dalam Negeri Unit SDMK dengan Perjalanan Dinas Dalam Negeri Unit SDMK juga) dan disatukan dalam satu map dengan keterangan “Perjalanan Dinas Dalam Negeri, Unit SDMK, tahun 2016”

Tujuan dikelompokkannya berkas keuangan dari setiap unit Eselon 3 berdasarkan rincian atau uraiannya, dan dimasukkan kedalam satu map yg sudah diberikan keterangan/perihal, akan memudahkan dalam proses penginputan, jadi tinggal dimasukkan keterangan belanja atau jenis pengeluaran keuangannya dari setiap unit Eselon 3, kemudian diberikan/ditulis nomor urut yang sesuai dengan penginputan di Ms.Excel.

Keempat, setelah disatukan/digabungkan dalam satu map yang sudah diberikan keterangan/perihal. Kemudian, dilakukan proses penginputan.
Dalam proses penginputan berdasarkan Eselon 3 dan berkas keuangan tahun 2016, dimulai dari Unit SDM, yaitu SDML, SDMK, SDMH, dan SDMU, kemudian DMT, yaitu DMTS, DMTE, DMTO, DMTL, dan DMTP, dan seterusnya harus dilakukan atau diinput secara urut.

Tujuannya dilakukannya penginputan secara urut, agar mempermudah pada saat pencarian berkas, dan juga mempermudah pada proses penomoran di box arsipnya, karna sudah sesuai dan sama dengan jenis belanja dan unitnya.

Kelima, setelah berkas sudah diinput di Ms. Excel, maka di cover map ditulis nomor urut dan kemudian berkas tsb dimasukkan kedalam box arsip dan diberikan penjelasan berupa, nomor box, folder, unit, dan tahun arsip.

Tujuannya, supaya pada saat mencari berkas menjadi lebih mudah, karna sudah sesuai dengan urutannya, dan juga sudah tertera nomor box nya.

Kesimpulan : Dengan diberikannya tugas tersebut, saya jadi mengetahui urutan proses dalam pengelompokkan berkas keuangan dari setiap unit, Jenis belanja yang banyak dilakukan oleh setiap unit di Dit.Jen.Migas, dan saya jadi lebih teliti dan berhati-hati dalam proses pengelompokkan, karna jika ada satu berkas keuangan yg tertinggal dari salah satu unit, maka akan sedikit merepotkan dalam proses penginputan.

Bersamaan datangnya masalah, terdapat solusinya, dengan syarat menyikapi dengan kesabaran atas kehendak Sang Khaliq. Demikian Uztadz Tedi Dharmawan, menceritakan atawa berceramah dalam suatu riwayat turunnya landasan aturan Tayamum (Al Maidah ayat 5) yang dilatarbelakangi keadaan kehabisan air bahkan hanya sekedar untuk berwudlu.

Sesuai periwayatan, bahwa yang mempertemukan kondisi kekurangan air 💧pun dianggap suatu kejadian yang dianggap sepele, tatkala pencarian perhiasan istri Rasulullah yakni Siti Aisyah yang hanya merupakan pinjaman.

Pelajaran bagiku, meski hal sepele, namun teruntuk Sang Tauladan berjuta umat di dunia yang berakhlaq mulia, disikapi dengan kesabaran. Bisakah aku mencontoh akhlaq mulia Beliau????? Dapatkah aku memberikan porsi kesabaran tatkala pada kondisi penting dihadapkan dengan hal hal yang sepele?

Dua pelajaran bagiku pada hari Sabtu malam minggu, 7 September 2019, di Forum pengajian bapak2 VTB di Mushola Al Ukhuwwah yakni terkait kesabaran pada hal yang sepele, sampai dengan bersamaan datangnya kesulitan dengan kepastian pertolongan Tuhan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/08/04/486/

Pesan reminder ⬇ ⬇ disampaikan Pak Hari Purnomo yang mengkomandoi pengajian tiap pekan.
[7/9 18.52] ibnu: Bagi bapak2 yg malam ini ada keluangan waktu, silakan bisa ikut gabung di kegiatan pekanan *tahsin Al Quran.* waktuny ba’da isya di mushola Al Ukhuwah.

Suatu forum sharing cara baca huruf Arab yang menjadi hurufnya Kitab Suci Al Qur’an. Meski diriku pernah mendapat pelajaran serupa sewaktu statusku masih bujang, namun menarik untuk mengikuti lagi. Oleh karena belum pernah lulus atau kemudian ikut karena suatu kebutuhan berkumpul dalam nuansa “talabul ‘ilmu”. Menuntut ilmu menjadi bagian kecil dari keimanan seorang muslim.

Forum ketiga kalinya bagiku, dari lima kali pertemuan karena bersamaan dengan tugas kantor dan mudik ke Sleman Yogyakarta. Semoga terus dapat mengikuti, karena bukan hanya memperdalam tata cara mengeluarkan bunyi huruf Hijaiyah, namun mendapat suntikan motivasi yang berguna sebagai penguat diri dalam menjalani kehidupan.

Semoga bermanfaat

Ustadz Abdul Shomad /UAS dalam suatu chanel Youtube menjawab pertanyaan artis muda dengan jawaban ” bermakna kiasan tatkala Hadits Nabi Muhammad yang menyebut bahwa perempuan tercipta dari tulang rusuk laki laki”. Tak ada korelasinya kesetiaan atau monogami dengan kiasan pada hadits Nabi termaksud.

UAS pun menambahkan bahwa tulang rusuk (perempuan) melindungi jantung (laki2). Sang Perempuan dapat menjadikan tenang, terlindung, dan nyaman bagi suaminya.

#########
‘Di rekening gaji tersisa 900 ribu’ kata istri. Semua sudah diplot sesuai kebutuhan. Cicilan rumah yang akan berakhir di Maret 2023 menjadi plot paling besar untuk mengurangi nilai rekening gaji. Hampir empat juta menjadi nilai yang sama dengan gaji per bulan.

Masih ada tunjangan kinerja yang dihitung dari rekaman mesin absensi di kantor. Meski kepotong karena absen jeblok, tetap lebih dari tiga juta. Namun masih ada cicilan ke untuk pinjaman anggota koperasi di kantor. Kurasa tidak mencukupi kebutuhan operasional keluarga yang selama ini dikelola istri.

Aku pun tunduk syukur kepasa Sang Khaliq dan berterima kasih sudah dibantu istri. Bukan hanya diri ini yang mencari penghidupan, namun ada istri yang juga bekerja setiap harinya. Gaji per bulan tak kalah dalam jumlah denganku. Itu yang melegakan diri. Dan itu kunci stabilitas perekonomian keluarga.

Merasa berkecukupan, gaya Royal yang kumiliki tak juga hilang. Terselubung niatan berbagi dalam gaya hidup Royal. Misalnya saja tiap bulan (minimal hampir 2 tahun) memberikan beras untuk petugas security di komplek. Tak jarang tambahan ongkos kepada mereka yang bergaji kurang dari dua juta karena membantu tugas ketua RT.

Maklum, tiga terakhir ini mendapat kan giliran bertugas sebagai RT di perumahanku. Sejak Januari 2019, mushola VTB juga menjadi bagian dalam gaya royalku. Tak terbersit dalam pikiran sebelumnya, jika sampai hari ini menjulang bangunan dua lantai sebagai tempat sholat.

Bersama ongkos kemasyarakatan lainnya, mushola tera lokasi dua juta per bulan dari penghasilanku selain dari rekening gaji. Tak ada penyesalan, malah menambah keyakinan atas jalan hadirnya rejeki.

Cerita di atas menjadi pengingat ku atas pengakuan diri seorang yang tak banyak kuasa, manusia yang tidak berada kemampuan, titah sawantah, dan jalmo sakdermo. Bisa seperti ini karena kekuatan dan kehendak dari Sang Penguasa alam Semesta.

Hingga nanti datang ujian “merasa bisa”, tulisan ini jadi paweling / pengingatku. Hidup yang kujalani, tak lebih hanya penghambaan dan melaksanakan takdir sesuai perintah Tuhan.

Semoga bermanfaat

Sampai hari ini, Jumat, 6 September 2019, kita banyak disuguhkan fenomena luar biasa dari Whatsapp. Bahkan komunikasi komunal seperti grup platform Facebook yang dulu tenar, tergeser dengan adanya Whatsapp grup.

Tak mengherankan jika saat ini banyak diketemukan lebih dari tiga grup di tiap telepon pintar atau akun nomor HP. Tentu menambah kesibukan seseorang. Selain itu berasa cepat sekali informasi yang datang dan pergi.

Menukil satu kalimat DR.Pratama Persada dalam kolom media cetak Republika pada tanggal 5 September 2019, yang berjudul Pekerjaan Rumah Siber Kita, bahwa dunia siber melalui telepon pintar telah mengambil sebagian hidup kita.

Sebijaksana apapun dalam menyikapi WAG, namun ternyata sarana teknologi ini telah menembus batas bukan hanya ruang dan waktu namun juga tingkat kebutuhan hidup sehari hari.

Perilaku keseharian dalam bekerja, dalam sosial kemasyarakatan, bahkan untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari misalnya belanja, tak lepas dalam penggunaan telepon pintar.

Pertemuan warga di lingkungan RT bisa dimulai setelah kirim foto. Catatan pertemuan dishare melalui WAG. Informasi kerja bhakti pun melalui WhatsApp dan lain sebagainya.

Pun, saat saya menjalani hobi merangkai kata, jempol pun lebih aktif dari jari yang lainnya untuk membuat suatu tulisan di dalam blog.

Terkait dengan kondisi lingkungan pekerjaan pun, beramai ramai para pegawai meninggalkan jejak digital. Untuk tujuan kepraktisan komunikasi kedinasan, sering kita alami mondar mandir file PDF melalui telepon pintar yang sebetulnya harus melalui pimpinan unit kerja.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/23/whatsapp-vs-aplikasi-persuratan/

Penulis menjadi terngiang saat Presiden Jokowi menyampaikan pidato paripurna di hadapan DPR/MPR/DPD pada tanggal 16 Agustus 2019, bahwa kedaulatan data menjadi pekerjaan rumah bangsa Indonesia.

Terpikir bagaimana regulasi yang akan ditetapkan sebagai aturan mainnya??? Kedaulatan data itu seperti apa sih?

Kita pun dihadapkan untuk dapat mencari makna dari kedaulatan data. Apakah adanya rencana pengundangan perlindungan data pribadi merupakan bentuk kedaulatan data????

Tak jarang, nomor HP kita dihubungi oleh pihak penyedia jasa asuransi perbankan, dari manakah mereka mendapat nomor? Hampir semua aplikasi android meminta persetujuan akses file dan contact pada telepon pintar, apa itu penyebar nomor HP?

Yang baru dan masih ramai adalah aplikasi android pembuatan sticker dari foto pribadi atau dari koleksi gambar diri, seberapa bijak kita menyikapi foto orang disekitar kita? Apakah reaksi orang saat foto atau gambar diri dijadikan stiker untuk Whatsapp??? Lucu juga sih hehehe

Di akhir tulisan ini, penulis terngiang definisi arsip sesuai Undang Undang yaitu ‘ rekaman kegiatan atau peristiwa’ dengan perkembangan teknologi informasi. Dalam hal ini termasuk media whatsapp.

Berapa juta Terra, arsip yang tersimpan di whatsapp? Dan bagaimana mengelola nya???? Apa perlu lagi dikelola saat produsen telepon pintar telah menciptakan fasilitas pencadangan pesan?

Bahkan misalnya, merk MI saja memberikan fasilitas penyimpanan arsip berupa awan ☁ atau MICloud yang tanpa berbayar bagi pemilik akun atau pelanggan. Cukup klik tombol ‘sinkronisasi’ semua data dapat kembali dibaca.

So, dari manakah memaknai kedaulatan arsip itu????

Penghargaan bagi Pegawai Negeri Sipil, antara lain adalah
Satyalancana Karya Satya (SLKS), penghargaan Dharma Karya Energi, Satya Lancana Pembangunan (SLP), Satyalancana Wira Karya (SLWK).

Kamis, 5 September 2019, dilaksanakan penganugerahan penghargaan SLKS sekaligus pelepasan purna bhakti dan pelantikan Analis Kebijakan Muda. Sambutan Plt. Dirjen Migas, Djoko Siswanto adalah mengucapkan “selamat” kepada semua PNS yang hadir.

Sesuai keputusan kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara (BAKN) nomor 02 tahun 1995 tentang ketentuan pelaksanaan penganugerahan tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya bahwa kesetiaan, pengabdian, kecakapan, kejujuran, kedisiplinan serta telah bekerja terus menerus dari seorang PNS sekurang kurangnya 10 , 20, dan 30 tahun

Hari ini, bersama temen seangkatan masuk di Ditjen Migas saya pun telah mendapatkan medali masa kerja 10 tahun. Penghargaan SLKS seolah tiada makna tanpa penghayatan dari si penerima. Bisa dipastikan seluruh PNS telah mendapat kan penghargaan ini disaat persyaratan telah dipenuhi.

Ucapan selamat seorang Pimpinan Tinggi Madya, Djoko Siswanto yang menyampaikan mendapatkan dua tanda tangan basah dari Ibu Presiden Megawati dan Bapak Presiden SBY, dimaknai sebagai rasa bangga, dan kedepan akan mendapatkan tanda tangan dari Bapak Presiden Joko Widodo.

Penghargaan untuk Pejabat Eselon I atau Pimpinan Tinggi Madya adalah Satyalancana Wira Karya (SLWK)
diperoleh dari makalah yang berisikan daftar riwayat hidup, uraian keberhasilan, dokumentasi di media cetak, dokumen tadi kegiatan, Piagam dan sertifikat

Di akhir tulisan ini, memaknai SLKS sebagai motivasi untuk dapat lebih bermanfaat bagi keberadaan Ditjen Migas. Besar atau kecil, sepele atau bermakna, tinggi dan rendah jabatan dapat melebur dalam eksistensi peran PNS untuk pencapaian kinerja Ditjen Migas.

#NGALAP BERKAH

Kunjungan ke Pertamina Upstream Data Center (PUDC) merupakan salah satu sarana untuk menambah wawasan para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas.

Rabu, 4 September 2019, para arsiparis dan pengelola arsip Ditjen Migas mendapatkan suntikan semangat baru dalam mengelola arsip.

Sejak menerima paparan dari asisten manager upstream data science , bapak Suwarta sampai dengan tour lapangan pada Warehouse dan ruang pengolahan data memantik kembali pengabdian sebagai petugas penjaga rekaman kegiatan.

Pun saya pribadi, sebagai arsiparis berasa banget terbukanya wawasan dan pemahaman selama ini bahwa posisi data menjadi asset bagi perusahaan plat merah tersebut.

Sejak 2013, tatkala hasil kajian CIP dimana diperlukan biaya sekitar 2,6 milyar untuk memenuhi kebutuhan data untuk semua anak perusahaan pertamina hulu, maka terbentuk lah unit technical center yang mengawal integrasi data hulu.

Selain itu, intergrasi sistem manajemen data yang berbeda beda di setiap anak perusahaan pertamina hulu, menjawab berdirinya PUDC sebagai supporting data ke seluruh anak perusahaan pertamina Hulu baik dalam dan luar negeri.

Rekaman kegiatan substantif pertamina hulu berbentuk dokumen bentuk kertas/konvensional mencapai hampir 50.000 boks (2xboks ukuran standard 20cm) ditempatkan pada rak rak bertingkat dalam ruangan luasan 500 meter persegi.

Sedangkan warehouse media baru atau tape storage menempati ruangan seluas 500 meter persegi sedangkan untuk bentuk core atau batuan sampel disediakan ruangan seluas 1000 meter persegi.

Saat ini, seluruh data dalam bentuk rekaman kegiatan atau peristiwa tersebut dialihmediakan dalam bentuk digital dan dikelola secara cost sharing dengan anak perusahaan pertamina hulu melalui aplikasi online.

Puluhan pegawai terlihat pada ruang kerja yang terbagi sesuai tahapan proses bisnis antara lain penerimaan, pencatatan, penataan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pemanfaatan.

Kunjungan kerja hari ini, di PUDC yang sejatinya juga mengelola arsip, menambah wawasan kami sebagai penjaga rekaman kegiatan sektor migas. Pada bulan Juli kami juga telah menyambangi PUSAT ARSIP SKK MIGAS

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/12/pusat-arsip-skk-migas/

Diakhir tulisan ini, kami mengucapkan terimakasih kepada pak Suwarta (ternyata orang jogja/kulonprogo)😉 Atas perkenan beliau dalam menerima dan memfasilitasi kami untuk terus belajar, meningkatkan wawasan sebagai arsiparis Ditjen Migas yang terkoneksi dengan lembaga pengelola sektor Migas di Indonesia

Semoga bermanfaat

Pengawas Internal merupakan bagian dari aktor untuk menilai kesesuaian antara sistem yang tergambar dari peraturan dengan fisik arsip.

3 September 2019, merupakan hari kedua pelaksanaan bimbingan teknis pengawasan kearsipan. Pengawasan dalam kerangka menuju akreditasi kearsipan.

Awalnya, pemahaman ku terbatas dengan pemaknaan akreditasi hanya untuk Unit Kearsipan atau Unit Pengolah yang mengajukan sesuai dengan kebutuhan organisasi. Tatkala organisasi memerlukan akreditasi sebagai bukti kehandalan tata kelola administrasi , maka dapat mengajukan akreditasi kearsipan. Akreditasi kearsipan saya pahami sebagai akreditasi pada urusan lain.

Pemahaman ku semakin berkembang seiring perubahan kondisi kearsipan. Terlebih setelah mengikuti acara yang diselenggarakan oleh Biro Umum KESDM yang bekerjasama dengan Pusat Akreditasi ANRI. Hari pertama, pada tulisan ⬇
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/09/02/pengawasan-kearsipan/

Dihari kedua, praktik pengisian formulir sebagai sarana evaluasi dan monitoring dalam pengawasan penyediaan arsip menjadi lebih berasa. Bahwa penyelenggara kearsipan harus sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Hal tersebut pula karena kebutuhan instansi pemerintah atas laporan hasil pengawasan kearsipan sebagai salah satu instrumen pelaksanaan Reformasi Birokrasi.

Beberapa form isian yang diperuntukkan untuk unit pengolah, dipergunakan untuk menyelami kegiatan penciptaan, pemberkasan, layanan arsip dinamis, program arsip vital, arsip terjaga, pemindahan, arsiparis dan pengelola arsip berisikan pertanyaan yang mendasarkan norma perundangan kearsipan dan peraturan pemerintahan yang berlaku saat ini.

Meski tidak menafikan ketentuan teknis yang berlaku pada instansi masing masing, namun tetap harus memenuhi standar minimal norma Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009.

Pada form penciptaan, identifikasi pembuatan arsip disampling dengan mendasarkan tata naskah dinas yang berlaku di instansi pemerintah dan pengamanan arsip diuji dengan Sistem Klasifikasi Keamanan Arsip.

Pembuatan arsip ini terkait dengan penomoran, pencantuman kode klasifikasi, penggunaan kertas, struktur dan format naskah dinas. Sedangkan pengamanan arsip terkait dengan penulisan Rahasia, Terbatas dan Biasa.

Selanjutnya masih dalam isian form penciptaan, menguji pengendalian naskah atau mail handling baik surat masuk maupun surat keluar. Dalam praktik persuratan, kita mengenal beberapa sarana antara lain buku agenda, takah, kartu kendali dan agenda elektronik.

Formulir tentang pemberkasan untuk menguji penyusun berkas secara logis dan sistematis dengan mendasarkan klasifikasi. Keberadaan berkas dikontrol melalui mekanisme pelaporan daftar berkas dan daftar isi berkas yang dilaporkan secara rutin kepada unit kearsipan.

Menurut penulis, yang terpenting dalam formulir pemberkasan adalah poin penyimpanan arsip inaktif sesuai dengan umur simpan. Hal ini akan di uji dengan formulir pemindahan arsip. Adanya pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi penting bagi jaminan ketersediaan arsip. Untuk itu pemindahan dipersyaratkan adanya berita acara pemindahan dan daftar yang ditandatangani kedua belah pihak (pengiriman dan penerima)

Form isian tersebut diatas yang diberikan rumus rumus dengan kriteria dan diberikan nilai 10 terhadap kesesuaian kondisi fisik arsip dengan norma yang berlaku.

Hasil identifikasi melalui formulir diatas akan dituangkan dalam Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS). Gambaran umum ketidaksesuaian praktik kearsipan dengan norma aturan kearsipan akan tergambar pada kolom kondisi faktual.

Tugas tim pengawas internal adalah menarasikan secara jelas ketidaksesuaian yang dalam hal ini disebut sebagai temuan untuk nantinya menjadi bahan rapat exit meeting.

Yang terpenting dari kegiatan pengawasan adalah penerjemah temuan pada kondisi faktual dengan pemenuhan standar mutu. Tim pengawas internal diwajibkan untuk mengisi catatan audit dan rekomendasi yang dituangkan pada formulir Uraian Hasil Pengawasan Internal.

Semoga bermanfaat

Wisma Bayu, Bogor 2 September 2019, mendengar kembali gaya ceramah Bapak Rudi Anton, Kepala Pusat Akreditasi , ANRI.

11 tahun yang lalu sejak pertama kali mengenal beliau pada urusan pembenahan arsip negara, saat penulis meguru, menimba praktik kearsipan di pemerintahan pusat.

Kiprah Bapak Rudi Anton di bidang kearsipan, yang menjadi punggawa jajaran tim perumus Peraturan Pemerintah Nomor 82 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU Kearsipan tahun 2009 mengetahui persis jurus jurus mendudukkan permasalahan kearsipan di Indonesia.

Saat ini, beliau yang menduduki Jabatan Pimpinan Tinggi Pratama, membawakan topik Peraturan Kepala ANRI nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan.

Satu urusan yang masuk dalam kriteria penilaian Reformasi Birokrasi berupa Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan (LHPK) disampaikan kepada wakil presiden dan menteri Menteri PAN & RB.

Apakah pengawasan kearsipan itu????? Memaknai urusan pengawasan arsip sebagai sarana menguji kesesuaian sistem dan praktik kearsipan sesuai UU dan PP kearsipan.

Bimbingan ini bertujuan mencipta para petugas pengawas.
Tugas pengawas adalah membuat LAKI (Laporan Audit Kearsipan Instansi) yang ditandatangani oleh Unit kearsipan I. Dengan kata lain, bukan sosialisasi namun berada di area bimbingan teknis yang akan menerbitkan sertifikat. Diharapkan peserta dapat menjadi tim pengawas internal.

Kompetensi tim pengawas dimulai dari definisi yang semakin berkembang dan kegunaan arsip. Sembilan kelompok kegunaan arsip yakni; perencanaan, hak keperdataan, bukti hukum, asset, identitas
Hak keperdataan rakyat seperti akta, buku nikah, ijazah, sertifikat tanah, BPKP.

Tim pengawas internal di legitimasi dengan mempunyai mempunyai sertifikat bimbingan teknis. Dalam dua kali melaksanakan penilaian, maka dapat di rangkul pada tim pengawasan eksternal (tim pengawasan ANRI)

Perubahan paradigma pengawasan sistem ke pengawasan fisik arsip menjadi menarik untuk percepatan pembangunan kearsipan. Pengawasan kearsipan pun seolah dapat mendukung untuk penyediaan data dukung untuk pengawasan Itjen dan BPK. Berkas pengadaan tahun berjalan, menjadi objek pengawas kearsipan

Mengapa ke pengadaan, padahal masih banyak bentuk produk administrasi pemerintahan???

Kemudian kami pun menanyakan kepada narasumber, Bapak Rudi menyampaikan bahwa, RKAKL menjadi triger untuk mengontrol keberadaan arsip substantif. Dari program kegiatan yang termuat di RKAKL menjadi panduan untuk menggali keberadaan arsip substansi. Kinerja SUBSTANSI yang dibuktikan bentuk bentuk arsip yang harus dikawal juga oleh ketersediaan arsip.

Terhitung mulai tahun 2021, nilai pengawasan internal memiliki prosentase 40 persen dan 60 persen untuk jatah nilai yang berasal dari pengawas eksternal

Pada akhir nya secara lugas, pejabat eselon 2 ini, menyampaikan penutup agar kedepan di kementerian ESDM dapat terbentuk aturan kearsipan yang mendudukan organisasi kearsipan (central file dan records center).