Ngaji di VTB

Beberapa warga di Perumahan Villa Tanah Baru nampak lebih religius seiring keberadaan Mushola. Kebutuhan warga dalam menegakkan kewajiban lima waktunya secara berjamaah dapat terfasilitasi tanpa harus keluar perumahan. Pun tadi malam, pertemuan beberapa bapak dengan ustadz Tedi.

Sabtu 3 Agustus 2019, melalui kesepakatan dari keinginan untuk memperbaiki bacaan Al Qur’an, terbentuk suatu forum yang positif. Forum kajian cara membunyikan huruf demi huruf sesuai dengan makhrojnya. Interaksi dalam suatu pertemuan yang mengulas ilmu tajwid. Belajar dan mengajari untuk menggapai keberkahan dari sang Pencipta.

Meski masih pertemuan perdana, semangat πŸ”›πŸ”₯menggapai predikat insan yang lebih mengabdi, tersimpan di benak para bapak yang hadir malam itu. Bapak2 VTB Ade Akhyar, Baderi, Bayu S, Anwari, Gagah, Ibnu, Maradona, Nurul, dan Syamsudin duduk bersila membentuk lingkaran demi suatu tuntutan mulia.

Hikayat VTB akan menceritakan kehidupan pada memori komunitas warga level RT. Lepas Ramadhan 2019 yang nyaris satu bulan sebagai momentum pendidikan keagaman, merengkuh kesadaran ilahiah. Setelah kurang dari sebulan berjalan taman pendidikan baca Al Quran untuk anak anak, kini saatnya forum untuk para kepala keluarga.

Sadar saat metode tumbuh kembang secara bersama antara orang tua dan anak menjadi pilihan lebih baik, maka saat orang tua medalami hitam dan putih nya realitas informasi, termasuk dalam mengaji.

Penulis mengakhiri tulisan ini dengan harapan agar terus dapat mengikuti prosesi pengkondisi lebih mengabdi berbasis komunitas level RT. Kebersamaan pemukiman Villa Tanah Baru untuk manusia yang lebih bermanfaat.

Air PDAM di VTB

Rencana fasilitas PDAM di Villa Tanah Baru merupakan bentuk peningkatan kualitas hidup bermukim. Kalimat tersebut dapat menjadi alasan persetujuan atas surat Senior Manajer Wilayah Barat, Tirta Asasta Kota Depok kepada ketua RT 10.

Surat pemberitahuan pemasangan pipa distribusi tersebut mendapat respon baik oleh 37 kepala keluarga. Bahkan menyatakan minat terhadap layanan air bersih dari perusahaan air minum daerah yang memiliki pengolahan di Sawangan.

Jumlah peminat yang melampaui setengah dari total warga VTB, dirasa cukup bagi RT 10 untuk memberikan ijin masuk petugas menyambung retikulasi atau jaringan pipa distribusi air bersih ukuran 2 inci masuk ke perumahan Villa Tanah Baru.

Sejak hari Senin, 29 Juli 2019 puluhan tukang terlihat mondar mandir ke VTB. Dimulai dari Blok H terjadilah interaksi para tukang, PIC PDAM, security dan warga VTB dari proses pengerjaan pipa distribusi air bersih.

[29/7 08.44] Pdam: Assalamualaikum
[29/7 08.44] Pdam: Pak, kita mulai pekerjaan yaaa
[29/7 08.48] RT 10: Ok, koordinasi ama security y
[29/7 08.48] Pdam: Oke, sudah pak
[29/7 08.49] RT 10: Tolong libatkan security untuk komunikasi ke warga jika ada yg nanya, plus agar ada pengawasan lingkungan
[29/7 08.50] Pdam: Yaa pak RT

Memasuki hari ketiga, terjadilah respon dari beberapa warga terkait kondisi pemukiman. Respon yang beragam sesuai dengan keadaan tiap kepala manusia. Respon yang dapat diceritakan untuk diambil pembelajaran. Pelajaran hidup dari lingkungan terdekat untuk meraih kebijaksanaan. Karena bijaksana adalah salah satu bekal menuju alam keabadian.

Masuk hari ke empat terdapat potret respon warga Villa Tanah Baru yang bernilai kemanusiaan. Dari air minum sampai makan siang untuk para tukang demi merengkuh nilai kebaikan. Sisi baik yang tercermin dari nilai kemanusiaan.

Tatkala kondisi didepan rumah 🏑 nampak para tukang yang tak kenal lelah untuk satu tujuan baik berkontribusi dalam peningkatan kualitas hidup bermukim. Para tukang yang melupakan rasa capek, kotor, berat, panas demi terpasang nya jaringan pipa air bersih. Para tukang yang tiada pamrih jasa penghargaan dalam penyediaan air bersih. Para tukang yang rela diganjar sekedar menenangkan kebutuhan anak-istri di kampung. Munculah respon warga yang bernilai kemanusiaan.

Jumat ini, ketika menulis kan kejadian tersebut, saya pun telah mulai belajar tentang nilai kemanusiaan.

Respon satu warga yang disampaikan kepada ketua RT 10 menyulut pembelajaran yang lain tentang nilai kesucian.

Rabu Petang hari sebelum sampai ke rumah, satu warga senior menyampaikan respon kaget kepada RT saat melihat banyak tukang dan suara πŸ”Š penggalian yang sedikit mengganggu kenyamanan.

Meski ada informasi pengerjaan pemasangan pipa distribusi air bersih yang tertulis dari grup WA warga VTB pada tiga hari sebelumnya, namun ketidaksiapan menerima kondisi lingkungan terdekat dari rumah tinggal menciptakan kekagetan dan merusak kenyamanan.

[31/7 18.50] RT 10: Mas aji, galian pindah ke komplek bagian atas, atau daerah aspal, saya minta untuk yg konblok dirapikan dulu y
[31/7 18.50] RT 10: Demi kenyamanan warga
[31/7 18.51] Pdam: Siapp pak RT,
[31/7 18.52] RT 10: Makasih Mas aji, semoga besok , untuk area pipa yang sudah terpasang, konblok dirapikan
[31/7 18.54] Pdam: Baik pak, nanti semua saya rapihkan seperti semula lagi pak RT
[31/7 19.10] RT 10: Ok, tadi siang mungkin sudah ada bapak2 yg komplain ke tukang atau mandor atau ke mas aji y
[31/7 19.10] RT 10: Ni bapak2 datang ke rumah, menyampaikan lagi
[31/7 19.42] Pdam: Yaaa tadi sore pas jemput tukang, saya ngobrol sm bapak2 tua pak RT, dia sampaikan ada saluran resapan ke taman,
[31/7 19.43] Pdam: Siapp siapp pak RT, besok sblm mulai saya brifing dl tukangnya,.
[31/7 19.43] Pdam: Mohon maaf ya pak RT

Saya pun harus belajar mendudukan keberpihakan jabatan ketua RT atas satu respon warga terkait kondisi lingkungan tinggal. Cara pandang mendudukan respon warga yang dapat merengkuh nilai kesucian.

Dari satu respon warga tersebut dan ditambah dengan informasi respon lainnya, tepat dihari keempat, melalui security dan pesan singkat kepada PIC PDAM, saya menghentikan penggalian.

[1/8 07.17] Pdam: Yaaa pak hari ini full untuk perapihan, jika bagian bawah sudah slsai kita mulai pekerjaan diatas pak,.
[1/8 15.57] Pdam: Sore pak, perapihan sudah selesai, tinggal 2 lobang sudah masuk jam 4,. Kita selesai hari ini dilanjut besok pak RT.
[1/8 17.09] RT 10: Tapi kurang rapi y, level kon blok agak naik, tolong lebih rapi lagi
[1/8 17.15] Rekanan Pdam: Aga naik kl bekas galian nanti turunnya rata, kl diratain nanti bisa aga turun sedikit..

Satu persyaratan untuk melanjutkan pekerjaan adalah jalan berkonblok pada area yang telah terpasang pipa jaringan air bersih, harus kembali seperti semula. Secara detail seperti kondisi level konblok yang rata, tidak nongol sehingga tidak meyebabkan anak balita tersandung saat berlarian.

Dalih kenyamanan kawasan bermukim, rasa sensitif atas keberpihakan selaku RT kepada warga nya, membangkitkan energi untuk intervensi kepada PIC PDAM. Sampailah pada pembelajaran mendudukan respon warga sebagai satu sinyal untuk melestarikan nilai kemanusiaan dan nilai kesucian.

Tatkala nilai kemanusiaan luntur di tengah tengah masyarakat, bukan berarti telah berganti zaman. Dalam bahasa Jawa, “ng uwong ke” dalam kalimatku “ketua RT yang mempunyai keberpihakan terhadap warga” demi menjaga nilai nilai kemanusiaan yang telah ada sebelum tinggal bersama di Villa Tanah Baru.

[1/8 19.41] RT 10: Sore tadi, di tanya ama ibu2, kalo konblok nya naik, anak2 bisa tersandung. Begitu kata ibu2
[1/8 19.44] RT 10: Trus untuk bapak2 kemaren, kayaknya masih harus ente temuin lagi deh. Karena saya masih denger kok kayaknya masih butuh disamperin.
Ajak security untuk nemuin…besok y, sebelum gali gali
[1/8 20.07] Pdam: Siap pak RT

Pagi ini, di tanggal 2 agustus tanpa direncanakan, dapat mediasi satu warga senior dengan PIC PDAM disaksikan koordinator security dan petugas security. Adalah hak warga, terlebih warga senior dalam menerima dan tidak menerima kondisi lingkungan.

Hal tersebut karena pemahamanku selaku RT 10 yang hanya memiliki kapabilitas sebagai petugas. Petugas yang terpilih dari suatu pemilihan yang diyakini menjadi bentuk demokrasi.

Tentunya pemaknaan kapabilitas selaku petugas dikaitkan pula dengan konsep perijinan, misalnya izin keramaian atau IMB dapat di acc setelah mendapatkan persetujuan tetangga kanan dan kiri.

Untuk itu, ketika satu warga yang secara sadar mendatangi rumah ketua RT dan menyampaikan keberatan atas penggalian pipa distribusi air PDAM, saya maaknai sebagai respon dalam kerangka keberpihakan kepada warga/nguwongke.

Rangkaian adegan demi adegan pada lima hari belakangan ini, memberikan ku kesempatan untuk belajar menggapai nilai kemanusiaan juga nilai kesucian. Suci karena tidak ada pamrih apapun selain tersedianya fasilitas air bersih untuk warga melalui PDAM. Mempertemukan kebutuhan warga dengan penyedia air bersih.

Meski suci juga tidak harus melupakan nilai kemanusiaan untuk memiliki rasa keberpihakan (nguwongke) meski bukan mayoritas, hanya satu warga yang nampak resisten. Karena sejatinya resistensi bermula dari rasa kepemilikan terhadap VTB.

Terimakasih VTB yang tak henti memberikan diri ini pembelajaran. Matur nuwun bapak yang mengingatkan saya untuk terus meraih kebijaksanaan.

Proses pengerjaan pemasangan pipa distribusi air bersih oleh PDAM memerlukan perhatian dari seluruh warga, bukan hanya seorang RT melalui security. Dan semoga di akhir Agustus 2019 telah selesai dari Blok H sampai nanti di Blok A.

Besar harapan untuk terus memberi masukan kepada RT dalam menjalankan tugas lingkungan demi terciptanya kenyamanan daerah bermukim. Mumpung masih ada kesempatan, kita terus bagi membahu dalam menjaga tiap jengkal perumahan Villa Tanah Baru demi mewujudkan perumahan yang nyaman.

Semoga bermanfaat

Mail Handling, agenda elektronik

Terimakasih mas Yudi, kang Irwan, Toni, Dunong atas ajakan minum jus belimbing campur tomat di kantin Sekjen sembari ngobrol ngalor ngidul, ngomongin cita cita terwujud efektivitas persuratan berbasis TIK.
Rabu, 31 Juli 2019
_——————————–_———-_++++++++

Satu terobosan untuk Reformasi Birokrasi pada area perubahan ketatalaksanaan adalah ketika kewenangan pada unit Pusat Data dan Informasi (PUSDATIN) dapat konsisten mengawal satu aplikasi secara berkelanjutan. Narasi tersebut menjadi pilihan terbaik kala efisiensi dan efektivitas penggunaan anggaran menjadi pendekatan dalam suksesi kepemimpinan.

Dalih efisiensi dan efektivitas mengemuka dalam dua tahun terakhir dari pandangan beratnya ongkos operasional pelaksanaan birokrasi khususnya belanja Teknologi Informasi yang tersebar di seluruh unit pada tiap Satker di lingkungan KESDM.

Keadaan di atas menghentikan perdebatan dan perlombaan diantara Satker di KESDM dalam kerangka kegiatan melalui pendekatan pemanfaatan teknologi informasi. Termasuk pada urusan aplikasi persuratan dinas. Kini tiap unit utama atau satker di lingkungan KESDM menunjukkan dukungan kepada PUSDATIN dalam pengembangan aplikasi persuratan.

Tidak ada yang menghiraukan lagi saat tercium aroma bangkai aplikasi persuratan pada masing masing satker. Tuntutan kebutuhan layanan perkantoran demi untuk terus memberikan dukungan kepada manajemen, cukup menjadi alasan menanti produk baru aplikasi pengurusan naskah dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/03/30/pengembangan-aplikasi-persuratan/

Penulis tertarik dengan pernyataan pimpinan PUSDATIN, pak Nunung, terkait rencana menempatkan beberapa sampai puluhan pranata komputer untuk memonitor day to day atas keberadaan aplikasi perkantoran.

Pernyataan tersebut disampaikan saat pertemuan dalam Uji coba aplikasi naskah dinas elektronik pada hari Rabu, 31 Juli 2009 di Gedung Heritage KESDM.

Tentu saja penempatan beberapa petugas baik pranata komputer atau programer profesional menjadi pilihan yang lebih baik, dibandingkan saat aplikasi persuratan masih ditangani oleh tiap Satker.

Untuk itu, sejak bulan ketiga menuju ke empat di tahun 2019, dari Bandung terdengar start pembahasan sebanyak dua kesempatan.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/07/pengembangan-aplikasi-persuratan-kesdm/

Meski berasa remedial, belajar mengulang , namun forum telah menggambarkan nuansa baru dalam kekompakan untuk satu tujuan bersama, terbangunnya aplikasi perkantoran yang user friendly dan mencakup seluruh satuan kerja di Lingkungan KESDM.

Respon yang terkesan resisten dari pimpinan forum, tatkala penulis menarasi satu episode dimana terjadi curahan komitmen manajemen/pimpinan tinggi madya yang mendirect secara langsung pembangunan sehingga menghasilkan aplikasi persuratan yang efektif berjalan.

Bukan menjadi preseden yang baik, namun seolah memerintah untuk amnesia atas keadaan sebelumnya.
Apakah ini yang disebut kenyataan, apakah yang lalu sudah menjadi kisah usang yang tak berguna pada cita cita masa mendatang.

Suatu episode komitmen pimpinan sangat membekas di memori penulis yang sebetulnya hanya untuk mengantarkan beberapa pendapat terhadap aplikasi naskah dinas.

Penulis menyampaikan kegelisahan diri dari penentuan istilah “operator” yang dipergunakan sebagai penamaan peran penerima atau petugas pencatat surat masuk. Operator merupakan salah satu role, atau peran pengguna aplikasi persuratan.

Desakan kata kata pimpinan forum yang mendasarkan pada paparan akhirnya melemparkan penulis untuk berkata pada poin penamaan fitur jendela input data surat masuk. Merujuk BAB IV, Permen ESDM No. 42 tahun 2015 tentang pedoman tata naskah dinas.

Dinamika forum berjalan apik meski perdebatan teknis dapat diakhiri dengan fitur manajemen pengguna. Berkali kali penulis hanya bisa menyampaikan peran admin untuk melakukan customize atau pengaturan sesuai karakteristik persuratan tiap satker.

Misal pengaturan surat tembusan, admin pada satker dapat memindahkan surat tembusan dari data surat masuk pada akun pimpinan ke akun lain sesuai permintaan pimpinan yang bersangkutan.

Pengaturan tersebut berada di manajemen pengguna. Seolah melupakan fitur manajemen pengguna, forum terus larut dengan fungsi atau fitur surat masuk dan sedikit gambaran fitur surat keluar.

Di akhir tulisan ini, berharap terjadi penambahan intensitas diskusi sehingga memperjelas distribusi pemahaman πŸ“‘ alur atau work flow atau SOP persuratan dari pemilik bisnis proses ke PUSDATIN.

Secara pribadi, semoga saya dapat menarasikan secara βœπŸ“„ tertulis terkait beberapa alur atau work flow pada sistem informasi persuratan dinas (SIPD) Ditjen Migas pada tulisan berikutnya. Misalnya terkait jurnal disposisi dan seterusnya.

Narasi yang mendudukkan peran persuratan dalam manajemen di birokrasi. Narasi yang dapat memancing diskusi dari kontek kedudukan persuratan dalam pelaksanaan administrasi pemerintahan.
Narasi persuratan bahwa tidak lain dan tidak bukan, kedudukan persuratan sebagai supporting komunikasi kedinasan yang efisien dan efektif

Berlibur adalah bersama πŸŒΏπŸƒ

Menanamkan memori kebersamaan sejak mereka masih balita. Bayi dibawah lima tahun, Dipta dan Rara. Sedangkan kak Nasywa genap enam tahun pada bulan Juli 2019.

Saya pun tak bisa berlari dengan mengungkapkan kata kata syukur. Karunia Ilahi begitu banyak yang turun dari langit ketujuh. Keturunan yang sehat wal afiat, tidak kurang apapun. Buah hati yang menumbuhkan rasa kebersamaan.

Tak ada agenda tamasya yang khusus, syukurku kehadirat Nya, kujalani hari hari dengan rasa liburan πŸ›πŸŽˆβ›±. Asalkan bersama sama anak dan istri, sudah cukup untuk menghibur tanpa acara berlibur. Bagi ku, ada satu cara meningkatkan makna syukur dengan beraktivitas bersama anak dan istri.

Sabtu, 27 Juli 2019, saat panggilan tugas ke kantor dihari libur, tak ragu kumanfaatkan agar anak dapat visitasi ke tempat kerja bapaknya. Mengenalkan jenis pekerjaan kepada mereka. Memperlihatkan gedung kantor 🏒 di Jl. HR Rasuna Sa’id Kav. B5 kuningan Jakarta Selatan. Mengajak Nasywa dan Dipta masuk ke dalam ruangan untuk merasakan hari hari dimaba bapaknya berjibaku dalam menjaga rekaman kegiatan.

Tidak lebih satu jam berada di kantor, ajakan Thole ke kolam renang menghipnotis laju kendaraan mengikuti google map. Sempat mampir di Masjid Asy Salafiyah di daerah Buncit Raya sebelum tiba tepat disebelah Jl.Kahfi II arah jagakarsa, bertemu dengan kolam 🏊 renang yang diberi nama Tiga Dara.

Setelah menebus empat lembar kertas bertuliskan Tiket Masuk seharga 80 ribu, kami sekeluarga πŸ‘¨πŸ‘§πŸ‘©πŸ‘΄πŸ‘΅ turut berkubang dalam keceriaan bermain main air. Pertama kalinya Rara masuk ke kolam bersama ibunya.

Meski tangisan Thole menandakan belum puas bermain air, tergelincir nya siang mengantar untuk kembali ke rumah. Bukan karena petang yang menghampiri, nampak tubuh kecil seorang Nasywa yang mengharuskan berhenti main air.

Tak berapa lama, sampailah ke Toko Keramik. 40 kardus GRANIT terpilih untuk lantai sebagai bentuk perhatian kepada Mushola di VTB.

Hari sabtu, libur kerja bersama keluarga menjadi bagian dari langkah kebersamaanku dengan anak dan istri.

Bersama anak dan istri adalah liburanku. Bersama dengan keluarga sudah berasa tamasya.

#BulanJuliPenuhCeria

Pengurusan Naskah Dinas

29 Juli 2019, Udara sejuk kawasan puncak Bogor menyambut peserta rapat pembahasan pengurusan naskah dinas di lingkungan KESDM. Hangatnya sambutan mang MUMUH sehangat mentari pagi hingga tak canggung untuk memesan kopi.

Harmonisasi kopi mengawali obrolan ringan antar calon peserta rapat. ‘Komunikasi kedinasan saat ini tidak dapat dipisahkan dengan kehadiran teknologi informasi seperti WhatsApp dan E-mail”, ungkap petugas yang mewakili SKK Migas saat ngobrol santai dengan petugas tata usaha Ditjen Migas.
Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/23/whatsapp-vs-aplikasi-persuratan/

Kasubag Tata Usaha pada Ditjen Ketenagalistrikan bersama Calon arsiparis status magang yang sampai berikutnya menambah ramai obrolan santai di lobi Wisma Bayu. Begitu juga dua orang petugas persuratan dari Ditjen Minerba yang bergabung sesaat kemudian. Obrolan ringan meraba raba agenda rapat pengurusan naskah dinas.

Menurut penulis, menukil pada ruang lingkup tata naskah dinas, empat kata kunci yang mempermudah kita untuk memahami pengurusan naskah dinas yakni Pembuatan, Format, Pengendalian dan Pengamanan.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/11/15/tata-naskah-dinas/

Pekerjaan birokrasi yang bersifat administratif terkait erat dengan pembuatan naskah dinas. Meski demikian naskah dinas bukan satu satunya namun merupakan salah satu media komunikasi kedinasan. Jika kita mau perhatikan, masih banyak media komunikasi kedinasan lainnya yang juga menjadi bagian dari administrasi pemerintahan.

Praktik pembuatan naskah dinas terkait erat dengan penomoran, tembusan, lampiran, penggunaan kertas, penggunaan bentuk huruf, logo dan cap dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/04/09/naskah-korespondensi/

Format naskah dinas menjadi asing di telinga orang awam, namun jika mempergunakan istilah ‘bentuk naskah’ mungkin lebih familiar. Bentuk naskah seperti peraturan, Keputusan, Edaran, Instruksi, Perintah yang menjadi produk hukum. Bentuk surat untuk media komunikasi lintas satuan kerja. Bentuk nota dinas sebagai media komunikasi di dalam satuan kerja. Dan bentuk khusus yang menjadi format baku di Instansi Pemerintahan.

Dua kata kunci dalam memahami pengurusan naskah dinas yakni pembuatan dan format, bisa jadi menjadi tema sharing yang menarik untuk dikemukakan diantara petugas ketatausahaan.

Kemudian kata kunci πŸ”‘ kunci yang ketiga adalah pengendalian naskah dinas atau Mail Handling. Pendekatan agenda elektronik dalam mail handling yang saat ini diimplementasikan oleh tiap Satuan kerja di Lingkungan KESDM adalah pemanfaatan aplikasi persuratan dinas.

Baca juga
https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/05/419/

Kata kunci yang terakhir adalah Pengamanan Naskah Dinas. Biasa kita mengetikkan sifat surat antara lain Rahasia, Sangat Rahasia, Terbatas, Biasa menjadi usaha dalam rangka pengamanan naskah dinas.

Kemudian dalam pengurusan surat atau dalam membungkus dengan amplop dapat diberikan derajad surat yang biasa dengan kode “R”, ” SR”, dan “B”.

Pada perkembangan nya, terdapat beberapa metode dalam pengamanan naskah dinas seperti penggunaan Barcode, QRcode, security Printing sampai dengan penggunaan kertas khusus.

Di akhir tulisan ini, semoga forum ketatausahaan terus terselenggara sebagai bagian dari salah satu area perubahan ketatalaksanaan guna mendukung Reformasi birokrasi.

Kesan kaku dan penuh dengan tata aturan baku perlu diterobos dan disepakati bersama sehingga pengurusan naskah dinas menjadi salah satu media komunikasi kedinasan yang nampak dinamis.

Semoga bermanfaat

Persinggahan satu, dua dan tiga

Harta yang paling berharga, adalah KELUARGA, mutiara yang paling indah adalah KELUARGA……begitu cuplikan lagu soundtrack sinema elektronik dan film Keluarga CEMARA…

Sengaja kuabadikan memori dalam suatu catatan. Berharap menjadi harta disaat ingatan sudah tidak lagi kuasa. Rangkaian kata kata dari perjalanan hidup sederhana seseorang manusia biasa namun tetap mutiara karena keluarga.

Keluarga sebagai persinggahan yang penuh makna. Dahulu menjadi anggota keluaga dan sekarang kepala keluarga. Jika sedari tahun 1982 s.d. 2002, aku adalah anak dari bapak, sejak 2013 aku bersama dengan anak berstatus bapak.

Selain persinggahan penuh makna yang senantiasa ditemani kehadiran seorang Ibu. Keluarga menjadi harta dan mutiara yang kupunya.

20 tahun bersama Ibu, menjadi persinggahan pertamaku.

Satu kejadian yang tak terlupakan saat aku harus pentas saat di TK ABA Sleman. Berbarengan dengan hobi bapak sebagai musisi Orkes Melayu, pentas ku waktu kecil itu tidak dapat disaksikan oleh kedua orang tua ku.

Tak ada protes saat itu, justru saat masa Sekolah Dasar, melihat wajah Bapaku kalau melintas di depan SD Sleman IV (lor ndeso), nurul kecil sudah bisa berempati. Begitu berat nasib yang diterima bapaku, menjadikan mataku berkaca kaca, meneteskan air πŸ’§ mata, tangis keharuan.

Persinggahan pertama sebagai anak, menjadi spesial kala naik sepeda 🚴onthel, pinjam dari simbah kakung, untuk mendapatkan nomor induk siswa di SMPN Banyurejo. Adalah ibuku, Alm. Romilah gagah perkasa mengayuh sepeda puluhan kilo dari SMP 2 Sleman di Murangan menuju ke daerah Kemusuk, perbatasan tempel dengan Godean.

Tiga tahun menempuh pendidikan menengah pertama yang berjarak lebih dari 10 KM dari Sucen. Meski berbadan kecil, dan belum sunat, saya naik sepeda BMX kW, menembus persawahan pada tiap harinya. Sepeda yang didapat dari usaha pinjaman orang tua pun setia menemani, meski kadang harus bolak balik untuk kegiatan PRAMUKA sore di sekolah saat hari Jum’at.

Di kelas dua mulai dengan sepeda Federal, sebutan untuk sepeda bergigi. Ibu yang bekerja di Pabrik Bohlam terkenal dengan nama SIBALEK, produk bermerk DOP yang gulung tikar di tahun 2000 an menjadi tulang punggung keluarga. Tak kalah Bapak sebagai Tukang Batu, sebutan untuk pandai dalam membangun rumah menjadi patner yang dapat mengangkat ekonomi keluarga.

Tak ayal anaknya pun dibelikan sepeda baru dan saat Sekolah Menengah Atas (SMA), sudah dibelikan Sepeda Motor meski bukan baru. SMA 1 Sleman di Medari merupakan cerita perjalanan tiga tahun dalam masa remaja.

Tidak tau apa yang menuntut ku saat itu, lulus SMP Tidak masuk di sekolah kejuruan favorit di JOGJA, keinginan untuk kuliah memaksa berhenti satu tahun sebelum melanjutkan di sekolah umum terfavorit di Tingkat Kabupaten.

Tahun 2001 lulus SMA dengan sedikit wawasan dunia pendidikan, aku pun gagal menembus UMPTN (Ujian Masuk Perguruan Tinggi Negeri). Namun berhasil menembus Institut Agama Islam Negeri yang saat ini terkenal dengan sebutan UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta.

Jurusan MUAMALAH, Fakultas Syariah dijalani selama dua semester membuka wawasan dunia pendidikan sebagai praktik meraih ijazah demi suatu pekerjaan. Mungkin telah ditakdirkan untuk mempertahankan hidup, aku pun memasuki lingkungan pendidikan bernama UGM.

Diploma III kearsipan menjadi program studi yang saya yakini dapat mengantar takdir ke pekerjaan yang mapan. Suatu pekerjaan untuk bertahan dari kerasnya kehidupan. Berada dibawah naungan Universitas negeri terbaik di Indonesia menambah keyakinanku saat itu, untuk menjadi PNS.

Di bulan Syawal, tahun 2002, masa persinggahan ku pun harus berakhir. Persinggahan pertamaku saat ditemani seorang Ibu yang telah mengukir jiwa dan raga untuk terus berjuang melalui jalur sekolah dan kuliah. Sang Ibu tersayang, harus kembali kehadirat Allah. Sakit yang mengiringi hidup Ibu mengawali jalan kembali kepada Sang Khaliq.

Meski saat itu, saya merasa menyesal namun dengan keimanan Islam, berat hati untuk menerima hilangnya masa persinggahan ku yang pertama. Persinggahan hangat dengan kehadiran seorang Ibu.

Sampailah pada persinggahan ku yang kedua, bersama bapak dan adik perempuan. (2002 s.d. 2012)

Selama sepuluh tahun, kehidupan menempaku dalam peran sebagai kakak dan seorang pemuda berumur 20 tahun.

Mendayu biru nya keadaan sepeninggal Ibu, saat menemani remaja 17 tahun perempuan bernama Mariya Ulfa. Tetes air mata keharuan saat menerima rapot di SMA Seyegan bersama wali murid lainnya.

Peran kakak yang berusaha merangkap peran seorang Ibu. Memori ku masih membekas saat menghadapi keinginan sang adik akan rasa memiliki HP dan Motor. Merayu dan menemani sang adik agar mau kuliah keguruan.

Mungkin jalan sang adik tidak bisa sama dengan kakaknya. Meski hampir mirip pada program bahasa di Sekolah menengah atas, namun ari , panggilan sang adik tak berjodoh untuk melanjutkan kuliahnya.

Keputusannya untuk merantau bekerja di kota Industri menjadi satu episode hingga akhirnya menjalani sebagai karyawati suatu tempat perbelanjaan di dekat Sucen.

Jiwa sebagai kakak, mungkin telah teruji sejak kecil. Menjaga adik di kala pagi sampai sore hingga berkumpul kembali bapak dan ibu di rumah. Bahkan malam pun menguji peran sebagai kakak saat jadwal pekerja pabrik Sibalec menghampiri si Ibu.

Bapak yang doyan keluar malam, mengisi malam malam bersama adik semata wayang. Sangat terasa sepeninggal Ibu, kondisi dan keadaan telah membentuk jiwa seorang kakak.

Pelajaran berharga saat itu adalah penjiwaan sebagai seorang kakak yang terlalu berlebihan, mengubur resonansi firasat ayah kepada anak perempuan nya. Istilah Kebo Nyusu Gudel menjadi gambaran pembelaan ku saat Ari memutuskan untuk menerima lamaran seorang laki laki.

Putusan ketidaksetujuan bapak, aku bantah dengan rasa penjiwaan yang berlebihan sebagai seorang kakak. Akhirnya ari pun menikah dan hadirlah ponakanku bernama Nayla.

Banyak kejadian yang menenggelamkan logika oleh luapan rasa emosional. Kejadian dalam ribuan fragmen meniti hari hari bersama bapak bernama Wahono. Seorang Bapak yang meski selalu bersitegang, namun menjadi maha guru dalam perjalanan hidup ku.

Tak dinyana, firasat ketidaksetujuan bapak menjadi kenyataan. Saat posisi ragaku tak lagi di JOGJA, ari harus merawat Nayla tanpa pendamping lelakinya. Suatu sore, biasa aku pulang tiap dua pekan Jakarta – Jogja, perasaanku sangat terluka saat mendengar pertikaian suami istri (ari dan suaminya).

Nafas terisak mengiringi keluar nya air mata, memeluk bayi mungil bernama NAYLA. Dengan motor favoritku, Jialing menyusuri persawahan untuk membuang muka yang tergores luka rasa mendalam.

Dari situlah aku pun berada pada keadaan antara cita dan Cinta keluarga. Tiap dua pekan harus pulang, hanya untuk bisa ketemu dengan Nayla.

Hingga akhirnya kehidupan menemukan bentuknya. Pedih hati mungkin yang dirasakan Ari saat melihat sang kakak harus melangkah menuju persinggahan berikutnya. Persinggahan untuk membentuk keluarga baru.

Sudah suratan takdir, beberapa kejadian yang sudah di setting oleh Sang Pencipta. Suatu fragmen yang menguji eksistensi anggota keluarga. Sebuah kejadian yang memberikan pelajaran akan labilnya nahkoda perasaan. Kembali kepada naluri berfikir secara rasional. Dari benturan antara rasa memiliki antar anggota keluarga dengan cara mengekspresikan kepemilikan.

Dengan penuh kesadaran, kudedikasikan hasil kerja tiga tahun pertama. Bentuk bulanan dari hasil pengelolaan tanah warisan Ibu menjadi kontrakan. Sampai pula dengan turut merenovasi rumah tinggal. Semua untuk bapak, adik dan Nayla.

Kini, kepedihan saat merasa kehilangan, saat terlalu berasa memiliki telah berganti. Munajat tiap sujudku saat raga terpisah jogja dan Jakarta bertemu dengan sifat Kasih dan SayangNya. Ari pun telah bertemu dengan jodohnya kembali. Nayla pun menemukan sosok ayah. Dan bapak pun merasa lega.

Persinggahan ku yang ketiga, Ana, Nasywa, Dipta, Rara.

Namanya Krestiana, dipanggil ana. Tapi di kampus dipanggil nya Elyn. Perempuan yang mau menerima segala kekurangan ku. Perempuan yang telah bersedia bermuka tebal saat bersamaku.

Aku dengan segala kekurangan ku, tak layak untuk menjadi kepala keluarga tanpa kasih dan Sayang πŸ’• Sang Maha segala di Dunia dan Akhirat. Atas sadar doktrin Islam yang ku peroleh dari Ibu dan guru guruku, membentuk keluarga demi persinggahan menuju alam keabadian. Menikah karena mengikuti dan meniru Junjungan Nabi.

JODOH, MATI DAN REJEKI ADALAH MISTERI. Misteri dari Sang Ilahi. Episode dandang gulo, saat perjaka pada puncak daya tarik nya, datang menjelang petang. Lima tahun terlewat sebagaimana umur 25 tahun perjaka Sang PANUTAN, MUHAMMAD mempersunting Khadijah.

Tak kuasa atas misteri Ilahi membawaku pada persinggahan ku yang ketiga.

Sertifikasi Mandiri Arsiparis

Lega mendengar teman seprofesi di instansiku dapat mengikuti sertifikasi profesi. Secara formal, mereka telah mendapatkan pengakuan atas kompetensi yang melekat pada jabatannya.

Kegelisahan para arsiparis saat ini, dimana kebutuhan uji kompetensi atau sertifikasi sangat tergantung pada tempat yang telah ditentukan oleh Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI. Namun dengan adanya sertifikasi mandiri dapat mengobati kegelisahan termaksud.

Sertifikasi Arsiparis Kementerian ESDM secara mandiri dilaksanakan di Wisma Bayu, bogor, sejak senin, 21 Juli s.d. Kamis, 24 Juli 2019 yang diikuti kurang lebih 38 orang.

Serasa bulan ini menjadi bulannya sertifikasi arsiparis, beberapa info yang didapatkan oleh penulis meski terbatas dari media sosial. Misalnya di tanggal 23 s.d 26 Juli 2019 di Lembaga Antariksa dengan 67 orang, dan rencana pada tanggal 29 Juli s.d 1 Agustus 2019 bertempat di ANRI

Tertangkap fenomena membludaknya peserta sertifikasi dalam kerangka pembinaan arsiparis dari grup WA di bulan April 2019. Misalnya pada kutipan percakapan berikut

[23/4 10.03] arsiparis: Iya saya dari DPK Sleman tidak diloloskan mengikuti sertifikasi….

[23/4 10.09] arsiparis DPK Sleman : bersama tiga orang telah tersebut dalam rekomendasi di PAK nya telah tertulis per 1 Oktober 2019 dapat mengajukan Kenaikan Pangkat dan Kenaikan Jabatan, tapi krn tdk diloloskan sertifikasi jadi mundur entah kapan??… 😬😬πŸ˜₯

Arsiparis kabupaten Sleman, Yogyakarta memohon dengan biaya ditanggung sendiri, namun pihak ANRI tetep tidak mengijinkan tambahan kuota peserta sertifikasi. Meski jauh2 hari telah mendaftar dan mengirim portofolio sejak bulan Desember 2018, namun tidak merubah ketentuan kuota peserta sertifikasi.

Tentunya menjadi jalan terjal utk arsiparis😭😭 dapat melenggang untuk dapat naik pangkat dan naik jabatan, tambah arsiparis Kabupaten Sleman tersebut.

[26/4 22.49] Panitia Sertifikasi ANRI: Mohon maaf Ibu,bukannya tidak dipanggil,hanya saja belum dipanggil. Karena kita sertifikasi masih ada dua lokus lagi (dua gelombang). Jadi bisa saja dipanggil di lokus yang lainnya. Mohon maaf jika harus menunggu karena antriannya juga sudah sangat panjang Bapak Ibu πŸ™πŸ»πŸ™πŸ»πŸ™πŸ»πŸ™πŸ»

Semoga di hari senin 29 Juli 2019 saat sertifikasi di ANRI ketiga arsiparis dari Kabupaten Sleman Yogyakarta dapat mengikuti sertifikasi, atau bahkan telah menjalani sertifikasi.

Sebenarnya apa sih esensi sertifikasi ini, sehingga menjadi prasarat WAJIB sesuai pasal 6 pada Peraturan Kepala ANRI No 6 tahun 2016, tentang Sertifikasi Jabatan Fungsional Arsiparis, dengan peruntukan antara lain:

++Pejabat Fungsional Umum untuk menjadi
Arsiparis melalui jalur penyesuaian
(inpassing);

++ untuk dapat naik jenjang
Jabatan setingkat lebih tinggi;

++ alih jabatan dari
Arsiparis Terampil ke Ahli

++ PNS yang akan diangkat kembali ke dalam Jabatan arsiparis kategori Keterampilan &Keahlian;

++ pejabat struktural yang diangkat ke dalam Jabatan Arsiparis;

++ Pejabat fungsional tertentu lainnya yang diangkat ke

dalam Jabatan Arsiparis.

Apakah bisa sepenuhnya mengukur standar kompetensi dengan empat hari sampai satu minggu sebagaimana pelaksanaan sertifikasi??

PASAL 20 Peraturan Menpan dan RB menyebutkan bahwa PNS yang menduduki Jabatan Arsiparis harus memenuhi
Standar kompetensi sesuai dengan jenjang jabatan.
Kompetensi Arsiparis meliputi kompetensi dalam pengelolaan arsip
dinamis, kompetensi dalam pengelolaan arsip statis, kompetensi
dalam pembinaan kearsipan, dan kompetensi dalam pengolahan arsip
menjadi informasi.

Di akhir tulisan ini, semoga sertifikat secara formal yang telah didapatkan para arsiparis dapat menjadi penyemangat dalam penerapan di unit kearsipan atau unit kerja masing masing.

Pengakuan formal melalui proses sertifikasi menjadi pemantik untuk terus menjaga rekaman kegiatan di satuan kerja masing masing.

Penulis juga berharap, sertifikasi dalam kerangka pembinaan arsiparis benar benar menjadi sarana perlindungan hak hak arsiparis. Bukan menjadi kondisi yang sebaliknya dimana terjadi Fenomena kegelisahan para arsiparis terkait hak untuk dapat naik jabatan yang tertunda karena belum tersertifikasi.

Nalar kita pun dapat menerima ibarat keping mata uang. Satu sisi sertifikasi untuk melindungi profesi kearsipan, satu sisi terkait dengan hak hak arsiparis.

Semoga bermanfaat.

Legacy kearsipan 2017 dan 2018

Legacy, sengaja mencomot kata “legacy” untuk memaknai hasil kerja arsiparis untuk mendukung kinerja unit kerja. Bisa jadi terasa aneh, biasanya istilah Legacy dipakai untuk pemimpin. Beberapa berita online telah mempergunakan istilah Legacy untuk mengabarkan para Menteri pada Kabinet Kerja Jokowi-JK yang akan memasuki akhir masa jabatannya.

Ya anggap saja, arsiparis merupakan pemimpin kecil pada urusan kearsipan. Sifat profesional, independen dan mandiri bisa jadi tidak mengurangi jiwa kepemimpinan pada urusan kearsipan. Atau sebut saja bukan arsiparis namun subyeknya kearsipan. Urusan arsip yang dapat berkontribusi pada suatu legacy

Meski teralu jauh untuk dapat berperan dalam meninggal Legacy, minimal merasa diri turut dalam berkontribusi dalam suatu kalimat ” Selamat tinggal ribuan lembar kertas” sebagaimana dalam tulisan minggu lalu pada tautan ⬇ berikut https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/19/jejak-arsip-kertas-tahun-2016/

Jika di tahun 2016, tertinggal jejak-jejak kearsipan untuk Legacy penurunan penggunaan kertas pada praktik perkantoran di Ditjen Migas, Bagaimana di tahun 2018 dan 2017????

Saya kemudian menengok kembali jejak digital yang menangkap laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan yang pernah saya susun.

Dalam tautan berikut di ⬇
https://nurulmuhamad.blogspot.com/2017/10/pengelolaan-arsip-mei-sd-oktober-2017.html?m=1 menjadi gambaran ratusan meter linear arsip yang berhasil dievakuasi untuk mendukung pencapaian kinerja unit berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Bahkan tanpa ada tambahan anggaran.

Sebanyak 1772 boks atau setara dengan 354 meter linear dan ratusan kardus besar berisi arsip Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas berpindah ke ruang arsip tanpa dukungan tambahan anggaran. Dengan rasa cinta dan tanggung jawab atas peran kearsipan, maka berbagai cara dilakukan agar dapat mendukung program renovasi dan penataan ruang kerja.

Semula ruang arsip berada di Lantai 12 dan 10 harus dipindahkan ke ke lantai 4. Ruang kerja Direktorat Teknik dan Lingkungan Migas di pindah ke ruang transit sehingga mendesak tim kerja arsip Ditjen Migas harus berjibaku.

Lagi lagi, sebagai arsiparis dapat merasa bangga dapat berkontribusi dalam meninggalkan legacy berupa penataan ruang kerja pada Gedung Migas. Kearsipan menjadi salah satu penyokong pencapaian kinerja unit (Bagian Umum Ditjen Migas) untuk melakukan branding Ditjen Migas.

Sedangkan tahun 2018 adalah turut serta dalam meninggal legacy menjaga keselamatan Gedung Migas. Sebagaimana penulis tulis pada tautan berikut ⬇⬇⬇ ⬇ https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/01/05/195-ton-bahan-non-arsip-keluar-dari-gd-migas/

Meski berada pada titik kepuasan untuk berkontribusi dalam meninggal legacy, namun terdapat salah satu fragmen dimana kearsipan harus menerima kenyataan pahit.

Secarik kertas pada bulan Juli 2018, bertanda tangan Kepala Bagian (eselon 3) ditujukan kepada Sesditjen Migas (eselon 2) telah memantik perhatian pimpinan atas penyediaan sarana simpan berupa roll opeck. Disebabkan dinamika suksesi kepemimpinan atau pergantian ses Ditjen waktu itu dan prioritas kinerja unit bagian umum menyebabkan tidak terealisasi. Sampai dengan tahun 2019, tidak satu pun rol opek dapat diadakan.

Legacy kearsipan menjadi salah satu bentuk layanan. Legacy kearsipan diantaranya wujud supporting. Legacy kearsipan di unit kerja teknis belum mampu tertanam dalam memori prioritas staf sampai pejabat. Legacy kearsipan masih belum terlalu penting jika dihadapan dengan urusan perkantoran lainnya.

Akhirnya, memaknai legacy tetap sebagai legacy. Arsiparis dan kearsipan, tetap merasa puas sebab turut berkontribusi dalam legacy unit kerja. Tidak mesti harus mendapatkan perhatian berlebih. Cukup sebagai bagian yang dibelakang namun mengharmonsasi keadaan.

Hikayat menceritakan kehidupan, begitulah kiranya kedudukan kearsipan sebagai layanan perkantoran. Arsiparis dan kearsipan telah cukup berbangga dengan turut dalam pencapaian kinerja unit.

Semoga bermanfaat

Hari Anak Nasional

Selasa 23 Juli, info Radio mengiringi saat bersiap mengantar Nasywa (anak pertama) untuk beli DVD Rainbow Ruby, Hari Anak Nasional Indonesia sejak 1984. Tak ragu lagi mengisi hari cuti tahunan ku untuk meluangkan perhatian kepada anak.

Usai mengantar dan menjemput Dipta ke Madrasah https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2019/07/22/dipta-ke-madrasah/ bersiap dalam perjalanan memenuhi keinginan anak2 yang akhir akhir ini sering nonton film animasi dari chanel YouTube.

Teringat memori kebahagiaan swaktu aku masih anak2, serial sinema elektronik, Satria Baja Hitam. Memori yang tertanam sampai dewasa meski harus numpang nonton di rumah tetangga.

Kini saatnya menjadi orang tua, saat memfasilitasi anak untuk bahagia.

Tidak sengaja saya berjumpa dengan 23 Juli sebagai hari anak nasional saat meliburkan diri dari rutinitas kerja. Diri ini mempertegas kembali untuk dapat memaknai anak sebagai bagian penting dalam kehidupan.

Secara pribadi saya telah berusaha mendudukkan anak sebagai takdir penuh misteri Ilahi. Wujudnya adalah mendudukan kehadiran anak sebagai pemantik peningkatan nilai spiritual, sosial dan ekonomi.

Hari anak nasional menjadi anomali, bukan sekadar hanya momentum untuk memperhatikan anak saja, namun bersama dengan anak menggapai peningkatan nilai nilai kehidupan.

Saat merasa semakin dewasa hidup di dunia, sebagai orang tua dituntut terus menjunjung nilai spritual dan sosial. Bahkan kehadiran anak dapat menghargai nilai ekonomi.

Orang tua yang tinggal bersama dengan anak, dituntut untuk memberikan contoh nyata. Mendidik anak sama halnya mendidik diri sendiri. Saat menginginkan anak yang agamis, sebagai orang tua harus mampu menghadirkan kebiasaan spiritual di rumah dan di lingkungan bermukim.

Saat menginginkan anak yang mempunyai kecerdasan sosial, orang tua dituntut pula untuk berinteraksi sesama tetangga, teman dan keluarga. Nilai nilai sosial yang diyakini menjadi benteng atau pengendali saat manusia berada pada kekhilafan, perlu dibangun bersama dengan anak anak.

Tiap orang tua pastinya berharap agar anak memiliki penghargaan atas nilai ekonomi, bukan anak yang hidup dalam suasana hedonisme dan materialistik. Orang tua paham betul, untuk itu perlu menghadirkan suasana bersama anak. Anak bukan menjadi Obyek, namun anak menjadi subyek bersama sama para orang tua.

Semoga tulisan ini bermanfaat bagi para pembaca. Tulisan yang menjadi pengingat saya untuk lebih memaknai kehadiran anak anak dikehidupan ini.

Besaran Volume Arsip

Rabu, 24 Juli 2019. Posisi cuti tahunan tidak menghalangi arus pekerjaan kearsipan. Status ASN saat ini, menuntut kita terus dapat on call. Merasa diri sebagai sumber daya pendukung dalam pelaksanaan kearsipan Ditjen Migas, sebisa mungkin dapat terhubung dalam kebersamaan meniti hari hari penyediaan layanan unit kerja.

Teringat pada skema pemahaman agama Islam dalam membumikan setiap Ayat Allah pada penuturan Sabrang. Sabrang meracik kata kata dahsyat yang diakuinya bersumber dari Al Qur’an. Kata tersebut yakni sabar (aku ra popo), berprasangka baik, syukur dan iklas. Kata dahsyat yang juga menginspirasiku untuk berdalih, dapat on call meski status cuti tahunan.

Bunyi HP pertanda datangnya pesan singkat memperkuat alasan untuk hari ini menyusun narasi justifikasi anggaran kearsipan. Dari atasan langsung dan petugas keuangan menyampaikan kepada saya kebutuhan justifikasi anggaran penataan Arsip.

Narasi justifikasi diperlukan petugas APIP untuk memastikan kebutuhan anggaran kearsipan. Menjaga akuntabilitas penyusun rencana anggaran menambah alasan diperlukan justifikasi anggaran. Selain itu, justifikasi sangat dibutuhkan saat kearsipan belum menjadi pemahaman umum. Hal tersebut dapat ditunjukkan bahwa kearsipan tidak berada di Satuan biaya umum atau yang saat ini disebut dengan satuan biaya masukan (SBM).

Satuan biaya khusus atau yang biasa disebut dengan SBK pun masih belum menjadi kebutuhan unit kerja. Salah satu aturan yang dapat menjadi alternatif referensi penentuan besaran anggaran kearsipan adalah Peraturan Pemerintah terkait PNBP Arsip Nasional. Poin harga satuan pembenahan Arsip dan Poin harga penyimpanan arsip sudah cukup menerangkan bahwa kebutuhan anggaran kearsipan.

Meski terang, besaran satuan anggaran berdasarkan aturan pemerintah, namun terbuka pemandangan baru dari APIP yang melakukan pendalaman besaran anggaran. Informasi hasil telaahan APIP yang sampai kepada saya, bukan lagi hanya pada dasar harga satuan, namun besaran volume pekerjaan.

Hasil pendalaman yang jeli dari APIP memantik akuntabilitas bagi pelaksana program anggaran kearsipan. Dari manakah menentukan besaran volume Arsip (jumlah Arsip satuan Meter Linear ).

Berikut narasi justifikasi untuk anggran penataan Arsip

Justifikasi anggaran penataan arsip
Kegiatan penataan arsip Ditjen Migas merupakan program anggaran kearsipan dalam melaksanakan pembenahan arsip. Arsip yang dipindahkan dari unit kerja di lingkungan Ditjen Migas belum tertata dan tersusun secara logis dan sistematis. Untuk itu perlu dilakukan pembenahan arsip melalui proses penataan sesuai prinsip dan ketentuan perundangan urusan kearsipan.

Dampak perpindahan ruang kerja di Gedung Migas menjadi kondisi arsip hampir bisa dikatakan “berantakan”. Arsip yang harus terdata dan ditempat kan secara urut, hanya disimpan dalam kardus besar.

Lebih dari 20 unit kerja (Subdit dan Bagian) yang menjadi dasar pengelompokan unit informasi mempunyai volume arsip ratusan meter lari. Jika rata2 setiap unit kerja memiliki volume arsip 10 meter linear, maka minimal terdapat 200 meter linear.

Konversi volume ke satuan boks sesuai asumsi praktik kearsipan pada umumnya yakni 1 meter linear sama dengan 5 boks arsip (ukuran 20x40cm). Dengan demikian setiap unit kerja memiliki jumlah minimal 50 boks arsip yang akan dipindahkan ke ruang arsip.

Total jumlah arsip yang dikelola ruang arsip Ditjen Migas mendekati jumlah 10.000 boks atau setara dengan 2.000 meter linear. Rincian jumlah boks eksisting sebagai gambaran pertambahan arsip dari unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas dalah sebagai berikut:
1. Sejumlah 5200 boks bersifat arsip inaktif disimpan di ruang sewa ANRI (kerjasama sistem bayar sewa dengan satuan boks pernah bulan)
2. Lebih dari 2.000 boks telah dipindahkan ke gedung pusat arsip KESDM Pondok Ranji). Dimana pada Tahun 2019 memindahkan 245 boks berupa Laporan pekerjaan konsultan pihak ketiga. Keterbatasan ruang arsip di pondok Ranji dan perpindahan status kewenangan pengelolaan arsip ke Biro Umum menjadi pertimbangan usulan salah satu unit eselon satu seperti Ditjen Migas bersurat ke Sekretaris Jenderal KESDM
3 kurang lebih 3.000 boks arsip tersimpan di ruang Arsip Ditjen Migas di Lantai 4.

Selain arsip yang berasal dari unit kerja (berbentuk odner bahkan tidak teratur di dalam kardus kardus besar), arsip dalam boks pun diperlukan penataan kembali sehingga dapat menyortir arsip usul musnah.

Kegiatan penataan kembali terhadap arsip dalam boks arsip diharapkan mampu menjamin daur hidup arsip sehingga menjamin ketersediaan ruang simpan.

Arsip terus bertambah, jika tidak dilakukan usaha penyusutan, maka gedung Migas akan dipenuhi dengan arsip.

Kondisi kebutuhan arsip akhir akhir ini bukan hanya untuk kebutuhan referensi penyelesaian pekerjaan dari unit kerja di Lingkungan Ditjen Migas. Kebutuhan arsip untuk pemeriksaan auditor baik internal dan eksternal pun menjadi sasaran tujuan yang lebih luas menambah layanan kebutuhan arsip untuk pihak penegak hukum.

Meski kedudukan kearsipan Ditjen Migas bersifat back office, artinya hanya berhak melayani unit kerja, namun kebutuhan unit kerja untuk kegiatan pengawasan dan penegakan hukum menjadi bagian penting ketersediaan layanan kearsipan.

Ketersediaan layanan dari kegiatan anggaran penataan arsip. Demikian untuk menjadi justifikasi anggaran penataan arsip tahun anggaran 2019