Para pembaca yang budiman, Ceille.. nyapa nih ye.. 😂😛😝😋, Para petugas kearsipan dapat berada di persimpangan yang mengasyikkan. Persimpangan yang terkadang memancing adu argumentasi. Persimpangan tersebut harus dilalui untuk sampai pada tujuan yakni arsip yang tersusun dan tertata rapi.
Layaknya berjalan di suatu jalan, kita akan memilih satu jalur pada persimpangan untuk dapat sampai ke tempat yang dituju. Yang dimaksud jalur persimpangan dalam tulisan ini adalah adanya tiga cara dalam membentuk berkas. Cara pemberkasan yang dapat ditempuh melalui salah satu dari tiga cara yakni kesamaan bentuk, kesamaan masalah dan kesamaan kegiatan.
Cara pemberkasan tersebut yang penulis ibarat kan sebagai tiga jalur membentuk persimpangan. Salah satu jalur yang akan membawa ke tempat yang dituju. Cara pemberkasan yang ditentukan untuk tujuan kearsipan yakni menjamin ketersediaan rekaman kegiatan.
Persimpangan yang datang dari tiga kesamaan pembentukan berkas berakar dari tinjauan struktur, kontek dan isi. Suatu tinjauan yang perlu dilakukan sebagai jalan untuk menuju tujuan menjamin tingkat kepercayaan arsip.
Tulisan kali ini akan mengurai persimpangan termaksud. Ibarat melalui jalur persimpangan jalan, untuk sampai pada tempat yang dituju memerlukan pertimbangan agar tidak salah.
Meski berbeda, namun ketiga jalur akan membawa pada tujuan yang sama yakni tersusun nya arsip. Intinya jalan, bukan berdebat, palagi saling menyalahkan salah satu jalur.
Sebelumnya, tulisan ini tersusun bukan tidak mau mempergunakan metode ilmiah, namun karena penulis merasa belum dan bukan ahli. So kita sampaikan sederhana dan sebisa saya saja ya gaes….
Yuk kita mulai….
Di unit mana pun, baik yang bersifat teknis maupun penunjang, pastilah terdapat arsip pengawasan. Arsip ini merupakan rekaman kegiatan audit dari unit pengawas baik internal maupun eksternal.
Jangka waktu administrasi yang mengikuti penyelesaian hasil pemeriksaan memantik kembali ketersediaan arsip pengawasan. Hasil pemeriksaan pada tahun anggaran berlalu, merekomendasikan tindak lanjut pemeriksaan pada tahun berjalan. Jika belum dapat terselesaikan, dapat berlaku untuk tahun berikutnya. Hal tersebut menjadikan berkas pengawasan memiliki kurun waktu dengan rentangan tahun (dapat lebih dari dua tahun anggaran).
Struktur arsip pengawasan bukan hanya Laporan Hasil Pengawasan disingkat LHP yang menjadi hasil akhir pemeriksaan. Atau berupa kertas kerja berisikan saldo temuan yang dikompilasi menjadi data.
Hasil audit disampaikan oleh inspektur jenderal kepada pimpinan satuan kerja melalui pengantar masalah hasil audit yang termuat pada LHA. Pengantar tersebut biasanya memiliki struktur naskah dinas bentuk surat. Surat inspektur jenderal akan ditindaklanjuti oleh pimpinan satker dengan menciptakan naskah dinas berbentuk nota dinas.
Rekaman kegiatan tidak lanjut hasil pemeriksaan dapat memiliki struktur yang berbeda beda. Misalnya tidak lanjut penyetoran kerugian negara akan menghasilkan surat setoran bukan pajak (SSBP). Jika tidak memperhatikan kesamaan kegiatan, atau mempergunakan tinjauan kontek, SSBP tersebut dianggap sebagai arsip keuangan, atau di berkas kan sesuai bentuknya yakni surat setoran yang mirip pajak.
Belajar dari contoh kasus layanan yang kita temui terkait dengan arsip pengawasan.
Minggu yang lalu, tepatnya hari Rabu, 10 Juli 2019, pramu kantor dari Bagian Keuangan menelusuri surat terkait tindak lanjut pemeriksaan. Berdasarkan arahan pimpinan pada unit keuangan migas, surat tersebut dapat diketemukan di ruang arsip karena memiliki kurun waktu tiga tahun yang lalu, atau tahun 2016.
Petugas arsip menelusuri surat termaksud dengan dua cara, yang pertama adalah struktur arsip berbentuk surat, akan ditelusuri di aplikasi persuratan. Kejelasan identitas seperti perihal, tanggal, dan bulan pada surat dapat mengarahkan petugas dalam menemukan arsip.
Setelah tidak dapat diketemukan file PDF pada aplikasi persuratan, maka petugas mengecek pada aplikasi arsip digital. Suatu aplikasi yang dimanfaatkan untuk menyimpan daftar arsip. Melalui aplikasi ini, perlu pencarian dengan cara kedua yakni tinjauan berkas, bukan mencari surat.
Sesuai daftar arsip yang ada pada aplikasi termaksud, dapat ditemukan petunjuk lokasi keberadaan surat. Sebagaimana cara pendataan arsip bukan tiap item, melainkan tiap berkas(tinjauan struktur) maka didapatkan petunjuk keberadaan lokasi surat yakni pada berkas persuratan bertanda tangan dirjen yang disusun berdasarkan bulan dan tahun.
Kasus tersebut diatas, bisa jadi memunculkan pertanyaan para pembaca?
++++mengapa surat tidak di berkas kan dalam kesamaan masalah????
++++mengapa masih terjadi pemberkasan berdasarkan kesamaan bentuk???? Yakni berkas persuratan bertandatangan dirjen yang disusun per bulan dan per tahun.
Tulisan kali ini belum akan menjawab pertanyaan tersebut. Semoga menjadi topik tulisan tulisan selanjutnya.
Semoga bermanfaat