Sesuai dengan Surat undangan Bapak Sesditjen Migas nomor 1223 tanggal 13 Nopember 2018, telah terselenggara rapat evaluasi penggunaan aplikasi persuratan dinas versi Android di Wisma Bayu Bogor, pada hari Rabu, 14 November 2018
Forum sebagai evaluasi penggunaan aplikasi dihadiri oleh seluruh sekretaris pimpinan dan sekretariat unit kerja di lingkungan Ditjen Migas. Dasar pelaksanaan kegiatan adalah Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) pada pencapaian output laporan pembinaan umum, kepegawaian dan organisasi pada sub layanan korespondensi dan sekretariat pimpinan.
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Ditjen Migas membuka acara dilanjutkan dengan pemaparan hasil pengembangan penyediaan sarana persuratan berupa aplikasi berbasis Android.
Pemaparan dari presentation antara lain:
🌟 aplikasi surat berbasis Android dapat diunduh di Play Store
🌟 Fungsi aplikasi surat versi web tidak berubah namun disesuaikan pada versi Android dengan melengkapi sesuai kebutuhan pengguna
🌟 Pengguna yg dapat memanfaatkan versi Android adalah user seluruh pejabat di lingkungan ditjen migas, Sekretaris pimpinan, petugas sekretariat eselon 3, dan staf. Pengembangan ini melanjutkan versi Android sebelumnya yg hanya bisa untuk user staf.
🌟 fungsi penomoran yg dilaksanakan oleh sekretaris pimpinan masih belum bisa dg versi Android dikarenakan terkait dengan kehadiran pimpinan di kantor untuk dapat menandatangani naskah dinas.
Hasil Forum Evaluasi ini akan dipergunakan untuk memberikan umpan balik pengembangan aplikasi yg akan diselesaikan pada akhir Oktober 2018 oleh Programer (penyedia)
Hasil evaluasi tersebut antara lain:
1. Dani Fajar (sekretaris Dirjen) menyampaikan antara lain:
– pada fitur “surat disposisi” saat ini berisi surat disposisi menteri, sedangkan pada versi web terdapat fitur disposisi kementerian yg belum terdapat di versi Android.
– Bagaimana penjelasan mengenai tampilan data surat berupa huruf D atau, F yg pada versi Android terdahulu sebagai pembedaaan aksi disposisi pada kelompok aksi “untuk diselesaikan”, “siapkan jawaban” , “bahas bersama”, “menghadap” berubah menjadi dua huruf seperti KB, SD, dst???
– jika fitur “surat disposisi” berisikan dispo dari dirjen untuk sekretaris djm, maka pada versi Android diharapkan dapat melihat catatan disposisi (saat ini di versi web pun belum dapat melihat catatan disposisi)
2. Eva Khirunisa, Sri Hartini Anna serta Kurniawan (Sekretaris Eselon 2) menyampaikan antara lain:
– Diperlukan fasilitas delet surat untuk surat yg dobel dan surat yg tidak sesuai dengan tujuan (sebagaimana tersedia di versi web)
– agar memudahkan meneliti surat sebelum disampaikan pimpinan, diperlukan pembedaaan data surat masuk, apakah berupa dispo dirjen atau surat langsung ditujukan ke direktur/sesditjen.
– fitur “surat disposisi” berisi disposisi dari pimpinan kepada user sekretaris bukan dispo dari dirjen.
– pengembangan fitur “jurnal disposisi” yg disediakan dapat melakukan chat kepada unit terkait. namun untuk jawaban unit terkait belum dapat ditunjukkan.
3. Asriana, Irma, Niki, lanjar, pia, Suwarti, Indana, Teni,Widya, Suciati sebagai wakil dari petugas sekretariat eselon 3 menyampaikan :
– monitoring dispo oleh pejabat administrator(eselon III) belum menunjukkan nama staf, meskipun pada detil surat menunjukkan surat telah di dispo ke staf (nama staf belum muncul)
– Detil surat yg merupakan histori disposisi pimpinan terlalu panjang, sehingga menghabiskan tampilan pada HP. diperlukan pangaturan tampilan detil surat agar dapat termonitor sampai dengan staf
4. Ahmad mursidin, Antina, Barkun, Ringki Nababan, suwarti, siska mewakili user level staf menyampaikan:
– diperlukan perhatian tingkat keamanan dikarenakan versi Android rentan dengan peretas
– tampilan detil surat belum menunjuk nama staf yg menerima dispo yg sama
– pencarian surat pada 3 bulan yg telah lalu sudah tidak mendapatkan file pdf, adakah kebijakan penghapusan file pdf di server?
Nurul Muhamad 