Arsip adalah Gedung Perkantoran

Gedung Ibnu Sutowo 2019 s.d. seterusnya, Gedung Migas 2015 s.d. 2019, Gedung Plaza Centris 2001 s.d. 2015 Gedung Dharma Niaga (BUMN) s.d. 2000

Adanya Gedung yang khusus diperuntukkan sebagai penyimpanan arsip, merupakan jaminan ketersediaan arsip. Dalam suatu gedung yang mengkhususkan adanya ruang arsip, juga merupakan jaminan ketersediaan arsip. Pada tiap lantai di suatu gedung yang merupakan ruang kerja terdapat ruang file, merupakan jaminan ketersediaan asip.

Namun bagaimana jika gedung sebagai kantor berpindah pindah alamat???, bagaimana jika terjadi perpindahan ruang kerja karena renovasi? Bagaimana jika gedung berubah nama? Pastinya akan berdampak pada kearsipan.

Perubahan nama gedung dan perpindahan alamat akan berpengaruh pada kertas kop surat (Identitas arsip). Perpindahan ruang kerja saat renovasi gedung berdampak pada penyimpanan arsip. Baca https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2018/10/15/ledakan-%f0%9f%92%a5-arsip-di-gd-migas/

Tulisan kali ini akan mengulik keberadaan gedung Ditjen Migas. Meski tidak secara menyeluruh menggambarkan perpindahan kantor Ditjen Migas sebanyak tiga kali, namun ulasan ini memberikan persepsi bahwa kearsipan sangat erat terkait dengan keberadaan gedung.

Gedung menjadi bagian yg tidak bisa dilepaskan dari kearsipan. Terlebih untuk arsip konvensional berbentuk kertas. Bahkan ketika kita dengar konsep pengertian arsip adalah gedung, nalar pekerja arsip dapat menerima bahwa rekaman kegiatan dalam media kertas butuh media lain yakni gedung perkantoran.

Gedung sebagai lokasi pelaksanaan perkantoran merupakan letak keberadaan siklus daur hidup arsip. Arsip tercipta di gedung tersebut, arsip dipergunakan dan dipelihara di gedung tersebut. Arsip menyusut berpindah dari ruang file ke ruang arsip, dan dari ruang arsip ke gedung khusus yang diperuntukkan untuk menyimpan arsip.

Berada di pusat ibu kota Indonesia, Ditjen Migas beralamat di Jl. HR Rasuna Said, Setiabudi Kuningan Jakarta Selatan sampai saat ini selama sembilan belas tahun. Sejak tahun 2001, Gedung Plaza Centris menjadi tempat berjalannya roda perkantoran Ditjen Migas. Sesuai dengan prasasti diresmikan oleh Menteri Purnomo Yusgiantoro.

Gedung Plaza Centris tinggal nama saja. Gedung yang mulai beroperasi pada tahun 1996 dimiliki oleh KSO POJ-PP (BUMN) memiliki luas tanah 3712 meter persegi. Luas area perkantoran (netto) termasuk area parkir kurang lebih 10.000 meter persegi yang terbagi menjadi tujuh belas lantai termasuk lantai basement. Namun demikian luasan kotor (gross) mencapai lebih dari 20.000 meter persegi.

Dari penetapan status Barang Milik Negara di Lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral diketahui bahwa tanah yang menjadi lokasi Gedung Plaza Centris di peroleh dari APBN pada tahun 2004.

Luas tanah 3.673 meter persegi dengan bukti kepemilikan sertifikat hak pakai nomor 67/Setiabudi sebagaimana tersurat dalam Keputusan menteri keuangan nomor 167/KM.06/2011 tanggal 26 November 2011.Tanah hak pakai diperutukkan untuk Ditjen Migas.

Kemudian pada tahun 2014 sebagaimana penetapan status penggunaan barang milik negara pada KESDM (Keputusan Menteri Keuangan No. 59) , Bangunan Gedung Permanen dengan bukti kepemilikan nomor 27885/IMB tanggal 1 November 1994.

Pada perkembangan selanjutnya, sesuai pengalihan status penggunaan Barang Milik Negara berupa Tanah dan Bangunan Gedung Permanen pada tanggal 15 Januari 2015 dari Kuasa Pengguna Barang (KPB) Sekretariat Jenderal KESDM kepada Ditjen Migas, maka pada pertengahan tahun 2015, Gedung Plaza Centris berubah nama menjadi Gedung Migas.

Kemudian saat ini di tahun 2019 dengan ketetapan menteri ESDM nomor 46 , diberikan nama menjadi Gedung Ibnu Sutowo.

Menilik keberadaan Gedung Ditjen Migas yang berubah nama sampai dengan tiga kali, telah mengalami pula perubahan ruang kerja pada setiap lantainya. Renovasi ruang kerja sempat dilakukan pada tahun 2008 pada lantai yang dipergunakan oleh Ditjen Migas.

Kemudian pada tahun 2017 dan 2018 dilaksanakan penataan kembali ruang kerja untuk meningkatkan kinerja organisasi Ditjen Migas. Penataan ruang kerja dengan renovasi secara bertahap dilaksanakan untuk seluruh lantai yang difungsikan sebagai ruang perkantoran.

Gambaran keberadaan gedung perkantoran Ditjen Migas pada hasil penataan tahun 2008 memperlihatkan keberadaan ruang file pada tiap subdit beralih ke ruang file untuk tiap lantai.

Tuntutan kebutuhan ruang kerja seiring dengan bertambahnya pegawai dan unit kerja serta ruang fungsional sebagai bentuk perkantoran modern mendesak keberadaan ruang file yang semula lima ruang menjadi satu ruang saja.

Meski harus dijadikan catatan bahwa keberadaan ruang file merupakan jaminan ketersediaan arsip, namun secara umum tuntutan layanan perkantoran berupa ketersediaan ruang kerja untuk pegawai yang terus bertambah dan ruang fungsional pendukung menjadi alternatif kebijakan pimpinan.

Daur hidup arsip pada gedung perkantoran Ditjen Migas yang terus bergerak seiring laju kegiatan administrasi terus menghasilkan arsip kertas, dituntut dalam pemanfaatan teknologi informasi komputer atau penerapan e-Gov

Alternatif lain adalah penyediaan ruang arsip yang memadai sehingga dapat menampung cepatnya laju pertumbuhan arsip kertas karena perkembangan e-Gov yang melambat.

Akhirnya, penulis berpendapat bahwa kearsipan merupakan cermin dari keberadaan gedung perkantoran. Jaminan ketersediaan arsip kertas dapat terpenuhi dengan adanya ruang file, ruang arsip sampai dengan gedung khusus yang memadai untuk penyimpanan arsip.