Rincian tugas arsiparis

Arsiparis Madya di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang beralamat di Bogor, menyampaikan kegelisahan kepada penulis untuk dijadikan tema satu ulasan/tulisan.

Sabtu, 17 Agustus 2019 saat menanti penganugerahan arsiparis teladan tahun 2019, secara lugas arsiparis yg juga merangkap jabatan struktural tersebut menyampaikan kepada penulis bahwa fenomena tugas jabatan arsiparis yang semakin hari dapat bertabrakan dengan tugas jabatan pranata komputer dan pranata humas

Arsiparis yang juga pernah menjadi teladan pada kategori ahli di tahun 2016 dan 2017 merasa khawatir jika peran tugas arsiparis kebablasan, mengambil area kerja jabatan fungsional tertentu lainnya.

Persinggungan dengan jabatan pranata humas, tatkala arsiparis memiliki domain pekerjaan mengolah arsip menjadi informasi dengan bentuk daftar arsip, maka bagaimana estafet peran dengan jabatan lainnya???

Persingungan dengan jabatan pranata komputer dalam tiga tahun terakhir ini menjadi fenomenal dan viral. Pemanfaatan teknologi untuk mengatasi permasalahan volume dan konektivitas unit kerja atas kebutuhan arsip menjelma menjadi jurus ampuh. Tak heran jika produk aplikasi yang menterjemahkan konsep otomasi kearsipan banyak digandrungi.

Pendapat yang melihat persinggungan antar tugas jabatan fungsional memerlukan diskusi lanjutan sehingga lebih mengakar pada realita yang ada.

Menurut penulis, tumpang tindih antar pekerjaan fungsional, bertabrakan peran jabatan fungsional dalam satu institusi pemerintahan, saling ambil tugas antar jabatan fungsional merupakan dinamika organisasi yang tidak bisa dihindarkan.

Tatkala Perjanjian KINERJA para pejabat administrator yang menterjemahkan rencana kinerja tahunan suatu instansi telah ditetapkan, yang nampak adalah skala prioritas kebutuhan untuk mendukung pencapaian rencana strategis lima tahunan pada instansi masing masing.

Para administrator pun mengaplikasikan program kegiatan pada rencana kerja anggaran kementerian dan lembaga yang mendukung pencapaian kinerja institusi secara keseluruhan pada tiap tahunnya.

Penulis merasa perlu untuk mendudukan kondisi kinerja pejabat struktural yang tercantum pada perjanjian kinerja untuk melihat keseluruhan peran para fungsional tertentu di institusi terkait.

Jika kinerja yang terjadi di jalur struktural saja masih terkesan meraba, maka jangan menuntut lebih kinerja para fungsional tertentu.

Maka tak heran kreativitas arsiparis yang dapat dipandang bertabrakan dengan pranata komputer serta pranata humas masih mendapat legitimasi dari unit kerja pengguna (instansi terkait).

Yang diperlukan institusi adalah produk yang nyata yang dapat memberi manfaat cepat dan dapat diunggulkan. Tak perduli dari jabatan manakah yang dapat menyediakan atau menghasilkan karya demi menjadi bahan untuk dimasukkan dalam Perjanjian kinerja para pejabat administrator.

Terlebih bagi para arsiparis yang dapat mengawal mulai dari proses perencanaan anggaran, review anggaran, pelaksanaan pengadaan, implementasi, evaluasi sampai nanti jika ada temuan dari Itjen dan BPK. Hal tersebut sudah tidak lagi melihat rumpun jabatan fungsional tertentu. Bahkan bisa jadi melepas perbedaan jalur struktural dan fungsional.

Meski demikian, ada benarnya juga mendiskusikan kiprah arsiparis agar tidak terlalu mendominasi pada peran keseluruhan kinerja organisasi yang dilaksanakan banyak fungsional tertentu.

Saya akhiri saja ulasan ini, dengan menyampaikan pertanyaan balik, Dimanakah letak kode etik arsiparis?????? Sudah lama tidak mendengar gaung keberadaan kode etik arsiparis.

Perlu kiranya Asosiasi Arsiparis Indonesia kembali mensosialisasikan kode etik sebagai salah satu rambu2 dalam menjaga profesionalitas. Dengan meletakkan kode etik, kiranya dapat menjawab diskusi kita tentang perbedaan lokus rincian tugas arsiparis dengan pranata humas dan pranata komputer.

Demikian ulasan ini untuk menjawab pertanyaan Pak Edy sebagai arsiparis di Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Institut Pertanian Bogor (IPB) dan sekaligus pengurus AAI.
Semoga bermanfaat