Arsiparis & Beban Kerja Kearsipan 

Satu diantara komponen yang menentukan ketersediaan arsiparis di lembaga negara adalah adanya konsep Unit Kearsipan. Sejatinya, beban kerja kearsipan tercermin dari pelaksanaan unit kearsipan. Dengan kata lain kehadiran arsiparis di lembaga negara dimaksudkan mengurai beban kerja pada tiap jenjang unit kearsipan.

Mungkin, saat ini sudah tidak ada lagi sistem “sarang tawon“, dimana memusatkan penempatan JF Arsiparis hanya berada di Pusat Arsip suatu Kementerian.

Mungkin juga sudah tiada lagi istilah “Pusat Arsip”. Saat ini yang ditawarkan ialah konsep Unit Kearsipan.

Sebagaimana Pasal 127 dalam PP 28/2012, ” unit kearsipan merupakan satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya dibawah kendali manajemen Sekretaris Jenderal atau Sekretaris Kementerian“. 

Hal tersebut menjadi dasar bagi Instansi Pembinaan Kearsipan, ANRI menerbitkan Peraturan ANRI 20/2012  Tentang Pedoman Pengelolaan Unit Kearsipan pada Lembaga Negara. 

Sebagaimana isi dari pasal 4 ayat 1 Peraturan ANRI 20/2012 “Unit kearsipan di lembaga negara secara struktural berada di sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama/sebutan lain yang sejenis untuk unit kerja yang memiliki fungsi dan tugas kesekretariatan” 

Sedangkan pada ayat 2, secara berjenjang unit kearsipan dapat ditetapkan berurut :

1. Unit Kearsipan I berada pada struktur organisasi sekretariat jenderal atau sekretariat kementerian atau sekretariat utama
2. unit Kearsipan II berada pada struktur organisasi Sekretariat direktorat jenderal, sekretariat inspektorat jenderal; pada struktur organisasi sub bagian tata usaha kedeputian; pada struktur organisasi sekretariat instansi vertikal tingkat provinsi dan perwakilan di luar negeri;
3. unit kearsipan III dan unit kearsipan IV dapat dibentuk pada sekretariat tingkat kabupaten/kota sesuai dengan kebutuhan masing-masing lembaga negara

Angka kebutuhan arsiparis dihasilkan dari analisis beban kerja pelaksanaan unit kearsipan setiap Jenjang nya. Tatkala puluhan ribu angka kebutuhan arsiparis telah mendapatkan rekomendasi dari Pemerintah urusan aparatur sipil, bahkan telah pula ditetapkan pada peta jabatan di seluruh kementerian dan lembaga negara, logis jika terselip asa dapat mengurai beban kerja kearsipan.