Penataan

Hasil kerja penataan adalah daftar arsip. Tidak adanya daftar yang menyertai arsip, maka dapat dikategorikan sebagai arsip tidak teratur. Arsiparis melakukan pendataan/input data atau proses deskrepsi arsip untuk mendapatkan daftar arsip. 

Ceritanya, saat ujian wawancara pemilihan arsiparis teladan tahun 2019, aku mendapat pertanyaan tentang untuk menjelaskan urut urutan proses penataan arsip. Pertanyaan langsung/secara lisan oleh juri yang duduk tepat di hadapanku sebagai peserta lomba. Dengan posisi berdiri menghadap dewan juri yang terdiri tiga orang, secara lisan aku dan kedua peserta lain menyampaikan jawaban terkait urut urutan proses penataan arsip. 

Urutan penataan adalah pemilahan, penyusunan skema penataan, deskrepsi, manuver data, manuver fisik, penomoran definitif, memasukkan ke dalam boks, labeling boks, penyusunan di dalam lemari atau roll opek, dan diakhiri pencetakkan daftar arsip. 

Urutan tersebut dilaksanakan terhadap arsip tidak teratur. Bagaimana urutan penataan arsip telah terdapat daftar atau arsip teratur? Tulisan ini adalah bagian dari testimoni kearsipan Ditjen Migas terhadap penataan arsip yang telah terdapat daftarnya.

Kami menyepakati sebagai sebutan “penataan tahap kedua”. Penataan arsip yang telah ada daftar arsip sebelumnya. Namun demikian, kami pun telah menambahkan koleksi secara berurut dengan penataan arsip tidak teratur. Berikut hasil penataan yang terlaksana pada tahun 2020:

1. Seri arsip berkode ULP dengan nomor folder 580-671 sebanyak 92 boks, menjadi 83 boks dg nomor folder 1200-1282. Terjadi penyusutan volume 21 boks.
2. Seri arsip pembayaran inisial SP2D Lelang 2006-2015, 161-300 (140) menjadi SP2D Lelang 2005-2018 box 49-137 (89)
3. Seri arsip pembayaran inisial SP2D PJGBT/SPBG folder 1-47 (47),SP2D PJDGB 2010-2011 folder 1-84 (84), SP2D LPG/PSKE/MITAN 2006-2014 folder 1-29 (29),Infrastruktur Lelang 2015, 1-24 (24) menjadi SPM Infrastruktur box 1-286 (286)
4. Seri arsip bagian keuangan kode SDMK (berkas), 1-237 (237) menjadi 1-131 (148)
5. arsip unit DMBI sebanyak 535 folder dan 82 box menjadi Folder 1-464 folder dan box 1-70
6. arsip bagian rencana dan laporan sebanyak 1838 folder dan 148 box menjadi Folder 1-1391 dan box 1-130
7. Arsip unit sub bagian kepegawaian sebanyak 1068 folder dan 233 box ( arsip yang baru di-input atau hasil penataan 1). 
8. Arsip surat masuk sebanyak 2188 folder dan 795 box. Arsip folder 1825-2188 dan box 675-795 merupakan arsip yang baru di-input atau hasil penataan
9. Seri dengan kode DMTT, 1-71 (71) –> DMT Per Seri, 616 box
10. Kode DMBP, 1-79 (79) –> DMB Per Seri, 216 box
11. Kode DMTS, 150-220 (71) 221-297 (77) – 294-303  menjadi kode DMT Per Seri, sedang dikerjakan