[12/11 11.39] doni: “Assalamualaikum mas..Maaf mas, mas arif tanya, adakah SOP nadine / penggunaan Nadine, Atau surat edaran untuk menggunakan Nadine?”
Tak terbayang, jika penyimpanan arsip surat yang belum terhubung dengan TIK. Yang terjadi adalah ketergantungan fisik seseorang di dalam kantor demi pertemuan layanan arsip surat. Seperti hari ini, pena dari Doni kedalam gawai ku, seorang petugas Sekretariat Direktur Pembinaan Usaha Hulu Migas yang menanyakan dasar pelaksanaan persuratan elektronik.
Terjadinya percepatan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik, tidak lain tidak bukan karena keadaan darurat kesehatan COVID 19. Seolah momentum masa pandemi, memaksa berucap terima kasih. Jika tanpa adanya kondisi darurat luar biasa, mungkin menunggu beberapa tahun lagi untuk dapat menerapkan persuratan berbasis TIK (online).
Pembatasan sosial yang masih berasa sampai hari ini, telah merubah wajah persuratan dari yang identik dengan metode konvensional (media kertas) menjadi transformasi digital (media elektronik). Bisa jadi para pejabat penandatanganan surat merasa kaku untuk mengoreskan tinta di atas kertas sebagai wujud tanda tangan.
Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik akan menjadi tonggak perubahan wajah kearsipan dari semula yang bersifat materialistik fisik kertas yang mengarah ke artifisial intelegencia. Penelusuran surat tidak membutuhkan waktu yang lama, karena terbantu oleh mesin pencari dan media penyimpanan yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun.
Tak seberapa lama dari permintaan arsip tersebut diatas, aku pun segera mengakses nadine sebagai sarana mail handling elektronik. Pada nadine, sebagai satu dari wujud artifisial intelegencia sangat bermanfaat sebagai mesin penyimpanan dan pencarian Arsip. Tentu dengan dukungan jaringan internet, pemanfaatan teknologi dan komunikasi mampu menggantikan fisik petugas pengarsipan surat yang selama ini identik berada di gedung perkantoran.
Secara otomatis, surat yang telah tertangkap melalui pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi itu menyediakan pertemuan layanan kebutuhan arsip. Aku pun segera menyampaikan file pdf kepada doni. Berikut autentikasi prosedur Layanan persuratan KESDM selama masa tanggap darurat COVID 19 sebagai berikut:
- Bentuk naskah : Surat Edaran
- Isi ringkas : Pelaksanaan seluruh persuratan antar unit di lingkungan KESDM menggunakan persuratan elektronik melalui aplikasi Nadine
- Nomor: 3.E/04/SJU.I/2020
- Tanggal registrasi : 30 Maret 2020
- Bentuk : file pdf
- Pejabat penandatanganan : Kepala Biro Umum KESDM
- Konteks Hubungan dengan Kejadian
- Work From Home untuk mencegah penyebaran virus COVID 19 (SE MenPAN dan RB 19/2020 tentang Penyesuaian Sistem Kerja ASN)
- Mengoptimalkan penggunaan email untuk pengiriman dan penerimaan surat dari luar instansi Kementerian ESDM
Nurul Muhamad 
Satu pendapat untuk “Persuratan Elektronik”