Penataan arsip (manuver)

Penataan arsip simpan berdasarkan klasifikasi arsip yang telah disepakati melalui penetapan pimpinan instansi. Untuk itu, 230 an boks arsip yang berasal dari unit kepegawaian Ditjen Migas, memerlukan proses manuver berkas. Proses ini adalah kelanjutan dari tahap pendeskrepsi arsip inaktif. Sebagai persiapan manuver berkas, terlebih dahulu dilaksanakan pengolahan data arsip hasil deskrepsi. 

Data arsip kepegawaian dikirim oleh petugas arsip yakni Gondo. Sebanyak 1112 berkas inaktif kepegawaian dalam satu data berurutan folder dan boks. Data tersebut yang akan diberikan indek dan kode klasifikasi oleh Tsatsa. “Assalamualaikum pak. mau tanya, yg berkas kepegawaian sudah saya kasih kode klasifikasi tapi masih ada beberapa yg belum pak, karena saya bingung berkasnya masuk ke klasifikasi yg mana. Contohnya  berkas reformasi birokrasi, peta jabatan, berkas SOP, berkas PMRB, laporan kegiatan, kumpulan nota dinas gitu pak” pena Tsatsa saat WFH melalui gawai. 

Arsip kepegawaian berasal dari unit kerja kepegawaian Ditjen Migas, terdapat pelaksanaan tugas organisasi dan tatalaksana. Sesuai dengan numenkelatur pada struktur organisasi yakni sub bagian kepegawaian dan organisasi. Untuk itu perlu penetapan langkah pengerjaan hanya terhadap arsip kepegawaian yang dilakukan manuver berkas.

“Oke siap pak, berarti untuk berkas yg tidak termasuk dalam kelompok klasifikasi KP, kolomnya dikosongin aja ya pak?” tulis Tsatsa yang WFH saat mengolah data setelah mendapat arahanku untuk fokus pada jenis arsip kepegawaian 

Penyiapan data olahan ini menjadi dasar manuver berkas yang akan dilakukan oleh Teguh dan Avis. Olahan data akan diberikan nomor urut baru sesuai kelompok arsip kepegawaian yang terwakili kode KP. 01 s.d. KP. 13. Selain itu urutan nomor arsip atau biasa disebut nomor definifif baru, sesuai dengan kurun waktu arsip terlama. 

Setelah data olahan siap di cetak, atau setelah diberikan nomor berdasarkan kriteria pengurutan yakni kolom Indek, kolom klasifikasi arsip, dan kolom tahun maka data kembali diurutkan sesuai nomor folder sesuai kondisi penyimpanan existing. Pencetakan daftar sesuai dengan nomor folder lama akan memudahkan dalam pengambilan berkas dari boks. 

Sedangkan pencetakan data olahan yang diurutkan berdasarkan nomor definifif yang baru, dipergunakan sebagai dasar memasukkan kembali arsip ke dalam boks sesuai klasifikasi KP. 

Akhirnya, manuver berkas kepegawaian menjadi bagian dalam penataan dan penyimpanan arsip aktif sesuai dengan klasifikasi arsip pada jenis kepegawaian. Tugas ku selaku arsiparis penyelia adalah memastikan setiap tahapan penataan dan penyimpanan sesuai dengan prosedur dan kesesuaian langkah langkah proses pekerjaan.

Bukan sekedar menyelia saja, namun menentapkan setiap langkah dari proses penataan sejak memilah, mendeskrepsi/mendata, manuver (data dan berkas), penyiangan berkas sebelum dimasukkan kembali ke dalam boks baru, menggabungkan dan menghapus datum yang sama dalam daftar arsip kepegawaian , serta memastikan agar daftar arsip simpan dapat bernilai guna. 

Daftar arsip inaktif kepegawaian yang dihasilkan dari aktivitas penataan dan penyimpanan arsip inaktif merupakan hasil pekerjaan arsiparis penyelia. Daftar tersebut memiliki kegunaan sebagai sarana penelusuran arsip. Selain itu, daftar arsip inaktif simpan akan dipergunakan sebagai bahan pekerjaan arsiparis tingkat keahlian dalam proses penilaian penyusutan arsip. Semoga bermanfaat