Pengelolaan Arsip mulai berbenah jika memperhatikan empat instrumen sebagaimana UU RI tentang kearsipan 2009. Bahwa kewajiban tiap lembaga publik maupun lembaga private atas tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip dan Sistem Klasifikasi Keamanan Akses Arsip menjadi hal mutlak dalam suatu pengaturan pucuk pimpinan.
Desakan itu semakin nyata pada lembaga publik seperti kementerian dengan masuknya indikator penilaian Reformasi Birokrasi yakni dalam kerangka pengawasan kearsipan. Lembaga yg menjalankan tugas sebagai pengawas kearsipan nasional atau ANRI telah menetapkan catatan penilaian pengawasan yg salah satunya adanya pengaturan terkait instrumen tersebut.
Sebelum lahirnya UU Kearsipan tahun 2009, instrumen tersebut telah ada di Kementerian ESDM yakni Tata Persuratan Dinas dan Kearsipan tahun 2006. Tinjauan hukum bahwa perubahan perundangan berdampak pula pada perubahan atau revisi aturan dibawah atau prosedur teknis. Namun Demikian tidak pada prosedur teknis kearsipan di KESDM.
Perubahan pengaturan teknis yg diharapkan secara utuh, sebagaimana perubahan UU Kearsipan tahun 1971 ke tahun 2009, malah hanya mengusung perubahan dengan agenda pengaturan Jadwal Retensi Arsip atau disingkat dengan JRA. (tidak memilih perubahan secara utuh pada instrumen pengelolaan arsip)
Padahal jika kita perhatikan sesama, JRA hanya salah satu dari empat instrumen pengelolaan arsip.
Selama tiga tahun yakni sejak tahun 2009 atau tepatnya pada tahun 2012, munculnya aturan pelaksanaan UU Kearsipan dalam peraturan pemerintah, belum cukup menyamakan sudut pandang tentang kearsipan.
Boleh dibilang, Keterlambatan terbit nya Peraturan Pemerintah tentang pelaksanaan UU Kearsipan tersebut malah memunculkan ahli tafsir yg beragam. Pejabat pada Deputi Pembinaan Kearsipan ANRI mempunyai pemahaman yg berbeda dengan Pejabat di Deputi Informasi Pengembangan Sistem Kearsipan (saat itu/2009 s.d. 2011)
Bukan sampai disitu, para praktisi, arsiparis madya sebagai pembicara, pejabat administrator ketika jadi narasumber, widyaiswara pada diklat kearsipan, termasuk penulis sebagai arsiparis yang mengawal dan mengusung drfat JRA Substantif Migas selama tiga tahun, melaksanakan penafsiran UU Kearsipan begitu liar atau tidak terkendali, hal tersebut dapat ditunjukkan dengan dikeluarkan rekomendasi anri tentang persetujuan draft permen esdm tentang Jadwal Retensi Arsip.
Padahal waktu keluarnya rekom persetujuan anri tentang JRA migas, aturan pelaksanaan UU Kearsipan belum disyahkan. PP tersebut disyahkan pada tahun 2012, yg jelas lebih dahulu keluar rekomendasi persetujuan JRA yg kemudian dituangkan dalam Permen ESDM tentang JRA Substantif Migas dan di ttd menteri esdm tahun 2011.
Penulis mengidentifikasi bahwa persetujuan JRA merupakan kesalahan prosedural terkait penerbitan tata aturan kearsipan yg tidak sistematis. Kementerian lembaga seperti KESDM tidak bisa mengusulkan permohonan rekomendasi JRA jika tidak ada pendampingan dari Direktorat Pembinaan Kearsipan Pusat ANRI.
Setiap pembahasan JRA, selalu menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional RI. dan pula persetujuan JRA di tandatangani oleh Kepala ANRI.
Disisi yang lain, KESDM juga terlalu terburu buru dalam menetapkan agenda pengelolaan arsip dengan mengusung program kerja “penyusunan JRA”
Sejak 2011 hingga 2013, di KESDM, bermunculan JRA urusan ESDM di tiap sub sektor. dimana tiap sub sektor tersebut dituangkan dalam bentuk peraturan menteri.
Ketika Peraturan Menteri ESDM tentang JRA terlanjur ditetapkan untuk tiap urusan, muncul kembali Peraturan Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan KESDM tahun 2015.
dari sisi ketersediaan judul pengaturan, memang terbilang menambah satu instrumen pengelolaan arsip. ada JRA dan ada Tata Naskah Dinas. seolah barang dagangan saja aturan diterbitkan secara berseri tidak secara utuh sebagaimana aturan pelaksanaan UU Kearsipan.
Penulis mengira bahwa sebagaimana barang dagangan, seperti dagangan HP, berbagai seri HP dikeluarkan satu persatu, maka dagangan selanjutnya adalah melengkapi 2 instrumen yang tersisa yakni klasifikasi arsip dan SKKA.
Pergantian kepemimpinan nasional pada tahun 2014 (terpilihnya Presiden) merubah pula kebijakan nasional terkait aturan aturan pada seluruh kementerian. Termasuk juga Menteri ESDM yg mulai menghapuskan aturan yg tidak efektif, aturan yang mubazir, aturan yg menambah rumit prosedur di birokrasi.
Penulis mengikuti langsung dimana dalam pleno pembahasan oleh biro hukum TAHUN 2016 (pembahasan usulan draft permen yg masuk dalam program prolegnas) , yaitu pada dua draft peraturan menteri yakni JRA Kepegawaian dan draft tata kearsipan elektronik dikembalikan kepada unit pengusul yakni Biro Umum.
Berikut salah satu Pleno pada hari rabu tgl 30 november 2016 bertempat di GD. heritage ruang miangas sebagaimana undangan kepala biro hukum KESDM telah dilaksanakan rapat pembahasan rancangan permen esdm tentang tata kearsipan elektronik
Catatan Keputusan antara lain:
– merevisi judul rancangan permen esdm yg semula tata kearsipan elektronik menjadi sistem informasi kearsipan;
– mengatur kebijakan umum terkait pengelolaan arsip
– menetapkan ruang lingkup secara deskriptif yg menjadi bab 2 yakni kebijakan alihmedia, dan ruang lingkup yg menyadur pada perka Anri tentang kebijakan umum kearsipan elektronik
– user manual aplikasi sistem kearsipan yg sudah dibangun oleh biro umum menjadi lampiran peraturan termaksud
– draft rancangan dikembalikan kepada unit pengusul untuk direvisi kembali dan akan dibahas pada tahun 2017
Sampai diterbitkan tulisan ini, draft pengaturan tata kearsipan elektronik tidak muncul lagi, seolah hilang ditelan bumi sebagaimana draft permen JRA kepegawaian yg juga dikembalikan ke unit pengusul.
Pergantian manajemen di Biro Umum KESDM baik pimpinan pratama, pejabat administrator, dan pejabat pengawas, mengusung kembali program penyediaan perangkat pengaturan kearsipan.
Manajemen Biro Umum yg telah berlalu terkait pengaturan kearsipan yang terkesan parsial, menjadi dasar evaluasi. maka pada Tahun 2017 Pengaturan Kearsipan dikonsep secara utuh agar membentuk pola pikir kearsipan KESDM yang lengkap.
Buktinya pada notulen rapat penyusunan draft permen ESDM tentang Tata Kearsipan di Lingkungan KESDM tangal 23 mei 2017 di Gedung pusat arsip KESDM.
beberapa catatan rapat yg diperoleh adalah:
🌟 mengacu pada PP tentang pelaksanaan UU kearsipan 2009 bahwa urutan per BAB pada draft rancangan permen antara lain yaituketentuan umum yg berisikan tentang definisi
🌟 Ketentuan selanjutnya berisikan kebijakan kearsipan KESDM yg berisi antara lain
– latar belakang, arah, tujuan kearsipan di lingkungan KESDM
– penetapan unit kearsipan yg terdiri UK 1 sekretariat jenderal, UK 2 sesditjen, UK3 unit yg memiliki kabag TU atau terpisah gedung dari induknya
– sistem pengelolaan arsip dinamis yg terdiri dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan
– pembinaan kearsipan yg terdiri koordinasi penyelenggaraan, supervisi, bimtek, penghargaan, sosialisasi dan pengawasan kearsipan
– sumber daya kearsipan yg terdiri antara lain, sarana dan prasarana, sumber daya manusia kearsipan, organisasi kearsipan, pendanaan kearsipan,
Kemudian dilanjutkan pada 13 Desember 2017
berdasarkan undangan kepala biro KESDM nomor: 3824.Und/04/SJU.1/2017 tentang undangan pembahasan rancangan peraturan tentang tata kearsipan di lingkungan KESDM yg dibuka dan dipimpin oleh kabag TU dan Kearsipan yakni Bp. Hardono diikuti seluruh unit di lingkungan KESDM di Gd. Pusat Arsip Pondok ranji.
Beberapa catatan rapat pada 13 Desember 2017 adalah:
🌟 Sesi brainstorming menghadirkan narasumber dari ANRI yg menyampaikan materi pengelolaan arsip dinamis dg poin poin sbb:
– ruang lingkup secara normatif yg terdiri dari penciptaan berdasarkan tata naskah dinas, pengguna berdasarkan sistem keamanan dan akses, pemeliharaan mendasar pada klasifikasi arsip serta penyusutan dengan Jadwal Retensi Arsip
– pemeliharaan arsip dilakukan dg pemberkasan arsip aktif oleh unit pengolah, penataan arsip inaktif, penyimpanan, alih media dan program arsip vital
🌟 Sesi pembahasan finalisasi rancangan tata kearsipan KESDM diawali dg paparan tim penyusun oleh arsiparis madya KESDM sebagai gambaran draft Permen ESDM antara lain :
– bagian per BAB yakni: pendahuluan, kebijakan, penyelenggaraan kearsipan, sarana prasarana kearsipan, organisasi kearsipan, pengelolaan arsip dinamis, pemberkasan arsip aktif, penataan arsip inaktif, alihmedia arsip, program arsip vital, pengelolaan arsip terjaga, pelayanan dan peminjaman arsip, penyusutan, dan perawatan pengamanan penyelamatan arsip.
– dalam rancangan peraturan akan mengamanatkan agar setiap satker di lingkungan KESDM dapat menyusun petunjuk teknis masing masing
– pembahasan dimulai pada bab 5 yakni tentang organisasi kearsipan dipandu pimpinan sidang yakni kabag TUK
🌟 tanggapan peserta rapat sebelum pembahasan yakni pandangan antara lain:
-tentang bentuk penuangan yg deskrepsi dapat membuat gagal faham krn terlalu tebal dan kurang fokus jika dibandingkan dg bentuk penuangan per pasal.
– salah satu peserta sidang menyampaikan jika bencmark ke kementerian keuangan, maka tata kearsipan dituangkan dalam 26 pasal bentuk peraturan dimana terdapat tiga lampiran yakni klasifikasi arsip, sistem keamanan dan akses, prasarana dan sarana. dan mengamanatkan penetapan (keputusan) tentang alihmedia dan penyusutan.
– dg bencmark ke pedoman kearsipan di kementerian keuangan tahun 2014 maka dapat menyederhanakan dan menghemat waktu dalam review rancangan tata kearsipan, dan bahkan meringkas yang semula bentuk deskrepsi naratif menjadi bentuk per pasal. contohnya penyebutan ‘arsip vital’ tertuang pada pasal 17 dg 3 ayat (cukup ringkas)
– dikarenakan peserta sidang hanya dapat update sidang tgl 23 mei 2017, yg saat itu belum masuk ke substansi pembahasan isi, maka keputusan diserahkan kepada pimpinan sidang.
🌟 pembahasan dilanjutkan pada bab 5 tentang organisasi kearsipan yakni penyebutan nomenkelatur eselon 4 pelaksana kearsipan pada satker di lingkungan KESDM sebagai unit kearsipan (UK) 1, UK 2 dan UK 3.
Harapan rapat tanggal 31 Desember 2017 ini adalah pembentukan tim kecil untuk mereview kembali rancangan tata kearsipan KESDM. namun penulis tidak mendapatkan info lanjutan terkait tim kecil yang dimaksud.
Mengawali tahun 2018, seolah kearsipan KESDM mulai berubah. Namun demikian, jika diperhatikan dari catatan pembahasan Pedoman Retensi tanggal 6 Februari 2018, pola pikir masih terlihat parsial, belum secara utuh dalam menyusun pedoman kearsipan dalam empat instrumen.
Berikut catatan rapat pada awal tahun 2018:
Sesuai undangan kepala Biro Umum KESDM nomor 361 tanggal 29 Januari 2018 tentang pembahasan Pedoman Retensi Arsip urusan ESDM, berikut catatan pembahasan yakni :
🌟 Rapat dg dibuka oleh kabag TUK, Bp. Hardono dan dihadiri perwakilan unit di lingkungan KESDM serta pihak Pusjibang Sistem Kearsipan ANRI (Bp. M. Sumitro dan Bp. Toto Trikasjono) bertempat di ruang rapat Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji pada hari Selasa 6 Februari 2018 pukul 09.00 s. d. selesai.
🌟 Rapat termaksud merupakan tindak lanjut dari penyusunan PEDOMAN RETENSI urusan ESDM yg pending selama 3 tahun
– tahun 2015, ANRI telah menginisiasi ekspose yg dilanjut dg workshop penyusunan draft
– tahun 2016, KESDM melalui Biro Umum telah mengkoordinir masukan seri atau jenis arsip substantif, dan melalui surat unit seperti Ditjen Migaa telah memberikan masukan terkait jenis atau seri arsip. .
– tahun 2017, perbaikan draft setelah dikaji oleh tim penyusun dari ANRI dan di bulan november 2017 dilaksanakan one on one meeting SJU dg unit substantif
– Tahun 2018, tepatnya 6 Februari dilaksanakan finalisasi
🌟 Rapat sebagai tindak lanjut pelaksanaan amanah Peraturan Pemerintah tahun 2012 tentang pelaksanaan UU kearsipan tahun 2009 bahwa Pedoman a retensi menjadi dasar Penyusunan JRA, yg wajib disusun oleh ANRI bersama unit teknis dimana pedoman retensi menjadi dasar acuan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (salah satu persyaratan instrumen penyusutan arsip). (dg kata lain, menggugat revisi permen esdm TENTANG JRA)
🌟 . Pembahasan rapat yg dipandu oleh kasubag kearsipan Bp. Djunaidi dan arsiparis madya KESDM Bp. Tukiran menyimpulkan antara lain:
– menyepakati draft yg telah dikompilasi oleh Biro Umum yang berasal dari masukan unit substantif untuk kemudian akan disampaikan secara tertulis kepada pusjibang siskar ANRI
– Penyesuaian seri arsip dg susunan sistem alfa numerik yg secara paralel akan menjadi draft klasifikasi arsip ESDM.
– Mengusulkan pembaharuan retensi yg semula 2 tahun menjadi 5 tahun, untuk seri arsip berketerangan PERMANEN
– mendesak proses penetapan pedoman retensi sehingga dapat mempercepat proses penetapan JRA EBTKE dan JRA SKK MIGAS atau kompilasi menjadi JRA Substantif ESDM.
🌟 Arahan dari Deputi IPK ANRI melalui kapusjibang SISKAR yakni Bp. Sumitro bahwa kebijakan kedepan akan dilakukan deregulasi atas pedoman retensi yg saat ini, sudah ditetapkan sekitar 32 Perka ANRI tentang pedoman retensi sesuai urusan teknis menjadi 3 pedoman saja sesuai dengan koordinator kementrian.
Daru catatan tersebut yakni rapat yg diselenggarakan pada awal 2018, penulis meyakini bahwa biro umum menargetkan tercapai satu instrumen pengelolaan arsip yakni Klasifikasi arsip. Dengan mengusung pembahasan pedoman retensi maka secara simultan disepakatilah klasifikasi arsip. Kompilasi dari Biro Umum dg mengubah sistem kode dari numerik ke alfa numerik menutup diskusi substansi jenis arsip yg akan ditetapkan yakni yg terdapat pada JRA dan Draft Pedoman Retensi
Perbedaan usulan jenis arsip antara yang termuat pada JRA migas dengan draft pedoman retensi, belum menjadi bahan diskusi. Perubahan tersebut diusulkan ditjen migas agar terdapat cascading. Pedoman Retensi mendasari penyusunan JRA. jenis yg ada di Pedoman Retensi cerminan dari sektor migas dimana secara kelembagaan dilaksanakan Ditjen Migas, SKK MIGAS, dan BPH migas.
Meski demikian, hanya sebatas usulan, kami dari unit Ditjen Migas senantiasa mendukung program kerja Sekjen Cq. Biro Umum selaku Unit Kearsipan.
Pada perkembangan selanjutnya, pada awal agustus 2018, kami mendapat undangan biro hukum, terkait pleno draft permen esdm tentang Klasifikasi Arsip. namun demikian, penulis yg biasa mewakili Ditjen Migas tidak dapat menghadiri.
Penulis meyakini target terselesainya Draft instrumen pengelolaan arsip yakni klasifikasi arsip telah selesai.
pun demikian pada rapat penyusunan draft SKKA pada tanggal 6 maret 2018 Di Gd. Pusat Arsip Pondok Ranji, DITJEN MIGAS tidak datang karena berbarengan dengan kegiatan arsip migas ke UGM Yogyakarta.
Meski tidak dapat menghadiri rapat, penulis menyampaikan masukan melalui WAG arsiparis antara lain:
[3/2, 10:24] nurul Muhamad: 👆🏻itu petunjuk pelaksanaan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip yg berlaku di anri. & agar tidak menambah banyak peraturan menteri esdm, kami berpendapat, SKKA dapat saja dituangkan dalam bentuk Keputusan menteri, ttd a. n. mentri oleh Sekretaris jenderal
[3/2, 10:29] nurul Muhamad: 👆🏻meskipun, di kementerian Pertanian, SKKA berbentuk peraturan Menteri namun di liat isi, antara yg di anri dan di kementan, ada perbedaan (mungkin disesuaikan dg kebutuhan dari kementan)
[3/2, 10:37] nurul Muhamad: 👆🏻 itu contoh ke kemenkes. SKKA bukan hanya terkait tentang Klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif, namun juga terkait penandatanganan, penomoran, s. d. penyimpanan arsipnya
Usul agar dibuat tim kecil yg telah dibagi sesuai tema, sehingga bisa diagendakan, rapat tim kecil, rapat tim besar, mana rapat pleno, mana rapat penyusunan materi dan pembahasan perlu dibuat tema spesifik, misalnya tema jenis/seri arsip, tema penandatanganan, analisis fungsi, dll
[3/2, 10:42] nurul Muhamad: 👆🏻kalo terburuk buru dalam penyusunan maka kayak di kemenhukham lo, coba liat di pasal 2, mungkin krn copy paste, dan pgn cepet ada aturan, mpe salah fatal🤦🏼♀☺
[3/2, 10:53] nurul Muhamad: 👆🏻 meliat di kementerian keuangan, sistem klasifikasi keamanan dan hak akses menjadi lampiran peraturan menteri keuangan tentang pedoman kearsipan tahun 2014
[3/2, 11:07] nurul Muhamad: 👆🏻bahkan di kementerian kuangan yg gajinya sudah gedhe, JRA ditetapkan bukan menteri namun Sekjen sedangkan tatacara penyusutan diatur dg keputusan menteri,
so, tidak banyak peraturan menteri,
🌟 🌟 terbitnya Surat Edaran Bapak Sekjen KESDM Bapak Ego Syahrial tentang klasifikasi arsip menguatkan Klasifikasi arsip versi 2006 masih diberlakukan. hal tersebut menunjukkan bahwa instrumen pengelolaan arsip tidak secara utuh dilengkapi.
Pada akhir tulisan ini, penulis berharap agar pengaturan terkait instrumen pengelolaan arsip dapat meneruskan agenda program kerja sebagaimana tahun 2017 yakni penyusunan Draft PERMEN ESDM Tentang PEDOMAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KESDM yg terdiri atas
– konsideran dimana penyusunan legal drafting benchmarking pada Pmk Kementerian keuangan
– bentuk berupa pasal2
– lampiran permen esdm berupa narasi deskrepsi
– lampiran Permen ESDM TENTANG PEDOMAN KEARSIPAN yakni Tata Naskah dinas, Sistem Informasi Persuratan atau Nadine, Klasifikasi arsip, SKKA, kebijakan alihmedia, Tata cara penyusutan arsip dan JRA
Dikarenakan program kerja terbatas waktu dan Anggaran maka dapat dilaksanakan sesuai dengan tingkat kebutuhan. maka alternatif yg dapat dikerjakan yakni:
alt 1 : Penyusunan draft Pedoman Kearsipan yg memiliki tujuh lampiran secara utuh.
Alt 2: Draft pedoman kearsipan secara lengkap namun beberapa lampiran dicantumkan sebagai amanat pembentukan keputusan menteri.
Nurul Muhamad 