Nurul Muhamad

Pengukuran beban kerja arsiparis

Mandul, tak satu pun dari 13 uraian tugas arsiparis pada satu jenjang keahlian dapat terlaksana di Direktorat Jenderal Migas. Pasalnya belum sekalipun arsiparis jenjang keahlian muda, ditempatkan di Direktorat Jenderal yang mengurus arsip terjaga. Bahkan hanya satu arsiparis pertama yang berada pada jenjang di bawahnya.

“Mas nurul utk arsiparis muda Ditjen Migas diusulkan brapa yah? Krn ada acara revisi permen 151 ttg peta jabatan” pena Bu Sinta ke gawai ku pada 13 April 2021. Pena tersebut mengisyaratkan minat eks pustakawan untuk melipir ke formasi arsiparis muda.

Pun forwardan surat pemberitahuan revisi peta jabatan Biro Ortala Kementerian ESDM oleh analis kepegawaian Muda hasil transformasi pada 8 April 2021 via gawai. Bertambah nyata saat saat Perencana Madya yang sekaligus Plt Koordinator, mengirim notulen pembahasan peta Jabatan di Lingkungan Sekretariat Direktorat Jenderal Migas tertandatangani pimpinan tinggi pratama, via Whatsapp.

Bahkan tak kurang, Sub koordinator apada urusan ketatausahaan pun memancing diskusi terkait draft usulan penambahan formasi pada peta jabatan yang tertuang pada Permen ESDM tahun 2020 No.155. Berikut 13 uraian tugas pada jenjang jabatan arsiparis muda yang dapat terlaksana 7.200 – 7.400 jam setahun di Direktorat Jenderal Migas:

Terindentifikasi salinan naskah arsip terjaga.
Tersedia laporan penilaian arsip musnah dan serah.
Layanan arsip terjaga
Skema penataan dan penyimpanan arsip berdasarkan prinsip asal usul.
Draft Indek lokasi.
Wawancara dan transkripsi arsip sejarah LISAN (profil Tokoh dan Pimpinan Tinggi Migas) .
Rencana pameran arsip,
Layanan penyajian khazanah arsip.
Pemberian Bimtek SDM Kearsipan ,
Fasilitasi dan penyuluhan kearsipan.
Pengujian lapangan dan wawancara pada audit kearsipan
invetaris masalah NSPK tingkat Nasional dan Instansi
Menyusun konsesi dan rancangan SOP

Akhirnya, tulisan ini hanya menjadi spirit pendalamanku terkait kinerja kearsipan pada instansi yang mengelola arsip terjaga. Lebih dari satu dasawarsa, konsensus nasional melalui Undang Undang RI No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan telah menyasar penyelamatan fisik dan informasi terkait kekayaan sumber daya alam di Indonesia (satu diantara arsip terjaga).

Bersamaan dengan itu, pengisian formulir beban kerja arsiparis segera disampaikan kepada unit kepegawaian untuk diteruskan ke unit berwenang pada urusan organisasi dan tatalaksana. Meski berasa lelah, tetkama hanya tersedia empat formasi arsiparis DI Ditjen Migas pada peta jabatan versi tahun 2020 yang sebelumnya 23 formasi arsiparis versi tahun 2015.

Lelah, usulan 12 formasi di awal tahun 2019 hanya mendapat 4 saja pada peta jabatan versi 2020. Kini harus kembali menyampaikan justifikasi kembali terkait beban kerja arsiparis di Direktorat Jenderal Migas. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/04/13/peta-arsiparis-vs-beban-kebutuhan/

Peta Arsiparis vs Beban Kebutuhan

Peta Jabatan Di Kementerian ESDM akan di revisi kembali???? Pertanyaan nya, apakah peta itu mengakomodir kebutuhan unit kerja? Usulan di tahun 2019 saja tak digubris. Usulan 12 orang (versi Unit Kearsipan II, dipangkas menjadi 7 orang (versi Unit Kepegawaian Migas). Dan hasilnya hanya menjadi 4 orang, setelah dituangkan pada Peraturan Menteri ESDM tahun 2020 tentang Peta Jabatan.

Kala itu, alasan empat formasi arsiparis di masing-masing Direktorat Jenderal KESDM hanya dengan melihat arsiparis eksisting. “toh dengan arsiparis eksisting di unit organisasi, urusan kearsipan juga tidak terhenti”. Uaneh dan lucu puol 🤣🤣

Terlalu dipaksakan, urusan kearsipan yang terkait dengan beban kerja unit kearsipan tingkat II pada Organisasi dalam bentuk Direktorat Jenderal. Timpang, antara ketersediaan arsiparis pada peta jabatan dengan urgensi dan volume arsip arsip portofolio. Informasi terekam atas kegiatan substantif hanya diputus dengan empat formasi di tiap tiap Direktorat Jenderal.

Ramadhan di VTB, 2021/1442 H

Shaf berjarak pada sholat Tarawih di tahun 2021 /1442 Hijriyah di Mushola Al Ukhuwah VTB menunjuk keterisian 50% dari kapasitas tampung jamaah. Sampai hari kedua, pada lantai utama dengan 25 jamaah pria, terisi penuh.

Penyediaan fasilitas ibadah oleh pengurus Mushola VTB seperti pengaturan tempat sholat dimana di lantai utama untuk jamaah pria dan lantai bawah jamaah perempuan. Jadwal imam dan penceramah diatur untuk sepuluh orang petugas dan berulang sampai tiga kali. Pun penyediaan takjil untuk 20 pack di setiap harinya.

Evita Herawati Legowo

Sepedaan BSSN

Minggu, 11 April 2021. Track jalan Sawangan pasca dibukanya gerbang tol Sawangan begitu padat. Jalan yang mulus memanjakan gerak roda sepeda. Sepedaan duel seri ke 21 sebelum Ramadhan 1442 H, mengukur kekuatan kaki dan stamina dengan Spot Badan Sandi dan Siber Nasional (BSSN). Lembaga non Kementerian yang berpusat di pinggiran Ibukota Jakarta.

Sejarah perkembangan numenkelatur Lembaga menjadi Badan, dapat dimaknai dalam perkembangan reformasi Birokrasi di Indonesia. Meski istilah Badan dapat berada di bawah Kementerian, namun keberadaan Badan yang langsung di Bawah Presiden pun menampakkan cakrawala keluasan organisasi negara. Perkembangan numenkelatur tersebut terus mewarnai perkembangan urusan kepemerintahan.

Pun hal nya dengan Sandi Negara menjadi Siber dan Sandi Negara sejak 2017. Sebelumnya bernama Lembaga Sandi Negara atau dikenal masyarakat dengan Lemsaneg kini berkembang menjadi Badan Siber dan Sandi Negara.

Kepala Daerah

Arsip Kerjasama, warisan bangsa

Agreed Minutes, Record of Meeting, Joint Ministerial Statement, Plan Of Action (PoA), Briefing Sheet, Tentative Program, Usulan Delegasi, laporan persiapan, Closing dan Opening Remark ketua delegasi, Anotasi dan urut urutan acara, izin ke luar negeri dan file presentasi menghiasi berkas kerjasama.

Kertas Posisi, Talking Point, Summary Eecord, Pointer, Declaration, Welcoming Speech, Letter of Intent, Memorandum Saling Pengertian, dan masih banyak lagi format naskah yang mengisi berkas kerjasama.

Format naskah di atas tentu melewati format standar yang banyak diatur pada tata naskah dinas. Kita lebih sering mengenal bentuk surat perjanjian kerjasama atau perjanjian internasional. Nyatanya, berbagai format rekaman kegiatan kerjasama berkedudukan sesuai kerangka pelaksanaan kegiatan kerjasama.

Puluhan pihak yang saling berkomunikasi baik via surat konvensional maupun email terekam menjadi satu kesatuan berkas. Pun rangkaian protokoler saat pejabat negara sesuai tingkatan sedang melakukan transaksi kegiatan kerjasama.

Akhirnya, tulisan ini menjadi bentuk rekreasi otak melalui aktivitas penataan dan penyimpanan arsip inaktif. Hasil kerja berupa daftar arsip inaktif simpan. Terlepas dari manfaat nyata keberadaan arsip untuk data dukung akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, penjagaan fisik kertas berupa berkas inaktif dimaknai dalam penjagaan warisan bangsa.

Penataan Arsip Kerjasama

Penyiangan berkas inaktif sangat diperlukan untuk menjamin kualitas arsip simpan. Penyiangan berkas inaktif dimaksudkan untuk memisahkan bahan non arsip seperti duplikasi yang terlalu berlebihan dan bahan rujukan, serta catatan2 penyertaan lainnya.

Bahan non arsip yang berlebih, secara signifikan berdampak pada kapasitas simpan seperti almari atau rol opek dan boks arsip. Selain itu, jika berkas tidak terindentifikasi keterkaitan antar item naskah, maka berpengaruh pada waktu penelusuran/pencarian Arsip.

Nyatanya, ketepatan dalam penemuan terkait erat dari pengetahuan identitas format bukan sekedar judul berkas saja.

Dimensi kertas, meski tipis namun cukup signifikan tatkala menjadi media rekam kegiatan yang melibatkan berbagai pihak. Satu diantara kegiatan dengan keterlibatan puluhan pihak yakni kegiatan kerjasama. Hubungan internasional, regional dan bilateral menjadi domain kegiatan kerjasama pada instansi pemerintahan.

Media rekam kertas untuk kegiatan kerjasama antara lain dalam penuangan perjanjian kerjasama, HoA, Records Discussion, perjanjian Internasional, dokumentasi pertemuan sesuai level jabatan dan seterusnya.

Kegiatan instansi pemerintahan dalam hubungan internasional baik multilateral, bilateral maupun regional dinahkodai oleh Kementerian Luar Negeri. Meski demikian, rekaman kegiatan kerjasama internasional pun di landasankan pada transaksi tugas kewenangan Kementerian dan lembaga atawa sesuai urusan administrasi kepemerintahan.

Bentuk arsip yang banyak beredar ialah berita faximili sebagai format komunikasi kedinasan yang diterbitkan oleh Konsulat Jenderal, kedutaan besar negara Republik Indonesia di Luar Negeri. Perkembangan kerjasama dibungkus dalam penuangan informasi luar negeri terekam pada media kertas yang menyebar ke seluruh instansi terkait.

Akhirnya tulisan ini hanya sebagai catatan kecilku seiring tugas penataan dan penyimpanan arsip inaktif. Seri kerjasama Migas menjadi tema arsip yang menengelamku di beberapa minggu. Baca juga 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/04/05/manuver-berkas-inaktif-kerjasama-migas/?preview=true

Pra Audit Kearsipan Ditjen Migas

Rekomendasi untuk melakukan pemberkasan arsip aktif dan dilaporkan secara berkala, menjadi poin penting untuk ditindaklanjuti oleh Direktorat Jenderal Migas. Hal tersebut menyeruak pada forum ajang kopi darat arsiparis, pengadministrasi umum dan pengentri data pada Hari Selasa, 6 April 2021 di Wisma Lemigas.

Lebih dari 50 orang yang berasal dari enam unit kerja di Ditjen Migas, terbagi dalam jaringan (daring /zoom meet) dan di ruang rapat. Keseruan forum lebih terasa dengan bergabungnya sub koordinator urusan kearsipan dan anggota tim pengawas/arsiparis pada Biro Umum KESDM.

Suasana forum tenggelam dalam pemaknaan pelaksanaan program pengawasan kearsipan internal, dimana nantinya Ditjen Migas sebagai salah satu objek pengawasan kearsipan (audit kearsipan) .

Forum tersebut merupakan arahan pimpinan Unit Kearsipan II Ditjen Migas (Sesditjen) atas terbitnya Keputusan Menteri bertanda tangan Sekretaris Jenderal KESDM bernomor 143 tanggal 16 Maret 2021 terkait Tim Pengawasan Kearsipan Internal dan meneruskan sosialisasi pengawasan kearsipan pada tanggal 22 Maret 2021 sebagaimana tautan 👇

https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/03/22/sosialisasi-pengawasan-kearsipan-di-ditjen-migas/

Akhirnya tulisan ini mengantarkan pada kesimpulan bahwa sebagai wujud pra rencana kerja audit kearsipan internal, telah terkoordinasikan dengan pihak unit pengolah (Direktorat) sebagai objek pengawasan. Selain formulir D atau kuesioner yang telah dibagikan, terlengkapi pula dengan penjelasan tata cara pengisian oleh tim pengawas dari Biro Umum.

Berharap, minggu kedua di bulan April 2021 sudah tersusun bukti dukung rekomendasi pemberkasan arsip aktif. Apa itu? Yakni tersampaikan Daftar Arsip Aktif (daftar berkas dan daftar isi berkas) dari masing 2 subdit dan bagian di lingkungan Ditjen Migas.

Manuver Berkas Inaktif Kerjasama Migas

Lebih dari 400 berkas kerjasama Migas berkurun waktu 2002 – 2018 menenggelamkanku di ruang arsip. Lima puluh nomor setiap harinya, cukup menumpas jam kerja.

Penyiangan duplikasi berlebih setelah penomoran definitif, kutulis pula di tanggal 29 Maret 2021 👇 https://muhamadonlinecom.wordpress.com/2021/03/29/manuver-berkas/?preview=true

Seperti di hari Senin, 5 April 2021. Aku pun harus melanjutkan penyiangan dan memastikan berkas inaktif seri kerjasama Migas memang layak untuk disimpan sebagai koleksi arsip. Sejak berkas bernomor 150 sampai 200.

Akhirnya, dari manuver berkas yang telah diberikan nomor definitif oleh Teguh dan Avis, sebagai arsiparis penyelia harus memastikan isi berkas. Dan nyatanya, melalui penetapan Menteri ESDM, kegiatan kerjasama yang tergambar melalui hubungan internasional, regional, multilateral dan bilateral antar negara dibatasi dengan sistem vokal point.

Hanya unit organisasi yang mendapatkan penugasan lah yang harus mempertahankan rekaman kegiatan yang lengkap. Sedangkan pada unit organisasi yang tidak menerima vokal point, akan bersifat suporting saja. Artinya dalam kedudukan bukan penyimpan rekaman kegiatan yang utama.